Помощь студентам в учебе
ПРОБЛЕМА ДОЛГОВРЕМЕННОГО ХРАНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
|
ВВЕДЕНИЕ 3
1 Нормативно-правовое регулирование обеспечения сохранности
электронных документов 12
1.1. Нормативные требования к организации электронных архивов 12
1.2. Нормативные и теоретические подходы к определению электронных
архивов 24
2 Обеспечение долговременной сохранности электронных документов 27
2.1. Проблемы обеспечения долговременной сохранности электронных
документов. Организация процесса хранения 27
2.2. ГИС «Платформа ЦХЭД» как средство обеспечения долговременной
сохранности электронной документации 35
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 39
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 42
ПРИЛОЖЕНИЕ А Интерфейс сайта ГИС «Платформа ЦХЭД» 54
ПРИЛОЖЕНИЕ Б Документы о ГИС «Платформа ЦХЭД» 55
ПРИЛОЖЕНИЕ В Подсистема Центр хранения электронных документов 56 ПРИЛОЖЕНИЕ Г Подсистема Архив 57
1 Нормативно-правовое регулирование обеспечения сохранности
электронных документов 12
1.1. Нормативные требования к организации электронных архивов 12
1.2. Нормативные и теоретические подходы к определению электронных
архивов 24
2 Обеспечение долговременной сохранности электронных документов 27
2.1. Проблемы обеспечения долговременной сохранности электронных
документов. Организация процесса хранения 27
2.2. ГИС «Платформа ЦХЭД» как средство обеспечения долговременной
сохранности электронной документации 35
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 39
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 42
ПРИЛОЖЕНИЕ А Интерфейс сайта ГИС «Платформа ЦХЭД» 54
ПРИЛОЖЕНИЕ Б Документы о ГИС «Платформа ЦХЭД» 55
ПРИЛОЖЕНИЕ В Подсистема Центр хранения электронных документов 56 ПРИЛОЖЕНИЕ Г Подсистема Архив 57
Актуальностью настоящего исследования является продолжающийся процесс информатизации общества, идущий рекордными темпами. Одной из характеристик процесса информатизации - внедрение информационных технологий в различные сферы общества и деятельность учреждений. Одним из проявлений процесса информатизации в документационной сфере стал перевод документов в электронный вид. Так же, как и традиционные бумажные, электронные документы подлежат длительному хранению, ввиду их значимости для граждан, общества и государства. Долговременное хранение документов находится в непосредственной компетенции архивов, поэтому возникла потребность в создании электронных архивов.
Исследователями отмечается, что электронные архивы обладают целым спектром положительных характеристик. Одна из них, как отмечается Т.С. Пановой1, является минимизация затрат сотрудников организации, учреждения при работе с архивными документами из-за более оперативного доступа к электронным документам. Кроме того, электронный архив призван обеспечивать высокий уровень сохранности документов посредством создания резервных копий.
Одна из задач электронных архивов - обеспечение сохранности электронных документов в долгосрочной перспективе. Долговременная сохранность электронных документов представляет собой период, в течение которого документы в состоянии поддерживаться в качестве доступного свидетельства.
Приказ Федерального архивного агентства (далее - Росархива) от 15.06.2020 №69 «Об утверждении Типовых функциональных требований к системам хранения электронных документов в архивах государственных органов» является регламентирующим документом, содержащим нормы, касающиеся организации работы с документами в государственных органах2.
В настоящее время нормативно-методическая база страны не содержит разрешения вопроса придания электронным документам юридической силы в случае их хранения в долговременной перспективе. Важно не только сохранить электронные документы для использования в долговременной перспективе, но и не причинить при этом ущерб их юридической силе.
Проблематика долговременной сохранности широко освещена в работах отечественных исследователей. М.В. Лариным3 был предложен ряд мероприятий, направленных на обеспечение сохранности электронных документов, в частности, конвертирование электронных документов в стандартный формат, создание копий электронных документов. Ю.В. Хуторная4 в своей работе обозначила проблемы обеспечения долговременной сохранности электронных документов.
Н.А. Храмцовская5 обращает внимание на нерешенность вопроса о долговременном хранении электронных документов, которые были подписаны электронной подписью.
...
Исследователями отмечается, что электронные архивы обладают целым спектром положительных характеристик. Одна из них, как отмечается Т.С. Пановой1, является минимизация затрат сотрудников организации, учреждения при работе с архивными документами из-за более оперативного доступа к электронным документам. Кроме того, электронный архив призван обеспечивать высокий уровень сохранности документов посредством создания резервных копий.
Одна из задач электронных архивов - обеспечение сохранности электронных документов в долгосрочной перспективе. Долговременная сохранность электронных документов представляет собой период, в течение которого документы в состоянии поддерживаться в качестве доступного свидетельства.
Приказ Федерального архивного агентства (далее - Росархива) от 15.06.2020 №69 «Об утверждении Типовых функциональных требований к системам хранения электронных документов в архивах государственных органов» является регламентирующим документом, содержащим нормы, касающиеся организации работы с документами в государственных органах2.
В настоящее время нормативно-методическая база страны не содержит разрешения вопроса придания электронным документам юридической силы в случае их хранения в долговременной перспективе. Важно не только сохранить электронные документы для использования в долговременной перспективе, но и не причинить при этом ущерб их юридической силе.
Проблематика долговременной сохранности широко освещена в работах отечественных исследователей. М.В. Лариным3 был предложен ряд мероприятий, направленных на обеспечение сохранности электронных документов, в частности, конвертирование электронных документов в стандартный формат, создание копий электронных документов. Ю.В. Хуторная4 в своей работе обозначила проблемы обеспечения долговременной сохранности электронных документов.
Н.А. Храмцовская5 обращает внимание на нерешенность вопроса о долговременном хранении электронных документов, которые были подписаны электронной подписью.
...
Электронные архивы - относительно новая область в деятельности архивов, являющаяся следствием процесса информатизации. Как и традиционные архивы, их деятельность должна быть отрегулирована нормативно, однако в настоящее время нормативно-методическая база в области электронных архивов находится в зачаточном состоянии.
Конституция Российской Федерации, безусловно, имеет важное значение, поскольку является Высшим законом страны, которому не должны противоречить другие нормативные правовые акты. В области архивного дела Конституция закладывает фундамент для организации деятельности архивов, в том числе - электронных. Закон страны «Об архивном деле», будучи высшим в данной области, не содержит ни требований к электронным архивам, ни непосредственно само определение. Об электронных документах лишь упоминается в ст. 5, определяющей, какие документы входят в состав Архивного фонда страны. Ряд федеральных законов не содержат вообще положений, касающихся электронных архивов и хранения электронных документов.
В ряде отраслевых нормативных документов лишь упоминается электронный архив, о том, что электронные документы подлежат приему на электронное архивное хранение, при этом требования к самому электронному архиву не указаны, что может вызвать определенные ошибки при организации процесса хранения и работы с электронными документами. Отсюда можно сделать вывод, что отраслевое законодательство, как и федеральное, нуждается в серьезной корректировке.
Долговременная хранение электронных документов представляет собой период времени, в течение которого они способны быть доступным доказательством. Обеспечение долговременной сохранности - одна из основных задач электронных архивов.
Вместе с этим одной из задач, которое должно решать долговременное хранение электронных документов - обеспечение их юридической силы. Проблема обеспечения юридической силы электронных документов при их хранении в течение длительного времени играет центральную роль. Многие выдающиеся специалисты и исследователи осознают данную проблему и акцентируют на ней внимание в своих работах. Но, как понятно, одного осознания мало, необходимо грамотно выстроенная стратегия, направленная на решение данных проблем.
Не только правовые проблемы должны привлекать наше внимание при организации долгосрочного хранения электронных документов. Технические проблемы также способны осложнить или вовсе сделать невозможным длительное хранение электронных документов, и, как следствие, потенциально ценная и необходимая информация будет утеряна. В перечень технических проблем входят старение носителей, обеспечение их аутентичности, которые, разумеется, не являются исчерпывающими. Исследователями приведены условия, необходимые для обеспечения сохранности электронных документов: прежде всего, нужно создать определенные условия, в которых информация будет считываться и воспроизводиться, сделать акцент на физической сохранности электронных документов.
Революционным решением в области долговременной сохранности стало разработка и внедрение ГИС «Платформа ЦХЭД». Данная идея начала зарождаться в 2010-х гг. Уже тогда архивисты стали осознавать необходимость создания специализированного Центра хранения электронных документов. В 2022 г. был опубликовано постановление Правительства Российской Федерации, содержащее цели и задачи создания данной Платформы, состав и назначение ее подсистем. В июне того же года к данной системе подключилось 14 ведомств. нормативным документом прямого характера, затрагивающим ГИС «Платформа ЦХЭД» является Положение о
ней, утвержденное Правительством. Однако в нем есть существенные недостатки: Положение не содержит правила передачи электронных
документов на хранение, требования к интеграции и метаданным документов. Ввиду того, что данное Положение в настоящее время является единственным нормативным документом, имеющим прямое отношение к данной платформе, необходима его существенная корректировка.
...
Конституция Российской Федерации, безусловно, имеет важное значение, поскольку является Высшим законом страны, которому не должны противоречить другие нормативные правовые акты. В области архивного дела Конституция закладывает фундамент для организации деятельности архивов, в том числе - электронных. Закон страны «Об архивном деле», будучи высшим в данной области, не содержит ни требований к электронным архивам, ни непосредственно само определение. Об электронных документах лишь упоминается в ст. 5, определяющей, какие документы входят в состав Архивного фонда страны. Ряд федеральных законов не содержат вообще положений, касающихся электронных архивов и хранения электронных документов.
В ряде отраслевых нормативных документов лишь упоминается электронный архив, о том, что электронные документы подлежат приему на электронное архивное хранение, при этом требования к самому электронному архиву не указаны, что может вызвать определенные ошибки при организации процесса хранения и работы с электронными документами. Отсюда можно сделать вывод, что отраслевое законодательство, как и федеральное, нуждается в серьезной корректировке.
Долговременная хранение электронных документов представляет собой период времени, в течение которого они способны быть доступным доказательством. Обеспечение долговременной сохранности - одна из основных задач электронных архивов.
Вместе с этим одной из задач, которое должно решать долговременное хранение электронных документов - обеспечение их юридической силы. Проблема обеспечения юридической силы электронных документов при их хранении в течение длительного времени играет центральную роль. Многие выдающиеся специалисты и исследователи осознают данную проблему и акцентируют на ней внимание в своих работах. Но, как понятно, одного осознания мало, необходимо грамотно выстроенная стратегия, направленная на решение данных проблем.
Не только правовые проблемы должны привлекать наше внимание при организации долгосрочного хранения электронных документов. Технические проблемы также способны осложнить или вовсе сделать невозможным длительное хранение электронных документов, и, как следствие, потенциально ценная и необходимая информация будет утеряна. В перечень технических проблем входят старение носителей, обеспечение их аутентичности, которые, разумеется, не являются исчерпывающими. Исследователями приведены условия, необходимые для обеспечения сохранности электронных документов: прежде всего, нужно создать определенные условия, в которых информация будет считываться и воспроизводиться, сделать акцент на физической сохранности электронных документов.
Революционным решением в области долговременной сохранности стало разработка и внедрение ГИС «Платформа ЦХЭД». Данная идея начала зарождаться в 2010-х гг. Уже тогда архивисты стали осознавать необходимость создания специализированного Центра хранения электронных документов. В 2022 г. был опубликовано постановление Правительства Российской Федерации, содержащее цели и задачи создания данной Платформы, состав и назначение ее подсистем. В июне того же года к данной системе подключилось 14 ведомств. нормативным документом прямого характера, затрагивающим ГИС «Платформа ЦХЭД» является Положение о
ней, утвержденное Правительством. Однако в нем есть существенные недостатки: Положение не содержит правила передачи электронных
документов на хранение, требования к интеграции и метаданным документов. Ввиду того, что данное Положение в настоящее время является единственным нормативным документом, имеющим прямое отношение к данной платформе, необходима его существенная корректировка.
...
