ДИАГНОСТИКА СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ОБЛАСТНОМ ГОСУДАРСТВЕННОМ АВТОНОМНОМ УЧРЕЖДЕНИИ «КОМПЛЕКСНЫЙ ЦЕНТР СОЦИАЛЬНОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ НАСЕЛЕНИЯ ТОМСКОЙ ОБЛАСТИ» (ОГАУ «КЦСОН ТО»)
|
Введение 4
Глава 1 Характеристика ОГАУ «КЦСОН ТО» 10
1.1 Цели и основные направления деятельности ОГАУ «КЦСОН ТО» 10
1.2 Структура ОГАУ «КЦСОН ТО» 15
Глава 2 Состав документов в ОГАУ «КЦСОН ТО» 22
2.1 Структура документационного комплекса 22
2.2 Анализ форм основных и наиболее массовых видов документов 29
Глава 3 Организация и технология документационных работ в ОГАУ «КЦСОН ТО» 34
3.1 Организационная форма и состав основных работ в сфере ДОУ 34
3.2 Постановка делопроизводства 42
Заключение 50
Список источников и литературы 52
Приложение А (справочное) Примерная рабочая программа обследования СДОУ 59
Приложение Б (справочное) Организационная структура ОГАУ «КЦСОН ТО» 60
Приложение В (информационное) Журнал регистрации приказов по основной деятельности ОГАУ «КЦСОН ТО» 61
Приложение Г (информационное) Протокол аппаратного совещания ОГАУ «КЦСОН ТО» 62
Приложение Д (информационное) Исходящее письмо ОГАУ «КЦСОН ТО» 63
Приложение Е (информационное) Приказ по основной деятельности ОГАУ «КЦСОН ТО» 64
Приложение Ж (информационное) Общий бланк ОГАУ «КЦСОН ТО» 65
Приложение З (информационное) Бланк письма ОГАУ «КЦСОН ТО» 66
Приложение И (информационное) Бланк приказа ОГАУ «КЦСОН ТО»
Глава 1 Характеристика ОГАУ «КЦСОН ТО» 10
1.1 Цели и основные направления деятельности ОГАУ «КЦСОН ТО» 10
1.2 Структура ОГАУ «КЦСОН ТО» 15
Глава 2 Состав документов в ОГАУ «КЦСОН ТО» 22
2.1 Структура документационного комплекса 22
2.2 Анализ форм основных и наиболее массовых видов документов 29
Глава 3 Организация и технология документационных работ в ОГАУ «КЦСОН ТО» 34
3.1 Организационная форма и состав основных работ в сфере ДОУ 34
3.2 Постановка делопроизводства 42
Заключение 50
Список источников и литературы 52
Приложение А (справочное) Примерная рабочая программа обследования СДОУ 59
Приложение Б (справочное) Организационная структура ОГАУ «КЦСОН ТО» 60
Приложение В (информационное) Журнал регистрации приказов по основной деятельности ОГАУ «КЦСОН ТО» 61
Приложение Г (информационное) Протокол аппаратного совещания ОГАУ «КЦСОН ТО» 62
Приложение Д (информационное) Исходящее письмо ОГАУ «КЦСОН ТО» 63
Приложение Е (информационное) Приказ по основной деятельности ОГАУ «КЦСОН ТО» 64
Приложение Ж (информационное) Общий бланк ОГАУ «КЦСОН ТО» 65
Приложение З (информационное) Бланк письма ОГАУ «КЦСОН ТО» 66
Приложение И (информационное) Бланк приказа ОГАУ «КЦСОН ТО»
Актуальность проблемы рациональной организации системы документационного обеспечения управления (СДОУ) определяется значимостью ее решения для совершенствования бизнес-процессов организации и, соответственно, для повышения эффективности ее функционирования.
Оптимизация документооборота влияет на качество отдельных бизнес-процессов, снижает текущие расходы, улучшает управляемость всей организации за счет своевременного получения необходимой и актуальной информации, что в конечном итоге приводит к повышению конкурентоспособности в жестких условиях современной рыночной экономики.
На сегодняшний день российское делопроизводство накопило теоретический и практический опыт совершенствования работы с документами. Однако, к сожалению, этот опыт не всегда востребован, так как руководители и сотрудники многих организаций не считают нужным соблюдать правила ведения делопроизводства, а также принимать меры по совершенствованию СДОУ в организациях.
Универсальной комплексной методики оценки и рационализации СДОУ нет. Выбор стиля обследования и подходящих методов совершенствования СДОУ определяется как спецификой организации, так и характером задач, стоящих перед организаторами такого рода работ.
Актуальность работы определяется тем, что данная тема представляет, как теоретический, так и практический интерес, поскольку обращение к ней, с одной стороны, способствует углублению понимания алгоритма выбора методики диагностики и совершенствования СДОУ для конкретной организации, а с другой позволяет использовать методы обследования ДОУ для выявления недостатков в работе с документами в учреждении, реализующем социально значимую деятельность, и устранить их наиболее рациональным образом.
Литература по данной теме достаточно обширна. В частности, при написании ВКР были использованы работы следующих авторов: Л.Н Качалиной, Л.Н. Солянкиной, Т.В. Кузнецовой и И.А. Подольской и Л.Р. Фионовой.
Основой для исследования и определения приоритетных направлений рационализации СДОУ послужила работа Л.Н. Качалиной1. Она наиболее полно раскрывает процесс рационализации СДОУ. Несмотря на то, что данная книга написана в 1973 году, она является основой для современных исследований.
В частности, статья Л.Н. Солянкиной1, в которой описывается содержание работ по организационному проектированию, фактически является современной версией монографии Л.Н. Качалиной.
Методы предпроектного обследования ДОУ рассматриваются в статьях следующих авторов: Л.Н. Солянкиной2 3, Т.В. Кузнецовой и И.А. Подольской4 и Л.Р. Фионовой5. В статье Л.Н. Солянкиной подробно описан процесс наблюдения за трудовыми процессами в организации, а в статье Т.В. Кузнецовой и И.А. Подольской описываются такие методы предпроектного обследования ДОУ, как изучение документов, метод наблюдения, фотография рабочего дня и интервьюирование. Л.Р. Фионова рассматривает направления обследования ДОУ, а также сам процесс анализа СДОУ перед внедрением автоматизированных технологий в организации.
Раскрыть специфику деятельности таких учреждения «Комплексный центр социального обслуживания населения», помог «Отечественный журнал социальной работы». В частности, статьи Е.С. Леликовой6, О.П. Богдановича7 и Е.В. Кофорук8.
Объектом исследования является СДОУ Областного государственного автономного учреждения «Комплексный центр социального обслуживания населения Томской области» (ОГАУ «КЦСОН ТО»).
Предмет исследования - структура и процессы в СДОУ ОГАУ «КЦСОН ТО».
Цель ВКР - оценка состояния и перспектив совершенствования СДОУ ОГАУ «КЦСОН ТО».
...
Оптимизация документооборота влияет на качество отдельных бизнес-процессов, снижает текущие расходы, улучшает управляемость всей организации за счет своевременного получения необходимой и актуальной информации, что в конечном итоге приводит к повышению конкурентоспособности в жестких условиях современной рыночной экономики.
На сегодняшний день российское делопроизводство накопило теоретический и практический опыт совершенствования работы с документами. Однако, к сожалению, этот опыт не всегда востребован, так как руководители и сотрудники многих организаций не считают нужным соблюдать правила ведения делопроизводства, а также принимать меры по совершенствованию СДОУ в организациях.
Универсальной комплексной методики оценки и рационализации СДОУ нет. Выбор стиля обследования и подходящих методов совершенствования СДОУ определяется как спецификой организации, так и характером задач, стоящих перед организаторами такого рода работ.
Актуальность работы определяется тем, что данная тема представляет, как теоретический, так и практический интерес, поскольку обращение к ней, с одной стороны, способствует углублению понимания алгоритма выбора методики диагностики и совершенствования СДОУ для конкретной организации, а с другой позволяет использовать методы обследования ДОУ для выявления недостатков в работе с документами в учреждении, реализующем социально значимую деятельность, и устранить их наиболее рациональным образом.
Литература по данной теме достаточно обширна. В частности, при написании ВКР были использованы работы следующих авторов: Л.Н Качалиной, Л.Н. Солянкиной, Т.В. Кузнецовой и И.А. Подольской и Л.Р. Фионовой.
Основой для исследования и определения приоритетных направлений рационализации СДОУ послужила работа Л.Н. Качалиной1. Она наиболее полно раскрывает процесс рационализации СДОУ. Несмотря на то, что данная книга написана в 1973 году, она является основой для современных исследований.
В частности, статья Л.Н. Солянкиной1, в которой описывается содержание работ по организационному проектированию, фактически является современной версией монографии Л.Н. Качалиной.
Методы предпроектного обследования ДОУ рассматриваются в статьях следующих авторов: Л.Н. Солянкиной2 3, Т.В. Кузнецовой и И.А. Подольской4 и Л.Р. Фионовой5. В статье Л.Н. Солянкиной подробно описан процесс наблюдения за трудовыми процессами в организации, а в статье Т.В. Кузнецовой и И.А. Подольской описываются такие методы предпроектного обследования ДОУ, как изучение документов, метод наблюдения, фотография рабочего дня и интервьюирование. Л.Р. Фионова рассматривает направления обследования ДОУ, а также сам процесс анализа СДОУ перед внедрением автоматизированных технологий в организации.
Раскрыть специфику деятельности таких учреждения «Комплексный центр социального обслуживания населения», помог «Отечественный журнал социальной работы». В частности, статьи Е.С. Леликовой6, О.П. Богдановича7 и Е.В. Кофорук8.
Объектом исследования является СДОУ Областного государственного автономного учреждения «Комплексный центр социального обслуживания населения Томской области» (ОГАУ «КЦСОН ТО»).
Предмет исследования - структура и процессы в СДОУ ОГАУ «КЦСОН ТО».
Цель ВКР - оценка состояния и перспектив совершенствования СДОУ ОГАУ «КЦСОН ТО».
...
В ОГАУ «КЦСОН ТО» был проведен анализ структуры и процессов в СДОУ. В ходе проведения обследования удалось выявить цели, задачи и функции учреждения, рассмотреть его организационную структуру, классифицировать документопотоки организации, оценить уровень нормативного обеспечения сферы ДОУ, изучить технологию основных делопроизводственных операций и оформление документов, проанализировать организационную форму службу ДОУ.
По результатам обследования были обнаружены недостатки в организации работы с документами. К основным недостаткам и проблемам, которые были выявлены в ходе обследования можно отнести:
1) отсутствие локальных нормативных документов, регулирующих сферу ДОУ;
2) несоответствие оформления реквизитов документов требованиям ГОСТ Р 7.0.972016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»;
3) отсутствие контроля исполнения документов.
В процессе проведения обследования была изучена локальная нормативная база учреждения. Локальных нормативных актов, которые регламентируют делопроизводственные операции в организации, нет. Это приводит к долгому поиску и потерям документов. Отсутствие локальной нормативной базы, регулирующей сферу ДОУ, приводит к ошибкам в оформлении бланков документов. При неправильном оформлении документ может потерять юридическую силу. У организации возникают проблемы при организации внешнего документооборота, что в свою очередь снижает репутацию. Отсутствие контроля исполнения негативно сказывается на исполнительской дисциплине, а также документы не исполняются в срок.
В результате обследования были выработаны следующие меры по совершенствованию СДОУ. Организации было предложено создать Инструкцию по делопроизводству, основанную на современной нормативной базе, регламентирующей сферу ДОУ. Инструкция по делопроизводству позволит навести порядок в работе с документами. Должностная инструкция секретаря нуждается в обновлении, так как некоторые обязанности им уже не выполняются.
Усовершенствовать оформление документов можно путем внедрения шаблонов документов, оформленных в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
Наладить контроль исполнения документов можно, создав перечень контролируемых документов с указанием сроков исполнения по каждому виду документов, создаваемых в организации. Также необходимо закрепить данную функцию за секретарем, используя метод административного воздействия.
Изучив технологию работы с документами, в частности, процесса регистрации, можно порекомендовать создать журнал регистрации документов в Microsoft Excel. Поскольку внедрение системы электронного оборота (СЭД) в ближайшее время не планируется, создание электронного журнала регистрации может облегчить процедуру регистрации документов, а также позволит экономить время сотрудников, выполняющих данную функцию.
Предложенные меры по совершенствованию СДОУ основаны на учете таких ключевых принципов рационализации, как принцип правовой обоснованности, принцип нормативного подхода, принцип прямоточности, унификации и стандартизации.
Таким образом, в результате проведения диагностики СДОУ были выявлены существующие проблемы и предложены меры по их решению.
Реализация мероприятий по совершенствованию сферы ДОУ даст возможность повысить эффективность и экономичность управления, а также обеспечит сокращение времени на создание документов и повысит качество этих документов.
По результатам обследования были обнаружены недостатки в организации работы с документами. К основным недостаткам и проблемам, которые были выявлены в ходе обследования можно отнести:
1) отсутствие локальных нормативных документов, регулирующих сферу ДОУ;
2) несоответствие оформления реквизитов документов требованиям ГОСТ Р 7.0.972016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»;
3) отсутствие контроля исполнения документов.
В процессе проведения обследования была изучена локальная нормативная база учреждения. Локальных нормативных актов, которые регламентируют делопроизводственные операции в организации, нет. Это приводит к долгому поиску и потерям документов. Отсутствие локальной нормативной базы, регулирующей сферу ДОУ, приводит к ошибкам в оформлении бланков документов. При неправильном оформлении документ может потерять юридическую силу. У организации возникают проблемы при организации внешнего документооборота, что в свою очередь снижает репутацию. Отсутствие контроля исполнения негативно сказывается на исполнительской дисциплине, а также документы не исполняются в срок.
В результате обследования были выработаны следующие меры по совершенствованию СДОУ. Организации было предложено создать Инструкцию по делопроизводству, основанную на современной нормативной базе, регламентирующей сферу ДОУ. Инструкция по делопроизводству позволит навести порядок в работе с документами. Должностная инструкция секретаря нуждается в обновлении, так как некоторые обязанности им уже не выполняются.
Усовершенствовать оформление документов можно путем внедрения шаблонов документов, оформленных в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
Наладить контроль исполнения документов можно, создав перечень контролируемых документов с указанием сроков исполнения по каждому виду документов, создаваемых в организации. Также необходимо закрепить данную функцию за секретарем, используя метод административного воздействия.
Изучив технологию работы с документами, в частности, процесса регистрации, можно порекомендовать создать журнал регистрации документов в Microsoft Excel. Поскольку внедрение системы электронного оборота (СЭД) в ближайшее время не планируется, создание электронного журнала регистрации может облегчить процедуру регистрации документов, а также позволит экономить время сотрудников, выполняющих данную функцию.
Предложенные меры по совершенствованию СДОУ основаны на учете таких ключевых принципов рационализации, как принцип правовой обоснованности, принцип нормативного подхода, принцип прямоточности, унификации и стандартизации.
Таким образом, в результате проведения диагностики СДОУ были выявлены существующие проблемы и предложены меры по их решению.
Реализация мероприятий по совершенствованию сферы ДОУ даст возможность повысить эффективность и экономичность управления, а также обеспечит сокращение времени на создание документов и повысит качество этих документов.
