Тема: ПОСТАНОВКА КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОБЩЕСТВЕ С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ “МОБАЙЛ” (ООО “МОБАЙЛ”)

Для каждого работодателя важное значение имеет грамотная постановка работы с документами по личному составу, в которых фиксируются трудовые отношения между ним и работником, так как данная сфера четко регламентируется законодательством, а совершение ошибок может привести к определенным последствиям. Сотруднику, ответственному за ведение кадрового делопроизводства в организации, необходимо знание не только трудового законодательства, но и нормативной базы по документационному обеспечению управления, а также не обойтись без четкого соблюдения установленных правил, умения их грамотно применять на практике, своевременно внедрять предписанные законодательством нововведения и т.д.
Кадровое делопроизводство - это система управления кадровой документацией. Особенностью этой системы является функционирование в строгом соответствии с нормами закона. Система кадрового делопроизводства нужна, чтобы работодатель соблюдал закон и действовал в правовых рамках. Цель кадрового делопроизводства - ведение учета и документооборота в соответствии с требованиями Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) и иных нормативных актов. Кадровые решения, которые применяются в рамках закона, считаются гарантией стабильной работы предприятия. Выполнение положений ТК РФ позволяет работодателю снизить риск проведения внеплановых проверок государственной инспекцией труда (ГИТ), избежать конфликтов с работниками и штрафов .
Качественная работа кадровых служб в организациях играет важную роль и для государства, поскольку позволяет соблюдать данные гражданам гарантии, осуществлять сбор подоходного налога и т.д. Также грамотная постановка кадрового делопроизводства представляет важность для персонала, например, для своевременной оплаты труда, оформления пенсионного обеспечения и др.
Актуальность данной темы заключается в том, что во многом успех организации зависит от обеспечения высокого уровня функционирования системы кадрового делопроизводства.
В данной выпускной квалификационной работе рассматривается постановка кадрового делопроизводства в конкретной организации, в роли которой выступает общество с ограниченной ответственностью ООО "МОБАЙЛ" (ООО "МОБАЙЛ"). Это коммерческая организация розничной торговли мелкой цифровой техникой. Все вопросы кадрового делопроизводства, а также подбора и найма сотрудников возложены на отдел персонала.
Исследовательскую литературу по теме выпускной квалификационной работы можно разделить на две группы.
Первая группа - это учебники и учебные пособия. Авторский коллектив при участии Кибанова А.Я. и Каштановой Е.В.1 в своем пособии рассматривает теорию и практику управления инновациями в кадровой работе. Персонал, обладающий творческими способностями, инновационным потенциалом, рассматривается как источник инноваций, требующий определенных организационно-экономических условий. Рассматриваются особенности управления персоналом и роль субъектов управления персоналом в инновационной деятельности организации.
Касьянова Г.Ю. в своей работе дает практические рекомендации по организации работы кадровой службы и кадровому делопроизводству. предоставляемый материал четко систематизирован и содержит большое количество конкретных примеров и образцов документов.
Ливена С.В. и Поздеев А.С. создали уникальный свод инструкций, в которых содержится порядок действий основных операций в кадровом делопроизводстве. Эта книга является хорошим помощником для начинающего кадровика.
Кузнецова Т.В. и Кузнецов С.Л. в своем учебнике описывают весь процесс обработки кадровой документации: с момента приема сотрудника на работу до формирования дел по личному составу и передачи их на архивное хранение. Ценность учебника заключается в том, что авторы раскрывают аспекты работы с кадровыми документами на основе актуальной законодательной правовой и нормативно-методической базы.
Вторая группа - это исследовательские статьи. Так Глотова С.А.1 в своей статье рассматривает и предлагает оптимальные направления совершенствования работы в сфере кадрового делопроизводства. В работе Кузнецовой Т.В. и Подольской И.А. предложены методы проектирования рациональной организации делопроизводства. Статья Журавлевой И.В. является актуальной в период перехода организаций на ведение электронных трудовых книжек, и в своей работе автор описывает каким образом грамотно оптимизировать временные затраты на выполнение работ, связанных с переходом на электронное хранение сведений о трудовой деятельности сотрудников. Также важной является статья Жижериной Ю.Ю. , в которой описан порядок действий кадровика для подготовки кадровой документации для проверки соответствия нормам законодательства.
В целом, степень изученности темы постановки кадрового делопроизводства в коммерческой организации довольно высокая. Многие исследователи обращают свое внимание как на общие правила организации кадровой работы, так и на практический опыт.
Объектом данного исследования выступает Общество с ограниченной ответственностью ООО "МОБАЙЛ" (ООО "МОБАЙЛ"), а предметом - постановка работы с кадровыми документами в нем.
Стоит отметить, что в данной выпускной квалификационной работе под постановкой кадрового делопроизводства подразумевается документирование кадровой деятельности организации, порядок движения кадровой документации и организация оперативного и архивного хранения. Часто многие исследователи рассматривают постановку кадрового делопроизводства со стороны соответствия нормам, установленным законодательством. В данном исследовании постановка кадрового делопроизводства рассматривалась как с позиции соответствия законодательству, так и с позиции работы с кадровыми документами, которая включает в себя их создание, движение и хранение.
Целью данной выпускной квалификационной работы является оценка постановки кадрового делопроизводства в ООО "Мобайл" и поиск путей ее совершенствования.
Задачи:
1. Охарактеризовать организационные условия и локальную нормативную базу ведения кадрового делопроизводства в организации.
2. Определить состав и порядок работы с кадровыми документами.
3. Предложить меры по совершенствованию кадрового делопроизводства в ООО "Мобайл".
Источниковой базой для написания выпускной квалификационной работы послужили следующие группы нормативных актов:
1. Конституция РФ.
2. Кодексы РФ.
3. Федеральные законы РФ (ФЗ РФ).
4. Указы Президента РФ.
5. Постановления Правительства РФ.
6. Нормативные акты федеральных органов исполнительной власти.
7. Локальные нормативные акты.
Конституция Российской Федерации, как основной закон государства, имеющий высшую юридическую силу, устанавливает право граждан на свободный труд и отдых (ст. 37)1. Трудовые отношения регулируются Трудовым Кодексом РФ, который также регламентирует порядок их документационного сопровождения .
К федеральным законам (ФЗ), которые регулируют кадровую деятельность и ведение кадрового делопроизводства в организации, относятся ФЗ "О занятости населения" , устанавливающий правила по обеспечению занятости населения, ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации "1, регулирующий правила государственной политики по отношению к документированию и информации, ФЗ "О персональных данных" , содержащий правила работы с персональными данными и др. Так как рассматриваемая организация по характеру деятельности является коммерческой (розничная торговля), особое значение имеет ФЗ "О защите конкуренции" , который устанавливает нормы о единстве экономического пространства, свободного перемещения товаров и свободы экономической деятельности. Особую роль в рамках рассматриваемой темы также играет ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде" , который устанавливает правила хранения данных о стаже работника (прием, перевод, увольнения и т.п.) в электронном виде (с 01.01.2020).
К числу источников по теме можно отнести следующие Указы Президента РФ: Указ Президента РФ "Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне" и Указ Президента РФ "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" , устанавливающий перечень документов, имеющих конфиденциальный характер.
Еще одной важно группой источников выступают Постановления Правительства РФ: Постановление Правительства РФ "Об утверждении Положения о Федеральной службе по труду и занятости" , которое устанавливает правила в сфере труда, занятости и специальной оценки условий труда, что является актуальным и важным для деятельности организации; Постановление Правительства РФ "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации"1.
В Постановлении Правительства РФ "О трудовых книжках" устанавливается порядок заполнения, внесения изменений в трудовых книжках и вкладышей в них, также их хранение.
Также особое значение имело Постановление Минтруда РФ "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" .
В Постановление Госкомстата РФ утверждаются унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, которыми сотрудники, ответственные за ведение кадровой деятельности, руководствуются.
В Приказе Минкультуры России дается перечень правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях.
К источниковой базе исследования с некоторой оговоркой можно отнести и нормативный документ по стандартизации, который посвящен созданию организационно-распорядительных документов - ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов"1. Хотя документация по личному составу ему не подчиняются, но специалисты по кадрам нередко в своей работе составляют справки, деловые письма, служебные записки, оформление которых регламентируется упомянутым государственным стандартом.
Источники федерального уровня устанавливают основополагающие нормы, которым локальные нормативные акты не должны противоречить.
Еще одной важной частью источниковой базы исследования можно по праву считать локальные нормативные акты ООО "МОБАЙЛ", разработанные на основе действующего законодательства и практики деятельности учреждения, с ним относятся:
1. Устав .
2. Правила внутреннего трудового распорядка .
3. Положение о персональных данных .
4. Штатное расписание .
5. Инструкция по делопроизводству .
6. Номенклатура дел документов .
7. Положение об отделе персонала .
8. Должностная инструкция руководителя отдела персонала .
9. Должностная инструкция заместителя руководителя отдела персонала .
10. Должностная инструкция специалиста по кадрам11.
11. Должностная инструкция менеджера по подбору персонала .
В процессе исследования были использованы различные общенаучные и специальные методы. Анализ использовался для разложения на этапы и подробного рассмотрения кадровых процессов. Методы наблюдения (фотография рабочего дня), опроса (интервьюирование) и графического моделирования помогли в установлении маршрутов движения документов, анализе основных видов работ и оценке качества постановки
Купить

Исследование показало, что в ООО "МОБАЙЛ" за организацию кадрового делопроизводства отвечают два сотрудника - специалисты по кадрам. Для ведения грамотного кадрового делопроизводства данные сотрудники в своей деятельности руководствуются локальной нормативной базой. Она не противоречит действующему законодательству РФ и является достаточной для постановки кадрового делопроизводства.
Благодаря методу наблюдения (фотография рабочего дня сотрудника) было установлено, что реально выполняемые сотрудником виды работ соответствуют тем, что прописаны в его должностной инструкции. Количество сотрудников, отвечающих за кадровое
делопроизводство, учитывая общее количество сотрудников ООО "МОБАЙЛ", является оптимальной.
Специалисты по кадрам ООО "МОБАЙЛ" в своей деятельности используют формы, которые автоматически составляются программой " 1С: Зарплата и управление предприятием" в зависимости от внесенных данных и соответствующей операции (прием, перевод, увольнение, отпуск и др.). В связи с внесением поправок в законодательство об электронных трудовых книжках, автором ВКР был разработан проект формы заявление, дающий право работодателю хранить данные об трудовой деятельности работник в электронной форме. Проект был одобрен руководителем отдела персонала и был внедрен в работу.
Актуальным в исследовании было рассмотрение порядка перехода на электронные трудовые книжки, так как с начала 2020 года всем организациям было необходимо перейти на электронное хранение сведений о трудовой деятельности сотрудников. Автором ВКР были разработаны необходимые заявления для предоставления сотрудникам, в котором они давали либо согласие на ведение сведений о своем трудовом стаже в электронном виде, либо сообщали о решении о продолжении ведения их трудовых книжек в традиционной бумажной форме, и уведомление, где ООО "МОБАЙЛ" сообщало об изменении законодательства и переходе на электронные трудовые книжки.
Благодаря построению маршрутной схемы движения документа (на примере приказа о приеме сотрудника) было выявлено, что путь движения документа выстроен оптимально, что позволяет экономить временные затраты.
Было выявлено, что в своей работе сотрудники, ответственные за кадровое делопроизводство, пользуются формами документов, автоматически сост авляемыми в программе "1С:Зарплата и управление предприятием". Рассмотрение данной программы показало, что она является самой оптимальной и удобной для ведения кадрового делопроизводства.
Также было выявлено, что учет документов ведется преимущественно в бумажном виде. Данная практика сложилась в отделе персонала ООО "МОБАЙЛ" в силу опасения об утере данных.
Была проанализирована организация оперативного и хранения документов. В связи с тем, что документы не хранятся в необходимых условиях для их сохранения - это является недостатком в процессе кадрового делопроизводства. В перспективе, этот недостаток будет разрешен путем хранения документов в специализированном месте.
В целом, в процессе исследования было проанализировано все устройство кадрового делопроизводства в ООО "МОБАЙЛ". Критических нарушений или замечаний выявлено не было. Все организовано оптимально для максимального функционирования, как самого отдела персонала, так и всей организации.

Купить