Оформление дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу (Сибирский Федеральный Университет)
|
ВВЕДЕНИЕ 3
РАЗДЕЛ 1. Основные требования к формированию дел в делопроизводстве организации 10
РАЗДЕЛ 2. Требования к оформлению дел, принимаемых в архив 17
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 33
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 34
РАЗДЕЛ 1. Основные требования к формированию дел в делопроизводстве организации 10
РАЗДЕЛ 2. Требования к оформлению дел, принимаемых в архив 17
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 33
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 34
Актуальность. Современная цивилизация, стремясь к прогрессу и инновациям, одновременно сталкивается с неотложной задачей сохранения своего документального наследия. Документы, будучи живыми свидетельствами истории, культуры и социального развития общества, представляют собой бесценное богатство, которое необходимо не только бережно сохранять, но и доступно представлять будущим поколениям. Однако, сохранение архивных документов является крайне сложной и ответственной задачей, требующей чёткой организации процесса и соблюдения установленных норм и правил.
Актуальность изучения процесса формирования, оформления и хранения архивных документов обусловлена необходимостью сохранения информационной полноты и достоверности документального наследия. В условиях быстро меняющихся технологий и нормативно–правовых регуляций возрастает риск потери важнейших исторических данных. Кроме того, существует проблема обеспечения доступности архивов для исследовательских и образовательных целей, что подчеркивает важность грамотного подхода к архивной работе.
Документы являются важнейшими носителями информации, играющие ключевую роль в управлении организацией на всех уровнях. Эффективное документальное обеспечение управления (ДОУ) способствует повышению прозрачности и ответственности в деятельности государственных и муниципальных органов. Архивное дело является одной из критических стадий процесса документооборота, обеспечивающей долговременное сохранение и доступность информации. В Российской Федерации существует обширная нормативно–правовая база, регулирующая процессы оформления, передачи и хранения документов в архивах. Однако на практике возникают различные проблемы и вызовы, требующие разработки инновационных решений и оптимизации существующих процедур.
Степень изученности темы. Процесс оформления дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу нашел свое отражение в отечественной литературе. В работах Асалиева, А. М., Мироновой, И. И. , Быковой, Т. А., Вяловой, Л. М., Кузнецовой, Т. В. , Кирсановой, М. В., Аксенова, Ю. М. , 12. Книжниковой, А. Н. , Кузнецова, И. Н. , Морозовой, Е. Н , Пшенко, А. В. , Сологуба, О. П., Стенюкова, М. В. освещены фундаментальные проблемы при составлении и оформления документов и организации работы с ними на всех этапах. Представлены классификация систем документации, нормативно–методическая база как делопроизводства в целом, так и в сфере кадрового управления. В работах рассматриваются виды, классификации, функции и особенности документов, а также содержатся образцы наиболее используемых. Несмотря на то, что бóльшая часть представлена учебными пособиями, информация, содержащееся в них необходима получения полной картины о процессе документационного обеспечения управления, так как это напрямую связанно с процессом оформления дел постоянного, долговременного хранения, а также дел по личному составу.
В работах Абуладзе, Д. Г. , Кичигиной, М. А. , Ловчевой, М. В., Галкиной Е. Н., Гуровой Е. В. , Михайловой, А. В , Умярова, И. Г. , Корнеевой, А. П., Амелиной, А. М., Загребельного, А. П. рассматриваются вопросы об обеспечении кадрового документационного управления, правилах составления и оформления обязательных и рекомендуемых документов, основных их реквизитах, а также виды и структура кадрового документооборота. В этих же трудах проанализированы важнейшие законодательные и нормативные правовые акты, на основе которых формируются кадровые документы в организациях, государственных учреждениях и органах местного самоуправления.
Информация о применении информационных технологий в документационном обеспечении управлении, а также в ходе процесса оформления дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу представлена в научных трудах Ефимовой, В. А , Жигайловой, А. А., Ивановой, Е. В. , Сагияна, С. , Трусова, А. , Хозеровой, Е. . В этих же работах раскрывается кадровый электронный документооборот и его особенности. Данная литература является необходимой в силу повсеместного применения цифровых технологий во всех сферах деятельности, в том числе и в сфере делопроизводства и архивного хранения дел.
Работы Егоршина, А. П. , Жижериной, Ю. Ю. , Карибовой, И. Ш. , Коноплева, М. , Митрофановой, В. В. , Пластининой, Н. В. , Рогожина, М. Ю. , Симоновой М. В. , Умярова, И. Г. , Феклистова, И. И. , Шуваловой, Н. Н., Ивановой А. Ю. выступают в качестве вспомогательной литературы.
Таким образом, анализ историографии вопроса позволяет сделать вывод, что процесс оформления дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу активно изучается и исследуется последнее десятилетие. Это в первую очередь связанно с потребностью постоянного улучшения данной сферы, совершенствования форм и методов, используемых в ней. Интенсивная разработка темы позволит более полно раскрыть следующие аспекты: процесс оформления дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу; требования к оформлению дел, принимаемых в архив.
Целью данного исследования является анализ и изучение процесса оформления дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу. Для достижения цели были поставлены следующие задачи:
1. Исследовать процесс оформления дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу.
2. Проанализировать требования к оформлению дел, принимаемых в архив.
Объектом исследования выступает архивное хранение документов.
Предметом исследования является оформление дел для архивного хранения.
Хронологические рамки исследования исследование охватывает период с 2003 по 2024 год, что позволяет анализировать эволюцию нормативной базы и практик в сфере архивоведения в Российской Федерации. Нижняя граница датируется вступлением в силу ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированная система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов», так как с этого момента меняются требования к оформлению документов, а также регламентация норм и принимается современный вид документов. Верхняя граница хронологических рамок исследования определена настоящим временем, потому как на данном этапе преобразования в документообороте продолжаются и проявляются тенденции, характерные для современного общества, поскольку документы постоянно совершенствуются и видоизменяются. Анализ предполагает работу с актуальными нормативно–правовыми актами, регулирующими работу с документами в современных условиях.
Территориальные рамки исследования исследование ограничивается территорией Российской Федерации.
Методы исследования. Методологической основой исследования стал системный подход. Оформление дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу рассматривается как комплекс взаимосвязанных мер. Также в исследовании использовался структурно–функциональный и сравнительно–правовой анализ с целью изучения нормативной и методической основы данного вопроса.
Условно–документоведческий метод был применен для изучения конкретных практических аспектов оформления и классификации архивных документов, что позволило выявить существующие стандарты и их развитие.
Структурный подход позволил детализировать внутреннюю организацию архивных систем и процессы, влияющие на передачу документов.
Источниковая база изучения оформления дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу в период с 2003 года по настоящее время. Все источники можно разбить на несколько групп: нормативно–правовые и законодательные акты, государственные стандарты, а также делопроизводственная документация.
В первую группу входят нормативно–правовые и законодательные акты Российской Федерации. В качество источников были использованы Федеральные законы.
Второй группой являются государственные стандарты. Перечень типовых документальных материалов, ГОСТ`ы 7.0.5–2008, 7.0.97–2016, 7.0.8–2013, Р ИСО 15489–1–2019 , а также Единая государственная система делопроизводства, через которые прослеживается процесс рационализации делопроизводства, стандартизации и унификации документов и их языка с точки зрения законодательной регламентации документооборота. Вышеперечисленные законодательные акты являются необходимой источниковой базой для анализа процесса организации делопроизводства, его рационализации, стандартизации, унификации документов.
Последней группой источников является делопроизводственная документация, которую составляет дела постоянного, долговременного и по личному составу.
Таким образом, можно определить принцип оформления дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу, которая отображается в широком круге источников. Ценность для раскрытия темы имеет каждый представленный источник и многие другие, так как рассматриваемый процесс распространялся повсеместно. Анализ вышеперечисленных источников качественно характеризует процесс рационализации делопроизводства, позволяет судить о степени стандартизации, унификации документов.
Структура работы. Работа состоит из введения, двух разделов, заключения, списка литературы.
Актуальность изучения процесса формирования, оформления и хранения архивных документов обусловлена необходимостью сохранения информационной полноты и достоверности документального наследия. В условиях быстро меняющихся технологий и нормативно–правовых регуляций возрастает риск потери важнейших исторических данных. Кроме того, существует проблема обеспечения доступности архивов для исследовательских и образовательных целей, что подчеркивает важность грамотного подхода к архивной работе.
Документы являются важнейшими носителями информации, играющие ключевую роль в управлении организацией на всех уровнях. Эффективное документальное обеспечение управления (ДОУ) способствует повышению прозрачности и ответственности в деятельности государственных и муниципальных органов. Архивное дело является одной из критических стадий процесса документооборота, обеспечивающей долговременное сохранение и доступность информации. В Российской Федерации существует обширная нормативно–правовая база, регулирующая процессы оформления, передачи и хранения документов в архивах. Однако на практике возникают различные проблемы и вызовы, требующие разработки инновационных решений и оптимизации существующих процедур.
Степень изученности темы. Процесс оформления дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу нашел свое отражение в отечественной литературе. В работах Асалиева, А. М., Мироновой, И. И. , Быковой, Т. А., Вяловой, Л. М., Кузнецовой, Т. В. , Кирсановой, М. В., Аксенова, Ю. М. , 12. Книжниковой, А. Н. , Кузнецова, И. Н. , Морозовой, Е. Н , Пшенко, А. В. , Сологуба, О. П., Стенюкова, М. В. освещены фундаментальные проблемы при составлении и оформления документов и организации работы с ними на всех этапах. Представлены классификация систем документации, нормативно–методическая база как делопроизводства в целом, так и в сфере кадрового управления. В работах рассматриваются виды, классификации, функции и особенности документов, а также содержатся образцы наиболее используемых. Несмотря на то, что бóльшая часть представлена учебными пособиями, информация, содержащееся в них необходима получения полной картины о процессе документационного обеспечения управления, так как это напрямую связанно с процессом оформления дел постоянного, долговременного хранения, а также дел по личному составу.
В работах Абуладзе, Д. Г. , Кичигиной, М. А. , Ловчевой, М. В., Галкиной Е. Н., Гуровой Е. В. , Михайловой, А. В , Умярова, И. Г. , Корнеевой, А. П., Амелиной, А. М., Загребельного, А. П. рассматриваются вопросы об обеспечении кадрового документационного управления, правилах составления и оформления обязательных и рекомендуемых документов, основных их реквизитах, а также виды и структура кадрового документооборота. В этих же трудах проанализированы важнейшие законодательные и нормативные правовые акты, на основе которых формируются кадровые документы в организациях, государственных учреждениях и органах местного самоуправления.
Информация о применении информационных технологий в документационном обеспечении управлении, а также в ходе процесса оформления дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу представлена в научных трудах Ефимовой, В. А , Жигайловой, А. А., Ивановой, Е. В. , Сагияна, С. , Трусова, А. , Хозеровой, Е. . В этих же работах раскрывается кадровый электронный документооборот и его особенности. Данная литература является необходимой в силу повсеместного применения цифровых технологий во всех сферах деятельности, в том числе и в сфере делопроизводства и архивного хранения дел.
Работы Егоршина, А. П. , Жижериной, Ю. Ю. , Карибовой, И. Ш. , Коноплева, М. , Митрофановой, В. В. , Пластининой, Н. В. , Рогожина, М. Ю. , Симоновой М. В. , Умярова, И. Г. , Феклистова, И. И. , Шуваловой, Н. Н., Ивановой А. Ю. выступают в качестве вспомогательной литературы.
Таким образом, анализ историографии вопроса позволяет сделать вывод, что процесс оформления дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу активно изучается и исследуется последнее десятилетие. Это в первую очередь связанно с потребностью постоянного улучшения данной сферы, совершенствования форм и методов, используемых в ней. Интенсивная разработка темы позволит более полно раскрыть следующие аспекты: процесс оформления дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу; требования к оформлению дел, принимаемых в архив.
Целью данного исследования является анализ и изучение процесса оформления дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу. Для достижения цели были поставлены следующие задачи:
1. Исследовать процесс оформления дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу.
2. Проанализировать требования к оформлению дел, принимаемых в архив.
Объектом исследования выступает архивное хранение документов.
Предметом исследования является оформление дел для архивного хранения.
Хронологические рамки исследования исследование охватывает период с 2003 по 2024 год, что позволяет анализировать эволюцию нормативной базы и практик в сфере архивоведения в Российской Федерации. Нижняя граница датируется вступлением в силу ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированная система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов», так как с этого момента меняются требования к оформлению документов, а также регламентация норм и принимается современный вид документов. Верхняя граница хронологических рамок исследования определена настоящим временем, потому как на данном этапе преобразования в документообороте продолжаются и проявляются тенденции, характерные для современного общества, поскольку документы постоянно совершенствуются и видоизменяются. Анализ предполагает работу с актуальными нормативно–правовыми актами, регулирующими работу с документами в современных условиях.
Территориальные рамки исследования исследование ограничивается территорией Российской Федерации.
Методы исследования. Методологической основой исследования стал системный подход. Оформление дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу рассматривается как комплекс взаимосвязанных мер. Также в исследовании использовался структурно–функциональный и сравнительно–правовой анализ с целью изучения нормативной и методической основы данного вопроса.
Условно–документоведческий метод был применен для изучения конкретных практических аспектов оформления и классификации архивных документов, что позволило выявить существующие стандарты и их развитие.
Структурный подход позволил детализировать внутреннюю организацию архивных систем и процессы, влияющие на передачу документов.
Источниковая база изучения оформления дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу в период с 2003 года по настоящее время. Все источники можно разбить на несколько групп: нормативно–правовые и законодательные акты, государственные стандарты, а также делопроизводственная документация.
В первую группу входят нормативно–правовые и законодательные акты Российской Федерации. В качество источников были использованы Федеральные законы.
Второй группой являются государственные стандарты. Перечень типовых документальных материалов, ГОСТ`ы 7.0.5–2008, 7.0.97–2016, 7.0.8–2013, Р ИСО 15489–1–2019 , а также Единая государственная система делопроизводства, через которые прослеживается процесс рационализации делопроизводства, стандартизации и унификации документов и их языка с точки зрения законодательной регламентации документооборота. Вышеперечисленные законодательные акты являются необходимой источниковой базой для анализа процесса организации делопроизводства, его рационализации, стандартизации, унификации документов.
Последней группой источников является делопроизводственная документация, которую составляет дела постоянного, долговременного и по личному составу.
Таким образом, можно определить принцип оформления дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу, которая отображается в широком круге источников. Ценность для раскрытия темы имеет каждый представленный источник и многие другие, так как рассматриваемый процесс распространялся повсеместно. Анализ вышеперечисленных источников качественно характеризует процесс рационализации делопроизводства, позволяет судить о степени стандартизации, унификации документов.
Структура работы. Работа состоит из введения, двух разделов, заключения, списка литературы.
В заключение, процесс формирования дел играет неотъемлемую и центральную роль в системе делопроизводства организаций, определяя базис для дальнейшего хранения, использования и передачи архивных документов в государственные архивы. Ключевые аспекты, такие как строгая классификация и группировка документов согласно утвержденным категориям и номенклатуре, являются фундаментом для обеспечения порядка и систематизации в документационном потоке, что упрощает управление и обеспечивает легкий доступ к нужной информации в будущем.
Основываясь на всестороннем соответствии содержания документов определенным категориям, это также способствует юридической и информационной защите документации, минимизируя риски связанные с утерей важной информации. Важность четкости и соблюдения архивных стандартов в формировании дел не может быть недооценена, поскольку это напрямую влияет на качество архивного хранения и будущее использование документов.Также роль архивных служб в методическом руководстве и контроле качества архивного процесса подчеркивает важность профессионального подхода и специализированных знаний в области архивного дела. Принципы правильного формирования дел и их эффективная организация помогают создавать устойчивую и функционально полноценную систему управления документационными ресурсами, которая служит не только текущим, но и долгосрочным интересам организаций.
Организованный и последовательный подход к формированию дел, с соблюдением всех норм и требований, предоставляет основу для создания надежной архивной инфраструктуры, способствующей сохранению культурного наследия и поддержанию прозрачности управленческой деятельности. Это подчеркивает необходимость инвестирования в качественные ресурсы архивного делопроизводства и обучение персонала, что является критически важным для устойчивого развития комплексной системы документооборота и архивации.
Основываясь на всестороннем соответствии содержания документов определенным категориям, это также способствует юридической и информационной защите документации, минимизируя риски связанные с утерей важной информации. Важность четкости и соблюдения архивных стандартов в формировании дел не может быть недооценена, поскольку это напрямую влияет на качество архивного хранения и будущее использование документов.Также роль архивных служб в методическом руководстве и контроле качества архивного процесса подчеркивает важность профессионального подхода и специализированных знаний в области архивного дела. Принципы правильного формирования дел и их эффективная организация помогают создавать устойчивую и функционально полноценную систему управления документационными ресурсами, которая служит не только текущим, но и долгосрочным интересам организаций.
Организованный и последовательный подход к формированию дел, с соблюдением всех норм и требований, предоставляет основу для создания надежной архивной инфраструктуры, способствующей сохранению культурного наследия и поддержанию прозрачности управленческой деятельности. Это подчеркивает необходимость инвестирования в качественные ресурсы архивного делопроизводства и обучение персонала, что является критически важным для устойчивого развития комплексной системы документооборота и архивации.