ДИАГНОСТИКА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ДЕПАРТАМЕНТЕ ЖКХ И ГОСУДАРСТВЕННОГО ЖИЛИЩНОГО НАД ЗОРАТОМСКОЙ ОБЛАСТИ
|
Аннотация
Введение 7
1 Департамент ЖКХ и государственного жилищного надзора Томской области 19
1.1 Структура Департамента ЖКХ и государственного жилищного надзора Томской области 19
1.2 Законодательно-нормативное обеспечение деятельности Департамента ЖКХ и государственного жилищного надзора Томской области 28
2 Работа с документами в Департаменте ЖКХ и государственного жилищного надзора Томской области 47
2.1 Документационное обеспечение управления деятельности Департамента ЖКХ и государственного жилищного надзора Томской области 47
2.2 Пути совершенствования работы с документацией в Департаменте ЖКХ Томской области 62
Заключение 69
Список использованных источников и литературы 74
Приложение А Структура Департамента ЖКХ и государственного жилищного надзора 87
Приложение Б Общий объем документооборота в Департаменте ЖКХ и Государственного жилищного надзора за 2020 год 88
Приложение В Маршрутная схема движения входящего документа 89
Приложение Г Маршрутная схема движения исходящего документа 90
Приложение Д Маршрутная схема движения внутреннего документа 91
Приложение Е Проект инструкции по делопроизводству для Департамента ЖКХ и государственного жилищного надзора Томской области 92
Приложение Ж Проект номенклатуры дел для Департамента ЖКХ и государственного жилищного надзора Томской области 138
Введение 7
1 Департамент ЖКХ и государственного жилищного надзора Томской области 19
1.1 Структура Департамента ЖКХ и государственного жилищного надзора Томской области 19
1.2 Законодательно-нормативное обеспечение деятельности Департамента ЖКХ и государственного жилищного надзора Томской области 28
2 Работа с документами в Департаменте ЖКХ и государственного жилищного надзора Томской области 47
2.1 Документационное обеспечение управления деятельности Департамента ЖКХ и государственного жилищного надзора Томской области 47
2.2 Пути совершенствования работы с документацией в Департаменте ЖКХ Томской области 62
Заключение 69
Список использованных источников и литературы 74
Приложение А Структура Департамента ЖКХ и государственного жилищного надзора 87
Приложение Б Общий объем документооборота в Департаменте ЖКХ и Государственного жилищного надзора за 2020 год 88
Приложение В Маршрутная схема движения входящего документа 89
Приложение Г Маршрутная схема движения исходящего документа 90
Приложение Д Маршрутная схема движения внутреннего документа 91
Приложение Е Проект инструкции по делопроизводству для Департамента ЖКХ и государственного жилищного надзора Томской области 92
Приложение Ж Проект номенклатуры дел для Департамента ЖКХ и государственного жилищного надзора Томской области 138
Жилищно-коммунальное хозяйство (ЖКХ) представляет собой форму самоорганизации общества, ориентированную на создание жизнеобеспечивающей среды в городских условиях. ЖКХ является одним из самых больших секторов экономики Российской Федерации, поскольку включает в себя целый комплекс её отраслей. В частности, коммунальное хозяйство обеспечивает функционирование жилых зданий, создающих безопасное, удобное и комфортабельное проживание в них; поддерживает требуемый уровень и режим работы объектов социальной инфраструктуры и т.п.
Жилищно-коммунальная сфера регулируется большим количеством нормативноправовых актов, что неразрывно связывает её деятельность с документационным обеспечением управления (ДОУ). Все процессы управления объединены с закрепленной в документах информацией, на ее основе принимаются основные решения. Поэтому система ДОУ является одним из важнейших функциональных элементов управления: от того, как хорошо она построена, зависит, насколько быстро и оптимально будут решаться задачи, поставленные перед сотрудниками. Документационное обеспечение управления в сфере ЖКХ Томской области осуществляется как при документировании процессов работы специалистов и отделов Департамента ЖКХ и Государственного жилищного надзора (ГЖН), так и при работе с документами, поступающими извне (например, с обращениями граждан). Деятельность сотрудников Департамента накладывает отпечаток на специфику её структуры ДОУ, в зависимости от сложившихся экономических связей внутри территории, численности и т.д.
Актуальность темы обусловлена необходимостью обстоятельного исследования и (по его результатам) оптимизации системы ДОУ Департамента ЖКХ и ГЖН Томской области, поскольку рационализации управления напрямую окажет положительное влияние на уровень жизни жителей Томска и Томской области.
Повседневная эффективная работа Департамента во многом зависит от того, как в нем налажен документооборот. Его оптимизация - это сложный и ответственный процесс, но именно от него зависит уровень оказанных гражданам услуг и работа Департамента в целом. Недостатки системы ДОУ на данный момент накладывают отпечаток на всю деятельность структурного подразделения и становятся одной из основных причин реализации его трудовой деятельности в неполном объеме. Совершенствование системы ДОУ в местных органах власти дает не только возможность положительно повлиять на жизнь общества, но и повысить профессионализм муниципальных служащих, а также развить способность системы Департамента к быстрому реагированию на постоянные изменения современной жизни, связанные с глобальной информатизацией общества.
Ежегодно в Департамент поступает более двадцати пяти тысяч документов, которые, несмотря на наличие системы электронного документооборота, постоянно дублируются на бумажных носителях для того, чтобы сотрудникам было удобно с ними работать. Зачастую документы не исполняются в срок, так как работники не справляются с существующей нагрузкой.
Сокращение поступающего в Департамент количества документов возможно путем налаживания коммуникации с гражданами: например, посредством однозначного указания на то, в какой орган необходимо обращаться в определенной ситуации. На данный момент эта проблема не решена, поскольку у обращающихся зачастую отсутствует ясное представление о требуемой инстанции (адресате), следствием чего является чрезмерная нагрузка сотрудников Департамента, вынужденных перенаправлять обращения в другой орган государственной власти. Также сокращение документопотока возможно, если проблемы ЖКХ будут решены до возникновения жалоб или сразу после получения первой жалобы, чтобы сотрудникам не приходилось несколько раз решать одну и ту же проблему.
Для рассмотрения заявленной темы были использованы научные работы, в которых раскрывается проблематика, связанная, с одной стороны, с функционированием жилищнокоммунального хозяйства, а с другой - с документационным обеспечением его функций и задач.
В исполнительных органах власти к ведению службы ДОУ отнесено большое количество вопросов. Структура, организация документооборота, регламентация документационных процессов, нормативно-методическое обеспечение, проблемы повышения эффективности ДОУ и т.д. описываются в статьях А.Е. Ермолаевой1, Т.В. Кузнецовой , А.В. Ермолаевой.
Обращения граждан с предложениями, заявлениями, жалобами - важное средство осуществления охраны прав личности, укрепления связи государственного аппарата с населением, существенный источник информации, необходимый при решении текущих и перспективных вопросов государственного, хозяйственного и социально-культурного строительства1. Ведение делопроизводства по обращению граждан, работа с обращениями и автоматизация данной деятельности отражены в статьях Л.Н. Устиной и Е.С. Плошкиной , Г.Г. Аралбаевой и Т.О. Козловой, Т.В. Кузнецовой, А.Т. Ахмадулиной и А.С. Петровой, Л.Р. Фионовой, Т.П. Пегиной, М.А. Андреева, Ю.М. Кукариной и Р.Т. Говоровой, И.А. Гришиной, С.А. Серебряковой и Л.Р. Фионовой , Т.В. Виноградовой11, Е.В. Терентьевой.
Понятие «Жилищно-коммунальное хозяйство», проблемы его толкования рассматриваются в работах Е.В. Никитинской1, Е.М. Черняевой , Т.Ю. Прокофьевой и Н. Егоровой, А.З. Арсланбековой и Ф.А. Мурсалова.
Проблематика, связанная с функционированием ЖКХ описана в работах Э.В. Степановой и Р.А. Рунькова, О.В. Разуевой.
Анализ литературы позволил составить представление о рассматриваемой проблеме и сделать вывод о её недостаточной изученности. Специальные исследования, посвящённые ДОУ жилищно-коммунального хозяйства, на сегодня отсутствуют. Несмотря на то, что вопросам работы с обращениями граждан посвящено достаточно большое количество публикаций, нам не попадались статьи об обращениях жилищно-коммунальной направленности.
Цель исследования - на основе всесторонней диагностики системы документационного обеспечения управления Департамента ЖКХ и ГЖН Томской области выявить проблемы в её работе и сформулировать предложения по её оптимизации.
Объектом исследования является Департамент ЖКХ и ГЖН Администрации Томской области.
Предметом исследования является система ДОУ в Департаменте ЖКХ и ГЖН Администрации Томской области.
Для достижения цели были поставлены следующие задачи:
1. Охарактеризовать структуру органов Департамента ЖКХ и ГЖН;
2. Дать оценку нормативно-правовой базе, регулирующей деятельность Департамента;
3. Выявить и охарактеризовать основные элементы системы документационного обеспечения управления Департамента ЖКХ и ГЖН;
4. Сформулировать предложения по оптимизации работы с документацией в Департаменте ЖКХ и ГЖН.
В работе применяются общенаучные и специальные методы:
Метод описания помог раскрыть теоретическую (структуру Департамента, нормативное законодательство в области ЖКХ и т.д.), а также практическую часть (результаты исследования ДОУ организации) проблемы.
Метод сравнения использовался при рассмотрении нормативно-методической документации Департамента. В работе сравнивается Инструкция по делопроизводству и номенклатура дел на предмет соответствия их действующим ГОСТам. И при сравнении структуры ДОУ ЖКХ с классической структурой органов управления.
С помощью классификации были выявлены уровни и группы законодательных актов, регулирующих деятельность Департамента ЖКХ и ГЖН, а также выделены группы проблем в системе ДОУ.
Синтез и анализ были использованы при выработке рекомендаций по оптимизации работы Департамента. Также анализ использовался при работе с нормативно-правовыми актами и ГОСТами и при обработке интервью с сотрудником Канцелярии.
Метод экспертной оценки использовался при ознакомлении с содержанием документов Департамента.
Системный анализ был использован при рассмотрении ДОУ Департамента, как системы, включающей в себя подсистемы (Канцелярию и Приемную руководителя) и при этом, являющейся частью более общей системы управления. Система Департамента ЖКХ и ГЖН обладает линейно-функциональной структурой, целью, задачами, функциями и видами деятельности.
Метод аналогии был использован при сопоставлении документации Департамента с общепринятой документацией в делопроизводстве РФ.
С помощью обобщения полученная информация была сформулирована в выводы.
В работе были использованы специальные научные методы. Среди них - социологические (наблюдение, интервьюирование) и документоведческие (маршрутирование, метод формулярного анализа) методы.
Метод наблюдения применялся для фиксирования действий сотрудников Департамента, при изучении их деятельности.
Исследование делопроизводственных процессов Департамента проводилось с помощью интервьюирования работников Канцелярии Департамента ЖКХ и ГЖН.
С помощью метода маршрутирования наглядно показано движение документа с момента поступления/создания до его исполнения.
В работе использован метод формулярного анализа бланков Департамента ЖКХ и ГЖН.
Источники, используемые в работе, структурированы по иерархии законодательнонормативных актов. Они разделены на уровни: основной закон, федеральные законы, указы Президента, постановления Правительства, нормативно-правовые акты федеральных органов исполнительной власти, нормативно-правовые акты субъекта Российской Федерации (Томской области) и нормативно-методические документы Администрации Томской области. К основным источникам относятся:
Конституция Российской Федерации1, «Всеобщая декларация прав человека» , «Международный пакт об экономических, социальных и культурных правах» косвенно регулируют сферу предоставления жилищно-коммунальных услуг, так как в них закреплена обязанность государства в достаточной мере обеспечивать бытовые нужды людей.
«Жилищный кодекс Российской Федерации» регулирует отношения, связанные с жилыми и нежилыми помещениями, их использованием, жилищными правами граждан Российской Федерации.
В Гражданском кодексе Российской Федерации раскрывается содержание права собственности на жилое помещение, регулируется принадлежность общего имущества собственникам, определяется право на создание товарищества собственников жилья и т.д.
Федеральные законы регулируют деятельность Департамента при осуществлении государственного жилищного надзора, лицензирования и т.д.:
Федеральный закон от 6.10.2003 № 131-ФЗ1 определяет вопросы местного значения городского и сельского поселения.
Федеральный закон от 29 декабря 2004 г. № 189-ФЗ регламентирует контроль над товариществами собственников жилья (ТСЖ).
Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ устанавливает порядок рассмотрения обращений граждан государственными органами, органами местного самоуправления и должностными лицами.
Федеральный закон от 23 ноября 2009 г. № 261-ФЗ закрепляет обязанности должностных лиц, ответственных за содержание многоквартирного дома, а также регулируют деятельность управляющих компаний в сфере энергоэффективности и энергосбережения.
Федеральный закон от 21 июля 2014 г. № 209-ФЗ регулирует отношения, возникающие при создании, эксплуатации и модернизации государственной информационной системы жилищно-коммунального хозяйства (ГИС ЖКХ).
Федеральный закон «Технический регламент о безопасности зданий и сооружений», закрепляет перечень требований в области обеспечения механической и общей безопасности зданий и сооружений в процессе их эксплуатации.
Федеральный закон «О Фонде содействия реформированию жилищно-коммунального хозяйства»1 определяет понятие капитального ремонта многоквартирного дома.
Федеральный закон от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ регламентирует отношения между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, с одной стороны, и органами государственного и муниципального контроля - с другой.
Федеральный закон от 4 мая 2011 г. № 99-ФЗ «О лицензировании отдельных видов деятельности» регулирует отношения, возникающие между федеральными, местными органами исполнительной власти, юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями в области лицензирования.
Постановления и распоряжения Правительства утверждают правила, требования, которыми руководствуются инспекторы государственного жилищного надзора при осуществлении проверок юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и т.д.:
Порядок пользования жилыми помещениями государственного и муниципального жилищных фондов и возникающая при этом ответственность определяются в Постановлении Правительства РФ от 21 января 2006 г. № 25 «Об утверждении Правил пользования жилыми помещениями» . В свою очередь, Правила, утверждённые Постановлением Правительства РФ от 6 мая 2011 г. № 3545, уточняют и конкретизируют порядок контроля качества предоставления жилищно-коммунальных услуг и порядок определения размера их оплаты.
«Требования к осуществлению расчетов за ресурсы, необходимые для предоставления коммунальных услуг» и Постановление Правительства Российской Федерации от 30 апреля 2014 г. № 400 «О формировании индексов изменения размера платы граждан за коммунальные услуги в Российской Федерации»1 регулируют процесс определения размера и начисления коммунальных платежей, а также оплаты данных услуг.
Порядок взаимодействия между поставщиками ресурсов (коммунальных услуг) и организациями, управляющими жилыми помещениями в той или иной форме (УК, ТСЖ, ЖК и др.), определяется в Правилах, утверждённых Постановлением Правительства РФ от 14 февраля 2012 г. № 1242.
Правила, утвержденные Постановлением Правительства от 13 августа 2006 г. № 491 и «Минимальный перечень услуг и работ, необходимых для обеспечения надлежащего содержания общего имущества...» регулируют вопросы содержания общего имущества в многоквартирных домах.
Распоряжение Правительства РФ от 26 января 2016 г. № 80-р определяет три направления деятельности в сфере ЖКХ: улучшение условий проживания граждан в жилищном фонде, предоставление коммунальных услуг, ведение государственной информационной системы ЖКХ (ГИС ЖКХ)....
Жилищно-коммунальная сфера регулируется большим количеством нормативноправовых актов, что неразрывно связывает её деятельность с документационным обеспечением управления (ДОУ). Все процессы управления объединены с закрепленной в документах информацией, на ее основе принимаются основные решения. Поэтому система ДОУ является одним из важнейших функциональных элементов управления: от того, как хорошо она построена, зависит, насколько быстро и оптимально будут решаться задачи, поставленные перед сотрудниками. Документационное обеспечение управления в сфере ЖКХ Томской области осуществляется как при документировании процессов работы специалистов и отделов Департамента ЖКХ и Государственного жилищного надзора (ГЖН), так и при работе с документами, поступающими извне (например, с обращениями граждан). Деятельность сотрудников Департамента накладывает отпечаток на специфику её структуры ДОУ, в зависимости от сложившихся экономических связей внутри территории, численности и т.д.
Актуальность темы обусловлена необходимостью обстоятельного исследования и (по его результатам) оптимизации системы ДОУ Департамента ЖКХ и ГЖН Томской области, поскольку рационализации управления напрямую окажет положительное влияние на уровень жизни жителей Томска и Томской области.
Повседневная эффективная работа Департамента во многом зависит от того, как в нем налажен документооборот. Его оптимизация - это сложный и ответственный процесс, но именно от него зависит уровень оказанных гражданам услуг и работа Департамента в целом. Недостатки системы ДОУ на данный момент накладывают отпечаток на всю деятельность структурного подразделения и становятся одной из основных причин реализации его трудовой деятельности в неполном объеме. Совершенствование системы ДОУ в местных органах власти дает не только возможность положительно повлиять на жизнь общества, но и повысить профессионализм муниципальных служащих, а также развить способность системы Департамента к быстрому реагированию на постоянные изменения современной жизни, связанные с глобальной информатизацией общества.
Ежегодно в Департамент поступает более двадцати пяти тысяч документов, которые, несмотря на наличие системы электронного документооборота, постоянно дублируются на бумажных носителях для того, чтобы сотрудникам было удобно с ними работать. Зачастую документы не исполняются в срок, так как работники не справляются с существующей нагрузкой.
Сокращение поступающего в Департамент количества документов возможно путем налаживания коммуникации с гражданами: например, посредством однозначного указания на то, в какой орган необходимо обращаться в определенной ситуации. На данный момент эта проблема не решена, поскольку у обращающихся зачастую отсутствует ясное представление о требуемой инстанции (адресате), следствием чего является чрезмерная нагрузка сотрудников Департамента, вынужденных перенаправлять обращения в другой орган государственной власти. Также сокращение документопотока возможно, если проблемы ЖКХ будут решены до возникновения жалоб или сразу после получения первой жалобы, чтобы сотрудникам не приходилось несколько раз решать одну и ту же проблему.
Для рассмотрения заявленной темы были использованы научные работы, в которых раскрывается проблематика, связанная, с одной стороны, с функционированием жилищнокоммунального хозяйства, а с другой - с документационным обеспечением его функций и задач.
В исполнительных органах власти к ведению службы ДОУ отнесено большое количество вопросов. Структура, организация документооборота, регламентация документационных процессов, нормативно-методическое обеспечение, проблемы повышения эффективности ДОУ и т.д. описываются в статьях А.Е. Ермолаевой1, Т.В. Кузнецовой , А.В. Ермолаевой.
Обращения граждан с предложениями, заявлениями, жалобами - важное средство осуществления охраны прав личности, укрепления связи государственного аппарата с населением, существенный источник информации, необходимый при решении текущих и перспективных вопросов государственного, хозяйственного и социально-культурного строительства1. Ведение делопроизводства по обращению граждан, работа с обращениями и автоматизация данной деятельности отражены в статьях Л.Н. Устиной и Е.С. Плошкиной , Г.Г. Аралбаевой и Т.О. Козловой, Т.В. Кузнецовой, А.Т. Ахмадулиной и А.С. Петровой, Л.Р. Фионовой, Т.П. Пегиной, М.А. Андреева, Ю.М. Кукариной и Р.Т. Говоровой, И.А. Гришиной, С.А. Серебряковой и Л.Р. Фионовой , Т.В. Виноградовой11, Е.В. Терентьевой.
Понятие «Жилищно-коммунальное хозяйство», проблемы его толкования рассматриваются в работах Е.В. Никитинской1, Е.М. Черняевой , Т.Ю. Прокофьевой и Н. Егоровой, А.З. Арсланбековой и Ф.А. Мурсалова.
Проблематика, связанная с функционированием ЖКХ описана в работах Э.В. Степановой и Р.А. Рунькова, О.В. Разуевой.
Анализ литературы позволил составить представление о рассматриваемой проблеме и сделать вывод о её недостаточной изученности. Специальные исследования, посвящённые ДОУ жилищно-коммунального хозяйства, на сегодня отсутствуют. Несмотря на то, что вопросам работы с обращениями граждан посвящено достаточно большое количество публикаций, нам не попадались статьи об обращениях жилищно-коммунальной направленности.
Цель исследования - на основе всесторонней диагностики системы документационного обеспечения управления Департамента ЖКХ и ГЖН Томской области выявить проблемы в её работе и сформулировать предложения по её оптимизации.
Объектом исследования является Департамент ЖКХ и ГЖН Администрации Томской области.
Предметом исследования является система ДОУ в Департаменте ЖКХ и ГЖН Администрации Томской области.
Для достижения цели были поставлены следующие задачи:
1. Охарактеризовать структуру органов Департамента ЖКХ и ГЖН;
2. Дать оценку нормативно-правовой базе, регулирующей деятельность Департамента;
3. Выявить и охарактеризовать основные элементы системы документационного обеспечения управления Департамента ЖКХ и ГЖН;
4. Сформулировать предложения по оптимизации работы с документацией в Департаменте ЖКХ и ГЖН.
В работе применяются общенаучные и специальные методы:
Метод описания помог раскрыть теоретическую (структуру Департамента, нормативное законодательство в области ЖКХ и т.д.), а также практическую часть (результаты исследования ДОУ организации) проблемы.
Метод сравнения использовался при рассмотрении нормативно-методической документации Департамента. В работе сравнивается Инструкция по делопроизводству и номенклатура дел на предмет соответствия их действующим ГОСТам. И при сравнении структуры ДОУ ЖКХ с классической структурой органов управления.
С помощью классификации были выявлены уровни и группы законодательных актов, регулирующих деятельность Департамента ЖКХ и ГЖН, а также выделены группы проблем в системе ДОУ.
Синтез и анализ были использованы при выработке рекомендаций по оптимизации работы Департамента. Также анализ использовался при работе с нормативно-правовыми актами и ГОСТами и при обработке интервью с сотрудником Канцелярии.
Метод экспертной оценки использовался при ознакомлении с содержанием документов Департамента.
Системный анализ был использован при рассмотрении ДОУ Департамента, как системы, включающей в себя подсистемы (Канцелярию и Приемную руководителя) и при этом, являющейся частью более общей системы управления. Система Департамента ЖКХ и ГЖН обладает линейно-функциональной структурой, целью, задачами, функциями и видами деятельности.
Метод аналогии был использован при сопоставлении документации Департамента с общепринятой документацией в делопроизводстве РФ.
С помощью обобщения полученная информация была сформулирована в выводы.
В работе были использованы специальные научные методы. Среди них - социологические (наблюдение, интервьюирование) и документоведческие (маршрутирование, метод формулярного анализа) методы.
Метод наблюдения применялся для фиксирования действий сотрудников Департамента, при изучении их деятельности.
Исследование делопроизводственных процессов Департамента проводилось с помощью интервьюирования работников Канцелярии Департамента ЖКХ и ГЖН.
С помощью метода маршрутирования наглядно показано движение документа с момента поступления/создания до его исполнения.
В работе использован метод формулярного анализа бланков Департамента ЖКХ и ГЖН.
Источники, используемые в работе, структурированы по иерархии законодательнонормативных актов. Они разделены на уровни: основной закон, федеральные законы, указы Президента, постановления Правительства, нормативно-правовые акты федеральных органов исполнительной власти, нормативно-правовые акты субъекта Российской Федерации (Томской области) и нормативно-методические документы Администрации Томской области. К основным источникам относятся:
Конституция Российской Федерации1, «Всеобщая декларация прав человека» , «Международный пакт об экономических, социальных и культурных правах» косвенно регулируют сферу предоставления жилищно-коммунальных услуг, так как в них закреплена обязанность государства в достаточной мере обеспечивать бытовые нужды людей.
«Жилищный кодекс Российской Федерации» регулирует отношения, связанные с жилыми и нежилыми помещениями, их использованием, жилищными правами граждан Российской Федерации.
В Гражданском кодексе Российской Федерации раскрывается содержание права собственности на жилое помещение, регулируется принадлежность общего имущества собственникам, определяется право на создание товарищества собственников жилья и т.д.
Федеральные законы регулируют деятельность Департамента при осуществлении государственного жилищного надзора, лицензирования и т.д.:
Федеральный закон от 6.10.2003 № 131-ФЗ1 определяет вопросы местного значения городского и сельского поселения.
Федеральный закон от 29 декабря 2004 г. № 189-ФЗ регламентирует контроль над товариществами собственников жилья (ТСЖ).
Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ устанавливает порядок рассмотрения обращений граждан государственными органами, органами местного самоуправления и должностными лицами.
Федеральный закон от 23 ноября 2009 г. № 261-ФЗ закрепляет обязанности должностных лиц, ответственных за содержание многоквартирного дома, а также регулируют деятельность управляющих компаний в сфере энергоэффективности и энергосбережения.
Федеральный закон от 21 июля 2014 г. № 209-ФЗ регулирует отношения, возникающие при создании, эксплуатации и модернизации государственной информационной системы жилищно-коммунального хозяйства (ГИС ЖКХ).
Федеральный закон «Технический регламент о безопасности зданий и сооружений», закрепляет перечень требований в области обеспечения механической и общей безопасности зданий и сооружений в процессе их эксплуатации.
Федеральный закон «О Фонде содействия реформированию жилищно-коммунального хозяйства»1 определяет понятие капитального ремонта многоквартирного дома.
Федеральный закон от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ регламентирует отношения между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, с одной стороны, и органами государственного и муниципального контроля - с другой.
Федеральный закон от 4 мая 2011 г. № 99-ФЗ «О лицензировании отдельных видов деятельности» регулирует отношения, возникающие между федеральными, местными органами исполнительной власти, юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями в области лицензирования.
Постановления и распоряжения Правительства утверждают правила, требования, которыми руководствуются инспекторы государственного жилищного надзора при осуществлении проверок юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и т.д.:
Порядок пользования жилыми помещениями государственного и муниципального жилищных фондов и возникающая при этом ответственность определяются в Постановлении Правительства РФ от 21 января 2006 г. № 25 «Об утверждении Правил пользования жилыми помещениями» . В свою очередь, Правила, утверждённые Постановлением Правительства РФ от 6 мая 2011 г. № 3545, уточняют и конкретизируют порядок контроля качества предоставления жилищно-коммунальных услуг и порядок определения размера их оплаты.
«Требования к осуществлению расчетов за ресурсы, необходимые для предоставления коммунальных услуг» и Постановление Правительства Российской Федерации от 30 апреля 2014 г. № 400 «О формировании индексов изменения размера платы граждан за коммунальные услуги в Российской Федерации»1 регулируют процесс определения размера и начисления коммунальных платежей, а также оплаты данных услуг.
Порядок взаимодействия между поставщиками ресурсов (коммунальных услуг) и организациями, управляющими жилыми помещениями в той или иной форме (УК, ТСЖ, ЖК и др.), определяется в Правилах, утверждённых Постановлением Правительства РФ от 14 февраля 2012 г. № 1242.
Правила, утвержденные Постановлением Правительства от 13 августа 2006 г. № 491 и «Минимальный перечень услуг и работ, необходимых для обеспечения надлежащего содержания общего имущества...» регулируют вопросы содержания общего имущества в многоквартирных домах.
Распоряжение Правительства РФ от 26 января 2016 г. № 80-р определяет три направления деятельности в сфере ЖКХ: улучшение условий проживания граждан в жилищном фонде, предоставление коммунальных услуг, ведение государственной информационной системы ЖКХ (ГИС ЖКХ)....
Департамент ЖКХ и государственного жилищного надзора является исполнительным органом государственной власти Томской области. Это центральный и старший в иерархии надзорный орган в областном ЖКХ. Его специалисты выявляют и пресекают нарушения в этой сфере со стороны государственной власти, местного самоуправления, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, а также контролируют качество предоставляемых жителям услуг. Целью деятельности Департамента является создание комфортных условий проживания населения Томской области в соответствии с установленными в сфере ЖКХ стандартами.
В Департаменте явно просматривается линейно-функциональная структура управления, свойственная государственным учреждениям. Но, несмотря на это, часть функций сотрудников его подразделений не регулируется актуальной нормативно-правовой базой, и осуществляются по «неписанным правилам». Структурное подразделение имеет средний объем документооборота. Работой с документами занимается контрольно-организационный отдел, состоящий из Приемной руководителя и Канцелярии. Рассмотрение структуры Департамента позволило сделать вывод, что подразделению по работе с документами, не хватает двух сотрудников для осуществления своей полнофункциональной деятельности. Все это вызывает необходимость в создании актуальной нормативно-методической базы, регулирующей все аспекты деятельности Департамента.
Деятельность Департамента ЖКХ и государственного жилищного надзора регулирует большое количество нормативно-правовых актов, косвенно или напрямую затрагивающих сферу жилищно-коммунального хозяйства. К ним относятся Конституция РФ, федеральные законы, указы президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, нормативно-правовые акты и нормативные документы федеральных органов исполнительной власти, законы и иные нормативные акты Томской области.
Документационное обеспечение управления Департамента в основном опирается на Стандарт Делопроизводства1 и Инструкцию по делопроизводству Департамента ЖКХ и государственного жилищного надзора , которая является устаревшей, так как ее положения оформлены на основе потерявшего актуальность ГОСТа 2003 года1. На данный момент возникает необходимость в работе над новой Инструкцией, основанной на ГОСТе 2016 года . Также Номенклатура дел организации утратила свою актуальность после издания нового Перечня. Это уже отражается на деятельности Департамента, так как дела не уничтожаются, а продолжают храниться в архивах структурного подразделения и сотрудникам не хватает места для хранения новых документов. В итоге документы хранятся на столах и подоконниках в «ожидании» свободного места в одном из двух ведомственных архивов.
Для автоматизации документооборота Департамента ЖКХ и ГЖН используется две СЭД: «Directum» и «Акцент». В «Directum» содержатся документы из Администрации Томской области, а в «Акценте» - все документы и информация по Государственному жилищному надзору. Алгоритм работы в системах нуждается в совершенствовании - в них, в частности, периодически возникают проблемы с поиском документов и т. п.
Прием корреспонденции в Департаменте ведется централизованно - в контрольноорганизационном отделе. Документооборот организации является смешанным, так как все документы хранятся как в электронном, так и в бумажном виде. Документы доставляются почтой, курьерами, факсом, поступают по электронной почте и в СЭД, а также подаются лично гражданами.
Процесс регистрации документов в Департаменте распадается на два этапа: внесение в регистрационные формы данных о входящем документе до его рассмотрения руководством и дополнение этих данных резолюцией, сроками исполнения, указаниями по исполнению и т.д. после рассмотрения руководителем. Таким образом, технология регистрации документов увеличивает время движения документа с момента получения до начала работы исполнителя. В администрации принято регистрировать внутренние документы повторно, т.е. на уровне структурных подразделений (Департаментов), входящие служебные записки также повторно регистрируются, что приводит к непроизводительным затратам времени.
На данный момент не все делопроизводственные процессы организации отлажены в должной степени. Из-за невозможности перехода на интегрированную СЭД, в которой сотрудники Департамента смогли бы работать со всеми документами, им приходится многократно регистрировать и вносить данные по одним и тем же документам.
В результате проведения диагностики системы Документационного обеспечения управления Департамента ЖКХ и государственного жилищного надзора были выявлены, рассмотрены и классифицированы ее проблемные места и сформулированы предложения по ее оптимизации.
Проблемы были разделены на четыре группы, исходя из источника их происхождения:
1) связанные с нормативно-методическим обеспечением;
2) вызванные недостаточным материально-техническим обеспечением;
3) обусловленные консервативностью организационной структуры Департамента;
4) возникшие в результате проведения недостаточно полного обследования ДОУ Департамента при внедрении СЭД.
Каждая группа проблем безусловно, требует решения, так как все они негативно сказываются на работе Департамента как на данный момент, так и влекут за собой негативные последствия в долгосрочной перспективе.
Для решения проблем, связанных с нормативно-методическим обеспечением, необходимо провести тщательное наблюдение за рабочей деятельностью сотрудников, в результате чего появится возможность четко разделить и задокументировать их права и обязанности. Необходимо документально закрепить «неписанные правила» Департамента для каждого из его подразделений. Также штатное расписание нуждается в переработке в соответствии с потребностями организации, а именно: во введении двух должностей специалиста (по работе с документами) в Канцелярию контрольно-организационного отдела и должность архивиста.
В Департаменте отсутствует инструкция по работе в СЭД «Directum» и «Акцент». Необходимо провести тщательный анализ делопроизводственных операций Департамента: выделить регистрируемые и нерегистрируемые в СЭД виды документов, обозначить их маршруты, данные, заносящиеся при регистрации, присвоение номеров в СЭД и т.д. и на основании полученных данных создать инструкцию по работе в СЭД.
В результате проделанной работы Департаменту ЖКХ и ГЖН были предложены усовершенствованные и актуализированные Инструкция по делопроизводству (см. Приложение 6) и Номенклатура дел (см. Приложение 7).
Проблемы, вызванные недостаточным материально-техническим обеспечением Департамента, могут быть решены путем соразмерного (объему работы с документами) увеличения финансирования Департамента. Только тогда станет возможным и расширение штата Департамента до требуемых размеров, и появление у руководства инструментов по материальному стимулированию сотрудников - например, в форме премирования работников с высокой исполнительской дисциплиной.
Группа проблем, связанная с консервативностью организационной структуры, включает в себя увеличение времени процесса регистрации документов из-за их долгого «ожидания» подписания, согласования и т.д. руководителем; отказ начальника Департамента от работы в СЭД; низкую исполнительскую дисциплину сотрудников, пропускающих или вовсе не умеющих работать с оповещениями СЭД. Решение первой проблемы заключается в том, что документ можно вводить в СЭД, чтобы исполнитель начинал работу до его подписания руководителем. Если четко закрепить функции и обязанности сотрудников, то согласование исполнителя с руководителем будет сводиться к минимуму, и после регистрации документ сразу будет направляться на исполнение. Для решения второй и третьей проблем необходимо обратить более пристальное внимание на проблему интеграции СЭД в практики корпоративной культуры Департамента. Только когда СЭД станет неотъемлемой и незаменимой частью корпоративной культуры, как руководитель, так и сотрудники перестанут чувствовать дискомфорт, действовать в формате «принуждения к работе в СЭД» и поймут важность и эффективность работы в данной системе.
Для решения проблем, возникших в результате проведения недостаточно полного обследования ДОУ Департамента при внедрении СЭД, необходимо еще раз провести обследование системы ДОУ сторонним специалистом (компанией), который сможет объективно оценить степень эффективности её работы. Увеличить производительность системы поможет также подключение отдельного решения для долговременного хранения документов в СЭД «Directum», что даст возможность «очистить» оперативную среду работы с документами. Дорогостоящим, но эффективным вариантом решения проблем является переход на интегрированную СЭД, в которой Департамент сможет работать со всеми видами документов.
Таким образом, можно сделать вывод, что система документационного обеспечения управления Департамента ЖКХ и государственного жилищного надзора нуждается в оптимизации. Постоянное совершенствование ДОУ является жизненно важным аспектом деятельности любой организации. В результате проведенной работы была охарактеризована структура Департамента, определена нормативно-правовая база, регулирующая его деятельность. Было проведено исследование системы ДОУ Департамента и предложены методы по ее оптимизации.
В Департаменте явно просматривается линейно-функциональная структура управления, свойственная государственным учреждениям. Но, несмотря на это, часть функций сотрудников его подразделений не регулируется актуальной нормативно-правовой базой, и осуществляются по «неписанным правилам». Структурное подразделение имеет средний объем документооборота. Работой с документами занимается контрольно-организационный отдел, состоящий из Приемной руководителя и Канцелярии. Рассмотрение структуры Департамента позволило сделать вывод, что подразделению по работе с документами, не хватает двух сотрудников для осуществления своей полнофункциональной деятельности. Все это вызывает необходимость в создании актуальной нормативно-методической базы, регулирующей все аспекты деятельности Департамента.
Деятельность Департамента ЖКХ и государственного жилищного надзора регулирует большое количество нормативно-правовых актов, косвенно или напрямую затрагивающих сферу жилищно-коммунального хозяйства. К ним относятся Конституция РФ, федеральные законы, указы президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, нормативно-правовые акты и нормативные документы федеральных органов исполнительной власти, законы и иные нормативные акты Томской области.
Документационное обеспечение управления Департамента в основном опирается на Стандарт Делопроизводства1 и Инструкцию по делопроизводству Департамента ЖКХ и государственного жилищного надзора , которая является устаревшей, так как ее положения оформлены на основе потерявшего актуальность ГОСТа 2003 года1. На данный момент возникает необходимость в работе над новой Инструкцией, основанной на ГОСТе 2016 года . Также Номенклатура дел организации утратила свою актуальность после издания нового Перечня. Это уже отражается на деятельности Департамента, так как дела не уничтожаются, а продолжают храниться в архивах структурного подразделения и сотрудникам не хватает места для хранения новых документов. В итоге документы хранятся на столах и подоконниках в «ожидании» свободного места в одном из двух ведомственных архивов.
Для автоматизации документооборота Департамента ЖКХ и ГЖН используется две СЭД: «Directum» и «Акцент». В «Directum» содержатся документы из Администрации Томской области, а в «Акценте» - все документы и информация по Государственному жилищному надзору. Алгоритм работы в системах нуждается в совершенствовании - в них, в частности, периодически возникают проблемы с поиском документов и т. п.
Прием корреспонденции в Департаменте ведется централизованно - в контрольноорганизационном отделе. Документооборот организации является смешанным, так как все документы хранятся как в электронном, так и в бумажном виде. Документы доставляются почтой, курьерами, факсом, поступают по электронной почте и в СЭД, а также подаются лично гражданами.
Процесс регистрации документов в Департаменте распадается на два этапа: внесение в регистрационные формы данных о входящем документе до его рассмотрения руководством и дополнение этих данных резолюцией, сроками исполнения, указаниями по исполнению и т.д. после рассмотрения руководителем. Таким образом, технология регистрации документов увеличивает время движения документа с момента получения до начала работы исполнителя. В администрации принято регистрировать внутренние документы повторно, т.е. на уровне структурных подразделений (Департаментов), входящие служебные записки также повторно регистрируются, что приводит к непроизводительным затратам времени.
На данный момент не все делопроизводственные процессы организации отлажены в должной степени. Из-за невозможности перехода на интегрированную СЭД, в которой сотрудники Департамента смогли бы работать со всеми документами, им приходится многократно регистрировать и вносить данные по одним и тем же документам.
В результате проведения диагностики системы Документационного обеспечения управления Департамента ЖКХ и государственного жилищного надзора были выявлены, рассмотрены и классифицированы ее проблемные места и сформулированы предложения по ее оптимизации.
Проблемы были разделены на четыре группы, исходя из источника их происхождения:
1) связанные с нормативно-методическим обеспечением;
2) вызванные недостаточным материально-техническим обеспечением;
3) обусловленные консервативностью организационной структуры Департамента;
4) возникшие в результате проведения недостаточно полного обследования ДОУ Департамента при внедрении СЭД.
Каждая группа проблем безусловно, требует решения, так как все они негативно сказываются на работе Департамента как на данный момент, так и влекут за собой негативные последствия в долгосрочной перспективе.
Для решения проблем, связанных с нормативно-методическим обеспечением, необходимо провести тщательное наблюдение за рабочей деятельностью сотрудников, в результате чего появится возможность четко разделить и задокументировать их права и обязанности. Необходимо документально закрепить «неписанные правила» Департамента для каждого из его подразделений. Также штатное расписание нуждается в переработке в соответствии с потребностями организации, а именно: во введении двух должностей специалиста (по работе с документами) в Канцелярию контрольно-организационного отдела и должность архивиста.
В Департаменте отсутствует инструкция по работе в СЭД «Directum» и «Акцент». Необходимо провести тщательный анализ делопроизводственных операций Департамента: выделить регистрируемые и нерегистрируемые в СЭД виды документов, обозначить их маршруты, данные, заносящиеся при регистрации, присвоение номеров в СЭД и т.д. и на основании полученных данных создать инструкцию по работе в СЭД.
В результате проделанной работы Департаменту ЖКХ и ГЖН были предложены усовершенствованные и актуализированные Инструкция по делопроизводству (см. Приложение 6) и Номенклатура дел (см. Приложение 7).
Проблемы, вызванные недостаточным материально-техническим обеспечением Департамента, могут быть решены путем соразмерного (объему работы с документами) увеличения финансирования Департамента. Только тогда станет возможным и расширение штата Департамента до требуемых размеров, и появление у руководства инструментов по материальному стимулированию сотрудников - например, в форме премирования работников с высокой исполнительской дисциплиной.
Группа проблем, связанная с консервативностью организационной структуры, включает в себя увеличение времени процесса регистрации документов из-за их долгого «ожидания» подписания, согласования и т.д. руководителем; отказ начальника Департамента от работы в СЭД; низкую исполнительскую дисциплину сотрудников, пропускающих или вовсе не умеющих работать с оповещениями СЭД. Решение первой проблемы заключается в том, что документ можно вводить в СЭД, чтобы исполнитель начинал работу до его подписания руководителем. Если четко закрепить функции и обязанности сотрудников, то согласование исполнителя с руководителем будет сводиться к минимуму, и после регистрации документ сразу будет направляться на исполнение. Для решения второй и третьей проблем необходимо обратить более пристальное внимание на проблему интеграции СЭД в практики корпоративной культуры Департамента. Только когда СЭД станет неотъемлемой и незаменимой частью корпоративной культуры, как руководитель, так и сотрудники перестанут чувствовать дискомфорт, действовать в формате «принуждения к работе в СЭД» и поймут важность и эффективность работы в данной системе.
Для решения проблем, возникших в результате проведения недостаточно полного обследования ДОУ Департамента при внедрении СЭД, необходимо еще раз провести обследование системы ДОУ сторонним специалистом (компанией), который сможет объективно оценить степень эффективности её работы. Увеличить производительность системы поможет также подключение отдельного решения для долговременного хранения документов в СЭД «Directum», что даст возможность «очистить» оперативную среду работы с документами. Дорогостоящим, но эффективным вариантом решения проблем является переход на интегрированную СЭД, в которой Департамент сможет работать со всеми видами документов.
Таким образом, можно сделать вывод, что система документационного обеспечения управления Департамента ЖКХ и государственного жилищного надзора нуждается в оптимизации. Постоянное совершенствование ДОУ является жизненно важным аспектом деятельности любой организации. В результате проведенной работы была охарактеризована структура Департамента, определена нормативно-правовая база, регулирующая его деятельность. Было проведено исследование системы ДОУ Департамента и предложены методы по ее оптимизации.
