Аннотация 2
Введение 3
1 Теоретические основы процесса документооборота 5
1.1 Понятие и сущность документооборота 5
1.2 Принципы, этапы и показатели документооборота 9
1.3 Способы совершенствования документооборота 24
2 Совершенствование документооборота в ЗАО "Неотелеком" 32
2.1 Структура и содержание деятельности предприятия 32
2.2 Анализ документооборота предприятия 34
2.3 Разработка рекомендации по оптимизации документооборота на предприятии 51
Заключение 56
Список использованной литературы 59
Приложения 62
Своевременное управление организацией (предприятием, учреждением) представляет собой непрерывную череду составления и движения документов. Документы используются аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. Поток обрабатываемых документов, независимо от масштабов организации, достаточно велик. Документы составляют информационную среду любой организации, независимо от того каким способом они созданы - традиционным или с использованием компьютерных технологий.
Актуальность данной темы обусловлена тем, что при отсутствии правильной организации документооборота у любой организации возникают похожие проблемы - запутанные маршруты прохождения и потери документов, отсутствие четкой номенклатуры дел, проблемы с поиском документов, ведением управленческого учета, невозможность установить взаимосвязи между документами и в результате получить оперативный доступ к истории той или иной сделки.
Документооборот охватывает всю последовательность перемещений документов в аппарате управления, в ходе которых осуществляются операции по приему, передаче, рассмотрению, подготовке, оформлению и отправке документов. Документооборот, который рационально организован, обеспечивает оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени.
Примерно 85% всей информации, которая необходима организации, сосредоточена в документах. Вся работа коллектива связана с документированием получаемой и используемой информации. Документы являются важной частью любой организации, так как с помощью документов до сотрудников доводятся указания руководителей, исполнение данных решений, происходит контроль исполнения. В документах фиксируется информация об оперативной работе организации. Также документы содержат полные сведения об аппарате управления предприятия и его деловой активности.
Цель данного исследования состоит в том, чтобы рассмотреть процесс прохождения документа от его создания до отправки адресату на примере предприятия ЗАО “Неотелеком” и определить способы сокращения длительности маршрута документа. Для реализации поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- изучить теоретические основы формирования документооборота в организациях;
- провести анализ путей прохождения документов по инстанциям в ЗАО «Неотелеком»;
- выявить причины, удлиняющие маршруты документов на данном предприятии;
- разработать рекомендации для оптимизации документооборота данного предприятия.
Объектом исследования является документооборот закрытого акционерного общества «Неотелеком». Предмет исследования - процесс оптимизации документооборота данного предприятия.
Теоретической базой при написании выпускной квалифицированной работы послужили нормативно-методические документы по вопросам управления документацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации; учебники по документоведению, статьи по соответствующей тематике.
К настоящему времени отечественным документоведением накоплен довольно значительный объем практических знаний, который отражен в учебных и методических пособиях, статьях, материалах конференций, но к сожалению, нет до сих пор монографических исследований.
В процессе работы над темой были использованы теоретический анализ и математические и статистические методы для обработки полученных данных.
Практическая значимость работы заключается в том, что результаты исследования будут использованы руководством предприятия ЗАО «Неотелеком».
Структура выпускной квалификационной работы соответствует содержанию и включает введение, две главы, заключение, приложения и список литературы.
Документооборот в организации (на предприятии, в учреждении) представляет собой движение документов с момента их получения или создания до отправки адресату, завершения исполнения или сдачи на хранение. За понятием «документооборот» скрываются сложные процессы, и от них зависит эффективность управления предприятием в целом. Поэтому так важен принцип правильной организации документооборота, или оптимизации его. Под оптимизацией документооборота понимается ряд сложных и трудоемких процессов, направленных именно на то, чтобы минимизировать как экономические затраты, так и экономить само время на обработку, передачу и выполнение документов.
Скорость получения информации для осуществления бизнес-процессов ЗАО “Неотелеком” зависит от того, насколько четко организован документооборот. Благодаря хорошо организованному документообороту оперативность обработки и движения документа стремительно увеличивается, соответственно руководитель сможет принять решение по какому-либо вопросу быстрее.
Основными целями оптимизации документооборота на данном предприятии, как и в любой другой организации, являются:
- ускорение движения документов, прямоточность;
- уменьшение трудоёмкости обработки документов.
Однако действующие документные процессы на предприятии снижают эффективность его деловой деятельности. Критичные ошибки:
• документы регистрируются несколько раз;
• документы постоянно копируются и размножаются;
• нет должностных инструкций у сотрудников предприятия;
• в инструкции по делопроизводству на предприятии не хватает пункта: образец документа.
В результате перечисленных ошибок документы перестают соответствовать тем целям, ради которых они были созданы.
Оперативность и надежность управления документооборота всегда связана с быстротой прохождения и обработки документов. Ускорение документооборота достигается благодаря сокращению количества инстанций, которые проходит документ, сокращение и убыстрение операций, производимых с ним, сокращения объема документооборота. Последнее достигается за счет обращения в ряде случаев к бездокументным связям (телефону, личным переговорам).
Сокращению документооборота способствует также более четкое распределение функций по работе с документами между сотрудниками и подразделениями. Также рационально организованная система документооборота подразумевает наличие высококвалифицированных специалистов, сотрудник обязан знать все нормативно-методические документы, которые связаны с той деятельностью, которой он занимается. В противном случае, как бы четко и рационально сотрудники не пытались организовать документооборот на данном предприятии, никаких тенденций к улучшению не будет наблюдаться.
ЗАО “Неотелеком” как предприятие, чья работа основана на использовании информационных и компьютерных технологий, тем более должен автоматизировать процесс документооборота, внедрять систему электронного документооборота (СЭД). И этот шаг будет самым важным для оптимизации документооборота.
Если говорить об использовании СЭД, то и бумажные и электронные документы имеют свои преимущества. Традиционные документы имеют преимущества, связанные с бумагой как носителем информации, что важно для долговременного хранения информации с сохранением возможности восприятия. Для оперативного информационного обеспечения, прежде всего, доведения информации и ее поиска, электронные документы имеют неоспоримые преимущества. Поэтому для эффективной организации документационного обеспечения управленческой деятельности предпочтительно сочетание документов на бумажном и электронном носителях.
На предприятии при переходе на электронный документооборот происходят следующие положительные изменения:
• руководство предприятия получает возможность анализировать и оптимизировать деятельность предприятия;
• соблюдается график платежей и исполнения договорных обязательств;
• повышается качество внутренних бизнес-процессов;
• сокращаются случаи потери документов;
• повышается скорость выполнения операций с документами.
Перед внедрением СЭД предприятие должно пройти определенные этапы подготовки:
• аудит документооборота (описание и оценка состояния документооборота);
• формирование модели документооборота;
• внедрение СЭД.
В процессе внедрения СЭД необходимо создать единую инструкцию (стандарт) работы с документами, что позволит успешно организовать документооборот бумажных и электронных документов.
Для результативной работы предприятия необходимо периодически проводить анализ показателей состояния документооборота, чтобы иметь возможность выявления и прогнозирования «узких» мест в реализации процессов документооборота, которые негативно сказываются на всей работе предприятия. Также для анализа текущих процессов работы с документами рекомендуется применять метод анкетирования и опроса сотрудников предприятия. Результаты работы по оптимизации документооборота должны закрепляться в локальных актах учреждения.
Структура ЗАО “Неотелеком” состоит из двух филиалов и пяти отделов, и этот факт необходимо учитывать при организации документооборота, создавая отлаженный механизм корпоративного взаимодействия. Необходимо отметить, что результаты исследования будут использованы руководством предприятия ЗАО «Неотелеком».
Современная служба делопроизводства должна быть наделена более широкими функциями и переходить из категории технического подразделения, каким всегда была канцелярия, в категорию интеллектуального подразделения. Именно это подразделение должно формировать корпоративные стандарты работы с документами и контролировать их соблюдение. развивать в целом процесс управления документами. Подразделение с такими функциями фактически превращается в центр компетенций по документообороту.
1. Об информации, информатизации и защите информации [Электронный ресурс]: федеральный закон от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ (ред. от 11.07.2018) // КонсультантПлюс: справ.правовая система. - Электрон.дан. - М.,2016. - URL: http://www.consultant.ru (дата обращения: 15.03.2016).
2. Об электронной подписи [Электронный ресурс]: федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 30.12.2015) // КонсультантПлюс: справ.правовая система. - Электрон.дан.
- М.,2016. - URL: http://www.consultant.ru (дата обращения: 13.05.2018)
3. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти [Электронный ресурс]: приказ Росархива от 23.12.2009 № 76 // КонсультантПлюс: справ.правовая система. - Электрон.дан. - М., 2016. - URL: http://www.consultant.ru (дата обращения: 01.06.2018).
4. ГОСТ 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 2003. - 69 с.
5. ГОСТ Р 7.0.8-2013 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: ФГУП, 2014. - 84 c.
6. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления. - М.: ВНИИДАД, 1991.
7. Анодина Н.Н. Документооборот в организации / Н.Н.Анодина. - М.: Омега-Л,
2007. - 172с.
8. Бадьина А.В. Электронный документооборот фирмы // Делопроизводство. - 2009. - №1. - С. 34-39.
9. Барихин А.Б Делопроизводство и документооборот / А.Б. Барихин. - М.: Книжный мир, 2008.- 416 с.
10. Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем // Делопроизводство. - 2008. - №1. - С. 36-41.
11. Быкова Т.А. Делопроизводство: учебное пособие. - 2-е изд. /Т.А.Быкова.
Л.М.Вялова, Л.В. Санкина. - М.: Изд-во МЦФЭР, 2006. - 215 с.
12. Вялова Л.М. Организация движения документов // Секретарское дело. - 2006. - №2.
- С.16-20.
13. Гундарева С. А. Совершенствование документооборота как фактор эффективности в управленческой деятельности // Молодой ученый. - 2009. - №7. - С. 75-78.
14. Дёмин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. - 2-е изд., доп. и перераб / Ю.М.Демин. - СПб.: Питер, 2008. - 224 с.
15. Емышева Е.М. Методика составления номенклатуры дел // Секретарское дело. -
2008. - №3. - С. 31-34... 31