ПРОБЛЕМЫ ПЕРЕХОДА МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ПА ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ НА ПРИМЕРЕ ИНКИНСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ
|
ВВЕДЕНИЕ 2
1 Теоретические аспекты и значение электронного документооборота для муниципального
управления 5
1.1 Понятие электронного документооборота 5
1.2 Роль и значение электронного документооборота в органах муниципального
управления 13
1.3 Нормативно-правовое и методическое регулирование электронного
документооборота 21
2 Развитие электронного документооборота в муниципальном органе на примере
администрации Инкинского сельского поселения 27
2.1 Общая характеристика администрации Инкинского сельского поселения 27
2.2 Организация системы электронного документооборота в администрации Инкинского
сельского поселения 29
2.3 Рекомендации по внедрению электронного документооборота в муниципальном
управлении 36
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 48
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 50
1 Теоретические аспекты и значение электронного документооборота для муниципального
управления 5
1.1 Понятие электронного документооборота 5
1.2 Роль и значение электронного документооборота в органах муниципального
управления 13
1.3 Нормативно-правовое и методическое регулирование электронного
документооборота 21
2 Развитие электронного документооборота в муниципальном органе на примере
администрации Инкинского сельского поселения 27
2.1 Общая характеристика администрации Инкинского сельского поселения 27
2.2 Организация системы электронного документооборота в администрации Инкинского
сельского поселения 29
2.3 Рекомендации по внедрению электронного документооборота в муниципальном
управлении 36
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 48
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 50
Все больше отечественных организаций внедряют у себя системы электронного документооборота, это позволяет уже на собственном опыте оценить преимущества новой технологии работы с документами. Но тем не менее и для тех немногих, считающих автоматизацию документооборота пройденным этапом, в скором времени потребуется переосмыслить сделанный выбор, снова погрузиться в проблему повышения эффективности управления в сфере операций с документами.
Сегодня электронные документы приобретают всё большее значение. С электронными материалами гораздо проще и удобнее работать: нет бумажной волокиты, существенно облегчается поиск документов посредством применения электронной базы данных. И всё более актуальным становится вопрос о переходе от технологии традиционной, бумажной - к электронной. Данный вопрос активно обсуждается в том числе и в органах власти. Однако в значительной степени такому переходу препятствуют следующие проблемы:
• законодательная регламентация электронного документооборота;
• длительное хранение электронных материалов;
• внедрение систем электронного документооборота.
Актуальность исследования обусловлена постоянным возрастанием роли рационально поставленного документооборота в современных условиях, который сводится к созданию условий для полноценного функционирования системы документационного обеспечения и подготовке современных рабочих мест. Традиционная система управления документооборотом уже не справляется с теми объемами работы, существующими на сегодняшний день. Постоянно увеличивающийся объём документооборота порождает затруднения в работе с поиском, обработкой, хранением, исполнением, контролем документов, поручений. В связи с указанным эффективное управление документооборотом требует перевода значительной части документов в электронный вид, обеспечивающего удобное хранение, поиск и передачу электронных документов, а также требует гораздо меньше ресурсов, чем это необходимо для бумажных документов.
В настоящее время внедрение электронного документооборота выступает одной из приоритетных задач органов власти, успешная реализация которой позволит обеспечить переход на более высший уровень работы как государственных и муниципальных служащих, так и представителей организаций.
Таким образом, актуальность выбранной темы еще раз подтверждается недостаточной проработкой проблемы применения систем электронного документооборота в органах власти и бизнесе. Решение вопроса управления электронной документацией в современных 2
условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы, обеспечивать их эффективное функционирование, в том числе открыть доступ потребителям к таким ресурсам с минимальным количеством затрат времени, труда и средств.
Всестороннее изучение и анализ работы проводилась на основе законодательных и нормативно-методических документах, опубликованных источниках, справочной, исследовательской, научной литературы, периодических изданий и специальной литературы. В процессе написания дипломной работы был использован широкий круг источников в области документационного обеспечения управления: Конституция РФ, Кодексы РФ, федеральные законы, государственные стандарты, методические рекомендации в сфере организации документооборота.
Также была изучена специальная литература по теме исследования, в которой освещены проблемы организации, законодательного и нормативно-методического регулирования электронного документооборота, вопросы управления электронными документами в организациях, а также практический и теоретический опыт внедрения и использования систем электронного документооборота.
В целом, на основе представленной литературы были изучены и проанализированы процессы формирования терминологии в области электронного документооборота, классификации электронных документов и автоматизированных систем управления документами. Также из литературы и источников почерпнуты методические рекомендации по оценке возможностей и функционала современных систем электронного документооборота, предлагаемых на отечественном рынке.
Объектом исследования является электронный документооборот.
Предмет исследования - проблемы развитие систем электронного документооборота на примере Инкинского сельского поселения
Целью исследования - является комплексное теоретическое исследование сущности и значения систем электронного документооборота в современных условиях, а также проблемы перехода на электронный документооборот в муниципальных органах власти.
Для достижения поставленной цели исследования определены следующие задачи:
1) рассмотреть понятийный аппарат «электронного документа»;
2) проанализировать современное законодательство в области электронного документооборота;
3) изучить электронный документооборот в муниципальных органах власти на примере Инкинского сельского поселения;
4) выделить проблемы и перспективы развития систем электронного документооборота в Инкинском сельского поселении.
Сегодня электронные документы приобретают всё большее значение. С электронными материалами гораздо проще и удобнее работать: нет бумажной волокиты, существенно облегчается поиск документов посредством применения электронной базы данных. И всё более актуальным становится вопрос о переходе от технологии традиционной, бумажной - к электронной. Данный вопрос активно обсуждается в том числе и в органах власти. Однако в значительной степени такому переходу препятствуют следующие проблемы:
• законодательная регламентация электронного документооборота;
• длительное хранение электронных материалов;
• внедрение систем электронного документооборота.
Актуальность исследования обусловлена постоянным возрастанием роли рационально поставленного документооборота в современных условиях, который сводится к созданию условий для полноценного функционирования системы документационного обеспечения и подготовке современных рабочих мест. Традиционная система управления документооборотом уже не справляется с теми объемами работы, существующими на сегодняшний день. Постоянно увеличивающийся объём документооборота порождает затруднения в работе с поиском, обработкой, хранением, исполнением, контролем документов, поручений. В связи с указанным эффективное управление документооборотом требует перевода значительной части документов в электронный вид, обеспечивающего удобное хранение, поиск и передачу электронных документов, а также требует гораздо меньше ресурсов, чем это необходимо для бумажных документов.
В настоящее время внедрение электронного документооборота выступает одной из приоритетных задач органов власти, успешная реализация которой позволит обеспечить переход на более высший уровень работы как государственных и муниципальных служащих, так и представителей организаций.
Таким образом, актуальность выбранной темы еще раз подтверждается недостаточной проработкой проблемы применения систем электронного документооборота в органах власти и бизнесе. Решение вопроса управления электронной документацией в современных 2
условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы, обеспечивать их эффективное функционирование, в том числе открыть доступ потребителям к таким ресурсам с минимальным количеством затрат времени, труда и средств.
Всестороннее изучение и анализ работы проводилась на основе законодательных и нормативно-методических документах, опубликованных источниках, справочной, исследовательской, научной литературы, периодических изданий и специальной литературы. В процессе написания дипломной работы был использован широкий круг источников в области документационного обеспечения управления: Конституция РФ, Кодексы РФ, федеральные законы, государственные стандарты, методические рекомендации в сфере организации документооборота.
Также была изучена специальная литература по теме исследования, в которой освещены проблемы организации, законодательного и нормативно-методического регулирования электронного документооборота, вопросы управления электронными документами в организациях, а также практический и теоретический опыт внедрения и использования систем электронного документооборота.
В целом, на основе представленной литературы были изучены и проанализированы процессы формирования терминологии в области электронного документооборота, классификации электронных документов и автоматизированных систем управления документами. Также из литературы и источников почерпнуты методические рекомендации по оценке возможностей и функционала современных систем электронного документооборота, предлагаемых на отечественном рынке.
Объектом исследования является электронный документооборот.
Предмет исследования - проблемы развитие систем электронного документооборота на примере Инкинского сельского поселения
Целью исследования - является комплексное теоретическое исследование сущности и значения систем электронного документооборота в современных условиях, а также проблемы перехода на электронный документооборот в муниципальных органах власти.
Для достижения поставленной цели исследования определены следующие задачи:
1) рассмотреть понятийный аппарат «электронного документа»;
2) проанализировать современное законодательство в области электронного документооборота;
3) изучить электронный документооборот в муниципальных органах власти на примере Инкинского сельского поселения;
4) выделить проблемы и перспективы развития систем электронного документооборота в Инкинском сельского поселении.
Целью выпускной квалификационной работы стало комплексное теоретическое исследование сущности и значения систем электронного документооборота в современных условиях, а также проблемы перехода на электронный документооборот в муниципальных органах власти
Комплексное теоретическое исследование сущности и значения систем электронного документооборота в современных условиях позволяет сформулировать ряд выводов, оказывающих существенное влияние на вопросы выбора и внедрения систем электронного документооборота в организациях России.
Под электронным документом следует понимать документ, созданный на машиночитаемом (электронном) носителе. Федеральное законодательство понятие электронного документа определяет как документированную информацию, представленную в электронной форме. Также понятие электронного документа приведено в ГОСТ Р 522922004, ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, ГОСТ Р 7.0.8-2013, Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.
В стандарте прописаны определенные свойства, присущие электронному документу, в частности аутентичность, достоверность, целостность, пригодность.
Далее стоит отметить, что сегодня в законодательстве России в отличие от других зарубежных стран не существует конкретных критериев достоверности данных, полученных с помощью ЭВМ. Достоверность как свойство электронного документа, так же как и аутентичность, обеспечивается посредством электронной подписи.
В целом, исходя из приведенных выше свойств, можно сделать вывод, что электронный документ - это документ, который представлен в электронном виде, который можно воспроизвести с помощью системы автоматического считывания. Далее рассмотрено понятие электронного документооборота.
Регулирование использования систем электронного документооборота и электронных документов осуществляется на федеральном государственном и организационном локальном уровне. При этом во многом проблемы разработки документов в области использования систем электронного документооборота и электронного документа связан с недостатками существующего законодательства:
• отсутствует комплексный закон об электронном документе;
• отсутствует закон об правилах архивного хранении электронных документов;
• отсутствует полноценный федеральный закон о документационном обеспечении управления;
- не сформирован полным образом понятийный аппарат в области электронного документооборота и электронного документа.
В целях успешной реализации проекта по созданию и развитию СЭД, а также минимизации негативных воздействий на внедрение СЭД (недостаточный уровень компьютерной грамотности сотрудников, отсутствие желания работы с документами в электронной форме, отказ в работе с СЭД ключевых сотрудников органов власти и т.д.) рекомендуется:
1) проводить курсы повышения квалификации для сотрудников по работе с офисным программным обеспечением и СЭД на постоянной основе;
2) во время реализации проекта и по его завершению на постоянной основе проводить методические семинары для руководителей, делопроизводителей и всех сотрудников с целью разъяснения действующей нормативно-правовой базы, зон ответственности и обязанностей работы в СЭД, демонстрацией практических примеров работы в СЭД;
3) в период реализации каждого этапа создания и развития СЭД осуществлять совершенствование нормативно-правового обеспечения на своем уровне;
4) внедрение СЭД должно быть определено организационно-распорядительным документом руководителя местного управления о необходимости всем сотрудникам использовать в процессе документационного обеспечения СЭД;
5) определять виды документов и автоматизировать соответствующие процессы с обеспечением юридической значимости электронных документов поэтапно, что в дальнейшем позволит отказаться от дублирования указанных документов на бумажных носителях.
Таким образом, для реализации поставленной цели решены следующие задачи: рассмотрено понятие «электронного документа»; проанализирован и изучен электронный документооборот в муниципальных органах власти на примере Инкинского сельского поселения, а также выделены проблемы развития систем электронного документооборота в Инкинском сельского поселении.
Комплексное теоретическое исследование сущности и значения систем электронного документооборота в современных условиях позволяет сформулировать ряд выводов, оказывающих существенное влияние на вопросы выбора и внедрения систем электронного документооборота в организациях России.
Под электронным документом следует понимать документ, созданный на машиночитаемом (электронном) носителе. Федеральное законодательство понятие электронного документа определяет как документированную информацию, представленную в электронной форме. Также понятие электронного документа приведено в ГОСТ Р 522922004, ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, ГОСТ Р 7.0.8-2013, Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.
В стандарте прописаны определенные свойства, присущие электронному документу, в частности аутентичность, достоверность, целостность, пригодность.
Далее стоит отметить, что сегодня в законодательстве России в отличие от других зарубежных стран не существует конкретных критериев достоверности данных, полученных с помощью ЭВМ. Достоверность как свойство электронного документа, так же как и аутентичность, обеспечивается посредством электронной подписи.
В целом, исходя из приведенных выше свойств, можно сделать вывод, что электронный документ - это документ, который представлен в электронном виде, который можно воспроизвести с помощью системы автоматического считывания. Далее рассмотрено понятие электронного документооборота.
Регулирование использования систем электронного документооборота и электронных документов осуществляется на федеральном государственном и организационном локальном уровне. При этом во многом проблемы разработки документов в области использования систем электронного документооборота и электронного документа связан с недостатками существующего законодательства:
• отсутствует комплексный закон об электронном документе;
• отсутствует закон об правилах архивного хранении электронных документов;
• отсутствует полноценный федеральный закон о документационном обеспечении управления;
- не сформирован полным образом понятийный аппарат в области электронного документооборота и электронного документа.
В целях успешной реализации проекта по созданию и развитию СЭД, а также минимизации негативных воздействий на внедрение СЭД (недостаточный уровень компьютерной грамотности сотрудников, отсутствие желания работы с документами в электронной форме, отказ в работе с СЭД ключевых сотрудников органов власти и т.д.) рекомендуется:
1) проводить курсы повышения квалификации для сотрудников по работе с офисным программным обеспечением и СЭД на постоянной основе;
2) во время реализации проекта и по его завершению на постоянной основе проводить методические семинары для руководителей, делопроизводителей и всех сотрудников с целью разъяснения действующей нормативно-правовой базы, зон ответственности и обязанностей работы в СЭД, демонстрацией практических примеров работы в СЭД;
3) в период реализации каждого этапа создания и развития СЭД осуществлять совершенствование нормативно-правового обеспечения на своем уровне;
4) внедрение СЭД должно быть определено организационно-распорядительным документом руководителя местного управления о необходимости всем сотрудникам использовать в процессе документационного обеспечения СЭД;
5) определять виды документов и автоматизировать соответствующие процессы с обеспечением юридической значимости электронных документов поэтапно, что в дальнейшем позволит отказаться от дублирования указанных документов на бумажных носителях.
Таким образом, для реализации поставленной цели решены следующие задачи: рассмотрено понятие «электронного документа»; проанализирован и изучен электронный документооборот в муниципальных органах власти на примере Инкинского сельского поселения, а также выделены проблемы развития систем электронного документооборота в Инкинском сельского поселении.
