ОРГАНИЗАЦИЯ И ТЕХНОЛОГИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ООО «ТРАНСЛАЙН ТОМСК» (ООО «ТЛТ»)
|
АННОТАЦИЯ 3
ВВЕДЕНИЕ 6
1 Структура и нормативно-методическая база документационного обеспечения управления ООО «ТЛТ» 14
1.1 Нормативно-методическая база делопроизводства организаций и предприятий в современной России 14
1.2 Структура и нормативная база функционирования ООО «ТрансЛайн Томск» 20
2 Организация и технологии работы с документами в ООО «ТЛТ» 30
2.1 Организация, задачи и функции ДОУ в ООО «ТЛТ» 30
2.2 Состав управленческих документов, их подготовка, оформление и движение на
предприятии 34
2.3 Документопотоки и маршруты документов в ООО «ТрансЛайн Томск» 42
2.4 Оперативное хранение документов в ООО «ТЛТ» 49
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 55
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 57
ПРИЛОЖЕНИЕ А Приложение к трудовому договору № 598 от 25 февраля 2021 года.... 69 ПРИЛОЖЕНИЕ Б Сейф для хранения личных дел сотрудников ООО «ТЛТ» 70
ПРИЛОЖЕНИЕ В Стеллаж для хранения оперативной документации в ООО «ТЛТ» 71
ПРИЛОЖЕНИЕ Г Проект номенклатуры дел для административно -управленческого персонала ООО «ТЛТ», составленный автором 72
ВВЕДЕНИЕ 6
1 Структура и нормативно-методическая база документационного обеспечения управления ООО «ТЛТ» 14
1.1 Нормативно-методическая база делопроизводства организаций и предприятий в современной России 14
1.2 Структура и нормативная база функционирования ООО «ТрансЛайн Томск» 20
2 Организация и технологии работы с документами в ООО «ТЛТ» 30
2.1 Организация, задачи и функции ДОУ в ООО «ТЛТ» 30
2.2 Состав управленческих документов, их подготовка, оформление и движение на
предприятии 34
2.3 Документопотоки и маршруты документов в ООО «ТрансЛайн Томск» 42
2.4 Оперативное хранение документов в ООО «ТЛТ» 49
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 55
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 57
ПРИЛОЖЕНИЕ А Приложение к трудовому договору № 598 от 25 февраля 2021 года.... 69 ПРИЛОЖЕНИЕ Б Сейф для хранения личных дел сотрудников ООО «ТЛТ» 70
ПРИЛОЖЕНИЕ В Стеллаж для хранения оперативной документации в ООО «ТЛТ» 71
ПРИЛОЖЕНИЕ Г Проект номенклатуры дел для административно -управленческого персонала ООО «ТЛТ», составленный автором 72
Документационное обеспечение управления (ДОУ) является неотъемлемой частью деятельности любой организации, где создаются документы, отражающие ведение и результаты производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение. Именно документы как носители информации выступают в качестве неотъемлемого элемента внутренней деятельности компании, обеспечивая взаимодействие структурных подразделений и отдельных сотрудников. В деятельности предприятия они служат основанием для принятия управленческих решений, доказательством их исполнения, источником для обобщения и анализа информации, а также материалом для справочно-поисковой работы. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность компании в целом. К сожалению, многие руководители и работники, отвечающие за правильность и точность составления документов, не знакомы с правилами их оформления, что приводит к отсутствию упорядоченной системы ведения делопроизводства.
В некоторых случаях документационное обеспечение управления российских организаций осуществляется стихийно, и не принимается во внимание существующий богатый опыт совершенствования ДОУ. При этом в организации могут возникнуть следующие проблемы:
- руководство теряет целостную картину происходящего;
- структурные подразделения перестают гармонично осуществлять свою деятельность, так как не имеют полной информации о работе друг друга;
- в связи с этим снижается качество обслуживания и способность предприятия поддерживать внешние контакты;
- это может привести к падению производительности и вызвать ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических и т. д.;
- руководитель предприятия начинает расширять штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации.
Чтобы этого избежать, необходимо создать единый порядок работы с документами, начиная с момента их создания и получения до систематизации архивного хранения документов или уничтожения. Отсутствие четкой организации работы с документами на предприятии влечет за собой появление документов низкого качества по полноте, оформлению и ценности предоставленной в них информации, тем самым увеличивая сроки её обработки. Данные факторы непосредственно влияют на качество управления предприятием и приводят к увеличению сроков принятия решений и количеству неверных решений.
В настоящее время общество с ограниченной ответственностью является широко распространенной и наиболее популярной организационно-правовой формой предпринимательства в России 1, развитие рыночной экономики неотделимо от эффективной работы этого вида предприятий. ООО - хозяйственное общество, уставный капитал которого разделен на доли; участники общества с ограниченной ответственностью не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества . Оно является юридическим лицом и коммерческой организацией, т.е. создается участниками для извлечения прибыли и ее распределен ия между ними. Сотрудникам, деятельность которых тесно связана с документационными процессами в ООО, необходимо знать и уметь находить актуальную информацию, связанную с правовыми требованиями к документационному обеспечению управления. Ведь правовая культура сотрудников является основой для юридически -грамотной организации делопроизводства .
Перечисленные недостатки документирования управленческих процессов и организации работы с документами частично прослеживаются в ООО «ТрансЛайн Томск», на основе которой выполнено данное исследование. С этой компанией мы знакомы уже три года, она постоянно растет и развивается, появляются новые структурные подразделения и должностные позиции, меняются и технологии работы с документами. На предприятии остро стоит вопрос автоматизации всех процессов ДОУ, для этого необходимо выявить их недостатки и предложить способы их решения. В компании нет единого порядка и регламентации работы с документами - для растущей и развивающейся организации это острая проблема.
Основным видом деятельности компании является: функционирование
автомобильного грузового транспорта и услуги по перевозкам.
Характерные особенности предприятия: комплексное, качественное,
своевременное оказание услуг для ООО «Томскнефтехим» по перевозке сотрудников до места работы автобусами, перевозке сотрудников легковым транспортом, перевозке грузов, в том числе опасных, механизированной уборке территории ООО «Томскнефтехим».
Различным аспектам темы документационного обеспечения управления организаций, учреждений, предприятий посвящена обширная литература - многие десятки книг, сотни статей, публикаций докладов на научно - практических конференциях. Из числа работ, вышедших в последние годы, можно выделить следующие. В статье М.С. Архиповой1 описывается структура службы документационного обеспечения управления в организации. В работе А.А. Андросовой раскрываются основные задачи и функции службы ДОУ. В публикациях М.А. Зерщиковой и М.В. Рыгаловой содержится характеристика нормативно-правовой базы делопроизводства, ее состав. А.А. Белькова в своей статье обозначает основные виды документов, необходимых и достаточных для постановки делопроизводства в негосударственных организациях и микропредприятиях. При написании работы было использовано большое количество статей и исследований Е.Н. Кожановой. В своих публикациях она отвечает на вопросы: как создавать, согласовывать и хранить документы ; как привести в порядок делопроизводственные процессы компании ; какой набор бланков должен быть в организации ; как упростить и ускорить документооборот организации ; как уточнить номенклатуру дел и ввести в действие ; что из себя представляют документальные потоки11, как регламентировать производственный или бизнес-процесс в негосударственных организациях1 и др. Оперативное хранение документов нашло отражение в работах Л.А. Назаровой2, Н.С. Кондаковой и М.М. Алхутовой . Е.Н. Попова исследует номенклатуру дел, разбирает способы её создания согласно методическим рекомендациям. В публикации Л.П. Афанасьевой и Н.А. Муравьевой содержатся способы и примеры включения электронных документов в номенклатуру дел . В методических пособиях И.В. Кузьминой и Т.А. Королевой описаны общие вопросы делопроизводства, движение документов в организации. При написании работы использовалось значительное количество исследований В.Ф. Янковой, где она рассматривает нормативной базу современного делопроизводства , правила оформления бланков документов , дает рекомендации по составлению приказов11. О.А. Харченко и О.В. Молчанова в своей статье на конкретном примере рассматривают информационно-документационное обеспечение транспортной компании: её структуру, нормативную базу, документопотоки, маршруты движения документов и т.д.
Исходя из актуальности и практической значимости темы, цель данной работы - на основе комплексного исследования системы документационного обеспечения управления в Обществе с ограниченной ответственностью «ТрансЛайн Томск» обосновать возможности и средства её оптимизации.
Для достижения цели были выделены следующие задачи:
1. Охарактеризовать нормативно-методическую базу ДОУ ООО «ТрансЛайн Томск».
2. Выявить содержание и особенности организации документооборота и оперативного хранения документов на предприятии.
3. Оценить соответствие организации и технологии ДОУ в ООО «ТрансЛайн Томск» действующей в РФ нормативно-правовой базе и современным технологиям.
4. Разработать предложения по совершенствованию ДОУ в ООО «ТрансЛайн Томск».
Объектом исследования является документационное обеспечение деятельности Обществ с ограниченной ответственностью в Российской Федерации.
Предмет исследования - система документационного обеспечения управления ООО «ТрансЛайн Томск».
Методологической основой данного исследования послужили следующие общенаучные методы:
- наблюдение, которое использовалось для описания деятельности и опыта ООО «ТрансЛайн Томск»;
- метод системного анализа позволил охарактеризовать систему управления предприятия, выявить закономерности и взаимосвязи процесса движения документов с целью более эффективного изучения;
- анализ информации, который использовался для расчленения работы службы ДОУ на составляющие части с целью их всестороннего изучения;
- метод обобщения помог систематизировать полученную информацию в выводы;
- метод классификации помог структурировать функции службы ДОУ;
- метод описания использовался для получения общего обзора предмета исследования, изложения полученных данных и характеристик.
Из числа специальных методов использовались:
- формулярный анализ, в частности, при сравнении конкретных видов документов, расчленения каждого из них на составные части и последующего выявления в них общих и особых черт;
- интервьюирование сотрудника, ответственного за ДОУ на предприятии, для получения достоверной информации о деятельности самого сотрудника, предприятия и системы ДОУ.
Основные источники, использованные при написании работы:
_ Конституция РФ1, является основополагающим законом для ООО «ТЛТ»,
регламентирующим его деятельность, она определяет, что федеральный транспорт и пути сообщения относятся к компетенции Российской Федерации;
_ Следующий по значению нормативный правовой акт для автотранспортного
предприятия - Гражданский кодекс РФ , который закрепил регулирование отношений по перевозке и урегулировал отношения, связанные с транспортной экспедицией;
_ Федеральный закон от 30.06.2003 № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной
деятельности» определяет порядок оказания услуг по организации перевозок грузов любыми видами транспорта и оформлению перевозочных документов, документов для таможенных целей и других документов.
Вышеперечисленные источники использовались при характеристике нормативно-методической базы ДОУ ООО «ТрансЛайн Томск».
_ Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ ,
регулирующий деятельность по обработке персональных данных, использовался для выявления мер по обеспечению безопасности личных дел сотрудников предприятия;
_ Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о
защите информации» от 27.07.2006 №149-ФЗ был использован для раскрытия правовых, организационных и технических мер, направленных на обеспечение защиты информации;
_ Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от
22.10.2004 № 125-ФЗ регулирует отношения в вопросах организации хранения
документов, вне зависимости от форм собственности предприятий.
Данные законы помогли выявить особенности организации документооборота и оперативного хранения документов на предприятии.
_ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации.
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»1 использовался для правильного использования терминологии;
_ ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации.
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» был нужен для определения состава реквизитов документов и бланков, правил их оформления и создания, видов и образцов бланков, схемы расположения реквизитов на деловых документах;
_ Примерная инструкция по делопроизводству в государственных
организациях использовалась для определения правил подготовки и оформления организационно-распорядительной документации.
Вышеперечисленные источники позволили оценить соответствие организации и технологии ДОУ в ООО «ТрансЛайн Томск» действующей в РФ нормативно-правовой базе и современным технологиям.
_ Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в
процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения использовался для создания одного из предложений по совершенствованию ДОУ в компании. Он был необходим для разработки номенклатуры дел для административно-управленческого персонала ООО «ТЛТ», уточнения сроков хранения дел;
_ Устав ООО «ТрансЛайн Томск»1 содержит сведения о полном и
сокращенном названии, месте нахождения предприятия, его цели и основных видах деятельности;
_ Брендбук ООО «ТрансЛайн Томск» использовался для ознакомления с
правилами оформления реквизитов документа и логотипа организации, корпоративного шрифта, фирменных бланков и конвертов. Этот документ был в ограниченном пользовании, так как он конфиденциален и предназначен только для ознакомления работников компании;
_ Штатное расписание № 11 от 29 января 2021 г. было использовано при
актуализации и создании организационной структуры ООО «ТЛТ».
Использованные источники и литература в совокупности позволили реализовать поставленные цель и задачи выпускной квалификационной работы.
В некоторых случаях документационное обеспечение управления российских организаций осуществляется стихийно, и не принимается во внимание существующий богатый опыт совершенствования ДОУ. При этом в организации могут возникнуть следующие проблемы:
- руководство теряет целостную картину происходящего;
- структурные подразделения перестают гармонично осуществлять свою деятельность, так как не имеют полной информации о работе друг друга;
- в связи с этим снижается качество обслуживания и способность предприятия поддерживать внешние контакты;
- это может привести к падению производительности и вызвать ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических и т. д.;
- руководитель предприятия начинает расширять штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации.
Чтобы этого избежать, необходимо создать единый порядок работы с документами, начиная с момента их создания и получения до систематизации архивного хранения документов или уничтожения. Отсутствие четкой организации работы с документами на предприятии влечет за собой появление документов низкого качества по полноте, оформлению и ценности предоставленной в них информации, тем самым увеличивая сроки её обработки. Данные факторы непосредственно влияют на качество управления предприятием и приводят к увеличению сроков принятия решений и количеству неверных решений.
В настоящее время общество с ограниченной ответственностью является широко распространенной и наиболее популярной организационно-правовой формой предпринимательства в России 1, развитие рыночной экономики неотделимо от эффективной работы этого вида предприятий. ООО - хозяйственное общество, уставный капитал которого разделен на доли; участники общества с ограниченной ответственностью не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества . Оно является юридическим лицом и коммерческой организацией, т.е. создается участниками для извлечения прибыли и ее распределен ия между ними. Сотрудникам, деятельность которых тесно связана с документационными процессами в ООО, необходимо знать и уметь находить актуальную информацию, связанную с правовыми требованиями к документационному обеспечению управления. Ведь правовая культура сотрудников является основой для юридически -грамотной организации делопроизводства .
Перечисленные недостатки документирования управленческих процессов и организации работы с документами частично прослеживаются в ООО «ТрансЛайн Томск», на основе которой выполнено данное исследование. С этой компанией мы знакомы уже три года, она постоянно растет и развивается, появляются новые структурные подразделения и должностные позиции, меняются и технологии работы с документами. На предприятии остро стоит вопрос автоматизации всех процессов ДОУ, для этого необходимо выявить их недостатки и предложить способы их решения. В компании нет единого порядка и регламентации работы с документами - для растущей и развивающейся организации это острая проблема.
Основным видом деятельности компании является: функционирование
автомобильного грузового транспорта и услуги по перевозкам.
Характерные особенности предприятия: комплексное, качественное,
своевременное оказание услуг для ООО «Томскнефтехим» по перевозке сотрудников до места работы автобусами, перевозке сотрудников легковым транспортом, перевозке грузов, в том числе опасных, механизированной уборке территории ООО «Томскнефтехим».
Различным аспектам темы документационного обеспечения управления организаций, учреждений, предприятий посвящена обширная литература - многие десятки книг, сотни статей, публикаций докладов на научно - практических конференциях. Из числа работ, вышедших в последние годы, можно выделить следующие. В статье М.С. Архиповой1 описывается структура службы документационного обеспечения управления в организации. В работе А.А. Андросовой раскрываются основные задачи и функции службы ДОУ. В публикациях М.А. Зерщиковой и М.В. Рыгаловой содержится характеристика нормативно-правовой базы делопроизводства, ее состав. А.А. Белькова в своей статье обозначает основные виды документов, необходимых и достаточных для постановки делопроизводства в негосударственных организациях и микропредприятиях. При написании работы было использовано большое количество статей и исследований Е.Н. Кожановой. В своих публикациях она отвечает на вопросы: как создавать, согласовывать и хранить документы ; как привести в порядок делопроизводственные процессы компании ; какой набор бланков должен быть в организации ; как упростить и ускорить документооборот организации ; как уточнить номенклатуру дел и ввести в действие ; что из себя представляют документальные потоки11, как регламентировать производственный или бизнес-процесс в негосударственных организациях1 и др. Оперативное хранение документов нашло отражение в работах Л.А. Назаровой2, Н.С. Кондаковой и М.М. Алхутовой . Е.Н. Попова исследует номенклатуру дел, разбирает способы её создания согласно методическим рекомендациям. В публикации Л.П. Афанасьевой и Н.А. Муравьевой содержатся способы и примеры включения электронных документов в номенклатуру дел . В методических пособиях И.В. Кузьминой и Т.А. Королевой описаны общие вопросы делопроизводства, движение документов в организации. При написании работы использовалось значительное количество исследований В.Ф. Янковой, где она рассматривает нормативной базу современного делопроизводства , правила оформления бланков документов , дает рекомендации по составлению приказов11. О.А. Харченко и О.В. Молчанова в своей статье на конкретном примере рассматривают информационно-документационное обеспечение транспортной компании: её структуру, нормативную базу, документопотоки, маршруты движения документов и т.д.
Исходя из актуальности и практической значимости темы, цель данной работы - на основе комплексного исследования системы документационного обеспечения управления в Обществе с ограниченной ответственностью «ТрансЛайн Томск» обосновать возможности и средства её оптимизации.
Для достижения цели были выделены следующие задачи:
1. Охарактеризовать нормативно-методическую базу ДОУ ООО «ТрансЛайн Томск».
2. Выявить содержание и особенности организации документооборота и оперативного хранения документов на предприятии.
3. Оценить соответствие организации и технологии ДОУ в ООО «ТрансЛайн Томск» действующей в РФ нормативно-правовой базе и современным технологиям.
4. Разработать предложения по совершенствованию ДОУ в ООО «ТрансЛайн Томск».
Объектом исследования является документационное обеспечение деятельности Обществ с ограниченной ответственностью в Российской Федерации.
Предмет исследования - система документационного обеспечения управления ООО «ТрансЛайн Томск».
Методологической основой данного исследования послужили следующие общенаучные методы:
- наблюдение, которое использовалось для описания деятельности и опыта ООО «ТрансЛайн Томск»;
- метод системного анализа позволил охарактеризовать систему управления предприятия, выявить закономерности и взаимосвязи процесса движения документов с целью более эффективного изучения;
- анализ информации, который использовался для расчленения работы службы ДОУ на составляющие части с целью их всестороннего изучения;
- метод обобщения помог систематизировать полученную информацию в выводы;
- метод классификации помог структурировать функции службы ДОУ;
- метод описания использовался для получения общего обзора предмета исследования, изложения полученных данных и характеристик.
Из числа специальных методов использовались:
- формулярный анализ, в частности, при сравнении конкретных видов документов, расчленения каждого из них на составные части и последующего выявления в них общих и особых черт;
- интервьюирование сотрудника, ответственного за ДОУ на предприятии, для получения достоверной информации о деятельности самого сотрудника, предприятия и системы ДОУ.
Основные источники, использованные при написании работы:
_ Конституция РФ1, является основополагающим законом для ООО «ТЛТ»,
регламентирующим его деятельность, она определяет, что федеральный транспорт и пути сообщения относятся к компетенции Российской Федерации;
_ Следующий по значению нормативный правовой акт для автотранспортного
предприятия - Гражданский кодекс РФ , который закрепил регулирование отношений по перевозке и урегулировал отношения, связанные с транспортной экспедицией;
_ Федеральный закон от 30.06.2003 № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной
деятельности» определяет порядок оказания услуг по организации перевозок грузов любыми видами транспорта и оформлению перевозочных документов, документов для таможенных целей и других документов.
Вышеперечисленные источники использовались при характеристике нормативно-методической базы ДОУ ООО «ТрансЛайн Томск».
_ Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ ,
регулирующий деятельность по обработке персональных данных, использовался для выявления мер по обеспечению безопасности личных дел сотрудников предприятия;
_ Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о
защите информации» от 27.07.2006 №149-ФЗ был использован для раскрытия правовых, организационных и технических мер, направленных на обеспечение защиты информации;
_ Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от
22.10.2004 № 125-ФЗ регулирует отношения в вопросах организации хранения
документов, вне зависимости от форм собственности предприятий.
Данные законы помогли выявить особенности организации документооборота и оперативного хранения документов на предприятии.
_ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации.
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»1 использовался для правильного использования терминологии;
_ ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации.
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» был нужен для определения состава реквизитов документов и бланков, правил их оформления и создания, видов и образцов бланков, схемы расположения реквизитов на деловых документах;
_ Примерная инструкция по делопроизводству в государственных
организациях использовалась для определения правил подготовки и оформления организационно-распорядительной документации.
Вышеперечисленные источники позволили оценить соответствие организации и технологии ДОУ в ООО «ТрансЛайн Томск» действующей в РФ нормативно-правовой базе и современным технологиям.
_ Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в
процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения использовался для создания одного из предложений по совершенствованию ДОУ в компании. Он был необходим для разработки номенклатуры дел для административно-управленческого персонала ООО «ТЛТ», уточнения сроков хранения дел;
_ Устав ООО «ТрансЛайн Томск»1 содержит сведения о полном и
сокращенном названии, месте нахождения предприятия, его цели и основных видах деятельности;
_ Брендбук ООО «ТрансЛайн Томск» использовался для ознакомления с
правилами оформления реквизитов документа и логотипа организации, корпоративного шрифта, фирменных бланков и конвертов. Этот документ был в ограниченном пользовании, так как он конфиденциален и предназначен только для ознакомления работников компании;
_ Штатное расписание № 11 от 29 января 2021 г. было использовано при
актуализации и создании организационной структуры ООО «ТЛТ».
Использованные источники и литература в совокупности позволили реализовать поставленные цель и задачи выпускной квалификационной работы.
Общество с ограниченной ответственностью «ТрансЛайн Томск» существует на рынке транспортных услуг уже 9 лет, основной вид деятельности - функционирование автомобильного грузового транспорта и услуги по перевозкам. Организация по размеру небольшая, имеет линейно-функциональную структуру управления и малый объем документооборота, обязанности по документационному обеспечению управления возложены на секретаря-референта.
Документационное обеспечение управления ООО «ТЛТ» базируется на основе различных законодательно- правовых и нормативно- методических актов, касающихся вопросов документирования и работы с документами. У предприятия достаточно обширный перечень локальных нормативных актов (положений), но Инструкция по делопроизводству отсутствует, функции этого ЛНА выполняет Брендбук организации. Однако, он не охватывает некоторых аспектов работы с документами, его недостаточно для ведения делопроизводства. В нем отсутствуют порядок приема, регистрации, отправки, контроля за исполнением, хранения и других видов деятельности, связанных с работой с документацией на бумажных и электронных носителях информации. Это существенный недостаток документационного обеспечения управления в данной организации. Компании была дана рекомендация расширить Брендбук, добавить в него перечисленные недостающие пункты и внести в его состав новые бланки, которые уже используются предприятием в СЭД.
В ООО «ТрансЛайн Томск» стараются автоматизировать работу с документами. Выполнение базовых функций секретаря обеспечивает СЭД. Компания медленно, но верно выстраивает работу с документами, начиная применять унифицированные формы, вводить новые модули и сервисы в СЭД, создавать бланки отдельных документов и писем, используя данные им рекомендации.
В целом на предприятии достаточно хорошо налажена работа с документацией, это объясняется использованием СЭД. Документооборот компании является смешанным. Документ, поступая на предприятие, проходит регистрацию, в результате которой создается карточка документа. К ней прикрепляется электронный образ данного документа, карточка сохраняется в базе данных, после чего отправляется в систему на рассмотрение. После этого на документе ставится резолюция и он возвращается к секретарю, передает его надлежащему сотруднику компании. Таким образом, сокращаются временные затраты, так как документ, загруженный в систему, становится доступен для рассмотрения и работы с ним.
Результаты проведенного анализа позволяют сделать вывод, что в компании ООО «ТрансЛайн Томск» соблюдаются правила оперативного хранения частично, так как отсутствует номенклатура дел. Компания постепенно внедряет и использует рекомендации автора работы, связанные с текущим хранением дел: у обложек и корешков появились наименование предприятия, названия дел и количество листов (на отдельных экземплярах). Электронные документы хранятся на жестких дисках компьютеров с четким регистрационным номером в папках с подписанным документопотоком. Вести полный электронный документооборот без бумажных документов компания пока не решается.
В процессе наблюдения за деятельностью «ТрансЛайн Томск» было выявлено, что несоблюдение правил оперативного хранения никак не сказывается на работе предприятия. Но это незаметно только в краткосрочном периоде, если предприятие разрастется, оно может столкнуться с некоторыми проблемами. Во избежание этого автором работы была разработана номенклатура дел для структурного подразделения административно-управленческого персонала. Данный ЛНА поможет компании проводить первичную экспертизу ценности документов.
Из сказанного становится очевидным, что предприятию необходимо вводить и разрабатывать единую систему менеджмента качества работы с документами. Следует добавить новые разделы и пункты в Брендбук предприятия или создать Инструкцию по делопроизводству, которая будет регламентировать все процедуры по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в пределах организации, закрепит наиболее рациональную технологию делопроизводства, сделает систему работы с документами стабильной, обеспечит соответствие внутренних правил работы с документами требованиям законодательных и нормативных актов. Данные мероприятия помогут решить существующие проблемы в постоянно растущей и развивающейся компании ООО «ТЛТ», благодаря фиксации уже существующих технологий работы с документами на предприятии в ЛНА новые сотрудники будут быстрее входить в курс дела, спасая своего работодателя от материальных потерь.
Документационное обеспечение управления ООО «ТЛТ» базируется на основе различных законодательно- правовых и нормативно- методических актов, касающихся вопросов документирования и работы с документами. У предприятия достаточно обширный перечень локальных нормативных актов (положений), но Инструкция по делопроизводству отсутствует, функции этого ЛНА выполняет Брендбук организации. Однако, он не охватывает некоторых аспектов работы с документами, его недостаточно для ведения делопроизводства. В нем отсутствуют порядок приема, регистрации, отправки, контроля за исполнением, хранения и других видов деятельности, связанных с работой с документацией на бумажных и электронных носителях информации. Это существенный недостаток документационного обеспечения управления в данной организации. Компании была дана рекомендация расширить Брендбук, добавить в него перечисленные недостающие пункты и внести в его состав новые бланки, которые уже используются предприятием в СЭД.
В ООО «ТрансЛайн Томск» стараются автоматизировать работу с документами. Выполнение базовых функций секретаря обеспечивает СЭД. Компания медленно, но верно выстраивает работу с документами, начиная применять унифицированные формы, вводить новые модули и сервисы в СЭД, создавать бланки отдельных документов и писем, используя данные им рекомендации.
В целом на предприятии достаточно хорошо налажена работа с документацией, это объясняется использованием СЭД. Документооборот компании является смешанным. Документ, поступая на предприятие, проходит регистрацию, в результате которой создается карточка документа. К ней прикрепляется электронный образ данного документа, карточка сохраняется в базе данных, после чего отправляется в систему на рассмотрение. После этого на документе ставится резолюция и он возвращается к секретарю, передает его надлежащему сотруднику компании. Таким образом, сокращаются временные затраты, так как документ, загруженный в систему, становится доступен для рассмотрения и работы с ним.
Результаты проведенного анализа позволяют сделать вывод, что в компании ООО «ТрансЛайн Томск» соблюдаются правила оперативного хранения частично, так как отсутствует номенклатура дел. Компания постепенно внедряет и использует рекомендации автора работы, связанные с текущим хранением дел: у обложек и корешков появились наименование предприятия, названия дел и количество листов (на отдельных экземплярах). Электронные документы хранятся на жестких дисках компьютеров с четким регистрационным номером в папках с подписанным документопотоком. Вести полный электронный документооборот без бумажных документов компания пока не решается.
В процессе наблюдения за деятельностью «ТрансЛайн Томск» было выявлено, что несоблюдение правил оперативного хранения никак не сказывается на работе предприятия. Но это незаметно только в краткосрочном периоде, если предприятие разрастется, оно может столкнуться с некоторыми проблемами. Во избежание этого автором работы была разработана номенклатура дел для структурного подразделения административно-управленческого персонала. Данный ЛНА поможет компании проводить первичную экспертизу ценности документов.
Из сказанного становится очевидным, что предприятию необходимо вводить и разрабатывать единую систему менеджмента качества работы с документами. Следует добавить новые разделы и пункты в Брендбук предприятия или создать Инструкцию по делопроизводству, которая будет регламентировать все процедуры по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в пределах организации, закрепит наиболее рациональную технологию делопроизводства, сделает систему работы с документами стабильной, обеспечит соответствие внутренних правил работы с документами требованиям законодательных и нормативных актов. Данные мероприятия помогут решить существующие проблемы в постоянно растущей и развивающейся компании ООО «ТЛТ», благодаря фиксации уже существующих технологий работы с документами на предприятии в ЛНА новые сотрудники будут быстрее входить в курс дела, спасая своего работодателя от материальных потерь.
