ИНФОРМАЦИОННО-ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ РАБОТЫ ОТДЕЛОВ ОПЕКИ И ПОПЕЧИТЕЛЬСТВА МИНИСТЕРСТВА ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ
|
АННОТАЦИЯ 3
Введение 5
1 Характеристика отделов опеки и попечительства Министерства образования и науки Республики Хакасия 13
1.1 Нормативная база отделов опеки и попечительства Министерства образования и
науки Республики Хакасия 13
1.2 Организационная структура отделов опеки и попечительства Министерства
образования и науки Республики Хакасия 19
2 Организация информационно-документационной деятельности отделов опеки и попечительства Министерства образования и науки Республики Хакасия 28
2.1 Документирование процесса опеки и усыновления 28
2.2 Ведение регионального и муниципального банков данных сотрудниками отделов опеки Министерства образования и науки Республики Хакасия 35
2.3 Коммуникация с гражданами в отделах опеки и попечительства Республики
Хакасия 41
Заключение 46
Список использованных источников и литературы 49
Приложение А Структура Министерства образования и науки Республики Хакасия 61
Приложение Б Структура Управления образования администрации муниципального образования Ширинский район 62
Приложение В Состав отдела опеки и попечительства УО администрации МО Ширинский район 63
Приложение Г О утверждении плана проведения анализа осуществления в 2022 году субъектов бюджетных процедур, внутреннего финансового аудита 64
Приложение Д Образец оформления бланка письма должностного лица УО администрации МО Ширинский район 63
Приложение Е Примерная схема установления опеки/попечительства 66
Приложение Ж Поиск в банке данных детей сирот сайта «Банк данных «Дети сироты России»» 67
Приложение З Анкета Валерии Т 68
Приложение И Общая схема основного вида взаимодействия - передачи анкет детей .... 69 Приложение К Анкета ребенка НПО АИСТ ГБД. Первый раздел 70
Приложение Л Анкета ребенка в НПО АИСТ ГБД 71
Приложение М Анкета гражданина, желающего принять ребенка (детей) на воспитание в свою семью 72
Приложение Н Видео-анкета Анны Ч. Республика Хакасия 74
Приложение О Интервью
Введение 5
1 Характеристика отделов опеки и попечительства Министерства образования и науки Республики Хакасия 13
1.1 Нормативная база отделов опеки и попечительства Министерства образования и
науки Республики Хакасия 13
1.2 Организационная структура отделов опеки и попечительства Министерства
образования и науки Республики Хакасия 19
2 Организация информационно-документационной деятельности отделов опеки и попечительства Министерства образования и науки Республики Хакасия 28
2.1 Документирование процесса опеки и усыновления 28
2.2 Ведение регионального и муниципального банков данных сотрудниками отделов опеки Министерства образования и науки Республики Хакасия 35
2.3 Коммуникация с гражданами в отделах опеки и попечительства Республики
Хакасия 41
Заключение 46
Список использованных источников и литературы 49
Приложение А Структура Министерства образования и науки Республики Хакасия 61
Приложение Б Структура Управления образования администрации муниципального образования Ширинский район 62
Приложение В Состав отдела опеки и попечительства УО администрации МО Ширинский район 63
Приложение Г О утверждении плана проведения анализа осуществления в 2022 году субъектов бюджетных процедур, внутреннего финансового аудита 64
Приложение Д Образец оформления бланка письма должностного лица УО администрации МО Ширинский район 63
Приложение Е Примерная схема установления опеки/попечительства 66
Приложение Ж Поиск в банке данных детей сирот сайта «Банк данных «Дети сироты России»» 67
Приложение З Анкета Валерии Т 68
Приложение И Общая схема основного вида взаимодействия - передачи анкет детей .... 69 Приложение К Анкета ребенка НПО АИСТ ГБД. Первый раздел 70
Приложение Л Анкета ребенка в НПО АИСТ ГБД 71
Приложение М Анкета гражданина, желающего принять ребенка (детей) на воспитание в свою семью 72
Приложение Н Видео-анкета Анны Ч. Республика Хакасия 74
Приложение О Интервью
Решение проблемы сиротства является одной из задач государства, т.к. Российская Федерация согласно Конституции1, гарантирует защиту материнства и детства, а Семейный кодекс РФ - право ребенка жить и воспитываться в семье.
Защита прав детей возлагается на органы опеки и попечительства. Их основная роль в этой сфере является обеспечение реализации законных прав ребенка и в том числе оказание помощи в решении вопроса усыновления или попечения. Так как проживание ребенка в семье является его правом согласно закону, сотрудники должны в кратчайшие сроки приложить все усилия по устройству ребенка:
- обеспечение временного нахождения до передачи в семью;
- информирование кандидатов в опекуны или усыновители;
- пропаганда устройства детей в семьи;
- работа с кандидатами (беседы с психологом, сотрудниками опеки);
- документирование всего процесса от фиксации факта о появлении ребенка в базе данных до оформления договора об опеке и акте о проверке нахождения ребенка в семье.
Из этого можно выделить два больших направления работы: информационное и документационное сопровождение.
Информирование граждан определено в законодательстве как обязанность органов опеки (сбор, переработка, распространение информации), т.к. благодаря этим действиям возможность передать детей в семью увеличивается.
Например, при поступлении ребенка в отдел опеки Ширинского района сотрудниками отдела делается рассылка возможным кандидатам в опекуны и, по словам сотрудников, нет необходимости временно определять детей в детские дома, т.к. их сразу забирают в семьи. Стоит добавить, что информация должна быть достоверная, полная и доступная. Поэтому связь с опекой должна осуществляться не только по телефону, но и по почте, через сайт, другие мессенджеры и личные контакты.
Для оперативного реагирования недостаточно только информировать граждан, необходимо одновременно документировать все происходящее, обрабатывать и хранить документы и организовывать поисковую систему, например, для определения ребенка в семью в кратчайшие сроки или для получения денежных выплат.
Документационное сопровождение включает в себя конкретную работу с документами для осуществления процессов опеки и усыновления (от подачи заявления и пакета документов до вынесения решения опекой или судом и актов проверки условий проживания ребенка), ведение личных дел детей и опекунов/усыновителей, выдачу справок и разрешений, ведение баз данных и пр.
Несмотря на то, что документационная сфера опеки и усыновления строго регламентирована: формы документов, их движение, перечень документов на опеку, заполнение данных в региональном банке данных (далее РБД) и т.п., все равно происходят случаи, когда процесс оформления устройства детей в семью может затянуться, например, из-за неполного пакета документов. Стоит сказать, что возникают сложности и при заполнении РБД. В отчетах органов опеки и попечительства за 2020-2021-й годы приводятся данные о нарушении сотрудниками требований и порядка заполнения банка данных. За такие нарушения следует привлечение работников органов опеки и попечительства к административной или дисциплинарной ответственности. В отчетах говорится о частой сменяемости сотрудников.
Специалист органов опеки и попечительства должен владеть знаниями юридической сферы (умение работать с нормативными актами), педагогико-психологической (общение с детьми и родителями) и документоведческой (организация процесса опеки и усыновления, ведение РБД). Учебной программы специалиста органов опеки нет, однако проводятся программы повышения квалификации. Возможно, из-за отсутствия изначальной подготовки у сотрудников возникают сложности при выполнении их обязанностей и этим обусловлена их частая сменяемость. Тяжелые моральные условия труда также играют свою роль.
Литературу, использованную при исследовании, можно разделить на несколько групп. Во-первых, статьи о понятийном аппарате. На протяжении времени слова «опека» и «усыновление» в зависимости от нормативно-правовых актов в той или иной степени меняли свое значение. Например, В.И. Даль1 и С.И. Ожегов трактовали усыновление как акт принятия ребенка в семью на правах кровного. Е.Ю. Курбанова считает, что данное понятие шире и усыновление одновременно является формой воспитания в семье, формой устройства детей в семью, юридическим актом, порождающим правоотношения, и комплексным правовым институтом, содержащим нормы нескольких отраслей права1. В зависимости от заложенного смысла можно понять, чему в данный период времени уделялось большее внимание: совершившемуся акту передачи прав или устройству ребенка в семью и его воспитание.
Во-вторых, для анализа работы органов опеки и попечительства было решено сначала изучить статьи об историческом складывании института опеки и усыновления и их нормативно-правовой базы. Статьи А.В. Дьякова , Н.У. Ярычева , Ю.Ф. Беспалова , Е.Ю. Князевой . Это помогло понять современные принципы установления той или иной формы устройства, проследить их развитие и совершенствование.
Третья группа статей касалась темы различий в установлении опеки и усыновления. С. Евсеев , Е.Н. Плохута , Д. Сопина пришли к выводу, что основное различие двух форм устройства заключается в разных подходах реализации прав и ответственности. При усыновлении возникают права родных родителей и кровного ребенка, а при опеке возникают схожие воспитательские права, но с некоторыми ограничениями.
Отдельно стоит выделить работы, характеризующие разнообразные документы, необходимые при опеке и усыновлении. Это отразилось и на организации устройства . Е.Н. Плохута и Ю. Кайсина в своих статьях пишут, что пакет документов при опеке или усыновлении почти идентичен, но основная разница заключается в том, что договор опеки можно заключить только при участии органов опеки и попечительства, а усыновление осуществляется уже через суд. Формы документов, представленные в статьях, взяты из приложений нормативно-правовых актов об опеке и попечительстве и используются во всех органах опеки. Для будущих усыновителей есть хорошая возможность ознакомиться со всей процедурой заранее.
Для анализа документационной деятельности были изучены статьи на тему ДОУ в органах государственной власти, органах местного самоуправления (А.В. Ермолаева1, Ю.М. Кукарина ). Необходимость комплексного подхода к организации управления документами, указанная авторами, является одной из главных задач перед органами государственной власти. Об этом говорит и Н.А. Храмцовская, делая упор на создание новых практик работы с документами. Попытка «натянуть» устаревшие представления на текущие потребности в области управления информаций и документами не может быть эффективна при обстановке непрерывных изменений .
В тоже время тенденция осуществления коммуникаций между ведомствами посредством цифровых технологий приводит к созданию единой правовой и технической платформы, например, РБД. А.С. Серова и М.В. Ларин в своих работах дают характеристику информационным технологиям, обеспечивающих работу с большими объемами данных (ведение информационных систем, использование и аналитика). Ввиду того, что любое решение принимается на основе информации, то от качества ее обработки и представления зависят решения многих задач .
Для органов опеки и попечительства, ведущих учет и создающих единую информационную систему, ведение банка данных имеет большую значимость. От качества заполнения баз данных и внесения информации в срок зависит эффективность работы системы и выполнение главной задачи по устройству детей в семью. В работах М.В. Ларина1, Г.А. Серовой говорится о необходимости выстраивания удобной для ведения и использования базы данных. Должны учитываться особенности организации.
Таким образом, от организации ДОУ в государственных учреждениях можно перейти к базам данных, используемых в конкретном отделе опеки и попечительства. Одной их таких баз данных, используемой отделом опеки и попечительства Министерства образования и науки Республики Хакасия, является автоматизированная информационная система государственного банка данных о детях, оставшихся без попечения родителей (АИСТ ГБД). Система была создана для защиты персональных данных детей и граждан, желающих принять детей-сирот на воспитание . Информации об использовании данной базы данных не так много. В основном можно узнать о самой программе и возможности подключения. Статей по анализу эффективности системы и причин, по которым возникают ошибки при ведении баз данных, к сожалению, нет.
Информационная деятельность органов опеки и попечительства, а именно информирование граждан о детях-сиротах, подлежащих устройству в семьи, практически не встречается в изученной литературе. В общих словах описываются методы распространения информации, но какой-либо анализ, аргументы за и против отсутствуют.
На основании изученной литературы можно сделать вывод, что накоплен значительный объем знаний, относящийся к сфере опеки и попечительства, но некоторые аспекты, касающиеся цифровизации в ДОУ, пока недостаточно изучены и требуют пересмотра нормативной базы, в том числе понятийного аппарата, и создания новых практик работы с информацией.
Цель исследования - на основе анализа дать рекомендации по совершенствованию информационно-документационной деятельности отделов опеки и попечительства Министерства образования и науки Республики Хакасия по организации устройства детей в семьи.
Задачи:
1. Охарактеризовать нормативную базу опеки и попечительства по организации устройства детей, оставшихся без попечения родителей в Министерстве образования и науки Республики Хакасия.
2. Рассмотреть состав и функции сотрудников отделов опеки в Министерстве образования и науки Республики Хакасия, их особенности.
3. Охарактеризовать влияние информационно-документационной деятельности на устройство детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей в отделе опеки и попечительства Министерства образования и науки Республики Хакасия.
Объект исследования - деятельность отделов опеки и попечительства Российской Федерации по устройству детей и детей-сирот, оставшихся без попечения родителей.
Предмет исследования - организация работы с документами по устройству детей, оставшихся без попечения родителей в Министерстве образования и науки Республики Хакасия.
В исследовании были использованы общенаучные и специальные методы. Анализ литературы и источников был использован для объективного и углубленного изучения темы исследования. Метод анализа и обобщения помог систематизировать и структурировать информацию, связанную с темой работы. Метод классификации помог упорядочить группы объектов для дальнейшего исследования.
Документоведческий анализ и наблюдение стали основой для практической части исследования ДОУ в органах опеки. Были изучены процессы создания, движения, использования документов в отделах опеки Республики Хакасия. Еще одним специальным методом было интервьюирование. Респондентами были как сотрудники органов опеки регионального и муниципального уровня, так и опекуны. Оно проводилось для получения информации об организации информационно-документационной деятельности отделов опеки и попечительства Республики Хакасия. Затем полученные данные сопоставлялись и анализировались. Интервью проводилось в устном формате с заранее подготовленными вопросами.
Большую роль в написании работы сыграли источники, связанные с информационно-документационной деятельностью, ввиду того, что устройство детей в семью является основной задачей органов опеки и попечительства. Их можно разделить на три уровня: федеральный, региональный и муниципальный. Высшим нормативно-правовым актом является Конституция РФ1, гарантирующая защиту материнства и детства. Федеральный уровень составляют Семейный и Гражданский кодексы РФ и Федеральные Законы. Например, ФЗ «Об опеке и попечительстве », с описанием условий и процедуры формы устройства. В нормативных актах прописаны основные положения, касающиеся устройства детей, возникающих прав и обязанностей и т.д.
Региональный уровень включает в себя нормативно-правовые акты, издаваемые субъектами РФ. Например, Закон Республики Хакасия от 15.08.2005 № 55-ЗРХ «О социальной поддержке детей-сирот, детей, оставшихся без попечения родителей, и лиц из числа детей-сирот, оставшихся без попечения родителей », где подробно описываются меры социальной поддержки. В ряде документах говорится об информационной деятельности органов опеки и попечительства: роли, задачи, меры осуществления, и документационной: организация ДОУ и работа с установлением опеки и усыновления.
Говоря о ДОУ в органах опеки и попечительства, нельзя не сказать о прикладном программном обеспечении АИСТ ГБД, предназначенное для учета детей-сирот и граждан, желающих принять детей на воспитание . Для органов опеки и попечительства использование этого программного обеспечения является очень важным шагом на пути совершенствования учета и использования данных о детях -сиротах. Система позволяет эффективно передавать данные от муниципального оператора региональному, а от регионального в федеральный банк данных. Однако несовершенство системы и человеческий фактор влияют на ведение баз данных.
Еще к одним важным источником источникам необходимо отнести планы Министерства образования и науки Республики Хакасия1. Они послужили хорошим материалом для анализа информационно-документационной деятельности органов опеки и попечительства Республики Хакасия.
Нормативно-правовая база муниципального уровня дополняет нормативно-правовые акты вышестоящих органов власти. Например, Положение об отделе опеки и попечительства , где прописаны основные функции отдела, как структурного подразделения.
Подробно характеристика нормативной базы отдела опеки и попечительства Министерства образования и науки будет рассмотрена в первой главе.
В ходе подготовки данной работы изучены сайт органа опеки и попечительства Ширинского района и официальный портал исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия , где расположена информация о нормативно-правовом регулировании органов опеки и попечительства. Дополнительными источниками были сайты банков данных о детях-сиротах и статистические данные по опеке и усыновлению.
Работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка источников и литературы, приложений.
Защита прав детей возлагается на органы опеки и попечительства. Их основная роль в этой сфере является обеспечение реализации законных прав ребенка и в том числе оказание помощи в решении вопроса усыновления или попечения. Так как проживание ребенка в семье является его правом согласно закону, сотрудники должны в кратчайшие сроки приложить все усилия по устройству ребенка:
- обеспечение временного нахождения до передачи в семью;
- информирование кандидатов в опекуны или усыновители;
- пропаганда устройства детей в семьи;
- работа с кандидатами (беседы с психологом, сотрудниками опеки);
- документирование всего процесса от фиксации факта о появлении ребенка в базе данных до оформления договора об опеке и акте о проверке нахождения ребенка в семье.
Из этого можно выделить два больших направления работы: информационное и документационное сопровождение.
Информирование граждан определено в законодательстве как обязанность органов опеки (сбор, переработка, распространение информации), т.к. благодаря этим действиям возможность передать детей в семью увеличивается.
Например, при поступлении ребенка в отдел опеки Ширинского района сотрудниками отдела делается рассылка возможным кандидатам в опекуны и, по словам сотрудников, нет необходимости временно определять детей в детские дома, т.к. их сразу забирают в семьи. Стоит добавить, что информация должна быть достоверная, полная и доступная. Поэтому связь с опекой должна осуществляться не только по телефону, но и по почте, через сайт, другие мессенджеры и личные контакты.
Для оперативного реагирования недостаточно только информировать граждан, необходимо одновременно документировать все происходящее, обрабатывать и хранить документы и организовывать поисковую систему, например, для определения ребенка в семью в кратчайшие сроки или для получения денежных выплат.
Документационное сопровождение включает в себя конкретную работу с документами для осуществления процессов опеки и усыновления (от подачи заявления и пакета документов до вынесения решения опекой или судом и актов проверки условий проживания ребенка), ведение личных дел детей и опекунов/усыновителей, выдачу справок и разрешений, ведение баз данных и пр.
Несмотря на то, что документационная сфера опеки и усыновления строго регламентирована: формы документов, их движение, перечень документов на опеку, заполнение данных в региональном банке данных (далее РБД) и т.п., все равно происходят случаи, когда процесс оформления устройства детей в семью может затянуться, например, из-за неполного пакета документов. Стоит сказать, что возникают сложности и при заполнении РБД. В отчетах органов опеки и попечительства за 2020-2021-й годы приводятся данные о нарушении сотрудниками требований и порядка заполнения банка данных. За такие нарушения следует привлечение работников органов опеки и попечительства к административной или дисциплинарной ответственности. В отчетах говорится о частой сменяемости сотрудников.
Специалист органов опеки и попечительства должен владеть знаниями юридической сферы (умение работать с нормативными актами), педагогико-психологической (общение с детьми и родителями) и документоведческой (организация процесса опеки и усыновления, ведение РБД). Учебной программы специалиста органов опеки нет, однако проводятся программы повышения квалификации. Возможно, из-за отсутствия изначальной подготовки у сотрудников возникают сложности при выполнении их обязанностей и этим обусловлена их частая сменяемость. Тяжелые моральные условия труда также играют свою роль.
Литературу, использованную при исследовании, можно разделить на несколько групп. Во-первых, статьи о понятийном аппарате. На протяжении времени слова «опека» и «усыновление» в зависимости от нормативно-правовых актов в той или иной степени меняли свое значение. Например, В.И. Даль1 и С.И. Ожегов трактовали усыновление как акт принятия ребенка в семью на правах кровного. Е.Ю. Курбанова считает, что данное понятие шире и усыновление одновременно является формой воспитания в семье, формой устройства детей в семью, юридическим актом, порождающим правоотношения, и комплексным правовым институтом, содержащим нормы нескольких отраслей права1. В зависимости от заложенного смысла можно понять, чему в данный период времени уделялось большее внимание: совершившемуся акту передачи прав или устройству ребенка в семью и его воспитание.
Во-вторых, для анализа работы органов опеки и попечительства было решено сначала изучить статьи об историческом складывании института опеки и усыновления и их нормативно-правовой базы. Статьи А.В. Дьякова , Н.У. Ярычева , Ю.Ф. Беспалова , Е.Ю. Князевой . Это помогло понять современные принципы установления той или иной формы устройства, проследить их развитие и совершенствование.
Третья группа статей касалась темы различий в установлении опеки и усыновления. С. Евсеев , Е.Н. Плохута , Д. Сопина пришли к выводу, что основное различие двух форм устройства заключается в разных подходах реализации прав и ответственности. При усыновлении возникают права родных родителей и кровного ребенка, а при опеке возникают схожие воспитательские права, но с некоторыми ограничениями.
Отдельно стоит выделить работы, характеризующие разнообразные документы, необходимые при опеке и усыновлении. Это отразилось и на организации устройства . Е.Н. Плохута и Ю. Кайсина в своих статьях пишут, что пакет документов при опеке или усыновлении почти идентичен, но основная разница заключается в том, что договор опеки можно заключить только при участии органов опеки и попечительства, а усыновление осуществляется уже через суд. Формы документов, представленные в статьях, взяты из приложений нормативно-правовых актов об опеке и попечительстве и используются во всех органах опеки. Для будущих усыновителей есть хорошая возможность ознакомиться со всей процедурой заранее.
Для анализа документационной деятельности были изучены статьи на тему ДОУ в органах государственной власти, органах местного самоуправления (А.В. Ермолаева1, Ю.М. Кукарина ). Необходимость комплексного подхода к организации управления документами, указанная авторами, является одной из главных задач перед органами государственной власти. Об этом говорит и Н.А. Храмцовская, делая упор на создание новых практик работы с документами. Попытка «натянуть» устаревшие представления на текущие потребности в области управления информаций и документами не может быть эффективна при обстановке непрерывных изменений .
В тоже время тенденция осуществления коммуникаций между ведомствами посредством цифровых технологий приводит к созданию единой правовой и технической платформы, например, РБД. А.С. Серова и М.В. Ларин в своих работах дают характеристику информационным технологиям, обеспечивающих работу с большими объемами данных (ведение информационных систем, использование и аналитика). Ввиду того, что любое решение принимается на основе информации, то от качества ее обработки и представления зависят решения многих задач .
Для органов опеки и попечительства, ведущих учет и создающих единую информационную систему, ведение банка данных имеет большую значимость. От качества заполнения баз данных и внесения информации в срок зависит эффективность работы системы и выполнение главной задачи по устройству детей в семью. В работах М.В. Ларина1, Г.А. Серовой говорится о необходимости выстраивания удобной для ведения и использования базы данных. Должны учитываться особенности организации.
Таким образом, от организации ДОУ в государственных учреждениях можно перейти к базам данных, используемых в конкретном отделе опеки и попечительства. Одной их таких баз данных, используемой отделом опеки и попечительства Министерства образования и науки Республики Хакасия, является автоматизированная информационная система государственного банка данных о детях, оставшихся без попечения родителей (АИСТ ГБД). Система была создана для защиты персональных данных детей и граждан, желающих принять детей-сирот на воспитание . Информации об использовании данной базы данных не так много. В основном можно узнать о самой программе и возможности подключения. Статей по анализу эффективности системы и причин, по которым возникают ошибки при ведении баз данных, к сожалению, нет.
Информационная деятельность органов опеки и попечительства, а именно информирование граждан о детях-сиротах, подлежащих устройству в семьи, практически не встречается в изученной литературе. В общих словах описываются методы распространения информации, но какой-либо анализ, аргументы за и против отсутствуют.
На основании изученной литературы можно сделать вывод, что накоплен значительный объем знаний, относящийся к сфере опеки и попечительства, но некоторые аспекты, касающиеся цифровизации в ДОУ, пока недостаточно изучены и требуют пересмотра нормативной базы, в том числе понятийного аппарата, и создания новых практик работы с информацией.
Цель исследования - на основе анализа дать рекомендации по совершенствованию информационно-документационной деятельности отделов опеки и попечительства Министерства образования и науки Республики Хакасия по организации устройства детей в семьи.
Задачи:
1. Охарактеризовать нормативную базу опеки и попечительства по организации устройства детей, оставшихся без попечения родителей в Министерстве образования и науки Республики Хакасия.
2. Рассмотреть состав и функции сотрудников отделов опеки в Министерстве образования и науки Республики Хакасия, их особенности.
3. Охарактеризовать влияние информационно-документационной деятельности на устройство детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей в отделе опеки и попечительства Министерства образования и науки Республики Хакасия.
Объект исследования - деятельность отделов опеки и попечительства Российской Федерации по устройству детей и детей-сирот, оставшихся без попечения родителей.
Предмет исследования - организация работы с документами по устройству детей, оставшихся без попечения родителей в Министерстве образования и науки Республики Хакасия.
В исследовании были использованы общенаучные и специальные методы. Анализ литературы и источников был использован для объективного и углубленного изучения темы исследования. Метод анализа и обобщения помог систематизировать и структурировать информацию, связанную с темой работы. Метод классификации помог упорядочить группы объектов для дальнейшего исследования.
Документоведческий анализ и наблюдение стали основой для практической части исследования ДОУ в органах опеки. Были изучены процессы создания, движения, использования документов в отделах опеки Республики Хакасия. Еще одним специальным методом было интервьюирование. Респондентами были как сотрудники органов опеки регионального и муниципального уровня, так и опекуны. Оно проводилось для получения информации об организации информационно-документационной деятельности отделов опеки и попечительства Республики Хакасия. Затем полученные данные сопоставлялись и анализировались. Интервью проводилось в устном формате с заранее подготовленными вопросами.
Большую роль в написании работы сыграли источники, связанные с информационно-документационной деятельностью, ввиду того, что устройство детей в семью является основной задачей органов опеки и попечительства. Их можно разделить на три уровня: федеральный, региональный и муниципальный. Высшим нормативно-правовым актом является Конституция РФ1, гарантирующая защиту материнства и детства. Федеральный уровень составляют Семейный и Гражданский кодексы РФ и Федеральные Законы. Например, ФЗ «Об опеке и попечительстве », с описанием условий и процедуры формы устройства. В нормативных актах прописаны основные положения, касающиеся устройства детей, возникающих прав и обязанностей и т.д.
Региональный уровень включает в себя нормативно-правовые акты, издаваемые субъектами РФ. Например, Закон Республики Хакасия от 15.08.2005 № 55-ЗРХ «О социальной поддержке детей-сирот, детей, оставшихся без попечения родителей, и лиц из числа детей-сирот, оставшихся без попечения родителей », где подробно описываются меры социальной поддержки. В ряде документах говорится об информационной деятельности органов опеки и попечительства: роли, задачи, меры осуществления, и документационной: организация ДОУ и работа с установлением опеки и усыновления.
Говоря о ДОУ в органах опеки и попечительства, нельзя не сказать о прикладном программном обеспечении АИСТ ГБД, предназначенное для учета детей-сирот и граждан, желающих принять детей на воспитание . Для органов опеки и попечительства использование этого программного обеспечения является очень важным шагом на пути совершенствования учета и использования данных о детях -сиротах. Система позволяет эффективно передавать данные от муниципального оператора региональному, а от регионального в федеральный банк данных. Однако несовершенство системы и человеческий фактор влияют на ведение баз данных.
Еще к одним важным источником источникам необходимо отнести планы Министерства образования и науки Республики Хакасия1. Они послужили хорошим материалом для анализа информационно-документационной деятельности органов опеки и попечительства Республики Хакасия.
Нормативно-правовая база муниципального уровня дополняет нормативно-правовые акты вышестоящих органов власти. Например, Положение об отделе опеки и попечительства , где прописаны основные функции отдела, как структурного подразделения.
Подробно характеристика нормативной базы отдела опеки и попечительства Министерства образования и науки будет рассмотрена в первой главе.
В ходе подготовки данной работы изучены сайт органа опеки и попечительства Ширинского района и официальный портал исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия , где расположена информация о нормативно-правовом регулировании органов опеки и попечительства. Дополнительными источниками были сайты банков данных о детях-сиротах и статистические данные по опеке и усыновлению.
Работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка источников и литературы, приложений.
Информационно-документационная деятельность опеки и попечительства оказывает влияние на реализацию прав детей и граждан, желающих взять ребенка на воспитание в семью.
Можно выделить более и менее реализованные стороны информационно-документационной деятельности.
Положительное влияние:
- отделы опеки и попечительства содействуют будущим родителям в оформлении опеки и усыновления, сопровождая их от подачи заявления в кандидаты на опекунство/усыновление до заключения договора об опеке/решения суда. Весь процесс регламентирован и отлажен;
- нормативная база представлена тремя уровнями: федеральным, региональным и муниципальным, что позволяет оперативно реагировать на отдельные ситуации в субъекте и своевременно обновлять нормативную базу.
- нормативно регулируется вся деятельность в том числе и документационная. Определены формы документов, порядок работы с ними, создана П^Ю АИСТ ГБД для учета и устройства детей в семьи. Разработаны методические указания по работе с банком данных;
- отделы опеки работают с несколькими информационными системами. С 2021 года вся информация о восстановлении, ограничении или лишении прав опекуна/усыновителя заносится в Единую государственную информационную систему социального обеспечения (ЕГИССО). Государственные органы, основываясь на этих данных, предоставляют льготы или пособия. Это освобождает опекунов/попечителей каждый раз подтверждать свой статус. С 2014 года в отделах внедрены ППО АИСТ ГБД для учета детей и граждан, желающих принять ребенка в семью.
- информационная и коммуникационная деятельность органов опеки представлена разнообразными формами и способами. Сотрудники посредством газет, телевизионных передач, банка данных ведут активную пропаганду семейных форм устройств. С гражданами, желающими принять ребенка в семью, или опекунами/попечителями работники могут связываться лично, через электронные или бумажные письма, Госуслуги.
Кроме положительных моментов, при изучении деятельности отделов опеки и попечительства РХ были выявлены и сложности в нескольких направлениях:
- не смотря на отлаженность установления опеки или усыновления, возникают затруднения по причине неполного пакета документов, неправильного оформления или несоответствия требованиям. Если опекун не принес, например, выписку из пенсионного фонда, то сотрудники опеки должны сами ее запросить. Ввиду того, что необходимо сделать запрос, процесс может затянуться. Поэтому возникает вопрос о пересмотре обязательного перечня документов для граждан, выразивших желание стать опекунами, или при оказании других услуг. Стоит отметить, что процедура подачи документов с каждым годом усложняется, т.к. главная задача государства - уменьшить риск возврата детей. Однако не стоит думать, что сотрудники будут препятствовать передаче детей в семьи. Наоборот, они активно помогают усыновителям в заполнении данных документов. При необходимости предоставляют услуги психологической поддержки или консультации.
- как показал опрос, для сотрудников опеки одних методических рекомендаций недостаточно при использовании РБД. Ведение банка данных требует профессиональных знаний в сфере законодательства опеки и попечительства и навыков работы с базами данных. Нарушения чаще всего связаны с человеческим фактором. Поэтому в первую очередь нужно решить вопрос с обучением сотрудников и оказанием методической помощи.
- ввиду частой сменяемости сотрудников будет не целесообразно уделять внимание только ведению банка данных. Важно создать благоприятные условия для людей: решить вопрос с зарплатой, осуществлять контроль за моральным состоянием работников и определить необходимый уровень компетенций для создания обучающих курсов. Так как образование у сотрудников может варьироваться от педагогического до юридического, то необходимо обучение новым компетенциям для соответствия выполняемым задачам.
- что касается Инструкции по делопроизводству, то требуется ее обновление. В муниципальном отделе она не соответствует применяемой практике. Документы создаются согласно большинству положений ГОСТа 2016 года , а не принятой нормативной базе. Что интересно, в Правительстве РХ издана Примерная инструкция по делопроизводству в исполнительных органах власти. Поэтому Управлению образования Ширинского района при обновлении своей Инструкции можно взять за образец вышеприведенный документ.
- все больше виден разрыв между попыткой цифровизации и сложившейся практикой ведения документооборота. Можно посоветовать внедрить в отдел опеки АИС «Дело» для регистрации документов и взаимодействия с УО (Управление образования уже использует эту систему). Это поможет избежать утери данных при регистрации и ускорить обмен документами.
- говоря о работе с документами, нельзя не сказать об оформлении дел детей. На протяжении всего времени, пока ребенок находится под опекой, его личное деле постоянно пополняется. В дела вкладывается много неформатных документов. Много чеков, расписок и т.п. Это осложняет задачу сотрудника, т.к. для них важно сделать хоть один прокол в каждом документе. Поэтому необходимо изменить правила оформления дел, можно использовать конверты для малоформатных документов. В будущем часть документов можно хранить в электронном виде, но это можно представить лишь в далекой перспективе. А пока необходимо решить насущный вопрос с поиском документов в делах, т.к. справки, акты, чеки и т.п. расположены хаотично. Найти какой-либо документ представляется очень трудозатратным занятием. Можно создать правила ведения личных дел, учитывающие особенности документов и регламентирующие способы работы с ними.
- несмотря на данные формы взаимодействия, необходимо искать новые пути информирования граждан. Можно предложить опекунам делиться опытом приемной семьи не только при личных встречах, но и в социальных сетях и других информационных площадках. Наглядный пример для людей более понятен, а потому будет действенен.
Подводя итог, хочется сказать, что несмотря на несоответствия или неточности в процессе устройства ребенка или реализации других прав, органы опеки и попечительства выполняют поставленные задачи по защите прав детей. В тоже время вышеизложенные предложения будут способствовать совершенствованию информационно¬
документационной деятельности, а значит и реализации прав детей и граждан, желающих взять ребенка на воспитание в семью.
Можно выделить более и менее реализованные стороны информационно-документационной деятельности.
Положительное влияние:
- отделы опеки и попечительства содействуют будущим родителям в оформлении опеки и усыновления, сопровождая их от подачи заявления в кандидаты на опекунство/усыновление до заключения договора об опеке/решения суда. Весь процесс регламентирован и отлажен;
- нормативная база представлена тремя уровнями: федеральным, региональным и муниципальным, что позволяет оперативно реагировать на отдельные ситуации в субъекте и своевременно обновлять нормативную базу.
- нормативно регулируется вся деятельность в том числе и документационная. Определены формы документов, порядок работы с ними, создана П^Ю АИСТ ГБД для учета и устройства детей в семьи. Разработаны методические указания по работе с банком данных;
- отделы опеки работают с несколькими информационными системами. С 2021 года вся информация о восстановлении, ограничении или лишении прав опекуна/усыновителя заносится в Единую государственную информационную систему социального обеспечения (ЕГИССО). Государственные органы, основываясь на этих данных, предоставляют льготы или пособия. Это освобождает опекунов/попечителей каждый раз подтверждать свой статус. С 2014 года в отделах внедрены ППО АИСТ ГБД для учета детей и граждан, желающих принять ребенка в семью.
- информационная и коммуникационная деятельность органов опеки представлена разнообразными формами и способами. Сотрудники посредством газет, телевизионных передач, банка данных ведут активную пропаганду семейных форм устройств. С гражданами, желающими принять ребенка в семью, или опекунами/попечителями работники могут связываться лично, через электронные или бумажные письма, Госуслуги.
Кроме положительных моментов, при изучении деятельности отделов опеки и попечительства РХ были выявлены и сложности в нескольких направлениях:
- не смотря на отлаженность установления опеки или усыновления, возникают затруднения по причине неполного пакета документов, неправильного оформления или несоответствия требованиям. Если опекун не принес, например, выписку из пенсионного фонда, то сотрудники опеки должны сами ее запросить. Ввиду того, что необходимо сделать запрос, процесс может затянуться. Поэтому возникает вопрос о пересмотре обязательного перечня документов для граждан, выразивших желание стать опекунами, или при оказании других услуг. Стоит отметить, что процедура подачи документов с каждым годом усложняется, т.к. главная задача государства - уменьшить риск возврата детей. Однако не стоит думать, что сотрудники будут препятствовать передаче детей в семьи. Наоборот, они активно помогают усыновителям в заполнении данных документов. При необходимости предоставляют услуги психологической поддержки или консультации.
- как показал опрос, для сотрудников опеки одних методических рекомендаций недостаточно при использовании РБД. Ведение банка данных требует профессиональных знаний в сфере законодательства опеки и попечительства и навыков работы с базами данных. Нарушения чаще всего связаны с человеческим фактором. Поэтому в первую очередь нужно решить вопрос с обучением сотрудников и оказанием методической помощи.
- ввиду частой сменяемости сотрудников будет не целесообразно уделять внимание только ведению банка данных. Важно создать благоприятные условия для людей: решить вопрос с зарплатой, осуществлять контроль за моральным состоянием работников и определить необходимый уровень компетенций для создания обучающих курсов. Так как образование у сотрудников может варьироваться от педагогического до юридического, то необходимо обучение новым компетенциям для соответствия выполняемым задачам.
- что касается Инструкции по делопроизводству, то требуется ее обновление. В муниципальном отделе она не соответствует применяемой практике. Документы создаются согласно большинству положений ГОСТа 2016 года , а не принятой нормативной базе. Что интересно, в Правительстве РХ издана Примерная инструкция по делопроизводству в исполнительных органах власти. Поэтому Управлению образования Ширинского района при обновлении своей Инструкции можно взять за образец вышеприведенный документ.
- все больше виден разрыв между попыткой цифровизации и сложившейся практикой ведения документооборота. Можно посоветовать внедрить в отдел опеки АИС «Дело» для регистрации документов и взаимодействия с УО (Управление образования уже использует эту систему). Это поможет избежать утери данных при регистрации и ускорить обмен документами.
- говоря о работе с документами, нельзя не сказать об оформлении дел детей. На протяжении всего времени, пока ребенок находится под опекой, его личное деле постоянно пополняется. В дела вкладывается много неформатных документов. Много чеков, расписок и т.п. Это осложняет задачу сотрудника, т.к. для них важно сделать хоть один прокол в каждом документе. Поэтому необходимо изменить правила оформления дел, можно использовать конверты для малоформатных документов. В будущем часть документов можно хранить в электронном виде, но это можно представить лишь в далекой перспективе. А пока необходимо решить насущный вопрос с поиском документов в делах, т.к. справки, акты, чеки и т.п. расположены хаотично. Найти какой-либо документ представляется очень трудозатратным занятием. Можно создать правила ведения личных дел, учитывающие особенности документов и регламентирующие способы работы с ними.
- несмотря на данные формы взаимодействия, необходимо искать новые пути информирования граждан. Можно предложить опекунам делиться опытом приемной семьи не только при личных встречах, но и в социальных сетях и других информационных площадках. Наглядный пример для людей более понятен, а потому будет действенен.
Подводя итог, хочется сказать, что несмотря на несоответствия или неточности в процессе устройства ребенка или реализации других прав, органы опеки и попечительства выполняют поставленные задачи по защите прав детей. В тоже время вышеизложенные предложения будут способствовать совершенствованию информационно¬
документационной деятельности, а значит и реализации прав детей и граждан, желающих взять ребенка на воспитание в семью.
