Тема: СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ПРОЦЕДУР ФОРМАЛИЗАЦИИ И КООРДИНАЦИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПЕРСОНАЛА В ОРГАНИЗАЦИЯХ ПРОЕКТНО-МАТРИЧНОГО ТИПА

Для быстро развивающихся организаций на определенном этапе возникает проблема непродуктивности действующих организационных процессов. Требуется пересмотр организационной структуры, процедур координации, распределения полномочий, формализации деятельности. Особенно проблема пересмотра часто возникает в организациях проектно-матричного типа. Для таких организаций характерно то, что они могут совмещать в себе как полностью временную структуру, она образуется внутри уже существующей организации, так и функциональную. Проектная структура — это специально собранная группа высококвалифицированных специалистов разного профиля в зависимости от решаемой задачи. При этом суть самой организации в виде матричной структуры остается неизменной по сравнению с проектной структурой. То есть имеется так называемое двойное подчинение, когда каждый член проектной группы одновременно подчинен и непосредственному руководителю отдела, из которого он направлен в проект, и собственно менеджеру проекта, матричная структура пытается совместить преимущества, как функционального управления, так проектного принципа работы. Учитывая это, адаптивные структуры можно считать самыми удачными на сегодняшний день, как для больших, так и для малых организаций, они позволяют решать разные задачи в краткие сроки при обнаружении проблем и работать классически в период, когда таких проблем нет. Безусловно, ответственность за организацию процессов, регламентов и процедур в первую очередь несет руководитель компании. Тем не менее у линейных менеджеров часто «не доходят руки» до составления соответствующих регламентов, или они считают, что и без формализованных процессов все сотрудники «и так знают», кто за что отвечает и кто что должен делать. В действительности, когда процессы в организации не формализованы, каждый работник выполняет задачи «в меру своего понимания». Грамотное описание всех этапов работы деятельности позволяет четко установить обязанности сотрудников на конкретных рабочих местах. На основе этих описаний менеджер по персоналу может подготовить фактические должностные инструкции, которые действительно станут рабочим инструментом для сотрудников. Успешное функционирование любой организации во многом также зависит от координации. Недостаточно построить надлежащую структуру организации, необходимо скоординировать работу всех ее элементов. Именно благодаря координации обеспечивается динамизм системы производства, создается гармония взаимосвязей подразделений, осуществляется маневрирование технологическими и трудовыми ресурсами внутри предприятия в связи с изменением технико-экономических задач.
В концепции организаций будущего Ф. Лалу подчеркивает, что для организаций нового типа организационные процессы невозможно жестко формализовать, поскольку такие организации сильно связаны с субъективным началом человека. Он указывает на то, что особенностями организационных процессов для организаций будущего являются максимально горизонтальные коммуникации, открытость информации, коллегиальные решения, ситуативность информации в принятии решений и распределении полномочий.
Цель данной работы: разработать рекомендации по совершенствованию процедур формализации и координации деятельности персонала.
Исходя из цели исследования, ставим следующие задачи:
1. Провести теоретический анализ литературы по вопросам управления организационными процессами в структурах проектно-матричного типа.
2. Выявить особенности процедур координации и формализации в управлении персоналом.
3. Изучить подходы к определению функциональных обязанностей сотрудников и усилению их координации.
4. Обосновать проблему координации и формализации деятельности персонала в НОЦ «Институт инноваций в образовании» ТГУ.
5. Разработать рекомендации по совершенствованию процедур формализации и координации деятельности сотрудников НОЦ «Институт инноваций в образовании» ТГУ.
Объект исследования - организационные процессы в управлении персоналом персонала.
Предмет исследования - процедуры формализации и координации деятельности персонала в структурах проектно-матричного типа.
...
Купить

Проведя подробное исследование НОЦ «Институт инноваций в образовании» ТГУ, нами было выявлено, что сотрудники определенно видят подразделение как динамичное и творческое место работы, у которой стремление к новаторству и дальнейшему развитию. Можно сделать вывод, что НОЦ «Институт инноваций в образовании» относится к организационным структурам проектно-матричного типа, так как в одной команде собраны квалифицированные сотрудники разных профессий, которые осуществляют разные сложные проекты в установленные сроки с заданным уровнем качества и в рамках выделенных для этой цели материальных, финансовых и трудовых ресурсов при сложной структуре управления адаптивного типа, которая представляет собой сетевую структуру, построенную на принципедвойного подчинения исполнителей. Об организации можно оказать, что она подвижна, гибка, универсальна. Она подстраивается под постоянно изменяющиеся внешние факторы. Это достаточно новый тип современных организаций, которые склонны к быстрым и действенным решениям поставленных задач, способны к мгновенным трансформациям состава проектных групп и распределением обязанностей. Достоинств такой организационной структуры масса: и получение высококачественных результатов по большому количеству проектов, и значительная активизация деятельности руководителей и работников управленческого аппарата в результате формирования, и вовлечение руководителей всех уровней и специалистов в сферу активной творческой деятельности по реализации организационных проектов по ускоренному техническому совершенствованию производства, и достижение большей гибкости самой организации в целом, и т.д.
Но, как и в любой другой организации в НОЦ «Институт инноваций в образовании» есть свои недочеты в организационной структуре. В начале деятельности организации и динамичной работе при небольшом количестве сотрудников, организация обходилась и справлялась с поставленными задачами без конкретных правил и процедур работ. Работа организации была нестандартизирована, и это не мешало процессу работы. Однако при увеличении численности штата сотрудников стали возникать некоторые сложности, которые мы выявили при проведении диагностических работ, таких как: «Дерево проблем», «Интервьюирование», «Метод управленческих ошибок» и «Крестовина». Данное исследование показало, что на нынешнем этапе жизненного цикла у структурного подразделения возникли некоторые трудности в координации деятельности персонала. Поскольку штат сотрудников возрос, возросли обязанности, задачи, цели, а степень формализации осталась прежней, что стало тормозить деятельность организации и неравномерно распределять нагрузку на сотрудников, что в дальнейшем может порождать и другие возможные проблемы, такие как профессиональное выгорание перегруженных работников, эмоциональное напряжение внутри коллектива организации, потеря квалифицированных сотрудников, потеря заказов, торможение развития организации. Поэтому, исходя из цели исследования, для решения проблем, сложившихся в данном структурном подразделении, мы выполнили следующие задачи: провели теоретический анализ литературы по вопросам управления организационными процессами в структурах проектно-матричного типа, выявили особенности процедур координации и формализации в управлении персоналом, изучили подходы к определению функциональных обязанностей сотрудников и усилению их координации, обосновали проблему координации и формализации деятельности персонала в НОЦ «Институт инноваций в образовании» ТГУ.
Нами были разработаны рекомендации по совершенствованию процедур формализации и координации деятельности сотрудников НОЦ «Институт инноваций в образовании» ТГУ.В частности, организационная структура и должностные инструкции на позиции администратора и аналитика на основе двух подходов к разработке служебных функций таких, как продуктный и ролевой, а также внешних и внутренних факторов, влияющих на деятельность структурного подразделения ТГУ. Именно на основе данных подходов необходимо разрабатывать процедуры формализации и координации деятельности в структурах проектно-матричного типа. Поскольку такие организации сильно связаны с субъективным началом человека. И особенностями организационных процессов для таких организаций являются максимально горизонтальные коммуникации, открытость информации, коллегиальные решения, ситуативность информации в принятии решений и распределении полномочий, децентрализация управления, доверие вместо контроля и т.д.
Купить