Тема: СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ТОМСКА

Российская Федерации (далее - РФ) как государство существует только с 1991 года, что считается небольшим сроком для существования государства. Появившиеся ветви власти: судебная, законодательная и исполнительная все еще находятся в процессе трансформации и своего развития. Они имеют большое влияние на развитие, как внешней политики РФ, так и внутренней. Согласно 12 статье Конституции РФ в стране закрепляется и гарантируется существование местного самоуправления (далее - МСУ) в муниципальных образованиях государства, а также закрепляется, что органы МСУ (далее - ОМСУ) не входят в систему органов государственной власти. Таким образом, они обладают самостоятельностью в решении вопросов местного значения, следовательно, они сами ответственны перед населением за свои действия, например, составление бюджета, установление местных налогов и др. Орган, представляющий систему МСУ - Администрация субъекта РФ, которая выполняет функции исполнительной власти. В основе деятельности лежит осуществление управленческих решений, направленных на развитие муниципального образования, на решение возникающих проблем.
Город Томск является административным центром Томской области. На 2020 год его площадь составляет 295,1 км . Население города в 2020 году составляло 589 844 человека. Стоит отметить, что наблюдается сокращение численности почти на 9 000 жителей, в 2019 году она равнялась 597 819. Среди населения многочисленными группами являются студенты высших и средних специальных учебных заведений, в общей сложности их более 70 тысяч. Наиболее крупной группой населения можно считать пенсионеров, которые состоят на учете в Управлении Пенсионного фонда РФ в г. Томске, их 136 617. Безработных на 2020 год зарегистрировано более 15 тысяч человек.
Исследование системы документационного обеспечения управления (далее - система ДОУ) актуально, так как работа службы ДОУ органов местного самоуправления, а именно Администрации г. Томска, влияет на оперативность и качество решения проблем граждан. А ежегодно увеличивающийся объем информации заставляет еще больше задумываться над улучшением системы документационного обеспечения управления, которая существует в органах местного самоуправления. Сейчас становится понятно, что грамотно и логично организованный документооборот влияет не только на быстрое решение проблем населения, но и в целом на работу администрации, на эффективность ее деятельности. В настоящее время изучение системы ДОУ в органах местного самоуправления не получило широкое распространение, что только повышает актуальность данной темы. Положительная и отрицательная практика системы позволит передать ее другим ОМСУ, что позволит улучшить их документооборот.
13 статья Конституции РФ устанавливает право граждан на обращение в индивидуальной или коллективной форме в государственные или органы местного самоуправления. Поэтому среди документов в администрации подобные обращения составляют большое количество. Согласно статистике, представленной на сайте Администрации г. Томска за период с 1 января 2020 по 31 декабря 2020 гг., в отделе по работе с обращениями граждан было зарегистрировано 7 956 обращений граждан .Кроме того, каждое обращение порождает создание нового документа. Он может быть внутренним, или выходить за пределы администрации. Также ежедневно поступают входящие документы от иных органов и организаций. Стоит отметить, что иногда среди заявлений встречаются те, в которых предмет вопроса не относится к деятельности Администрации г. Томска, а бывает, что по ошибке доставляются обращения на других адресатов. Если проблема глобальная для города, то обращения с ней дублируются от разных жителей, однако все они должны быть зарегистрированы. Встречаются и ситуации, когда отправитель путает адрес городской администрации и областной. Во многом, это свидетельствует о юридической неграмотности населения города и создает излишние действия при работе с документами, особенно при их приеме и регистрации. Качественный документооборот позволит избежать возникновения других проблем, которые могут добавиться к вышеупомянутым. Это поможет эффективнее и оперативнее реагировать на обращения граждан, решая возникающие проблемы. Так, можно снизить количество поступающих заявлений от граждан.
Литературу, которая характеризует степень изученности этой темы, можно разделить на 2 категории: исследования, связанные с местным самоуправлением в РФ и те, в которых анализируется система ДОУ.
В статье А.А. Галаева «Развитие местного самоуправления» представлена не только история развития МСУ, но и характеристика МСУ на современном этапе, а также основные
проблемы, существующие сейчас. В работе О.В. Храмцовой освещается развитие МСУ в России с древних времен: рассмотрены примеры самоуправления в средневековой Руси, как проводилось укрепление городского самоуправления при Екатерине II. В.И. Филонов и А.Л. Елисеев своей работе анализируют Федеральный закон «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» . В статье М. П. Плаксиной описаны проблемы конституционно-правовых основ местного
самоуправления. История местного самоуправления приводится в работе И.И. Какадия и Д.Б. Шариповой «История развития местного самоуправления в РФ» . В работе А.Е. Елькиной «Органы местного самоуправления - элемент системы местного самоуправления: общая характеристика» исследуется структура органов МСУ.
А.Т. Карасева и К.И. Коваленко рассматривают конституционный принцип самостоятельно сти МСУ в свой работе «Самостоятельность местного самоуправления как ключевой принцип осуществления государственной и местной власти» . Особое внимание авторы уделяют финансовому взаимодействию муниципальных образований с государством. Е.Г. Корж в работе «Правовое обеспечение местного самоуправления в Российской Федерации: проблемы и пути развития» пишет о проблемах в нормативно-правовой базе в сфере местного самоуправления, а также о перспективах развития законодательства.
Другая группа публикаций связана с разными аспектами документационного обеспечения управления. Однако теме документационного обеспечения управления в органах местного самоуправления уделяется меньше внимания со стороны исследователей. Так, Ю.М. Кукарина рассматривает законодательную базу, которая регламентирует делопроизводство в ОМСУ. Особое внимание она уделяет изучению регламентов данных органов. В статье рассматриваются документы, как федерального уровня, так и локального. Научная статья А. В. Кузьминой посвящена анализу ключевых нормативно-правовых актов, которые составляет основу государственного регулирования в сфере ДОУ. О документационном обеспечении управления в органах местного самоуправления на примере Администрации г. Твери в свой диссертации пишет О. Ю. Митченко . В данной работе проводится обширный анализ нормативно-правовой базы деятельности органов местного самоуправления. В работе Е.А. Залипаевой «Анализ нормативных актов федерального уровня, регламентирующих деятельность службы ДОУ органов исполнительной власти субъекта федерации» приведен анализ законодательных и нормативных правовых актов (далее - НПА) Российской Федерации, составляющих правовую основу документирования управленческой деятельности и организации работы с документами в органах исполнительной власти. Статья «К вопросу о государственном регулировании документационного обеспечения управления» этого же автора содержит структуру системы нормативных актов, которые являются основой для формирования государственной системы документационного обеспечения управления в РФ.
Важным аспектом деятельности службы ДОУ в органах местного самоуправления является работа с обращениями граждан муниципальных образований. Данная тема рассматривается в статье А.В. Шуляевой и Н.Б. Калугиной «Организация работы с обращениями с граждан на муниципальном уровне» . Правовой аспект этой темы исследует Ю.С. Ильина в научной работе «Особенности системы работы с обращениями граждан Российской Федерации: правовой аспект» . В статье Л.М. Вяловой рассматривается делопроизводственный аспект работы с обращениями граждан. Т.А. Быкова в своей работе «О некоторых проблемах сферы управления документами в Российской Федерации» рассматривает проблемы, существующие в этой отрасли, например, отсутствие национального центра по регулированию, координации управления документами.
Таким образом, можно констатировать, что среди ученых документационное обеспечение управления исследовано в меньшей степени, чем местное самоуправление как форма власти в России. Научные работы, посвященные ДОУ в органах местного самоуправления, в основном рассматривают нормативно-правовые акты федерального и локального уровня, регламентирующие работу ДОУ.
Цель работы - на основе анализа системы документационного обеспечения управления Администрации г. Томска оценить качество этой системы, соответствие действующей нормативно-правовой базе и обосновать рекомендации по её совершенствованию.
Для достижения цели были поставлены следующие задачи:
1. Охарактеризовать нормативно-правовую базу местного самоуправления в Российской Федерации на федеральном и локальном уровнях для выявления положительных и отрицательных ее моментов.
2. Описать структуру Администрации г. Томска.
3. Охарактеризовать нормативно-правовую базу, регламентирующую организацию и технологию работы с документами в органах местного самоуправления РФ на федеральном и локальном уровнях для определения нормативных актов, применяемых в Администрации г. Томска.
4. Обосновать рекомендации по улучшению работы с документами в Администрации г. Томска.
Объектом исследования является система ДОУ в органах местного самоуправления РФ.
Предмет исследования - система документационного обеспечения управления Администрации г. Томска.
В процессе подготовки выпускной квалификационной работы использовались следующие методы исследования:
1. Методы анализа и синтеза применялись при изучении структуры
Администрации г. Томска и комитета по общим вопросам.
2. Системно-структурный метод использовался при рассмотрении системы
органов МСУ в РФ и в г. Томске.
3. Формулярный анализ был использован при рассмотрении документов в Администрации г. Томска.
4. Метод классификации применялся при определении видового состава
документа.
5. Метод включенного наблюдения. Личный опыт автора, который принимал участие в работе отдела ДОУ Администрации г. Томска, позволил оценить реальную практику работы с документами в органе местного самоуправления.
Источниками для исследования послужили различные нормативно-правовые акты. Из международных актов в работе использовалась Европейская хартия местного самоуправления . В документе отражены международные стандарты осуществления местного самоуправления. Следующий НПА - Конституция РФ . Являясь основным законом Российской Федерации, она декларирует существование местного самоуправления. Для исследования важными источниками являются Федеральные законы. Один из ключевых это ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ». В нем раскрываются принципы местного самоуправления, закон определяет структуру органов местного самоуправления, основные направления деятельности этих органов, состав муниципальных нормативно-правовых актов. Также в работе были использованы следующие федеральные законы, которые имеют отношение к местному самоуправлению
1. ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» . В законе фиксируется сроки работы с обращениями, требования к их составлению, правила личного приема граждан.
1. ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» . Он определяет права и обязанности муниципального служащего, принципы прохождения муниципальной службы.
2. ФЗ «Об Архивном деле в Российской Федерации» .
Следующими по значимости являются указы Президента РФ. Указ от 2 ноября 2007 г. № 1421 «О Совете при Президенте Российской Федерации по развитию местного самоуправления» и Указ от 28 апреля 2008 г. № 607 «Об оценке эффективности деятельности органов местного самоуправления городских округов и муниципальных районов» . Эти документы позволяют понять какие попытки предпринимает государство для оценивания работы органов местного самоуправления и какие пути совершенствования местного самоуправления существуют.
При исследовании делопроизводственной составляющей исследования использовались следующие источники:
1. ГОСТ 7.0.97-2016 , где отражены требования к оформлению организационно - распорядительной документации.
2. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
3. Правила делопроизводства в государственных органах и местного самоуправления1.
Среди локальных источников можно выделить следующие:
1. Закон Томской области «О муниципальной службе» .
2. Документы, регулирующие деятельность администрации: регламент о работе администрации , положение о комитете . В них содержится информация общего характера, т.е. цели органа, полномочия и функции, состав.
3. Документы, регламентирующие деятельность ДОУ. Стандарт делопроизводства в администрации . Он содержит подробное описание работы с документами и является основным нормативным документом, которым руководствуются сотрудники.
Выпускная квалификационная работа имеет традиционную структуру и состоит из введения, двух глав и заключения, а также 6 приложений.

Купить

Документационное обеспечение управления является важным звеном в деятельности органов местного самоуправления. Ежедневно Администрация г. Томска принимает решения, влияющие на качество жизни населения. Практически все процессы сопровождаются созданием документов, поэтому нельзя не уделять вниманием системе ДОУ, которая во многом ответственна за оперативность решения вопросов и проблем.
Экскурс в историю становления местного самоуправления в России показал, что как политический институт это явление еще молодое. Сейчас мы наблюдаем его формирование и развитие в соответствии с новыми вызовами общества. С одной стороны, видно, что государство старается способствовать развитию местного самоуправления. Президентом РФ принимаются указы, направленные на развитие МСУ. Например, указ от 2 ноября 2007 г. «О Совете при Президенте Российской Федерации по развитию местного самоуправления» и Указ от 28 апреля 2008 г. «Об оценке эффективности деятельности органов местного самоуправления городских округов и муниципальных районов». Субъекты РФ также стараются свою законодательную и нормативную базу обновлять своевременно. С другой стороны, наблюдается тенденция к контролю над органами местного самоуправления. Это прослеживается в действиях государства, например в отмене прямых выборов Мэра в большинстве муниципальных образований РФ и в поправках к Конституции РФ, которые были приняты летом 2020 года. В ней теперь зафиксировано, что органы местного самоуправления входят в систему публичной власти. Однако четкого понимания, какие последствия для ОМСУ это несет, не существует. Подобные непопулярные среди населения решения еще больше снижают уровень доверия к действующей власти и заинтересованность во взаимодействии с органами местного самоуправления.
Нормативно-правовая база федерального и локального уровней, регламентирующая осуществление местного самоуправления в РФ и, в частности, в Томской области развивается. Например, с момента появления Российской Федерации было создано несколько Федеральных Законов об осуществлении МСУ и по другим вопросам, которые касаются местного самоуправления. Законодательство на всех уровнях редактируется с целью его актуализации и соответствия другим нормативным актам.
В результате анализа была определена система органов местного самоуправления в г. Томске. Она включают в себя: Думу г. Томска, Администрацию г. Томска и Счетную палату. В данный момент главой администрации является временно исполняющий обязанности Мэра г. Томска М.А. Ратнер. Существует вероятность, что в сентябре состоятся выбора главы администрации.
Для работы с документами существует своя нормативно-правовая база. Она включает в себя федеральные законы, ГОСТы, правила и методические рекомендации. Наиболее важным для сотрудников является Стандарт делопроизводства. Он составлен на основе актуального ГОСТа и часто редактируется. В нем отражены порядок работы с документами разных потоков и на разных этапах. Также в нем содержатся бланки документов, которыми работники пользуются при создании документа. Нормативная база федерального уровня также является актуальной. За последние два года были разработаны и утверждены новые Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления и Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
В Администрации за документационное обеспечение управления ответственен Комитет по общим вопросам. Основную работу с документами осуществляет канцелярия, где также принимаются обращения от юридических лиц. Работа с документами в администрации осуществляется на высоком уровне, с соблюдением ГОСТа и других законодательных и нормативных документов. Используются современные технологии: в администрации для электронного документооборота применяют СЭД «LotusNotes» от компании ХБМ.Все этапы работы с документы выполняются согласно Стандарту делопроизводства. Применение СЭД повышает эффективность работы с документами, позволяет оптимизировать ее. Сотрудники отмечают, что программа нуждается в обновлении, но на данный момент это тяжело осуществить из-за нехватки средств.
Основная проблема, обнаруженная в ходе исследования, связана с загруженностью сотрудников отдела по работе с обращениями граждан телефонными звонками от жителей города. Автор видит решение проблемы путем создания отдельной диспетчерской службы, которая могла бы на постоянной основе отвечать на вопросы от граждан, принимать их обращения в устной форме и консультировать.
По итогам исследования можно сделать вывод, что система документационного обеспечения управления в Администрации г. Томска соответствует действующей нормативно-правовой базе. Управление документами осуществляется на высоком уровне, а существующие недостатки не сильно влияют на качество системы ДОУ. Однако их устранение окажет только положительный результат на деятельность администрации как органа местного самоуправления.

Купить