ИНФОРМАЦИОННАЯ И ДОКУМЕНТАЦИОННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ГЛАВНОГО СПЕЦИАЛИСТА КОМИТЕТА АДМИНИСТРАТИВНО-КАДРОВОЙ РАБОТЫ ДЕПАРТАМЕНТА ФИНАНСОВ ТОМСКОЙ ОБЛАСТИ
|
АННОТАЦИЯ 3
ВВЕДЕНИЕ 3
1 Нормативная и методическая база главного специалиста комитета административно - кадровой работы Департамента финансов Томской области 11
2 Организация документационной деятельности главного специалиста комитета
административно-кадровой работы Департамента финансов Томской области 20
2.1. Видовой состав документов и их оформление 20
2.2. Обработка и регистрация входящей документации 28
2.3. Контроль за исполнением документов 36
2.4. Работа с исходящей документацией 42
3 Информационная деятельность главного специалиста комитета административно-кадровой работы Департамента финансов Томской области 49
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 56
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 59
Приложение А Бланк письма Заместителя губернатора Томской области - Начальника Департамента финансов Томской области 68
Приложение Б Протокол Департамента финансов Томской области 69
Приложение В Рекомендуемое оформление протокола 71
Приложение Г Наблюдательный лист фотографии рабочего дня 73
Приложение Д Интервью с главным специалистом комитета административно-кадровой работы Департамента финансов Томской области 79
ВВЕДЕНИЕ 3
1 Нормативная и методическая база главного специалиста комитета административно - кадровой работы Департамента финансов Томской области 11
2 Организация документационной деятельности главного специалиста комитета
административно-кадровой работы Департамента финансов Томской области 20
2.1. Видовой состав документов и их оформление 20
2.2. Обработка и регистрация входящей документации 28
2.3. Контроль за исполнением документов 36
2.4. Работа с исходящей документацией 42
3 Информационная деятельность главного специалиста комитета административно-кадровой работы Департамента финансов Томской области 49
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 56
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 59
Приложение А Бланк письма Заместителя губернатора Томской области - Начальника Департамента финансов Томской области 68
Приложение Б Протокол Департамента финансов Томской области 69
Приложение В Рекомендуемое оформление протокола 71
Приложение Г Наблюдательный лист фотографии рабочего дня 73
Приложение Д Интервью с главным специалистом комитета административно-кадровой работы Департамента финансов Томской области 79
В современном мире, учитывая постоянно меняющиеся социально -экономические условия и динамичный темп жизни, роль и функции помощника руководителя, секретаря подвергаются изменениям.
На сегодняшний день ни одно учреждение, ни одна коммерческая организация, муниципальное предприятие или небольшая фирма вряд ли сможет существовать без помощника руководителя, который выполняет самую разнообразную работу. В современном профессиональном мире успешность управленческой деятельности во многом зависит от качества и эффективности информационной и документационной составляющей деятельности секретаря. Также следует учитывать, что секретарь - это «правая рука» руководителя, без которого он не сможет эффективно управлять всем рабочим процессом на предприятии или фирме. Секретарь XXI века - это лицо организации, которое всегда поддержит на высоком уровне авторитет руководителя и компании в целом.
В словаре Д.Н. Ушакова термин «секретарь» определяется как «лицо, ведущее деловую переписку отдельного лица или какого-нибудь учреждения, а также ведающее делопроизводством»1. В профессиональных стандартах есть следующие названия должностей: секретарь-администратор, делопроизводитель, секретарь руководителя,
стенографистка, помощник руководителя и т.д. В профессиональном стандарте четко прописаны функции и задачи, что позволяет работодателю опираться на эти требования.
В данном исследовании речь пойдет о главном специалисте комитета административно-кадровой работы Департамента финансов Томской области (далее - главный специалист), который выполняет функции секретаря руководителя.
Главный специалист имеет весьма разнообразную деятельность, которую условно можно разделить на документационную и информационную. И та, и другая весьма интересна и сложна. Они формируются из многообразных творческих, логических и технических операций, которые постоянно трансформируются и адаптируются под условия, которые диктует современный профессиональный мир.
Документационная деятельность занимает большую часть рабочего времени секретаря. Она охватывает все процессы, относящиеся к фиксации и оформлению
необходимой информации на различных носителях по установленным правилам. Например, главный специалист обрабатывает и регистрирует входящую документацию, следит за контролем исполнения документов и т.д.
Информационная деятельность также является очень трудоемкой. Например, главный специалист выполняет следующие функции: подготавливает совещания, организует прием посетителей, отвечает телефонные звонки и т.д.
Специалист-помощник руководителя играет большую роль в решении самых разных вопросов. Ведь именно от того, как данный специалист справляется со своими обязанностями зависит и деятельность организации в целом. От профессионализма главного специалиста зависит исполнение решений руководителя и в целом Департамента финансов Томской области.
Актуальность темы заключается в запросе от сотрудника предложить рекомендации по рационализации деятельности главного специалиста комитета административно¬кадровой работы Департамента финансов Томской области. Как работать эффективнее и рациональнее с документацией? Какие функции главный специалист выполняет помимо своей должностной инструкции? Должен ли брать на себя дополнительные обязанности?
Данный запрос появился в ходе прохождения учебных и делопроизводственных практик в данной организации. Специалист сталкивается с разными сложностями: превышение функционала, постоянная помощь коллегам, в следствие чего сокращается время на выполнение обязательных задач. От данных факторов главный специалист чувствует себя перегруженным, что ведет к неблагоприятным последствиям, таким как: может положить документ не в ту ячейку, переслать документ не тому адресату и т.д. Данная ситуация является типичной для государственной службы, поскольку специалисты имеют ненормированный рабочий день и у главного специалиста существует большой спектр обязанностей.
Проблема заключается в организации рабочего времени главного специалиста комитета административно-кадровой работы Департамента финансов Томской области. Возможно, предложенные рекомендации позволят изменить ситуацию, уточнить и улучшить информационную и документационную деятельность специалиста. Таким образом, проблему можно сформулировать следующим образом: как сделать более рациональной деятельность главного специалиста при большом объеме функций и обязанностей?
Для раскрытия темы в основном использовалась литература, которая охватывает основные направления деятельности главного специалиста, также применялись статьи из профессиональных журналов: «Секретарь-референт», «Делопроизводство» и «Справочник 4
секретаря и офис-менеджера» и другие. Условно, использованную литературу можно разделить на две группы: общая и близко связанная с исследованием.
Помогло разобраться с понятием о делопроизводстве и его значением в современной сфере управления, с технологией и организацией делопроизводства в учреждениях, с бездокументным обслуживанием руководителя учебное пособие Г.Д. Пешковой «Секретарское дело»1. Автор отмечает, что профессия секретаря требует от человека высокой подготовки, целого комплекса личных и деловых качеств, обусловл енных спецификой секретарского труда.
Для изучения видового состава документов и их характеристики необходимо обратиться к статье Н.С. Жминько, В.П. Васильева, Ю.А. Тритьяк , где авторы выделяют три основные группы документов: 1) внутренние - используются для решения внутренних проблем и задач организации; 2) исходящие - создаются для передачи информации пользователям заинтересованным в ее получении; 3) входящие - получают от сторонних организаций и частных лиц. Также в статье рассматриваются основные этапы документооборота и их описание.
Статья Е.Н. Кожановой посвящена разделу организации работы с документами из типовой инструкции по делопроизводству. Автор подчеркивает, что в данном разделе стоит обязательно указывать: прием и первичную обработку входящих документов, предварительное рассмотрение входящих документов, регистрацию, рассмотрение документов руководством, доведение документов до исполнителей, обработку и отправку исходящих документов и т.д. Благодаря данной работе формируется представление о важных составляющих процессах при работе с документами.
Работа Е.В. Дуплий и А. Овсянниковой помогает разобраться в схемах
расположения реквизитов. Работа указывает на конкретные изменения и уточнения в действующем ГОСТе 2016 года1. Дает представления об актуальных дополнениях. Например, отмечается, что все реквизиты содержат важные и существенные уточнения по их оформлению. Именно поэтому авторы статьи считают, что действующий ГОСТ - шаг вперед при разработке правил оформления документов.
В статье Е.Д. Новохатской был приведен сопоставительный анализ между деятельностью референта - помощника руководителя и секретаря-референта. Автор говорит о компонентах, которые на современном этапе дифференцируют его деятельность помощника руководителя и позволяют отличать её от рядоположенных профессий.
Другой актуальный вопрос был рассмотрен Н.Н. Павкиной - проблемы,
возникающие в процессе организации документооборота в учреждениях. В работе показано, что для выявления проблем необходимо выделять основные задачи, решаемые в ходе управления документооборотом учреждения: правильное оформление документов, верное распределение потоков документов, систематизация документов. Автор предлагает алгоритмы решений различных проблем.
Вопросы обязанностей и задач личного помощника руководителя анализировали в журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера» . В статье уделено внимание личным и профессиональным качествам сотрудника, перечням, которые упростят работу с документацией.
Как отмечалось ранее, для раскрытия темы работы использовалась не только общая литература, но и статьи, близко связанные с исследованием.
Для наглядного примера роли секретаря в организациях обратимся к статье Е.И. Рудневой и Е.Н. Аношиной . В своей работе авторы рассматривают документную и информационную организацию секретарского обслуживания на примере конкретной организации, раскрывают систему регистрации документов, маршруты движения документов и т.д. При анализе всех факторов были выявлены недостатки и предложены рекомендации по их устранению.
В своей статье А.С. Попова также рассматривает роль секретаря в администрации сельсовета. Автор анализирует не только функции и задачи секретаря, но и делает характеристику документов, регулирующих деятельность сотрудника. Дополнительно приведены примеры ошибок в реквизитах документов и примеры того, как их можно исправить.
Так, проанализировав литературу, можно сделать вывод о том, что данная тема достаточно изучена.
Объект исследования: комитет административно-кадровой работы Департамента финансов Томской области.
Предмет исследования: информационная и документационная деятельность главного специалиста комитета административно-кадровой работы Департамента финансов Томской области.
Цель работы - разработать и предложить рекомендации по усовершенствованию (рационализации) информационной и документационной деятельности главного специалиста комитета административно-кадровой работы Департамента финансов Томской области.
Для достижения цели были поставлены следующие задачи:
1. Определить нормативную базу Департамента финансов Томской области в организации работы с документами;
2. Выявить функционал в информационной и документационной деятельности главного специалиста комитета административно-кадровой работы Департамента финансов Томской области;
3. Разработать предложения по рационализации информационной и документационной деятельности главного специалиста комитета административно - кадровой работы Департамента финансов Томской области.
В ходе выполнения работы были использованы различные методы исследования: анализ, формулярный анализ, системный анализ, метод классификации, сравнение, обобщение, включенное наблюдение, метод фотографии рабочего дня, визуализации данных и метод полу-структурированного интервью.
Помог охарактеризовать организацию документационной и информационной деятельности главного специалиста метод анализа. Выявить ошибки в документах, допущенные при оформлении шаблонов документации Департамента финансов Томской области позволил метод сравнения. Изучению реквизитов шаблонов документации способствовал метод формулярного анализа. Разделить литературу и источники на группы помог метод классификации. Помог определить место Департамента финансов Томской области в организационной структуре Администрации Томской области системный анализ. В ходе прохождения делопроизводственной и учебной практики был использован метод включенного наблюдения, как результат - дневники практик. Зафиксировать функции, время выполнения задач главного специалиста позволил метод фотографии рабочего дня. Более ясно представить читателю информацию в виде таблиц и схем помог метод визуализации данных. Детально погрузиться в тему исследования позволил метод полу- структурированного интервью. Сделать выводы об опыте, полученного в ходе написания данной работы способствовал метод обобщения.
Для изучения данной темы были использованы различные источники, которые можно условно поделить на группы: федеральные, региональные, локальные.
Так как Департамент финансов Томской области входит в структуру Администрации Томской области, то особо следует остановиться на Федеральном законе от 27.05.2003 № 58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации»1. В нем описана система государственной службы, даны определения ряда терминов (государственная служба Российской Федерации, федеральная государственная служба, и др.), поступление на государственную службу, ее прохождение и прекращение, установление основных принципов построения и функционирования системы государственной службы. Благодаря данному акту повышается эффективность и результативность деятельности Департамента финансов Томской области. Также в данном Федеральном законе, статье 10 дается определение термина «федеральный государственный служащий» - гражданин, осуществляющий профессиональную служебную деятельность на должности федеральной государственной службы и получающий денежное содержание (вознаграждение, довольствие) за счет средств федерального бюджета .
Не менее значим Федеральный закон от 25.12.2008 № 273-ФЗ «О противодействии коррупции»1. Данный нормативно-правовой акт регламентирует наказания за совершение коррупционных нарушений. Он содержит описание порядка проведения проверок организаций, также указывает основные направления деятельности государственных органов по повышению эффективности противодействия коррупции.
Важными источниками также являются региональные нормативные акты Томской области. Например, постановление «О регламенте работы Администрации Томской области» , в котором указана структура Администрации Томской области, планирование и координация работы исполнительных органов государственной власти Томской области, порядок работы с документами, порядок подготовки договоров и т.д.
Положение о Департаменте финансов Томской области помогло
систематизировать знания о функциях и организации деятельности органа исполнительной власти.
Документ «Об использовании автоматизированной системы делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Томской области» помог разобраться с правилами работы системы электронного документооборота (СЭД) в Департаменте финансов Томской области.
Также в качестве источников использовалась инструкция по делопроизводству Департамента финансов Томской области , которая составлялась на основе ГОСТа о требованиях к оформлению организационно-распорядительной документации. Подробно о нормативной базе главного специалиста комитета административно-кадровой работе Департамента финансов Томской области речь пойдет в первой главе.
Подробно анализ нормативной базы рассмотрен в первой главе.
Работа включает в себя: введение, три главы основной части, заключение, список использованных источников и литературы, приложения.
На сегодняшний день ни одно учреждение, ни одна коммерческая организация, муниципальное предприятие или небольшая фирма вряд ли сможет существовать без помощника руководителя, который выполняет самую разнообразную работу. В современном профессиональном мире успешность управленческой деятельности во многом зависит от качества и эффективности информационной и документационной составляющей деятельности секретаря. Также следует учитывать, что секретарь - это «правая рука» руководителя, без которого он не сможет эффективно управлять всем рабочим процессом на предприятии или фирме. Секретарь XXI века - это лицо организации, которое всегда поддержит на высоком уровне авторитет руководителя и компании в целом.
В словаре Д.Н. Ушакова термин «секретарь» определяется как «лицо, ведущее деловую переписку отдельного лица или какого-нибудь учреждения, а также ведающее делопроизводством»1. В профессиональных стандартах есть следующие названия должностей: секретарь-администратор, делопроизводитель, секретарь руководителя,
стенографистка, помощник руководителя и т.д. В профессиональном стандарте четко прописаны функции и задачи, что позволяет работодателю опираться на эти требования.
В данном исследовании речь пойдет о главном специалисте комитета административно-кадровой работы Департамента финансов Томской области (далее - главный специалист), который выполняет функции секретаря руководителя.
Главный специалист имеет весьма разнообразную деятельность, которую условно можно разделить на документационную и информационную. И та, и другая весьма интересна и сложна. Они формируются из многообразных творческих, логических и технических операций, которые постоянно трансформируются и адаптируются под условия, которые диктует современный профессиональный мир.
Документационная деятельность занимает большую часть рабочего времени секретаря. Она охватывает все процессы, относящиеся к фиксации и оформлению
необходимой информации на различных носителях по установленным правилам. Например, главный специалист обрабатывает и регистрирует входящую документацию, следит за контролем исполнения документов и т.д.
Информационная деятельность также является очень трудоемкой. Например, главный специалист выполняет следующие функции: подготавливает совещания, организует прием посетителей, отвечает телефонные звонки и т.д.
Специалист-помощник руководителя играет большую роль в решении самых разных вопросов. Ведь именно от того, как данный специалист справляется со своими обязанностями зависит и деятельность организации в целом. От профессионализма главного специалиста зависит исполнение решений руководителя и в целом Департамента финансов Томской области.
Актуальность темы заключается в запросе от сотрудника предложить рекомендации по рационализации деятельности главного специалиста комитета административно¬кадровой работы Департамента финансов Томской области. Как работать эффективнее и рациональнее с документацией? Какие функции главный специалист выполняет помимо своей должностной инструкции? Должен ли брать на себя дополнительные обязанности?
Данный запрос появился в ходе прохождения учебных и делопроизводственных практик в данной организации. Специалист сталкивается с разными сложностями: превышение функционала, постоянная помощь коллегам, в следствие чего сокращается время на выполнение обязательных задач. От данных факторов главный специалист чувствует себя перегруженным, что ведет к неблагоприятным последствиям, таким как: может положить документ не в ту ячейку, переслать документ не тому адресату и т.д. Данная ситуация является типичной для государственной службы, поскольку специалисты имеют ненормированный рабочий день и у главного специалиста существует большой спектр обязанностей.
Проблема заключается в организации рабочего времени главного специалиста комитета административно-кадровой работы Департамента финансов Томской области. Возможно, предложенные рекомендации позволят изменить ситуацию, уточнить и улучшить информационную и документационную деятельность специалиста. Таким образом, проблему можно сформулировать следующим образом: как сделать более рациональной деятельность главного специалиста при большом объеме функций и обязанностей?
Для раскрытия темы в основном использовалась литература, которая охватывает основные направления деятельности главного специалиста, также применялись статьи из профессиональных журналов: «Секретарь-референт», «Делопроизводство» и «Справочник 4
секретаря и офис-менеджера» и другие. Условно, использованную литературу можно разделить на две группы: общая и близко связанная с исследованием.
Помогло разобраться с понятием о делопроизводстве и его значением в современной сфере управления, с технологией и организацией делопроизводства в учреждениях, с бездокументным обслуживанием руководителя учебное пособие Г.Д. Пешковой «Секретарское дело»1. Автор отмечает, что профессия секретаря требует от человека высокой подготовки, целого комплекса личных и деловых качеств, обусловл енных спецификой секретарского труда.
Для изучения видового состава документов и их характеристики необходимо обратиться к статье Н.С. Жминько, В.П. Васильева, Ю.А. Тритьяк , где авторы выделяют три основные группы документов: 1) внутренние - используются для решения внутренних проблем и задач организации; 2) исходящие - создаются для передачи информации пользователям заинтересованным в ее получении; 3) входящие - получают от сторонних организаций и частных лиц. Также в статье рассматриваются основные этапы документооборота и их описание.
Статья Е.Н. Кожановой посвящена разделу организации работы с документами из типовой инструкции по делопроизводству. Автор подчеркивает, что в данном разделе стоит обязательно указывать: прием и первичную обработку входящих документов, предварительное рассмотрение входящих документов, регистрацию, рассмотрение документов руководством, доведение документов до исполнителей, обработку и отправку исходящих документов и т.д. Благодаря данной работе формируется представление о важных составляющих процессах при работе с документами.
Работа Е.В. Дуплий и А. Овсянниковой помогает разобраться в схемах
расположения реквизитов. Работа указывает на конкретные изменения и уточнения в действующем ГОСТе 2016 года1. Дает представления об актуальных дополнениях. Например, отмечается, что все реквизиты содержат важные и существенные уточнения по их оформлению. Именно поэтому авторы статьи считают, что действующий ГОСТ - шаг вперед при разработке правил оформления документов.
В статье Е.Д. Новохатской был приведен сопоставительный анализ между деятельностью референта - помощника руководителя и секретаря-референта. Автор говорит о компонентах, которые на современном этапе дифференцируют его деятельность помощника руководителя и позволяют отличать её от рядоположенных профессий.
Другой актуальный вопрос был рассмотрен Н.Н. Павкиной - проблемы,
возникающие в процессе организации документооборота в учреждениях. В работе показано, что для выявления проблем необходимо выделять основные задачи, решаемые в ходе управления документооборотом учреждения: правильное оформление документов, верное распределение потоков документов, систематизация документов. Автор предлагает алгоритмы решений различных проблем.
Вопросы обязанностей и задач личного помощника руководителя анализировали в журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера» . В статье уделено внимание личным и профессиональным качествам сотрудника, перечням, которые упростят работу с документацией.
Как отмечалось ранее, для раскрытия темы работы использовалась не только общая литература, но и статьи, близко связанные с исследованием.
Для наглядного примера роли секретаря в организациях обратимся к статье Е.И. Рудневой и Е.Н. Аношиной . В своей работе авторы рассматривают документную и информационную организацию секретарского обслуживания на примере конкретной организации, раскрывают систему регистрации документов, маршруты движения документов и т.д. При анализе всех факторов были выявлены недостатки и предложены рекомендации по их устранению.
В своей статье А.С. Попова также рассматривает роль секретаря в администрации сельсовета. Автор анализирует не только функции и задачи секретаря, но и делает характеристику документов, регулирующих деятельность сотрудника. Дополнительно приведены примеры ошибок в реквизитах документов и примеры того, как их можно исправить.
Так, проанализировав литературу, можно сделать вывод о том, что данная тема достаточно изучена.
Объект исследования: комитет административно-кадровой работы Департамента финансов Томской области.
Предмет исследования: информационная и документационная деятельность главного специалиста комитета административно-кадровой работы Департамента финансов Томской области.
Цель работы - разработать и предложить рекомендации по усовершенствованию (рационализации) информационной и документационной деятельности главного специалиста комитета административно-кадровой работы Департамента финансов Томской области.
Для достижения цели были поставлены следующие задачи:
1. Определить нормативную базу Департамента финансов Томской области в организации работы с документами;
2. Выявить функционал в информационной и документационной деятельности главного специалиста комитета административно-кадровой работы Департамента финансов Томской области;
3. Разработать предложения по рационализации информационной и документационной деятельности главного специалиста комитета административно - кадровой работы Департамента финансов Томской области.
В ходе выполнения работы были использованы различные методы исследования: анализ, формулярный анализ, системный анализ, метод классификации, сравнение, обобщение, включенное наблюдение, метод фотографии рабочего дня, визуализации данных и метод полу-структурированного интервью.
Помог охарактеризовать организацию документационной и информационной деятельности главного специалиста метод анализа. Выявить ошибки в документах, допущенные при оформлении шаблонов документации Департамента финансов Томской области позволил метод сравнения. Изучению реквизитов шаблонов документации способствовал метод формулярного анализа. Разделить литературу и источники на группы помог метод классификации. Помог определить место Департамента финансов Томской области в организационной структуре Администрации Томской области системный анализ. В ходе прохождения делопроизводственной и учебной практики был использован метод включенного наблюдения, как результат - дневники практик. Зафиксировать функции, время выполнения задач главного специалиста позволил метод фотографии рабочего дня. Более ясно представить читателю информацию в виде таблиц и схем помог метод визуализации данных. Детально погрузиться в тему исследования позволил метод полу- структурированного интервью. Сделать выводы об опыте, полученного в ходе написания данной работы способствовал метод обобщения.
Для изучения данной темы были использованы различные источники, которые можно условно поделить на группы: федеральные, региональные, локальные.
Так как Департамент финансов Томской области входит в структуру Администрации Томской области, то особо следует остановиться на Федеральном законе от 27.05.2003 № 58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации»1. В нем описана система государственной службы, даны определения ряда терминов (государственная служба Российской Федерации, федеральная государственная служба, и др.), поступление на государственную службу, ее прохождение и прекращение, установление основных принципов построения и функционирования системы государственной службы. Благодаря данному акту повышается эффективность и результативность деятельности Департамента финансов Томской области. Также в данном Федеральном законе, статье 10 дается определение термина «федеральный государственный служащий» - гражданин, осуществляющий профессиональную служебную деятельность на должности федеральной государственной службы и получающий денежное содержание (вознаграждение, довольствие) за счет средств федерального бюджета .
Не менее значим Федеральный закон от 25.12.2008 № 273-ФЗ «О противодействии коррупции»1. Данный нормативно-правовой акт регламентирует наказания за совершение коррупционных нарушений. Он содержит описание порядка проведения проверок организаций, также указывает основные направления деятельности государственных органов по повышению эффективности противодействия коррупции.
Важными источниками также являются региональные нормативные акты Томской области. Например, постановление «О регламенте работы Администрации Томской области» , в котором указана структура Администрации Томской области, планирование и координация работы исполнительных органов государственной власти Томской области, порядок работы с документами, порядок подготовки договоров и т.д.
Положение о Департаменте финансов Томской области помогло
систематизировать знания о функциях и организации деятельности органа исполнительной власти.
Документ «Об использовании автоматизированной системы делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Томской области» помог разобраться с правилами работы системы электронного документооборота (СЭД) в Департаменте финансов Томской области.
Также в качестве источников использовалась инструкция по делопроизводству Департамента финансов Томской области , которая составлялась на основе ГОСТа о требованиях к оформлению организационно-распорядительной документации. Подробно о нормативной базе главного специалиста комитета административно-кадровой работе Департамента финансов Томской области речь пойдет в первой главе.
Подробно анализ нормативной базы рассмотрен в первой главе.
Работа включает в себя: введение, три главы основной части, заключение, список использованных источников и литературы, приложения.
В ходе рассмотрения документационной и информационной деятельности главного специалиста комитета административно-кадровой работы Департамента финансов Томской области были выявлены положительные моменты и недостатки.
В данном исследовании был проведен анализ документационной деятельности главного специалиста. В целом, большая часть документов оформлена по ГОСТу1 и действующим правилам организации - инструкции по делопроизводству . Это говорит о том, что инструкция по делопроизводству , принятая в данном Департаменте соответствует современным требованиям и активно используется в работе. Также автоматизированы многие процессы (регистрация, контроль за исполнением и др.), благодаря действующей в Департаменте финансов Томской области системе электронного документооборота - Directum. Это помогает главному специалисту экономить время, бумагу. В данном Департаменте строго придерживаются этапов движения документов, вся работа ведется логично и последовательно. Это говорит о профессионализме сотрудника (главного специалиста) и серьезной организации работы с документами.
Тем не менее можно отметить и недостатки в документационной деятельности:
1. Отсутствие перечня нерегистрируемых документов в организации;
2. Ошибки в некоторых видах документов: в частности, в протоколе. Автором был предложен вариант оформления данного документа по требованиям ГОСТа .
3. Отсутствие автоматизации процесса запроса о продлении срока поручения;
4. Отсутствие анализа работы по контролю за исполнением документов.
Главный специалист комитета административно-кадровой работы Департамента финансов Томской области является одной из руководящих должностей организации. Данный сотрудник выполняет целый ряд функций, которые можно разделить на документационные и информационные. Именно данный специалист проверяет документы на правильность, оформление, регистрирует документы, следит за контролем исполнения, встречает посетителей организации, консультирует по телефону.
В ходе беседы с главным специалистом комитета административно-кадровой работы было выяснено, что работа предполагает многозадачность, всегда появляются какие-то дополнительные срочные поручения от руководства или коллег. Фотография рабочего дня подтверждает данный вывод. Ознакомившись с информационной деятельностью специалиста, можно сделать вывод, что он справляется с возложенными на него обязанностями. Но часто сотрудник загружен настолько, что нет времени выполнять свои основные функции. Это связано с тем, что в должностном регламенте сказано, что сотрудник должен выполнять различные поручения руководства, то есть данный пункт не конкретизирован.
Для устранения недостатков и совершенствования информационной деятельности главного специалиста комитета административно-кадровой работы в Департаменте финансов Томской области предложены следующие рекомендации:
1. Пересмотреть должностной регламент главного специалиста , а именно четко прописать основные функции. В том числе обратить внимание на задачи, которые связаны с хозяйственной деятельностью. Сотрудник имеет большое количество функций, связанных не только с документной деятельностью, но и информационной. Одному человеку очень сложно справиться с большим количеством задач.
2. Возложить хозяйственную деятельность на другого сотрудника Департамента финансов Томской области и отразить данные изменения в должностном регламенте главного специалиста комитета административно-кадровой работы Департамента финансов Томской области.
Для устранения недостатков и совершенствования документационной деятельности главного специалиста комитета административно-кадровой работы в Департаменте финансов Томской области предложены следующие рекомендации:
1. Регулярно проводить отчет по анализу работы контроля за исполнением
документов хотя бы раз в полгода. С целью выявления количества документов, стоящих на контроле, а также с целью анализа выполнения поручений в установленный срок.
2. Исправить ошибки в бланках документов, чтобы было полное соответствие Инструкции по делопроизводству Департамента финансов Томской области1 и ГОСТу Р 7.0.97-2016 .
3. Автоматизировать процесс запроса о продлении срока поручения. В случае, если сотрудники не успевают выполнить поручение в установленный срок, то им не придется тратить время на дорогу в Администрацию Томской области.
4. Предложить руководителю сразу выносить резолюции в системе электронного документооборота. Тем самым, главному специалисту не придется тратить на это время.
5. Составить перечень нерегистрируемых документов. В случае отпуска или болезни главного специалиста комитета административно-кадровой работы, замещающий его сотрудник мог легко сориентироваться в вопросах регистрации документов.
Таким образом, предложенные рекомендации смогут позволить руководству Департамента финансов Томской области наиболее грамотно спланировать и распределить рабочую нагрузку главного специалиста комитета административно-кадровой работы, что будет только положительно сказываться на общей производительности и эффективности труда.
В данном исследовании был проведен анализ документационной деятельности главного специалиста. В целом, большая часть документов оформлена по ГОСТу1 и действующим правилам организации - инструкции по делопроизводству . Это говорит о том, что инструкция по делопроизводству , принятая в данном Департаменте соответствует современным требованиям и активно используется в работе. Также автоматизированы многие процессы (регистрация, контроль за исполнением и др.), благодаря действующей в Департаменте финансов Томской области системе электронного документооборота - Directum. Это помогает главному специалисту экономить время, бумагу. В данном Департаменте строго придерживаются этапов движения документов, вся работа ведется логично и последовательно. Это говорит о профессионализме сотрудника (главного специалиста) и серьезной организации работы с документами.
Тем не менее можно отметить и недостатки в документационной деятельности:
1. Отсутствие перечня нерегистрируемых документов в организации;
2. Ошибки в некоторых видах документов: в частности, в протоколе. Автором был предложен вариант оформления данного документа по требованиям ГОСТа .
3. Отсутствие автоматизации процесса запроса о продлении срока поручения;
4. Отсутствие анализа работы по контролю за исполнением документов.
Главный специалист комитета административно-кадровой работы Департамента финансов Томской области является одной из руководящих должностей организации. Данный сотрудник выполняет целый ряд функций, которые можно разделить на документационные и информационные. Именно данный специалист проверяет документы на правильность, оформление, регистрирует документы, следит за контролем исполнения, встречает посетителей организации, консультирует по телефону.
В ходе беседы с главным специалистом комитета административно-кадровой работы было выяснено, что работа предполагает многозадачность, всегда появляются какие-то дополнительные срочные поручения от руководства или коллег. Фотография рабочего дня подтверждает данный вывод. Ознакомившись с информационной деятельностью специалиста, можно сделать вывод, что он справляется с возложенными на него обязанностями. Но часто сотрудник загружен настолько, что нет времени выполнять свои основные функции. Это связано с тем, что в должностном регламенте сказано, что сотрудник должен выполнять различные поручения руководства, то есть данный пункт не конкретизирован.
Для устранения недостатков и совершенствования информационной деятельности главного специалиста комитета административно-кадровой работы в Департаменте финансов Томской области предложены следующие рекомендации:
1. Пересмотреть должностной регламент главного специалиста , а именно четко прописать основные функции. В том числе обратить внимание на задачи, которые связаны с хозяйственной деятельностью. Сотрудник имеет большое количество функций, связанных не только с документной деятельностью, но и информационной. Одному человеку очень сложно справиться с большим количеством задач.
2. Возложить хозяйственную деятельность на другого сотрудника Департамента финансов Томской области и отразить данные изменения в должностном регламенте главного специалиста комитета административно-кадровой работы Департамента финансов Томской области.
Для устранения недостатков и совершенствования документационной деятельности главного специалиста комитета административно-кадровой работы в Департаменте финансов Томской области предложены следующие рекомендации:
1. Регулярно проводить отчет по анализу работы контроля за исполнением
документов хотя бы раз в полгода. С целью выявления количества документов, стоящих на контроле, а также с целью анализа выполнения поручений в установленный срок.
2. Исправить ошибки в бланках документов, чтобы было полное соответствие Инструкции по делопроизводству Департамента финансов Томской области1 и ГОСТу Р 7.0.97-2016 .
3. Автоматизировать процесс запроса о продлении срока поручения. В случае, если сотрудники не успевают выполнить поручение в установленный срок, то им не придется тратить время на дорогу в Администрацию Томской области.
4. Предложить руководителю сразу выносить резолюции в системе электронного документооборота. Тем самым, главному специалисту не придется тратить на это время.
5. Составить перечень нерегистрируемых документов. В случае отпуска или болезни главного специалиста комитета административно-кадровой работы, замещающий его сотрудник мог легко сориентироваться в вопросах регистрации документов.
Таким образом, предложенные рекомендации смогут позволить руководству Департамента финансов Томской области наиболее грамотно спланировать и распределить рабочую нагрузку главного специалиста комитета административно-кадровой работы, что будет только положительно сказываться на общей производительности и эффективности труда.
