Организация хранения документации в обществе с ограниченной ответственностью «Газпром газораспределение Томск»
|
Аннотация 2
Введение 7
Глава 1 Система хранения документов в современной организации 16
1.1 Нормативная база в области хранения документации 16
1.2 Текущее хранение: систематизация и учет имеющихся документов 20
1.3 Архивное хранение: создание условий для сохранности документов 35
Глава 2 Анализ организации хранения документов ООО «Газпром газораспределение
Томск» 49
2.1 Общие сведения об ООО «Газпром газораспределение Томск» и отделе ДОУ 49
2.2 Видовой состав документации 52
2.3 Текущее хранение документов 54
2.4 Архивное хранение документов 61
Глава 3 Направления совершенствования системы хранения документации в ООО «Газпром газораспределение Томск» 69
Заключение 79
Список использованных источников и литературы 86
Приложение А (справочное) Пример оформления протокола заседания экспертной комиссии 93
Приложение Б (справочное) Пример оформления акта об уничтожении документов 94
Приложение В (справочное) Папка-регистратор для документов 96
Приложение В1 (справочное) Папка «Дело» для документов 96
Приложение В2 (справочное) Архивный бокс для документов 98
Приложение В3 (справочное) Архивный короб для документов 99
Приложение Г (справочное) Положение об отделе документационного обеспечения управления ООО «Газпром газораспределение Томск» 100
Приложение Д (справочное) Фрагменты номенклатуры дел отдела ДОУ ООО «Газпром газораспределение Томск» за 2020 г 101
Приложение Ж (справочное) Форма номенклатуры дел структурного подразделения ООО
«Газпром газораспределение Томск» 103
Приложение И (справочное) Форма сводной номенклатуры дел ООО «Газпром газораспределение Томск» 105
Приложение К (справочное) Карта-заместитель документа (дела) ООО «Газпром газораспределение Томск» 107
Приложение Л (справочное) Форма акта об изъятии документов ООО «Газпром газораспределение Томск» 108
Приложение М (справочное) Положение о постоянно действующей экспертной комиссии
ООО «Газпром газораспределение Томск» 110
Приложение Н (справочное) Опись дел постоянного хранения отдела ДОУ ООО «Газпром газораспределение Томск» за 2014-2016 гг 111 Приложение П (справочное) Акт ООО «Газпром газораспределение Томск» о выделении к
уничтожению документов, не подлежащих хранению (2020 г.) 113
Приложение Р (справочное) Форма описи дел структурного подразделения ООО «Газпром газораспределение Томск» 115
Приложение С (справочное) Форма акта об обнаружении потери документов ООО «Газпром газораспределение Томск» 117
Приложение Т (справочное) Форма акта приема-передачи дел ООО «Газпром газораспределение Томск» 118
Приложение Ф (справочное) Форма обложки дела ООО «Газпром газораспределение
Томск» 120
Приложение Х (справочное) Форма листа-заверителя дела ООО «Газпром газораспределение Томск» 121
Приложение Ц (справочное) Форма внутренней описи документов дела ООО «Газпром газораспределение Томск» 122
Введение 7
Глава 1 Система хранения документов в современной организации 16
1.1 Нормативная база в области хранения документации 16
1.2 Текущее хранение: систематизация и учет имеющихся документов 20
1.3 Архивное хранение: создание условий для сохранности документов 35
Глава 2 Анализ организации хранения документов ООО «Газпром газораспределение
Томск» 49
2.1 Общие сведения об ООО «Газпром газораспределение Томск» и отделе ДОУ 49
2.2 Видовой состав документации 52
2.3 Текущее хранение документов 54
2.4 Архивное хранение документов 61
Глава 3 Направления совершенствования системы хранения документации в ООО «Газпром газораспределение Томск» 69
Заключение 79
Список использованных источников и литературы 86
Приложение А (справочное) Пример оформления протокола заседания экспертной комиссии 93
Приложение Б (справочное) Пример оформления акта об уничтожении документов 94
Приложение В (справочное) Папка-регистратор для документов 96
Приложение В1 (справочное) Папка «Дело» для документов 96
Приложение В2 (справочное) Архивный бокс для документов 98
Приложение В3 (справочное) Архивный короб для документов 99
Приложение Г (справочное) Положение об отделе документационного обеспечения управления ООО «Газпром газораспределение Томск» 100
Приложение Д (справочное) Фрагменты номенклатуры дел отдела ДОУ ООО «Газпром газораспределение Томск» за 2020 г 101
Приложение Ж (справочное) Форма номенклатуры дел структурного подразделения ООО
«Газпром газораспределение Томск» 103
Приложение И (справочное) Форма сводной номенклатуры дел ООО «Газпром газораспределение Томск» 105
Приложение К (справочное) Карта-заместитель документа (дела) ООО «Газпром газораспределение Томск» 107
Приложение Л (справочное) Форма акта об изъятии документов ООО «Газпром газораспределение Томск» 108
Приложение М (справочное) Положение о постоянно действующей экспертной комиссии
ООО «Газпром газораспределение Томск» 110
Приложение Н (справочное) Опись дел постоянного хранения отдела ДОУ ООО «Газпром газораспределение Томск» за 2014-2016 гг 111 Приложение П (справочное) Акт ООО «Газпром газораспределение Томск» о выделении к
уничтожению документов, не подлежащих хранению (2020 г.) 113
Приложение Р (справочное) Форма описи дел структурного подразделения ООО «Газпром газораспределение Томск» 115
Приложение С (справочное) Форма акта об обнаружении потери документов ООО «Газпром газораспределение Томск» 117
Приложение Т (справочное) Форма акта приема-передачи дел ООО «Газпром газораспределение Томск» 118
Приложение Ф (справочное) Форма обложки дела ООО «Газпром газораспределение
Томск» 120
Приложение Х (справочное) Форма листа-заверителя дела ООО «Газпром газораспределение Томск» 121
Приложение Ц (справочное) Форма внутренней описи документов дела ООО «Газпром газораспределение Томск» 122
В нашем современном XXI веке уже ни для кого не секрет, что информация является одним из самых важных и востребованных ресурсов, и с каждым годом значение этого ресурса только возрастает. Данному явлению есть вполне логичное объяснение - информационные процессы оказывают непосредственное влияние на многие стороны человеческой деятельности, а использование новых технологий значительно усиливает это влияние. Особенно заметно это проявляется в управленческой сфере. Эффективную работу в данной области обеспечивает информационно-документационная система, включающая в себя поиск, обработку, передачу и, конечно же, хранение информации. Знания в сфере работы с документами необходимы не только сотрудникам архивов или специалистам отдела документационного обеспечения управления (ДОУ), но и всем тем работникам, кто постоянно имеет дело с документацией, ведь для такой трудовой деятельности большое значение имеет не только практическая работа, но и теория документа.
Объемы информации во всем мире, безусловно, постоянно растут, что отражает высокие темпы развития человеческого сообщества по всем направлениям. И в России, и за рубежом ежегодно появляется масса новых предприятий и организаций различных форм собственности, созданных с различными целями, которые впоследствии становятся объектами и субъектами передачи и хранения информации. В свою очередь, результатом отражения фактов, событий и явлений деятельности любой компании выступает не что иное, как документ.
Документ - это зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать . Это официальное подтверждение каких-либо фактов, действий, событий. Документы служат носителями первичной информации, поскольку именно в них данные фиксируются впервые официально. Таким образом, актуальность знания вопросов документирования значительна и с дальнейшим течением времени будет только возрастать.
Эффективность деятельности любого учреждения во многих аспектах зависит от рациональной организации работы с документами в ней - от правильности и точности их оформления, соответствия принятым стандартам, соблюдения правил их использования и хранения. В стремящейся расти и развиваться компании работа с документацией не может быть отодвинута на задний план. Каждому предприятию следует осуществлять строгий подход к проработке собственного ДОУ, поскольку непосредственно на практике это позволяет упорядочить как процесс принятия важных решений, так и контроль над их своевременным и качественным выполнением. Благодаря четкой организации работы с документацией, не происходит срыва каких-либо сроков, наращиваются темпы развития предприятия, а значит, повышается его конкурентоспособность в отношении других фирм.
Отлаживание и обеспечивание качественного документооборота - это весьма непростая и ответственная работа, которая требует от сотрудников определенных знаний и навыков относительно документопотока организации. С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии в свое время остро встал вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной форме. Однако, если технология хранения традиционных бумажных документов уже достаточно хорошо отработана и по ней имеется большое количество нормативно-методической и справочной литературы, то организация хранения именно электронных документов зачастую до сих пор осуществляется, если можно так выразиться, стихийно. При этом неупорядоченное, несистематизированное хранение вызывает значительные затраты времени на поиск нужных документов, нередки случаи их утраты, порчи или даже кражи. Помимо этого, сегодня все большее число организаций переводит в электронную форму путем сканирования и те документы, которые поступили на предприятие в привычном нам бумажном виде. Этот фактор еще больше обостряет проблему упорядоченного хранения электронной документации. Поэтому один из основных вопросов, определяющих успешное использование компьютерных технологий в организации, - это надежность хранения документов в электронном формате, а также их быстрый поиск и возможность доступа.
Несмотря на массовый характер внедрение систем электронного документооборота в России в 2010ых годах, традиционный бумажный документооборот и, соответственно, организация его хранения не теряют своей актуальности и по сей день. Безусловно, за последние годы значительно выросли объемы информации, которые обрабатываются посредством именно электронных технологий, и оригинальные документы сегодня все чаще передаются на электронных носителях, минуя бумажную форму. Как правило, предпочтение электронному документообороту отдают наиболее крупные организации (поскольку, как минимум, могут себе это позволить в финансовом плане). Однако во многих компаниях документооборот можно назвать смешанным, поскольку он характеризуется и применением в ДОУ специализированных программ, и работой с бумажной документацией. Это происходит, в первую очередь, потому что очень многие сторонние организации используют традиционный способ передачи информации путем отправки письма в конверте. Другая причина - граждане, взаимодействующие с тем или иным предприятием, нарочно приносят в организацию те или иные документы. Поэтому всегда стоит учитывать и брать во внимание специфичные особенности тех или иных компаний в области работы со своими документами, и именно по этой причине бумажный документооборот и, как следствие, хранение бумажных документов еще долгое время будет весьма актуальным, несмотря на век цифровых технологий и все те преимущества, которые они имеют перед бумажным документом.
Разумеется, электронный документооборот (и, в частности, электронные архивы) помогают существенно упростить и ускорить работу с документами, освободить офисные площади от груды бумаг и дать, наконец, информации, содержащейся в документах, надежную защиту от искажения или утраты. И всё же незаменимость бумажных экземпляров документов прослеживается, поскольку наличие одних только специализированных программ недостаточно. Современное законодательство наделяет электронные документы юридической силой - такой же, какую имеют бумажные оригиналы. Они заверяются квалифицированной электронной подписью или же простой электронной подписью. Именно она придает документам юридическую силу, но если соблюдается еще одно обязательное условие: между участниками электронного документооборота должно быть подписано соглашение о взаимном признании такой подписи. К этому соглашению приходят далеко не все организации, а если его нет, то ни одна инстанция, включая суд, не примет к рассмотрению электронный документ, поскольку он не будет иметь юридической силы. Достоинства электронного архива, сами по себе весьма ценные, в такой ситуации отойдут на второй план, и придется искать бумажный оригинал документа . К тому же, для грамотной организации хранения электронных документов и дел требуются определенные знания и навыки, которыми может похвастаться далеко не каждый сотрудник, даже если он каждодневно осуществляет работу с документацией.
Так, при сравнении электронного и бумажного документооборота мы приходим к следующему выводу: важную роль в наши дни играет как тот, так и другой, и полностью отказываться от бумажных документов ни в коем случае не нужно. Правильный алгоритм с учетом всего сказанного выше выглядит так: нужно пользоваться всеми современными преимуществами электронного документооборота, но и к бумажным документам нужно относиться бережно, соблюдая необходимые условия для их сохранности.
Нельзя не упомянуть и о том, что длительное время, с конца 80-х гг. прошлого века , административное делопроизводство в России фактически игнорировалось руководителями многих организаций и предприятий: не всегда создавались
предусмотренные законодательством и обязательные на производстве документы, а созданные - не сохранялись в течение установленных сроков или же уничтожались без соблюдения соответствующего порядка. С соблюдением установленных требований делопроизводство велось, в основном, только в государственных органах или же в органах местного самоуправления. Поэтому особенно тяжелое положение с документацией наблюдалось на малых предприятиях, где ставка делалась не на канцелярию, а на производство и производительность фирмы.
В наше же время ситуация существенно изменилась. Во-первых, сам государственный аппарат активно занялся вопросами совершенствования документационного обеспечения управления как в госучреждениях, так и в малых организациях. В свое время были приняты такие важные федеральные законы, как об информации, информационных технологиях и о защите информации , об архивном деле , о персональных данных , об электронной подписи и др. Сегодня действуют многие государственные стандарты в сфере делопроизводства, правила рационального использования помещений архивов, существуют перечни документов со сроками хранения. Специалистами по ДОУ обсуждаются проблемы о соответствии положений международных стандартов в области управления документацией требованиям российских нормативно-методических документов. Все это говорит о том, что в наши дни грамотному ведению делопроизводства и его постоянному совершенствованию уделяется должное внимание.
Немаловажную роль в обращении внимания организаций на ведение своего делопроизводства и, в частности, хранение документов играют различные надзорные и контрольные мероприятия, осуществляемые соответствующими государственными и муниципальными органами. Проводимые ими проверки, сопровождающиеся предъявлением компаниями той или иной документации, заставляют руководителей наводить порядок в работе с документами, а именно - создавать требующиеся по действующему законодательству документы, а затем - обеспечивать их правильное хранение. Соблюдать все существующие условия хранения документов крайне важно, причем как в текущем, так и в архивном хранении, поскольку при несоблюдении предусмотренных законом правил организация рискует столкнуться с неэффективностью существующей информационно-документационной системы. Ведь если документы хранятся неправильно, с ними могут возникнуть определенные трудности: они могут быть серьезно испорчены или же безвозвратно утеряны. Из-за этого компания может столкнуться со штрафными санкциями от проверяющих служб или, например, проиграть какие-либо судебные дела из-за невозможности предоставить ту или иную информацию о себе, своих сотрудниках или своей деятельности. Так, например, за отсутствие системы хранения документов в принципе или за их неправильное хранение в КоАП предусмотрены штрафы: за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов: для должностных лиц — от 300 до 500 руб. (ст. 13.20 КоАП); за нарушение требований законодательства о хранении документов и информации, содержащейся в информационных системах для должностных лиц, — в размере от 2500 до 5000 руб.; для юридических лиц — от 200 000 до 300 000 руб. (ст. 13.25 КоАП). Кроме уплаты штрафа придется еще устранить нарушения, за которые его назначили . Таким образом, архивные проверки не прощают равнодушия со стороны руководства к своим документам и наказывают за это рублем. Конечно, назначить штраф может только суд, но вот составить протокол о правонарушении вправе сотрудники налоговой службы, трудовой инспекции, прокуратуры и др.
Исходя из вышеуказанных фактов, руководители и работники организаций стали осознавать значимость обеспечения сохранности важной документации как для успешной деятельности своих компаний, так и во избежание каких-либо проблем с законом. Порядок в документах может только поспособствовать успешной деятельности компании и будет на руку руководству в разрешении спорных ситуаций с клиентами, деловыми партнерами или же собственными сотрудниками.
В моем исследовании внимание сосредоточено на ознакомлении с теоретическим базисом ДОУ в области хранения документации на частном предприятии и на порядке ведения делопроизводства в ООО «Газпром газораспределение Томск». Вопросы документационного обеспечения управленческой деятельности и в частности хранения документации в современной организации приобретают особую актуальность в связи с тем, что, во-первых, на любом предприятии ежедневно появляются новые документы (как изнутри, так и извне), а во-вторых, в процесс работы с ними все чаще внедряются различные информационные технологии. Не стоит забывать и о том, что долговременное хранение и использование архивных документов зависит от многих факторов (условий хранения, правильно выбранного типа носителя и т.п.). Постоянное же совершенствование организации работы с документами ведет в конечном результате к снижениям трудовых и материальных затрат в ходе работы, что позволяет судить о продуктивности деятельности того или иного предприятия в целом.
Стоит отметить, что теоретические основы ДОУ в области хранения документов неоднократно привлекали внимание исследователей. Многими авторами были сделаны попытки обозначить нормативную базу в данной сфере, определить необходимые условия для сохранности бумажной и электронной документации, а также выявить роль и обозначить значимость грамотной системы хранения документов в целом. Так, например, в статье Е.Н. Кожановой «Какие нормативные и методические документы по делопроизводству сейчас действуют: шпаргалка» автором собраны и описаны актуальные федеральные законы, правила, перечни, государственные стандарты и методические рекомендации по делопроизводству и архивному делу. У данного эксперта также есть еще одна работа под названием «10 перечней, которые упростят вашу работу с документами » , в которой Е.Н. Кожанова описывает различные перечни (например, нормативные и методические документы по делопроизводству, бланки для оформления документов организации, документы, которые заверяют печатью организации и т.д.) с примечаниями к каждому из них.
В статье М.М. Алухтовой «Штрафы за нарушение правил хранения документов выросли в 10 раз. Как создать необходимые условия хранения» автором достаточно подробно рассмотрены такие вопросы, как, например, кто в организации отвечает за работу с документами, как разместить документацию в архиве и в каких условиях, как вести учет документов и т.п.
Довольно много работ экспертов посвящено номенклатуре дел, без которой в принципе невозможна грамотная организация системы хранения документов на предприятии. Среди прочих можно выделить статьи Е.Н. Кожановой «Оперативное хранение документов в структурных подразделениях организации» , Е.Н. Поповой «Номенклатура дел организации. Подготовка и ведение» , И.В. Вдовиной «К вопросу о назначении номенклатуры дел организации» .
Не обошли стороной специалистов в сфере ДОУ и электронные документы, которые не менее, чем бумажные, нуждаются в соблюдении определенных условий хранения. Так, А.А. Микрюков в своей статье «О долговременном хранении электронных документов» говорит о способах организации хранения электронных документов в компании, а Е.Н. Кожанова в работе «5 этапов работы с электронными документами в архиве организации» пишет о подготовке электронных дел к хранению в архиве, а также об особенностях проведения экспертизы их ценности и уничтожения.
Цель работы - на основе анализа хранения документов в ООО «Газпром газораспределение Томск» выявить достоинства и недостатки организации хранения документации на данном предприятии и предложить рекомендации по ее совершенствованию. Поставленная цель обусловила решение следующих задач:
1) выявить существующую нормативную базу в области оперативного и архивного хранения документов;
2) описать должную систематизацию документов при текущем хранении;
3) описать условия архивного хранения документации;
4) охарактеризовать организацию хранения документов в ООО «Газпром газораспределение Томск»;
5) предложить рекомендации по совершенствованию системы хранения документов в указанной выше организации.
Таким образом, объектом моего исследования является система хранения документов в коммерческой организации, а предметом - организация хранения документов в ООО «Газпром газораспределение Томск».
Особое значение при написании данной работы имели задействованные в ней источники: федеральные законы «Об электронной подписи» , «Об архивном деле в Российской Федерации» , Приказ Министерства культуры РФ № 526 , ГОСТы Р 7.0.8-20134, Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения и некоторые другие. Так, проанализировав приказ Министерства культуры России от 31.03.2015 г. № 526, мне удалось выявить, из каких документов формируется документальный фонд организации и как осуществляется передача документов на хранение в государственный (муниципальный) архив. При помощи Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций с указанием сроков их хранения, я сравнивала установленные сроки хранения документов с теми, которых придерживаются сотрудники ООО «Газпром газораспределение Томск». А при помощи ГОСТа Р 7.0.8-2013 мне удалось установить определения таких терминов, как документ, электронный документ, архив и др. После изучения этих и некоторых других нормативно-правовых и нормативно-методических актов мне удалось раскрыть определенные теоретические аспекты ДОУ в области хранения документации и сравнить их с осуществляемым на практике хранением в исследуемой организации.
При написании данной работы мной были использованы общенаучные методы исследования, такие как анализ (применялся для характеристики основной нормативной базы ДОУ в области хранения документации), классификация (при делении всего многообразия видового состава документов рассматриваемой организации на четыре основные группы), обобщение (при систематизации полученной информации), дедукция (при выявлении сильных и слабых сторон организации в хранении документов путем изучения конкретных организационных процессов). Был задействован и метод сравнения, при помощи которого удалось сопоставить должное хранение документов, существующее в теории, с реальным практическим положением дел на примере конкретной компании.
Объемы информации во всем мире, безусловно, постоянно растут, что отражает высокие темпы развития человеческого сообщества по всем направлениям. И в России, и за рубежом ежегодно появляется масса новых предприятий и организаций различных форм собственности, созданных с различными целями, которые впоследствии становятся объектами и субъектами передачи и хранения информации. В свою очередь, результатом отражения фактов, событий и явлений деятельности любой компании выступает не что иное, как документ.
Документ - это зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать . Это официальное подтверждение каких-либо фактов, действий, событий. Документы служат носителями первичной информации, поскольку именно в них данные фиксируются впервые официально. Таким образом, актуальность знания вопросов документирования значительна и с дальнейшим течением времени будет только возрастать.
Эффективность деятельности любого учреждения во многих аспектах зависит от рациональной организации работы с документами в ней - от правильности и точности их оформления, соответствия принятым стандартам, соблюдения правил их использования и хранения. В стремящейся расти и развиваться компании работа с документацией не может быть отодвинута на задний план. Каждому предприятию следует осуществлять строгий подход к проработке собственного ДОУ, поскольку непосредственно на практике это позволяет упорядочить как процесс принятия важных решений, так и контроль над их своевременным и качественным выполнением. Благодаря четкой организации работы с документацией, не происходит срыва каких-либо сроков, наращиваются темпы развития предприятия, а значит, повышается его конкурентоспособность в отношении других фирм.
Отлаживание и обеспечивание качественного документооборота - это весьма непростая и ответственная работа, которая требует от сотрудников определенных знаний и навыков относительно документопотока организации. С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии в свое время остро встал вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной форме. Однако, если технология хранения традиционных бумажных документов уже достаточно хорошо отработана и по ней имеется большое количество нормативно-методической и справочной литературы, то организация хранения именно электронных документов зачастую до сих пор осуществляется, если можно так выразиться, стихийно. При этом неупорядоченное, несистематизированное хранение вызывает значительные затраты времени на поиск нужных документов, нередки случаи их утраты, порчи или даже кражи. Помимо этого, сегодня все большее число организаций переводит в электронную форму путем сканирования и те документы, которые поступили на предприятие в привычном нам бумажном виде. Этот фактор еще больше обостряет проблему упорядоченного хранения электронной документации. Поэтому один из основных вопросов, определяющих успешное использование компьютерных технологий в организации, - это надежность хранения документов в электронном формате, а также их быстрый поиск и возможность доступа.
Несмотря на массовый характер внедрение систем электронного документооборота в России в 2010ых годах, традиционный бумажный документооборот и, соответственно, организация его хранения не теряют своей актуальности и по сей день. Безусловно, за последние годы значительно выросли объемы информации, которые обрабатываются посредством именно электронных технологий, и оригинальные документы сегодня все чаще передаются на электронных носителях, минуя бумажную форму. Как правило, предпочтение электронному документообороту отдают наиболее крупные организации (поскольку, как минимум, могут себе это позволить в финансовом плане). Однако во многих компаниях документооборот можно назвать смешанным, поскольку он характеризуется и применением в ДОУ специализированных программ, и работой с бумажной документацией. Это происходит, в первую очередь, потому что очень многие сторонние организации используют традиционный способ передачи информации путем отправки письма в конверте. Другая причина - граждане, взаимодействующие с тем или иным предприятием, нарочно приносят в организацию те или иные документы. Поэтому всегда стоит учитывать и брать во внимание специфичные особенности тех или иных компаний в области работы со своими документами, и именно по этой причине бумажный документооборот и, как следствие, хранение бумажных документов еще долгое время будет весьма актуальным, несмотря на век цифровых технологий и все те преимущества, которые они имеют перед бумажным документом.
Разумеется, электронный документооборот (и, в частности, электронные архивы) помогают существенно упростить и ускорить работу с документами, освободить офисные площади от груды бумаг и дать, наконец, информации, содержащейся в документах, надежную защиту от искажения или утраты. И всё же незаменимость бумажных экземпляров документов прослеживается, поскольку наличие одних только специализированных программ недостаточно. Современное законодательство наделяет электронные документы юридической силой - такой же, какую имеют бумажные оригиналы. Они заверяются квалифицированной электронной подписью или же простой электронной подписью. Именно она придает документам юридическую силу, но если соблюдается еще одно обязательное условие: между участниками электронного документооборота должно быть подписано соглашение о взаимном признании такой подписи. К этому соглашению приходят далеко не все организации, а если его нет, то ни одна инстанция, включая суд, не примет к рассмотрению электронный документ, поскольку он не будет иметь юридической силы. Достоинства электронного архива, сами по себе весьма ценные, в такой ситуации отойдут на второй план, и придется искать бумажный оригинал документа . К тому же, для грамотной организации хранения электронных документов и дел требуются определенные знания и навыки, которыми может похвастаться далеко не каждый сотрудник, даже если он каждодневно осуществляет работу с документацией.
Так, при сравнении электронного и бумажного документооборота мы приходим к следующему выводу: важную роль в наши дни играет как тот, так и другой, и полностью отказываться от бумажных документов ни в коем случае не нужно. Правильный алгоритм с учетом всего сказанного выше выглядит так: нужно пользоваться всеми современными преимуществами электронного документооборота, но и к бумажным документам нужно относиться бережно, соблюдая необходимые условия для их сохранности.
Нельзя не упомянуть и о том, что длительное время, с конца 80-х гг. прошлого века , административное делопроизводство в России фактически игнорировалось руководителями многих организаций и предприятий: не всегда создавались
предусмотренные законодательством и обязательные на производстве документы, а созданные - не сохранялись в течение установленных сроков или же уничтожались без соблюдения соответствующего порядка. С соблюдением установленных требований делопроизводство велось, в основном, только в государственных органах или же в органах местного самоуправления. Поэтому особенно тяжелое положение с документацией наблюдалось на малых предприятиях, где ставка делалась не на канцелярию, а на производство и производительность фирмы.
В наше же время ситуация существенно изменилась. Во-первых, сам государственный аппарат активно занялся вопросами совершенствования документационного обеспечения управления как в госучреждениях, так и в малых организациях. В свое время были приняты такие важные федеральные законы, как об информации, информационных технологиях и о защите информации , об архивном деле , о персональных данных , об электронной подписи и др. Сегодня действуют многие государственные стандарты в сфере делопроизводства, правила рационального использования помещений архивов, существуют перечни документов со сроками хранения. Специалистами по ДОУ обсуждаются проблемы о соответствии положений международных стандартов в области управления документацией требованиям российских нормативно-методических документов. Все это говорит о том, что в наши дни грамотному ведению делопроизводства и его постоянному совершенствованию уделяется должное внимание.
Немаловажную роль в обращении внимания организаций на ведение своего делопроизводства и, в частности, хранение документов играют различные надзорные и контрольные мероприятия, осуществляемые соответствующими государственными и муниципальными органами. Проводимые ими проверки, сопровождающиеся предъявлением компаниями той или иной документации, заставляют руководителей наводить порядок в работе с документами, а именно - создавать требующиеся по действующему законодательству документы, а затем - обеспечивать их правильное хранение. Соблюдать все существующие условия хранения документов крайне важно, причем как в текущем, так и в архивном хранении, поскольку при несоблюдении предусмотренных законом правил организация рискует столкнуться с неэффективностью существующей информационно-документационной системы. Ведь если документы хранятся неправильно, с ними могут возникнуть определенные трудности: они могут быть серьезно испорчены или же безвозвратно утеряны. Из-за этого компания может столкнуться со штрафными санкциями от проверяющих служб или, например, проиграть какие-либо судебные дела из-за невозможности предоставить ту или иную информацию о себе, своих сотрудниках или своей деятельности. Так, например, за отсутствие системы хранения документов в принципе или за их неправильное хранение в КоАП предусмотрены штрафы: за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов: для должностных лиц — от 300 до 500 руб. (ст. 13.20 КоАП); за нарушение требований законодательства о хранении документов и информации, содержащейся в информационных системах для должностных лиц, — в размере от 2500 до 5000 руб.; для юридических лиц — от 200 000 до 300 000 руб. (ст. 13.25 КоАП). Кроме уплаты штрафа придется еще устранить нарушения, за которые его назначили . Таким образом, архивные проверки не прощают равнодушия со стороны руководства к своим документам и наказывают за это рублем. Конечно, назначить штраф может только суд, но вот составить протокол о правонарушении вправе сотрудники налоговой службы, трудовой инспекции, прокуратуры и др.
Исходя из вышеуказанных фактов, руководители и работники организаций стали осознавать значимость обеспечения сохранности важной документации как для успешной деятельности своих компаний, так и во избежание каких-либо проблем с законом. Порядок в документах может только поспособствовать успешной деятельности компании и будет на руку руководству в разрешении спорных ситуаций с клиентами, деловыми партнерами или же собственными сотрудниками.
В моем исследовании внимание сосредоточено на ознакомлении с теоретическим базисом ДОУ в области хранения документации на частном предприятии и на порядке ведения делопроизводства в ООО «Газпром газораспределение Томск». Вопросы документационного обеспечения управленческой деятельности и в частности хранения документации в современной организации приобретают особую актуальность в связи с тем, что, во-первых, на любом предприятии ежедневно появляются новые документы (как изнутри, так и извне), а во-вторых, в процесс работы с ними все чаще внедряются различные информационные технологии. Не стоит забывать и о том, что долговременное хранение и использование архивных документов зависит от многих факторов (условий хранения, правильно выбранного типа носителя и т.п.). Постоянное же совершенствование организации работы с документами ведет в конечном результате к снижениям трудовых и материальных затрат в ходе работы, что позволяет судить о продуктивности деятельности того или иного предприятия в целом.
Стоит отметить, что теоретические основы ДОУ в области хранения документов неоднократно привлекали внимание исследователей. Многими авторами были сделаны попытки обозначить нормативную базу в данной сфере, определить необходимые условия для сохранности бумажной и электронной документации, а также выявить роль и обозначить значимость грамотной системы хранения документов в целом. Так, например, в статье Е.Н. Кожановой «Какие нормативные и методические документы по делопроизводству сейчас действуют: шпаргалка» автором собраны и описаны актуальные федеральные законы, правила, перечни, государственные стандарты и методические рекомендации по делопроизводству и архивному делу. У данного эксперта также есть еще одна работа под названием «10 перечней, которые упростят вашу работу с документами » , в которой Е.Н. Кожанова описывает различные перечни (например, нормативные и методические документы по делопроизводству, бланки для оформления документов организации, документы, которые заверяют печатью организации и т.д.) с примечаниями к каждому из них.
В статье М.М. Алухтовой «Штрафы за нарушение правил хранения документов выросли в 10 раз. Как создать необходимые условия хранения» автором достаточно подробно рассмотрены такие вопросы, как, например, кто в организации отвечает за работу с документами, как разместить документацию в архиве и в каких условиях, как вести учет документов и т.п.
Довольно много работ экспертов посвящено номенклатуре дел, без которой в принципе невозможна грамотная организация системы хранения документов на предприятии. Среди прочих можно выделить статьи Е.Н. Кожановой «Оперативное хранение документов в структурных подразделениях организации» , Е.Н. Поповой «Номенклатура дел организации. Подготовка и ведение» , И.В. Вдовиной «К вопросу о назначении номенклатуры дел организации» .
Не обошли стороной специалистов в сфере ДОУ и электронные документы, которые не менее, чем бумажные, нуждаются в соблюдении определенных условий хранения. Так, А.А. Микрюков в своей статье «О долговременном хранении электронных документов» говорит о способах организации хранения электронных документов в компании, а Е.Н. Кожанова в работе «5 этапов работы с электронными документами в архиве организации» пишет о подготовке электронных дел к хранению в архиве, а также об особенностях проведения экспертизы их ценности и уничтожения.
Цель работы - на основе анализа хранения документов в ООО «Газпром газораспределение Томск» выявить достоинства и недостатки организации хранения документации на данном предприятии и предложить рекомендации по ее совершенствованию. Поставленная цель обусловила решение следующих задач:
1) выявить существующую нормативную базу в области оперативного и архивного хранения документов;
2) описать должную систематизацию документов при текущем хранении;
3) описать условия архивного хранения документации;
4) охарактеризовать организацию хранения документов в ООО «Газпром газораспределение Томск»;
5) предложить рекомендации по совершенствованию системы хранения документов в указанной выше организации.
Таким образом, объектом моего исследования является система хранения документов в коммерческой организации, а предметом - организация хранения документов в ООО «Газпром газораспределение Томск».
Особое значение при написании данной работы имели задействованные в ней источники: федеральные законы «Об электронной подписи» , «Об архивном деле в Российской Федерации» , Приказ Министерства культуры РФ № 526 , ГОСТы Р 7.0.8-20134, Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения и некоторые другие. Так, проанализировав приказ Министерства культуры России от 31.03.2015 г. № 526, мне удалось выявить, из каких документов формируется документальный фонд организации и как осуществляется передача документов на хранение в государственный (муниципальный) архив. При помощи Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций с указанием сроков их хранения, я сравнивала установленные сроки хранения документов с теми, которых придерживаются сотрудники ООО «Газпром газораспределение Томск». А при помощи ГОСТа Р 7.0.8-2013 мне удалось установить определения таких терминов, как документ, электронный документ, архив и др. После изучения этих и некоторых других нормативно-правовых и нормативно-методических актов мне удалось раскрыть определенные теоретические аспекты ДОУ в области хранения документации и сравнить их с осуществляемым на практике хранением в исследуемой организации.
При написании данной работы мной были использованы общенаучные методы исследования, такие как анализ (применялся для характеристики основной нормативной базы ДОУ в области хранения документации), классификация (при делении всего многообразия видового состава документов рассматриваемой организации на четыре основные группы), обобщение (при систематизации полученной информации), дедукция (при выявлении сильных и слабых сторон организации в хранении документов путем изучения конкретных организационных процессов). Был задействован и метод сравнения, при помощи которого удалось сопоставить должное хранение документов, существующее в теории, с реальным практическим положением дел на примере конкретной компании.
В ходе проведения тщательного анализа таких жизненных циклов документа, как его оперативное и архивное хранение, было изучено, в первую очередь, существующее на сегодняшний день в данной сфере российское законодательство. В результате его изучения была получена необходимая информация об установленных законом правилах хранения документов, начиная от определения сроков их хранения и заканчивая правильной систематизацией в архивохранилищах. Так, Приказ Федерального архивного агентства «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» устанавливает сроки хранения для всевозможных видов документации, которая образуется в деятельности той или иной организации. В дополнение к данному Перечню существует приказ того же Федерального архивного агентства «Об утверждении инструкции по применению перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» , которым можно воспользоваться в случае, если возникают какие- либо вопросы в применении и правильном толковании содержания Перечня. Если же организация характеризуется узконаправленным профилем деятельности и вследствие этого не может установить правильные сроки хранения для некоторых своих документов, то в таком случае стоит обратиться к Приказу Министерства культуры и массовых коммуникаций «Об утверждении перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» . В противном случае срок хранения придется подобрать членам экспертной комиссии организации.
Что же касается архивного хранения документов, то приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526 содержит весьма подробное описание того, что входит в комплекс работ по обеспечению сохранности документов в архивохранилищах (например, соблюдение определенных режимов хранения), где следует расположить архив (а где не следует - например, в подвальных и полуподвальных помещениях) и чем он обязательно должен быть оборудован. Примечательно то, что данный нормативный акт содержит указания по сохранению как бумажных, так и электронных носителей информации.
Также мной были подробно рассмотрены структура и назначение такого документа, как номенклатура дел. В ходе данного изучения было выяснено, что номенклатура - это документ многоцелевого назначения, наличие которого необходимо в каждой организации, т.к. без номенклатуры практически невозможно ориентироваться в имеющейся документации (это относится и к оперативному, и к архивному хранению). Нельзя не сказать и о том, что зачастую именно от этого документа зависит эффективность работы всей информационно-документационной системы, и если компания только-только начинает вести свою деятельность или же ранее остро не видела необходимости в систематизации и учете имеющихся документов, то номенклатуру непременно нужно создать, чтобы в дальнейшем иметь четкое представление об имеющемся массиве документации. В первой главе своей работы я привела подробный алгоритм данного процесса и, можно сказать, инструкцию по грамотному оформлению и заполнению номенклатуры дел.
Целью данной работы являлось выявление достоинств и недостатков организации хранения документации на примере реальной компании, а также составление рекомендаций по ее совершенствованию. Проведя тщательный анализ существующих теоретических основ ДОУ в области хранения документации, я изучила уже непосредственно имеющуюся систему хранения в ООО «Газпром газораспределение Томск», в результате чего были собраны определенные сведения, характеризующие как компанию в целом, так и отдел ДОУ и архив в частности. Также я подробно описала, как обустроено текущее и архивное хранение документов в данной компании, а затем, сопоставив теоретическую информацию и то, что было отмечено на практике, мной были даны определенные рекомендации по совершенствованию имеющейся в организации системы.
Как уже было указано ранее, сотрудники отдела ДОУ в ООО «Газпром газораспределение Томск» довольно профессионально справляются со своими обязанностями, причем это касается и ежедневных делопроизводственных процессов, и организации хранения документов компании. Исходя из этого, могут предположить, что с большой долей вероятности контролирующие и надзорные органы, проверяющие качество текущего и архивного хранения документов на предприятиях, не выпишут штрафы за нарушение установленных законодательством норм этого самого хранения, поскольку в компании имеются все необходимые внутренние документы и различные локальные нормативные акты, которых придерживаются сотрудники в своей работе. Документы не теряются, физически не портятся и своевременно заносятся в программу по электронному документообороту. Такая отлаженная система работы с документами действительно требует большого опыта, знаний и профессионализма, что в конечном итоге позволяет охарактеризовать организацию, как внимательно относящуюся к своему документообороту.
Тем не менее, есть и определенные недочеты в работе специалистов ДОУ, в первую очередь выражающиеся в несвоевременном обновлении Инструкции по делопроизводству, а ведь это, пожалуй, основной нормативный документ в области ДОУ в данной компании. Возможно, сотрудники целиком и полностью увлечены наиболее насущными рабочими моментами, однако им стоит помнить, что именно в их круг обязанностей входит разработка нормативно-методических документов компании по делопроизводству.
Что же касается некорректных заголовков дел или же нарушения установленного порядка представления документов, находящихся на оперативном хранении, то здесь мне бы не хотелось считать эти нарушения серьезными недостатками в работе, т.к. в целом они не оказывают существенного негативного влияния на текущие делопроизводственные процессы или хранение документации. Скорее, это ситуации, в которых работники исходят из целесообразности тех или иных действий, а не из слепого следования положениям Инструкции. В свою очередь, это опять-таки свидетельствует о значительном опыте, когда сотрудник понимает, что избегание некоторых действий (например, нежелание составлять официальный письменный запрос на просмотр дел другого отдела) никоим образом не повредит общему рабочему процессу, но, например, сэкономит свое и чужое время. Опять- таки, можно поднять вопрос о конфиденциальности информации, особенно это относится к документам, содержащим коммерческую тайну или тайну переписки с тем или иным контрагентом, однако в компании имеется отдельная Инструкция по конфиденциальному делопроизводству, и подобные документы хранятся либо у доверенных лиц, либо в архиве.
Так, для просмотра особых документов, находящихся на хранении, в любом случае придется составить некий запрос с объяснением целей данного просмотра.
Говоря о целесообразности, не могу не отметить ежегодное перемещение в архиве папок с делами с более нижних полок на верхние, которые освобождаются после выделения документов на уничтожение. Как было описано в третье главе, это занимает довольно много временных и трудовых затрат, а вот результат дает весьма незначительный. Возможно, сотрудникам стоит пересмотреть такую систему, поскольку подобного правила об обязательном перемещении дел не прописано ни в Инструкции по ДОУ ООО «Газпром газораспределение Томск», ни в действующем законодательстве относительно размещения документов в архиве.
Вместе с тем, и руководителям компаний, и их подчиненным следует помнить о том, что правовые нормы, приведенные в действующем архивном законодательстве, призваны обеспечить соблюдение единых принципов организации архивного дела не с целью усложнить работу организации, а с целью сделать ее более эффективной и продуктивной. Конечно, в реальных практических условиях мало где можно встретить такую систему хранения документов, которая соответствовала бы всем пунктам из нормативных актов, поскольку, как минимум, не все компании обладают такими возможностями. Так, наиболее распространена сегодня проблема выделения для архивохранилища отдельного помещения, которое в обязательном порядке имело бы запасной выход и в котором возможно было бы организовать и участок выдачи документов, и читальный зал. Наверное, в таком деле и не стоит стремиться к идеалу, но определенно нужно брать во внимание основополагающие факторы, напрямую влияющие на сохранность документации и помнить, что соблюдать все установленные на законодательном уровне правила, конечно, тяжело, но в конечном итоге это только сыграет на руку организации, приложившей усилия для их выполнения. Этот момент вполне можно наблюдать на примере ООО «Газпром газораспределение Томск», особенно относительно помещения архива. Архив данной компании не обладает достаточной площадью для того, чтобы расположить в нем, к примеру, отдельный читальный зал (который, к слову, там и вовсе не требуется), но, тем не менее, архиву выделено отдельное помещение, оснащенное рабочим местом с необходимой оргтехникой, архивно-переплетной машинкой, кондиционером и всеми нужными для работы с архивными документами принадлежностями. В организации не предполагается наличие сотрудника, рабочим местом которого будет являться архив, поэтому для специалистов отдела ДОУ, время от времени приходящих туда, чтобы взять какие-либо документы или же раз в год произвести выделение дел на уничтожение, данное помещение и его содержимое абсолютно подходят для комфортной работы.
Резюмируя вышесказанное, нельзя не отметить важность существования архива в коммерческой организации в целом. Архивохранилища, снабжающие общество необходимой информацией, являются, безусловно, значимыми социальными институтами, т.к. они обеспечивают одно из главных конституционных прав человека - доступ к информации. Такой доступ к документам время от времени требуется и руководителям для грамотного ведения деятельности компании, и сотрудникам для исполнения их должностных обязанностей, и даже бывшим работникам - например, для получения каких- либо справок. В отдел ДОУ ООО «Газпром газораспределение Томск» нередко поступают и просьбы о представлении тех или иных документов и дел и от сторонних организаций. Таким образом, грамотная организация оперативного и архивного хранения документации и архив в частности играют большую роль и для своей компании, и для общества в целом. И даже несмотря на то, что современный мир активно переходит на использование различных технологий, архивы по-прежнему остаются востребованы. К тому же, стоит помнить о том, что сегодня многие компании стремятся перевести накопленный в архивах массив бумажной документации в электронный вид, и данный процесс осуществляется не только для удобства работы с документами, но и для дополнительного обеспечения сохранности информации и быстрого доступа к ней.
Что же касается активного внедрения электронных баз данных в современных организациях, то, по моему мнению, традиционный бумажный документооборот и, соответственно, традиционные в нашем понимании архивы будут существовать еще долгое время. Как минимум, из-за специфики работ многих организаций. Так, например, на практике я не раз наблюдала ситуацию, когда на электронную почту от какой-либо фирмы приходит входящее письмо, которое в ближайшее время регистрируется и отправляется на исполнение уполномоченным на то сотрудникам, а спустя несколько дней бумажной почтой приходит оригинал данного письма. Таким способом некоторые организации перестраховываются и отправляют один и тот же документ двумя способами, а значит, и компании-адресанту необходимо их обработать двумя путями. Соответственно, полностью перейти на безбумажное делопроизводство пока что в реальных условиях не представляется возможным, но, при подобном сравнении электронного и бумажного документооборота мы приходим к важному выводу: большую роль в наши дни играет как тот, так и другой, и полностью отказываться от бумажных документов ни в коем случае не нужно. Правильный алгоритм с учетом всего сказанного выше выглядит так: нужно пользоваться всеми преимуществами электронного документооборота, делая тем самым работу организации максимально эффективной, но и к бумажным документам, на основе которых создается электронный архив, нужно относиться максимально бережно. Я думаю, именно такую систему можно наблюдать на примере ООО «Газпром газораспределение Томск». В данной компании успешно функционирует АСДОБ в виде весьма известной и популярной программы 1С. У всех сотрудников, работающих с документами, есть доступ к данному программному обеспечению, и ежедневно при помощи него осуществляется масса функций. Относительно хранения документации, в программе также можно выполнять их поиск, задавая, например, определенный год или квартал, дату или номер. Вместе с тем, компания принимает большое количество обычной бумажной почты и, следуя негласному принципу этикета, отвечает на бумажное письмо путем отправки бумажного письма. Также ООО «Газпром газораспределение Томск» довольно активно взаимодействует с гражданами, удовлетворяя их просьбы и заявления относительно, например, подключения газа в дома или проверок состояния газового оборудования. Разумеется, обращения приходят и на электронную почту, но многие приносят их нарочно, зачастую просто написав от руки. Таким образом, компания активно использует все возможные технологии современного электронного документооборота, но и относительно бумажной документации продолжает соблюдать установленные требования.
Таким образом, собрав и проанализировав достаточно большое количество информации по теме «Организация хранения документации в обществе с ограниченной ответственностью «Газпром газораспределение Томск», я могу полагать, что в данной работе предоставлена в существенном объеме и теоретическая информация о хранении документов на предприятии, и практическая (с рассмотрением конкретных делопроизводственных процессов в реальной организации). Обозначенная теория применима к любой компании, стремящейся грамотно организовать документооборот и хранение документации. То же самое можно сказать относительно и отмеченных недостатков в ООО «Газпром газораспределение Томск», и обозначенных рекомендаций по их устранению - ими также может воспользоваться любой делопроизводитель, специалист ДОУ или архивист, если обнаружит нечто подобное и в своей организации. Таким образом, полагаю, моя работа может иметь и некое практическое значение для общества.
Также не могу не упомянуть о том, что во время прохождения практики мне была предоставлена отличная возможность наглядно увидеть, как в компании движутся документы от момента их создания (или получения) до момента их отправки адресатам или передачи на оперативное, а затем и архивное хранение. Я думаю, что практический опыт участия в процессе оперативного документооборота и работы с архивными документами, несомненно, пригодится мне в будущей профессиональной деятельности. Вместе с тем, наличие теоретического базиса просто необходимо в любом деле, поэтому, прежде чем применять свои знания на практике, эти знания необходимо получить. В конце концов, стоит помнить высказывание великого русского полководца А.В. Суворова: «Теория без практики мертва, практика без теории слепа».
Что же касается архивного хранения документов, то приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526 содержит весьма подробное описание того, что входит в комплекс работ по обеспечению сохранности документов в архивохранилищах (например, соблюдение определенных режимов хранения), где следует расположить архив (а где не следует - например, в подвальных и полуподвальных помещениях) и чем он обязательно должен быть оборудован. Примечательно то, что данный нормативный акт содержит указания по сохранению как бумажных, так и электронных носителей информации.
Также мной были подробно рассмотрены структура и назначение такого документа, как номенклатура дел. В ходе данного изучения было выяснено, что номенклатура - это документ многоцелевого назначения, наличие которого необходимо в каждой организации, т.к. без номенклатуры практически невозможно ориентироваться в имеющейся документации (это относится и к оперативному, и к архивному хранению). Нельзя не сказать и о том, что зачастую именно от этого документа зависит эффективность работы всей информационно-документационной системы, и если компания только-только начинает вести свою деятельность или же ранее остро не видела необходимости в систематизации и учете имеющихся документов, то номенклатуру непременно нужно создать, чтобы в дальнейшем иметь четкое представление об имеющемся массиве документации. В первой главе своей работы я привела подробный алгоритм данного процесса и, можно сказать, инструкцию по грамотному оформлению и заполнению номенклатуры дел.
Целью данной работы являлось выявление достоинств и недостатков организации хранения документации на примере реальной компании, а также составление рекомендаций по ее совершенствованию. Проведя тщательный анализ существующих теоретических основ ДОУ в области хранения документации, я изучила уже непосредственно имеющуюся систему хранения в ООО «Газпром газораспределение Томск», в результате чего были собраны определенные сведения, характеризующие как компанию в целом, так и отдел ДОУ и архив в частности. Также я подробно описала, как обустроено текущее и архивное хранение документов в данной компании, а затем, сопоставив теоретическую информацию и то, что было отмечено на практике, мной были даны определенные рекомендации по совершенствованию имеющейся в организации системы.
Как уже было указано ранее, сотрудники отдела ДОУ в ООО «Газпром газораспределение Томск» довольно профессионально справляются со своими обязанностями, причем это касается и ежедневных делопроизводственных процессов, и организации хранения документов компании. Исходя из этого, могут предположить, что с большой долей вероятности контролирующие и надзорные органы, проверяющие качество текущего и архивного хранения документов на предприятиях, не выпишут штрафы за нарушение установленных законодательством норм этого самого хранения, поскольку в компании имеются все необходимые внутренние документы и различные локальные нормативные акты, которых придерживаются сотрудники в своей работе. Документы не теряются, физически не портятся и своевременно заносятся в программу по электронному документообороту. Такая отлаженная система работы с документами действительно требует большого опыта, знаний и профессионализма, что в конечном итоге позволяет охарактеризовать организацию, как внимательно относящуюся к своему документообороту.
Тем не менее, есть и определенные недочеты в работе специалистов ДОУ, в первую очередь выражающиеся в несвоевременном обновлении Инструкции по делопроизводству, а ведь это, пожалуй, основной нормативный документ в области ДОУ в данной компании. Возможно, сотрудники целиком и полностью увлечены наиболее насущными рабочими моментами, однако им стоит помнить, что именно в их круг обязанностей входит разработка нормативно-методических документов компании по делопроизводству.
Что же касается некорректных заголовков дел или же нарушения установленного порядка представления документов, находящихся на оперативном хранении, то здесь мне бы не хотелось считать эти нарушения серьезными недостатками в работе, т.к. в целом они не оказывают существенного негативного влияния на текущие делопроизводственные процессы или хранение документации. Скорее, это ситуации, в которых работники исходят из целесообразности тех или иных действий, а не из слепого следования положениям Инструкции. В свою очередь, это опять-таки свидетельствует о значительном опыте, когда сотрудник понимает, что избегание некоторых действий (например, нежелание составлять официальный письменный запрос на просмотр дел другого отдела) никоим образом не повредит общему рабочему процессу, но, например, сэкономит свое и чужое время. Опять- таки, можно поднять вопрос о конфиденциальности информации, особенно это относится к документам, содержащим коммерческую тайну или тайну переписки с тем или иным контрагентом, однако в компании имеется отдельная Инструкция по конфиденциальному делопроизводству, и подобные документы хранятся либо у доверенных лиц, либо в архиве.
Так, для просмотра особых документов, находящихся на хранении, в любом случае придется составить некий запрос с объяснением целей данного просмотра.
Говоря о целесообразности, не могу не отметить ежегодное перемещение в архиве папок с делами с более нижних полок на верхние, которые освобождаются после выделения документов на уничтожение. Как было описано в третье главе, это занимает довольно много временных и трудовых затрат, а вот результат дает весьма незначительный. Возможно, сотрудникам стоит пересмотреть такую систему, поскольку подобного правила об обязательном перемещении дел не прописано ни в Инструкции по ДОУ ООО «Газпром газораспределение Томск», ни в действующем законодательстве относительно размещения документов в архиве.
Вместе с тем, и руководителям компаний, и их подчиненным следует помнить о том, что правовые нормы, приведенные в действующем архивном законодательстве, призваны обеспечить соблюдение единых принципов организации архивного дела не с целью усложнить работу организации, а с целью сделать ее более эффективной и продуктивной. Конечно, в реальных практических условиях мало где можно встретить такую систему хранения документов, которая соответствовала бы всем пунктам из нормативных актов, поскольку, как минимум, не все компании обладают такими возможностями. Так, наиболее распространена сегодня проблема выделения для архивохранилища отдельного помещения, которое в обязательном порядке имело бы запасной выход и в котором возможно было бы организовать и участок выдачи документов, и читальный зал. Наверное, в таком деле и не стоит стремиться к идеалу, но определенно нужно брать во внимание основополагающие факторы, напрямую влияющие на сохранность документации и помнить, что соблюдать все установленные на законодательном уровне правила, конечно, тяжело, но в конечном итоге это только сыграет на руку организации, приложившей усилия для их выполнения. Этот момент вполне можно наблюдать на примере ООО «Газпром газораспределение Томск», особенно относительно помещения архива. Архив данной компании не обладает достаточной площадью для того, чтобы расположить в нем, к примеру, отдельный читальный зал (который, к слову, там и вовсе не требуется), но, тем не менее, архиву выделено отдельное помещение, оснащенное рабочим местом с необходимой оргтехникой, архивно-переплетной машинкой, кондиционером и всеми нужными для работы с архивными документами принадлежностями. В организации не предполагается наличие сотрудника, рабочим местом которого будет являться архив, поэтому для специалистов отдела ДОУ, время от времени приходящих туда, чтобы взять какие-либо документы или же раз в год произвести выделение дел на уничтожение, данное помещение и его содержимое абсолютно подходят для комфортной работы.
Резюмируя вышесказанное, нельзя не отметить важность существования архива в коммерческой организации в целом. Архивохранилища, снабжающие общество необходимой информацией, являются, безусловно, значимыми социальными институтами, т.к. они обеспечивают одно из главных конституционных прав человека - доступ к информации. Такой доступ к документам время от времени требуется и руководителям для грамотного ведения деятельности компании, и сотрудникам для исполнения их должностных обязанностей, и даже бывшим работникам - например, для получения каких- либо справок. В отдел ДОУ ООО «Газпром газораспределение Томск» нередко поступают и просьбы о представлении тех или иных документов и дел и от сторонних организаций. Таким образом, грамотная организация оперативного и архивного хранения документации и архив в частности играют большую роль и для своей компании, и для общества в целом. И даже несмотря на то, что современный мир активно переходит на использование различных технологий, архивы по-прежнему остаются востребованы. К тому же, стоит помнить о том, что сегодня многие компании стремятся перевести накопленный в архивах массив бумажной документации в электронный вид, и данный процесс осуществляется не только для удобства работы с документами, но и для дополнительного обеспечения сохранности информации и быстрого доступа к ней.
Что же касается активного внедрения электронных баз данных в современных организациях, то, по моему мнению, традиционный бумажный документооборот и, соответственно, традиционные в нашем понимании архивы будут существовать еще долгое время. Как минимум, из-за специфики работ многих организаций. Так, например, на практике я не раз наблюдала ситуацию, когда на электронную почту от какой-либо фирмы приходит входящее письмо, которое в ближайшее время регистрируется и отправляется на исполнение уполномоченным на то сотрудникам, а спустя несколько дней бумажной почтой приходит оригинал данного письма. Таким способом некоторые организации перестраховываются и отправляют один и тот же документ двумя способами, а значит, и компании-адресанту необходимо их обработать двумя путями. Соответственно, полностью перейти на безбумажное делопроизводство пока что в реальных условиях не представляется возможным, но, при подобном сравнении электронного и бумажного документооборота мы приходим к важному выводу: большую роль в наши дни играет как тот, так и другой, и полностью отказываться от бумажных документов ни в коем случае не нужно. Правильный алгоритм с учетом всего сказанного выше выглядит так: нужно пользоваться всеми преимуществами электронного документооборота, делая тем самым работу организации максимально эффективной, но и к бумажным документам, на основе которых создается электронный архив, нужно относиться максимально бережно. Я думаю, именно такую систему можно наблюдать на примере ООО «Газпром газораспределение Томск». В данной компании успешно функционирует АСДОБ в виде весьма известной и популярной программы 1С. У всех сотрудников, работающих с документами, есть доступ к данному программному обеспечению, и ежедневно при помощи него осуществляется масса функций. Относительно хранения документации, в программе также можно выполнять их поиск, задавая, например, определенный год или квартал, дату или номер. Вместе с тем, компания принимает большое количество обычной бумажной почты и, следуя негласному принципу этикета, отвечает на бумажное письмо путем отправки бумажного письма. Также ООО «Газпром газораспределение Томск» довольно активно взаимодействует с гражданами, удовлетворяя их просьбы и заявления относительно, например, подключения газа в дома или проверок состояния газового оборудования. Разумеется, обращения приходят и на электронную почту, но многие приносят их нарочно, зачастую просто написав от руки. Таким образом, компания активно использует все возможные технологии современного электронного документооборота, но и относительно бумажной документации продолжает соблюдать установленные требования.
Таким образом, собрав и проанализировав достаточно большое количество информации по теме «Организация хранения документации в обществе с ограниченной ответственностью «Газпром газораспределение Томск», я могу полагать, что в данной работе предоставлена в существенном объеме и теоретическая информация о хранении документов на предприятии, и практическая (с рассмотрением конкретных делопроизводственных процессов в реальной организации). Обозначенная теория применима к любой компании, стремящейся грамотно организовать документооборот и хранение документации. То же самое можно сказать относительно и отмеченных недостатков в ООО «Газпром газораспределение Томск», и обозначенных рекомендаций по их устранению - ими также может воспользоваться любой делопроизводитель, специалист ДОУ или архивист, если обнаружит нечто подобное и в своей организации. Таким образом, полагаю, моя работа может иметь и некое практическое значение для общества.
Также не могу не упомянуть о том, что во время прохождения практики мне была предоставлена отличная возможность наглядно увидеть, как в компании движутся документы от момента их создания (или получения) до момента их отправки адресатам или передачи на оперативное, а затем и архивное хранение. Я думаю, что практический опыт участия в процессе оперативного документооборота и работы с архивными документами, несомненно, пригодится мне в будущей профессиональной деятельности. Вместе с тем, наличие теоретического базиса просто необходимо в любом деле, поэтому, прежде чем применять свои знания на практике, эти знания необходимо получить. В конце концов, стоит помнить высказывание великого русского полководца А.В. Суворова: «Теория без практики мертва, практика без теории слепа».
Подобные работы
- ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ОБЩЕСТВЕ С ОГРАНИЧЕННОЙ
ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ГАЗПРОМ ГАЗОРАСПРЕДЕЛЕНИЕ ТОМСК»
Бакалаврская работа, документоведение. Язык работы: Русский. Цена: 4900 р. Год сдачи: 2024