Характеристика основных этапов документооборота на примере факультета исторических и политических наук Национального исследовательского Томского государственного университета (НИ ТГУ)
|
ВВЕДЕНИЕ 5
1. НОРМАТИВНОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА В
ОРГАНИЗАЦИИ 13
1.1 Сущность документооборота в организации 13
1.2 Нормативные акты, регулирующие документооборот в организациях .... 15
2. ОСНОВНЫЕ ЭТАНЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНИЗАЦИИ 22
2.1 Экспедиционная обработка поступающих документов 22
2.2 Регистрация документов 24
2.3 Исполнение и контроль за исполнением документов 32
2.4 Отправка документов адресату или в архив на хранение 32
2.5 Сравнительная характеристика бумажного и электронного
документооборота 35
3. ЭТАНЫ РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ В ДЕКАНАТЕ ФИНН НИ ТГУ
3.1 Структура деканата и нормативно-правовые акты, обеспечивающие
документооборот на ФИНН 39
3.2 Основные этапы документооборота в деканате ФИНН 45
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 52
СПИСОК ИСНОЛЬЗОВАННЫЗ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 54
ПРИЛОЖЕНИЯ А Перечень вопросов для интервью с сотрудниками деканата 60
ПРИЛОЖЕНИЕ Б Образец заявления студента об отчислении 63
ПРИЛОЖЕНИЕ В Образец заявление на восстановление/перевод 64
ПРИЛОЖЕНИЕ Г Образец согласие на обработку персональных данных....65 ПРИЛОЖЕНИЕ Д Снимок электронной книги регистрации 66
ПРИЛОЖЕНИЕ Е Образец бланка распоряжение ФИПН 67
ПРИЛОЖЕНИЕ Ё Образец бланка письма угловое оформление ФИПН 68
ПРИЛОЖЕНИЕ Ж Образец бланка письма продольное оформление
ФИПН
1. НОРМАТИВНОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА В
ОРГАНИЗАЦИИ 13
1.1 Сущность документооборота в организации 13
1.2 Нормативные акты, регулирующие документооборот в организациях .... 15
2. ОСНОВНЫЕ ЭТАНЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНИЗАЦИИ 22
2.1 Экспедиционная обработка поступающих документов 22
2.2 Регистрация документов 24
2.3 Исполнение и контроль за исполнением документов 32
2.4 Отправка документов адресату или в архив на хранение 32
2.5 Сравнительная характеристика бумажного и электронного
документооборота 35
3. ЭТАНЫ РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ В ДЕКАНАТЕ ФИНН НИ ТГУ
3.1 Структура деканата и нормативно-правовые акты, обеспечивающие
документооборот на ФИНН 39
3.2 Основные этапы документооборота в деканате ФИНН 45
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 52
СПИСОК ИСНОЛЬЗОВАННЫЗ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 54
ПРИЛОЖЕНИЯ А Перечень вопросов для интервью с сотрудниками деканата 60
ПРИЛОЖЕНИЕ Б Образец заявления студента об отчислении 63
ПРИЛОЖЕНИЕ В Образец заявление на восстановление/перевод 64
ПРИЛОЖЕНИЕ Г Образец согласие на обработку персональных данных....65 ПРИЛОЖЕНИЕ Д Снимок электронной книги регистрации 66
ПРИЛОЖЕНИЕ Е Образец бланка распоряжение ФИПН 67
ПРИЛОЖЕНИЕ Ё Образец бланка письма угловое оформление ФИПН 68
ПРИЛОЖЕНИЕ Ж Образец бланка письма продольное оформление
ФИПН
В современном образовательном процессе документооборот играет ключевую роль, обеспечивая эффективное управление информационными потоками и поддерживая организационные структуры учебных заведений. Особенно это актуально для факультетов высших учебных заведений, где объем документации и количество взаимодействий между различными подразделениями значительно возрастают. Введение современных технологий и систем электронного документооборота (ЭДО) становится необходимым шагом для повышения эффективности работы и улучшения качества предоставляемых образовательных услуг.
Исследовательская работа сфокусирована на изучении специфики документооборота факультета исторических и политических наук НИ ТГУ. Анализу подвергаются основные документационные процессы - прием, регистрация, обработка, контроль исполнения документов, оценивается влияние организации документооборота на эффективность деятельности факультета. Исследование акцентирует внимание на проблематике документационного обеспечения, возможностях применения современных технологических решений. Подчеркивается значимость соответствия нормативным требованиям, реализации принципов легитимности, информационной открытости, обеспечения сохранности документации.
Актуальность исследования определяется потребностью совершенствования механизмов управления документацией в условиях возрастающих информационных потоков, повышения требований к прозрачности функционирования образовательных организаций. Результаты аналитической работы позволят сформулировать практические рекомендации по оптимизации документооборота факультета, направленные на повышение качества образовательных услуг, совершенствование взаимодействия участников образовательного процесса.
В настоящее время для повышения эффективности управления предприятием необходимо активно совершенствовать работу с документами.
Ведь каждое управленческое решение основано на информации, заключенной в служебных документах. Успех в управлении предприятием во многом зависит от профессионализма ведения документации.
В управлении предприятием ключевую роль играют документы, которые являются носителями информации
Делопроизводство представляет деятельность по созданию, оформлению, учету, хранению официальной документации. Ключевым компонентом выступает документооборот, определяющий маршруты движения документов, регламентирующий скорость прохождения материалов. ГОСТ Р 7.0.8-2025 определяет документооборот как процесс движения документации внутри организации от момента создания или получения до завершения исполнения или отправки .
Результативная организация документационных процессов
предусматривает формирование схемы документооборота предприятия, охватывающей полный цикл работы с документами - от создания или поступления до архивного хранения или уничтожения материалов.
Оперативное использование документации в текущей деятельности организации приобретает первостепенное значение. Документооборот в системе делопроизводства реализует важнейшую коммуникативную функцию, согласованную с базовыми задачами делопроизводства. Функциональное назначение включает информационное обеспечение управленческого аппарата, документирование управленческой деятельности, организацию хранения, использования накопленного информационного массива.
В современном мире, где информация является одним из самых важных активов, документооборот играет незаменимую роль в организационных процессах. Правильная и своевременная передача информации, а также ее хранение и утилизация, помогают предприятиям и организациям достичь своих целей, повысить эффективность работы и снизить риски.
Документооборот является неотъемлемой частью любой организации, он представляет собой процесс обработки и передачи документов внутри компании, а также между различными структурами и органами внешней среды. В настоящее время документооборот осуществляется преимущественно электронными средствами, что значительно ускоряет процесс и повышает его эффективность.
Работа позволила оценить методы контроля за исполнением документов обеспечат своевременное выполнение задач и оценку эффективности работы.
Изученную литературу по теме выпускной квалификационной работы можно разделить на три группы.
В первой группе рассматривается законодательные и нормативные акты, регулирующие документооборот в организациях
Работы Д.Г. Абуладзе «Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство^ в которой подробно рассматривается нормативные и методические аспекты документооборота.
Кроме этого, данное исследование охватывает широкий спектр вопросов, связанных с управлением документацией и организацией документооборота в организациях. В ней рассматриваются теоретические основы документоведения и делопроизводства, а также практические аспекты работы с документами. Издание представляет комплексный обзор актуальной нормативно-методической базы документационного обеспечения управления. Материал раскрывает базовую терминологию, ключевые понятия делопроизводства, общепринятые правила работы с документацией.
Значительное внимание уделяется практическим аспектам подготовки, оформления, ведения внутренней и внешней документации. Автор детально рассматривает методологические основы документационного обеспечения управленческой деятельности, раскрывает специфику организации делопроизводственных процессов. Он объясняет, как организовать документооборот в организации, чтобы он был эффективным и соответствовал требованиям законодательства.
Для исследования документооборота в организации из данной книги были почерпнуты следующие аспекты:
Исследование нормативно-правовой базы документационного обеспечения управления предусматривает анализ актуальных законодательных актов, стандартов, регламентирующих работу с документами. Глубокое изучение правовых норм позволяет обеспечить соответствие документационных процессов организации требованиям действующего законодательства.
Организация документооборота базируется на понимании основополагающих принципов работы с документацией. Научное осмысление этапов обработки документов создает возможности оптимизации документационных процессов, способствует повышению эффективности работы с материалами.
Учебное пособие А.Б. Вешкуровой «Документационное обеспечение управления « (2023), в котором описаны общие принципы и нормативные требования к документообороту. Работа посвящена вопросам организации документооборота в организациях. В книге рассматриваются теоретические и практические аспекты работы с документами, начиная от сущности и содержания документационного обеспечения управления до конкретных методов и инструментов его реализации.
Для исследования из представленной работы были выбраны: понимание сущности и значения документационного обеспечения управления, его роли в системе управления организацией, принципы организации документооборота позволит оптимизировать процессы работы с документами, правила хранения документации обеспечит ее сохранность и доступность.
На второй группе рассматриваются основные этапы управления документами на предприятии и в учреждении: прием и экспедиционная обработка документов (сортировка, проверка комплектации и достоверности), включая контроль доставки и первичный учет (согласно Абуладзе Д.Г., Кузнецов И.Н.) ; Регистрация документов присвоение регистрационных номеров, ведение журналов или электронных картотек представлены в работах Казакевич Т.А ., Дорониной Л.А.) ; Исполнение документов и контроль исполнения-мониторинг сроков, анализ качества работы, автоматизация контроля сроков и уведомлений (работы Шуваловой Н.Н., статьи на порталах «Секретариат^ и др.); Заключительные этапы- отправка документов адресату и подготовка к архивированию, включая использование систем DMS (системы управления документами) и электронных средств (издания Кузнецова И.Н., статьи по цифровизации) .
Работа «Организация и технология документационного обеспечения управления» под авторством И. Н. Кузнецова представляет собой обширное исследование, охватывающее широкий спектр вопросов, связанных с организацией и технологией документационного обеспечения управления. В ней подробно рассматриваются теоретические и практические аспекты работы с документами, начиная от основ делопроизводства и заканчивая современными технологиями электронного документооборота.
Третья группа литературы рассматривает организацию архивного хранения документов, сроки хранения, формирование номенклатуры дел и правила передачи дел в архив. Авторами выступают: работы Попова А.В. «Архивоведение ^ (2018), в которых раскрыты базовые понятия архивного дела и организация хранения документов; Статья и методические рекомендации по ведению номенклатуры дел и правилам комплектования архивных фондов посвящена работа Корнеев И. К. );
Объектом исследования является документооборот в организации.
Предметом - этапы организации документооборота на ФИПН НИ ТГУ
Цель исследования - на основе анализа документооборота дать рекомендации по совершенствованию организации работы с документами на ФИПН НИ ТГУ.
Достижение поставленной цели предполагает последовательное решение комплекса исследовательских задач.
Первоначально необходимо провести анализ нормативно-правовой базы, регламентирующей организацию документооборота. Исследование законодательных актов позволит определить правовые основы документационного обеспечения управленческой деятельности.
Следующая задача предусматривает теоретическое осмысление понятия документооборота, выявление сущностных характеристик, изучение основных этапов движения документации. Концептуальный анализ создаст фундамент практического исследования.
Практическая составляющая работы направлена на исследование системы документационного обеспечения деканата факультета исторических и политических наук НИ ТГУ. Анализ действующих механизмов работы с документацией позволит выявить особенности организации документооборота.
Завершающий этап исследования предполагает разработку рекомендаций по совершенствованию документационных процессов ФИПН НИ ТГУ Практические предложения будут сформированы на основе теоретического анализа, изучения действующей системы документооборота факультета.
В работе применялись следующие, методы исследования:
Метод анализа позволил изучить и проанализировать литературу и правовые документы. Анализ литературы позволил получить представление о теоретических основах документооборота, истории его развития, современных тенденциях и проблемах.
Изучение правовых и организационных документов дало возможность ознакомиться с законодательными и нормативными актами, регулирующими документооборот, а также с внутренними документами организаций, регламентирующими порядок работы с документами.
Интервьюирования — был использован в данном исследовании для получения глубокого и качественного понимания процессов документооборота на факультете исторических и политических наук НИ ТГУ
Метод синтеза —заключается в объединении отдельных элементов в единое целое для более глубокого понимания объекта исследования. Синтез позволяет увидеть общую картину, объединяя разрозненные факты и выводы. Благодаря этому методу сложилось представление о организации работы с документами в деканате, удалось выявить положительные и проблемные моменты.
Обобщение — это метод, при котором делаются общие выводы о предметах или явлениях на основе множества мелких признаков.
Были выделены общие принципы и подходы, которые применяются в различных организациях, и обобщив их, предложить рекомендации для улучшения работы в деканате факультета исторических и политических наук.
В качестве нормативной базы, используемой в работе, стоит выделить: Конституцию Российской Федерации , Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ , Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 04.08.2023), ГОСТ Р 7.0.8-2025. Национальный стандарт Российской Федерации . Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения .ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» от 08.12.2016 N 2004-ст)
Структура работы включает в себя: введение, три главы, заключение, список использованных источников и литературы и приложение
Исследовательская работа сфокусирована на изучении специфики документооборота факультета исторических и политических наук НИ ТГУ. Анализу подвергаются основные документационные процессы - прием, регистрация, обработка, контроль исполнения документов, оценивается влияние организации документооборота на эффективность деятельности факультета. Исследование акцентирует внимание на проблематике документационного обеспечения, возможностях применения современных технологических решений. Подчеркивается значимость соответствия нормативным требованиям, реализации принципов легитимности, информационной открытости, обеспечения сохранности документации.
Актуальность исследования определяется потребностью совершенствования механизмов управления документацией в условиях возрастающих информационных потоков, повышения требований к прозрачности функционирования образовательных организаций. Результаты аналитической работы позволят сформулировать практические рекомендации по оптимизации документооборота факультета, направленные на повышение качества образовательных услуг, совершенствование взаимодействия участников образовательного процесса.
В настоящее время для повышения эффективности управления предприятием необходимо активно совершенствовать работу с документами.
Ведь каждое управленческое решение основано на информации, заключенной в служебных документах. Успех в управлении предприятием во многом зависит от профессионализма ведения документации.
В управлении предприятием ключевую роль играют документы, которые являются носителями информации
Делопроизводство представляет деятельность по созданию, оформлению, учету, хранению официальной документации. Ключевым компонентом выступает документооборот, определяющий маршруты движения документов, регламентирующий скорость прохождения материалов. ГОСТ Р 7.0.8-2025 определяет документооборот как процесс движения документации внутри организации от момента создания или получения до завершения исполнения или отправки .
Результативная организация документационных процессов
предусматривает формирование схемы документооборота предприятия, охватывающей полный цикл работы с документами - от создания или поступления до архивного хранения или уничтожения материалов.
Оперативное использование документации в текущей деятельности организации приобретает первостепенное значение. Документооборот в системе делопроизводства реализует важнейшую коммуникативную функцию, согласованную с базовыми задачами делопроизводства. Функциональное назначение включает информационное обеспечение управленческого аппарата, документирование управленческой деятельности, организацию хранения, использования накопленного информационного массива.
В современном мире, где информация является одним из самых важных активов, документооборот играет незаменимую роль в организационных процессах. Правильная и своевременная передача информации, а также ее хранение и утилизация, помогают предприятиям и организациям достичь своих целей, повысить эффективность работы и снизить риски.
Документооборот является неотъемлемой частью любой организации, он представляет собой процесс обработки и передачи документов внутри компании, а также между различными структурами и органами внешней среды. В настоящее время документооборот осуществляется преимущественно электронными средствами, что значительно ускоряет процесс и повышает его эффективность.
Работа позволила оценить методы контроля за исполнением документов обеспечат своевременное выполнение задач и оценку эффективности работы.
Изученную литературу по теме выпускной квалификационной работы можно разделить на три группы.
В первой группе рассматривается законодательные и нормативные акты, регулирующие документооборот в организациях
Работы Д.Г. Абуладзе «Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство^ в которой подробно рассматривается нормативные и методические аспекты документооборота.
Кроме этого, данное исследование охватывает широкий спектр вопросов, связанных с управлением документацией и организацией документооборота в организациях. В ней рассматриваются теоретические основы документоведения и делопроизводства, а также практические аспекты работы с документами. Издание представляет комплексный обзор актуальной нормативно-методической базы документационного обеспечения управления. Материал раскрывает базовую терминологию, ключевые понятия делопроизводства, общепринятые правила работы с документацией.
Значительное внимание уделяется практическим аспектам подготовки, оформления, ведения внутренней и внешней документации. Автор детально рассматривает методологические основы документационного обеспечения управленческой деятельности, раскрывает специфику организации делопроизводственных процессов. Он объясняет, как организовать документооборот в организации, чтобы он был эффективным и соответствовал требованиям законодательства.
Для исследования документооборота в организации из данной книги были почерпнуты следующие аспекты:
Исследование нормативно-правовой базы документационного обеспечения управления предусматривает анализ актуальных законодательных актов, стандартов, регламентирующих работу с документами. Глубокое изучение правовых норм позволяет обеспечить соответствие документационных процессов организации требованиям действующего законодательства.
Организация документооборота базируется на понимании основополагающих принципов работы с документацией. Научное осмысление этапов обработки документов создает возможности оптимизации документационных процессов, способствует повышению эффективности работы с материалами.
Учебное пособие А.Б. Вешкуровой «Документационное обеспечение управления « (2023), в котором описаны общие принципы и нормативные требования к документообороту. Работа посвящена вопросам организации документооборота в организациях. В книге рассматриваются теоретические и практические аспекты работы с документами, начиная от сущности и содержания документационного обеспечения управления до конкретных методов и инструментов его реализации.
Для исследования из представленной работы были выбраны: понимание сущности и значения документационного обеспечения управления, его роли в системе управления организацией, принципы организации документооборота позволит оптимизировать процессы работы с документами, правила хранения документации обеспечит ее сохранность и доступность.
На второй группе рассматриваются основные этапы управления документами на предприятии и в учреждении: прием и экспедиционная обработка документов (сортировка, проверка комплектации и достоверности), включая контроль доставки и первичный учет (согласно Абуладзе Д.Г., Кузнецов И.Н.) ; Регистрация документов присвоение регистрационных номеров, ведение журналов или электронных картотек представлены в работах Казакевич Т.А ., Дорониной Л.А.) ; Исполнение документов и контроль исполнения-мониторинг сроков, анализ качества работы, автоматизация контроля сроков и уведомлений (работы Шуваловой Н.Н., статьи на порталах «Секретариат^ и др.); Заключительные этапы- отправка документов адресату и подготовка к архивированию, включая использование систем DMS (системы управления документами) и электронных средств (издания Кузнецова И.Н., статьи по цифровизации) .
Работа «Организация и технология документационного обеспечения управления» под авторством И. Н. Кузнецова представляет собой обширное исследование, охватывающее широкий спектр вопросов, связанных с организацией и технологией документационного обеспечения управления. В ней подробно рассматриваются теоретические и практические аспекты работы с документами, начиная от основ делопроизводства и заканчивая современными технологиями электронного документооборота.
Третья группа литературы рассматривает организацию архивного хранения документов, сроки хранения, формирование номенклатуры дел и правила передачи дел в архив. Авторами выступают: работы Попова А.В. «Архивоведение ^ (2018), в которых раскрыты базовые понятия архивного дела и организация хранения документов; Статья и методические рекомендации по ведению номенклатуры дел и правилам комплектования архивных фондов посвящена работа Корнеев И. К. );
Объектом исследования является документооборот в организации.
Предметом - этапы организации документооборота на ФИПН НИ ТГУ
Цель исследования - на основе анализа документооборота дать рекомендации по совершенствованию организации работы с документами на ФИПН НИ ТГУ.
Достижение поставленной цели предполагает последовательное решение комплекса исследовательских задач.
Первоначально необходимо провести анализ нормативно-правовой базы, регламентирующей организацию документооборота. Исследование законодательных актов позволит определить правовые основы документационного обеспечения управленческой деятельности.
Следующая задача предусматривает теоретическое осмысление понятия документооборота, выявление сущностных характеристик, изучение основных этапов движения документации. Концептуальный анализ создаст фундамент практического исследования.
Практическая составляющая работы направлена на исследование системы документационного обеспечения деканата факультета исторических и политических наук НИ ТГУ. Анализ действующих механизмов работы с документацией позволит выявить особенности организации документооборота.
Завершающий этап исследования предполагает разработку рекомендаций по совершенствованию документационных процессов ФИПН НИ ТГУ Практические предложения будут сформированы на основе теоретического анализа, изучения действующей системы документооборота факультета.
В работе применялись следующие, методы исследования:
Метод анализа позволил изучить и проанализировать литературу и правовые документы. Анализ литературы позволил получить представление о теоретических основах документооборота, истории его развития, современных тенденциях и проблемах.
Изучение правовых и организационных документов дало возможность ознакомиться с законодательными и нормативными актами, регулирующими документооборот, а также с внутренними документами организаций, регламентирующими порядок работы с документами.
Интервьюирования — был использован в данном исследовании для получения глубокого и качественного понимания процессов документооборота на факультете исторических и политических наук НИ ТГУ
Метод синтеза —заключается в объединении отдельных элементов в единое целое для более глубокого понимания объекта исследования. Синтез позволяет увидеть общую картину, объединяя разрозненные факты и выводы. Благодаря этому методу сложилось представление о организации работы с документами в деканате, удалось выявить положительные и проблемные моменты.
Обобщение — это метод, при котором делаются общие выводы о предметах или явлениях на основе множества мелких признаков.
Были выделены общие принципы и подходы, которые применяются в различных организациях, и обобщив их, предложить рекомендации для улучшения работы в деканате факультета исторических и политических наук.
В качестве нормативной базы, используемой в работе, стоит выделить: Конституцию Российской Федерации , Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ , Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 04.08.2023), ГОСТ Р 7.0.8-2025. Национальный стандарт Российской Федерации . Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения .ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» от 08.12.2016 N 2004-ст)
Структура работы включает в себя: введение, три главы, заключение, список использованных источников и литературы и приложение
В ходе исследования характеристик основных этапов документооборота на примере факультета исторических и политических наук НИ ТГУ было выявлено, что эффективная организация документооборота является важной для повышения продуктивности и качества работы образовательного учреждения. Документооборот не только упорядочивает информацию, но и значительно сокращает время на выполнение различных процессов, что способствует повышению контроля, безопасности документов и соблюдению законодательства.
Современные системы электронного документооборота (ЭДО) предоставляют возможность оптимизировать управление документами, создавая конкурентные преимущества для образовательных организаций. Принципы легальности, открытости и сохранности документов, а также наличие четкой нормативной базы, обеспечивают надежность и эффективность документооборота на всех уровнях.
В рамках изучения работы деканата ТГУ были проведены опросы среди сотрудников с целью выявления возможностей для улучшения процессов и степени автоматизации. Ответы сотрудников позволили получить ясное представление о текущем состоянии автоматизации в деканате.
Согласно полученным данным, автоматизацией процессов в ТГУ занимается отдельное подразделение — Управление цифровых решений. Сотрудники деканата являются пользователями уже разработанных автоматизированных систем, среди которых основными является:
1С: Университет — система, используемая для управления учебным процессом.
Современная организация учебного процесса характеризуется высоким уровнем автоматизации административных операций, реализуемых посредством специализированных информационных систем. Однако фактический опыт демонстрирует сохранение традиционной практики 52
посещения деканата студентами для оформления различных видов заявлений. Последующая обработка данных документов предполагает их интеграцию в систему 1С, где они выступают основанием для формирования распорядительной документации.
Существующая ситуация свидетельствует о том, что внедрение автоматизированных процессов не исключает необходимости очного взаимодействия обучающихся с сотрудниками деканата. Следует продумать, какие процедуры можно перевести в электронный вариант.
Для улучшения работы сотрудников деканата предложены следующие рекомендации:
1. Попытаться решить вопрос с увеличением площади для сотрудников, т.к. в деканате одномоментно работают 5 человек, что создает сложности в работе, особенно в часы пик, когда увеличивается поток студентов.
2. Подготовить или переработать должностные инструкции сотрудников деканата, которые бы четко разграничили функциональные обязанности.
3. При возникновении срочных дел, особенно при повторяющих, необходимо четко прописать процедуру работы и грамотно организовать процесс.
4. Продумать, какие операции в работе с документами можно перевести в электронный вариант.
Таким образом, в целом работа сотрудников деканата НИ ТГУ, основана на строгой нормативной базе и современных подходах к управлению документооборотом., Сотрудники деканата справляются с подавленными задачами, это способствует улучшению качества образовательных услуг и оптимизации работы факультета.
Современные системы электронного документооборота (ЭДО) предоставляют возможность оптимизировать управление документами, создавая конкурентные преимущества для образовательных организаций. Принципы легальности, открытости и сохранности документов, а также наличие четкой нормативной базы, обеспечивают надежность и эффективность документооборота на всех уровнях.
В рамках изучения работы деканата ТГУ были проведены опросы среди сотрудников с целью выявления возможностей для улучшения процессов и степени автоматизации. Ответы сотрудников позволили получить ясное представление о текущем состоянии автоматизации в деканате.
Согласно полученным данным, автоматизацией процессов в ТГУ занимается отдельное подразделение — Управление цифровых решений. Сотрудники деканата являются пользователями уже разработанных автоматизированных систем, среди которых основными является:
1С: Университет — система, используемая для управления учебным процессом.
Современная организация учебного процесса характеризуется высоким уровнем автоматизации административных операций, реализуемых посредством специализированных информационных систем. Однако фактический опыт демонстрирует сохранение традиционной практики 52
посещения деканата студентами для оформления различных видов заявлений. Последующая обработка данных документов предполагает их интеграцию в систему 1С, где они выступают основанием для формирования распорядительной документации.
Существующая ситуация свидетельствует о том, что внедрение автоматизированных процессов не исключает необходимости очного взаимодействия обучающихся с сотрудниками деканата. Следует продумать, какие процедуры можно перевести в электронный вариант.
Для улучшения работы сотрудников деканата предложены следующие рекомендации:
1. Попытаться решить вопрос с увеличением площади для сотрудников, т.к. в деканате одномоментно работают 5 человек, что создает сложности в работе, особенно в часы пик, когда увеличивается поток студентов.
2. Подготовить или переработать должностные инструкции сотрудников деканата, которые бы четко разграничили функциональные обязанности.
3. При возникновении срочных дел, особенно при повторяющих, необходимо четко прописать процедуру работы и грамотно организовать процесс.
4. Продумать, какие операции в работе с документами можно перевести в электронный вариант.
Таким образом, в целом работа сотрудников деканата НИ ТГУ, основана на строгой нормативной базе и современных подходах к управлению документооборотом., Сотрудники деканата справляются с подавленными задачами, это способствует улучшению качества образовательных услуг и оптимизации работы факультета.