Применение информационных технологий в архивном деле (на примере Государственного архива Томской области и Центра документации новейшей истории Томской области)

В результате проведенного исследования были рассмотрены теоретические основы и практические аспекты применения информационных технологий в архивной деятельности Томской области. Комплексный анализ позволил выявить текущее состояние информатизации томских областных архивов, определить существующие проблемы и предложить пути их решения.
Теоретический анализ показывает, что информационные технологии стали неотъемлемой частью архивного дела, существенно изменив методы работы с документами и открыв новые возможности для сохранения и использования исторического наследия. В то же время требуется дальнейшее совершенствование нормативной базы и практических подходов к внедрению цифровых технологий в архивную деятельность, что будет способствовать повышению эффективности работы архивных учреждений и улучшению доступности архивной информации для общества.
Архивное дело в Томской области имеет богатую историю, начиная с 1604 года, когда была основана Томская крепость. Современная структура архивного хранения берет начало в 1839 году с создания Томского губернского архива, а в 1920 году была заложена организационная основа современной системы. Сегодня Областное государственное казенное учреждение «Государственный архив Томской области» выступает главным хранилищем исторических документов региона, подчиняясь Департаменту по культуре Томской области.
Исследование показало, что ГАТО обладает значительным фондом документов, представляющих историческую и научную ценность. В архиве хранятся документы дореволюционного периода, отражающие систему управления региона, экономическое и социальное развитие, историю образования и религиозной жизни. Особую ценность представляют 204 личных фонда выдающихся томичей, включая документы известных политических деятелей, ученых, писателей и краеведов.
Внедрение информационных технологий в деятельность Государственного архива Томской области началось в 2010 году с запуска первой версии официального сайта. За прошедшее десятилетие наблюдается существенное расширение электронных сервисов и повышение доступности архивных материалов для исследователей и граждан. Количество пользователей электронными сервисами архива выросло с 1250 человек в 2010 году до 8560 в 2020 году, что свидетельствует о возрастающем интересе к архивным документам и удобстве электронных форм доступа к ним.
В ходе исследования была проанализирована динамика внедрения различных информационных систем. С 2012 года в архиве функционирует система удаленной регистрации пользователей, с 2015 года - система электронных запросов, с 2016 года создается электронный архив документов, а с 2017 года работает интеграция с региональным порталом государственных услуг. Это позволило существенно сократить время обработки запросов - с 14 дней в 2015 году до 5 дней в 2020 году, при этом доля электронных запросов увеличилась с 23% до 79% за тот же период.
Важным направлением информатизации стала оцифровка архивных документов. Если в 2017 году было оцифровано 2145 дел (3,2% от общего фонда), то к 2020 году этот показатель достиг 7658 дел (11,5%). Объем оцифрованных документов вырос с 457 Гб до 1675 Гб. При этом затраты на оцифровку также возрастали - с 765 тыс. руб. в 2017 году до 1430 тыс. руб. в 2020 году, что отражает понимание руководством архива важности этого направления работы.
В архиве внедрен ряд специализированных программных продуктов, обеспечивающих автоматизацию основных процессов. Среди них: ПК «Архивный фонд» (версия 5.0) для учета и описания архивных фондов, ИПС «Каталог» для каталогизации документов, АИС «Читальный зал» для регистрации посетителей, ПК «Запросы» для регистрации и учета запросов, СЭД «ДЕЛО» для электронного документооборота, ПК «Фондовый каталог» для объединения данных о фондах архивов области и АИС «Оцифровка» для ведения учета оцифрованных документов.
Особое внимание в работе архива уделяется интеграции с другими государственными информационными системами. С 2017 года осуществляется взаимодействие с Системой межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ), с 2018 года - с Порталом госуслуг и АИС МФЦ Томской области, с 2019 года - с «Центральным фондовым каталогом» и ГИС «Электронный бюджет». Это позволяет гражданам получать архивные справки и копии документов через удобные и привычные каналы, а архиву - оптимизировать процессы обработки запросов.
Для обеспечения достоверности данных при их передаче между информационными системами в архиве применяется многоступенчатая система контроля, включающая форматно-логический контроль, алгоритмы нечеткого поиска для выявления дублирования записей и электронную подпись сотрудника. Методика обеспечения достоверности данных включает первичный ввод данных сотрудником, проверку начальником отдела, автоматический контроль корректности заполнения полей, фиксацию и исправление ошибок, а также ежемесячную выборочную проверку 10% введенных записей.
Анализ посещаемости официального сайта архива показал устойчивый рост интереса к электронным ресурсам. Количество посещений выросло с 12,8 тыс. в 2015 году до 61,4 тыс. в 2020 году, а количество просмотров страниц - с
56,2 тыс. до 276,3 тыс. за тот же период. Особенно значительно увеличилось количество запросов, оформленных через сайт - с 124 в 2015 году до 2540 в 2020 году, что составило 62,7% от общего числа запросов.
Важным аспектом информатизации является создание электронного фонда пользования. Количество оцифрованных дел выросло с 523 в 2010 году до 24571 в 2020 году, что составило 13,6% от общего объема хранения. Объем электронного фонда пользования увеличился с 124 Гб до 5782 Гб, а количество запросов к электронным копиям документов выросло с 87 до 18726 за десятилетие.
В ходе исследования были выявлены проблемы, с которыми сталкивается архив при внедрении информационных технологий. Среди них: недостаточное финансирование технического оснащения, необходимость постоянного обучения персонала, сложности в обеспечении долгосрочной сохранности электронных документов, проблемы совместимости различных информационных систем и необходимость обновления компьютерного парка.
На основе проведенного анализа были разработаны рекомендации по совершенствованию информационных технологий в архивах Томской области. Предложен план модернизации аппаратно-программного комплекса ОГКУ «Государственный архив Томской области» на 2025-2027 гг. общей стоимостью 11 390 тыс. руб., включающий обновление серверного
оборудования, модернизацию рабочих мест сотрудников, обновление сканирующего оборудования, модернизацию сетевой инфраструктуры, внедрение системы информационной безопасности и создание резервного центра обработки данных.
Также предложено внедрение современного программного обеспечения общей стоимостью 4 420 тыс. руб., включая ПК «Архивный фонд» (версия 6.0), АИС «Электронный архив», СЭД «ТЕЗИС», ПК «Удаленный читальный зал», АИС «Запросы», Систему «Распознавание текстов» и ПК «Аналитика и статистика».
Для развития электронных сервисов архивов Томской области разработан план общей стоимостью 3 520 тыс. руб., предусматривающий модернизацию официального сайта, создание личного кабинета пользователя архива, разработку мобильного приложения «Архивы Томска», создание виртуальных выставок архивных документов, внедрение электронной оплаты услуг архива, системы онлайн-консультирования и портала генеалогических исследований.
Особое внимание уделено оптимизации процессов оцифровки архивных документов. Предложены мероприятия общей стоимостью 9 040 тыс. руб., включающие разработку регламента оцифровки, приобретение специализированного сканирующего оборудования, внедрение системы автоматизации процессов, обучение персонала, создание лаборатории оцифровки, внедрение системы контроля качества электронных копий и организацию массовой оцифровки наиболее востребованных фондов.
Реализация предложенных рекомендаций позволит значительно повысить эффективность работы архивов Томской области, обеспечить более широкий доступ к архивным документам, ускорить процессы оцифровки и создать современную информационную инфраструктуру. Ожидаемыми результатами внедрения предложенных мероприятий станут:
- увеличение доли оцифрованных документов до 30% к 2028 году;
- сокращение среднего времени обработки запросов до 3 рабочих дней;
- увеличение посещаемости официального сайта и электронных сервисов на 70%;
- создание полноценного электронного архива с возможностью удаленного доступа;
- обеспечение надежной защиты и долговременной сохранности электронных документов.
Таким образом, проведенное исследование подтверждает, что внедрение современных информационных технологий является необходимым условием развития архивного дела в Томской области. Информатизация позволяет не только повысить эффективность работы архивов, но и сделать архивные документы более доступными для исследователей, краеведов, студентов и всех интересующихся историей родного края.
Информационные технологии становятся ключевым инструментом в решении основных задач архивного дела: обеспечении сохранности документов, их систематизации, учете и предоставлении доступа к ним.
Цифровизация архивных процессов способствует интеграции региональных архивов в единое информационное пространство России, что особенно важно в условиях развития электронного правительства и цифровой экономики.
Проведенное исследование имеет практическую значимость, так как его результаты могут быть использованы при разработке программ развития архивного дела в Томской области, а также при планировании конкретных мероприятий по информатизации архивов. Предложенные рекомендации учитывают специфику региональных архивов, их финансовые возможности и кадровый потенциал, что делает их реалистичными и применимыми на практике.
В перспективе целесообразно продолжить исследования в данном направлении, уделяя особое внимание вопросам долговременного хранения электронных документов, развитию систем автоматизированного распознавания рукописных текстов и созданию интеллектуальных систем поиска в архивных документах. Также важно изучать возможности применения технологий искусственного интеллекта для анализа и систематизации архивных документов, что может открыть новые горизонты в исторических исследованиях.


Купить