АНАЛИЗ ДОКУМЕНТООБОРОТА ХОЛДИНГА НА ПРИМЕРЕ АО «СИБИРСКАЯ АГРАРНАЯ ГРУППА» (г.ТОМСК)
|
Аннотация
Введение 3
1 Теоретические основы документооборота 5
1.1 Понятие, сущность и роль документооборота в управлении организацией 5
1.2 Нормативно-правовые и методические документы, регламентирующие
документооборот 20
1.3 Специфика документооборота в холдингах 24
2 Система документооборота холдинга «Сибирская Аграрная Группа». 34
2.1 Организационная структура холдинга 34
2.2 Характеристика и анализ системы документооборота. Рекомендации
по ее совершенствованию 36
Заключение 52
Список использованной литературы 55
Приложения 58
Введение 3
1 Теоретические основы документооборота 5
1.1 Понятие, сущность и роль документооборота в управлении организацией 5
1.2 Нормативно-правовые и методические документы, регламентирующие
документооборот 20
1.3 Специфика документооборота в холдингах 24
2 Система документооборота холдинга «Сибирская Аграрная Группа». 34
2.1 Организационная структура холдинга 34
2.2 Характеристика и анализ системы документооборота. Рекомендации
по ее совершенствованию 36
Заключение 52
Список использованной литературы 55
Приложения 58
В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер.
Важным аспектом документационного обеспечения управления является документооборот. Сложившись исторически, он имеет определённую цель и задачи, выполняет ряд функций, являясь важной составляющей качественного управления. Документооборот регламентируется законодательными и нормативно-методическими документами. Руководители организаций несут персональную ответственность за документационный фонд.
Тенденцией последних лет в России является укрупнение предприятий за счёт присоединения филиалов, создания дочерних компаний, поглощения более мелких. Получается двоякая ситуация, когда с одной стороны каждое предприятие или организация, входящие в состав подобных систем являются вполне самостоятельными, в том числе и в плане документационного обеспечения, а с другой - координация между подразделениями подразумевает единую форму документов и единую структуру документооборота. В этом немаловажную роль способно сыграть правильная его организация.
Процесс принятия управленческого решения состоит из получения информации, её переработки, анализа, подготовки и принятия решения. В этом плане у холдинговых компаний есть ряд трудностей. Кроме того, не каждая организация или предприятие уделяют должное внимание этому вопросу. Существуют проблемы, общие для любого предприятия, учреждения или организации при отсутствии правильной организации документооборота, которые имеют как объективный, так и субъективный характер. Это непродуманные маршруты прохождения документов, их потеря, отсутствие четкой номенклатуры дел, проблемы с поиском документов, ведением управленческого учета, невозможность установления взаимосвязи между документами, и, в результате, невозможность получить оперативный доступ к истории той или иной сделки.
Целью выпускной квалификационной работы является оценка состояния документооборота в холдинге и выявление актуальных проблем, связанных с движением документов.
Для реализации поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- изучить теоретические основы формирования документооборота в организациях;
- изучить нормативно-правовые и методические документы, регламентирующие документооборот;
- охарактеризовать объект исследования, организационную структуру;
- проанализировать документооборот в исследуемой организации;
- предоставить рекомендации для оптимизации документооборота данной организации.
Объектом исследования выступает документооборот в организациях холдингового типа. Предметом исследования является документооборот в Холдинге «Сибирская Аграрная Группа».
Теоретической базой при написании выпускной квалифицированной работы послужили нормативно-методические документы по вопросам управления документацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации; учебники по документоведению, статьи по соответствующей тематике.
Отечественным документоведением к настоящему времени накоплен значительный объем знаний по отдельным аспектам данной темы, отраженный в статьях, учебных и методических пособиях, материалах конференций. Однако до сих пор нет крупных монографических исследований по изучаемой проблеме.
В процессе работы над темой были использованы теоретические, эмпирические методы; в частности - метод сравнительного анализа.
Структура данной выпускной квалификационной работы соответствует ее содержанию. Работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы и приложений.
Важным аспектом документационного обеспечения управления является документооборот. Сложившись исторически, он имеет определённую цель и задачи, выполняет ряд функций, являясь важной составляющей качественного управления. Документооборот регламентируется законодательными и нормативно-методическими документами. Руководители организаций несут персональную ответственность за документационный фонд.
Тенденцией последних лет в России является укрупнение предприятий за счёт присоединения филиалов, создания дочерних компаний, поглощения более мелких. Получается двоякая ситуация, когда с одной стороны каждое предприятие или организация, входящие в состав подобных систем являются вполне самостоятельными, в том числе и в плане документационного обеспечения, а с другой - координация между подразделениями подразумевает единую форму документов и единую структуру документооборота. В этом немаловажную роль способно сыграть правильная его организация.
Процесс принятия управленческого решения состоит из получения информации, её переработки, анализа, подготовки и принятия решения. В этом плане у холдинговых компаний есть ряд трудностей. Кроме того, не каждая организация или предприятие уделяют должное внимание этому вопросу. Существуют проблемы, общие для любого предприятия, учреждения или организации при отсутствии правильной организации документооборота, которые имеют как объективный, так и субъективный характер. Это непродуманные маршруты прохождения документов, их потеря, отсутствие четкой номенклатуры дел, проблемы с поиском документов, ведением управленческого учета, невозможность установления взаимосвязи между документами, и, в результате, невозможность получить оперативный доступ к истории той или иной сделки.
Целью выпускной квалификационной работы является оценка состояния документооборота в холдинге и выявление актуальных проблем, связанных с движением документов.
Для реализации поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- изучить теоретические основы формирования документооборота в организациях;
- изучить нормативно-правовые и методические документы, регламентирующие документооборот;
- охарактеризовать объект исследования, организационную структуру;
- проанализировать документооборот в исследуемой организации;
- предоставить рекомендации для оптимизации документооборота данной организации.
Объектом исследования выступает документооборот в организациях холдингового типа. Предметом исследования является документооборот в Холдинге «Сибирская Аграрная Группа».
Теоретической базой при написании выпускной квалифицированной работы послужили нормативно-методические документы по вопросам управления документацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации; учебники по документоведению, статьи по соответствующей тематике.
Отечественным документоведением к настоящему времени накоплен значительный объем знаний по отдельным аспектам данной темы, отраженный в статьях, учебных и методических пособиях, материалах конференций. Однако до сих пор нет крупных монографических исследований по изучаемой проблеме.
В процессе работы над темой были использованы теоретические, эмпирические методы; в частности - метод сравнительного анализа.
Структура данной выпускной квалификационной работы соответствует ее содержанию. Работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы и приложений.
Документ является основным способом хранения данных, обмен которыми необходим не только в государственных организациях, но и в бизнесе, где от оперативности получения информации во многом зависит прибыльность предприятия. Таким образом, документооборот в бизнесе имеет особо важное значение.
В силу различных причин тенденцией последних лет является увеличение числа компаний с сетью территориально-удалённых предприятий, которые имеют ряд особенностей как в организации своей деятельности в целом, так и документооборота в частности. Естественно, что в подобных компаниях имеется большой документооборот, который обеспечивает четкое взаимодействие отдельных филиалов, в том числе удаленных и находящихся за пределами России. Поэтому движение документов должно быть продумано и рационально организовано. Оптимизация документооборота состоит:
• в правильной организации документопотоков;
• повышении скорости обработки и поиска отдельного документа;
• внедрение современной электронной системы документооборота;
• сокращение объёма документооборота.
Препятствием для этого является отсутствие нормативно-правовой базы организации документооборота для частных компаний, хотя для государственных организаций она разработана и внедрена.
Акционерное общество «Сибирская Аграрная Группа» - агропромышленный холдинг, состоящий 10 производственных предприятий, расположенных в разных областях Сибирского федерального округа. Были исследованы особенности организации документооборота Холдинга. На предприятии несколько лет используется система электронного документооборота, что позволяет избежать некоторых проблем, связанных с бумажным документооборотом. Тем не менее, были выявлены следующие проблемы в организации документооборота:
• использование устаревшей СЭД;
• большое количество согласований для внутренних и исходящих документов;
• трудности с редактирования документа в системе СЭД;
• трудности поиска документов сканов в бумажном виде (в папках);
• невозможность хранить в системе скан-копий;
• необходимость адаптации документов под каждое отдельное предприятие Холдинга.
• на предприятиях Холдинга работу с документами осуществляет только помощник руководителя либо только канцелярия. В канцелярии, как правило, работает один сотрудник. Нагрузка на отдельного работника большая, что ведёт порой к несвоевременной регистрации документа.
Все вышеперечисленные недостатки ведут к замедлению документооборота, нерациональности использования рабочего времени штатных единиц службы ДОУ.
Кроме того, большой объём документов ведёт к перегрузке руководителей и исполнителей. Поэтому сокращение документооборота с территориально-удалёнными предприятиями не перестаёт быть актуальной проблемой Холдинга. Решением могут быть кадровые мероприятия, а также чёткое распределение обязанностей между сотрудниками подразделений службы ДОУ, канцелярией и помощниками руководителей.
Оптимизировать документооборот может использование другой системы СЭД, которая не только ускорит его по времени за счёт скорости электронного обмена, но и быстрого согласования и подписания документов. Автоматизированная система работы с отдельным документом тоже важна, когда система предлагает в зависимости от вида документа бланк для заполнения, маршруты согласования, списки рассылки, лиц, имеющих право подписи, уровни условия доступа к документу. Для регистрации документа предлагает поля карточки, которые заполняются также автоматически, упрощается и ускоряется массовая обработка документов.
Быстрый поиск документа возможен в автоматизированной системе. Нет необходимости тратить время на поиски нужной папки, документа на бумажном носителе. Это лишняя трата рабочего времени. Поэтому сотрудникам службы ДОУ необходимо сократить время поиска документов в рамках более современной электронной системы. Следовательно, важен правильный выбор электронной системы, техническое обеспечение сотрудников предприятий.
Уменьшение документооборота возможно за счёт сокращения скан-копий документов, так как каждая скан-копия проходит процедуру регистрации, храниться в архиве наряду с контрольным экземпляром.
Таким образом, на предприятии должна постоянно вестись работа по анализу состояния документооборота, вводиться прогрессивные способы и методы работы с документами.
В силу различных причин тенденцией последних лет является увеличение числа компаний с сетью территориально-удалённых предприятий, которые имеют ряд особенностей как в организации своей деятельности в целом, так и документооборота в частности. Естественно, что в подобных компаниях имеется большой документооборот, который обеспечивает четкое взаимодействие отдельных филиалов, в том числе удаленных и находящихся за пределами России. Поэтому движение документов должно быть продумано и рационально организовано. Оптимизация документооборота состоит:
• в правильной организации документопотоков;
• повышении скорости обработки и поиска отдельного документа;
• внедрение современной электронной системы документооборота;
• сокращение объёма документооборота.
Препятствием для этого является отсутствие нормативно-правовой базы организации документооборота для частных компаний, хотя для государственных организаций она разработана и внедрена.
Акционерное общество «Сибирская Аграрная Группа» - агропромышленный холдинг, состоящий 10 производственных предприятий, расположенных в разных областях Сибирского федерального округа. Были исследованы особенности организации документооборота Холдинга. На предприятии несколько лет используется система электронного документооборота, что позволяет избежать некоторых проблем, связанных с бумажным документооборотом. Тем не менее, были выявлены следующие проблемы в организации документооборота:
• использование устаревшей СЭД;
• большое количество согласований для внутренних и исходящих документов;
• трудности с редактирования документа в системе СЭД;
• трудности поиска документов сканов в бумажном виде (в папках);
• невозможность хранить в системе скан-копий;
• необходимость адаптации документов под каждое отдельное предприятие Холдинга.
• на предприятиях Холдинга работу с документами осуществляет только помощник руководителя либо только канцелярия. В канцелярии, как правило, работает один сотрудник. Нагрузка на отдельного работника большая, что ведёт порой к несвоевременной регистрации документа.
Все вышеперечисленные недостатки ведут к замедлению документооборота, нерациональности использования рабочего времени штатных единиц службы ДОУ.
Кроме того, большой объём документов ведёт к перегрузке руководителей и исполнителей. Поэтому сокращение документооборота с территориально-удалёнными предприятиями не перестаёт быть актуальной проблемой Холдинга. Решением могут быть кадровые мероприятия, а также чёткое распределение обязанностей между сотрудниками подразделений службы ДОУ, канцелярией и помощниками руководителей.
Оптимизировать документооборот может использование другой системы СЭД, которая не только ускорит его по времени за счёт скорости электронного обмена, но и быстрого согласования и подписания документов. Автоматизированная система работы с отдельным документом тоже важна, когда система предлагает в зависимости от вида документа бланк для заполнения, маршруты согласования, списки рассылки, лиц, имеющих право подписи, уровни условия доступа к документу. Для регистрации документа предлагает поля карточки, которые заполняются также автоматически, упрощается и ускоряется массовая обработка документов.
Быстрый поиск документа возможен в автоматизированной системе. Нет необходимости тратить время на поиски нужной папки, документа на бумажном носителе. Это лишняя трата рабочего времени. Поэтому сотрудникам службы ДОУ необходимо сократить время поиска документов в рамках более современной электронной системы. Следовательно, важен правильный выбор электронной системы, техническое обеспечение сотрудников предприятий.
Уменьшение документооборота возможно за счёт сокращения скан-копий документов, так как каждая скан-копия проходит процедуру регистрации, храниться в архиве наряду с контрольным экземпляром.
Таким образом, на предприятии должна постоянно вестись работа по анализу состояния документооборота, вводиться прогрессивные способы и методы работы с документами.
