Тема: ДИАГНОСТИКА СИСТЕМЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В АДМИНИСТРАЦИИ ПАРАБЕЛЬСКОГО РАЙОНА ТОМСКОЙ ОБЛАСТИ

Сегодня основным ресурсом управления, несомненно, является информация. Управление организацией, с точки зрения технологии, представляет собой процесс получения, обработки и передачи зафиксированной в документах информации. Документы являются важнейшим инструментом управления в российских организациях всех сфер деятельности и форм собственности. Информация, зафиксированная в документах, приобретает упорядоченную форму, позволяющую хранить ее во времени и пространстве.
В повседневной деятельности организациям приходится решать ряд задач, связанных с регистрацией входящей, исходящей и внутренней корреспонденции, формированием дел, установлением сроков хранения документов, их передачей в архив или уничтожение. Значительные усилия аппарата управления тратятся на составление, перепечатку, учет, сортировку, хранение, поиск и переработку документной информации.
Кроме того, при необходимости может производиться копирование документов и перенос сведений, содержащихся в них, а также их передача внутри и за пределы организации. Документирование информации, ее поиск, обработка, хранение, передача требуют немалых финансовых, материальных, трудовых и временных затрат.
С 2020 года, в связи с пандемией COVID-19 и массовым переходом на удаленный режим работы многих организации, мощный толчок получил процесс перехода к электронному документообороту и делопроизводству, который был инициирован еще в 2001 году Концепцией реформирования системы государственной службы Российской Федерации , став одним из важных условий выживания многих российских организации в новых экстремальных условиях.
Вся совокупность работы с документации, начиная с момента их создания плоть до передачи на хранение в архив или уничтожение, определяется понятием «делопроизводство». Она включает в себя как все операции по составлению и оформлению документов, так и весь комплекс работ с документами.
Актуальность данной темы обусловлена тем, что без правильно выстроенного делопроизводства у любой организации возникают проблемы с потоком документов, их обработкой, регистрации. Быстро найти требуемый документ и навести по нему справки сотрудникам организации будет невозможно. Отсутствие контроля исполнения документов, запутанные маршруты прохождения и потери документов фактически подвергают организацию к рискам (репутационным, финансовым и так далее). Правильная организация делопроизводства, основанная на соблюдении действующего законодательства и соответствующая стандартам, существенно повышает эффективность управления.
Организация эффективной работы с документами, совершенствование всех информационно-документальных процессов как в масштабе общества в целом, так и на уровне отдельных предприятий, организации, учреждений, является важнейшим направлением управленческой деятельности. Все учреждения, организации и предприятия независимо от форм собственности должны в своей деятельности руководствоваться положениями и требованиями, установленными действующими нормативными актами по делопроизводству и архивному делу.
Проблема исследования заключается в том, что в Администрации Парабельского района продолжает действовать устаревшая инструкция по делопроизводству, не соответствующая действующему законодательству, в связи с этим возникла потребность в анализе системы делопроизводства Администрации.
Заявленная тема, вызывает значительный исследовательский интерес. В совокупности работ, посвященных различным аспектам данной темы, можно выделить несколько направлений. К первой группе относится учебная литература, описывающая основы делопроизводства в организации, к ней относятся авторы:
Шувалова Н. Н. и Иванова А. Ю. в их работе рассматривается теоретические и нормативно-методические основы делопроизводства. Дается характеристика терминологического аппарата современного
делопроизводства, приводится порядок составления и оформления служебных документов. Уделяется внимание языку служебного документа, его грамотное составление и использование.
Доронина Л. А. рассматривающая теоретические и практические основы делопроизводства. Она приводит главные функции и свойства документа, раскрывает понятия «стандартизации», «унификации» и «классификации» систем документации. Уделяет внимание законодательным и нормативно-методическим актам, регулирующих сферу делопроизводства, а также правилам составления и оформления управленческих документов.
Кузнецова И. Н. в своей работе рассматривает делопроизводство в государственных и негосударственных организаций, использование информационных ресурсов при документировании информации, а также правила оформления служебных документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97—20165.
Грозовой О. С. рассматривает теоретические и методологические основы делопроизводства, виды и правила оформления документов. В её работе освещены вопросы систематизации и хранения различных видов документов, включая организационно-правовые, информационно-справочные, распорядительные документы.
Егорова В. П. и Слинькова А. В. раскрывают современное состояние делопроизводства и документационного обеспечения управления. Они подчеркивают значимость и место документа в информационном пространстве современной организации. Рассматривают использование инновационных технологии и электронных документов в делопроизводстве.
Ко второй группе следует отнести литературу, касающиеся вопросов организации делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления. К данной группе относятся следующие авторы:
Евдокимова Е. В. , Зайцева Е. В. и Сыса Д. О. В их публикациях рассматривается понятие «документ», его разновидностей, средствах документирования. Рассмотрена государственная система документационного обеспечения управления в Российской Федерации, а также освещают правовое регулирование управленческой деятельности и организации делопроизводства в органах государственного и муниципального управления.
Зайцева Е. В. и Гончарова Н. В. В их учебно-методическом пособии
рассматривается современное государственное регулирование
делопроизводства в России, уделяется внимание разработки локальных нормативных актов. Освещается организация делопроизводства и документооборот в органах государственной власти и местного самоуправления.
Попова Н. Ф. В своей работе освещает теоретические основы правового обеспечения государственного и муниципального управления в России, включая совершенствование этого процесса, а также статус и функции исполнительных органов власти на различных уровнях. Рассматриваются вопросы формирования и реализации органов местного самоуправления, регулирование государственной и муниципальной службы.
Третья группа исследовании касается вопросов совершенствования работы с документами в органах местного самоуправления, из них можно выделить работы следующих авторов:
Брезгина И. И. рассматривает вопросы рационализации делопроизвод ства в муниципальных органах управления. На примере Администрации города Краснодар автор демонстрирует два направления совершенствования ДОУ в органах местного самоуправления, первое из которых связано с реализацией традиционных методов, а второе — с применением систем электронного документооборота в организации.
Мозгоева А. М и Ожигова М. А. рассматривают вопросы состояния дел в части организации делопроизводства на примере Администрации города Бийска Алтайского края, обозначают проблемы, препятствующие более интенсивному развитию электронного документооборота и определены конечные цели автоматизации делопроизводства.
Четвертая группа исследовании, касается анализа документооборота и делопроизводства в организации. К данной группе относятся следующие авторы:
Еленцева Е. рассматривает документооборот в организации, цели, этапы его анализа. Представлены критерии, по которым проводится диагностика системы делопроизводства и документационного обеспечения управления.
Кожанова Е.Н. рассматривает, когда и зачем необходимо проводить аудит делопроизводства, а также описаны его основные этапы.
Бобылева М. П. предлагает оценивать эффективность применения систем и технологий электронного документооборота и делопроизводства в организации через модели зрелости информационной системы.
К данной группе следует отнести статьи , размещенные в журнале «Справочник секретаря и офис менеджера», касающиеся вопросов проведение аудита и документационное обеспечение процесса диагностики системы делопроизводства в организации.
Результат литературного обзора показал, что исследователи уделяют большое внимание системам электронного документооборота как фактору развития работы с документами в органах местного самоуправления. Вопросы, касающиеся диагностики системы делопроизводства в организации демонстрируют высокую степень проработанности современными исследователями как традиционных способов документирования, так и с применением информационных технологии. В целом можно сказать, что используемая литература демонстрирует достаточную степень изученности выбранной темы.
Объект исследования: система делопроизводства в Администрации Парабельского района Томской области.
Предмет исследования: текущее состояние делопроизводства в отделе муниципальной службы и кадров.
Цель - провести диагностику системы делопроизводства Администрации Парабельского района Томской области, выявить возможные недостатки и разработать рекомендации по их устранению.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Дать общую характеристику Администрации Парабельского района Томской области;
2. Охарактеризовать делопроизводство в отделе муниципальной службы и кадров как самостоятельное структурное подразделение;
3. Охарактеризовать качество локальных нормативных актов, регламентирующих делопроизводство в Администрации Парабельского района Томской области с точки зрения их соответствия нормативным актам федерального уровня, областного уровня и действующей практике работы с документами;
4. Выработать рекомендации по усовершенствованию системы делопроизводства и нормативного обеспечения в Администрации Парабельского района.
В работе используются общенаучные методы исследования. С помощью метода анализа была охарактеризована нормативная база, которая регламентирует сферу делопроизводства в Администрации Парабельского района Томской области. Метод описания позволил изложить систему делопроизводства Администрации Парабельского района, его структуру. Выявить трудовые функции сотрудников и численный состав отдела муниципальной службы и кадров. Количественные данные применялись при сборе входящих, исходящих и внутренних документов с целью выявление динамики объема документооборота Администрации. Системный подход позволил выделить виды и составы документов администрации и технологии, используемые в процессе документирования.
Источниковая база исследования формируется из трех ключевых блоков:
1) Нормативно правовые акты федерального уровня:
Конституция Российской Федерации , которая определяет принципы местного самоуправления; Федеральный закон «О государственном гербе Российской Федерации» , регулирующий использование государственного герба муниципального образования; Федеральный закон «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» , устанавливающий общие принципы организации местного самоуправления; Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российский Федерации» устанавливает порядок рассмотрения обращений граждан органами местного самоуправления и должностными лицами; Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» регулирующий отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации и др; Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» , регулирует обработку, хранение, передачу документов на архивное хранение; Федеральный закон «Об электронной подписи» , регулирует сферу применения электронной подписи, порядок получения сертификата, методов подтверждения подписи.
2) Нормативно-методические документы, регулирующие сферу делопроизводства:
ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» регулирует организационно-распорядительную документацию и устанавливает требования к оформлению документов. Стандарт использовался для внесения требовании в инструкцию по делопроизводству Администрации Парабельского района Томской Области состава реквизитов, правил их оформления, в том числе с применением информационных технологий, видов бланков, состава реквизитов бланков, схем расположения реквизитов на документе, образцов бланков, правил создания документов.
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» устанавливает термины и определения основных понятий, используемых в делопроизводстве и архивном деле.
Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях устанавливает требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве государственных организаций, независимо от их организационно-правовой формы, целей и видов деятельности.
3) Большую роль в написании работы сыграла нормативно-правовая база Администрации Парабельского района Томской области.

Купить

Администрация Парабельского района является исполнительно распорядительным органом муниципального образования Парабельский район, наделенный полномочиями по решению вопросов местного значения, предусмотренных Конституцией Российской Федерации, федеральным законодательством и законодательством Томской области, Уставом муниципального образования «Парабельский район».
Отдел муниципальной службы и кадров является структурным подразделением Администрации, его главной задачей. организация, ведение и совершенствование делопроизводства, своевременное оказание методической помощи по вопросам документирования, контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами, а также техническое обеспечение Администрации.
В ходе исследуемой работы была рассмотрена структура Администрации, численный состав отдела муниципальной службы и кадров, задачи и функции сотрудников данного отдела.
В своей деятельности отдел руководствуется действующим законодательством, решениями Думы района постановлениями и распоряжениями Главы района, Администрации района, Уставом муниципального образования «Парабельский район», положением об Отделе.
В отделе делопроизводство происходит в соответствии с действующим законодательством, решениями Думы района постановлениями и распоряжениями Главы района, Администрации района и нормативно- методичеекой базой Администрации. В организации работы с документами выделяют следующие этапы: прием, регистрация и рассмотрение входящей корреспонденции; подготовка, оформление и размножение документов; организация контроля и проверки исполнения распорядительной документации.
В Администрации Парабельского района используется смешанная форма организации делопроизводства. Операции по приему, регистрации, контроль за исполнением, распечатывание и тиражирование документов осуществляется отделом муниципальной службы и кадров. Формирование дел и их хранение осуществляется сотрудниками в других структурных подразделениях. В Администрации используется система электронного документооборота «Directum», что значительно улучшает процесс работы с документами, позволяя автоматизировать многие процедуры и обеспечивать бесперебойный доступ к информации для всех сотрудников.
При анализе стандарта по делопроизводству в Администрации, который действует в настоящее время, было выявлено достаточное количество несоответствий действующим нормативно-методическим и нормативно¬правовым актам, в результате чего был переработан данный нормативный документ в соответствие с ГОСТами 2016 г. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно - распорядительная документация. Требования к оформлению документов» 2013 г. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» и примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях.

Купить