Разработка системы управления знаниями проектного института на основе рекомендаций APQC
|
Реферат 2
Введение 6
1. Анализ особенностей организации контроля качества работ и роли системы управления
знаниями проектной организации 8
1.1. Особенности организации контроля качества работ в проектной организации 8
1.2. СУЗ. Описание роли СУЗ в СМК проектной организации 11
1.3. Риски проектной организации. Использование СУЗ для минимализации влияния
рисков 17
1.4. Свод знаний по управлению проектами (РМВОК) 21
2. Анализ деятельности организации в области управления знаниями на основе
рекомендаций APQC 23
2.1. Американский центр производительности и качества (APQC) 23
2.2. Структура классификации процессов (PCF) 24
2.3. Оценка потенциала управления знаниями 28
2.3.1. Уровни потенциала управления знаниями 29
2.3.2. Инструмент оценки потенциала управления знаниями 33
2.4. Программа управления знаниями APQC 37
2.4.1. Призыв к действию 40
2.4.2. Разработка стратегии СУЗ 42
2.4.3. Проектирование и реализация возможностей СУЗ 44
2.4.4. Совершенствование и расширение СУЗ 46
3. Анализ и разработка рекомендаций к СУЗ в проектной организации 48
3.1. Краткая характеристика предприятия 48
3.2. Анализ потенциала управления знаниями 51
3.3. Предложения для перехода на следующие уровни управления знаниями 55
3.4. Разработка общей структуры нормативного документа СУЗ 59
Заключение 64
Список используемой литературы 66
Приложение А. Рабочий лист планирования APQC 70
Приложение Б. Анализ системы управления знаниями 71
Приложение В. Критерии оценки потенциала управления знаниями APQC 78
Введение 6
1. Анализ особенностей организации контроля качества работ и роли системы управления
знаниями проектной организации 8
1.1. Особенности организации контроля качества работ в проектной организации 8
1.2. СУЗ. Описание роли СУЗ в СМК проектной организации 11
1.3. Риски проектной организации. Использование СУЗ для минимализации влияния
рисков 17
1.4. Свод знаний по управлению проектами (РМВОК) 21
2. Анализ деятельности организации в области управления знаниями на основе
рекомендаций APQC 23
2.1. Американский центр производительности и качества (APQC) 23
2.2. Структура классификации процессов (PCF) 24
2.3. Оценка потенциала управления знаниями 28
2.3.1. Уровни потенциала управления знаниями 29
2.3.2. Инструмент оценки потенциала управления знаниями 33
2.4. Программа управления знаниями APQC 37
2.4.1. Призыв к действию 40
2.4.2. Разработка стратегии СУЗ 42
2.4.3. Проектирование и реализация возможностей СУЗ 44
2.4.4. Совершенствование и расширение СУЗ 46
3. Анализ и разработка рекомендаций к СУЗ в проектной организации 48
3.1. Краткая характеристика предприятия 48
3.2. Анализ потенциала управления знаниями 51
3.3. Предложения для перехода на следующие уровни управления знаниями 55
3.4. Разработка общей структуры нормативного документа СУЗ 59
Заключение 64
Список используемой литературы 66
Приложение А. Рабочий лист планирования APQC 70
Приложение Б. Анализ системы управления знаниями 71
Приложение В. Критерии оценки потенциала управления знаниями APQC 78
В настоящее время как в российских, так и в международных компаниях наблюдается постоянный рост интереса к формированию внутри организации систем управления знаниями и баз знаний. Роль знания приобретает ключевое значение в разработке конкурентных преимуществ и в формировании синергетического потенциала роста бюджета организации. Известная американская компания Gartner предложила определение управления знаниями, которое является одним из наиболее часто цитируемых: «Управление знаниями - это дисциплина, которая обеспечивает интегрированный подход к выявлению, фиксации, оценке, получению и совместному использованию всех информационных активов предприятия. Эти активы могут включать базы данных, документы, политики, процедуры и полученные ранее знания и опыт отдельных работников» [ 1 ].
Знание - это огромнейшая ценность для любой организации, но при неэффективном управлении оно может стать недооцененным и недоиспользуемым ресурсом. Успешные организации знают, что знания в действии дают результаты - ускорение темпов обучения; сокращение рисков, связанных с неведением и повторением ошибок, а также сохранение активов знаний в том случае, если люди переезжают, покидают работу или выходят на пенсию.
Повсеместное признание, которое завоевывает управление знаниями, считается признаком того, что использование определённых знаний, процессов, навыков, инструментов и способов может обладать решающим значением для успеха любого проекта. Организации, инвестирующие в разработку системы вправления знаниями наибольшие ресурсы и оценивающие работу системы наиболее строго получают значительную финансовую отдачу и конкурентное преимущество на рынке.
В международной практике разработано большое количество различных концепций и принципов управления знаниями, ориентированных на разные области рынка. В настоящий момент, наибольший интерес для российских организаций, в случае накопления знаний и последующего повседневного управления ими, представляют рекомендации американского центра производительности и качества APQC. Обусловлено это тем, что за период собственной деятельность центр выполнил множество крупномасштабных проектов, которые помогли их потребителям гарантировать высочайшее качество выполнения действий, а также надлежащий уровень управления знаниями. APQC занимается сбором, рассмотрением и распространением данных по многочисленным сферам знаний, получаемой в ходе множественных изучений. Все это далее становится основой для новых исследований и публикаций, из которых наиболее значимые были рассмотрены и изучены в рамках данной выпускной квалификационной работе.
Актуальность настоящей работы заключается в обусловленной новизне и значимости организации системы управления знаниями, важностью разработки конкурентных преимуществ современных организации в рамках информационного общества, а также особенностью развития системы управления знаниями и малой изученностью данной дисциплины в российских организациях.
Целью выпускной квалификационной работы является разработка общей структуры системы управления знаниями проектного института ОАО «ТомскНИПИнефть» на основе рекомендаций APQC.
Задачами, поставленными для выполнения цели настоящей работы, являются:
• Анализ особенностей организации контроля качества работ с использованием баз знаний и роли системы управления знаниями проектной организации в системе менеджмента качества;
• Анализ деятельности проектного института в области управления знаниями на основе рекомендаций Американского центра производительности и качества;
• Рассмотрение способа оценки уровня (потенциала) зрелости системы управления знаниями и разработка рекомендаций по совершенствованию и расширению системы управления знаниями в организации;
• Разработка общей структуры нормативного документа системы управления знаниями с предложенными решениями по ее развитию.
Знание - это огромнейшая ценность для любой организации, но при неэффективном управлении оно может стать недооцененным и недоиспользуемым ресурсом. Успешные организации знают, что знания в действии дают результаты - ускорение темпов обучения; сокращение рисков, связанных с неведением и повторением ошибок, а также сохранение активов знаний в том случае, если люди переезжают, покидают работу или выходят на пенсию.
Повсеместное признание, которое завоевывает управление знаниями, считается признаком того, что использование определённых знаний, процессов, навыков, инструментов и способов может обладать решающим значением для успеха любого проекта. Организации, инвестирующие в разработку системы вправления знаниями наибольшие ресурсы и оценивающие работу системы наиболее строго получают значительную финансовую отдачу и конкурентное преимущество на рынке.
В международной практике разработано большое количество различных концепций и принципов управления знаниями, ориентированных на разные области рынка. В настоящий момент, наибольший интерес для российских организаций, в случае накопления знаний и последующего повседневного управления ими, представляют рекомендации американского центра производительности и качества APQC. Обусловлено это тем, что за период собственной деятельность центр выполнил множество крупномасштабных проектов, которые помогли их потребителям гарантировать высочайшее качество выполнения действий, а также надлежащий уровень управления знаниями. APQC занимается сбором, рассмотрением и распространением данных по многочисленным сферам знаний, получаемой в ходе множественных изучений. Все это далее становится основой для новых исследований и публикаций, из которых наиболее значимые были рассмотрены и изучены в рамках данной выпускной квалификационной работе.
Актуальность настоящей работы заключается в обусловленной новизне и значимости организации системы управления знаниями, важностью разработки конкурентных преимуществ современных организации в рамках информационного общества, а также особенностью развития системы управления знаниями и малой изученностью данной дисциплины в российских организациях.
Целью выпускной квалификационной работы является разработка общей структуры системы управления знаниями проектного института ОАО «ТомскНИПИнефть» на основе рекомендаций APQC.
Задачами, поставленными для выполнения цели настоящей работы, являются:
• Анализ особенностей организации контроля качества работ с использованием баз знаний и роли системы управления знаниями проектной организации в системе менеджмента качества;
• Анализ деятельности проектного института в области управления знаниями на основе рекомендаций Американского центра производительности и качества;
• Рассмотрение способа оценки уровня (потенциала) зрелости системы управления знаниями и разработка рекомендаций по совершенствованию и расширению системы управления знаниями в организации;
• Разработка общей структуры нормативного документа системы управления знаниями с предложенными решениями по ее развитию.
В рамках данной выпускной квалификационной работы была проведена объемная работа по анализу процессов управления знаниями проектного института ОАО «ТомскНИ- ПИнефть», а также разработке предложений по их дальнейшему развитию и эволюции в полноценную и эффективную систему управления знаниями. В результате проведенного исследования, были проанализированы особенностей организации контроля качества работ с использованием баз знаний, а также наиболее значимые рекомендации APQC, на основе которых был разработан инструмент анализа СУЗ проектного института в виде опросной анкеты, направленной на сбор информации о том, как организована работа со знаниями, а также ресурсами, инструментами и подходами для сбора и передачи знаний. Параллельно, на основе инструмента оценки возможностей были определены критерии в четырех категориях управления знаниями, анализируя которые можно определить на каком уровне управления знаниями предприятие находится на данный момент и на чем ему следует сконцентрироваться для дальнейшего роста.
Предполагается, что описанные в настоящей работе инструменты, такие как структура классификации процессов, структура программы управления знаниями, а также инструменты анализа и оценки потенциала управления знаниями могут помочь любой проектной организации определить и улучшить зрелость своих процессов в области управления знаниями и всей системы в целом. Также при небольшой конкретизации инструментов под особенности работы конкретных организации, данные решения должны стать незаменимыми помощниками и спутниками всем тем, кто видит необходимость в развитии своих процессов управления знаниями вне зависимости от их уровня и наличия реализованной системы управления знаниям.
Независимо от того, только начинает ли организация, осуществлять первые шаги в реализации проектов по управлению знаниями или уже использует успешные подходы и инструменты по управлению знаниями в других областях на предприятии, она должна иметь план / дорожную карту с основными этапами и контрольными пунктами, чтобы понимать, куда следует направлять свои усилия. Уровни зрелости УЗ APQC могут дать четкое представление о том, где находится организация и что она может сделать для улучшения. Исследуя потребности в потоке знаний организации в целом, группа по УЗ выявляет наиболее важные пробелы и разрабатывает планы во избежание будущих проблем и неправильного использования ресурсов. В свою очередь, преобразуя все свои наработки в виде нормативного документа, рабочая группа по УЗ дает возможность всем сотрудникам, заинтересованным в развитии потока знаний, быть вовлеченными в этот процесс, тем самым стимулируя разработку, внедрение и актуализацию системы управления знаниями проектной организации.
Анализируя процессы управления знаниями проектного института были определены сильные и слабые стороны существующих процессов, а также при помощи инструмента оценки было определено, что существующая система управления знаниями института остановилась между вторым и третьем уровнем УЗ. Для дальнейшего развития существующей системы были предложены решения, ключевыми из которых являются определение формального функционала и назначения группы / подразделения УЗ, а также проработки дорожной карты с целями дальнейшего развития и перехода на следующие уровни управления знаниями. Для эффективного анализа руководящим звеном института предложенных рекомендаций по разработке и развитию СУЗ в настающей ВКР была определена и описана общая структура нормативного документа использование которого поможет работникам при работе и обмене знаниями и информацией как внутри института, так и за его пределами.
Независимо от целей системы управления знаниями в организации инструмент оценки возможностей, а также структура классификации процессов APQC могут помочь группе по управлению знаниями оценить ее текущее положение и определить области для улучшения. Результаты оценки также стимулируют разработку дорожной карты управления знаниями путем выявления пробелов между текущей и желательной зрелостью, перехода от незрелых, несовместимых действий по управлению знаниями к зрелым, дисциплинированным подходам, согласованным со стратегическими бизнес-приоритетами. Понимание того, на каком уровне зрелости находится организация, является ключом к пониманию того, какие целенаправленные улучшения приведут ее на следующий уровень, тем самым повысив конкурентную значимость и рыночную капитализацию предприятия.
Предполагается, что описанные в настоящей работе инструменты, такие как структура классификации процессов, структура программы управления знаниями, а также инструменты анализа и оценки потенциала управления знаниями могут помочь любой проектной организации определить и улучшить зрелость своих процессов в области управления знаниями и всей системы в целом. Также при небольшой конкретизации инструментов под особенности работы конкретных организации, данные решения должны стать незаменимыми помощниками и спутниками всем тем, кто видит необходимость в развитии своих процессов управления знаниями вне зависимости от их уровня и наличия реализованной системы управления знаниям.
Независимо от того, только начинает ли организация, осуществлять первые шаги в реализации проектов по управлению знаниями или уже использует успешные подходы и инструменты по управлению знаниями в других областях на предприятии, она должна иметь план / дорожную карту с основными этапами и контрольными пунктами, чтобы понимать, куда следует направлять свои усилия. Уровни зрелости УЗ APQC могут дать четкое представление о том, где находится организация и что она может сделать для улучшения. Исследуя потребности в потоке знаний организации в целом, группа по УЗ выявляет наиболее важные пробелы и разрабатывает планы во избежание будущих проблем и неправильного использования ресурсов. В свою очередь, преобразуя все свои наработки в виде нормативного документа, рабочая группа по УЗ дает возможность всем сотрудникам, заинтересованным в развитии потока знаний, быть вовлеченными в этот процесс, тем самым стимулируя разработку, внедрение и актуализацию системы управления знаниями проектной организации.
Анализируя процессы управления знаниями проектного института были определены сильные и слабые стороны существующих процессов, а также при помощи инструмента оценки было определено, что существующая система управления знаниями института остановилась между вторым и третьем уровнем УЗ. Для дальнейшего развития существующей системы были предложены решения, ключевыми из которых являются определение формального функционала и назначения группы / подразделения УЗ, а также проработки дорожной карты с целями дальнейшего развития и перехода на следующие уровни управления знаниями. Для эффективного анализа руководящим звеном института предложенных рекомендаций по разработке и развитию СУЗ в настающей ВКР была определена и описана общая структура нормативного документа использование которого поможет работникам при работе и обмене знаниями и информацией как внутри института, так и за его пределами.
Независимо от целей системы управления знаниями в организации инструмент оценки возможностей, а также структура классификации процессов APQC могут помочь группе по управлению знаниями оценить ее текущее положение и определить области для улучшения. Результаты оценки также стимулируют разработку дорожной карты управления знаниями путем выявления пробелов между текущей и желательной зрелостью, перехода от незрелых, несовместимых действий по управлению знаниями к зрелым, дисциплинированным подходам, согласованным со стратегическими бизнес-приоритетами. Понимание того, на каком уровне зрелости находится организация, является ключом к пониманию того, какие целенаправленные улучшения приведут ее на следующий уровень, тем самым повысив конкурентную значимость и рыночную капитализацию предприятия.
