Введение 3
Глава 1 Законодательные и нормативно-методические документы в сфере документационного обеспечения управления Администрации
Зырянского района 10
1.1 Нормативно-методическое обеспечение работы с документами в
Администрации Зырянского района 10
1.2 Характеристика службы ДОУ 21
Глава 2 Организация документооборота в Администрации Зырянского
района. 27
Глава 3 Организация хранения документов в Администрации
Зырянского района 47
Заключение 57
Список использованных источников и литературы 60
Приложение А (информационное) образец документа с резолюцией
70
Приложение Б(информационное) Бланк письма 71
Приложение В (информационное) Образец документа на контроле 72
Приложение Г (информационное) Распоряжение 73
Приложение Д (информационное) Номенклатура дел 74
Приложение Е (информационное) копия Положения об экспертной комиссии 78
Приложение Ж (информационное) Внутренняя опись, Лист-заверитель дела 82
Приложение З (информационное) Обложка дела
Организации, осуществляющие свою деятельность на территории Российской Федерации, независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности получают, обрабатывают, используют, создают, хранят официальные документы, то есть документы, созданные юридическим или физическим лицом, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Должностные лица, работающие с документами, должны иметь ясное представление о том, как документы попадают в организацию, кто и в какой последовательности их обрабатывает, что происходит с документами после того, как работа с ними закончена1.
Делопроизводство в Администрации Зырянского района предполагает не только создание документов, но также и работу с ними, которая включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности Администрации. Процесс работы с документами любого типа сводится к передаче данного документа от одного должностного лица к другому, из одного структурного подразделения в другое, то есть к движению документа внутри организации. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние; документы, направляемые в вышестоящие или подведомственные организации.
Актуальностью темы исследования является то, что на примере Администрации Зырянского района можно увидеть взаимосвязь органов местного самоуправления с населением и организациями, расположенными на территории района, а так же все процедуры работы с документами, выявить недостатки и положительные стороны, изучить внутреннюю документацию. 1
Для написания работы была использована различная литература, которую можно разделить на две группы:
1. Учебные пособия
2. Статьи журналов
1) К первой группе можно отнести работу Т.Н. Бондыревой «Секретарское дело», в которой дается описание нормативно-методических документов1. Т.В. Кузнецова в своем учебном пособии дает характеристику законодательных актов и нормативно-методических документов, регламентирующих работу с документами. Еще автор выделяет этапы работы при обработке и движении документов2 3.
Так же работа Кирсановой М.В. «Современное делопроизводство», в которой описываются формы организации делопроизводства, мотивируется выбор той или иной формы для различных учреждений4. Т.В. Кузнецова в своем учебном пособии дает характеристику документопотокам организации и дает определение объему документооборота5. Так же автор выделяет этапы работы при обработке и движении документов, материалы данного учебного пособия использовались автором при анализе схем движения документов в Администрации Зырянского района.
....
Проведя анализ организации делопроизводства в Администрация Зырянского района, можно прийти к следующим выводам:
1) От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решений, поэтому в Администрации рациональной организации документооборота всегда уделяется большое внимание.
2) Оперативность и надежность управления документооборотом связана с быстротой прохождения и обработки документов, а ускорение процесса делопроизводства достигается за счет сокращения количества инстанций, проходимых документами, сокращения и убыстрения операций, производимых с ними, сокращения объема документооборота. Последнее достигается за счет обращения в ряде случаев к бездокументным связям (по телефону, личным переговорам). В целях оптимизации документооборота в Администрации определенные виды документов распределены по направлениям деятельности по структурным подразделениям, например: вся документация по обеспечению жильем детей-сирот ведется отделом по опеке и попечительству, а документация по предоставлению земельных участков, строительству и коммунальному обслуживанию - отделом жизнеобеспечения. Сокращению документооборота способствует также распределение должностных обязанностей между служащими Администрации в соответствии с должностными инструкциями.
3) Администрация Зырянского района в достаточной степени обеспечена организационными и нормативно-методическими документами. Нормативно-методические документы учитываются при организации делопроизводства в Администрации. Сотрудники в своей работе руководствуются действующими нормативно-правовыми и методическими документами.
4) Специалисты Администрации используют в работе электронные нормативно-методические документы так как в условиях постоянного совершенствования законодательства Российской Федерации хранение нормативно-методических документов на бумажных носителях неактуально. Все нормативно-методические документы имеются в свободном доступе в сети Интернет, особенно в интернет версиях правовых систем «Консультант Плюс» и «Гарант». Из локальных правовых актов основным является Стандарт делопроизводства, в котором отражены все этапы работы с документами и требования к формированию и хранению документов. Основной перечень документов содержится в Номенклатуре дел Администрации.
5) Формирование и оформление дел Администрации, их хранение в архиве организации, а также подготовка и передача на государственное хранение соответствуют требованиям нормативно-методических документов.
6) В Администрации отсутствует лицензионное программное обеспечение «М8 ОГйсе», вместо него используется «OpenOffice», по мнению сотрудников Администрации данное программное обеспечение не удобно в использовании, что приводит к большим затратам времени на работу с документами, а так же искажает документы, созданные в других текстовых редакторах.
В целях совершенствования работы с документами и исключения искажения документов необходимо приобретение и установка лицензионного программного обеспечения(текстовых редакторов).
В Администрации Зырянского района используется электронная автоматизированная система «Кодекс. Делопроизводство», что в полной мере соответствует современным требованиям делопроизводства и позволяет оперативно контролировать прохождение и исполнение документов, используются также и средства автоматизации формирования бухгалтерских документов «1С-предприятие», в кадровом делопроизводстве используется электронная система «Кадры», что, на мой взгляд, существенно повышает эффективность работы специалистов, ответственных за ведение документации, а также позволяет упорядочить процесс контроля исполнения и формирования отчетности в делопроизводстве Администрации Зырянского района.
