Система электронного документооборота в ООО «Томский завод резиновой обуви» (ООО «ТЗРО»)
|
Аннотация 2
Введение 3
1 Организационно-правовые основы реализации СЭД в ООО «ТЗРО» 9
1.1 Нормативно-правовые и нормативно-методические основы организации СЭД в ООО
«ТЗРО» 9
1.2 Организационные основы и программно-технические требования к СЭД в ООО
«ТЗРО» 20
2 Организация документационного обеспечения управления с использованием системы
электронного документооборота в ООО «ТЗРО» 29
2.1 Методы оценки эффективности корпоративной СЭД 29
2.2 Анализ процесса внедрения корпоративной системы электронного документооборота
в ООО «ТЗРО» 31
2.3 Оценка эффективности корпоративной системы электронного документооборота
ООО «ТЗРО» 38
2.4 Рекомендации по совершенствованию системы электронного документооборота в
ООО «ТЗРО» 44
Заключение 48
Список используемых источников и литературы 52
Приложение А Должностная инструкция помощника руководителя ООО «ТЗРО» 61
Приложение Б Должностная инструкция секретаря руководителя ООО «ТЗРО» 64
Приложение В Фрагмент из инструкции по делопроизводству ООО «ТЗРО» 67
Приложение Г Фрагмент из инструкции по делопроизводству ООО «ТЗРО» 69
Приложение Д Фрагмент из инструкции по делопроизводству ООО «ТЗРО» 70
Приложение Е Приказ ООО «ТЗРО» «Об утвреждении официального документооборота системы Мегаплана» от 28.12.2020
№85 75
Введение 3
1 Организационно-правовые основы реализации СЭД в ООО «ТЗРО» 9
1.1 Нормативно-правовые и нормативно-методические основы организации СЭД в ООО
«ТЗРО» 9
1.2 Организационные основы и программно-технические требования к СЭД в ООО
«ТЗРО» 20
2 Организация документационного обеспечения управления с использованием системы
электронного документооборота в ООО «ТЗРО» 29
2.1 Методы оценки эффективности корпоративной СЭД 29
2.2 Анализ процесса внедрения корпоративной системы электронного документооборота
в ООО «ТЗРО» 31
2.3 Оценка эффективности корпоративной системы электронного документооборота
ООО «ТЗРО» 38
2.4 Рекомендации по совершенствованию системы электронного документооборота в
ООО «ТЗРО» 44
Заключение 48
Список используемых источников и литературы 52
Приложение А Должностная инструкция помощника руководителя ООО «ТЗРО» 61
Приложение Б Должностная инструкция секретаря руководителя ООО «ТЗРО» 64
Приложение В Фрагмент из инструкции по делопроизводству ООО «ТЗРО» 67
Приложение Г Фрагмент из инструкции по делопроизводству ООО «ТЗРО» 69
Приложение Д Фрагмент из инструкции по делопроизводству ООО «ТЗРО» 70
Приложение Е Приказ ООО «ТЗРО» «Об утвреждении официального документооборота системы Мегаплана» от 28.12.2020
№85 75
Цифровизация является современным трендом во всех сферах общества. Это касается не только ключевых направлений деятельности компаний, но и сфер, которые обеспечивают протекание коммуникации как внутри компании, так и за ее пределами, например, сфера документационного обеспечения управления (ДОУ).
В России, согласно опроса ofd.ru1, в июне 2021 года только 3,8% организаций страны завершили процесс перехода на ЭДО, 38,9% опрошенных компаний имеют дело с примерно одинаковыми объемами бумажных и электронных документов, 26,8% - используют только бумажные. Если сравнивать эти данные с итогами 2019-2020 гг., то виден резкий рост с 8% до 15-20% компаний, перешедших на ЭДО. Ключевой причиной является мировая пандемия, которая поспособствовала ускоренному переходу на удаленный формат работы и повысило потребность в электронном обмене документами, информацией и задачами. Однако быстрый темп внедрения СЭД может создавать дополнительные проблемы из-за недостаточной подготовки и некачественной адаптации существующей системы ДОУ. Стоит отметить, что не каждая организация уделяет достаточно внимания поиску и решению проблем системы, что приводит к последующей неэффективности системы, нарушению коммуникации в компании.
Проблемы, связанные с организацией ДОУ на промышленных предприятиях, нередко связаны с потерей документов, нарушением срока исполнения документа, дублированием, бессистемным принятием управленческих решений, а также отсутствием связей между электронными документами, их версиями.
В результате это приводит к тому, что руководитель организации не осведомлен о распределении нагрузки между специалистами, качестве выполняемой работы, состоянием системы ДОУ и системы управления в целом. Такая ситуация встречается на предприятиях разного объема, уровня и сферы производства.
Томский завод резиновой обуви - это крупное предприятие, действующее с 1942 года и занимающееся производством резиновой продукции и последующей реализацией. В организации в 2016 году была внедрена СЭД и сейчас компания масштабируется и стремится к оптимизации внутренних процессов и поэтому руководство планирует внедрить новую, более современную систему. Однако у существующей на сегодняшний день системы существует множество проблем, которые не только влияют на эффективность
текущей системы, но и препятствуют повышению качества документооборота организации за счет внедрения новой СЭД. В связи с этим возникает потребность в тщательном анализе сферы ДОУ в части организации электронного документооборота с целью выявления имеющихся проблем, их решения и предложения эффективных путей совершенствования СЭД.
В ходе исследования была изучена научная, учебно-методическая литература, статьи в периодических изданиях и на интернет-порталах.
Всю литературу по данной теме можно разделить на два смысловых блока:
К первой группе необходимо отнести работы исследователей, освещающих внедрение СЭД в организацию. Авторы описывают какие преимущества дает внедрение СЭД и какие могут быть недостатки, также описывают механизм выбора системы перед ее внедрением.
Преимущества и недостатки внедрения СЭД описывают в своей статье А. Ю. Жильников и О. С. Михайлова1. Среди преимуществ внедрения СЭД: полная автоматизация работы с документами, обеспечение удаленного доступа пользователям, наращивание базовых возможностей СЭД с помощью модульности и встроенных инструментальных средств для решения всех необходимых задач сферы ДОУ.
Статья Л. В. Путькиной и В. Н. Якименко посвящена опыту внедрения СЭД. Авторы оценили автоматизированную систему и составили перечень проблем и недостатков, который должна решить новая СЭД.
В своей статье Е. В. Пахомов анализирует и сравнивает функциональное наполнение различных СЭД на рынке. Автор утверждает необходимость в формализованном подходе к анализу предложений на рынке путем введения критериев с ранжированием по значимости для компании. Рассмотрение предложений должно быть не субъективным или образным, а представлять собой совокупность оценок по различным показателям, на основании чего и будет делаться выбор определенной СЭД.
Вопрос обеспечения экономической безопасности при внедрении систем электронного документооборота освещают авторы Н. В. Викторова, Д. В. Каримова, А. В. Камнева и В. С. Перминов1. Авторы уделяют внимание ключевому элементу цифровой трансформации бизнеса - переходу на систему электронного документооборота. Таким образом, авторы статьи изучают процесс внедрения СЭД в организацию, определяя этапы внедрения СЭД, выявляя риски и угрозы экономического рода. Авторами приводится сводная таблица с видами групп рисков и их факторов.
Авторы Е. В. Иванова и Е. В. Дашкова в своей статье предлагают этапы выбора СЭД, описывая чем необходимо руководствоваться при выборе, проведя поэтапный анализ выбора и как выстроить процесс внедрения системы, описывая его поэтапно. Также авторы дают краткий перечень распространненых СЭД на российской рынке.
Автор Ф. И. Дунюшкин ведущий аналитик ГК «БизнесРешение», осуществляющей внедрение СЭД, описывает в своей статье трудности и проблемы, разделяя их на методологические и организационные, с которыми могут столкнутся организации при внедрении СЭД. Также автором предлагается сценарий внедрения СЭД с исключением проблем и трудностей.
Вопрос успешного и эффективного внедрения СЭД рассмотрен Е. Орловой . Автор предлагает для анализа сведенные в таблицу варианты работы с электронными документами с использованием СЭД, обозначенная их как «некорректные» и «грамотные». Автор определяет проблемы внедрения СЭД и дает рекомендации по их решению.
Объем статей по вопросу внедрения СЭД в организацию демонстрирует достаточную степень изученности, каждая из которых затрагивает разные аспекты вопроса.
Ко второй группе работ относится анализ проблем и совершенствование СЭД. В целом работы авторов сосредоточены на самом процессе внедрения СЭД, подготовке системы ДОУ к осуществлению перехода от бумажного документооборота к смешанному или полностью электронному.
Проблемы внедрения СЭД описали в своей статье Д. В. Ланская и И. В. Арефьева1, составив их перечень, охарактеризовав причины их возникновения. К вопросу проблем внедрения СЭД также обратились авторы статьи А. П. Багаева и Т. А. Девайкина . Они также описали причины возникновения проблем и предложили возможные пути их решения. Также эту тему раскрывает Ю. Т. Жаркова , рассмотрев и проанализировав возможные проблемы внедрения СЭД, разделив их на три вида: организационные, технологические и административные и предлагает свои рекомендации по их решению.
О совершенствовании СЭД пишут С. А. Чебескова и А. О. Яковлева . В своей статье они анализирует СЭД на примере организации и дают рекомендации по совершенствованию существующей системы, описывая последующие изменения в бизнес- процессах в организации.
В своей работе А. В. Калач, Д. Г. Зыбина и Т. Е. Урусова рассматривают совершенствование СЭД как технические улучшения для повышения эффективной обработки данных, применение современных технологий.
Анализ проблем внедрения СЭД на примере организации проведен авторами В. В. Фидлером и В. В. Туговым . Авторы поэтапно описывают внедрение СЭД в организацию, выделяют перечень проблем внедрения и функционирования СЭД, определяя ключевой проблемой неэффективное использование СЭД в организации, предлагая возможные пути их решения.
Авторы О. А. Ефремова, А. М. Кашапов и Н. И. Федорова1 анализируют проблема отсутствия на предприятии структурированной документации, предлагая решением внедрение СЭД. Авторы статьи подробно описывают процесс внедрения СЭД, предлагая к внедрению четыре модели: функциональная, организационная, модель данных базы знаний и модель управления.
В статье Ю. С. Михеевой, К. А. Насыровой и К. С. Тарасовой анализируются проблемы внедрения СЭД на основе отечественного и зарубежного опыта. Авторы статьи выделяют две основные трудности внедрения СЭД: человеческий фактор и отсутствие проработанной законодательной базы. Также авторами отмечается, что зарубежные проблем имеют схожий характер с отечественными.
Статья О. Е. Первун посвящена проблемам внедрения СЭД в организацию. Автор, помимо выявления проблем внедрения, описывает преимущества внедрения СЭД, обосновывает переход от бумажного документооборота к электронному, обозначив эффективность электронного документооборота перед бумажным, подкрепив свою позицию расчетами. Также Ольга Евгеньевна анализирует рынок отечественных СЭД, определяя их достоинства и недостатки.
Изученная литература демонстрирует, что сфера внедрения СЭД является популярной среди исследователей, однако, перечень существующих проблем и способов их решений нетипичен. Это позволяет не только использовать выводы исследователей, но и понять «узкие» места, как организовать процесс анализа СЭД.
Цель исследования - на основе анализа системы электронного документооборота в ООО «Томский завод резиновой обуви», определить пути и методы ее совершенствования.
Данную цель возможно реализовать, выполнив следующие задачи:
а) Охарактеризовать локальные нормативные акты ООО «ТЗРО» с точки зрения полноты регулирования документационного обеспечения управления и системы электронного документооборота и соответствия действующим нормативным актам РФ разных уровней;
б) На основе анализа организационно-правовых основ управления документацией в ООО «ТЗРО» и изучения практики реализации СЭД, выявить ее роль в системе ДОУ предприятия;
в) Оценить эффективность работы системы электронного документооборота ООО «ТЗРО» на основе полученных в ходе анализа результатов;
г) Предложить варианты совершенствования СЭД, исходя из действующей системы ДОУ, уровня квалификации сотрудников и материально-технических возможностей ООО «ТЗРО».
Объектом исследования является документационное обеспечение управление в ООО «ТЗРО».
Предметом исследования выступает система электронного документооборота как элемент документационного обеспечения управления в ООО «ТЗРО».
Источниковую базу исследования можно разделить на группы:
а) Федеральные нормативно-правовые акты, государственные стандарты, регламентирующие сферу документационного обеспечения управления;
б) Локальные нормативные акты ООО «ТЗРО», регламентирующие сферу документационного обеспечения управления (инструкция по делопроизводству, должностные инструкции секретаря и помощника руководителя, положение об отделе Офис директора);
в) Полевые материалы автора (интервью, с начальником IT отдела и с ответственным за сферу ДОУ).
В ходе исследования были использованы следующие методы: описание, сравнение, синтез, анализ, обобщение, моделирование, системный анализ, дедукция. Также использовались специальные социологические методы опроса (интервьюирования) и наблюдения.
Работа включает в себя введение, основную часть, состоящую из двух глав, заключение, список использованных источников и литературы и приложения.
В России, согласно опроса ofd.ru1, в июне 2021 года только 3,8% организаций страны завершили процесс перехода на ЭДО, 38,9% опрошенных компаний имеют дело с примерно одинаковыми объемами бумажных и электронных документов, 26,8% - используют только бумажные. Если сравнивать эти данные с итогами 2019-2020 гг., то виден резкий рост с 8% до 15-20% компаний, перешедших на ЭДО. Ключевой причиной является мировая пандемия, которая поспособствовала ускоренному переходу на удаленный формат работы и повысило потребность в электронном обмене документами, информацией и задачами. Однако быстрый темп внедрения СЭД может создавать дополнительные проблемы из-за недостаточной подготовки и некачественной адаптации существующей системы ДОУ. Стоит отметить, что не каждая организация уделяет достаточно внимания поиску и решению проблем системы, что приводит к последующей неэффективности системы, нарушению коммуникации в компании.
Проблемы, связанные с организацией ДОУ на промышленных предприятиях, нередко связаны с потерей документов, нарушением срока исполнения документа, дублированием, бессистемным принятием управленческих решений, а также отсутствием связей между электронными документами, их версиями.
В результате это приводит к тому, что руководитель организации не осведомлен о распределении нагрузки между специалистами, качестве выполняемой работы, состоянием системы ДОУ и системы управления в целом. Такая ситуация встречается на предприятиях разного объема, уровня и сферы производства.
Томский завод резиновой обуви - это крупное предприятие, действующее с 1942 года и занимающееся производством резиновой продукции и последующей реализацией. В организации в 2016 году была внедрена СЭД и сейчас компания масштабируется и стремится к оптимизации внутренних процессов и поэтому руководство планирует внедрить новую, более современную систему. Однако у существующей на сегодняшний день системы существует множество проблем, которые не только влияют на эффективность
текущей системы, но и препятствуют повышению качества документооборота организации за счет внедрения новой СЭД. В связи с этим возникает потребность в тщательном анализе сферы ДОУ в части организации электронного документооборота с целью выявления имеющихся проблем, их решения и предложения эффективных путей совершенствования СЭД.
В ходе исследования была изучена научная, учебно-методическая литература, статьи в периодических изданиях и на интернет-порталах.
Всю литературу по данной теме можно разделить на два смысловых блока:
К первой группе необходимо отнести работы исследователей, освещающих внедрение СЭД в организацию. Авторы описывают какие преимущества дает внедрение СЭД и какие могут быть недостатки, также описывают механизм выбора системы перед ее внедрением.
Преимущества и недостатки внедрения СЭД описывают в своей статье А. Ю. Жильников и О. С. Михайлова1. Среди преимуществ внедрения СЭД: полная автоматизация работы с документами, обеспечение удаленного доступа пользователям, наращивание базовых возможностей СЭД с помощью модульности и встроенных инструментальных средств для решения всех необходимых задач сферы ДОУ.
Статья Л. В. Путькиной и В. Н. Якименко посвящена опыту внедрения СЭД. Авторы оценили автоматизированную систему и составили перечень проблем и недостатков, который должна решить новая СЭД.
В своей статье Е. В. Пахомов анализирует и сравнивает функциональное наполнение различных СЭД на рынке. Автор утверждает необходимость в формализованном подходе к анализу предложений на рынке путем введения критериев с ранжированием по значимости для компании. Рассмотрение предложений должно быть не субъективным или образным, а представлять собой совокупность оценок по различным показателям, на основании чего и будет делаться выбор определенной СЭД.
Вопрос обеспечения экономической безопасности при внедрении систем электронного документооборота освещают авторы Н. В. Викторова, Д. В. Каримова, А. В. Камнева и В. С. Перминов1. Авторы уделяют внимание ключевому элементу цифровой трансформации бизнеса - переходу на систему электронного документооборота. Таким образом, авторы статьи изучают процесс внедрения СЭД в организацию, определяя этапы внедрения СЭД, выявляя риски и угрозы экономического рода. Авторами приводится сводная таблица с видами групп рисков и их факторов.
Авторы Е. В. Иванова и Е. В. Дашкова в своей статье предлагают этапы выбора СЭД, описывая чем необходимо руководствоваться при выборе, проведя поэтапный анализ выбора и как выстроить процесс внедрения системы, описывая его поэтапно. Также авторы дают краткий перечень распространненых СЭД на российской рынке.
Автор Ф. И. Дунюшкин ведущий аналитик ГК «БизнесРешение», осуществляющей внедрение СЭД, описывает в своей статье трудности и проблемы, разделяя их на методологические и организационные, с которыми могут столкнутся организации при внедрении СЭД. Также автором предлагается сценарий внедрения СЭД с исключением проблем и трудностей.
Вопрос успешного и эффективного внедрения СЭД рассмотрен Е. Орловой . Автор предлагает для анализа сведенные в таблицу варианты работы с электронными документами с использованием СЭД, обозначенная их как «некорректные» и «грамотные». Автор определяет проблемы внедрения СЭД и дает рекомендации по их решению.
Объем статей по вопросу внедрения СЭД в организацию демонстрирует достаточную степень изученности, каждая из которых затрагивает разные аспекты вопроса.
Ко второй группе работ относится анализ проблем и совершенствование СЭД. В целом работы авторов сосредоточены на самом процессе внедрения СЭД, подготовке системы ДОУ к осуществлению перехода от бумажного документооборота к смешанному или полностью электронному.
Проблемы внедрения СЭД описали в своей статье Д. В. Ланская и И. В. Арефьева1, составив их перечень, охарактеризовав причины их возникновения. К вопросу проблем внедрения СЭД также обратились авторы статьи А. П. Багаева и Т. А. Девайкина . Они также описали причины возникновения проблем и предложили возможные пути их решения. Также эту тему раскрывает Ю. Т. Жаркова , рассмотрев и проанализировав возможные проблемы внедрения СЭД, разделив их на три вида: организационные, технологические и административные и предлагает свои рекомендации по их решению.
О совершенствовании СЭД пишут С. А. Чебескова и А. О. Яковлева . В своей статье они анализирует СЭД на примере организации и дают рекомендации по совершенствованию существующей системы, описывая последующие изменения в бизнес- процессах в организации.
В своей работе А. В. Калач, Д. Г. Зыбина и Т. Е. Урусова рассматривают совершенствование СЭД как технические улучшения для повышения эффективной обработки данных, применение современных технологий.
Анализ проблем внедрения СЭД на примере организации проведен авторами В. В. Фидлером и В. В. Туговым . Авторы поэтапно описывают внедрение СЭД в организацию, выделяют перечень проблем внедрения и функционирования СЭД, определяя ключевой проблемой неэффективное использование СЭД в организации, предлагая возможные пути их решения.
Авторы О. А. Ефремова, А. М. Кашапов и Н. И. Федорова1 анализируют проблема отсутствия на предприятии структурированной документации, предлагая решением внедрение СЭД. Авторы статьи подробно описывают процесс внедрения СЭД, предлагая к внедрению четыре модели: функциональная, организационная, модель данных базы знаний и модель управления.
В статье Ю. С. Михеевой, К. А. Насыровой и К. С. Тарасовой анализируются проблемы внедрения СЭД на основе отечественного и зарубежного опыта. Авторы статьи выделяют две основные трудности внедрения СЭД: человеческий фактор и отсутствие проработанной законодательной базы. Также авторами отмечается, что зарубежные проблем имеют схожий характер с отечественными.
Статья О. Е. Первун посвящена проблемам внедрения СЭД в организацию. Автор, помимо выявления проблем внедрения, описывает преимущества внедрения СЭД, обосновывает переход от бумажного документооборота к электронному, обозначив эффективность электронного документооборота перед бумажным, подкрепив свою позицию расчетами. Также Ольга Евгеньевна анализирует рынок отечественных СЭД, определяя их достоинства и недостатки.
Изученная литература демонстрирует, что сфера внедрения СЭД является популярной среди исследователей, однако, перечень существующих проблем и способов их решений нетипичен. Это позволяет не только использовать выводы исследователей, но и понять «узкие» места, как организовать процесс анализа СЭД.
Цель исследования - на основе анализа системы электронного документооборота в ООО «Томский завод резиновой обуви», определить пути и методы ее совершенствования.
Данную цель возможно реализовать, выполнив следующие задачи:
а) Охарактеризовать локальные нормативные акты ООО «ТЗРО» с точки зрения полноты регулирования документационного обеспечения управления и системы электронного документооборота и соответствия действующим нормативным актам РФ разных уровней;
б) На основе анализа организационно-правовых основ управления документацией в ООО «ТЗРО» и изучения практики реализации СЭД, выявить ее роль в системе ДОУ предприятия;
в) Оценить эффективность работы системы электронного документооборота ООО «ТЗРО» на основе полученных в ходе анализа результатов;
г) Предложить варианты совершенствования СЭД, исходя из действующей системы ДОУ, уровня квалификации сотрудников и материально-технических возможностей ООО «ТЗРО».
Объектом исследования является документационное обеспечение управление в ООО «ТЗРО».
Предметом исследования выступает система электронного документооборота как элемент документационного обеспечения управления в ООО «ТЗРО».
Источниковую базу исследования можно разделить на группы:
а) Федеральные нормативно-правовые акты, государственные стандарты, регламентирующие сферу документационного обеспечения управления;
б) Локальные нормативные акты ООО «ТЗРО», регламентирующие сферу документационного обеспечения управления (инструкция по делопроизводству, должностные инструкции секретаря и помощника руководителя, положение об отделе Офис директора);
в) Полевые материалы автора (интервью, с начальником IT отдела и с ответственным за сферу ДОУ).
В ходе исследования были использованы следующие методы: описание, сравнение, синтез, анализ, обобщение, моделирование, системный анализ, дедукция. Также использовались специальные социологические методы опроса (интервьюирования) и наблюдения.
Работа включает в себя введение, основную часть, состоящую из двух глав, заключение, список использованных источников и литературы и приложения.
Система электронного документооборота - современная тенденция, позволяющая при правильном внедрении упростить работу сотрудникам отдела ДОУ.
Правильно внедренная и эффективная СЭД позволяет полностью автоматизировать электронное делопроизводство, находить любой документ, контролировать маршрут его движения, создать прозрачную и понятную систему ответственности и выполнения поставленных руководством задач. Такая система позволяет автоматизировать корпоративный документооборот внутри организации и с ее контрагентами. В СЭД сохраняется и редактируется номенклатура дел организации, доступ к которой имеется у всех сотрудников. В эффективной СЭД создается форма отчетности по различным статусам и атрибутам документа. Корпоративная СЭД должна быть адаптивной и масштабируемой.
В ООО «ТЗРО» внедрена и действует автоматизированная система 1С. Данная система была выбрана организацией так, как она соответствует их требованиям, является экономически выгодной для руководства, удобной и легко изучаемой системой для сотрудников.
Структура СЭД ООО «ТЗРО» представлена клиентом СЭД (1С), установленным на сервер, непосредственном сервером и его back-up, CRM-системой Мегаплан и программным обеспечением для внутрикорпоративной связи (MyChat), не интегрированным в систему, автоматизированными рабочими местами и дополнительными оборудованиями.
1С в организации представлена пятью продуктами: 1С Предприятие, 1С Документооборот, 1С Бухгалтерия, 1С Зарплата и управление персоналом, 1С Кадры. Системы Бухгалтерия, ЗУП и Кадры установлены на автоматизированные рабочие места соответствующих сотрудников. Предприятие и Документооборот установлены на серверы организации, сотрудники работают с ними с помощью удаленного доступа к этому серверу.
Нормативно-методическая база организации, регламентирующая сферу ДОУ представлена положением об отделе Офис директора, выполняющего функции отдела ДОУ, должностными инструкциями секретаря и помощника руководителя, Инструкцией по делопроизводству. Представленные локальные нормативные акты организации являются неактуальными так, в Инструкции по делопроизводству отсутствуют правила по работе с электронными документами и в СЭД, должностные инструкции секретаря и помощника руководителя дублируют функции друг друга и в обеих отсутствуют требования к знаниям и обязанности, связанные с обеспечением СЭД, в Положении отдела Офис директора также не закреплена технология организации документооборота.
В организации отсутствует нормативно-методическая база, регламентирующая работу в СЭД и с электронными документами.
Для оценки эффективности действующей СЭД был использован метод оценки уровня зрелости СЭД . Данный метод включает в себя 6 уровней:
а) Уровень 0 - нулевой - выделяется в организациях с достаточно развитой организационной структурой, в которых СЭД внедряется в подразделение постепенно;
б) Уровень 1 - начальный - на этом этапе СЭД внедрена во всех подразделениях и применяется обязательно, число пользователей составляет 10% от общего числа сотрудников;
в) Уровень 2 - распространяющийся - число пользователей системы составляет 20-25% от общего числа сотрудников. Круг пользователей расширяется за счет специалистов, использующих СЭД в справочно-информационных целях при выполнении своих обязанностей;
г) Уровень 3 - продвинутый - число пользователей СЭД составляет 50% от общего числа сотрудников. Активно используется внутренний электронный документооборот.
д) Уровень 4 - стандартизованный - число пользователей СЭД составляет более 50%, охватывая всех специалистов и руководителей подразделений. Документооборот на 50% электронный.
е) Уровень 5 - стратегический - в число пользователей входят все сотрудники организации, включая руководство. Все функциональные возможности СЭД используются в полную меру.
По результатам оценивая эффективности СЭД ООО «ТЗРО» была выставлена средняя оценка 4.3 из 10, а уровень зрелости определен как первый. При анализе по показателям были выявлены следующие проблемы:
а) объем документооборота, регистрируемый в СЭД - отсутствие перечня нерегистрируемых видов документов; часть документов (бухгалтерские документы) регистрируются вне системы; внутренняя документация регистрируется выборочно.
б) количество и качество фиксируемых метаданных - несохранение большинства метаданных документа (об ответственном лице, о сроке исполнения, о состоянии документа, о реквизитах документа, о резолюции); отсутствие фиксированных связей между документами и сохранения версий документа.
в) технические возможности для совершенствования системы - клиент СЭД установлен на сервер, что замедляет работу в системе; отсутствие интеграции CRM- системы и СЭД. Это необходимо, так как организация использует Мегаплан только для внутрикорпоративных взаимодействий
д) наличие локальных нормативных актов, регулирующих СЭД - полное отсутствие системы ЛНА, регулирующих СЭД в организации.
е) регламенты, по организации процессов работы в СЭД - отсутствие регламентов по ключевым вопросам работы в системе.
ж) количество сотрудников, работающих с помощью СЭД - к СЭД присоединен только административно-управленческий аппарат организации (15% от общего числа сотрудников).
з) качество работы сотрудников в системе - отсутствие инструкций по работе в системе; обилие типовых ошибок при работе в СЭД и с ПК; низкий уровень владения информационными технологиями.
к) наличие специального структурного подразделения по вопросам СЭД - отсутствие ответственного лица за СЭД организации; нет фиксации обязанностей, связанных с решением проблем и совершенствованием СЭД и ДОУ в целом. Сотрудники отдела Офис директора ориентированы только на выполнение организационно-информационных функций по сопровождению деятельности руководителя, а также делопроизводственных задач.
л) информационная поддержка пользователей системы - отсутствие инструкций, мастер-классов, лекций или иных форм обучения сотрудников организации.
Данное оценивание позволило выявить неэффективность действующей СЭД в ООО «ТЗРО», на основание чего были разработаны рекомендации, которые позволят решить выявленные проблемы.
Рекомендации представлены следующими блоками:
а) Нормативно-методический блок (создание рабочей группы, разработка Положения об ЭДО, разработка регламента использования ЭП, переработка Инструкции по делопроизводству, разработка инструкций по работе в СЭД);
б) Аппаратно-технический (интеграция CRM-системы в 1С, отказ от использования технологии удаленного доступа);
в) Кадровый блок (организация консультаций для сотрудников по работе в 1С, проведение мастер-классов по работе в 1С и по развитию цифровых компетенций).
Предложенные рекомендации, по мнению автора, способны повысить эффективность действующей системы и заложить основы для внедрения новой, более масштабной - 1С: ERP. Также рекомендации предполагают решение текущих проблем организации наиболее экономически выгодным способом: без привлечения сторонних экспертов и с сокращением ПО, функционал которого не полностью используется организацией, однако, оплачивается ежегодно.
Руководство ООО «ТЗРО» заинтересовано в изучении имеющихся проблем организации в сфере ДОУ и непосредственно с СЭД. Предложенные рекомендации позволят повысить эффективность действующей СЭД организации и не допустить повторения ошибок и проблем, которые были допущены на всех этапах внедрения и функционирования корпоративной СЭД.
Правильно внедренная и эффективная СЭД позволяет полностью автоматизировать электронное делопроизводство, находить любой документ, контролировать маршрут его движения, создать прозрачную и понятную систему ответственности и выполнения поставленных руководством задач. Такая система позволяет автоматизировать корпоративный документооборот внутри организации и с ее контрагентами. В СЭД сохраняется и редактируется номенклатура дел организации, доступ к которой имеется у всех сотрудников. В эффективной СЭД создается форма отчетности по различным статусам и атрибутам документа. Корпоративная СЭД должна быть адаптивной и масштабируемой.
В ООО «ТЗРО» внедрена и действует автоматизированная система 1С. Данная система была выбрана организацией так, как она соответствует их требованиям, является экономически выгодной для руководства, удобной и легко изучаемой системой для сотрудников.
Структура СЭД ООО «ТЗРО» представлена клиентом СЭД (1С), установленным на сервер, непосредственном сервером и его back-up, CRM-системой Мегаплан и программным обеспечением для внутрикорпоративной связи (MyChat), не интегрированным в систему, автоматизированными рабочими местами и дополнительными оборудованиями.
1С в организации представлена пятью продуктами: 1С Предприятие, 1С Документооборот, 1С Бухгалтерия, 1С Зарплата и управление персоналом, 1С Кадры. Системы Бухгалтерия, ЗУП и Кадры установлены на автоматизированные рабочие места соответствующих сотрудников. Предприятие и Документооборот установлены на серверы организации, сотрудники работают с ними с помощью удаленного доступа к этому серверу.
Нормативно-методическая база организации, регламентирующая сферу ДОУ представлена положением об отделе Офис директора, выполняющего функции отдела ДОУ, должностными инструкциями секретаря и помощника руководителя, Инструкцией по делопроизводству. Представленные локальные нормативные акты организации являются неактуальными так, в Инструкции по делопроизводству отсутствуют правила по работе с электронными документами и в СЭД, должностные инструкции секретаря и помощника руководителя дублируют функции друг друга и в обеих отсутствуют требования к знаниям и обязанности, связанные с обеспечением СЭД, в Положении отдела Офис директора также не закреплена технология организации документооборота.
В организации отсутствует нормативно-методическая база, регламентирующая работу в СЭД и с электронными документами.
Для оценки эффективности действующей СЭД был использован метод оценки уровня зрелости СЭД . Данный метод включает в себя 6 уровней:
а) Уровень 0 - нулевой - выделяется в организациях с достаточно развитой организационной структурой, в которых СЭД внедряется в подразделение постепенно;
б) Уровень 1 - начальный - на этом этапе СЭД внедрена во всех подразделениях и применяется обязательно, число пользователей составляет 10% от общего числа сотрудников;
в) Уровень 2 - распространяющийся - число пользователей системы составляет 20-25% от общего числа сотрудников. Круг пользователей расширяется за счет специалистов, использующих СЭД в справочно-информационных целях при выполнении своих обязанностей;
г) Уровень 3 - продвинутый - число пользователей СЭД составляет 50% от общего числа сотрудников. Активно используется внутренний электронный документооборот.
д) Уровень 4 - стандартизованный - число пользователей СЭД составляет более 50%, охватывая всех специалистов и руководителей подразделений. Документооборот на 50% электронный.
е) Уровень 5 - стратегический - в число пользователей входят все сотрудники организации, включая руководство. Все функциональные возможности СЭД используются в полную меру.
По результатам оценивая эффективности СЭД ООО «ТЗРО» была выставлена средняя оценка 4.3 из 10, а уровень зрелости определен как первый. При анализе по показателям были выявлены следующие проблемы:
а) объем документооборота, регистрируемый в СЭД - отсутствие перечня нерегистрируемых видов документов; часть документов (бухгалтерские документы) регистрируются вне системы; внутренняя документация регистрируется выборочно.
б) количество и качество фиксируемых метаданных - несохранение большинства метаданных документа (об ответственном лице, о сроке исполнения, о состоянии документа, о реквизитах документа, о резолюции); отсутствие фиксированных связей между документами и сохранения версий документа.
в) технические возможности для совершенствования системы - клиент СЭД установлен на сервер, что замедляет работу в системе; отсутствие интеграции CRM- системы и СЭД. Это необходимо, так как организация использует Мегаплан только для внутрикорпоративных взаимодействий
д) наличие локальных нормативных актов, регулирующих СЭД - полное отсутствие системы ЛНА, регулирующих СЭД в организации.
е) регламенты, по организации процессов работы в СЭД - отсутствие регламентов по ключевым вопросам работы в системе.
ж) количество сотрудников, работающих с помощью СЭД - к СЭД присоединен только административно-управленческий аппарат организации (15% от общего числа сотрудников).
з) качество работы сотрудников в системе - отсутствие инструкций по работе в системе; обилие типовых ошибок при работе в СЭД и с ПК; низкий уровень владения информационными технологиями.
к) наличие специального структурного подразделения по вопросам СЭД - отсутствие ответственного лица за СЭД организации; нет фиксации обязанностей, связанных с решением проблем и совершенствованием СЭД и ДОУ в целом. Сотрудники отдела Офис директора ориентированы только на выполнение организационно-информационных функций по сопровождению деятельности руководителя, а также делопроизводственных задач.
л) информационная поддержка пользователей системы - отсутствие инструкций, мастер-классов, лекций или иных форм обучения сотрудников организации.
Данное оценивание позволило выявить неэффективность действующей СЭД в ООО «ТЗРО», на основание чего были разработаны рекомендации, которые позволят решить выявленные проблемы.
Рекомендации представлены следующими блоками:
а) Нормативно-методический блок (создание рабочей группы, разработка Положения об ЭДО, разработка регламента использования ЭП, переработка Инструкции по делопроизводству, разработка инструкций по работе в СЭД);
б) Аппаратно-технический (интеграция CRM-системы в 1С, отказ от использования технологии удаленного доступа);
в) Кадровый блок (организация консультаций для сотрудников по работе в 1С, проведение мастер-классов по работе в 1С и по развитию цифровых компетенций).
Предложенные рекомендации, по мнению автора, способны повысить эффективность действующей системы и заложить основы для внедрения новой, более масштабной - 1С: ERP. Также рекомендации предполагают решение текущих проблем организации наиболее экономически выгодным способом: без привлечения сторонних экспертов и с сокращением ПО, функционал которого не полностью используется организацией, однако, оплачивается ежегодно.
Руководство ООО «ТЗРО» заинтересовано в изучении имеющихся проблем организации в сфере ДОУ и непосредственно с СЭД. Предложенные рекомендации позволят повысить эффективность действующей СЭД организации и не допустить повторения ошибок и проблем, которые были допущены на всех этапах внедрения и функционирования корпоративной СЭД.
