Организация комплектования, хранения и использования научно-технической документации в государственном архиве томской области
|
Введение 5
1 Научно-техническая документация 12
1.1 История развития научно-технической документации 12
1.2 Нормативная база научно-технической документации 18
1.3 Система научно-технической документации 24
1.3.1 Научно-исследовательская документация 32
1.3.2 Конструкторские документы 33
1.3.3 Проектно-сметная документация 35
1.3.4 Технологическая документация 37
1.3.5 Программная документация 38
2 Организация комплектования, хранения и использования научно-технической
документации в Государственном архиве Томской области 40
2.1 История Государственного архива Томской области 40
2.2 Организация комплектования научно-технической документации 43
2.3 Организация хранения научно-технической документации 50
2.4 Использование научно-технической документации 53
Заключение 64
Список использованных источников и литературы 66
Приложение А (справочное) Список организаций, учреждений, научно-техническая документация которых подлежит передаче в ОГКУ «Государственный архив Томской области» 72
Приложение Б (справочное) Договор об оказании практической и методической помощи в области архивного дела и организации документов в делопроизводстве 73
Приложение В (справочное) Положение об архиве организации-источника комплектования ОГКУ ГАТО 74
Приложение Г (справочное) Паспорт архива организации-источника комплектования
ОГКУ ГАТО 75
Приложение Д (информационное) Наблюдательное дело по руководству и контролю за работой с НТД 76
Приложение Е (справочное) Справка об изучении обеспечения условий сохранности научно-технической документации 77 Приложение Ж (справочное) Анкета взятия на учет и включение в список госархивов 78
Приложение И (информационное) Акт проверки наличия и состояние дел 79
Приложение К (информационное) Акт обследования 80
Приложение Л (справочное) Перечень проектов проблем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение 81
Приложение М (справочное) Заключение на перечень проблем, НТД по которым подлежит передаче на государственное хранение 82
Приложение Н (информационное) Опись дел постоянного хранения 83
Приложение П (справочное) Лист переименований и сокращений 84
Приложение Р (справочное) Предисловие к описи 85
Приложение С (информационное) Акт приема-передачи документов на хранение 86
Приложение Т (справочное) Таблица А.1 - Температурно-влажностные параметры воздуха для долговременного хранения аудиовизуальных и электронных документов 87
Приложение У (справочное) Размещение научно-технической документации ОГКУ ГАТО в коробках, предназначенных для особого формата документов 88
Приложение Ф (информационное) Заявление на работу с архивными документами 89
Приложение Х (информационное) Анкета пользователя, работающего в читальном зале 90
Приложение Ц (информационное) Карточка учета исследователей и тематики исследований 91
Приложение Ш (информационное) Топографический план благоустройства Лагерного сада 92
Приложение Щ (справочное) Чертеж здания Сбербанка по пр. Фрунзе 93
1 Научно-техническая документация 12
1.1 История развития научно-технической документации 12
1.2 Нормативная база научно-технической документации 18
1.3 Система научно-технической документации 24
1.3.1 Научно-исследовательская документация 32
1.3.2 Конструкторские документы 33
1.3.3 Проектно-сметная документация 35
1.3.4 Технологическая документация 37
1.3.5 Программная документация 38
2 Организация комплектования, хранения и использования научно-технической
документации в Государственном архиве Томской области 40
2.1 История Государственного архива Томской области 40
2.2 Организация комплектования научно-технической документации 43
2.3 Организация хранения научно-технической документации 50
2.4 Использование научно-технической документации 53
Заключение 64
Список использованных источников и литературы 66
Приложение А (справочное) Список организаций, учреждений, научно-техническая документация которых подлежит передаче в ОГКУ «Государственный архив Томской области» 72
Приложение Б (справочное) Договор об оказании практической и методической помощи в области архивного дела и организации документов в делопроизводстве 73
Приложение В (справочное) Положение об архиве организации-источника комплектования ОГКУ ГАТО 74
Приложение Г (справочное) Паспорт архива организации-источника комплектования
ОГКУ ГАТО 75
Приложение Д (информационное) Наблюдательное дело по руководству и контролю за работой с НТД 76
Приложение Е (справочное) Справка об изучении обеспечения условий сохранности научно-технической документации 77 Приложение Ж (справочное) Анкета взятия на учет и включение в список госархивов 78
Приложение И (информационное) Акт проверки наличия и состояние дел 79
Приложение К (информационное) Акт обследования 80
Приложение Л (справочное) Перечень проектов проблем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение 81
Приложение М (справочное) Заключение на перечень проблем, НТД по которым подлежит передаче на государственное хранение 82
Приложение Н (информационное) Опись дел постоянного хранения 83
Приложение П (справочное) Лист переименований и сокращений 84
Приложение Р (справочное) Предисловие к описи 85
Приложение С (информационное) Акт приема-передачи документов на хранение 86
Приложение Т (справочное) Таблица А.1 - Температурно-влажностные параметры воздуха для долговременного хранения аудиовизуальных и электронных документов 87
Приложение У (справочное) Размещение научно-технической документации ОГКУ ГАТО в коробках, предназначенных для особого формата документов 88
Приложение Ф (информационное) Заявление на работу с архивными документами 89
Приложение Х (информационное) Анкета пользователя, работающего в читальном зале 90
Приложение Ц (информационное) Карточка учета исследователей и тематики исследований 91
Приложение Ш (информационное) Топографический план благоустройства Лагерного сада 92
Приложение Щ (справочное) Чертеж здания Сбербанка по пр. Фрунзе 93
На протяжении всей истории человечество постоянно менялось в своем развитии и совершенствовалось. Менялся образ жизни людей, их восприятие окружающей среды, самих себя, а также менялись и виды их деятельности. На каждом этапе своей жизнедеятельности люди, каким бы то ни было образом, фиксировали результаты и те или иные события своей жизни. В настоящее время они рассматриваются как задокументированные и имеют огромную историческую ценность.
Совершенствование деятельности человека происходило и происходит за счет совершенствования его мыслей и идей, в том числе технических, а реализация этих идей стала толчком для научно-технического прогресса. Вместе с развитием идей менялись и способы их документирования, таким образом, возникла научно-техническая документация. Такой вид документов появился только в процессе научного прогресса и стал сопровождать всю научно-техническую деятельность с целью планирования и управления наукой и техникой.
На данный момент научно-техническая документация создается и используется в огромном количестве организаций и предприятий, ее объемы постоянно увеличиваются. В связи с этим возникает вопрос, как правильно организовать хранение таких документов, чтобы они продолжали осуществлять свои функции и как можно дольше представляли практическую и историческую ценность. Большой практический интерес представляет организация комплектования научно-технических документов, их хранения и использования. Многими авторами исторических работ установлено, что использование научно-технической документации позволяет существенно восполнить представление о многих конструкторских разработках, а также составить целостную картину осуществленных и неосуществленных проектов прошлого, что дает возможность рассмотреть ход научно-технического прогресса в самых разных аспектах.
Современная научно-техническая документация представляет большой научный и практический интерес, а также может служить важнейшим источником при строительстве новых сооружений и зданий, реставрации и восстановлении памятников культуры и других общественно значимых объектов. Поэтому очень важно принять необходимые меры для сохранения данного вида документов в целях передачи накопленного опыта и знаний будущим поколениям.
Актуальность исследования заключается в том, что Томская область и город Томск в частности является одним из символов деревянной архитектуры, поэтому для данного региона важно сохранение объектов культурного наследия, что подразумевает реставрацию данных памятников. Для этого необходимо обращаться к документам научно-технического характера, содержащим сведения о строительстве различных объектов. В связи с этим важно сохранить эти документы для возможности дальнейшего их использования при восстановлении памятников архитектуры. Поэтому представляется важным обеспечение грамотного комплектования и создания условий хранения для последующего использования в практических целях. Научно-техническая документация имеет не только практическое, но также научное и историческое значение. Так как в Томске сосредоточено большое количество научно-исследовательских институтов и учреждений, то время от времени историки и другие исследователи обращаются к такого рода документам для восстановления исторической действительности. В процессе проведения своих исследований историкам необходимы планы города, улиц для того, например, чтобы определить место, где жил тот или иной политический деятель или другое значимое лицо для города в определенный период времени.
Выбранная тема изучается некоторыми отечественными специалистами. В ходе исследования был особо выделен ряд работ российских ученых, занимавшихся рассмотрением системы научно-технической документации. К таковым можно отнести следующих авторов: Ф.А. Гедрович, В.А. Еремченко, А. А. Корюков, В. Г. Дера, А.А. Кузин, Т.В. Кузнецова, П.А. Кюнг, Н.С. Ларьков, И.А. Середенко, А.А. Сидоров, С.В. Тиханович. В их работах делается акцент на таких аспектах, как история появления научно-технической документации, понятие и виды научно-технических документов, а также особенности работы с ними.
А.А. Кузина можно считать одним из первых советских документоведов, обратившихся к исследованию научно-технической документации. В своей работе он подробно охарактеризовал историю появления документов, которые теперь можно считать техническими, их развитие, способы закрепления информации в различные периоды и процесс формирования технического документирования на протяжении всей истории человечества.
Т.В. Кузнецова рассмотрела вопросы делопроизводства и технической документации. Касательно технической документации, она охарактеризовала каждый отдельный вид научно-технических документов, способы и технологию их изготовления, особенности и организацию хранения.
В работе В.А. Еремченко подробно рассматривается понятие научно-технической документации, ее нормативное регулирование, а также приводятся правила фондирования, обеспечения сохранности, размещения и т.п. в отношении научно-технических документов.
Наиболее важные научно-технические проблемы архивоведения рассматривает Ф.А. Гедрович . В частности она ставит вопрос о правилах хранения научно-технических документов в современных условиях, предлагает варианты решения поставленных проблем.
Особо следует выделить одну из основных работ А.А. Корюкова и В.Г. Дера , в которой четко проводится связь между научно-технической документацией и научно-технической информацией. Кроме того, определяются цели и задачи научно-технических документов и их место в производственных процессах, а также дается одна из первых классификаций научно-технической документации, виды документов и связанные с ними основные виды деятельности.
Развитие нормативно-правовой базы научно-технической документации исследовал П.А. Кюнг . Он подробно описал действующие законодательные акты, регламентирующие работу с научно-техническими документами, а также изучил систему научно-технической документации, ее понятие и виды документов.
В своей работе Н.С. Ларьков рассмотрел документоведение как науку в целом, понятие документа, а также остановился на отдельных видах документов, в частности технических. Кроме того, он охарактеризовал особенности появления технических документов и привел классификацию научно-технической документации для того, чтобы дать полное представление о данном виде документов.
Принципы организации и технологии ведения работ с научно-технической документацией раскрыты И.А. Середенко и А.А. Сидоровым , которые уделили особое внимание работе службы научно-технической документации.
Рассуждения о проблемах, связанных с комплектованием научно-технических документов, представлены в статье С.В. Тиханович . Она высказывает свое мнение по описанным проблемам и предлагает их решение.
Подводя итог обзору литературы, необходимо отметить, что изучением научно-технической документации в нашей стране занимается лишь небольшой круг ученых. Большинство исследователей затрагивают научно-техническую документацию только в общих чертах, не касаясь более конкретных ее аспектов и проблем, как отдельного комплекса документов.
Цель выпускной квалификационной работы заключается в сравнении закрепленных нормативных принципов комплектования, хранения и использования научно-технической документации и определении соответствия этим принципам сложившейся практики работы Государственного архива Томской области (ГАТО).
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1) рассмотреть историю развития научно-технической документации;
2) описать нормативное регулирование научно-технической документации;
3) охарактеризовать систему научно-технической документации;
4) проанализировать систему комплектования, хранения и использования научно-технической документации в ГАТО;
5) определить соответствие этой системы действующей нормативно¬
методической базе.
Объектом исследования является научно-техническая документация.
Предмет исследования - организация комплектования, хранения и использования научно-технической документации в Государственном архиве Томской области.
Методология исследования выпускной квалификационной работы включает в себя следующие методы: системный метод, позволяющий рассматривать научно-техническую документацию как сложную, многоуровневую систему, состоящую из множества видов и разновидностей документов; процессный подход, ориентированный на совокупность видов деятельности рассматриваемой организации; классификация; наблюдение; описание регламентации и технологии ведения работ с научно-технической документацией; сравнение теоретических обоснований и практики.
В качестве источников выпускной квалификационной работы выступили следующие группы документов: законодательные акты, документы исполнительных органов власти, государственные стандарты и перечни.
К законодательным нормативным актам относятся документы, принятые высшими органами власти, которые устанавливают нормативные требования, общеобязательные к исполнению на всей территории Российской Федерации. Работа с научно-технической документацией на высшем уровне регламентируется федеральными законами. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 N 125- ФЗ устанавливает основополагающие требования к ведению деятельности со всеми архивными документами на территории России.
Федеральный закон «О пожарной безопасности» от 21.12.1994 N 69-ФЗ , определяющий общие правовые, экономические и социальные основы обеспечения пожарной безопасности в Российской Федерации.
Федеральный закон «О приватизации государственного и муниципального
имущества (с изменениями на 1 апреля 2019 года)» от 21.12.2001 N 178-ФЗ регулирует отношения, возникающие при приватизации государственного и муниципального
имущества, и связанные с ними отношения по управлению государственным и муниципальным имуществом .
Федеральный закон «О техническом регулировании (с изменениями на 29 июля 2017 года)» от 27.12.2002 N 184-ФЗ регулирует отношения, возникающие при исполнении обязательных требований к зданиям и сооружениям или и связанным с требованиями к продукции процессам проектирования, производства, строительства, монтажа, реализации и утилизации .
Федеральный закон «О несостоятельности (банкротстве)» от 26.10.2002 N 127-ФЗ устанавливает основания для признания должника несостоятельным (банкротом), регулирует порядок и условия осуществления мер по предупреждению несостоятельности (банкротства), порядок и условия проведения процедур, применяемых в деле о банкротстве, и иные отношения, возникающие при неспособности должника удовлетворить в полном объеме требования кредиторов .
К документам исполнительных органов власти относятся документы, которые принимаются органами исполнительной власти по вопросам их компетенций, направленные на обеспечение исполнения законов.
Приказом Минкультуры РФ «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» от 18.01.2007 N 19 утверждаются Правила, регламентирующие порядок работы с архивными документами в учреждениях, которые осуществляют постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации.
Приказ Минкультуры РФ «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» от 31.07.2007 N 1182 , определяющий состав и сроки хранения типовых научно-технических архивных документов при отборе и передаче их на постоянное государственное хранение.
Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» регламентирует порядок работы с архивными документами в организациях.
Государственными стандартами являются документы, нормы государственного уровня, устанавливающие комплекс правил, требований к объекту стандартизации. Касательно научно-технической документации следует отметить несколько стандартов. ГОСТ 2.102-2013 устанавливает виды и комплектность конструкторских документов на изделия всех отраслей промышленности.
ГОСТ 19.101-77 устанавливает виды программ и программных документов для вычислительных машин, комплексов и систем независимо от их назначения и области применения.
ГОСТ 3.1102-2011 устанавливает стадии разработки и виды документов, применяемых для технологических процессов изготовления или ремонта изделий машиностроения и приборостроения.
Кроме того, источниками данной исследовательской работы стали документы Государственного архива Томской области, содержащие непосредственно научно-техническую документацию различного характера, отложившиеся в фондах научно-исследовательских институтов, высших учебных заведений и проектных учреждений г. Томска. Эти фонды организаций содержат отчеты о научно-исследовательских работах: промежуточные, этапные, заключительные и некоторые другие, диссертации, сборники статей, аннотации на научно-исследовательские работы, а также проекты зданий и технические паспорта на жилые и нежилые здания.
В совокупности использованные источники позволили решить поставленные в работе цель и задачи исследования.
Совершенствование деятельности человека происходило и происходит за счет совершенствования его мыслей и идей, в том числе технических, а реализация этих идей стала толчком для научно-технического прогресса. Вместе с развитием идей менялись и способы их документирования, таким образом, возникла научно-техническая документация. Такой вид документов появился только в процессе научного прогресса и стал сопровождать всю научно-техническую деятельность с целью планирования и управления наукой и техникой.
На данный момент научно-техническая документация создается и используется в огромном количестве организаций и предприятий, ее объемы постоянно увеличиваются. В связи с этим возникает вопрос, как правильно организовать хранение таких документов, чтобы они продолжали осуществлять свои функции и как можно дольше представляли практическую и историческую ценность. Большой практический интерес представляет организация комплектования научно-технических документов, их хранения и использования. Многими авторами исторических работ установлено, что использование научно-технической документации позволяет существенно восполнить представление о многих конструкторских разработках, а также составить целостную картину осуществленных и неосуществленных проектов прошлого, что дает возможность рассмотреть ход научно-технического прогресса в самых разных аспектах.
Современная научно-техническая документация представляет большой научный и практический интерес, а также может служить важнейшим источником при строительстве новых сооружений и зданий, реставрации и восстановлении памятников культуры и других общественно значимых объектов. Поэтому очень важно принять необходимые меры для сохранения данного вида документов в целях передачи накопленного опыта и знаний будущим поколениям.
Актуальность исследования заключается в том, что Томская область и город Томск в частности является одним из символов деревянной архитектуры, поэтому для данного региона важно сохранение объектов культурного наследия, что подразумевает реставрацию данных памятников. Для этого необходимо обращаться к документам научно-технического характера, содержащим сведения о строительстве различных объектов. В связи с этим важно сохранить эти документы для возможности дальнейшего их использования при восстановлении памятников архитектуры. Поэтому представляется важным обеспечение грамотного комплектования и создания условий хранения для последующего использования в практических целях. Научно-техническая документация имеет не только практическое, но также научное и историческое значение. Так как в Томске сосредоточено большое количество научно-исследовательских институтов и учреждений, то время от времени историки и другие исследователи обращаются к такого рода документам для восстановления исторической действительности. В процессе проведения своих исследований историкам необходимы планы города, улиц для того, например, чтобы определить место, где жил тот или иной политический деятель или другое значимое лицо для города в определенный период времени.
Выбранная тема изучается некоторыми отечественными специалистами. В ходе исследования был особо выделен ряд работ российских ученых, занимавшихся рассмотрением системы научно-технической документации. К таковым можно отнести следующих авторов: Ф.А. Гедрович, В.А. Еремченко, А. А. Корюков, В. Г. Дера, А.А. Кузин, Т.В. Кузнецова, П.А. Кюнг, Н.С. Ларьков, И.А. Середенко, А.А. Сидоров, С.В. Тиханович. В их работах делается акцент на таких аспектах, как история появления научно-технической документации, понятие и виды научно-технических документов, а также особенности работы с ними.
А.А. Кузина можно считать одним из первых советских документоведов, обратившихся к исследованию научно-технической документации. В своей работе он подробно охарактеризовал историю появления документов, которые теперь можно считать техническими, их развитие, способы закрепления информации в различные периоды и процесс формирования технического документирования на протяжении всей истории человечества.
Т.В. Кузнецова рассмотрела вопросы делопроизводства и технической документации. Касательно технической документации, она охарактеризовала каждый отдельный вид научно-технических документов, способы и технологию их изготовления, особенности и организацию хранения.
В работе В.А. Еремченко подробно рассматривается понятие научно-технической документации, ее нормативное регулирование, а также приводятся правила фондирования, обеспечения сохранности, размещения и т.п. в отношении научно-технических документов.
Наиболее важные научно-технические проблемы архивоведения рассматривает Ф.А. Гедрович . В частности она ставит вопрос о правилах хранения научно-технических документов в современных условиях, предлагает варианты решения поставленных проблем.
Особо следует выделить одну из основных работ А.А. Корюкова и В.Г. Дера , в которой четко проводится связь между научно-технической документацией и научно-технической информацией. Кроме того, определяются цели и задачи научно-технических документов и их место в производственных процессах, а также дается одна из первых классификаций научно-технической документации, виды документов и связанные с ними основные виды деятельности.
Развитие нормативно-правовой базы научно-технической документации исследовал П.А. Кюнг . Он подробно описал действующие законодательные акты, регламентирующие работу с научно-техническими документами, а также изучил систему научно-технической документации, ее понятие и виды документов.
В своей работе Н.С. Ларьков рассмотрел документоведение как науку в целом, понятие документа, а также остановился на отдельных видах документов, в частности технических. Кроме того, он охарактеризовал особенности появления технических документов и привел классификацию научно-технической документации для того, чтобы дать полное представление о данном виде документов.
Принципы организации и технологии ведения работ с научно-технической документацией раскрыты И.А. Середенко и А.А. Сидоровым , которые уделили особое внимание работе службы научно-технической документации.
Рассуждения о проблемах, связанных с комплектованием научно-технических документов, представлены в статье С.В. Тиханович . Она высказывает свое мнение по описанным проблемам и предлагает их решение.
Подводя итог обзору литературы, необходимо отметить, что изучением научно-технической документации в нашей стране занимается лишь небольшой круг ученых. Большинство исследователей затрагивают научно-техническую документацию только в общих чертах, не касаясь более конкретных ее аспектов и проблем, как отдельного комплекса документов.
Цель выпускной квалификационной работы заключается в сравнении закрепленных нормативных принципов комплектования, хранения и использования научно-технической документации и определении соответствия этим принципам сложившейся практики работы Государственного архива Томской области (ГАТО).
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1) рассмотреть историю развития научно-технической документации;
2) описать нормативное регулирование научно-технической документации;
3) охарактеризовать систему научно-технической документации;
4) проанализировать систему комплектования, хранения и использования научно-технической документации в ГАТО;
5) определить соответствие этой системы действующей нормативно¬
методической базе.
Объектом исследования является научно-техническая документация.
Предмет исследования - организация комплектования, хранения и использования научно-технической документации в Государственном архиве Томской области.
Методология исследования выпускной квалификационной работы включает в себя следующие методы: системный метод, позволяющий рассматривать научно-техническую документацию как сложную, многоуровневую систему, состоящую из множества видов и разновидностей документов; процессный подход, ориентированный на совокупность видов деятельности рассматриваемой организации; классификация; наблюдение; описание регламентации и технологии ведения работ с научно-технической документацией; сравнение теоретических обоснований и практики.
В качестве источников выпускной квалификационной работы выступили следующие группы документов: законодательные акты, документы исполнительных органов власти, государственные стандарты и перечни.
К законодательным нормативным актам относятся документы, принятые высшими органами власти, которые устанавливают нормативные требования, общеобязательные к исполнению на всей территории Российской Федерации. Работа с научно-технической документацией на высшем уровне регламентируется федеральными законами. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 N 125- ФЗ устанавливает основополагающие требования к ведению деятельности со всеми архивными документами на территории России.
Федеральный закон «О пожарной безопасности» от 21.12.1994 N 69-ФЗ , определяющий общие правовые, экономические и социальные основы обеспечения пожарной безопасности в Российской Федерации.
Федеральный закон «О приватизации государственного и муниципального
имущества (с изменениями на 1 апреля 2019 года)» от 21.12.2001 N 178-ФЗ регулирует отношения, возникающие при приватизации государственного и муниципального
имущества, и связанные с ними отношения по управлению государственным и муниципальным имуществом .
Федеральный закон «О техническом регулировании (с изменениями на 29 июля 2017 года)» от 27.12.2002 N 184-ФЗ регулирует отношения, возникающие при исполнении обязательных требований к зданиям и сооружениям или и связанным с требованиями к продукции процессам проектирования, производства, строительства, монтажа, реализации и утилизации .
Федеральный закон «О несостоятельности (банкротстве)» от 26.10.2002 N 127-ФЗ устанавливает основания для признания должника несостоятельным (банкротом), регулирует порядок и условия осуществления мер по предупреждению несостоятельности (банкротства), порядок и условия проведения процедур, применяемых в деле о банкротстве, и иные отношения, возникающие при неспособности должника удовлетворить в полном объеме требования кредиторов .
К документам исполнительных органов власти относятся документы, которые принимаются органами исполнительной власти по вопросам их компетенций, направленные на обеспечение исполнения законов.
Приказом Минкультуры РФ «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» от 18.01.2007 N 19 утверждаются Правила, регламентирующие порядок работы с архивными документами в учреждениях, которые осуществляют постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации.
Приказ Минкультуры РФ «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» от 31.07.2007 N 1182 , определяющий состав и сроки хранения типовых научно-технических архивных документов при отборе и передаче их на постоянное государственное хранение.
Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» регламентирует порядок работы с архивными документами в организациях.
Государственными стандартами являются документы, нормы государственного уровня, устанавливающие комплекс правил, требований к объекту стандартизации. Касательно научно-технической документации следует отметить несколько стандартов. ГОСТ 2.102-2013 устанавливает виды и комплектность конструкторских документов на изделия всех отраслей промышленности.
ГОСТ 19.101-77 устанавливает виды программ и программных документов для вычислительных машин, комплексов и систем независимо от их назначения и области применения.
ГОСТ 3.1102-2011 устанавливает стадии разработки и виды документов, применяемых для технологических процессов изготовления или ремонта изделий машиностроения и приборостроения.
Кроме того, источниками данной исследовательской работы стали документы Государственного архива Томской области, содержащие непосредственно научно-техническую документацию различного характера, отложившиеся в фондах научно-исследовательских институтов, высших учебных заведений и проектных учреждений г. Томска. Эти фонды организаций содержат отчеты о научно-исследовательских работах: промежуточные, этапные, заключительные и некоторые другие, диссертации, сборники статей, аннотации на научно-исследовательские работы, а также проекты зданий и технические паспорта на жилые и нежилые здания.
В совокупности использованные источники позволили решить поставленные в работе цель и задачи исследования.
В результате проведенного исследования, нацеленного на сравнительный анализ организации работы с научно-технической документацией в Государственном архиве Томской области и законодательной базы в области архивного дела в части регламентации НТД в РФ, были сделаны следующие выводы.
Краткий исторический экскурс показал, что НТД имеет богатую историю, которая берет свое начало в далекой древности. С каждым историческим периодом НТД все более совершенствовалась, менялись способы закрепления технической информации, используемые материалы.
Появление технического документирования облегчило возведение зданий, так как появилось их наглядное изображение и представление. В процессе развития НТД создавались специфические методы и формы документирования. В настоящее время значение чертежей и карт существенно возросло, что привело к расширению видового состава научно-технических документов.
Существующая законодательная и нормативная база достаточно строго регламентирует научно-техническую документацию. Принято большое количество Федеральных законов, нормативных документов федеральных органов исполнительной власти, а также государственных стандартов и ряд перечней, в соответствии с которыми должна вестись работа с научно-техническими документами. Наиболее значимым является ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», который в качестве основы используется всеми архивными учреждениями.
На основе проведенного анализа теоретической базы, понятия научно-технической документации, ее различных классификаций было определено, что система НТД включает несколько подсистем документов, таких как научно-исследовательские, конструкторские, проектно-сметные, технологические и программные, причем каждая из них содержит целый ряд видов и разновидностей документов, имеющих практическую значимость.
Исследование вопросов комплектования, хранения и использования НТД позволило заключить, что научно-техническая документация является особым комплексом документов, который требует особые условия хранения. В Государственном архиве Томской области эти условия соблюдены в полной мере. Здесь комплектование НТД не отличается от комплектования управленческой документации, но имеется тенденция сокращения количества поступающих на хранение научно-технических документов. Используется НТД в случаях реставрации строительных объектов города, когда организации обращаются в архив за соответствующей документацией, а также для
проведения научных исследований, установления исторических фактов, например, касающихся времени и места жительства того или иного видного томского деятеля.
По итогам проведенного исследования установлено соответствие системы комплектования, хранения и использования НТД в Государственном архиве Томской области действующей нормативно-методической базе. ГАТО в своей работе в полной мере руководствуется Федеральными законами, Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической деятельности организаций 2007 года и Правилами работы с научно-технической документацией в государственных архивах Российской Федерации 2003 года.
Вместе с тем были выявлены определенные проблемы и трудности в Государственном архиве Томской области при работе с НТД. Одной из них является несовершенство нормативной и методической базы, которая могла бы более конкретно регламентировать работу федеральных организаций и региональных архивов. Другая проблема заключается в отсутствии должного контроля со стороны органов власти. С принятием в 2004 году ФЗ-125 «Об архивном деле в Российской Федерации» и созданием Федерального архивного агентства, ставшего федеральным органом исполнительной власти, которое теперь осуществляет функции по оказанию государственных услуг, по управлению федеральным имуществом в сфере архивного дела, оказались исключенными из его ведения контрольные функции. Существует также проблема, связанная с электронными научно-техническими документами. В настоящее время растет число организаций, как государственных, так и частных, создающих НТД в электронном виде, но ГАТО не имеет возможности принимать данный вид документов на электронных носителях. Не стоит исключать и кадровую проблему, состоящую в нехватке грамотных специалистов с профильным образованием. Так как работа с научно-технической документацией сопряжена с определенными особенностями и сложностями, необходимо не просто знать архивное дело, но и разбираться во всех видах технической документации, знать особенности работы с НТД.
С годами значительная часть научно-технической документации не утрачивает своей значимости. В связи с этим не уменьшается потребность в сохранении и использовании данной системы документов. Поэтому комплектование, учёт, обеспечение сохранности и возможности использования НТД в государственных архивах Российской Федерации в целом и в Государственном архиве Томской области, в частности, является важной составной частью государственной политики в области архивного дела России.
Краткий исторический экскурс показал, что НТД имеет богатую историю, которая берет свое начало в далекой древности. С каждым историческим периодом НТД все более совершенствовалась, менялись способы закрепления технической информации, используемые материалы.
Появление технического документирования облегчило возведение зданий, так как появилось их наглядное изображение и представление. В процессе развития НТД создавались специфические методы и формы документирования. В настоящее время значение чертежей и карт существенно возросло, что привело к расширению видового состава научно-технических документов.
Существующая законодательная и нормативная база достаточно строго регламентирует научно-техническую документацию. Принято большое количество Федеральных законов, нормативных документов федеральных органов исполнительной власти, а также государственных стандартов и ряд перечней, в соответствии с которыми должна вестись работа с научно-техническими документами. Наиболее значимым является ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», который в качестве основы используется всеми архивными учреждениями.
На основе проведенного анализа теоретической базы, понятия научно-технической документации, ее различных классификаций было определено, что система НТД включает несколько подсистем документов, таких как научно-исследовательские, конструкторские, проектно-сметные, технологические и программные, причем каждая из них содержит целый ряд видов и разновидностей документов, имеющих практическую значимость.
Исследование вопросов комплектования, хранения и использования НТД позволило заключить, что научно-техническая документация является особым комплексом документов, который требует особые условия хранения. В Государственном архиве Томской области эти условия соблюдены в полной мере. Здесь комплектование НТД не отличается от комплектования управленческой документации, но имеется тенденция сокращения количества поступающих на хранение научно-технических документов. Используется НТД в случаях реставрации строительных объектов города, когда организации обращаются в архив за соответствующей документацией, а также для
проведения научных исследований, установления исторических фактов, например, касающихся времени и места жительства того или иного видного томского деятеля.
По итогам проведенного исследования установлено соответствие системы комплектования, хранения и использования НТД в Государственном архиве Томской области действующей нормативно-методической базе. ГАТО в своей работе в полной мере руководствуется Федеральными законами, Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической деятельности организаций 2007 года и Правилами работы с научно-технической документацией в государственных архивах Российской Федерации 2003 года.
Вместе с тем были выявлены определенные проблемы и трудности в Государственном архиве Томской области при работе с НТД. Одной из них является несовершенство нормативной и методической базы, которая могла бы более конкретно регламентировать работу федеральных организаций и региональных архивов. Другая проблема заключается в отсутствии должного контроля со стороны органов власти. С принятием в 2004 году ФЗ-125 «Об архивном деле в Российской Федерации» и созданием Федерального архивного агентства, ставшего федеральным органом исполнительной власти, которое теперь осуществляет функции по оказанию государственных услуг, по управлению федеральным имуществом в сфере архивного дела, оказались исключенными из его ведения контрольные функции. Существует также проблема, связанная с электронными научно-техническими документами. В настоящее время растет число организаций, как государственных, так и частных, создающих НТД в электронном виде, но ГАТО не имеет возможности принимать данный вид документов на электронных носителях. Не стоит исключать и кадровую проблему, состоящую в нехватке грамотных специалистов с профильным образованием. Так как работа с научно-технической документацией сопряжена с определенными особенностями и сложностями, необходимо не просто знать архивное дело, но и разбираться во всех видах технической документации, знать особенности работы с НТД.
С годами значительная часть научно-технической документации не утрачивает своей значимости. В связи с этим не уменьшается потребность в сохранении и использовании данной системы документов. Поэтому комплектование, учёт, обеспечение сохранности и возможности использования НТД в государственных архивах Российской Федерации в целом и в Государственном архиве Томской области, в частности, является важной составной частью государственной политики в области архивного дела России.
Подобные работы
- НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВАХ СИБИРИ
Дипломные работы, ВКР, документоведение. Язык работы: Русский. Цена: 4700 р. Год сдачи: 2021 - КОМПЛЕКТОВАНИЕ КАК ОДНО ИЗ НАПРАВЛЕНИЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Дипломные работы, ВКР, документоведение. Язык работы: Русский. Цена: 4600 р. Год сдачи: 2016 - Анализ и совершенствование документационного обеспечения управления Областного государственного казенного учреждения «Центр занятости населения Тайшетского муниципального района Иркутской области
Бакалаврская работа, документоведение. Язык работы: Русский. Цена: 5900 р. Год сдачи: 2018 - СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ
Магистерская диссертация, архивное дело. Язык работы: Русский. Цена: 5710 р. Год сдачи: 2018 - ФОТОДОКУМЕНТ КАК СОСТАВНАЯ ЧАСТЬ АРХИВНОГО ФОНДА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Дипломные работы, ВКР, документоведение. Язык работы: Русский. Цена: 4600 р. Год сдачи: 2016 - СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ
ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В
ДЕПАРТАМЕНТЕ ФИНАНСОВ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ТОМСКА
Магистерская диссертация, документоведение. Язык работы: Русский. Цена: 5500 р. Год сдачи: 2021 - Организация деятельности архива в органах исполнительной власти (Административное управление, Российская Академия Народного Хозяйства и Государственной Службы (РАНХ и ГС))
Дипломные работы, ВКР, муниципальное право. Язык работы: Русский. Цена: 2000 р. Год сдачи: 2020 - ОРГАНИЗАЦИЯ ОБЩЕГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ООО «ДВИЖЕНИЕ КАЗНАЧЕЙ»
Дипломные работы, ВКР, документоведение. Язык работы: Русский. Цена: 4300 р. Год сдачи: 2018 - ОРГАНИЗАЦИЯ И СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В СОВМЕСТНОМ РОССИЙСКО-ЧЕШСКОМ ЗАО «МАТИС»
Дипломные работы, ВКР, документоведение. Язык работы: Русский. Цена: 4270 р. Год сдачи: 2016 - ФОНД ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ А.В. СТАРЦЕВА В ГОСУДАРСТВЕННОМ АРХИВЕ АЛТАЙСКОГО КРАЯ: ОСОБЕННОСТИ ФОРМИРОВАНИЯ, ВИДОВОЙ СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ
Дипломные работы, ВКР, история . Язык работы: Русский. Цена: 4350 р. Год сдачи: 2022