ФОРМИРОВАНИЕ ЕДИНОГО ИНФОРМАЦИОННОГО ПРОСТРАНСТВА В ОБЛАСТИ ГОСУДАРСТВЕННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА — ПРОБЛЕМЫ ЦИФРОВОЙ ТРАНСФОРМАЦИИ
|
АННОТАЦИЯ 3
Введение 3
1 Единое пространство государственного документооборота: связанные понятие, нормативно-правовая база, характеристика 17
1.1 Взаимосвязь понятий «Цифровая трансформация» и «цифровизация».
Понятия «облачные вычисления» и «электронный документ», «цифровой архив» 17
1.2 Российская нормативно-правовая база в области цифровой трансформации
государственного электронного документооборота 28
1.3 Общая характеристика ГосЭДО: положения, глобальные сервисы,
архитектура 40
2 Типовое облачное решение системы электронного документооборота: внедрение
и характеристика разработки 46
2.1 Внедрение ГИС «ТОР СЭД» в государственные и муниципальные
органы 46
2.2 ГИС «Типовое облачное решение системы электронного
документооборота.»: интерфейс, функции, операции 52
2.3 Сравнение ключевых параметров ТОР СЭД с популярными отечественными
системами электронного документооборота 58
3 ГИС Платформа «Центр хранения электронных документов»: государственное
цифровое хранение документов 64
3.1 Платформа «ЦХЭД»: общая характеристика, функции и основные положения 64
3.2 Центр хранения электронных документов: риски и возможности перехода на
государственное цифровое хранение 70
3.3 Зарубежный опыт функционирования государственных электронных архивов: на примере США 77
4 Возможности и барьеры внедрения ГосЭДО в Томской области 85
4.1 Цифровая трансформация электронного документооборота местных органов
власти Томской области 85
4.2 Статистика перехода к ГИС «Типовое облачное решение системы
электронного документооборота» в Томской области 92
Заключение 101
Список использованных источников и литературы 110
Приложение А Перечень подключенных организаций к ТОР СЭД 126
Введение 3
1 Единое пространство государственного документооборота: связанные понятие, нормативно-правовая база, характеристика 17
1.1 Взаимосвязь понятий «Цифровая трансформация» и «цифровизация».
Понятия «облачные вычисления» и «электронный документ», «цифровой архив» 17
1.2 Российская нормативно-правовая база в области цифровой трансформации
государственного электронного документооборота 28
1.3 Общая характеристика ГосЭДО: положения, глобальные сервисы,
архитектура 40
2 Типовое облачное решение системы электронного документооборота: внедрение
и характеристика разработки 46
2.1 Внедрение ГИС «ТОР СЭД» в государственные и муниципальные
органы 46
2.2 ГИС «Типовое облачное решение системы электронного
документооборота.»: интерфейс, функции, операции 52
2.3 Сравнение ключевых параметров ТОР СЭД с популярными отечественными
системами электронного документооборота 58
3 ГИС Платформа «Центр хранения электронных документов»: государственное
цифровое хранение документов 64
3.1 Платформа «ЦХЭД»: общая характеристика, функции и основные положения 64
3.2 Центр хранения электронных документов: риски и возможности перехода на
государственное цифровое хранение 70
3.3 Зарубежный опыт функционирования государственных электронных архивов: на примере США 77
4 Возможности и барьеры внедрения ГосЭДО в Томской области 85
4.1 Цифровая трансформация электронного документооборота местных органов
власти Томской области 85
4.2 Статистика перехода к ГИС «Типовое облачное решение системы
электронного документооборота» в Томской области 92
Заключение 101
Список использованных источников и литературы 110
Приложение А Перечень подключенных организаций к ТОР СЭД 126
В последние годы в Российской Федерации наблюдается тенденция цифровой трансформации государственного управления. Одной из задач федерального проекта «Цифровое государственное управление» является цифровизация государственного электронного документооборота. Глобальное внедрение цифровых технологий в делопроизводственные процессы государственных структур связано с потребностью государства в повышении прозрачности и эффективности управленческого аппарата. Электронное взаимодействие и использование цифровых решений в работе с документами ускоряет процесс предоставления государственных и муниципальных услуг. Именно поэтому государственные органы активно переходят на электронный документооборот и развертывают ИТ-инфраструктуру, тратя на это большое количество материальных ресурсов. Вследствие отсутствия унифицированной государственной системы электронного документооборота (СЭД) в России с 2009 года реализуется система межведомственного электронного документооборота (МЭДО), позволяющая обмениваться электронными документами между различными информационными системами .
Подключиться к МЭДО возможно только при условии, что органы власти уже используют систему электронного документооборота. Однако не все региональные и местные органы власти обладают необходимыми финансовыми и техническими ресурсами для внедрения СЭД и развёртывания своей собственной инфраструктуры, вследствие чего многие государственные и муниципальные учреждения остаются за рамками системы межведомственного взаимодействия. По этой причине, назрела необходимость в создании единой системы государственного электронного документооборота, к которой подключились бы все органы государственной, региональной, муниципальной власти и бюджетные организации. Это привело бы к обеспечению возможности контроля исполнения поручений и упрощению процесса взаимодействия органов власти, повышению скорости и качество предоставления государственных услуг.
Министерство цифрового развития Российской Федерации с 2022 года начало активно работать над проектом по созданию единого информационного пространства в области государственного электронного документооборота (ГосЭДО). Государственная информационная система «Типовое облачное решение системы электронного документооборота» (ТОР СЭД) совместно с платформой «Центр хранения электронных документов» (ЦХЭД) являются главными компонентами/сервисами единого государственного информационного пространства.
ТОР СЭД обеспечивает жизненный цикл документа на стадии делопроизводства. Государственная система позволяет перейти региональным и местным органам власти, не имеющим собственной инфраструктуры, на электронный документооборот. Кроме того, государственная система обеспечивает обмен электронными документами между органами власти в рамках единого информационного пространства. ТОР СЭД в отличие от коммерческих СЭД предполагает бесшовную интеграцию с другими государственными информационными системами. Между тем, система не предполагает дополнительной модификации под специфику государственного учреждения, что в дальнейшем может вызвать сложности в функционировании системы. Также остается нерешенным вопрос о правовом регулировании электронного документооборота в России.
ЦХЭД является платформой для комплектования, учета, хранения и использования документов. Предполагается, что платформа будет обеспечивать сохранность, аутентичность, целостность электронных документов на протяжении всего срока хранения. Однако отсутствуют необходимые правовые нормы, регламентирующие процесс комплектования, хранения и использования электронных документов в ГИС «Платформа «ЦХЭД», в том числе и концепция по их хранению. К тому же, платформа идет вразрез общепринятым правилам комплектования Архивного фонда — независимо от формы собственности учреждения, электронные документы федеральных, региональных и местных органов власти будут поступать в один архив — Центр хранения электронных документов, который относится к Государственному архиву Российской Федерации. Таким образом, при формировании единого информационного пространства образуются определенные организационные, технические, правовые проблемы, препятствующие его успешному функционированию.
Рассмотрение данной проблематики требует привлечения публикаций по теме цифровой трансформации государственного управления и нормативному регулированию в этой области, а также по облачным вычислениям, электронному документообороту и цифровому хранению документов. По причине новизны рассматриваемых систем, публикации не располагают систематизированной информацией о перспективах и барьерах 4
функционирования ГИС «ТОР СЭД» и «Платформы «ЦХЭД» в государственном аппарате РФ.
Первая группа публикаций объединяет исследования, в которых рассматривается правовые проблемы в области цифровизации и информационных отношений. Публикации дают оценку государственным и национальным программам развития России в цифровой среде. Кроме того, исследователи раскрыли основные проблемы правовой базы информационной сферы. Так, учебник В. В. Архипова «Интернет-право» имеет практическую и теоретическую значимость для интернет-права, как комплексного правового института. Автор подверг анализу основные проблемы современного законодательства России в интернет-среде и предложил подходы для решения некоторых ключевых правовых проблем. Группа авторов (Д. А. Ловцов , Э. В. Талапина ) в своих работах рассмотрели влияние цифровых технологий на современное состояние правового регулирования информационных отношений и выделили угрозы, образующиеся в правовой среде. Особое внимание следует уделить исследованию С. М. Зубарева, поскольку автор, с юридической точки зрения, проанализировал основные правовые документы по цифровизации государственного управления и выделил в них недостатки, препятствующие данному процессу .
Вторая группа включает публикации, затрагивающие проблематику понятийного аппарата в области электронного документооборота, электронного (цифрового) хранения документов и облачных вычислений, а также определения взаимосвязи понятий «цифровизация» и «цифровая трансформация». Исследователи рассмотрели взаимосвязь понятий «облачные технологии» и «облачные вычисления» и сформулировали проблему стандартизации и унификации данной терминологии. Например, Я. О. Кучина в своей статье «Облачные технологии: понятие и основы правового регулирования» обозначила, что «облачные технологии» — это синоним «облачным вычислениям» . Противоположного мнения придерживается А. Е. Кононюк, который в своей работе «Фундаментальная теория облачных технологий» рассматривал указанные термины как различные по содержанию понятия .
Данная группа включает также литературу, посвященную проблемам содержания и исчерпывающего толкования термина «электронный документ» в ГОСТах и федеральных законах. В частности, В. Ф. Янковая в статье «Понятия «электронный документ» и «архивный электронный документ»» обозначила проблемы понятия «электронный документ» в Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Во-первых, автор выявил логическую ошибку в построении определения, поскольку понятие «электронный документ» объясняется через другой термин - «документированная информация». Во-вторых, В. Ф. Янковая отметила, что в определении Федерального закона происходит смешивание двух разных понятий — цифрового документа и электронной копии бумажного документа.
М. В. Ларин, Н. Г. Суровцева в своем исследовании рассмотрели понятие «электронный документ» с позиции документоведения и архивоведения. Исследователи пришли к выводу о том, что невозможно разработать универсальное определение «электронный документ» для всех профессиональных сфер деятельности, однако в практической деятельности документоведов и архивистов должно использоваться единое понятие.
Следующая группа исследователей занималась вопросами понятия «электронный архив» (Г. Лаптев , А. К. Макаров , С. Артемов ). Авторы Г. Лаптев и А. К. Макаров проанализировали понятие «электронный архив» в рамках различных концепций: Г. Лаптев определил понятие с позиции интегрированного комплекса, а А. К. Макаров рассмотрел «электронный архив» как информационно-поисковую систему. С. Артемов дал обобщающее исчерпывающее определение электронному архиву как набору данных, который больше не изменяется и доступен на протяжении длительного времени. Другая группа авторов (А. Прохоров, Л. Коник , В. Рыжков ) разграничили понятия «цифровизация» и «цифровая трансформация» как разные по смыслу и содержанию термины. Авторы определили цифровизацию как переход от аналоговых данных к цифровым, а цифровую трансформацию как процесс адаптации в условиях современной цифровой экономики, с помощью внедрения цифровых технологий и изменения мышления на инновационное.
Третья группа объединяет немногочисленные исследования, рассматривающие сервисы единого информационного пространства в области государственного электронного документооборота — ГИС «ТОР СЭД» и «ЦХЭД». В исследованиях фрагментарно рассмотрены основные функции систем и возможные проблемы их функционирования (М. В. Ларин , Г. А. Двоеносова, Р. С. Голубев , Ю. В. Каверина, М. Р. Закарян ). Авторы сопоставили цели и задачи внедрения систем в разрезе цифровой трансформации государственного управления. М.В. Ларин проанализировал положение о ГИС «Платформа ЦХЭД» и подверг сомнению некоторые формулировки аспектов в положении о платформе — например, использование термин «подлинник» для обозначения электронного документа, подлежащего к хранению . Заметное место в работах занимает блог Н. А. Храмцовской , поскольку её статьи и видеоматериалы посвящены анализу внедрения и выявлению существенных недостатков проекта «ЦХЭД».
Четвертую группу исследований представляют собой публикации, посвященные проблематике облачных вычислениях. Среди них выделяется В. И. Берестова , которая, с позиции документоведа, обозначила достоинства и недостатки облачных вычислений. Кроме того, автор отметил перспективы использования облачных технологий в системах электронного документооборота, поскольку СЭД, базирующиеся на «облаке», финансово и технически более выгодны. Вследствие того, что зарубежные исследователи имеют большой практический опыт в использовании облачных решений, их работы представляют особый интерес. Например, I. Sriram, A. Khajeh-Hosseini в своей работе представили систематический обзор научных исследований, затрагивающих технические основы облачных вычислений. Авторы подвергли анализу опыт США в стандартизации определения «облачные вычисления» и обозначили влияние термина на дальнейшее развитие облачных технологий. L. Hoseini в своем исследовании использовала не только теоретические данные, но и эмпирические, полученные путем общения со специалистами по информационным системам. Автор отметила, что модель обслуживания Saas является наиболее распространённым типом облачных сервисов и отличной альтернативой локальному программному обеспечению. Также, L. Hoseini обобщила преимущества Saas в три группы: стратегические, финансовые и технические.
Таким образом, исследователи из различных профессиональных и научных сфер деятельности широко рассмотрели общие проблемы цифровой трансформации и цифровизации управления документами. При этом круг работ, в которых хотя бы фрагментарно рассматриваются проблемы функционирования ТОР СЭД и ЦХЭД, крайне узок. Отсутствуют монографии и статьи, посвященные проблеме формированию единого информационного пространства в области государственного документооборота (ГосЭДО).
Хронологические рамки данной работы ограничены периодом с 2002 по апрель 2023 года. Это связано с тем, что именно в 2002 году в России были приняты первые необходимые программы, способствующие цифровизации государственного управления и положившие начало внедрению электронного документооборота. Указанный период позволит полностью раскрыть процесс цифровизации государственного управления и выявить проблемы создания единого информационного пространства в государственном секторе.
Объектом выпускной квалификационной работы выступает цифровизация процессов государственного и муниципального управления документами. Предмет — Единое информационное пространство в области государственного электронного документооборота (ГосЭДО).
Цель работы — выявить проблемы, препятствующие созданию единого государственного информационного пространства в области электронного документооборота и предложить пути их решения
.....
Подключиться к МЭДО возможно только при условии, что органы власти уже используют систему электронного документооборота. Однако не все региональные и местные органы власти обладают необходимыми финансовыми и техническими ресурсами для внедрения СЭД и развёртывания своей собственной инфраструктуры, вследствие чего многие государственные и муниципальные учреждения остаются за рамками системы межведомственного взаимодействия. По этой причине, назрела необходимость в создании единой системы государственного электронного документооборота, к которой подключились бы все органы государственной, региональной, муниципальной власти и бюджетные организации. Это привело бы к обеспечению возможности контроля исполнения поручений и упрощению процесса взаимодействия органов власти, повышению скорости и качество предоставления государственных услуг.
Министерство цифрового развития Российской Федерации с 2022 года начало активно работать над проектом по созданию единого информационного пространства в области государственного электронного документооборота (ГосЭДО). Государственная информационная система «Типовое облачное решение системы электронного документооборота» (ТОР СЭД) совместно с платформой «Центр хранения электронных документов» (ЦХЭД) являются главными компонентами/сервисами единого государственного информационного пространства.
ТОР СЭД обеспечивает жизненный цикл документа на стадии делопроизводства. Государственная система позволяет перейти региональным и местным органам власти, не имеющим собственной инфраструктуры, на электронный документооборот. Кроме того, государственная система обеспечивает обмен электронными документами между органами власти в рамках единого информационного пространства. ТОР СЭД в отличие от коммерческих СЭД предполагает бесшовную интеграцию с другими государственными информационными системами. Между тем, система не предполагает дополнительной модификации под специфику государственного учреждения, что в дальнейшем может вызвать сложности в функционировании системы. Также остается нерешенным вопрос о правовом регулировании электронного документооборота в России.
ЦХЭД является платформой для комплектования, учета, хранения и использования документов. Предполагается, что платформа будет обеспечивать сохранность, аутентичность, целостность электронных документов на протяжении всего срока хранения. Однако отсутствуют необходимые правовые нормы, регламентирующие процесс комплектования, хранения и использования электронных документов в ГИС «Платформа «ЦХЭД», в том числе и концепция по их хранению. К тому же, платформа идет вразрез общепринятым правилам комплектования Архивного фонда — независимо от формы собственности учреждения, электронные документы федеральных, региональных и местных органов власти будут поступать в один архив — Центр хранения электронных документов, который относится к Государственному архиву Российской Федерации. Таким образом, при формировании единого информационного пространства образуются определенные организационные, технические, правовые проблемы, препятствующие его успешному функционированию.
Рассмотрение данной проблематики требует привлечения публикаций по теме цифровой трансформации государственного управления и нормативному регулированию в этой области, а также по облачным вычислениям, электронному документообороту и цифровому хранению документов. По причине новизны рассматриваемых систем, публикации не располагают систематизированной информацией о перспективах и барьерах 4
функционирования ГИС «ТОР СЭД» и «Платформы «ЦХЭД» в государственном аппарате РФ.
Первая группа публикаций объединяет исследования, в которых рассматривается правовые проблемы в области цифровизации и информационных отношений. Публикации дают оценку государственным и национальным программам развития России в цифровой среде. Кроме того, исследователи раскрыли основные проблемы правовой базы информационной сферы. Так, учебник В. В. Архипова «Интернет-право» имеет практическую и теоретическую значимость для интернет-права, как комплексного правового института. Автор подверг анализу основные проблемы современного законодательства России в интернет-среде и предложил подходы для решения некоторых ключевых правовых проблем. Группа авторов (Д. А. Ловцов , Э. В. Талапина ) в своих работах рассмотрели влияние цифровых технологий на современное состояние правового регулирования информационных отношений и выделили угрозы, образующиеся в правовой среде. Особое внимание следует уделить исследованию С. М. Зубарева, поскольку автор, с юридической точки зрения, проанализировал основные правовые документы по цифровизации государственного управления и выделил в них недостатки, препятствующие данному процессу .
Вторая группа включает публикации, затрагивающие проблематику понятийного аппарата в области электронного документооборота, электронного (цифрового) хранения документов и облачных вычислений, а также определения взаимосвязи понятий «цифровизация» и «цифровая трансформация». Исследователи рассмотрели взаимосвязь понятий «облачные технологии» и «облачные вычисления» и сформулировали проблему стандартизации и унификации данной терминологии. Например, Я. О. Кучина в своей статье «Облачные технологии: понятие и основы правового регулирования» обозначила, что «облачные технологии» — это синоним «облачным вычислениям» . Противоположного мнения придерживается А. Е. Кононюк, который в своей работе «Фундаментальная теория облачных технологий» рассматривал указанные термины как различные по содержанию понятия .
Данная группа включает также литературу, посвященную проблемам содержания и исчерпывающего толкования термина «электронный документ» в ГОСТах и федеральных законах. В частности, В. Ф. Янковая в статье «Понятия «электронный документ» и «архивный электронный документ»» обозначила проблемы понятия «электронный документ» в Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Во-первых, автор выявил логическую ошибку в построении определения, поскольку понятие «электронный документ» объясняется через другой термин - «документированная информация». Во-вторых, В. Ф. Янковая отметила, что в определении Федерального закона происходит смешивание двух разных понятий — цифрового документа и электронной копии бумажного документа.
М. В. Ларин, Н. Г. Суровцева в своем исследовании рассмотрели понятие «электронный документ» с позиции документоведения и архивоведения. Исследователи пришли к выводу о том, что невозможно разработать универсальное определение «электронный документ» для всех профессиональных сфер деятельности, однако в практической деятельности документоведов и архивистов должно использоваться единое понятие.
Следующая группа исследователей занималась вопросами понятия «электронный архив» (Г. Лаптев , А. К. Макаров , С. Артемов ). Авторы Г. Лаптев и А. К. Макаров проанализировали понятие «электронный архив» в рамках различных концепций: Г. Лаптев определил понятие с позиции интегрированного комплекса, а А. К. Макаров рассмотрел «электронный архив» как информационно-поисковую систему. С. Артемов дал обобщающее исчерпывающее определение электронному архиву как набору данных, который больше не изменяется и доступен на протяжении длительного времени. Другая группа авторов (А. Прохоров, Л. Коник , В. Рыжков ) разграничили понятия «цифровизация» и «цифровая трансформация» как разные по смыслу и содержанию термины. Авторы определили цифровизацию как переход от аналоговых данных к цифровым, а цифровую трансформацию как процесс адаптации в условиях современной цифровой экономики, с помощью внедрения цифровых технологий и изменения мышления на инновационное.
Третья группа объединяет немногочисленные исследования, рассматривающие сервисы единого информационного пространства в области государственного электронного документооборота — ГИС «ТОР СЭД» и «ЦХЭД». В исследованиях фрагментарно рассмотрены основные функции систем и возможные проблемы их функционирования (М. В. Ларин , Г. А. Двоеносова, Р. С. Голубев , Ю. В. Каверина, М. Р. Закарян ). Авторы сопоставили цели и задачи внедрения систем в разрезе цифровой трансформации государственного управления. М.В. Ларин проанализировал положение о ГИС «Платформа ЦХЭД» и подверг сомнению некоторые формулировки аспектов в положении о платформе — например, использование термин «подлинник» для обозначения электронного документа, подлежащего к хранению . Заметное место в работах занимает блог Н. А. Храмцовской , поскольку её статьи и видеоматериалы посвящены анализу внедрения и выявлению существенных недостатков проекта «ЦХЭД».
Четвертую группу исследований представляют собой публикации, посвященные проблематике облачных вычислениях. Среди них выделяется В. И. Берестова , которая, с позиции документоведа, обозначила достоинства и недостатки облачных вычислений. Кроме того, автор отметил перспективы использования облачных технологий в системах электронного документооборота, поскольку СЭД, базирующиеся на «облаке», финансово и технически более выгодны. Вследствие того, что зарубежные исследователи имеют большой практический опыт в использовании облачных решений, их работы представляют особый интерес. Например, I. Sriram, A. Khajeh-Hosseini в своей работе представили систематический обзор научных исследований, затрагивающих технические основы облачных вычислений. Авторы подвергли анализу опыт США в стандартизации определения «облачные вычисления» и обозначили влияние термина на дальнейшее развитие облачных технологий. L. Hoseini в своем исследовании использовала не только теоретические данные, но и эмпирические, полученные путем общения со специалистами по информационным системам. Автор отметила, что модель обслуживания Saas является наиболее распространённым типом облачных сервисов и отличной альтернативой локальному программному обеспечению. Также, L. Hoseini обобщила преимущества Saas в три группы: стратегические, финансовые и технические.
Таким образом, исследователи из различных профессиональных и научных сфер деятельности широко рассмотрели общие проблемы цифровой трансформации и цифровизации управления документами. При этом круг работ, в которых хотя бы фрагментарно рассматриваются проблемы функционирования ТОР СЭД и ЦХЭД, крайне узок. Отсутствуют монографии и статьи, посвященные проблеме формированию единого информационного пространства в области государственного документооборота (ГосЭДО).
Хронологические рамки данной работы ограничены периодом с 2002 по апрель 2023 года. Это связано с тем, что именно в 2002 году в России были приняты первые необходимые программы, способствующие цифровизации государственного управления и положившие начало внедрению электронного документооборота. Указанный период позволит полностью раскрыть процесс цифровизации государственного управления и выявить проблемы создания единого информационного пространства в государственном секторе.
Объектом выпускной квалификационной работы выступает цифровизация процессов государственного и муниципального управления документами. Предмет — Единое информационное пространство в области государственного электронного документооборота (ГосЭДО).
Цель работы — выявить проблемы, препятствующие созданию единого государственного информационного пространства в области электронного документооборота и предложить пути их решения
.....
Цифровая трансформация государственного управления открывает новые способы решения существующих проблем для успешного функционирования государственных структур. Одним из таких способов является формирование единого информационного пространства в области государственного электронного документооборота, которое решает не только проблему межведомственного взаимодействия, но и повышает прозрачность деятельности органов власти. ГосЭДО состоит из глобальных облачных сервисов, которые направлены на решение ряда проблем — предоставление возможности органам власти, не имеющим финансовых ресурсов и соответствующей IT-инфраструктуры, перейти на электронный документооборот и создание электронного хранилища для временного и постоянного хранения электронных документов.
Формирование единого пространства возможно только при полном переходе всех государственных и муниципальных учреждений на систему электронного документооборота. Государственные информационные системы «Типовое облачное решение системы электронного документооборота», «Платформа «Центр хранения электронных документов» должны соответствовать потребностям учреждений, быть удобными и практичными в применении. Существование разрозненных теоретических и правовых проблем как в сфере электронного документооборота и хранения, так и проблем, связанных напрямую с информационными системами, замедляет процесс полномасштабного перехода к единому информационному пространству.
В результате проведения исследования были выявлены общие проблемы нормативно-правовой базы и понятийного аппарата в области цифровой трансформации, облачных вычислений, электронного документооборота и архивного хранения, а также частные, которые напрямую связаны с государственными информационными системами «Типовое облачное решение системы электронного документооборота» и платформой «Центр хранения электронных документов». Что касается общих проблем, то, несмотря на активное употребление термина «цифровая трансформация» в различных государственных и региональных программах, указанный термин так и не был закреплен на законодательном уровне. Понятие «цифровизация» начинают отождествлять с «цифровой трансформацией». Например, в Стратегии в области цифровой трансформации отраслей экономики, сферы и государственного управления Томской области законодатель использует термин «цифровизация» как синоним «цифровой трансформации» . Кроме того, при анализе нормативно-правовых актов было выявлено, что в программах по цифровой трансформации России отсутствует определенная структура документов и распределение задач по их приоритетности, что приводит к созданию информационного шума, рассеиванию сил и замедлению развития важных проектов. Также в программах по трансформации законодательной части отсутствуют планы по созданию специальных законов, которые бы регламентировали цифровые технологии и процессы: закон об электронном документообороте, об облачных вычислениях, об искусственном интеллекте и т.д.
Закон «Об облачных вычислениях» должен регламентировать процесс использования и предоставления облачных вычислений (моделей обслуживания) и закреплять единое определение термина на законодательном уровне. В отличии от «цифровой трансформации» и «облачных вычислений» понятие «электронный документ» закреплено на законодательном уровне в Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» . Однако были обнаружены некоторые проблемы: во-первых, нарушена логика построения определения, поскольку понятие объясняется с помощью термина — «документированная информация»; во-вторых, происходит смешивание двух понятий — электронного документа, созданного в цифровой форме и электронной копии документа, созданного на бумажном носителе; в-третьих, Федеральных закон «Об информации...» имеет широкую сферу применения, вследствие чего определение отражает лишь общие свойства электронного документа.
Понятие «электронный документ» многогранно по причине функционирования документа во всех сферах жизнедеятельности человека. Так, интерпретация определения будет зависеть от профессиональной области применения. Исследователи приходят к мысли о том, что должно быть единое понятие «электронный документ» для делопроизводства и архивного дела. Однако создать единое понятие для «электронного документа» невозможно, поскольку в делопроизводстве и архивном деле важны разные свойствах документа: в делопроизводстве — оперативные, а в архивном деле — ретроспективные.
В Федеральном законе «Об архивном деле Российской Федерации» отсутствует определение «архивного электронного документа», однако попытки законодательно закрепить понятие прослеживаются в законопроекте № 1173189-7 «О внесении изменений в Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и отдельные законодательные акты Российской Федерации (в части использования и хранения электронных документов)» , который с апреля 2022 года находится на рассмотрении в Государственной Думе Российской Федерации. Понятие «электронный документ» в законопроекте представляет собой смесь определений «архивный документ» из Федерального закона «Об архивном деле Российской Федерации» и «электронный документ», представленного в ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Понятие также определяется через термин «документированная информация», но если в ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» понятие «электронный документ» является пунктом части о «документированной информации», то в ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации» не представлено данное понятие. Это приведет к тому, что для интерпретации определения надо будет обращаться к другому Федеральному закону — «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
Таким образом, необходим Федеральный закон «Об электронном документообороте», который бы закреплял основные понятия цифрового управления документами и нормы права. Также следует ввести в Федеральный закон «Об архивном деле Российской Федерации» понятие «электронный документ» и правила хранения, комплектования и использования электронных документов. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» не может полностью закрыть данную потребность, поскольку имеет более широкую сферу применения и направлен прежде всего на любую информацию, а не только на управленческую. Отсутствие единых определений и разграничение спорных понятий приводит к различным интерпретациям, что может привести к проблемам в правовой среде. Кроме того, следует создавать единые законы, для того чтобы необходимые правовые нормы не приходилось
специалистам делопроизводства и архивного дела буквально вычленять из смежных Федеральных законов.
Следующая группа проблем непосредственно связана с ГИС «Типовое облачное решение системы электронного документооборота». Анализ подключения к ТОР СЭД в Томской области, показал, что, в основном, системой пользуются местные органы власти и муниципальные учреждения. Согласно данным, представленным НИИ Восход, на 10 апреля 2023 года около 9 110 учреждений были подключены к ТОР СЭД по всем субъектам Российской Федерации и 307 учреждений в Томской области. Выявлен населенный пункт в Томской области, в котором преобладает количество подключившихся учреждений к ТОР СЭД — г. Северск. В основном, в Томской области подключаются к ТОР СЭД органы местного самоуправления. Благодаря анализу данной статистики были обнаружены некоторые организационные проблемы. В структурированных данных НИИ Восход «Перечень подключённых организаций к ТОР СЭД»1 присутствуют ошибки в данных: неправильно указан тип учреждения, субъект РФ, район, населенный пункт или не указаны эти данные. Кроме того, в перечне не фиксируются учреждения, которые не пользуются системой более 90 дней. Данные факты значительно уменьшают релевантность информации и снижают качество анализа подключения, который проводит НИИ Восход.
ТОР СЭД базируется на модели обслуживания Software as a service (SaaS). Данная модель обслуживания имеет больше достоинств, чем недостатков, поскольку доступна в любое время, имеет централизованное обновление через сервер, минимальные требования к персональным компьютерам и быстроту развертывания. Однако есть некоторые недостатки модели обслуживания, которые в дальнейшем могут привести к возникновению проблем. Во-первых, модель обслуживания для стабильной работы нуждается в высокой скорости интернета. Но Типовое облачное решение активно внедряют именно в районных и сельских поселениях, то есть в местах с относительно невысокой скоростью доступа в интернет. Главным поставщиком цифровых услуг (интернета) для государственных и муниципальных органов является Ростелеком, поскольку государство владеет акциями данной компании и принимает непосредственное участие в ее управлении. Если касаться технологической сферы, то Ростелеком обеспечивает государственные структуры кабельным интернетом, который является доступным и имеет более высокую скорость передачи информации, чем спутниковый интернет. Однако скорость интернет- подключения в некоторых районах Российской Федерации остается низкой. Выход из этой ситуации видится в том, чтобы муниципальные структуры выбирали того провайдера, который отвечает требованиям высокоскоростного интернета в конкретном населенном пункте. Кроме того, есть возможность использовать спутниковый интернет в труднодоступных, «глухих» местах.
Также необходимо отметить тот факт, что подключение к системе происходит через браузер. В целях безопасности доступ к ТОР СЭД можно получить только через отечественные браузеры. Однако российские частные браузеры также могут передавать информацию третьим лицам. При работе с государственной информационной системой рациональнее было бы использовать интернет-браузер «Спутник», но с 2020 его разработка и дальнейшее обновление прекращены. Таким образом, существует потребность в создании браузера, подконтрольного непосредственно Министерству цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации, доступ к которому имели бы только государственные и муниципальные органы.
Следует отметить проблемы, связанные с интерфейсом, функциями и операциями ТОР СЭД, которые удалось определить с помощью использования формулярного анализа. Так, в системе используются искусственные термины, которые не связаны со сферой делопроизводства: для обозначения вида документопотока используется термин «Канцелярский вид», для заголовка документа — «Тема документа», сроки хранения обозначаются как «категория хранения дел». В разделе «номенклатура дел» вместо привычного «примечания» используется «комментарий». Вдобавок, в карточках создания и регистрации документа имеются большое количество разделов для заполнения информации. Данные факты значительно снижают скорость работы в системе.
Благодаря методу экспертных оценок были выявлены некоторые недостатки Типового облачного решения системы электронного документооборота в сравнении с другими популярными в государственном секторе СЭД. Так, у ТОР СЭД ограничены возможности интеграции с другими государственными сайтами и системами, в отличии от таких СЭД, как Directum, «Дело». К тому же, контроль за документами и поручениями в типовом облачном решении осуществляется вручную, что значительно усложняет электронный контроль задач.
....
Формирование единого пространства возможно только при полном переходе всех государственных и муниципальных учреждений на систему электронного документооборота. Государственные информационные системы «Типовое облачное решение системы электронного документооборота», «Платформа «Центр хранения электронных документов» должны соответствовать потребностям учреждений, быть удобными и практичными в применении. Существование разрозненных теоретических и правовых проблем как в сфере электронного документооборота и хранения, так и проблем, связанных напрямую с информационными системами, замедляет процесс полномасштабного перехода к единому информационному пространству.
В результате проведения исследования были выявлены общие проблемы нормативно-правовой базы и понятийного аппарата в области цифровой трансформации, облачных вычислений, электронного документооборота и архивного хранения, а также частные, которые напрямую связаны с государственными информационными системами «Типовое облачное решение системы электронного документооборота» и платформой «Центр хранения электронных документов». Что касается общих проблем, то, несмотря на активное употребление термина «цифровая трансформация» в различных государственных и региональных программах, указанный термин так и не был закреплен на законодательном уровне. Понятие «цифровизация» начинают отождествлять с «цифровой трансформацией». Например, в Стратегии в области цифровой трансформации отраслей экономики, сферы и государственного управления Томской области законодатель использует термин «цифровизация» как синоним «цифровой трансформации» . Кроме того, при анализе нормативно-правовых актов было выявлено, что в программах по цифровой трансформации России отсутствует определенная структура документов и распределение задач по их приоритетности, что приводит к созданию информационного шума, рассеиванию сил и замедлению развития важных проектов. Также в программах по трансформации законодательной части отсутствуют планы по созданию специальных законов, которые бы регламентировали цифровые технологии и процессы: закон об электронном документообороте, об облачных вычислениях, об искусственном интеллекте и т.д.
Закон «Об облачных вычислениях» должен регламентировать процесс использования и предоставления облачных вычислений (моделей обслуживания) и закреплять единое определение термина на законодательном уровне. В отличии от «цифровой трансформации» и «облачных вычислений» понятие «электронный документ» закреплено на законодательном уровне в Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» . Однако были обнаружены некоторые проблемы: во-первых, нарушена логика построения определения, поскольку понятие объясняется с помощью термина — «документированная информация»; во-вторых, происходит смешивание двух понятий — электронного документа, созданного в цифровой форме и электронной копии документа, созданного на бумажном носителе; в-третьих, Федеральных закон «Об информации...» имеет широкую сферу применения, вследствие чего определение отражает лишь общие свойства электронного документа.
Понятие «электронный документ» многогранно по причине функционирования документа во всех сферах жизнедеятельности человека. Так, интерпретация определения будет зависеть от профессиональной области применения. Исследователи приходят к мысли о том, что должно быть единое понятие «электронный документ» для делопроизводства и архивного дела. Однако создать единое понятие для «электронного документа» невозможно, поскольку в делопроизводстве и архивном деле важны разные свойствах документа: в делопроизводстве — оперативные, а в архивном деле — ретроспективные.
В Федеральном законе «Об архивном деле Российской Федерации» отсутствует определение «архивного электронного документа», однако попытки законодательно закрепить понятие прослеживаются в законопроекте № 1173189-7 «О внесении изменений в Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и отдельные законодательные акты Российской Федерации (в части использования и хранения электронных документов)» , который с апреля 2022 года находится на рассмотрении в Государственной Думе Российской Федерации. Понятие «электронный документ» в законопроекте представляет собой смесь определений «архивный документ» из Федерального закона «Об архивном деле Российской Федерации» и «электронный документ», представленного в ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Понятие также определяется через термин «документированная информация», но если в ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» понятие «электронный документ» является пунктом части о «документированной информации», то в ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации» не представлено данное понятие. Это приведет к тому, что для интерпретации определения надо будет обращаться к другому Федеральному закону — «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
Таким образом, необходим Федеральный закон «Об электронном документообороте», который бы закреплял основные понятия цифрового управления документами и нормы права. Также следует ввести в Федеральный закон «Об архивном деле Российской Федерации» понятие «электронный документ» и правила хранения, комплектования и использования электронных документов. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» не может полностью закрыть данную потребность, поскольку имеет более широкую сферу применения и направлен прежде всего на любую информацию, а не только на управленческую. Отсутствие единых определений и разграничение спорных понятий приводит к различным интерпретациям, что может привести к проблемам в правовой среде. Кроме того, следует создавать единые законы, для того чтобы необходимые правовые нормы не приходилось
специалистам делопроизводства и архивного дела буквально вычленять из смежных Федеральных законов.
Следующая группа проблем непосредственно связана с ГИС «Типовое облачное решение системы электронного документооборота». Анализ подключения к ТОР СЭД в Томской области, показал, что, в основном, системой пользуются местные органы власти и муниципальные учреждения. Согласно данным, представленным НИИ Восход, на 10 апреля 2023 года около 9 110 учреждений были подключены к ТОР СЭД по всем субъектам Российской Федерации и 307 учреждений в Томской области. Выявлен населенный пункт в Томской области, в котором преобладает количество подключившихся учреждений к ТОР СЭД — г. Северск. В основном, в Томской области подключаются к ТОР СЭД органы местного самоуправления. Благодаря анализу данной статистики были обнаружены некоторые организационные проблемы. В структурированных данных НИИ Восход «Перечень подключённых организаций к ТОР СЭД»1 присутствуют ошибки в данных: неправильно указан тип учреждения, субъект РФ, район, населенный пункт или не указаны эти данные. Кроме того, в перечне не фиксируются учреждения, которые не пользуются системой более 90 дней. Данные факты значительно уменьшают релевантность информации и снижают качество анализа подключения, который проводит НИИ Восход.
ТОР СЭД базируется на модели обслуживания Software as a service (SaaS). Данная модель обслуживания имеет больше достоинств, чем недостатков, поскольку доступна в любое время, имеет централизованное обновление через сервер, минимальные требования к персональным компьютерам и быстроту развертывания. Однако есть некоторые недостатки модели обслуживания, которые в дальнейшем могут привести к возникновению проблем. Во-первых, модель обслуживания для стабильной работы нуждается в высокой скорости интернета. Но Типовое облачное решение активно внедряют именно в районных и сельских поселениях, то есть в местах с относительно невысокой скоростью доступа в интернет. Главным поставщиком цифровых услуг (интернета) для государственных и муниципальных органов является Ростелеком, поскольку государство владеет акциями данной компании и принимает непосредственное участие в ее управлении. Если касаться технологической сферы, то Ростелеком обеспечивает государственные структуры кабельным интернетом, который является доступным и имеет более высокую скорость передачи информации, чем спутниковый интернет. Однако скорость интернет- подключения в некоторых районах Российской Федерации остается низкой. Выход из этой ситуации видится в том, чтобы муниципальные структуры выбирали того провайдера, который отвечает требованиям высокоскоростного интернета в конкретном населенном пункте. Кроме того, есть возможность использовать спутниковый интернет в труднодоступных, «глухих» местах.
Также необходимо отметить тот факт, что подключение к системе происходит через браузер. В целях безопасности доступ к ТОР СЭД можно получить только через отечественные браузеры. Однако российские частные браузеры также могут передавать информацию третьим лицам. При работе с государственной информационной системой рациональнее было бы использовать интернет-браузер «Спутник», но с 2020 его разработка и дальнейшее обновление прекращены. Таким образом, существует потребность в создании браузера, подконтрольного непосредственно Министерству цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации, доступ к которому имели бы только государственные и муниципальные органы.
Следует отметить проблемы, связанные с интерфейсом, функциями и операциями ТОР СЭД, которые удалось определить с помощью использования формулярного анализа. Так, в системе используются искусственные термины, которые не связаны со сферой делопроизводства: для обозначения вида документопотока используется термин «Канцелярский вид», для заголовка документа — «Тема документа», сроки хранения обозначаются как «категория хранения дел». В разделе «номенклатура дел» вместо привычного «примечания» используется «комментарий». Вдобавок, в карточках создания и регистрации документа имеются большое количество разделов для заполнения информации. Данные факты значительно снижают скорость работы в системе.
Благодаря методу экспертных оценок были выявлены некоторые недостатки Типового облачного решения системы электронного документооборота в сравнении с другими популярными в государственном секторе СЭД. Так, у ТОР СЭД ограничены возможности интеграции с другими государственными сайтами и системами, в отличии от таких СЭД, как Directum, «Дело». К тому же, контроль за документами и поручениями в типовом облачном решении осуществляется вручную, что значительно усложняет электронный контроль задач.
....
Подобные работы
- Влияние политической коммуникации в сети Интернет на информационную безопасность Российской Федерации
Магистерская диссертация, международные отношения. Язык работы: Русский. Цена: 4855 р. Год сдачи: 2019 - ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ДЕПАРТАМЕНТА ЗАГС ТОМСКОЙ ОБЛАСТИ В УСЛОВИЯХ ЦИФРОВОЙ ТРАНСФОРМАЦИИ
Бакалаврская работа, документоведение. Язык работы: Русский. Цена: 4660 р. Год сдачи: 2021 - ПОЛИТИЧЕСКИЕ КОММУНИКАЦИИ СУБЪЕКТОВ РФ В УСЛОВИЯХ
ЦИФРОВОГО ПРОСТРАНСТВА
Магистерская диссертация, политология. Язык работы: Русский. Цена: 5400 р. Год сдачи: 2021 - Организация информационного обеспечения для формирования социальных выплат в Алтайском крае
Магистерская диссертация, социальная работа. Язык работы: Русский. Цена: 4960 р. Год сдачи: 2021 - Организации электронного архива в Министерстве культуры России и его подведомственных организациях (Московский Государственный Институт Культуры)
Дипломные работы, ВКР, документоведение. Язык работы: Русский. Цена: 2000 р. Год сдачи: 2023 - РОЛЬ ЦИФРОВЫХ ТЕХНОЛОГИЙ
В ПОВЫШЕНИИ ЭНЕРГОЭФФЕКТИВНОСТИ
МЕЖДУНАРОДНЫХ НЕФТЕГАЗОВЫХ КОМПАНИЙ
Диссертация , мировая экономика. Язык работы: Русский. Цена: 770 р. Год сдачи: 2023 - Отражение деятельности органов государственной власти на
официальных сайтах: правовая база, организация и содержание работы
(на примере Алтайского края)
Дипломные работы, ВКР, документоведение. Язык работы: Русский. Цена: 4700 р. Год сдачи: 2021 - ПОЛИТИЧЕСКИЕ КОММУНИКАЦИИ СУБЪЕКТОВ РФ В УСЛОВИЯХ
ЦИФРОВОГО ПРОСТРАНСТВА
Магистерская диссертация, политология. Язык работы: Русский. Цена: 5500 р. Год сдачи: 2021 - ОСОБЕННОСТИ РЕАЛИЗАЦИИ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ИННОВАЦИЙ В ГОСУДАРСТВЕННОМ УПРАВЛЕНИИ
Бакалаврская работа, управление инновациями. Язык работы: Русский. Цена: 4700 р. Год сдачи: 2020