Тема: АНАЛИЗ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ В ОРГАНИЗАЦИИ С ТЕРРИТОРИАЛЬНО-РАСПРЕДЕЛЕННОЙ СТРУКТУРОЙ (НА ПРИМЕРЕ МАУ «МУНИЦИПАЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИОННАЯ БИБЛИОТЕЧНАЯ СИСТЕМА» г.ТОМСК)

В организациях (на предприятиях, в учреждениях) процесс управления базируется на информации, которая фиксируется в документах. Поэтому на ссегодняшний день важнейшей обслуживающей функцией управления для организации является документационное обеспечение управления. Любое принятие управленческого решения в организации строится на обмене информацией в устной и письменной форме для успешного функционирования организации.
Документационное обеспечение управления или делопроизводство - это вид деятельности, благодаря которому обеспечивается документирование и организация работы с документами. Документационное обеспечение управления это важная составляющая эффективного управления организацией. Особую категорию документов организации составляют: служебные (управленческие) документы, которые определяются как
официальные документы, используемые в текущей деятельности организации [3].
Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения (фирмы, предприятия), обеспечивающие взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Документы выступают основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством исполнения, источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы [22]. Документ в управленческой деятельности выступает как предмет и результат труда.
Документационное обеспечение управления регламентируется законодательными и нормативно-методическими документами. Руководители организаций несут персональную ответственность за документационный фонд.
Тенденцией последних лет в России является укрупнение организация за счёт присоединения филиалов, создания дочерних компаний, поглощения более мелких. Получается двоякая ситуация, когда с одной стороны каждое предприятие или организация, входящие в состав подобных систем, являются вполне самостоятельными, в том числе со своим документооборотом, а с другой - необходима общая линия развития всего комплекса и единая стратегия развития [25]. В этом немаловажную роль способно сыграть организация единого документообеспечения управления.
Актуальность данного исследования обусловлена тем, что от рациональной организации документного взаимодействия предприятий с территориально-распределительной структурой, зависит быстрота выбора управленческого решения, доведение его до исполнителей, своевременный контроль за исполнением и достижение экономического эффекта в деятельности предприятия. В связи с этим возникла необходимость упорядочения документных потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, которые исполняют роль информационного обеспечения функция управления.
Надо отметить, что с появлением автоматизированной системы обработки документной информации, их практическое применение и внедрение, эффективность их использования находятся в прямо зависимости от степени упорядоченности документации, для обработки которой они предназначены.
Цель данной выпускной квалификационной работы - разработать рекомендации по оптимизации документационного обеспечения управления в организации с территориально-распределительной структурой на примере подобного учреждения в г. Томск - МАУ «Муниципальная информационная библиотечная система». Для реализации данной цели необходимо решить следующие задачи:
- изучить теоретические основы документационного обеспечения управления;
- выявить нормативно-правовые и методические документы по организации документационного обеспечения управления;
- рассмотреть структуру и функции службы ДОУ;
- провести анализ состояния документационного обеспечения управления МАУ «МИБС»;
- разработать рекомендации для оптимизации процесса документного взаимодействия МАУ «МИБС»;
Объектом данного исследования является документационное обеспечение управления в организациях с территориально-распределительной структурой МАУ «МИБС». Предмет - процесс документного взаимодействия в подобных организациях.
При написании данной работы использовались следующие методы исследования: анализ и синтез, опрос сотрудников отдела; практические методы для сбора необходимой информации (метод непосредственного наблюдения; изучение документации организации отдела МАУ «МИБС»;).
Теоретической и практической базой при написании данной работы послужили нормативно-правовые акты федерального уровня, нормативно-методические документы по делопроизводству, учебники, научные и практические статьи, а также документация «МИБС».
Структура ВКР состоит из введения, двух глав, заключения, списка литературы.

Купить

Для правильного функционирования организации необходимо управлять ее ресурсами так, чтобы не было разноплановости направлений деятельности. Главным ресурсом в организации является информация. Она окружает все вокруг, без нее не построится ни одна слаженная система. К информации могут относится сведения, которыми сотрудники организации обмениваются между собой письменной или устной формой, или иным способом (технические средства, условные сигналы и др.). Именно поэтому документам отводится важная роль в учреждении. Для того чтобы принять любое управленческое решение также необходимо воспользоваться информацией, если информация будет искажена или недостаточно грамотно изложена, это может отразиться на принятии управленческого решения, а неверное его принятие может привести к убыточности и плохому функционированию отделов учреждения между собой.
Именно поэтому отсутствие должной системы документационного обеспечения негативно сказывается на эффективности деятельности управленческого персонала и других сотрудников учреждения, поскольку их деятельность в значительной степени зависит от качества и достоверности документной информации, оперативности ее получения, четкой организации хранения и удобства использования документов. Проведённый анализ существующего порядка документирования и организации работы с документами создает основы и является предпосылкой построения эффективной системы ДОУ.Основной целью оптимизации документационного обеспечения управления в данном учреждении, как и в любой другой организации, является приведение документирования и организация работы с документами в соответствие с потребностями ее управления. Поскольку целесообразность и логика осуществления делопроизводственных функций оцениваются сточки зрения того, как они способствуют оптимизации информационного обеспечения управленческих решений, оперативности и точности их выполнения.
Однако процессы документирования, которые действуют в учреждении снижают эффективность его деловой деятельности. Критичные ошибки:
1. Нет системы электронного документооборота.
2. Недостаточная квалификация сотрудников.
3. Нет установленной системы контроля за документами.
4. Не составляются отчеты о выполненных поручениях, мероприятиях и т.д.
В результате перечисленных ошибок невозможно вести эффективную работу с документами.
Документационное обеспечение управления как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами - является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п [9]. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того, как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.


Купить