АНАЛИЗ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ В ОРГАНИЗАЦИИ С ТЕРРИТОРИАЛЬНО-РАСПРЕДЕЛЕННОЙ СТРУКТУРОЙ (НА ПРИМЕРЕ МАУ «МУНИЦИПАЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИОННАЯ БИБЛИОТЕЧНАЯ СИСТЕМА» г.ТОМСК)
|
АННОТАЦИЯ 3
Введение
1 Теоретические основы документационного обеспечения управления 2
1.1 Понятие, сущность, роль и значение документационного обеспечения 3
управления
1.2 Нормативно-правовая и методическая документации, регламентирующая 3
документационное обеспечение управления
1.3 Документное взаимодействие муниципального автономного учреждения 7
«Муниципальная информационная библиотечная система» гор. Томска (МАУ «МИБС»)
2 Структура МАУ «МИБС» 29
2.1 Анализ деятельности МАУ «МИБС» в сфере документного взаимодействия 34
2.2 Рекомендации по устранению недостатков 48
Заключение 52
Список использованной литературы 57
Введение
1 Теоретические основы документационного обеспечения управления 2
1.1 Понятие, сущность, роль и значение документационного обеспечения 3
управления
1.2 Нормативно-правовая и методическая документации, регламентирующая 3
документационное обеспечение управления
1.3 Документное взаимодействие муниципального автономного учреждения 7
«Муниципальная информационная библиотечная система» гор. Томска (МАУ «МИБС»)
2 Структура МАУ «МИБС» 29
2.1 Анализ деятельности МАУ «МИБС» в сфере документного взаимодействия 34
2.2 Рекомендации по устранению недостатков 48
Заключение 52
Список использованной литературы 57
В организациях (на предприятиях, в учреждениях) процесс управления базируется на информации, которая фиксируется в документах. Поэтому на ссегодняшний день важнейшей обслуживающей функцией управления для организации является документационное обеспечение управления. Любое принятие управленческого решения в организации строится на обмене информацией в устной и письменной форме для успешного функционирования организации.
Документационное обеспечение управления или делопроизводство - это вид деятельности, благодаря которому обеспечивается документирование и организация работы с документами. Документационное обеспечение управления это важная составляющая эффективного управления организацией. Особую категорию документов организации составляют: служебные (управленческие) документы, которые определяются как
официальные документы, используемые в текущей деятельности организации [3].
Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения (фирмы, предприятия), обеспечивающие взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Документы выступают основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством исполнения, источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы [22]. Документ в управленческой деятельности выступает как предмет и результат труда.
Документационное обеспечение управления регламентируется законодательными и нормативно-методическими документами. Руководители организаций несут персональную ответственность за документационный фонд.
Тенденцией последних лет в России является укрупнение организация за счёт присоединения филиалов, создания дочерних компаний, поглощения более мелких. Получается двоякая ситуация, когда с одной стороны каждое предприятие или организация, входящие в состав подобных систем, являются вполне самостоятельными, в том числе со своим документооборотом, а с другой - необходима общая линия развития всего комплекса и единая стратегия развития [25]. В этом немаловажную роль способно сыграть организация единого документообеспечения управления.
Актуальность данного исследования обусловлена тем, что от рациональной организации документного взаимодействия предприятий с территориально-распределительной структурой, зависит быстрота выбора управленческого решения, доведение его до исполнителей, своевременный контроль за исполнением и достижение экономического эффекта в деятельности предприятия. В связи с этим возникла необходимость упорядочения документных потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, которые исполняют роль информационного обеспечения функция управления.
Надо отметить, что с появлением автоматизированной системы обработки документной информации, их практическое применение и внедрение, эффективность их использования находятся в прямо зависимости от степени упорядоченности документации, для обработки которой они предназначены.
Цель данной выпускной квалификационной работы - разработать рекомендации по оптимизации документационного обеспечения управления в организации с территориально-распределительной структурой на примере подобного учреждения в г. Томск - МАУ «Муниципальная информационная библиотечная система». Для реализации данной цели необходимо решить следующие задачи:
- изучить теоретические основы документационного обеспечения управления;
- выявить нормативно-правовые и методические документы по организации документационного обеспечения управления;
- рассмотреть структуру и функции службы ДОУ;
- провести анализ состояния документационного обеспечения управления МАУ «МИБС»;
- разработать рекомендации для оптимизации процесса документного взаимодействия МАУ «МИБС»;
Объектом данного исследования является документационное обеспечение управления в организациях с территориально-распределительной структурой МАУ «МИБС». Предмет - процесс документного взаимодействия в подобных организациях.
При написании данной работы использовались следующие методы исследования: анализ и синтез, опрос сотрудников отдела; практические методы для сбора необходимой информации (метод непосредственного наблюдения; изучение документации организации отдела МАУ «МИБС»;).
Теоретической и практической базой при написании данной работы послужили нормативно-правовые акты федерального уровня, нормативно-методические документы по делопроизводству, учебники, научные и практические статьи, а также документация «МИБС».
Структура ВКР состоит из введения, двух глав, заключения, списка литературы.
Документационное обеспечение управления или делопроизводство - это вид деятельности, благодаря которому обеспечивается документирование и организация работы с документами. Документационное обеспечение управления это важная составляющая эффективного управления организацией. Особую категорию документов организации составляют: служебные (управленческие) документы, которые определяются как
официальные документы, используемые в текущей деятельности организации [3].
Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения (фирмы, предприятия), обеспечивающие взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Документы выступают основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством исполнения, источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы [22]. Документ в управленческой деятельности выступает как предмет и результат труда.
Документационное обеспечение управления регламентируется законодательными и нормативно-методическими документами. Руководители организаций несут персональную ответственность за документационный фонд.
Тенденцией последних лет в России является укрупнение организация за счёт присоединения филиалов, создания дочерних компаний, поглощения более мелких. Получается двоякая ситуация, когда с одной стороны каждое предприятие или организация, входящие в состав подобных систем, являются вполне самостоятельными, в том числе со своим документооборотом, а с другой - необходима общая линия развития всего комплекса и единая стратегия развития [25]. В этом немаловажную роль способно сыграть организация единого документообеспечения управления.
Актуальность данного исследования обусловлена тем, что от рациональной организации документного взаимодействия предприятий с территориально-распределительной структурой, зависит быстрота выбора управленческого решения, доведение его до исполнителей, своевременный контроль за исполнением и достижение экономического эффекта в деятельности предприятия. В связи с этим возникла необходимость упорядочения документных потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, которые исполняют роль информационного обеспечения функция управления.
Надо отметить, что с появлением автоматизированной системы обработки документной информации, их практическое применение и внедрение, эффективность их использования находятся в прямо зависимости от степени упорядоченности документации, для обработки которой они предназначены.
Цель данной выпускной квалификационной работы - разработать рекомендации по оптимизации документационного обеспечения управления в организации с территориально-распределительной структурой на примере подобного учреждения в г. Томск - МАУ «Муниципальная информационная библиотечная система». Для реализации данной цели необходимо решить следующие задачи:
- изучить теоретические основы документационного обеспечения управления;
- выявить нормативно-правовые и методические документы по организации документационного обеспечения управления;
- рассмотреть структуру и функции службы ДОУ;
- провести анализ состояния документационного обеспечения управления МАУ «МИБС»;
- разработать рекомендации для оптимизации процесса документного взаимодействия МАУ «МИБС»;
Объектом данного исследования является документационное обеспечение управления в организациях с территориально-распределительной структурой МАУ «МИБС». Предмет - процесс документного взаимодействия в подобных организациях.
При написании данной работы использовались следующие методы исследования: анализ и синтез, опрос сотрудников отдела; практические методы для сбора необходимой информации (метод непосредственного наблюдения; изучение документации организации отдела МАУ «МИБС»;).
Теоретической и практической базой при написании данной работы послужили нормативно-правовые акты федерального уровня, нормативно-методические документы по делопроизводству, учебники, научные и практические статьи, а также документация «МИБС».
Структура ВКР состоит из введения, двух глав, заключения, списка литературы.
Для правильного функционирования организации необходимо управлять ее ресурсами так, чтобы не было разноплановости направлений деятельности. Главным ресурсом в организации является информация. Она окружает все вокруг, без нее не построится ни одна слаженная система. К информации могут относится сведения, которыми сотрудники организации обмениваются между собой письменной или устной формой, или иным способом (технические средства, условные сигналы и др.). Именно поэтому документам отводится важная роль в учреждении. Для того чтобы принять любое управленческое решение также необходимо воспользоваться информацией, если информация будет искажена или недостаточно грамотно изложена, это может отразиться на принятии управленческого решения, а неверное его принятие может привести к убыточности и плохому функционированию отделов учреждения между собой.
Именно поэтому отсутствие должной системы документационного обеспечения негативно сказывается на эффективности деятельности управленческого персонала и других сотрудников учреждения, поскольку их деятельность в значительной степени зависит от качества и достоверности документной информации, оперативности ее получения, четкой организации хранения и удобства использования документов. Проведённый анализ существующего порядка документирования и организации работы с документами создает основы и является предпосылкой построения эффективной системы ДОУ.Основной целью оптимизации документационного обеспечения управления в данном учреждении, как и в любой другой организации, является приведение документирования и организация работы с документами в соответствие с потребностями ее управления. Поскольку целесообразность и логика осуществления делопроизводственных функций оцениваются сточки зрения того, как они способствуют оптимизации информационного обеспечения управленческих решений, оперативности и точности их выполнения.
Однако процессы документирования, которые действуют в учреждении снижают эффективность его деловой деятельности. Критичные ошибки:
1. Нет системы электронного документооборота.
2. Недостаточная квалификация сотрудников.
3. Нет установленной системы контроля за документами.
4. Не составляются отчеты о выполненных поручениях, мероприятиях и т.д.
В результате перечисленных ошибок невозможно вести эффективную работу с документами.
Документационное обеспечение управления как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами - является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п [9]. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того, как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.
Именно поэтому отсутствие должной системы документационного обеспечения негативно сказывается на эффективности деятельности управленческого персонала и других сотрудников учреждения, поскольку их деятельность в значительной степени зависит от качества и достоверности документной информации, оперативности ее получения, четкой организации хранения и удобства использования документов. Проведённый анализ существующего порядка документирования и организации работы с документами создает основы и является предпосылкой построения эффективной системы ДОУ.Основной целью оптимизации документационного обеспечения управления в данном учреждении, как и в любой другой организации, является приведение документирования и организация работы с документами в соответствие с потребностями ее управления. Поскольку целесообразность и логика осуществления делопроизводственных функций оцениваются сточки зрения того, как они способствуют оптимизации информационного обеспечения управленческих решений, оперативности и точности их выполнения.
Однако процессы документирования, которые действуют в учреждении снижают эффективность его деловой деятельности. Критичные ошибки:
1. Нет системы электронного документооборота.
2. Недостаточная квалификация сотрудников.
3. Нет установленной системы контроля за документами.
4. Не составляются отчеты о выполненных поручениях, мероприятиях и т.д.
В результате перечисленных ошибок невозможно вести эффективную работу с документами.
Документационное обеспечение управления как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами - является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п [9]. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того, как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.
Подобные работы
- ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРОФСОЮЗНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ В ТОМСКОЙ ОБЛАСТИ
Дипломные работы, ВКР, документоведение. Язык работы: Русский. Цена: 4750 р. Год сдачи: 2022