ПОСТАНОВКА КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОБЛАСТНОМ ГОСУДАРСТВЕННОМ КАЗЕННОМ УЧРЕЖДЕНИИ «ТОМСКОЕ УПРАВЛЕНИЕ ЛЕСАМИ» (ОГКУ «ТОМСКЛЕС»)
|
АННОТАЦИЯ 3
Введение 5
1 Организационно-нормативные условия ведения кадрового
делопроизводства в ОГКУ «Томсклес» 15
1.1 Общая характеристика ОГКУ «Томсклес» и место отдела кадрового и
документационного обеспечения в учреждении 15
1.2 Локальная нормативная база кадрового делопроизводства в ОГКУ
«Томсклес 18
1.3 Специалисты, ответственные за кадровое делопроизводство 26
2 Документационное сопровождение кадровой деятельности ОГКУ
«Томсклес» 31
2.1 Состав и порядок движения кадровых документов 31
2.2 Оперативное и архивное хранение кадровых документов 41
Заключение 46
Список использованных источников и литературы 49
Приложение А (справочное) Форма заявления приема на работу 56
Приложение Б (справочное) Подробный перечень видов деятельности ОГКУ «Томсклес» 57
Приложение В (справочное) Список лесничеств-филиалов ОГКУ «Томсклес» 61
Приложение Г (справочное) Штатное расписание головной организации ОГКУ «Томсклес» 62
Приложение Д (справочное) Часть положений раздела 2 Коллективного договора «Занятость, переобучение, условия высвобождения» 63
Приложение Е (справочное) Часть положений раздела 4 Коллективного договора «Рабочее время и время отдыха» 64
Приложение Ж (справочное) Функции отдела кадрового и
документационного обеспечения ОГКУ «Томсклес» 66
Приложение И (справочное) Классификационная схема затрат рабочего времени заместителя начальника отдела кадрового и документационного обеспечения 11.05.2018 70
Приложение К (справочное) Классификационная схема затрат рабочего времени заместителя начальника отдела кадрового и документационного обеспечения 17.05.2018 71
Приложение Л (справочное) Форма заявления на обработку персональных данных 72
Приложение М (справочное) Ящики для хранения личных дел сотрудников ОГКУ «Томсклес» 73
Приложение Н (справочное) Ящики для хранения трудовых книжек сотрудников ОГКУ «Томсклес» 74
Приложение П (справочное) Выявленные недостатки в организации документооборота и хранении кадровых документов 75
Введение 5
1 Организационно-нормативные условия ведения кадрового
делопроизводства в ОГКУ «Томсклес» 15
1.1 Общая характеристика ОГКУ «Томсклес» и место отдела кадрового и
документационного обеспечения в учреждении 15
1.2 Локальная нормативная база кадрового делопроизводства в ОГКУ
«Томсклес 18
1.3 Специалисты, ответственные за кадровое делопроизводство 26
2 Документационное сопровождение кадровой деятельности ОГКУ
«Томсклес» 31
2.1 Состав и порядок движения кадровых документов 31
2.2 Оперативное и архивное хранение кадровых документов 41
Заключение 46
Список использованных источников и литературы 49
Приложение А (справочное) Форма заявления приема на работу 56
Приложение Б (справочное) Подробный перечень видов деятельности ОГКУ «Томсклес» 57
Приложение В (справочное) Список лесничеств-филиалов ОГКУ «Томсклес» 61
Приложение Г (справочное) Штатное расписание головной организации ОГКУ «Томсклес» 62
Приложение Д (справочное) Часть положений раздела 2 Коллективного договора «Занятость, переобучение, условия высвобождения» 63
Приложение Е (справочное) Часть положений раздела 4 Коллективного договора «Рабочее время и время отдыха» 64
Приложение Ж (справочное) Функции отдела кадрового и
документационного обеспечения ОГКУ «Томсклес» 66
Приложение И (справочное) Классификационная схема затрат рабочего времени заместителя начальника отдела кадрового и документационного обеспечения 11.05.2018 70
Приложение К (справочное) Классификационная схема затрат рабочего времени заместителя начальника отдела кадрового и документационного обеспечения 17.05.2018 71
Приложение Л (справочное) Форма заявления на обработку персональных данных 72
Приложение М (справочное) Ящики для хранения личных дел сотрудников ОГКУ «Томсклес» 73
Приложение Н (справочное) Ящики для хранения трудовых книжек сотрудников ОГКУ «Томсклес» 74
Приложение П (справочное) Выявленные недостатки в организации документооборота и хранении кадровых документов 75
Для решения кадровых вопросов в организации обычно создается специальное структурное подразделение - кадровая служба. Данное подразделение может называться по-разному: управление кадров,
департамент, отдел кадров, служба персонала и т.д.
Деятельность кадровой службы является значимой и многообразной. Кадровая работа связана с сотрудниками, как с одним из важнейших факторов производственных отношений, и в обязательном порядке документируется. Качество работы кадровой службы вообще и постановка кадрового делопроизводства, в частности, представляет важность для персонала во многих аспектах, таких как: оплата труда, своевременность прочих выплат, оформление пенсионного обеспечения, установление информации о личности, а также в случае конфликта с работодателем.
Для самой организации качество постановки кадрового делопроизводства также имеет большое значение. От этого направления в работе кадровой службы зависит эффективность построения системы документационного сопровождения трудовых отношений и учета кадров в организации. Это, в свою очередь, дает возможность для анализа персонала: «текучесть», половозрастной состав, уровень подготовки и проч.
Сотрудники, ответственные за кадровое делопроизводство, предоставляют необходимую информацию в случае судебных разбирательств между
организацией и ее работниками, а также обеспечивают взаимодействие с контролирующими органами государственной власти, в том числе, с государственной инспекцией труда.
Качественная работа кадровых служб в организациях играет важную роль и для государства, поскольку позволяет соблюдать данные гражданам гарантии, осуществлять сбор подоходного налога и т.д.
В данной выпускной квалификационной работе рассматривается постановка кадрового делопроизводства в конкретной организации, в роли которой выступает областное государственное казенное учреждение «Томское управление лесами» (ОГКУ «Томсклес»). Это некоммерческая организация, созданная на основании Распоряжения Администрации Томской области от 02.02.2007 № 30-ра. Она оказывает государственные услуги, выполняет работы и исполняет государственные функции в целях обеспечения реализации предусмотренных законодательством Российской Федерации полномочий Департамента лесного хозяйства Томской области в сфере лесных отношений .
Кадровые вопросы в учреждении возложены на отдел кадрового и документационного обеспечения. Именно сотрудники этого структурного подразделения отвечают за ведение кадрового делопроизводства. Также они занимаются подбором персонала, что является весьма ответственной задачей, поскольку цель деятельности ОГКУ «Томсклес» - обеспечение рационального использования и сохранения полезных функций лесов , а для этого требуются квалифицированные и мотивированные кадры.
На кадровую работу в ОГКУ «Томсклес» накладывает определенный отпечаток то обстоятельство, что филиалы-лесничества учреждения удалены от головной организации и находятся в северных районах Томской области. Это влечет за собой как последствия правового характера (работники имеют право на льготы, например, дополнительные выплаты и дни отпуска), так и влияет на организацию движения кадровых документов, большинство из которых требует ознакомления с работниками.
Для написания выпускной квалификационной работы была использована различная учебная и исследовательская литература, которую можно разделить на две группы.
К первой группе следует отнести литературу о кадровом делопроизводстве. В учебнике Т.В. Кузнецовой раскрываются различные аспекты работы с документами в кадровой службе с момента их получения или создания до сдачи дел в архив организации, а также предоставляется справочный материал о местонахождении документов, подтверждающих стаж работы граждан, в государственных и ведомственных архивах. В учебно-практическом пособии В.И. Андреевой дается системное представление о составе управленческой документации, приводятся требования к специальным системам делопроизводства, в том числе, и по труду. В работе В.В. Галахова и И.К. Корнеева освещаются вопросы эффективной организации современного делопроизводства. Рассматриваются особенности подготовки, оформления и ведения кадровой документации, раскрываются способы и методы оптимизации документооборота, обеспечения конфиденциальности информации и повышения эффективности деятельности организации.
Особое значение для данного исследования имела вторая группа литературы, посвященная методике рационализации документационного обеспечения управления (ДОУ). В статьях Т.В. Кузнецовой и И.А. Подольской широко освящаются методы предпроектного обследования при рационализации делопроизводства , методы анализа результатов обследования организации делопроизводства , проектирование рациональной организации делопроизводства . О.А. Харусь в своей статье выявляет критерии оценки качества проектов системы документационного обеспечения управления , а также раскрывает основные принципы экспертизы проектов системы документационного обеспечения управления.
Объектом данного исследования является учреждение ОГКУ «Томсклес». Предметом исследования выступает постановка кадрового делопроизводства в ОГКУ «Томсклес».
Следует подчеркнуть, что в данном исследовании под постановкой кадрового делопроизводства понимается документирование кадровой деятельности учреждения, порядок движения кадровых документов и организация их оперативного хранения. Зачастую исследователи подходят к рассмотрению постановки кадрового делопроизводства в организации исключительно с точки зрения её соответствия установленным законодательным нормам. Это объяснятся сравнительно высокой степенью регламентированности кадровой деятельности. Ни в коей мере не умаляя этот подход, автор данной выпускной квалификационной работы избрал иной исследовательский ракурс и рассматривал постановку кадрового делопроизводства в ОГКУ «Томсклес» как постановку работы с кадровыми документами, включающую их создание, движение и оперативное хранение. Хотя кадровое делопроизводство имеет свою безусловную специфику, оно остается делопроизводством, и от качества постановки работы с кадровыми документами также зависит эффективность работы организации.
Таким образом, целью данного исследования является оценка постановки кадрового делопроизводства в ОГКУ «Томсклес».
Задачи:
1. Охарактеризовать организационные и нормативные условия ведения кадрового делопроизводства в ОГКУ «Томсклес».
2. Определить состав и порядок движения кадровых документов в ОГКУ «Томсклес».
3. Установить, как организовано оперативное и архивное хранение кадровых документов в ОГКУ «Томсклес».
Для достижения поставленной цели и задач были привлечены источники, представляющие собой нормативную базу кадрового делопроизводства на федеральном, региональном и локальном уровне.
Характеризуя федеральный уровень, следует начать с Конституции Российской Федерации как основного закона государства, имеющего
высшую юридическую силу. В ней, в частности, закреплено право российских граждан на свободный труд и отдых (ст. 37) .
Основополагающим правовым актом, регламентирующим трудовые отношения, является Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ)2. Нормы ТК РФ устанавливают набор документов кадровой службы, регламентируют порядок составления трудового договора, обозначают основы работы с персональными данными и др.
Основными федеральными законами (ФЗ), регулирующими кадровое делопроизводство, являются ФЗ «О занятости населения в РФ» , где зафиксированы обязанности работодателя при трудоустройстве и расторжении трудового договора, порядок взаимодействия со службой занятости; ФЗ «О государственной тайне» , где регулируются отношения, связанные со сведениями, относящимися к государственной тайне; ФЗ «О государственной гражданской службе РФ», в котором установлены правовые, организационные и финансово-экономические основы
государственной гражданской службы РФ ; ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», который регулирует правоотношения, связанные с реализацией гражданином права обращения в государственные органы, а также порядок рассмотрения обращений граждан ; ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» , где закреплены основы государственной политики по отношению к информации и документированию; ФЗ «О персональных данных» , содержащий информацию по работе отдела кадров с персональными данными и др.
Регулируют работу кадровой службы и некоторые Указы Президента РФ: Указ Президента РФ «Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» ; Указ Президента РФ «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» , где устанавливается перечень документов, относящихся к конфиденциальным; Указ Президента РФ «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы» ; Указ Президента РФ «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» .
Важную часть источниковой базы исследования составляют Постановления Правительства РФ: Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» ; Постановление Правительства РФ «Об утверждении Положения о Федеральной службе по труду и занятости» ; Постановление Правительства РФ «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации» ; Постановление Правительства РФ «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» и др.
Также в составе источниковой базы исследования следует выделить группу нормативных актов федеральных органов исполнительной власти (министерств и ведомств). Среди них, Постановление Минтруда РФ «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» ; Постановление Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» ; Приказ Минкомсвязи РФ «Об утверждении Административного регламента исполнения Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций государственной функции по осуществлению государственного контроля (надзора) за соответствием обработки персональных данных требованиям законодательства Российской Федерации в области персональных данных» и др.
К источниковой базе исследования относятся нормативные документы по стандартизации, раскрывающие аспекты ведения делопроизводства. Такие документы, как ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к
оформлению документов» ; ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования» ; ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» .
К региональному уровню нормативной базы кадрового делопроизводства относятся нормативные акты Томской области: Закон Томской области «О нормативных правовых актах Томской области» , Закон Томской области «О противодействии коррупции в Томской области» , Закон Томской области «О государственной гражданской службе Томской области» , Распоряжение Главы Администрации (Губернатора) Томской области от 7 апреля 2009 года № 100-р (ред. от 26.12.2016) «Об утверждении Стандарта делопроизводства в Томской области» .
Источники федерального и регионального уровня устанавливают основополагающие нормы, образуя общую правовую систему, которой не могут противоречить локальные нормативные документы.
Еще одной важной частью источниковой базы исследования можно по праву считать локальные нормативные акты ОГКУ «Томсклес», разработанные на основе действующего законодательства и практики деятельности учреждения:
1. Коллективный договор.
2. Правила внутреннего трудового распорядка.
3. Положение о персональных данных.
4. Штатное расписание.
5. Инструкция по делопроизводству.
6. Номенклатура дел документов.
7. Положение об отделе кадрового и документационного обеспечения.
8. Должностная инструкция начальника отдела кадрового и документационного обеспечения.
9. Должностная инструкция заместителя начальника отдела кадрового и документационного обеспечения.
В процессе исследования были использованы различные методы. Анализ - научный метод, который применялся для детального рассмотрения кадровых процессов. Метод изучения документов использовался для анализа форм и состава реквизитов документов. Методы наблюдения (фотография рабочего дня) и опроса (интервьюирование) были привлечены для установления маршрутов движения документов, анализа основных видов работ и оценки качества постановки работы с документами, чтобы впоследствии иметь возможность сравнения с принятыми в учреждении регламентами. Графическое моделирование использовалось для визуализации результатов анализа постановки кадрового делопроизводства.
Практическая значимость выпускной квалификационной работы заключается в возможности учета рекомендаций по рационализации постановки кадрового делопроизводства в ОГКУ «Томсклес». Также автором ВКР были разработаны формы заявлений для работников ОГКУ «Томсклес», например, форма заявления о приеме на работу .
Организационно-нормативные условия деятельности отдела
кадрового и документационного обеспечения ОГКУ «Томсклес»
1. 1 Общая характеристика ОГКУ «Томсклес» и место отдела кадрового и документационного обеспечения в учреждении
Областное государственное казенное учреждение «Томское управление лесами» (ОГКУ «Томсклес») является некоммерческой организацией, созданной в Томской области на основании Распоряжения Администрации Томской области от 02.02.2007 № 30-ра, в целях оказания государственных услуг, выполнения работ и исполнения государственных функций в целях обеспечения реализации предусмотренных законодательством Российской Федерации полномочий Департамента лесного хозяйства Томской области в области лесных отношений .
....
департамент, отдел кадров, служба персонала и т.д.
Деятельность кадровой службы является значимой и многообразной. Кадровая работа связана с сотрудниками, как с одним из важнейших факторов производственных отношений, и в обязательном порядке документируется. Качество работы кадровой службы вообще и постановка кадрового делопроизводства, в частности, представляет важность для персонала во многих аспектах, таких как: оплата труда, своевременность прочих выплат, оформление пенсионного обеспечения, установление информации о личности, а также в случае конфликта с работодателем.
Для самой организации качество постановки кадрового делопроизводства также имеет большое значение. От этого направления в работе кадровой службы зависит эффективность построения системы документационного сопровождения трудовых отношений и учета кадров в организации. Это, в свою очередь, дает возможность для анализа персонала: «текучесть», половозрастной состав, уровень подготовки и проч.
Сотрудники, ответственные за кадровое делопроизводство, предоставляют необходимую информацию в случае судебных разбирательств между
организацией и ее работниками, а также обеспечивают взаимодействие с контролирующими органами государственной власти, в том числе, с государственной инспекцией труда.
Качественная работа кадровых служб в организациях играет важную роль и для государства, поскольку позволяет соблюдать данные гражданам гарантии, осуществлять сбор подоходного налога и т.д.
В данной выпускной квалификационной работе рассматривается постановка кадрового делопроизводства в конкретной организации, в роли которой выступает областное государственное казенное учреждение «Томское управление лесами» (ОГКУ «Томсклес»). Это некоммерческая организация, созданная на основании Распоряжения Администрации Томской области от 02.02.2007 № 30-ра. Она оказывает государственные услуги, выполняет работы и исполняет государственные функции в целях обеспечения реализации предусмотренных законодательством Российской Федерации полномочий Департамента лесного хозяйства Томской области в сфере лесных отношений .
Кадровые вопросы в учреждении возложены на отдел кадрового и документационного обеспечения. Именно сотрудники этого структурного подразделения отвечают за ведение кадрового делопроизводства. Также они занимаются подбором персонала, что является весьма ответственной задачей, поскольку цель деятельности ОГКУ «Томсклес» - обеспечение рационального использования и сохранения полезных функций лесов , а для этого требуются квалифицированные и мотивированные кадры.
На кадровую работу в ОГКУ «Томсклес» накладывает определенный отпечаток то обстоятельство, что филиалы-лесничества учреждения удалены от головной организации и находятся в северных районах Томской области. Это влечет за собой как последствия правового характера (работники имеют право на льготы, например, дополнительные выплаты и дни отпуска), так и влияет на организацию движения кадровых документов, большинство из которых требует ознакомления с работниками.
Для написания выпускной квалификационной работы была использована различная учебная и исследовательская литература, которую можно разделить на две группы.
К первой группе следует отнести литературу о кадровом делопроизводстве. В учебнике Т.В. Кузнецовой раскрываются различные аспекты работы с документами в кадровой службе с момента их получения или создания до сдачи дел в архив организации, а также предоставляется справочный материал о местонахождении документов, подтверждающих стаж работы граждан, в государственных и ведомственных архивах. В учебно-практическом пособии В.И. Андреевой дается системное представление о составе управленческой документации, приводятся требования к специальным системам делопроизводства, в том числе, и по труду. В работе В.В. Галахова и И.К. Корнеева освещаются вопросы эффективной организации современного делопроизводства. Рассматриваются особенности подготовки, оформления и ведения кадровой документации, раскрываются способы и методы оптимизации документооборота, обеспечения конфиденциальности информации и повышения эффективности деятельности организации.
Особое значение для данного исследования имела вторая группа литературы, посвященная методике рационализации документационного обеспечения управления (ДОУ). В статьях Т.В. Кузнецовой и И.А. Подольской широко освящаются методы предпроектного обследования при рационализации делопроизводства , методы анализа результатов обследования организации делопроизводства , проектирование рациональной организации делопроизводства . О.А. Харусь в своей статье выявляет критерии оценки качества проектов системы документационного обеспечения управления , а также раскрывает основные принципы экспертизы проектов системы документационного обеспечения управления.
Объектом данного исследования является учреждение ОГКУ «Томсклес». Предметом исследования выступает постановка кадрового делопроизводства в ОГКУ «Томсклес».
Следует подчеркнуть, что в данном исследовании под постановкой кадрового делопроизводства понимается документирование кадровой деятельности учреждения, порядок движения кадровых документов и организация их оперативного хранения. Зачастую исследователи подходят к рассмотрению постановки кадрового делопроизводства в организации исключительно с точки зрения её соответствия установленным законодательным нормам. Это объяснятся сравнительно высокой степенью регламентированности кадровой деятельности. Ни в коей мере не умаляя этот подход, автор данной выпускной квалификационной работы избрал иной исследовательский ракурс и рассматривал постановку кадрового делопроизводства в ОГКУ «Томсклес» как постановку работы с кадровыми документами, включающую их создание, движение и оперативное хранение. Хотя кадровое делопроизводство имеет свою безусловную специфику, оно остается делопроизводством, и от качества постановки работы с кадровыми документами также зависит эффективность работы организации.
Таким образом, целью данного исследования является оценка постановки кадрового делопроизводства в ОГКУ «Томсклес».
Задачи:
1. Охарактеризовать организационные и нормативные условия ведения кадрового делопроизводства в ОГКУ «Томсклес».
2. Определить состав и порядок движения кадровых документов в ОГКУ «Томсклес».
3. Установить, как организовано оперативное и архивное хранение кадровых документов в ОГКУ «Томсклес».
Для достижения поставленной цели и задач были привлечены источники, представляющие собой нормативную базу кадрового делопроизводства на федеральном, региональном и локальном уровне.
Характеризуя федеральный уровень, следует начать с Конституции Российской Федерации как основного закона государства, имеющего
высшую юридическую силу. В ней, в частности, закреплено право российских граждан на свободный труд и отдых (ст. 37) .
Основополагающим правовым актом, регламентирующим трудовые отношения, является Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ)2. Нормы ТК РФ устанавливают набор документов кадровой службы, регламентируют порядок составления трудового договора, обозначают основы работы с персональными данными и др.
Основными федеральными законами (ФЗ), регулирующими кадровое делопроизводство, являются ФЗ «О занятости населения в РФ» , где зафиксированы обязанности работодателя при трудоустройстве и расторжении трудового договора, порядок взаимодействия со службой занятости; ФЗ «О государственной тайне» , где регулируются отношения, связанные со сведениями, относящимися к государственной тайне; ФЗ «О государственной гражданской службе РФ», в котором установлены правовые, организационные и финансово-экономические основы
государственной гражданской службы РФ ; ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», который регулирует правоотношения, связанные с реализацией гражданином права обращения в государственные органы, а также порядок рассмотрения обращений граждан ; ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» , где закреплены основы государственной политики по отношению к информации и документированию; ФЗ «О персональных данных» , содержащий информацию по работе отдела кадров с персональными данными и др.
Регулируют работу кадровой службы и некоторые Указы Президента РФ: Указ Президента РФ «Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» ; Указ Президента РФ «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» , где устанавливается перечень документов, относящихся к конфиденциальным; Указ Президента РФ «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы» ; Указ Президента РФ «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» .
Важную часть источниковой базы исследования составляют Постановления Правительства РФ: Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» ; Постановление Правительства РФ «Об утверждении Положения о Федеральной службе по труду и занятости» ; Постановление Правительства РФ «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации» ; Постановление Правительства РФ «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» и др.
Также в составе источниковой базы исследования следует выделить группу нормативных актов федеральных органов исполнительной власти (министерств и ведомств). Среди них, Постановление Минтруда РФ «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» ; Постановление Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» ; Приказ Минкомсвязи РФ «Об утверждении Административного регламента исполнения Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций государственной функции по осуществлению государственного контроля (надзора) за соответствием обработки персональных данных требованиям законодательства Российской Федерации в области персональных данных» и др.
К источниковой базе исследования относятся нормативные документы по стандартизации, раскрывающие аспекты ведения делопроизводства. Такие документы, как ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к
оформлению документов» ; ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования» ; ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» .
К региональному уровню нормативной базы кадрового делопроизводства относятся нормативные акты Томской области: Закон Томской области «О нормативных правовых актах Томской области» , Закон Томской области «О противодействии коррупции в Томской области» , Закон Томской области «О государственной гражданской службе Томской области» , Распоряжение Главы Администрации (Губернатора) Томской области от 7 апреля 2009 года № 100-р (ред. от 26.12.2016) «Об утверждении Стандарта делопроизводства в Томской области» .
Источники федерального и регионального уровня устанавливают основополагающие нормы, образуя общую правовую систему, которой не могут противоречить локальные нормативные документы.
Еще одной важной частью источниковой базы исследования можно по праву считать локальные нормативные акты ОГКУ «Томсклес», разработанные на основе действующего законодательства и практики деятельности учреждения:
1. Коллективный договор.
2. Правила внутреннего трудового распорядка.
3. Положение о персональных данных.
4. Штатное расписание.
5. Инструкция по делопроизводству.
6. Номенклатура дел документов.
7. Положение об отделе кадрового и документационного обеспечения.
8. Должностная инструкция начальника отдела кадрового и документационного обеспечения.
9. Должностная инструкция заместителя начальника отдела кадрового и документационного обеспечения.
В процессе исследования были использованы различные методы. Анализ - научный метод, который применялся для детального рассмотрения кадровых процессов. Метод изучения документов использовался для анализа форм и состава реквизитов документов. Методы наблюдения (фотография рабочего дня) и опроса (интервьюирование) были привлечены для установления маршрутов движения документов, анализа основных видов работ и оценки качества постановки работы с документами, чтобы впоследствии иметь возможность сравнения с принятыми в учреждении регламентами. Графическое моделирование использовалось для визуализации результатов анализа постановки кадрового делопроизводства.
Практическая значимость выпускной квалификационной работы заключается в возможности учета рекомендаций по рационализации постановки кадрового делопроизводства в ОГКУ «Томсклес». Также автором ВКР были разработаны формы заявлений для работников ОГКУ «Томсклес», например, форма заявления о приеме на работу .
Организационно-нормативные условия деятельности отдела
кадрового и документационного обеспечения ОГКУ «Томсклес»
1. 1 Общая характеристика ОГКУ «Томсклес» и место отдела кадрового и документационного обеспечения в учреждении
Областное государственное казенное учреждение «Томское управление лесами» (ОГКУ «Томсклес») является некоммерческой организацией, созданной в Томской области на основании Распоряжения Администрации Томской области от 02.02.2007 № 30-ра, в целях оказания государственных услуг, выполнения работ и исполнения государственных функций в целях обеспечения реализации предусмотренных законодательством Российской Федерации полномочий Департамента лесного хозяйства Томской области в области лесных отношений .
....
В результате исследования было выявлено, что за ведение кадрового делопроизводства в ОГКУ «Томсклес» отвечают два сотрудника отдела кадрового и документационного обеспечения: начальник отдела кадрового и документационного обеспечения и заместитель начальника отдела кадрового и документационного обеспечения.
Сотрудники данного отдела руководствуется в своей деятельности локальной нормативной базой, регламентирующей ведение кадрового делопроизводства в учреждении. Она не вступает в противоречие с вышестоящими нормативными актами федерального и регионального уровня и является достаточной для постановки работы с кадровыми документами. Единственной рекомендацией относительно ЛНА в ОГКУ «Томсклес» является их актуализация, поскольку некоторые локальные нормативные акты были изданы более 5 лет назад.
Сотрудники, ведущее кадровое делопроизводство, выполняют должностные обязанности согласно своим должностным инструкциям. Проведение фотографий рабочих дней показало, что должностные обязанности заместителя начальника отдела, зафиксированные в должностной инструкции это сотрудника, совпадают с перечнем работ, реально выполняемым в рабочее время. Общее количество сотрудников, ведущих кадровое делопроизводство, является достаточным для учреждения с таким количеством работников.
В организации документационного сопровождения кадровой деятельности ОГКУ «Томсклес» были выявлены и положительные стороны, и недостатки.
Сотрудниками используются унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата от 2004 года, также применяются формы организационно-распорядительных документов, которые отвечают рекомендательным требованиям ГОСТа Р 6.30-2003. Однако было выявлено, что отсутствуют формы заявлений работников. Поэтому автором ВКР были разработаны соответствующие формы документов, с целью облегчить работу сотрудников, ответственных за кадровое делопроизводство.
Было выявлено, что, учет и регистрация документов ведутся в бумажном виде, за исключением, лишь некоторых видов документов: справок, больничных листков, которые регистрируются в СЭД «Корд» в приемной директора документоведом I категории.
Рассмотрена автоматизированная программа, в которой работают сотрудники, ведущее кадровое делопроизводство, - «1С: Зарплата и кадры государственных учреждений 8». Несмотря на внушительный функционал данной программы, был выявлен один, но серьезный недостаток: данные сотрудников из прежней версии не были перенесены в новую версию программы, в связи с чем, сотрудники, ответственные за кадровое делопроизводство, вынуждены при необходимости использовать и прежнюю версию в процессе своей работы.
Путем графического моделирования составлена маршрутная схема движения приказа о приеме на работу. Выявлено, что единственным недостатком маршрута можно считать возвратные движения (в случае отправки проекта документа на доработку), но такое в учреждении происходит крайне редко.
На движении кадровых документов в учреждении сказывается удаленность головной организации от лесничеств. Особенно это касается документационного сопровождения процедуры увольнения. В соответствии со ст. 62 ТК РФ при прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день увольнения. В ОГКУ «Томсклес» сложилась следующая практика: если увольняющийся работник не может приехать из лесничества, то он пишет заявление, где дает свое согласие на отправку трудовой книжки посредством Почты России. Однако этот компромиссный вариант все равно приводит к нарушению в ведении кадрового делопроизводства, поскольку личная карточка работника (Т -2) остается неподписанной. Следует констатировать, что трудовая инспекция ни разу не проверяла ОГКУ «Томсклес», но можно предположить, если проверка состоится, то, скорее всего, будут предъявлены претензии к организации кадровой деятельности.
В процессе анализа организации оперативного и архивного хранения документов было обнаружено, что личная карточка (Т-2) хранится в личном деле, что вступает в противоречие с законодательством и локальным нормативным актом организации . Однако в остальном организация оперативного и архивного хранения кадровых документов в учреждении соответствует установленным нормам.
Сотрудники данного отдела руководствуется в своей деятельности локальной нормативной базой, регламентирующей ведение кадрового делопроизводства в учреждении. Она не вступает в противоречие с вышестоящими нормативными актами федерального и регионального уровня и является достаточной для постановки работы с кадровыми документами. Единственной рекомендацией относительно ЛНА в ОГКУ «Томсклес» является их актуализация, поскольку некоторые локальные нормативные акты были изданы более 5 лет назад.
Сотрудники, ведущее кадровое делопроизводство, выполняют должностные обязанности согласно своим должностным инструкциям. Проведение фотографий рабочих дней показало, что должностные обязанности заместителя начальника отдела, зафиксированные в должностной инструкции это сотрудника, совпадают с перечнем работ, реально выполняемым в рабочее время. Общее количество сотрудников, ведущих кадровое делопроизводство, является достаточным для учреждения с таким количеством работников.
В организации документационного сопровождения кадровой деятельности ОГКУ «Томсклес» были выявлены и положительные стороны, и недостатки.
Сотрудниками используются унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата от 2004 года, также применяются формы организационно-распорядительных документов, которые отвечают рекомендательным требованиям ГОСТа Р 6.30-2003. Однако было выявлено, что отсутствуют формы заявлений работников. Поэтому автором ВКР были разработаны соответствующие формы документов, с целью облегчить работу сотрудников, ответственных за кадровое делопроизводство.
Было выявлено, что, учет и регистрация документов ведутся в бумажном виде, за исключением, лишь некоторых видов документов: справок, больничных листков, которые регистрируются в СЭД «Корд» в приемной директора документоведом I категории.
Рассмотрена автоматизированная программа, в которой работают сотрудники, ведущее кадровое делопроизводство, - «1С: Зарплата и кадры государственных учреждений 8». Несмотря на внушительный функционал данной программы, был выявлен один, но серьезный недостаток: данные сотрудников из прежней версии не были перенесены в новую версию программы, в связи с чем, сотрудники, ответственные за кадровое делопроизводство, вынуждены при необходимости использовать и прежнюю версию в процессе своей работы.
Путем графического моделирования составлена маршрутная схема движения приказа о приеме на работу. Выявлено, что единственным недостатком маршрута можно считать возвратные движения (в случае отправки проекта документа на доработку), но такое в учреждении происходит крайне редко.
На движении кадровых документов в учреждении сказывается удаленность головной организации от лесничеств. Особенно это касается документационного сопровождения процедуры увольнения. В соответствии со ст. 62 ТК РФ при прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день увольнения. В ОГКУ «Томсклес» сложилась следующая практика: если увольняющийся работник не может приехать из лесничества, то он пишет заявление, где дает свое согласие на отправку трудовой книжки посредством Почты России. Однако этот компромиссный вариант все равно приводит к нарушению в ведении кадрового делопроизводства, поскольку личная карточка работника (Т -2) остается неподписанной. Следует констатировать, что трудовая инспекция ни разу не проверяла ОГКУ «Томсклес», но можно предположить, если проверка состоится, то, скорее всего, будут предъявлены претензии к организации кадровой деятельности.
В процессе анализа организации оперативного и архивного хранения документов было обнаружено, что личная карточка (Т-2) хранится в личном деле, что вступает в противоречие с законодательством и локальным нормативным актом организации . Однако в остальном организация оперативного и архивного хранения кадровых документов в учреждении соответствует установленным нормам.
