ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ОБЩЕСТВЕ С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ГАЗПРОМ ГАЗОРАСПРЕДЕЛЕНИЕ ТОМСК»
|
АННОТАЦИЯ 3
ВВЕДЕНИЕ 3
1 Характеристика отдела документационного обеспечения управления Общества с ограниченной ответственностью «Газпром газораспределение Томск» 10
1.1 Структура, функции и задачи отдела документационного обеспечения 10
1.2 Нормативно-правовая и методическая база отдела документационного
обеспечения управления 15
2 Организация работы с документами в Обществе с ограниченной
ответственностью «Газпром газораспределение Томск» 35
2.1 Экспедиционная обработка и регистрация документов 35
2.2 Контроль исполнения документов 40
2.3 Отправка документов 43
3 Организация архивного хранения документов в Обществе с ограниченной
ответственностью «Газпром газораспределение Томск» 48
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 56
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 60
ПРИЛОЖЕНИЕ А Рабочее место сотрудников отдела документационного обеспечения управления Общества с ограниченной ответственностью «Газпром газораспределение Томск» 70
ПРИЛОЖЕНИЕ Б Рабочее место архивариуса в архиве Общества с ограниченной ответственностью «Газпром газораспределение Томск» 71
ПРИЛОЖЕНИЕ В Система электронного документооборота в Обществе с ограниченной ответственностью «Газпром газораспределение Томск» 72
ПРИЛОЖЕНИЕ Г Архив Общества с ограниченной ответственностью «Газпром газораспределение Томск» 73
ПРИЛОЖЕНИЕ Д Архивный переплётный станок в архиве Общества с ограниченной ответственностью «Газпром газораспределение Томск» 76
ПРИЛОЖЕНИЕ Е Форма протокола заседание экспертной комиссии Общества с ограниченной ответственностью «Газпром газораспределение Томск» 77
ПРИЛОЖЕНИЕ Ж Форма приказа об утверждении плана работы экспертной комиссии Общества с ограниченной ответственностью «Газпром газораспределение Томск» 79
ПРИЛОЖЕНИЕ И Форма сводной номенклатуры дел Общества с ограниченной ответственностью «Газпром газораспределение Томск» 80
ПРИЛОЖЕНИЕ К Форма номенклатуры дел структурного подразделения Общества с ограниченной ответственностью «Газпром газораспределение Томск» 84
ПРИЛОЖЕНИЕ Л Форма сводной описи дел постоянного хранения Общества с ограниченной ответственностью «Газпром газораспределение Томск» 86
ПРИЛОЖЕНИЕ М Форма листа-заверителя дела Общества с ограниченной ответственностью «Газпром газораспределение Томск» 87
ПРИЛОЖЕНИЕ Н Форма внутренней описи документов дела Общества с ограниченной ответственностью «Газпром газораспределение Томск» 88
ПРИЛОЖЕНИЕ П Форма обложки дела Общества с ограниченной ответственностью «Газпром газораспределение Томск» 89
ПРИЛОЖЕНИЕ Р Форма акта приёма-передачи дел Общества с ограниченной ответственностью «Газпром газораспределение Томск» 90
ПРИЛОЖЕНИЕ С Форма акта об изъятии (выемке) оригиналов документов Общества с ограниченной ответственностью «Газпром газораспределение Томск» 92
ПРИЛОЖЕНИЕ Т Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению Общества с ограниченной ответственностью «Газпром газораспределение Томск» 93
ВВЕДЕНИЕ 3
1 Характеристика отдела документационного обеспечения управления Общества с ограниченной ответственностью «Газпром газораспределение Томск» 10
1.1 Структура, функции и задачи отдела документационного обеспечения 10
1.2 Нормативно-правовая и методическая база отдела документационного
обеспечения управления 15
2 Организация работы с документами в Обществе с ограниченной
ответственностью «Газпром газораспределение Томск» 35
2.1 Экспедиционная обработка и регистрация документов 35
2.2 Контроль исполнения документов 40
2.3 Отправка документов 43
3 Организация архивного хранения документов в Обществе с ограниченной
ответственностью «Газпром газораспределение Томск» 48
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 56
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 60
ПРИЛОЖЕНИЕ А Рабочее место сотрудников отдела документационного обеспечения управления Общества с ограниченной ответственностью «Газпром газораспределение Томск» 70
ПРИЛОЖЕНИЕ Б Рабочее место архивариуса в архиве Общества с ограниченной ответственностью «Газпром газораспределение Томск» 71
ПРИЛОЖЕНИЕ В Система электронного документооборота в Обществе с ограниченной ответственностью «Газпром газораспределение Томск» 72
ПРИЛОЖЕНИЕ Г Архив Общества с ограниченной ответственностью «Газпром газораспределение Томск» 73
ПРИЛОЖЕНИЕ Д Архивный переплётный станок в архиве Общества с ограниченной ответственностью «Газпром газораспределение Томск» 76
ПРИЛОЖЕНИЕ Е Форма протокола заседание экспертной комиссии Общества с ограниченной ответственностью «Газпром газораспределение Томск» 77
ПРИЛОЖЕНИЕ Ж Форма приказа об утверждении плана работы экспертной комиссии Общества с ограниченной ответственностью «Газпром газораспределение Томск» 79
ПРИЛОЖЕНИЕ И Форма сводной номенклатуры дел Общества с ограниченной ответственностью «Газпром газораспределение Томск» 80
ПРИЛОЖЕНИЕ К Форма номенклатуры дел структурного подразделения Общества с ограниченной ответственностью «Газпром газораспределение Томск» 84
ПРИЛОЖЕНИЕ Л Форма сводной описи дел постоянного хранения Общества с ограниченной ответственностью «Газпром газораспределение Томск» 86
ПРИЛОЖЕНИЕ М Форма листа-заверителя дела Общества с ограниченной ответственностью «Газпром газораспределение Томск» 87
ПРИЛОЖЕНИЕ Н Форма внутренней описи документов дела Общества с ограниченной ответственностью «Газпром газораспределение Томск» 88
ПРИЛОЖЕНИЕ П Форма обложки дела Общества с ограниченной ответственностью «Газпром газораспределение Томск» 89
ПРИЛОЖЕНИЕ Р Форма акта приёма-передачи дел Общества с ограниченной ответственностью «Газпром газораспределение Томск» 90
ПРИЛОЖЕНИЕ С Форма акта об изъятии (выемке) оригиналов документов Общества с ограниченной ответственностью «Газпром газораспределение Томск» 92
ПРИЛОЖЕНИЕ Т Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению Общества с ограниченной ответственностью «Газпром газораспределение Томск» 93
Эффективный документооборот является одним из инструментов управления организацией, который повышает её конкурентоспособность. Это объясняется высокой значимостью документированной информации, которая лежит в основе управленческих решений каждой организации, независимо от сферы деятельности и организационно-правовой формы. От того, насколько правильно организована работа с документами, зависит скорость и оптимальность выбора решения, доведение его до исполнителя, своевременный контроль за исполнением и, как следствие, достижение экономического эффекта в деятельности организации. В условиях рыночной экономики, конкуренции и самостоятельности предприятий эти аспекты приобретают особую значимость, поэтому организация документооборота считается одной из важнейших функций управления в коммерческой компании.
Улучшение системы работы с документами позволяет ускорить обмен информацией как на этапе создания и оформления документов, так и в процессе реализации управленческих решений, что в результате способствует снижению затрат времени, труда и материальных ресурсов.
В коммерческих организациях всё ещё существуют проблемы, поскольку большая часть нормативно-правовых документов ориентированы на государственные структуры. Коммерческие организации должны самостоятельно разрабатывать локальные нормативные акты в системе документационного обеспечения управления на основании
общегосударственных норм. Также стоит отметить, что на практике руководителям коммерческих организаций не всегда удаётся выстроить систему работы с документами, которая функционировала бы быстро и бесперебойно, поскольку некоторые сотрудники не обладают необходимыми знаниями и навыками в этой области, что приводит к ошибкам в работе с документами. Возникают и проблемы при работе с конфиденциальными документами, требующие обеспечение безопасности данных, так как не все 3
коммерческие организации имеют достаточные меры защиты от утечки или взлома информации.
В исследовании охарактеризована работа с документами в Обществе с ограниченной ответственностью «Газпром газораспределение Томск», где годовой объём документов составляет более 50 000. В организации создан отдел документационного обеспечения управления, который состоит из 4 человек, а основной задачей является обеспечение организации делопроизводства в Обществе. Организация характеризуется значительным объёмом документов, что требует от сотрудников профессиональной работы.
Для тщательного исследования темы была изучена и проанализирована научная литература, которую можно разделить на несколько групп. В первую группу относятся работы, в которых авторы рассматривают законодательную базу, регулирующую работу с документами. Во вторую группу вошли работы, которые помогли определить юридические формы коммерческих организаций. К третьей группе литературы относятся исследования, отражающие работу с документами в коммерческих организациях. В четвертую группы вошли работы, которые посвящены исследованию проблем, возникающие при работе с документами в современных организациях.
Организация работы с документами в коммерческих организациях неоднократно привлекала внимание исследователей. Достаточно большое количество работ посвящено законодательной базе, регулирующей деятельность документационного обеспечения управления. В числе прочих можно выделить статьи М.А. Зерщиковой и А.А. Калитвенцевой1, М.Ф. Ерёминой , А.В. Горяевой . В своих работах авторы собрали, перечислили и описали актуальные законодательные акты Российской Федерации по делопроизводству и архивному хранению. Данные работы оказались ценны для темы, так как подчеркнули степень важности законодательного регулирования работы с документами в коммерческих компаниях.
Среди авторов, интересовавшихся организационно-правовой основой коммерческих структур, можно выделить следующих: А.А. Гришина, в своей работе «Современные организационно-правовые формы функционирования бизнеса в России: оценка их преимуществ и недостатков»1 автор обозначает признаки организационно-правовых форм коммерческих предприятий, называет их основные отличия друг от друга, выделяет их преимущества и недостатки. К.Д. Захарова в статье «Проблемы создания системы документационного обеспечения управления в коммерческой организации» анализирует основные проблемы, возникающие в коммерческих предприятиях с созданием ДОУ, а также предлагает варианты решения этих проблем.
Наиболее полно тема работы с документами в коммерческих организациях рассмотрена исследователями Е.П. Чубовой, С.М. Тевосян «Особенности организации корпоративного делопроизводства» , в своей работе авторы рассматривают основные принципы построения делопроизводства в крупных коммерческих компаниях, дают классификацию основных документов обществ с ограниченной ответственностью и акционерных обществ, а также объясняют их значение в управлении организацией. Труды К.Д. Захаровой «Особенности документирования деятельности коммерческой организации» и В.С. Баландиной «Документационное обеспечение управления деятельности как важный фактор эффективного предприятия»1 указывают на эффективность организации рационального документооборота. Благодаря данным работам удалось узнать, какие документы чаще всего функционируют в коммерческих структурах.
Ещё один важный вопрос был поднят Н.Н. Павкиной в статье «Организация документооборота в современных учреждениях» - ключевые проблемы, которые возникают в процессе организации документооборота в учреждениях. Автор не только делает акцент на проблемах, но также предлагает варианты их решений.
Проанализировав литературу, можно сказать, что тема хорошо изучена. На основе данных работ можно сформировать представление о сфере документационного обеспечения управления в организациях. Тем не менее, стоит отметить, что работы, посвященные законодательной базе, написаны достаточно давно, поэтому нормативные акты, указанные в них, могли потерять свою актуальность.
Цель исследования - на основе комплексного обследования выявить достоинства и недостатки в организации работы с документами в Обществе с ограниченной ответственностью «Газпром газораспределение Томск» и предложить варианты по её усовершенствованию.
Для достижения цели были поставлены следующие задачи:
- определить и охарактеризовать нормативно-правовую базу, регулирующую работу с документами в Обществе с ограниченной ответственностью «Газпром газораспределение Томск» с точки зрения соответствия действующим нормативно-правовым актам разных уровней;
- выявить состав документации в Обществе с ограниченной ответственностью «Газпром газораспределение Томск»;
- охарактеризовать организацию документооборота в Обществе с ограниченной ответственностью «Газпром газораспределение Томск» на предмет соответствия лучшим практикам организации документационного обеспечения управления;
- предложить варианты мер по усовершенствованию работы с документами.
Объект исследования - Общество с ограниченной ответственностью «Газпром газораспределение Томск».
Предмет исследования - организация документооборота в Обществе с ограниченной ответственностью «Газпром газораспределение Томск».
Для выполнения задач были использованы такие методы научного исследования как:
- анализ нормативно-правовой базы федерального и локального уровней, а также процессов обработки документов, который позволил сделать вывод о том, насколько и в каких местах деятельность работы с документами регламентирована;
- включённое наблюдение помогло описать реальную деятельность сотрудников по выполнению конкретных операций;
- полу-структурированное интервью позволило получить необходимую информацию от сотрудников отдела документационного обеспечения управления напрямую;
- описательная статистика использовалась для количественной обработки входящей, исходящей, внутренней документации Общества за 2021-2023 гг., также метод позволил зафиксировать максимум и минимум документов для оценки наиболее и наименее напряженных периодов с точки зрения обрабатываемых документов;
- индуктивное обобщение использовалось при отсутствии конкретных представлений проблем в организации, позволил подтвердить и опровергнуть гипотетические предположения о достоинствах и недостатках в работе с документами в отделе документационного обеспечения управления;
- путем дедуктивного обобщения была сформирована нормативно-правовая база отдела документационного обеспечения управления, исходя из общего представления, а также метод позволил собрать теоретическую и практическую информацию воедино и подвести итог проделанной работе.
Важное значение при изучении темы имели такие источники как: законодательная база, официальный сайт ООО «Газпром газораспределение Томск», а также нормативные документы, которыми руководствуются сотрудники Общества. К законодательной базе относятся: Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ1, который определяет, какие документы являются обязательными для обществ с ограниченной ответственностью, а также регламентирует условиях их хранения и расположения. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149- ФЗ определяет правила документирования информации в электронной форме.
Такой стандарт как ГОСТ Р 7.0.97-2016. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» содержит в себе 30 реквизитов, которые являются составной частью любого документа, их следует располагать на специально отведённом месте. Несмотря на то, что ГОСТ носит рекомендательный характер, при составлении своего нормативного локального акта по делопроизводству, ООО «Газпром газораспределение» опирался на данный ГОСТ, тем самым придав ему законность нормативного акта.
Организационно-правовые документы организации, такие как Устав1 и Инструкция по делопроизводству , помогли проанализировать качество работы сотрудников.
Официальный сайт ООО «Газпром газораспределение Томск» помог охарактеризовать организацию в целом: описать её деятельность,
местоположение, структуру, историю, а также ознакомиться с Уставом Общества.
Подробно характеристика нормативной базы федерального и локального уровней рассмотрена во втором разделе первой главы.
Работа состоит из введения, трёх глав, заключения, списка использованных источников и литературы и приложений.
Улучшение системы работы с документами позволяет ускорить обмен информацией как на этапе создания и оформления документов, так и в процессе реализации управленческих решений, что в результате способствует снижению затрат времени, труда и материальных ресурсов.
В коммерческих организациях всё ещё существуют проблемы, поскольку большая часть нормативно-правовых документов ориентированы на государственные структуры. Коммерческие организации должны самостоятельно разрабатывать локальные нормативные акты в системе документационного обеспечения управления на основании
общегосударственных норм. Также стоит отметить, что на практике руководителям коммерческих организаций не всегда удаётся выстроить систему работы с документами, которая функционировала бы быстро и бесперебойно, поскольку некоторые сотрудники не обладают необходимыми знаниями и навыками в этой области, что приводит к ошибкам в работе с документами. Возникают и проблемы при работе с конфиденциальными документами, требующие обеспечение безопасности данных, так как не все 3
коммерческие организации имеют достаточные меры защиты от утечки или взлома информации.
В исследовании охарактеризована работа с документами в Обществе с ограниченной ответственностью «Газпром газораспределение Томск», где годовой объём документов составляет более 50 000. В организации создан отдел документационного обеспечения управления, который состоит из 4 человек, а основной задачей является обеспечение организации делопроизводства в Обществе. Организация характеризуется значительным объёмом документов, что требует от сотрудников профессиональной работы.
Для тщательного исследования темы была изучена и проанализирована научная литература, которую можно разделить на несколько групп. В первую группу относятся работы, в которых авторы рассматривают законодательную базу, регулирующую работу с документами. Во вторую группу вошли работы, которые помогли определить юридические формы коммерческих организаций. К третьей группе литературы относятся исследования, отражающие работу с документами в коммерческих организациях. В четвертую группы вошли работы, которые посвящены исследованию проблем, возникающие при работе с документами в современных организациях.
Организация работы с документами в коммерческих организациях неоднократно привлекала внимание исследователей. Достаточно большое количество работ посвящено законодательной базе, регулирующей деятельность документационного обеспечения управления. В числе прочих можно выделить статьи М.А. Зерщиковой и А.А. Калитвенцевой1, М.Ф. Ерёминой , А.В. Горяевой . В своих работах авторы собрали, перечислили и описали актуальные законодательные акты Российской Федерации по делопроизводству и архивному хранению. Данные работы оказались ценны для темы, так как подчеркнули степень важности законодательного регулирования работы с документами в коммерческих компаниях.
Среди авторов, интересовавшихся организационно-правовой основой коммерческих структур, можно выделить следующих: А.А. Гришина, в своей работе «Современные организационно-правовые формы функционирования бизнеса в России: оценка их преимуществ и недостатков»1 автор обозначает признаки организационно-правовых форм коммерческих предприятий, называет их основные отличия друг от друга, выделяет их преимущества и недостатки. К.Д. Захарова в статье «Проблемы создания системы документационного обеспечения управления в коммерческой организации» анализирует основные проблемы, возникающие в коммерческих предприятиях с созданием ДОУ, а также предлагает варианты решения этих проблем.
Наиболее полно тема работы с документами в коммерческих организациях рассмотрена исследователями Е.П. Чубовой, С.М. Тевосян «Особенности организации корпоративного делопроизводства» , в своей работе авторы рассматривают основные принципы построения делопроизводства в крупных коммерческих компаниях, дают классификацию основных документов обществ с ограниченной ответственностью и акционерных обществ, а также объясняют их значение в управлении организацией. Труды К.Д. Захаровой «Особенности документирования деятельности коммерческой организации» и В.С. Баландиной «Документационное обеспечение управления деятельности как важный фактор эффективного предприятия»1 указывают на эффективность организации рационального документооборота. Благодаря данным работам удалось узнать, какие документы чаще всего функционируют в коммерческих структурах.
Ещё один важный вопрос был поднят Н.Н. Павкиной в статье «Организация документооборота в современных учреждениях» - ключевые проблемы, которые возникают в процессе организации документооборота в учреждениях. Автор не только делает акцент на проблемах, но также предлагает варианты их решений.
Проанализировав литературу, можно сказать, что тема хорошо изучена. На основе данных работ можно сформировать представление о сфере документационного обеспечения управления в организациях. Тем не менее, стоит отметить, что работы, посвященные законодательной базе, написаны достаточно давно, поэтому нормативные акты, указанные в них, могли потерять свою актуальность.
Цель исследования - на основе комплексного обследования выявить достоинства и недостатки в организации работы с документами в Обществе с ограниченной ответственностью «Газпром газораспределение Томск» и предложить варианты по её усовершенствованию.
Для достижения цели были поставлены следующие задачи:
- определить и охарактеризовать нормативно-правовую базу, регулирующую работу с документами в Обществе с ограниченной ответственностью «Газпром газораспределение Томск» с точки зрения соответствия действующим нормативно-правовым актам разных уровней;
- выявить состав документации в Обществе с ограниченной ответственностью «Газпром газораспределение Томск»;
- охарактеризовать организацию документооборота в Обществе с ограниченной ответственностью «Газпром газораспределение Томск» на предмет соответствия лучшим практикам организации документационного обеспечения управления;
- предложить варианты мер по усовершенствованию работы с документами.
Объект исследования - Общество с ограниченной ответственностью «Газпром газораспределение Томск».
Предмет исследования - организация документооборота в Обществе с ограниченной ответственностью «Газпром газораспределение Томск».
Для выполнения задач были использованы такие методы научного исследования как:
- анализ нормативно-правовой базы федерального и локального уровней, а также процессов обработки документов, который позволил сделать вывод о том, насколько и в каких местах деятельность работы с документами регламентирована;
- включённое наблюдение помогло описать реальную деятельность сотрудников по выполнению конкретных операций;
- полу-структурированное интервью позволило получить необходимую информацию от сотрудников отдела документационного обеспечения управления напрямую;
- описательная статистика использовалась для количественной обработки входящей, исходящей, внутренней документации Общества за 2021-2023 гг., также метод позволил зафиксировать максимум и минимум документов для оценки наиболее и наименее напряженных периодов с точки зрения обрабатываемых документов;
- индуктивное обобщение использовалось при отсутствии конкретных представлений проблем в организации, позволил подтвердить и опровергнуть гипотетические предположения о достоинствах и недостатках в работе с документами в отделе документационного обеспечения управления;
- путем дедуктивного обобщения была сформирована нормативно-правовая база отдела документационного обеспечения управления, исходя из общего представления, а также метод позволил собрать теоретическую и практическую информацию воедино и подвести итог проделанной работе.
Важное значение при изучении темы имели такие источники как: законодательная база, официальный сайт ООО «Газпром газораспределение Томск», а также нормативные документы, которыми руководствуются сотрудники Общества. К законодательной базе относятся: Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ1, который определяет, какие документы являются обязательными для обществ с ограниченной ответственностью, а также регламентирует условиях их хранения и расположения. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149- ФЗ определяет правила документирования информации в электронной форме.
Такой стандарт как ГОСТ Р 7.0.97-2016. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» содержит в себе 30 реквизитов, которые являются составной частью любого документа, их следует располагать на специально отведённом месте. Несмотря на то, что ГОСТ носит рекомендательный характер, при составлении своего нормативного локального акта по делопроизводству, ООО «Газпром газораспределение» опирался на данный ГОСТ, тем самым придав ему законность нормативного акта.
Организационно-правовые документы организации, такие как Устав1 и Инструкция по делопроизводству , помогли проанализировать качество работы сотрудников.
Официальный сайт ООО «Газпром газораспределение Томск» помог охарактеризовать организацию в целом: описать её деятельность,
местоположение, структуру, историю, а также ознакомиться с Уставом Общества.
Подробно характеристика нормативной базы федерального и локального уровней рассмотрена во втором разделе первой главы.
Работа состоит из введения, трёх глав, заключения, списка использованных источников и литературы и приложений.
Подводя итоги исследования, можно сказать, от того, как организована работа с документами, зависит качество работы административного аппарата, а также организация и культура труда руководителей. Успешность управленческой деятельности определяется тем, насколько грамотно выстроен документооборот в коммерческой организации. Эффективное управление документами становится значимым конкурентным преимуществом.
Исследование позволило охарактеризовать организацию работы с документами в Обществе с ограниченной ответственностью «Газпром газораспределение Томск».
В Обществе наряду с использованием федеральных актов разработаны разнообразные локальные нормативные акты, которые помогают существенно повлиять на регулирование работы с документами для успешного выполнения всех задач, стоящих перед организацией. Также было установлено, что они не противоречат федеральным актам, которыми руководствуются сотрудники в своей работе.
К достоинствам можно отнести то, что:
1. Сотрудники отдела ДОУ ознакомлены со всеми федеральными и локальными нормативными актами и придерживаются правил, изложенных в них, которые представлены в электронном варианте. Каждый сотрудник может в любой момент открыть документ и посмотреть необходимую информацию.
2. В Обществе разработана Инструкция по делопроизводству на основе федеральных и локальных нормативных актов, регулирующих сферу ДОУ, а также ГОСТов.
3. Все нормативные правовые документы находятся в АСДОБ, благодаря чему их можно быстро найти.
4. Поскольку все этапы работы с документами до передачи их на хранение выполняются своевременно и качественно, с хранением документации не возникает сложностей.
В целом, работа с документами на предприятии хорошо налажена, что объясняется использованием СЭД. Экономится значительное количество рабочего времени, которое было потрачено на поиск и прочую работу с документами, поскольку документ, загруженный в систему, доступен для рассмотрения, редактирования и работы с ним.
В ходе исследования был выявлен и ряд недочётов в работе отдела ДОУ относительно организации работы с документами:
1. Инструкция по делопроизводству была разработана в 2017 году, многие законодательные акты, на основании которых она была составлена, уже утратили свою силу (например, ГОСТ Р 6.30-2003), а это значит, что на данный момент сотрудники продолжают пользоваться уже устаревшими нормативными актами. Именно сотрудники отдела ДОУ ответственны за разработку и внесение изменений в Инструкцию по ДОУ Общества, однако эта обязанность не исполняется.
2. Подобная ситуация сложилась с Положением о постоянно действующей экспертной комиссией, которое было разработано в 2012 году на основании приказа Федерального Архивного агентства, который утратил свою актуальность в 2018 году в связи с изданием нового приказа Росархива. Так как некоторые формулировки претерпели изменения, сотрудникам отдела ДОУ следует перепроверить и переиздать Положение уже на основе нового приказа.
3. Расчёт штатной численности исходя из объёма документооборота позволил выявить недостаток сотрудников в отделе ДОУ Нехватка персонала значительна - 5 человек. Как уже было отмечено, Общество с ограниченной ответственностью «Газпром газораспределение Томск» находится в поиске ещё одного специалиста отдела ДОУ, о чём свидетельствует актуальная вакансия на официальном сайте Общества.
4. Несмотря на то, что отдел ДОУ в своей деятельности активно использует систему электронного документооборота, сотрудники считают необходимым ввести журнальную форму регистрации документов. Это усложняет процесс, требует больших трудозатрат и, видимо, сотрудники не доверяют СЭД или не понимают её преимущества.
5. В Обществе отсутствует перечень нерегистрируемых документов, который позволил бы сэкономить время и отсеять документы, нерегистрируемые в отделе ДОУ
6. Все документы, поступающие в ООО «Газпром газораспределение Томск» в бумажном виде, остаются в отделе ДОУ, а их отсканированные копии отправляются с помощью АСДОБ исполнителям, которые распечатывают документ. Таким образом, все документы, внесённые в систему электронного документооборота, хранятся не только в электронном виде, но и в бумажном, что приводит к высокому расходу бумаги и затрат времени.
7. В Обществе не проводится учёт и обобщение результатов контроля за исполнением документов, что затрудняет проведение анализа исполнительской дисциплины и принятию решений по совершенствованию работы с документами.
8. Согласно общепринятым правилам в заголовках дел папок с документами не рекомендуется использовать некорректные формулировки, однако в Обществе заголовки наиболее часто используемых папок звучат как «Входящие общие», «Исходящие общие» и т.д. Такие заголовки является недостаточно корректными и полностью не отражают содержание того или иного дела, что может вызвать у новых сотрудников или практикантов проблемы при поиске нужного дела для подшивки документов.
Для устранения недостатков и совершенствования организации работы с документами в Обществе с ограниченной ответственностью «Газпром газораспределение Томск» предложены следующие рекомендации:
1. Провести анализ Инструкции по делопроизводству и Положения о постоянно действующей экспертной комиссии, выявить утратившие силу нормативно-правовые акты, затем разработать план обновления этих документов, внести в них необходимые изменения и утвердить обновлённые версии. Для предотвращения подобных ситуаций в будущем следует создать систему контроля за локальными нормативными актами и назначить ответственных лиц, которые будут регулярно проверять актуальность этих документов и вносить в них изменения по мере необходимости.
2. Осуществить подбор и приём на работу квалифицированных специалистов в отдел ДОУ Кроме того, разработать стратегию формирования кадрового резерва, чтобы в будущем предотвратить возможный дефицит работников в случае возникновения потребности в дополнительных кадрах.
3. Разработать перечень нерегистрируемых документов и внедрить его в работу отдела ДОУ В случае необходимости, периодически пересматривать и обновлять перечень.
4. Необходимо чётко определить порядок контроля за исполнением документов, установив регулярность и способы проверок. Также регулярно проводить анализ собранных данных о контроле исполнения документов, чтобы на их основе принимать меры по повышению исполнительской дисциплины и совершенствованию работы с документами.
5. Следует пересмотреть заголовки папок с документами, чтобы они точнее отражали суть каждого дела. Так, папку «Входящие общие», куда входят практически все входящие документы Общества, можно разделить на несколько папок, в заголовках которых указать адресатов, например, «Входящие общие прокуратура», «Входящие общие переписка с гражданами» и т.д. Тоже самое проделать и с исходящими документами.
Основываясь на вышесказанном, можно сделать вывод, что организация работы с документами в ООО «Газпром газораспределение Томск» является важным фактором управления бизнесом. В Обществе есть свои недостатки, которые можно исправить с помощью своевременного обновления Инструкции по делопроизводству, корректировки штата сотрудников и предложенных рекомендаций.
Исследование позволило охарактеризовать организацию работы с документами в Обществе с ограниченной ответственностью «Газпром газораспределение Томск».
В Обществе наряду с использованием федеральных актов разработаны разнообразные локальные нормативные акты, которые помогают существенно повлиять на регулирование работы с документами для успешного выполнения всех задач, стоящих перед организацией. Также было установлено, что они не противоречат федеральным актам, которыми руководствуются сотрудники в своей работе.
К достоинствам можно отнести то, что:
1. Сотрудники отдела ДОУ ознакомлены со всеми федеральными и локальными нормативными актами и придерживаются правил, изложенных в них, которые представлены в электронном варианте. Каждый сотрудник может в любой момент открыть документ и посмотреть необходимую информацию.
2. В Обществе разработана Инструкция по делопроизводству на основе федеральных и локальных нормативных актов, регулирующих сферу ДОУ, а также ГОСТов.
3. Все нормативные правовые документы находятся в АСДОБ, благодаря чему их можно быстро найти.
4. Поскольку все этапы работы с документами до передачи их на хранение выполняются своевременно и качественно, с хранением документации не возникает сложностей.
В целом, работа с документами на предприятии хорошо налажена, что объясняется использованием СЭД. Экономится значительное количество рабочего времени, которое было потрачено на поиск и прочую работу с документами, поскольку документ, загруженный в систему, доступен для рассмотрения, редактирования и работы с ним.
В ходе исследования был выявлен и ряд недочётов в работе отдела ДОУ относительно организации работы с документами:
1. Инструкция по делопроизводству была разработана в 2017 году, многие законодательные акты, на основании которых она была составлена, уже утратили свою силу (например, ГОСТ Р 6.30-2003), а это значит, что на данный момент сотрудники продолжают пользоваться уже устаревшими нормативными актами. Именно сотрудники отдела ДОУ ответственны за разработку и внесение изменений в Инструкцию по ДОУ Общества, однако эта обязанность не исполняется.
2. Подобная ситуация сложилась с Положением о постоянно действующей экспертной комиссией, которое было разработано в 2012 году на основании приказа Федерального Архивного агентства, который утратил свою актуальность в 2018 году в связи с изданием нового приказа Росархива. Так как некоторые формулировки претерпели изменения, сотрудникам отдела ДОУ следует перепроверить и переиздать Положение уже на основе нового приказа.
3. Расчёт штатной численности исходя из объёма документооборота позволил выявить недостаток сотрудников в отделе ДОУ Нехватка персонала значительна - 5 человек. Как уже было отмечено, Общество с ограниченной ответственностью «Газпром газораспределение Томск» находится в поиске ещё одного специалиста отдела ДОУ, о чём свидетельствует актуальная вакансия на официальном сайте Общества.
4. Несмотря на то, что отдел ДОУ в своей деятельности активно использует систему электронного документооборота, сотрудники считают необходимым ввести журнальную форму регистрации документов. Это усложняет процесс, требует больших трудозатрат и, видимо, сотрудники не доверяют СЭД или не понимают её преимущества.
5. В Обществе отсутствует перечень нерегистрируемых документов, который позволил бы сэкономить время и отсеять документы, нерегистрируемые в отделе ДОУ
6. Все документы, поступающие в ООО «Газпром газораспределение Томск» в бумажном виде, остаются в отделе ДОУ, а их отсканированные копии отправляются с помощью АСДОБ исполнителям, которые распечатывают документ. Таким образом, все документы, внесённые в систему электронного документооборота, хранятся не только в электронном виде, но и в бумажном, что приводит к высокому расходу бумаги и затрат времени.
7. В Обществе не проводится учёт и обобщение результатов контроля за исполнением документов, что затрудняет проведение анализа исполнительской дисциплины и принятию решений по совершенствованию работы с документами.
8. Согласно общепринятым правилам в заголовках дел папок с документами не рекомендуется использовать некорректные формулировки, однако в Обществе заголовки наиболее часто используемых папок звучат как «Входящие общие», «Исходящие общие» и т.д. Такие заголовки является недостаточно корректными и полностью не отражают содержание того или иного дела, что может вызвать у новых сотрудников или практикантов проблемы при поиске нужного дела для подшивки документов.
Для устранения недостатков и совершенствования организации работы с документами в Обществе с ограниченной ответственностью «Газпром газораспределение Томск» предложены следующие рекомендации:
1. Провести анализ Инструкции по делопроизводству и Положения о постоянно действующей экспертной комиссии, выявить утратившие силу нормативно-правовые акты, затем разработать план обновления этих документов, внести в них необходимые изменения и утвердить обновлённые версии. Для предотвращения подобных ситуаций в будущем следует создать систему контроля за локальными нормативными актами и назначить ответственных лиц, которые будут регулярно проверять актуальность этих документов и вносить в них изменения по мере необходимости.
2. Осуществить подбор и приём на работу квалифицированных специалистов в отдел ДОУ Кроме того, разработать стратегию формирования кадрового резерва, чтобы в будущем предотвратить возможный дефицит работников в случае возникновения потребности в дополнительных кадрах.
3. Разработать перечень нерегистрируемых документов и внедрить его в работу отдела ДОУ В случае необходимости, периодически пересматривать и обновлять перечень.
4. Необходимо чётко определить порядок контроля за исполнением документов, установив регулярность и способы проверок. Также регулярно проводить анализ собранных данных о контроле исполнения документов, чтобы на их основе принимать меры по повышению исполнительской дисциплины и совершенствованию работы с документами.
5. Следует пересмотреть заголовки папок с документами, чтобы они точнее отражали суть каждого дела. Так, папку «Входящие общие», куда входят практически все входящие документы Общества, можно разделить на несколько папок, в заголовках которых указать адресатов, например, «Входящие общие прокуратура», «Входящие общие переписка с гражданами» и т.д. Тоже самое проделать и с исходящими документами.
Основываясь на вышесказанном, можно сделать вывод, что организация работы с документами в ООО «Газпром газораспределение Томск» является важным фактором управления бизнесом. В Обществе есть свои недостатки, которые можно исправить с помощью своевременного обновления Инструкции по делопроизводству, корректировки штата сотрудников и предложенных рекомендаций.
Подобные работы
- Организация хранения документации в обществе с ограниченной ответственностью «Газпром газораспределение Томск»
Дипломные работы, ВКР, документоведение. Язык работы: Русский. Цена: 4910 р. Год сдачи: 2021 - СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ ОРГАНИЗАЦИИ ЗАРАБОТНОЙ
ПЛАТЫ ПЕРСОНАЛА
Дипломные работы, ВКР, менеджмент. Язык работы: Русский. Цена: 4940 р. Год сдачи: 2017