«ТГУ.Битрикс24» — это портал для электронного документооборота в ТГУ, реализующий такие направления цифровизации, как электронная система управления проектов и сервис по рекрутингу иностранных абитуриентов. В рамках проекта, описываемого в данной выпускной квалификационной работе, передо мной стояла задача расширить его функциональность сервисом для электронной регистрации командировок и авансовых отчётов по ним, формирования по ним основных и сопроводительных документов и их согласования, позволяющим формировать имеющие юридическую силу решения.
Можно выделить несколько причин для перевода обработки командировок и авансовых отчётов в цифровой формат. Во-первых, автоматизация процесса позволяет существенно сократить затрачиваемое на него время сотрудников, так как минимизирует вероятность ошибок при первичном заполнении документа и при его согласовании, и избавляет командируемое лицо или его представителя от необходимости переносить физический документ и вживую встречаться с согласующими. Последнее особо оптимально в связи с эпидемиологической обстановкой, которая на момент начала работы над проектом была значительно более серьёзной, чем сейчас. Кроме того, как и при любой цифровизации, обеспечивается более надёжное сохранение данных по завершенным документам и более удобный доступ к ним. Таким образом, приказом ректора ТГУ была установлена необходимость перехода на электронный документооборот по командировкам к началу 2023 года.
Перевод аналогового бизнес-процесса в электронный осуществлялся при взаимодействии с сотрудниками управления бухгалтерского учёта ТГУ, преимущественно в неформальном виде: после того, как мы получили первоначальную диаграмму деятельности для бизнес-процесса согласования, все последующие уточнения и дополнения добавлялись в устном или неформальном письменном виде. Я в ходе работы над проектом отвечал за все, кроме общения с обладающими компетенциями для определения электронного процесса согласования сотрудниками.
Задачи работы:
1. Создание структуры данных для хранения всей необходимой для формирования документов по командировкам и авансовым отчётам информации.
2. Создание форм, которые командируемое лицо или его представитель будет использовать для ввода используемой для генерации документов информации.
3. Генерация первичных и дополнительных документов по командировкам и авансовым отчётам.
4. Реализация бизнес-процесса для согласования командировок и авансовых отчётов.
В данной работе были описаны реализованные аспекты системы. Цели и задачи выполнены частично.
Часть системы, ответственная за работу с командировками, реализована и находится на стадии внедрения, с на данный момент 11 реализованными через неё командировками, однако перечисленные в параграфе 1.3 нефункциональные требования пока выполнены не полностью, в первую очередь из-за отсутствия решения по новой вёрстке. Ещё в январе 2022 г. были созданы макеты для страниц в соответствии с последними перечисленными нефункциональными требованиями, но на данный момент их использование уже не рассматривается, и неясно, когда требования по верстке будут утверждены.
Часть системы, ответственная за работу с авансовыми отчётами, находится на стадии разработки: только в середине мая 2022 г. были согласован актуальный вариант бизнес - процесса согласования для отчётов и окончательная структура данных для отправки в «ТГУ.Контрагенты». Основные усилия в разработке сейчас направлены на развитие этой части системы. На данный момент реализованы ввод информации инициатором и генерация первоначального документа.
Также рассматривается коммерциализация готового решения через его упаковку в устанавливаемый модуль Bitrix24 и его распространение через 1С-Битрикс Маркетплейс.
