ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАЦИЕЙ В ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ (НА ПРИМЕРЕ МУНИЦИПАЛЬНОГО АВТОНОМНОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ СРЕДНЕЙ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОЙ ШКОЛЫ № 44 Г. ТОМСКА)
|
ВВЕДЕНИЕ 3
Глава 1 Характеристика нормативно-методической базы в делопроизводстве МАОУ СОШ №44 9
Глава 2 Документооборот и порядок работы с документацией МАОУ СОШ № 44 15
2.1 Характеристика видового состава документов 15
2.2 Основные этапы работы с документами 18
Глава 3 Работа секретаря по бездокументному обслуживанию 24
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 31
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 33
ПРИЛОЖЕНИЕ А (справочное). Должностные обязанности делопроизводителя 39
ПРИЛОЖЕНИЕ Б (информационное). Свидетельство о государственной аккредитации ....41
ПРИЛОЖЕНИЕ В (информационное). Лицензия на осуществление образовательной деятельности 42
ПРИЛОЖЕНИЕ Г (справочное). Приказ о приеме на работу 43
ПРИЛОЖЕНИЕ Д (справочное). Книга учета трудовых договоров 44
ПРИЛОЖЕНИЕ Е (справочное). Журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда 46
ПРИЛОЖЕНИЕ Ж (справочное). Приказ о расторжении трудового договора 47
ПРИЛОЖЕНИЕ И (справочное). Обложка личной карты обучающегося 48
ПРИЛОЖЕНИЕ И.1 (справочное). Форма заявления родителей 49
ПРИЛОЖЕНИЕ И.2 (справочное). Приказ о зачислении в первый класс 51
ПРИЛОЖЕНИЕ И.3 (справочное). Приказ о зачислении 52
ПРИЛОЖЕНИЕ К (справочное). Приказ о выбытии 53
ПРИЛОЖЕНИЕ Л (информационное). Электронная база Дневник.ру (скриншот личного кабинета делопроизводителя) 54
ПРИЛОЖЕНИЕ М (информационное). Электронный журнал 55
ПРИЛОЖЕНИЕ Н (информационное). Единая информационная система Паспорт школы .56
ПРИЛОЖЕНИЕ П (информационное). Вопросы анкеты для работников делопроизводства
МАОУ СОШ № 44 57
ПРИЛОЖЕНИЕ Р (справочное). Шаблон примерной инструкции по делопроизводству, которую предложено ввести в МАОУ СОШ № 44 58
Глава 1 Характеристика нормативно-методической базы в делопроизводстве МАОУ СОШ №44 9
Глава 2 Документооборот и порядок работы с документацией МАОУ СОШ № 44 15
2.1 Характеристика видового состава документов 15
2.2 Основные этапы работы с документами 18
Глава 3 Работа секретаря по бездокументному обслуживанию 24
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 31
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 33
ПРИЛОЖЕНИЕ А (справочное). Должностные обязанности делопроизводителя 39
ПРИЛОЖЕНИЕ Б (информационное). Свидетельство о государственной аккредитации ....41
ПРИЛОЖЕНИЕ В (информационное). Лицензия на осуществление образовательной деятельности 42
ПРИЛОЖЕНИЕ Г (справочное). Приказ о приеме на работу 43
ПРИЛОЖЕНИЕ Д (справочное). Книга учета трудовых договоров 44
ПРИЛОЖЕНИЕ Е (справочное). Журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда 46
ПРИЛОЖЕНИЕ Ж (справочное). Приказ о расторжении трудового договора 47
ПРИЛОЖЕНИЕ И (справочное). Обложка личной карты обучающегося 48
ПРИЛОЖЕНИЕ И.1 (справочное). Форма заявления родителей 49
ПРИЛОЖЕНИЕ И.2 (справочное). Приказ о зачислении в первый класс 51
ПРИЛОЖЕНИЕ И.3 (справочное). Приказ о зачислении 52
ПРИЛОЖЕНИЕ К (справочное). Приказ о выбытии 53
ПРИЛОЖЕНИЕ Л (информационное). Электронная база Дневник.ру (скриншот личного кабинета делопроизводителя) 54
ПРИЛОЖЕНИЕ М (информационное). Электронный журнал 55
ПРИЛОЖЕНИЕ Н (информационное). Единая информационная система Паспорт школы .56
ПРИЛОЖЕНИЕ П (информационное). Вопросы анкеты для работников делопроизводства
МАОУ СОШ № 44 57
ПРИЛОЖЕНИЕ Р (справочное). Шаблон примерной инструкции по делопроизводству, которую предложено ввести в МАОУ СОШ № 44 58
Актуальность данной темы заключается в том, что документационное обеспечение управления в организациях является неотъемлемой частью их функционирования и развития. Образовательные организации, (в частности, средние общеобразовательные школы) не являются исключением. Посредством документооборота в школе решаются задачи организации образовательного процесса, планирования, финансирования, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности учреждения.
Кроме того, значительная эффективность работы современных организаций обеспечивается не только благодаря своевременному и компетентному документационному обеспечению, но и бездокументному обслуживанию организации, которое входит в обязанности секретаря. Обеспечение руководителя своевременной и актуальной информацией, организация переговоров, приема различных комиссий, ответы на телефонные звонки, электронную почту и другое, являются также базовыми и необходимыми навыками. В данной работе особенности ДОУ и бездокументного обслуживания рассматриваются на примере Муниципального автономного общеобразовательного учреждения средней общеобразовательной школы № 44 (МАОУ СОШ № 44).
Литературу, которая использовалась для раскрытия темы, можно разделить на две группы.
Первая группа - статьи по образовательным учреждениям и документообороту в общем. Статья «Делопроизводство, особенности документооборота в школах»1 - это обзор основных видов документов, обязательных не только для школы, но и для любой организации. Помимо этого, в статье подробно представлена документация, касающаяся обучающихся (классный журнал, личное дело обучающегося, алфавитная книга записи обучающихся и пр.), действующая непосредственно в образовательных организациях, ведение данной документации, на основании Письма Министерства образования. Это позволяет соотнести общие требования с документооборотом конкретного учреждения и сделать выводы о его работе.
Статья В.Ф. Янковой «Документооборот в организации» - в данной работе подробно и доступно изложены основные правила документооборота в организациях, в дополнение был взят материал из энциклопедии делопроизводства.
Представляет интерес работа С. Л. Кузнецова «Современные технологии документационного обеспечения управления », она оказалась полезна для представления нормативно-методической базы в сфере ДОУ, которая является в том числе и опорой для документооборота в образовательной сфере.
Статья «Делопроизводство в школе » в электронном журнале «Управление образовательной организацией» - полезна тем, что материал содержит ссылки на актуальные действующие стандарты, нормативные документы и предназначена по большей части именно для работников школ. В целом же, работ по документообороту именно в образовательных учреждениях мало, основная литература по документообороту в общем.
Вторая группа - литература, использованная в работе по теме бездокументного обслуживания: Басаков М. И. «Справочник секретаря-референта» - в данном пособии достаточно полно раскрыты такие обязанности как: требования к внешнему виду секретаря, помощь, которую оказывает секретарь руководителю, культура делового общения с посетителями и звонящими в организацию.
Статьи «Обязанности секретаря по бездокументному обслуживанию», Е.А. Шаньгина «Организация работы секретаря руководителя по бездокументному обслуживанию», в которых говорится о роли секретаря в организации деятельности руководителя: построения правильных взаимоотношений, помощь в организации его рабочего дня, переадресации необходимых телефонных звонков, исполнении обязанностей по подготовке переговоров. Из учебного пособия Мельникова И. В. «Тайны секретаря- референта: организуем рабочее место для максимального удобства»1 - взяты правила организации рабочего места секретаря.
Целью работы является выявить общие требования к документному и бездокументному обслуживанию в образовательных учреждениях, сравнить с практической деятельностью секретаря в МАОУ СОШ №44.
Для достижения целей необходимо решение следующих задач:
1. Выявить основные функции и обязанности сотрудников, занимающихся документами и бездокументным обслуживанием в МАОУ СОШ № 44, внести предложения по оптимизации их работы;
2. Дать характеристику нормативных актов в сфере делопроизводства в школе и видового состава документов школы;
3. Проследить основные этапы документооборота.
Объект исследования - порядок работы с документацией в образовательных учреждениях и бездокументное обслуживание организаций.
Предмет - организация работы с документацией в МАОУ СОШ №44 г. Томска.
Для раскрытия темы использовались разнообразные источники, которые можно разделить на две группы: федерального и локального уровня.
К первой группе относятся:
Конституция Российской Федерации - высший нормативный акт, позволяющий иерархически выстроить нормативно-методическую базу документов, необходимых для регулирования делопроизводства.
Федеральный закон "Об образовании в Российской Федерации - основной нормативный документ, предметов ведения которого являются образовательные отношения.
Федеральный закон "О персональных данных1" - данный закон также необходим в работе с документами школы, так как делопроизводитель отвечает за сохранность данных на обучающихся. Кроме традиционных личных дел эти данные хранятся и на электронных платформах, поэтому в нормативно-методическую базу школы входят и Требования к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации.
Письмо Министерства образования Российской Федерации от 20.12.2000 г. № 03-51/64 «О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях» - является методическими рекомендациями по работе с документами в общеобразовательных учреждениях, рациональной организации документационного обеспечения деятельности общеобразовательного учреждения (лицей, гимназия, школа), а также строгого соблюдения действующих нормативных документов в сфере документации и информации.
Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденную в соответствии с постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации.
Инструкция по делопроизводству в образовательной организации, которая разрабатывается в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов1» - содержит требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами. Единство правил документирования на всех уровнях управления обеспечивается применением государственной системы документационного обеспечения управления и унифицированных систем документации.
Вторая группа - локальные источники - документация данной школы, нормативная, такая как устав школы , лицензия , свидетельство о государственной аккредитации. Постановления Правительства, министерств, на основании которых изданы методические документы, справочники для ведения документации в школах.
Рассмотрен такой локальный нормативный акты как Положение о политике в области обработки персональных данных, требований к защите персональных данных участников образовательных отношений в МАОУ СОШ № 44 г. Томска , разработанное на основе Федерального закона "О персональных данных" и Постановления Правительства РФ от 01.11.2012 N 1119 "Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных".
Также рассмотрено соответствие работы с документами в данной школе общим требованиям и стандартам, особенности работы с электронными базами данных, которые содержат сведения об обучающихся и работниках школы.
Для раскрытия темы в части бездокументного обслуживания были рассмотрены источники: профессиональный стандарт секретаря, требования которого являются общими для секретарей всех организаций, в работу включены трудовые функции секретаря по организационному и информационному обеспечению деятельности руководителя .
Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих1 - указания, в чем состоят обязанности секретаря руководителя по бездокументному обслуживанию.
Поскольку в работе рассматривается конкретный пример - работа по ДОУ и бездокументному обслуживанию в МАОУ СОШ № 44 г. Томска, которую выполняют секретарь и делопроизводитель, необходимо указать должностную инструкцию делопроизводителя данной школы (ею руководствуются в своей работе оба сотрудника) . Однако поскольку в данной инструкции обязанности не прописаны подробно, не разграничены сферы ответственности секретаря или делопроизводителя конкретно, нет инструкции по делопроизводству, следовало рассмотреть типовую инструкцию по делопроизводству в школе , разработанную в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016, также автором было предложено взять данный документ за образец, и на ее основе разработать инструкцию по делопроизводству в МАОУ СОШ №44.
Методы, использованные в работе:
1. Метод анализа использовался при сопоставлении требований нормативно-методических документов, пособий по делопроизводству и секретарскому делу с реальными обязанностями и работой делопроизводителя и секретаря конкретной школы;
2. Сравнительный - при сравнении обязанностей секретаря в организациях в целом и делопроизводителя МАОУ СОШ №44;
3. Наблюдения и интервью - работникам были заданы вопросы (Приложение П), что входит в обязанности по ДОУ и бездокументному обслуживанию школы, как ведется данная работа в конкретной школе, как обустроено рабочее место школьного делопроизводителя и секретаря, какие поручение директора они выполняют в течение рабочего дня.
Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка источников и литературы и приложения.
Кроме того, значительная эффективность работы современных организаций обеспечивается не только благодаря своевременному и компетентному документационному обеспечению, но и бездокументному обслуживанию организации, которое входит в обязанности секретаря. Обеспечение руководителя своевременной и актуальной информацией, организация переговоров, приема различных комиссий, ответы на телефонные звонки, электронную почту и другое, являются также базовыми и необходимыми навыками. В данной работе особенности ДОУ и бездокументного обслуживания рассматриваются на примере Муниципального автономного общеобразовательного учреждения средней общеобразовательной школы № 44 (МАОУ СОШ № 44).
Литературу, которая использовалась для раскрытия темы, можно разделить на две группы.
Первая группа - статьи по образовательным учреждениям и документообороту в общем. Статья «Делопроизводство, особенности документооборота в школах»1 - это обзор основных видов документов, обязательных не только для школы, но и для любой организации. Помимо этого, в статье подробно представлена документация, касающаяся обучающихся (классный журнал, личное дело обучающегося, алфавитная книга записи обучающихся и пр.), действующая непосредственно в образовательных организациях, ведение данной документации, на основании Письма Министерства образования. Это позволяет соотнести общие требования с документооборотом конкретного учреждения и сделать выводы о его работе.
Статья В.Ф. Янковой «Документооборот в организации» - в данной работе подробно и доступно изложены основные правила документооборота в организациях, в дополнение был взят материал из энциклопедии делопроизводства.
Представляет интерес работа С. Л. Кузнецова «Современные технологии документационного обеспечения управления », она оказалась полезна для представления нормативно-методической базы в сфере ДОУ, которая является в том числе и опорой для документооборота в образовательной сфере.
Статья «Делопроизводство в школе » в электронном журнале «Управление образовательной организацией» - полезна тем, что материал содержит ссылки на актуальные действующие стандарты, нормативные документы и предназначена по большей части именно для работников школ. В целом же, работ по документообороту именно в образовательных учреждениях мало, основная литература по документообороту в общем.
Вторая группа - литература, использованная в работе по теме бездокументного обслуживания: Басаков М. И. «Справочник секретаря-референта» - в данном пособии достаточно полно раскрыты такие обязанности как: требования к внешнему виду секретаря, помощь, которую оказывает секретарь руководителю, культура делового общения с посетителями и звонящими в организацию.
Статьи «Обязанности секретаря по бездокументному обслуживанию», Е.А. Шаньгина «Организация работы секретаря руководителя по бездокументному обслуживанию», в которых говорится о роли секретаря в организации деятельности руководителя: построения правильных взаимоотношений, помощь в организации его рабочего дня, переадресации необходимых телефонных звонков, исполнении обязанностей по подготовке переговоров. Из учебного пособия Мельникова И. В. «Тайны секретаря- референта: организуем рабочее место для максимального удобства»1 - взяты правила организации рабочего места секретаря.
Целью работы является выявить общие требования к документному и бездокументному обслуживанию в образовательных учреждениях, сравнить с практической деятельностью секретаря в МАОУ СОШ №44.
Для достижения целей необходимо решение следующих задач:
1. Выявить основные функции и обязанности сотрудников, занимающихся документами и бездокументным обслуживанием в МАОУ СОШ № 44, внести предложения по оптимизации их работы;
2. Дать характеристику нормативных актов в сфере делопроизводства в школе и видового состава документов школы;
3. Проследить основные этапы документооборота.
Объект исследования - порядок работы с документацией в образовательных учреждениях и бездокументное обслуживание организаций.
Предмет - организация работы с документацией в МАОУ СОШ №44 г. Томска.
Для раскрытия темы использовались разнообразные источники, которые можно разделить на две группы: федерального и локального уровня.
К первой группе относятся:
Конституция Российской Федерации - высший нормативный акт, позволяющий иерархически выстроить нормативно-методическую базу документов, необходимых для регулирования делопроизводства.
Федеральный закон "Об образовании в Российской Федерации - основной нормативный документ, предметов ведения которого являются образовательные отношения.
Федеральный закон "О персональных данных1" - данный закон также необходим в работе с документами школы, так как делопроизводитель отвечает за сохранность данных на обучающихся. Кроме традиционных личных дел эти данные хранятся и на электронных платформах, поэтому в нормативно-методическую базу школы входят и Требования к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации.
Письмо Министерства образования Российской Федерации от 20.12.2000 г. № 03-51/64 «О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях» - является методическими рекомендациями по работе с документами в общеобразовательных учреждениях, рациональной организации документационного обеспечения деятельности общеобразовательного учреждения (лицей, гимназия, школа), а также строгого соблюдения действующих нормативных документов в сфере документации и информации.
Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденную в соответствии с постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации.
Инструкция по делопроизводству в образовательной организации, которая разрабатывается в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов1» - содержит требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами. Единство правил документирования на всех уровнях управления обеспечивается применением государственной системы документационного обеспечения управления и унифицированных систем документации.
Вторая группа - локальные источники - документация данной школы, нормативная, такая как устав школы , лицензия , свидетельство о государственной аккредитации. Постановления Правительства, министерств, на основании которых изданы методические документы, справочники для ведения документации в школах.
Рассмотрен такой локальный нормативный акты как Положение о политике в области обработки персональных данных, требований к защите персональных данных участников образовательных отношений в МАОУ СОШ № 44 г. Томска , разработанное на основе Федерального закона "О персональных данных" и Постановления Правительства РФ от 01.11.2012 N 1119 "Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных".
Также рассмотрено соответствие работы с документами в данной школе общим требованиям и стандартам, особенности работы с электронными базами данных, которые содержат сведения об обучающихся и работниках школы.
Для раскрытия темы в части бездокументного обслуживания были рассмотрены источники: профессиональный стандарт секретаря, требования которого являются общими для секретарей всех организаций, в работу включены трудовые функции секретаря по организационному и информационному обеспечению деятельности руководителя .
Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих1 - указания, в чем состоят обязанности секретаря руководителя по бездокументному обслуживанию.
Поскольку в работе рассматривается конкретный пример - работа по ДОУ и бездокументному обслуживанию в МАОУ СОШ № 44 г. Томска, которую выполняют секретарь и делопроизводитель, необходимо указать должностную инструкцию делопроизводителя данной школы (ею руководствуются в своей работе оба сотрудника) . Однако поскольку в данной инструкции обязанности не прописаны подробно, не разграничены сферы ответственности секретаря или делопроизводителя конкретно, нет инструкции по делопроизводству, следовало рассмотреть типовую инструкцию по делопроизводству в школе , разработанную в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016, также автором было предложено взять данный документ за образец, и на ее основе разработать инструкцию по делопроизводству в МАОУ СОШ №44.
Методы, использованные в работе:
1. Метод анализа использовался при сопоставлении требований нормативно-методических документов, пособий по делопроизводству и секретарскому делу с реальными обязанностями и работой делопроизводителя и секретаря конкретной школы;
2. Сравнительный - при сравнении обязанностей секретаря в организациях в целом и делопроизводителя МАОУ СОШ №44;
3. Наблюдения и интервью - работникам были заданы вопросы (Приложение П), что входит в обязанности по ДОУ и бездокументному обслуживанию школы, как ведется данная работа в конкретной школе, как обустроено рабочее место школьного делопроизводителя и секретаря, какие поручение директора они выполняют в течение рабочего дня.
Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка источников и литературы и приложения.
На основе анализа источников и литературы по данной теме, а также собственного наблюдения за документационной системой образовательной организации можно сделать вывод, что данная система разнообразна и динамична, но при этом достаточно четко структурирована. Требования, этапы, порядок движения документов, обязанности делопроизводителей - закреплены в законодательных источниках.
Из анализа источников ясно, что документооборот регулируется Федеральными Законами, Постановлениями Правительства, и министерств, требованиями и инструкциями, созданными на основе этих документов. типовыми инструкциями, и внутренними уставами организаций.
Из наблюдений за делопроизводством в конкретной средней школе, можно сделать вывод, что в целом, документооборот соответствует общему порядку, методические рекомендации, пособия, в которых закреплен порядок работы с документацией, типичны для всех школ. Во внедрении системы электронного документооборота, в массовых средних школах смысла нет, так как документооборот небольшой, и им занимается в основном один сотрудник. В школе однако есть электронные базы для формирования личных дел обучающихся и сотрудников, они являются конфиденциальной информацией, за сохранность которой несут ответственность также работники школы.
Постепенно осуществляется переход отдельных операций, таких как поступление и выбытие учащихся, возможность подачи заявление или получение справки, на цифровые платформы. Однако, существенным недостатком, является работа с документами «по- старому» - поступивший по электронной почте документы распечатываются, на них вручную проставляются необходимые реквизиты, затем снова сканируются, и только тогда размещаются на сайте. Регистрация входящей и исходящей документации происходит на бумажных носителях, в которые вручную вносятся сведения о каждом поступившем документе, что также замедляет систему документооборота организации в целом. Передаются на хранение документы также только в бумажном виде.
Таким образом, документооборот в МАОУ СОШ № 44 в целом, соответствует общим требованиям. Несмотря на то, что работники делопроизводства школы выполняют множество обязанностей, единой инструкции по делопроизводству в школе нет. Работу с документами делопроизводитель осуществляет, руководствуясь разнообразными справочниками, методическими пособиями по делопроизводству, разработанными на основании Постановлений Правительства и писем министерств.
Кроме того, до 1 сентября 2018 года в школе не было разделения обязанностей на документационные и бездокументные, всю работу выполнял делопроизводитель.
Появление должности секретаря несколько снизило нагрузку на делопроизводителя, однако задокументированного четкого разделения обязанностей работников не появилось. Поэтому те и другие обязанности могут исполнять как делопроизводитель, так и секретарь, по факту, на основании неформальной договоренности между ними.
Особенности работы по бездокументному обслуживанию данной школы заключаются в том, что секретарь или делопроизводитель могут замещать администратора на вахте, ведут не только журнал учета посетителей, но и транспортных средств, организуют прием необходимого для школы (продукты, учебники, вода для кулера и т.п.), по запросам выдают справки родителям обучающихся.
Обязанности по бездокументному обслуживанию организаций закреплены в профессиональных стандартах и должностных инструкциях, но часто не прописаны конкретно в локальных нормативных актах организаций. Ранее обязанности как по ДОУ, так и по бездокументному обслуживанию выполнял один делопроизводитель. То есть, данный сотрудник выполнял значительный объем работ, помимо своих прямых обязанностей по документному обслуживанию, на основании должностной инструкции было не ясно, должен ли он их выполнять. Таким образом, автором работы были внесены предложения по оптимизации работы сотрудников делопроизводства МАОУ СОШ № 44:
1. Разработать в соответствии с профессиональным стандартом и ввести должностную инструкцию по делопроизводству (Приложение Р) ;
2. Разграничить обязанности делопроизводителя и секретаря по выполняемым функциям.
Из анализа источников ясно, что документооборот регулируется Федеральными Законами, Постановлениями Правительства, и министерств, требованиями и инструкциями, созданными на основе этих документов. типовыми инструкциями, и внутренними уставами организаций.
Из наблюдений за делопроизводством в конкретной средней школе, можно сделать вывод, что в целом, документооборот соответствует общему порядку, методические рекомендации, пособия, в которых закреплен порядок работы с документацией, типичны для всех школ. Во внедрении системы электронного документооборота, в массовых средних школах смысла нет, так как документооборот небольшой, и им занимается в основном один сотрудник. В школе однако есть электронные базы для формирования личных дел обучающихся и сотрудников, они являются конфиденциальной информацией, за сохранность которой несут ответственность также работники школы.
Постепенно осуществляется переход отдельных операций, таких как поступление и выбытие учащихся, возможность подачи заявление или получение справки, на цифровые платформы. Однако, существенным недостатком, является работа с документами «по- старому» - поступивший по электронной почте документы распечатываются, на них вручную проставляются необходимые реквизиты, затем снова сканируются, и только тогда размещаются на сайте. Регистрация входящей и исходящей документации происходит на бумажных носителях, в которые вручную вносятся сведения о каждом поступившем документе, что также замедляет систему документооборота организации в целом. Передаются на хранение документы также только в бумажном виде.
Таким образом, документооборот в МАОУ СОШ № 44 в целом, соответствует общим требованиям. Несмотря на то, что работники делопроизводства школы выполняют множество обязанностей, единой инструкции по делопроизводству в школе нет. Работу с документами делопроизводитель осуществляет, руководствуясь разнообразными справочниками, методическими пособиями по делопроизводству, разработанными на основании Постановлений Правительства и писем министерств.
Кроме того, до 1 сентября 2018 года в школе не было разделения обязанностей на документационные и бездокументные, всю работу выполнял делопроизводитель.
Появление должности секретаря несколько снизило нагрузку на делопроизводителя, однако задокументированного четкого разделения обязанностей работников не появилось. Поэтому те и другие обязанности могут исполнять как делопроизводитель, так и секретарь, по факту, на основании неформальной договоренности между ними.
Особенности работы по бездокументному обслуживанию данной школы заключаются в том, что секретарь или делопроизводитель могут замещать администратора на вахте, ведут не только журнал учета посетителей, но и транспортных средств, организуют прием необходимого для школы (продукты, учебники, вода для кулера и т.п.), по запросам выдают справки родителям обучающихся.
Обязанности по бездокументному обслуживанию организаций закреплены в профессиональных стандартах и должностных инструкциях, но часто не прописаны конкретно в локальных нормативных актах организаций. Ранее обязанности как по ДОУ, так и по бездокументному обслуживанию выполнял один делопроизводитель. То есть, данный сотрудник выполнял значительный объем работ, помимо своих прямых обязанностей по документному обслуживанию, на основании должностной инструкции было не ясно, должен ли он их выполнять. Таким образом, автором работы были внесены предложения по оптимизации работы сотрудников делопроизводства МАОУ СОШ № 44:
1. Разработать в соответствии с профессиональным стандартом и ввести должностную инструкцию по делопроизводству (Приложение Р) ;
2. Разграничить обязанности делопроизводителя и секретаря по выполняемым функциям.
Подобные работы
- СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ФИНАНСОВЫХ МЕХАНИЗМОВ ПОВЫШЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ РОССИЙСКИХ МУНИЦИПАЛЬНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ, ОКАЗЫВАЮЩИХ ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫЕ УСЛУГИ
Магистерская диссертация, экономика. Язык работы: Русский. Цена: 4885 р. Год сдачи: 2020 - Формирование патриотических чувств в курсе «Основы духовно-нравственной культуры народов России»
Магистерская диссертация, педагогика. Язык работы: Русский. Цена: 4825 р. Год сдачи: 2018