АННОТАЦИЯ 2
ВВЕДЕНИЕ 3
Глава 1 Нормативно-документационное обеспечение образовательного процесса в высшей школе РФ. 6
1.1 Нормативно - правовое регулирование в сфере высшего
образования в РФ 6
1.2 Локальные нормативные акты по организации учебного процесса
в НИ ТГУ 12
1.3 Общая характеристика системы ДОУ в НИ ТГУ
24
Глава 2 Анализ документационного обеспечения деятельности Учебного
Управления НИ ТГУ 27
2.1 Место учебного управления в системе организации учебного
процесса ВУЗа 27
2.2 Характеристика документооборота учебного управления НИ ТГУ
и оценка его эффективности 39
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 54
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 57
ПРИЛОЖЕНИЕ
В связи с развитием рыночных отношений и формированием гражданского общества сфера образования оказалась в новых условиях функционирования, организационные изменения последнего времени в сфере управления привели современную систему образования России к необходимости кардинального реформирования и обновления существующей законодательной и нормативно-методической базы управления, совершенствования его документационного обеспечения с целью повышения эффективности.
С введением многоуровневой подготовки специалистов в высшей школе России появляется тенденция к увеличению доли индивидуальной работы в подготовке специалиста (увеличение количества дисциплин по выбору студента, объема самостоятельной работы и т.д.). Это подразумевает изменение технологии организации и поддержки учебного процесса в вузе. Снижение качества организации учебного процесса часто вызывается трудностью получения и переработки больших объемов информации. Понижается эффективность анализа полученных данных и принятия решений управленческим персоналом. Обработка большого числа бумажных документов требует значительных затрат ручного труда и увеличивает влияние субъективных факторов (человеческий фактор).
В отечественном документоведении накоплен значительный объем знаний, изложенных в научных трудах, монографиях, сборниках статей, учебных и методических пособиях, материалах разных конференций ведущих ученых и проректоров лидирующих ВУЗов.
Стоит отметить работы Ларина М.В., Магидова В.М., Митяева К.Г., Лившица Я.З., Цикулина В.А., Соковой А.Н., Мингалева B.C., Кузнецовой Т.В., Бачило И.Л., Банасюкевича В.Д., КрасавинаА.С., Илюшенко М.П., Андреевой В.И., Янковой В.Ф., Пшенко А.В., Кузнецова C.JI. и др. В них подробно освещены исторические,
теоретические и прикладные проблемы документоведения, организации делопроизводства и документационного обеспечения управления.
Основные проблемы управления образованием были глубоко исследованы в работах П.Ф. Анисимова, Г.А. Балыхина, А.А. Воронина, В.А. Жамина, Е.Н. Жильцова, В.М. Жураковского, В.М. Зуева, Н.Р. Кельчевской, Т.Л. Клячко, Е.А. Князева, Я.И. Кузьминова, М.М. Мусарского, И.А. Рождественской, О.Н. Смолина, В.Л. Тамбовцева, А.Н. Тихонова, А.В. Федотова, В.М. Филиппова, В.В. Чекмарева, С.В. Шишкина, Л.И. Якобсона и других авторов. В результате этих работ была оценена роль государства и регионов в регулировании и управлении образованием, были предложены пути формирования основных направлений образовательной политики в условиях реформирования образования, обоснование необходимости повышения общественной составляющей в управлении образованием и т.д.
В монографии и докторской диссертации доктора исторических наук Ларина М.В. проведено исследование современных проблем управления документацией, определены подходы и намечены перспективные направления их дальнейшего развития в Российской Федерации. Особое значение имеют разработанные М.В.Лариным методы практического решения проблем управления документацией как информационным ресурсом с помощью организационного проектирования, информационного менеджмента и выводы о том, что организация документов, процессов документирования и документооборота должны носить нормализованный, упорядоченный и законодательно закрепленный характер.
Вопросам документационного обеспечения управления посвящены труды Ларькова Н.С., Стенюкова М.В., Рогожина М.Ю. и других авторов.
Информационное обеспечение как составляющая часть документационного в организационных системах управления рассматривается в работах Зингера И.С., Иванова П.Ф., Ильиной О.П. Значительный вклад в разработку критериев эффективности документационного и информационного обеспечения управления внесли Афанасьев Э.В., Ярошенко В.Н.
Роли информационных технологий в процессах управления посвящены работы Атаманчука Г.В., Багриновского К.А., Титоренко Г.А. и др.
Теория управления информационными потоками как важнейшего элемента документационного обеспечения управления была разработана зарубежными и отечественными учеными: Поппель Г., Голдстайном Б., Герчиковой И.Н., Гиляревским Р.С., Михайловым А.И., Назаровым А.В., Пономаревым К.В., Родионовым И.И., Черным А.И. и др.
Вопросы документационного обеспечения управления учебным процессом ВУЗов косвенно затрагиваются в работах, посвященных управлению образованием в целом, или сводятся в основном к рассмотрению управления образовательными учреждениями. Куркин Е.Б, рассматривая проблему бюрократизации управления средними образовательными учреждениями, лишь упоминает проблему организации работы с информацией.
Следует отметить, что значительное количество проведенных исследований не исчерпывает проблему совершенствования управления образованием и оставляет ее практически неизменной.
Общие требования к организации учебного процесса в НИ Томский государственный университет по образовательным программам высшего, послевузовского и дополнительного профессионального образования устанавливаются законодательством Российской Федерации в области образования, в т.ч. Законом РФ «Об образовании», Законом РФ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании», Постановлением Правительства РФ «Об утверждении Типового положения об образовательном учреждении высшего профессионального образования (высшем учебном заведении) РФ», нормативными актами федеральных государственных органов управления образованием, а также Уставом НИ ТГУ, изменениями и дополнениями к нему, приказами и распоряжениями ректората НИ ТГУ.
Тем не менее, приходится констатировать, что вопросы документационного обеспечения управления учебным процессом вузов еще не нашли достаточно полного отражения в современной литературе.
Таким образом, современное управление образовательным учреждением невозможно без правильной организации документационного обеспечения.
Документационное обеспечение управления учебным процессом вузов достигается путем унификации состава и форм действующих документов, отработкой технологий работы ответственных лиц с ними и осуществлением контроля по исполнению документов.
Научная и методическая литература по документационному обеспечению управления образовательным учреждением сводится к ссылкам на нормативные основы делопроизводства, унифицированные системы документации. Отсутствует разработка нормативно-методической базы по созданию и внедрению документационного обеспечения управления непосредственно учебным процессом, в том числе и в учреждениях высшего профессионального образования.
Названные проблемы составляют актуальность исследования документационного обеспечения управления учебным процессом в вузе.
Объект исследования: нормативно-распорядительные документы,
регламентирующие учебный процесс в системе высшего образования РФ.
Предмет исследования: система нормативно-документационного обеспечения
деятельности учебного управления НИ ТГУ.
Цель работы: на основе анализа системы нормативно-документационного обеспечения деятельности учебного управления НИ ТГУ оценить степень эффективности данного процесса и предложить меры по его совершенствованию.
Задачи выпускной квалификационной работы:
- охарактеризовать систему документационного обеспечения управления учебным процессом в вузе;
- проанализировать общефедеральные нормативные акты, регулирующие образовательный процесс в Высшей школе РФ и локальные нормативные акты по организации учебного процесса в НИ ТГУ.
- выявить проблемы нормативно-документационного обеспечения деятельности учебного управления НИ ТГУ
- определить степень внедрения автоматизации и совершенствование работы с ИАС,
- выявить направления модернизации ДОУ: обновление нормативной базы, создание новых делопроизводственных инструкций с учетом внедрения нового программного обеспечения.
Анализ особенностей документационного обеспечения образовательного процесса в высшей школе показал, что наиболее широкий спектр документов предполагают уровни общефедеральных и локальных нормативных актов.
К общефедеральным нормативным актам, регулирующим образовательный процесс в вузе, относятся следующие документы: Типовое положение об
образовательном учреждении высшего профессионального образования; государственные образовательные стандарты высшего профессионального образования направлений и специальностей 2-го поколения; федеральные государственные образовательные стандарты высшего профессионального образования; примерные основные образовательные программы и др.
К локальным нормативным актам вуза, регулирующим учебный процесс, относятся следующие документы: устав вуза; основные образовательные программы; положения и регламенты; индивидуальные нормативные акты.
Международные правовые акты, регулирующие учебный процесс: соглашения о сотрудничестве в области образования; Конвенция о техническом и профессиональном образовании; Меморандум о взаимодействии Российской Федерации и Организации Объединенных Наций; «Болонская декларация» и др.
Учебное управление является структурным подразделением НИ ТГУ, находящимся в прямом подчинении Проректора по Учебной работе. Основными задачами подразделения являются:
1. Обеспечение организации и контроля за проведением образовательного процесса в Университете,
2. Сопровождение учебно-методической работы
3. Координации деятельности факультетов и кафедр.
К настоящему моменту штатная численность данного структурного подразделения составляет 26 человек.
В рамках УУ регистрируются следующие виды документов:
1. Приказы Ректора по ЛС/с;
2. Основные образовательные программы по направлениям подготовки,
3. Служебные записки:
4. Статистические отчеты вуза по движению контингента студентов.
Анализируя особенности организационной формы документационного обеспечения управления учебным процессом НИ ТГУ можно заметить, что формирование политики управления системой документационного обеспечения образовательного процесса, осуществляется путем комплексного охвата всего вида деятельности на стратегическом и оперативном уровнях. Но стоит отметить, что данный функционал и распределение ответственности не закреплены ни в локальных нормативных актах (к примеру, в положении об Учебном управлении) ни в должностных инструкциях сотрудников, а сформированы путем инициативного участия и ситуационного распределения, которое с течением времени закрепилось в качестве традиции.
Этот факт делает систему завязанной на персональной ответственности, что в случае увольнения одного из сотрудников или возникновения кризисных ситуаций может привести к отказу от обязательств со стороны других сотрудников и как следствие саботированию деятельности.
Ввиду всего вышесказанного процесс делопроизводства в УУ и соответственно с учебных структурных подразделениях имеет целый ряд недостатков при регистрации, организации архивного хранения, контроле исполнения, организации справочной работы с документами. Основная причина, связанная с очень слабой нормативной базой, объясняется тем, что УУ функционирует всего два года, а также тем фактом, что его создание было инициировано для оперативного разрешения проблем в условиях кризиса системы документационного обеспечения образовательного процесса и пришлось на время подготовки Университета к государственной аккредитации.
Анализ системы документационного обеспечения управления учебным процессом показал, что в УУ из структурного подразделения или напрямую от ответственного исполнителя поступает печатная форма проекта приказа, прошедшая согласование внутри подразделения и, после проверки специалистом по УМР, подлежащая утверждению Начальником учебного управления.
Основным недостатком печатной формы является необходимость ручного корректирования ее оформления, поскольку в рамках программы оно заложено по минимуму: (отсутствие форматирования, согласно логики процесса, сортировка внутри приказа по критерию времени создания и т.д.).
Анализ системы контроля документационного обеспечения управления учебным процессом НИ ТГУ показал, что в 1С: Документооборот, на данный момент конкретные сроки исполнения проставляются только в приказах по ЛС/с, содержащих в распорядительной части пункты об отчислении иностранных студентов (исполнение в 3-х дневный срок). По отношению к остальным видам приказов сроки исполнения не регламентированы, не подлежат контролю и не закреплены в локальных нормативных актах.
Исследование системы обеспечения сохранности содержащейся в документах информации показал, что постановка архивного хранения документов ведется в соответствии с требованиями законодательства. Определенные недостатки имеются при осуществлении оперативного хранения документов, в частности личных дел обучающихся, до передачи в архив ТГУ.
При проведении обследования выявлен высокий уровень влияния человеческого фактора на организацию и сопровождение документационного обеспечения образовательного процесса в сочетании с отсутствием процедур профессиональной аттестации и переаттестации сотрудников.
Рационализация элементов изучаемой системы предполагается через следующие принципы: основываясь на принципе нормативного подхода, необходимо создать Инструкцию по делопроизводству с учетом особенностей структуры университета и программного обеспечения, используемого при организации электронного документооборота; согласно принципу повышения уровня автоматизации производства и управления, следует перевести такие процессы, как регистрация, согласование, утверждение, исполнение документов, справочную работу, составление отчетности в электронный вид; принцип обеспечения оптимального уровня специализации (рациональное распределение обязанностей между сотрудниками, ответственными за делопроизводство); принцип повышения уровня автоматизации (соотношение автоматизированных делопроизводственных операций к общему их количеству); принцип унификации и стандартизации (разработка и утверждение альбомов форм документов).
Анализ особенностей документационного обеспечения образовательного процесса в высшей школе показал, что наиболее широкий спектр документов предполагают уровни общефедеральных и локальных нормативных актов.
К общефедеральным нормативным актам, регулирующим образовательный процесс в вузе, относятся следующие документы: Типовое положение об
образовательном учреждении высшего профессионального образования; государственные образовательные стандарты высшего профессионального образования направлений и специальностей 2-го поколения; федеральные государственные образовательные стандарты высшего профессионального образования; примерные основные образовательные программы и др.
К локальным нормативным актам вуза, регулирующим учебный процесс, относятся следующие документы: устав вуза; основные образовательные программы; положения и регламенты; индивидуальные нормативные акты.
Международные правовые акты, регулирующие учебный процесс: соглашения о сотрудничестве в области образования; Конвенция о техническом и профессиональном образовании; Меморандум о взаимодействии Российской Федерации и Организации Объединенных Наций; «Болонская декларация» и др.
Учебное управление является структурным подразделением НИ ТГУ, находящимся в прямом подчинении Проректора по Учебной работе. Основными задачами подразделения являются:
1. Обеспечение организации и контроля за проведением образовательного процесса в Университете,
2. Сопровождение учебно-методической работы
3. Координации деятельности факультетов и кафедр.
К настоящему моменту штатная численность данного структурного подразделения составляет 26 человек.
В рамках УУ регистрируются следующие виды документов:
1. Приказы Ректора по ЛС/с;
2. Основные образовательные программы по направлениям подготовки,
3. Служебные записки:
4. Статистические отчеты вуза по движению контингента студентов.
Анализируя особенности организационной формы документационного обеспечения управления учебным процессом НИ ТГУ можно заметить, что формирование политики управления системой документационного обеспечения образовательного процесса, осуществляется путем комплексного охвата всего вида деятельности на стратегическом и оперативном уровнях. Но стоит отметить, что данный функционал и распределение ответственности не закреплены ни в локальных нормативных актах (к примеру, в положении об Учебном управлении) ни в должностных инструкциях сотрудников, а сформированы путем инициативного участия и ситуационного распределения, которое с течением времени закрепилось в качестве традиции.
Этот факт делает систему завязанной на персональной ответственности, что в случае увольнения одного из сотрудников или возникновения кризисных ситуаций может привести к отказу от обязательств со стороны других сотрудников и как следствие саботированию деятельности.
Ввиду всего вышесказанного процесс делопроизводства в УУ и соответственно с учебных структурных подразделениях имеет целый ряд недостатков при регистрации, организации архивного хранения, контроле исполнения, организации справочной работы с документами. Основная причина, связанная с очень слабой нормативной базой, объясняется тем, что УУ функционирует всего два года, а также тем фактом, что его создание было инициировано для оперативного разрешения проблем в условиях кризиса системы документационного обеспечения образовательного процесса и пришлось на время подготовки Университета к государственной аккредитации.
Анализ системы документационного обеспечения управления учебным процессом показал, что в УУ из структурного подразделения или напрямую от ответственного исполнителя поступает печатная форма проекта приказа, прошедшая согласование внутри подразделения и, после проверки специалистом по УМР, подлежащая утверждению Начальником учебного управления.
Основным недостатком печатной формы является необходимость ручного корректирования ее оформления, поскольку в рамках программы оно заложено по минимуму: (отсутствие форматирования, согласно логики процесса, сортировка внутри приказа по критерию времени создания и т.д.).
Анализ системы контроля документационного обеспечения управления учебным процессом НИ ТГУ показал, что в 1С: Документооборот, на данный момент конкретные сроки исполнения проставляются только в приказах по ЛС/с, содержащих в распорядительной части пункты об отчислении иностранных студентов (исполнение в 3-х дневный срок). По отношению к остальным видам приказов сроки исполнения не регламентированы, не подлежат контролю и не закреплены в локальных нормативных актах.
Исследование системы обеспечения сохранности содержащейся в документах информации показал, что постановка архивного хранения документов ведется в соответствии с требованиями законодательства. Определенные недостатки имеются при осуществлении оперативного хранения документов, в частности личных дел обучающихся, до передачи в архив ТГУ.
При проведении обследования выявлен высокий уровень влияния человеческого фактора на организацию и сопровождение документационного обеспечения образовательного процесса в сочетании с отсутствием процедур профессиональной аттестации и переаттестации сотрудников.
Рационализация элементов изучаемой системы предполагается через следующие принципы: основываясь на принципе нормативного подхода, необходимо создать Инструкцию по делопроизводству с учетом особенностей структуры университета и программного обеспечения, используемого при организации электронного документооборота; согласно принципу повышения уровня автоматизации производства и управления, следует перевести такие процессы, как регистрация, согласование, утверждение, исполнение документов, справочную работу, составление отчетности в электронный вид; принцип обеспечения оптимального уровня специализации (рациональное распределение обязанностей между сотрудниками, ответственными за делопроизводство); принцип повышения уровня автоматизации (соотношение автоматизированных делопроизводственных операций к общему их количеству); принцип унификации и стандартизации (разработка и утверждение альбомов форм документов).
...37