ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С КАДРОВЫМИ ДОКУМЕНТАМИ В ОБЛАСТНОМ ГОСУДАРСТВЕННОМ КАЗЕННОМ УЧРЕЖДЕНИИ «ТОМСКОЕ УПРАВЛЕНИЕ ЛЕСАМИ»
|
Введение 3
1 Характеристика кадровой документации в ОГУК «Томское управление лесами» 8
1.1 Законодательные основы кадрового делопроизводства 8
1.2 Классификация кадровых документов 13
2. Работа с кадровыми документами в ОГУК «Томское управление лесами» 24
2.1 Характеристика кадровой службы ОГУК «Томское управление лесами» 24
2.2 Организация работы с кадровыми документами по оформлению приема, перевода и
увольнения сотрудников в ОГУК «Томское управление лесами» 28
2.3 Организация работы с кадровыми документами по предоставлению отпусков
персоналу в ОГУК «Томское управление лесами» 40
Заключение 56
Список источников и литературы 58
1 Характеристика кадровой документации в ОГУК «Томское управление лесами» 8
1.1 Законодательные основы кадрового делопроизводства 8
1.2 Классификация кадровых документов 13
2. Работа с кадровыми документами в ОГУК «Томское управление лесами» 24
2.1 Характеристика кадровой службы ОГУК «Томское управление лесами» 24
2.2 Организация работы с кадровыми документами по оформлению приема, перевода и
увольнения сотрудников в ОГУК «Томское управление лесами» 28
2.3 Организация работы с кадровыми документами по предоставлению отпусков
персоналу в ОГУК «Томское управление лесами» 40
Заключение 56
Список источников и литературы 58
Актуальность темы исследования. В современных условиях важность кадровой документации в деятельности любой организации неоспорима. Любой процесс, любая деятельность в учреждении регулируется соответствующими актами, положениями, инструкциями, правилами, которые выполняют свою специализированную роль. Поэтому изучение кадровой документации, ее исследование и анализ необходимы для ее правильного применения и подготовки, а также создания наилучшей системы для эффективного функционирования организации.
Как указывает С. И. Семыгин, «кадровая документация - это совокупность документов организационного, организационно-методического, организационноадминистративного, нормативно-технического и технико-экономического характера, а также нормативно-справочных материалов, устанавливающих стандарты, правила, требования, характеристики, методы, используемые при решении конкретных задач, связанных с персоналом организации»1.
По мнению Т. Н. Контдратьевой, «под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению» . Документы, составляющие систему кадровой документации, характеризуются единством цели и в совокупности обеспечивают документирование деятельности персонала, отделов, их функций и задач, а также различные виды документов, связанных с обеспечением улучшения качество работы и ее анализа.
К кадровой документации предъявляются особые требования. Это связано с тем, что она фиксирует важнейшую область человеческой деятельности - труд, сопровождает человека всю его жизнь, необходима для поступления на конкретную должность, начисления пенсий, премий и т. д. Очень многое зависит от добросовестности и внимательности персонала кадровых служб. Можно сказать, что ценность кадровой документации выходит далеко за рамки интересов каждой конкретной организации и носит социальный характер. Именно поэтому ведение кадровой документации является не только внутренним делом организации: кадровая документация проверяется федеральной инспекцией труда.
Значение кадровой документации определяется следующими факторами:
- кадровая документация содержит социальную информацию, роль которой велика в жизни общества и каждого отдельного человека;
- кадровая документация документирует правоотношения между работником и работодателем и тем самым придает юридическую силу этим отношениям;
- кадровая документация является основой для защиты интересов как работника, так и работодателя1.
Мелочей в кадровой работе не бывает. Любая ошибочно указанная или не указанная информация может привести к самым серьезным юридическим последствиям, что объясняет актуальность темы, поскольку у любого кадровика большая часть работы - это ведение документации по кадрам. Тщательное и компетентное ведение кадровой документации является наиболее важной обязанностью кадровых служб, поскольку оно напрямую связано с людьми - сотрудниками организации.
Современное законодательное и нормативно-методическое регулирование кадрового делопроизводства рассматривают такие авторы, как О.И. Захаркина, Д.Е. Гусятникова, М.А. Шитова . Особенности кадрового делопроизводства хорошо раскрыты в работах Великанова С.С., Самарокова И.В., Кожушкова Н.В., Аракчеева З.В., а также Ефимова Н.М. и Веретенникова В.С.
Особенности создания документации по оформлению трудовых правоотношений представлены в работах А.В. Батуровой, Л. А. Потапова, Н. Бацвин.
В исследовании М. Ю. Демина1 «Делопроизводство: подготовка служебных документов» приводятся документы, которые должны сопровождать приказы, чтобы они были юридически обоснованы и не повлекли за собой дальнейших судебных споров.
Привлекались в исследовании работы В.В. Галахова, И.К. Корнеева, Г.Н. Ксандопул «Кадровое делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы» .
В качестве учебно-справочного пособия нами была использована книга И.Н. Кузнецова «Кадровое делопроизводство», в котором подробно рассматривается организация делопроизводства в кадровой службе.
Среди работ посвященных приему, переводу и увольнение следует выделить труды таких авторов как В.В. Семеникин, В.И. Андреева. В работах представлены формы документов, необходимых для оформления перевода, отображена последовательность действий работников кадровых служб при оформлении постоянного, временного переводов.
Процесс увольнения в кадровом делопроизводстве представлен в работах таких авторов, как Ю.А. Плешакова, А.Г. Симонян. В данных периодических изданиях охарактеризована процедура оформления увольнения: общие и дополнительные основания прекращения трудового договора, оформление записей в трудовую книжку и т.д.
Таким образом, необходимо отметить, что проблема кадровой документации нашла свое отражение в литературе достаточно широко, но остаётся мало исследованным вопрос практического использования кадровой документации на предприятии.
Также для определения содержания работы с кадровыми документами использовались материалы официального сайта Департамента лесного хозяйства Томской области (https://deples.tomsk.gov.ru/).
В связи с этим объектом исследований выпускной квалификационной работы является кадровая документация. Предмет исследования - работа с кадровыми документами в ОГКУ «Томское управление лесами».
Цель работы - дать анализ деятельности отдела кадрового и документационного обеспечения в ОГКУ «Томское управление лесами» и разработать рекомендации по совершенствованию кадрового документирования.
Для раскрытия темы поставлены следующие задачи:
1. Проанализировать законодательную базу кадрового делопроизводства в ОГКУ «Томское управление лесами»;
2. Рассмотреть классификацию кадровых документов в ОГУК «Томское управление лесами»;
3. Выявить правила составления кадровых документов и их хранения.
4. Дать рекомендации по совершенствованию процессов документирования движения персонала, разработать проекты направленные на оптимизацию этих процессов.
Для раскрытия темы были использованы разнообразные нормативные документы, которые можно разделить на две группы: федеральные и локальные.
К первой группе следует отнести Трудовой кодекс Российской Федерации1, Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» , ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации». Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», Приказ Росархива от 11.04.2018 №44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях».
Ко второй группе относятся нормативные документы ОГУК «Томское управление лесами», таких как инструкция по кадровому делопроизводству, штатное расписание, должностные инструкции, номенклатура дел и др.
В ходе работы применялись следующие методы исследования: изучения документов, системно-структурный, метод наблюдения, экспертный метод.
Работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованных источниках и литературы, приложения.
Как указывает С. И. Семыгин, «кадровая документация - это совокупность документов организационного, организационно-методического, организационноадминистративного, нормативно-технического и технико-экономического характера, а также нормативно-справочных материалов, устанавливающих стандарты, правила, требования, характеристики, методы, используемые при решении конкретных задач, связанных с персоналом организации»1.
По мнению Т. Н. Контдратьевой, «под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению» . Документы, составляющие систему кадровой документации, характеризуются единством цели и в совокупности обеспечивают документирование деятельности персонала, отделов, их функций и задач, а также различные виды документов, связанных с обеспечением улучшения качество работы и ее анализа.
К кадровой документации предъявляются особые требования. Это связано с тем, что она фиксирует важнейшую область человеческой деятельности - труд, сопровождает человека всю его жизнь, необходима для поступления на конкретную должность, начисления пенсий, премий и т. д. Очень многое зависит от добросовестности и внимательности персонала кадровых служб. Можно сказать, что ценность кадровой документации выходит далеко за рамки интересов каждой конкретной организации и носит социальный характер. Именно поэтому ведение кадровой документации является не только внутренним делом организации: кадровая документация проверяется федеральной инспекцией труда.
Значение кадровой документации определяется следующими факторами:
- кадровая документация содержит социальную информацию, роль которой велика в жизни общества и каждого отдельного человека;
- кадровая документация документирует правоотношения между работником и работодателем и тем самым придает юридическую силу этим отношениям;
- кадровая документация является основой для защиты интересов как работника, так и работодателя1.
Мелочей в кадровой работе не бывает. Любая ошибочно указанная или не указанная информация может привести к самым серьезным юридическим последствиям, что объясняет актуальность темы, поскольку у любого кадровика большая часть работы - это ведение документации по кадрам. Тщательное и компетентное ведение кадровой документации является наиболее важной обязанностью кадровых служб, поскольку оно напрямую связано с людьми - сотрудниками организации.
Современное законодательное и нормативно-методическое регулирование кадрового делопроизводства рассматривают такие авторы, как О.И. Захаркина, Д.Е. Гусятникова, М.А. Шитова . Особенности кадрового делопроизводства хорошо раскрыты в работах Великанова С.С., Самарокова И.В., Кожушкова Н.В., Аракчеева З.В., а также Ефимова Н.М. и Веретенникова В.С.
Особенности создания документации по оформлению трудовых правоотношений представлены в работах А.В. Батуровой, Л. А. Потапова, Н. Бацвин.
В исследовании М. Ю. Демина1 «Делопроизводство: подготовка служебных документов» приводятся документы, которые должны сопровождать приказы, чтобы они были юридически обоснованы и не повлекли за собой дальнейших судебных споров.
Привлекались в исследовании работы В.В. Галахова, И.К. Корнеева, Г.Н. Ксандопул «Кадровое делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы» .
В качестве учебно-справочного пособия нами была использована книга И.Н. Кузнецова «Кадровое делопроизводство», в котором подробно рассматривается организация делопроизводства в кадровой службе.
Среди работ посвященных приему, переводу и увольнение следует выделить труды таких авторов как В.В. Семеникин, В.И. Андреева. В работах представлены формы документов, необходимых для оформления перевода, отображена последовательность действий работников кадровых служб при оформлении постоянного, временного переводов.
Процесс увольнения в кадровом делопроизводстве представлен в работах таких авторов, как Ю.А. Плешакова, А.Г. Симонян. В данных периодических изданиях охарактеризована процедура оформления увольнения: общие и дополнительные основания прекращения трудового договора, оформление записей в трудовую книжку и т.д.
Таким образом, необходимо отметить, что проблема кадровой документации нашла свое отражение в литературе достаточно широко, но остаётся мало исследованным вопрос практического использования кадровой документации на предприятии.
Также для определения содержания работы с кадровыми документами использовались материалы официального сайта Департамента лесного хозяйства Томской области (https://deples.tomsk.gov.ru/).
В связи с этим объектом исследований выпускной квалификационной работы является кадровая документация. Предмет исследования - работа с кадровыми документами в ОГКУ «Томское управление лесами».
Цель работы - дать анализ деятельности отдела кадрового и документационного обеспечения в ОГКУ «Томское управление лесами» и разработать рекомендации по совершенствованию кадрового документирования.
Для раскрытия темы поставлены следующие задачи:
1. Проанализировать законодательную базу кадрового делопроизводства в ОГКУ «Томское управление лесами»;
2. Рассмотреть классификацию кадровых документов в ОГУК «Томское управление лесами»;
3. Выявить правила составления кадровых документов и их хранения.
4. Дать рекомендации по совершенствованию процессов документирования движения персонала, разработать проекты направленные на оптимизацию этих процессов.
Для раскрытия темы были использованы разнообразные нормативные документы, которые можно разделить на две группы: федеральные и локальные.
К первой группе следует отнести Трудовой кодекс Российской Федерации1, Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» , ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации». Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», Приказ Росархива от 11.04.2018 №44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях».
Ко второй группе относятся нормативные документы ОГУК «Томское управление лесами», таких как инструкция по кадровому делопроизводству, штатное расписание, должностные инструкции, номенклатура дел и др.
В ходе работы применялись следующие методы исследования: изучения документов, системно-структурный, метод наблюдения, экспертный метод.
Работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованных источниках и литературы, приложения.
Документирование движения персонала имеет важное значение в каровом делопроизводстве. Эффективность и качество работы отдела кадров невозможно без системы нормативно-методического и правового обеспечения работы с персоналом, начиная от поиска новых сотрудников до их увольнения. В своей деятельности отдел кадров руководствуется комплексом законодательных и нормативно-правовых актов регламентирующих вопросы документирования кадровой деятельности. Правовое обеспечение отдела кадров заключается в использовании форм и средств юридического воздействия на управление персоналом для обеспечения продуктивной деятельности организации.
В ОГУК «Томское управление лесами» работу с кадровыми документами осуществляет целый отдел. Работа с кадровыми документами осуществляется по трем основным блокам: кадровое обеспечения деятельности учреждения, организация и ведение делопроизводства в учреждении, архивное дело.
В связи с тем, что в структуре ОГУК «Томское управление лесами» имеется 20 филиалов и общее количество сотрудников 210 человек, ведение кадровых документов которых входит в обязанности всего трех сотрудников отдела кадрового и документационного обеспечения, объем работы достаточно большой, вследствие чего нагрузка на сотрудников отдела очень большая. Данного количества сотрудников не хватает для полноценного ведения работы с кадровыми документами.
Все документы, создаваемые кадровой службой ОГУК «Томское управление лесами», можно условно разделить на несколько групп: договорные документы; распорядительные документы; информационно-справочные документы; первичные учетные документы по учету кадров, рабочего времени и оплаты труда; регистрационные формы.
Проанализировав организацию работы с кадровыми документами по приему, увольнению и перемещению персонала в данном учреждении можно сделать следующие выводы: все процедуры оформления документации нормированы, и закреплены в соответствующих локальных актах ОГУК «Томское управление лесами»; для оформления приема, увольнения, переводов применяются унифицированные формы утвержденные Постановлением Госкомстата, так как собственные формы кадровой документации в учреждении не принимались; нарушений требований к оформлению документации, в части неверного оформления реквизитов, нарушения сроков оформления документов и ознакомления с ними работников мы не выявили.
В ОГУК «Томское управление лесами» при работе с кадровыми документами оформляются документы при приеме, переводе и увольнении сотрудников, при предоставлении различных видов отпусков, а также при направлении сотрудников в служебные командировки. При оформлении любой из названных процедур работник пишет заявление, которые являются основанием для издания распорядительного документа. Отдел кадрового и документационного обеспечения издает соответствующий распорядительный документ.
Подводя итог анализу организации работы с кадровыми документами можно сказать, что грубых нарушений ведения документации выявлено не было, основные ошибки которые встречаются это в написании названия учреждения, орфографические ошибки или опечатки в текстах приказов, которые не влияют в целом на юридическую значимость.
Стоит отметить и выявленные недостатки в оформлении документов:
1. Поступающие на работу сотрудники должны быть ознакомлены с коллективным трудовым договором, но на практике этого не происходит.
2. В учреждении нет унифицированных форм утвержденных руководителем учреждения.
3. Имеются ошибки в написании названия учреждения, орфографические ошибки или опечатки в текстах приказов.
В работе была проведена разработка Положения персонале.
Положение о персонале - программный документ, устанавливающий принципы трудовых взаимоотношений, способы организации труда в Учреждении, основные права и обязанности Учреждения и персонала. При этом в Положении о персонале не только перечисляются принципы корпоративной культуры, но и указываются механизмы приведения их в действие - взаимные права и обязанности персонала и руководства, ответственность организации перед персоналом, и наоборот. Положение о персонале представляет собой концепцию взаимоотношений персонала и ОГУК «Томское управление лесами».
Цель Положения о персонале - максимально быстро внедрить сотрудника в работу и коллектив и познакомить с локальными нормативными актами, соответственно ожидается, что процент выполняемой сотрудником работы будет расти намного быстрее, а специалисту отдела кадров будет проще знакомить сотрудников с наиболее важными моментами организации труда в учреждении.
В ОГУК «Томское управление лесами» работу с кадровыми документами осуществляет целый отдел. Работа с кадровыми документами осуществляется по трем основным блокам: кадровое обеспечения деятельности учреждения, организация и ведение делопроизводства в учреждении, архивное дело.
В связи с тем, что в структуре ОГУК «Томское управление лесами» имеется 20 филиалов и общее количество сотрудников 210 человек, ведение кадровых документов которых входит в обязанности всего трех сотрудников отдела кадрового и документационного обеспечения, объем работы достаточно большой, вследствие чего нагрузка на сотрудников отдела очень большая. Данного количества сотрудников не хватает для полноценного ведения работы с кадровыми документами.
Все документы, создаваемые кадровой службой ОГУК «Томское управление лесами», можно условно разделить на несколько групп: договорные документы; распорядительные документы; информационно-справочные документы; первичные учетные документы по учету кадров, рабочего времени и оплаты труда; регистрационные формы.
Проанализировав организацию работы с кадровыми документами по приему, увольнению и перемещению персонала в данном учреждении можно сделать следующие выводы: все процедуры оформления документации нормированы, и закреплены в соответствующих локальных актах ОГУК «Томское управление лесами»; для оформления приема, увольнения, переводов применяются унифицированные формы утвержденные Постановлением Госкомстата, так как собственные формы кадровой документации в учреждении не принимались; нарушений требований к оформлению документации, в части неверного оформления реквизитов, нарушения сроков оформления документов и ознакомления с ними работников мы не выявили.
В ОГУК «Томское управление лесами» при работе с кадровыми документами оформляются документы при приеме, переводе и увольнении сотрудников, при предоставлении различных видов отпусков, а также при направлении сотрудников в служебные командировки. При оформлении любой из названных процедур работник пишет заявление, которые являются основанием для издания распорядительного документа. Отдел кадрового и документационного обеспечения издает соответствующий распорядительный документ.
Подводя итог анализу организации работы с кадровыми документами можно сказать, что грубых нарушений ведения документации выявлено не было, основные ошибки которые встречаются это в написании названия учреждения, орфографические ошибки или опечатки в текстах приказов, которые не влияют в целом на юридическую значимость.
Стоит отметить и выявленные недостатки в оформлении документов:
1. Поступающие на работу сотрудники должны быть ознакомлены с коллективным трудовым договором, но на практике этого не происходит.
2. В учреждении нет унифицированных форм утвержденных руководителем учреждения.
3. Имеются ошибки в написании названия учреждения, орфографические ошибки или опечатки в текстах приказов.
В работе была проведена разработка Положения персонале.
Положение о персонале - программный документ, устанавливающий принципы трудовых взаимоотношений, способы организации труда в Учреждении, основные права и обязанности Учреждения и персонала. При этом в Положении о персонале не только перечисляются принципы корпоративной культуры, но и указываются механизмы приведения их в действие - взаимные права и обязанности персонала и руководства, ответственность организации перед персоналом, и наоборот. Положение о персонале представляет собой концепцию взаимоотношений персонала и ОГУК «Томское управление лесами».
Цель Положения о персонале - максимально быстро внедрить сотрудника в работу и коллектив и познакомить с локальными нормативными актами, соответственно ожидается, что процент выполняемой сотрудником работы будет расти намного быстрее, а специалисту отдела кадров будет проще знакомить сотрудников с наиболее важными моментами организации труда в учреждении.
