ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ В ДУМЕ ГОРОДА ТОМСКА (2010-2016 гг.)
|
Аннотация
Введение 6
Глава 1 Дума Города Томска: полномочия и структура
1.1 Российское законодательство о местном самоуправлении 13
1.2 Локальные документы о компетенции и
функциях Думы Г орода Т омска 16
1.3 Формирование Думы Г орода Томска и ее состав 19
Глава 2 Документационное обеспечение управления
в Думе Города Томска
2.1 Нормативное обеспечение 24
2.2 Организационная структура и кадровый состав
службы делопроизводства 28
2.3 Виды документов, их оформление и хранение 34
Заключение 42
Список использованных источников и литературы 45
Приложения А (справочное) Образец общего бланка 52
Приложение Б (справочное) Образец распоряжения 53
Приложение В (справочное) Образец приказ 54
Приложение Г (справочное) Образец акта 55
Приложение Д (справочное) Образец доверенности 56
Приложение Е (справочное) Образец резолюции 57
Введение 6
Глава 1 Дума Города Томска: полномочия и структура
1.1 Российское законодательство о местном самоуправлении 13
1.2 Локальные документы о компетенции и
функциях Думы Г орода Т омска 16
1.3 Формирование Думы Г орода Томска и ее состав 19
Глава 2 Документационное обеспечение управления
в Думе Города Томска
2.1 Нормативное обеспечение 24
2.2 Организационная структура и кадровый состав
службы делопроизводства 28
2.3 Виды документов, их оформление и хранение 34
Заключение 42
Список использованных источников и литературы 45
Приложения А (справочное) Образец общего бланка 52
Приложение Б (справочное) Образец распоряжения 53
Приложение В (справочное) Образец приказ 54
Приложение Г (справочное) Образец акта 55
Приложение Д (справочное) Образец доверенности 56
Приложение Е (справочное) Образец резолюции 57
Актуальность исследования заключается в необходимости увеличивать эффективность управленческой деятельности органов местного самоуправления.
Согласно Конституции Российской Федерации, местное самоуправление обеспечивает самостоятельное решение населением вопросов местного значения, владение, пользование и распоряжение муниципальной собственностью . Такой вид управления на местах призван направлять, организовать и регулировать общественно-хозяйственную деятельность муниципального образования.
Эффективность осуществления деятельности местных органов управления во многом зависит от правильно организованных делопроизводственных процессов. Следует отметить, что документы - это основа информационной среды любой организации, будь то коммерческое предприятие или государственная структура, содержащиеся в них информации может обладать юридической силой и быть использована в профессиональной деятельности, только в случае соблюдения всех делопроизводственных операций.
Работа по документационному обеспечению муниципального управления является специфическим направлением деятельности аппарата местных органов самоуправления, которое заключается в составлении, оформлении документов, использовании и хранении. От того, насколько грамотно и правильно составлен документ, а также как организован процесс работы с ним, во многом зависит своевременность принятия необходимых решений, а значит и эффективность осуществления местного самоуправления в целом.
Заявленная проблема вызывает интерес у исследователей в изучении организации делопроизводства в местных органах самоуправления.
Такие исследователи как В.А. Брезе , О.Б. Макаревич , В.В. Борискин , А.В. Ермолаева , И.Н. Кузнецов , А.А. Раздорожный обращаются к проблемам документирования управленческой деятельности, а также к принципам построения делопроизводственной службы. Изучают нормативно - методическую базу, основные понятия и терминологию в области документационного обеспечения управления. Рассматривают порядок учета и регистрации документов, их оформление и хранение. Раскрывают способы и методы оптимизации документооборота, обеспечения конфиденциальности информации.
М.В. Кирсанова , Е.Н. Колесник анализируют документационное обеспечение управления в органах государственной власти и местного самоуправления, рассматривают правила по созданию, оформлению, хранению документов, процесс формирования дел. Уделяют внимание работе служб делопроизводства в органах власти, составлению инструкций по делопроизводству в аппарате управления, регламента работы.
Конкретные проблемы делопроизводства в органах местного самоуправления анализируют другие исследователи, такие как К.С. Дыйкинбаев, А.З. Закирова , С.Ю. Кабашов . Освещают теоретические и практические вопросы общего и специального делопроизводства в органах местного самоуправления, в том числе документирования кадровой работы муниципальной службы и организацию работы должностных лиц с обращениями граждан. Раскрывают положения современных нормативных правовых актов по оформлению служебных документов.
Ю.М. Кукарина , Л.В. Шлаузер изучают основы осуществления специального делопроизводства. Исследователь Ю.М. Кукарина в своей работе, посвященной особенностям документирования управленческой деятельности в органах местного самоуправления, учитывает специфику работы органов местного самоуправления, как целостной системы . Рассматривает законодательную базу, обеспечивающую регламентацию делопроизводства, как на федеральном, так и на местном уровне. Особая роль уделяется изучению административных регламентов, которые впоследствии оформляют процесс оказания муниципальных услуг. А также приводятся образцы бланков отдельных видов документов, таких как постановление и решение, а также определяет состав реквизитов, необходимых для придания юридической силы этим документам.
Л.В. Шлаузер в своей исследовательской работе рассматривает проблемы документационного обеспечения в органах местного самоуправления на современном этапе. Анализирует состояние документов и документационного обеспечения управления, а также его нормативно - правовую обеспеченность. На примере администрации Ребрихинского района Алтайского края описывает конкретные меры по систематизации делопроизводства, затрагивает вопросы о внедрении системы электронного документооборота в аппарате управления. А также рассматривает проблемы организации смешанного документооборота и перехода на электронный документооборот.
Следует выделить работу А.А. Бочарникова , в которой раскрывается делопроизводство дореволюционной России на примере Астраханской городской управы, рассматривается деятельность Городской управы и Городской Думы в целом. Изучаются правила оформления документов и список необходимых реквизитов, характерных для того времени. Особое внимание уделяется порядку ведения делопроизводства, компетенциям Городской Управы, рассматривается процесс регистрации документов, их последующее использование и хранение. А также акцентируется внимание на большом документообороте, который приводил к волоките и невозможности сохранять многочисленные документы.
Объектом исследования является делопроизводство в
представительных органах власти местного самоуправления. Предметом исследования является делопроизводство в Думе Города Томска.
Целью исследования изучение специфики организации делопроизводства в Думе Города Томска.
Для достижения поставленной цели необходимо решение взаимосвязанных задач:
1. изучить нормативно - правовую базу, регулирующую осуществление местного самоуправления в муниципальном образовании город Томск;
2. проанализировать локальные нормативные акты по организации делопроизводственной деятельности;
3. рассмотреть организационную структуру и кадровый состав службы делопроизводства;
4. проанализировать виды документов и порядок их оформления;
Хронологические рамки работы 2010 - 2016 г. обусловлены
утверждением новейшей редакции Регламента Думы, основные положения которого регламентируют работу по документационному обеспечению управления в Аппарате Думы, а также его функции и компетенции в целом.
В работе используются общенаучные методы исследования, а именно метод анализа, с помощью которого были выявлены основные положения по организации документационного обеспечения управления, которые впоследствии были систематизированы посредством метода синтеза. А также использовался метод сравнения для определения специфики организации делопроизводства в Думе Города Томска.
Основными источниками работы являются:
Конституция Российской Федерации определяет основные принципы организации местного самоуправления . Федеральный закон «Об общих принципах организации местного самоуправления», устанавливает общие правовые, территориальные, организационные и экономические принципы организации местного самоуправления в Российской Федерации, а также определяет государственные гарантии его осуществления . Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти отражающие правила по созданию единой методической основы ведения делопроизводства . ГОСТ 6.30 - 2003 «Унифицированная система документации,
унифицированная система организационно - распорядительной документации, требования к оформлению документов», который определяет состав реквизитов документов, устанавливает требования к оформлению бланков, включая и порядок использования Государственного Герба при их изготовлении . ГОСТ Р 7.0.8. - 2013 «Система стандартов по информации, библиотечному, издательскому делу, делопроизводство и архивное дело, термины и определения», где прописаны все термины, относящиеся в к документационному обеспечения управления, в любой организации, независимо от ее специфики . Государственная Система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), представляет собой совокупность принципов и правил, а также требований к единообразию документирования управленческой деятельности и работы с документами в целом .
Также источниками явились локальные документы:
Устав города Томска прописывает правовые основы местного самоуправления в целом, гарантии и порядок участия населения в решении вопросов местного значения . Регламент Думы Города Томска определяет порядок ее работы, а также отражает структуру и принципы деятельности . Инструкция по делопроизводству, которая регламентирует порядок ведения делопроизводственных процессов по приему, учету, подготовке, оформлению, хранению и использованию документов в Думе .
Научно-справочный аппарат и список использованных источников и литературы оформлены в соответствии с ГОСТ 7.1 - 2003
«Библиографическая запись. Библиографическое описание: Общие
требования и правила составления» , ГОСТа Р 7.0.5-2008
«Библиографическая ссылка. Общие требования и правила составления» .
Вся использованная литература и источники позволяют раскрывать содержание темы.
Согласно Конституции Российской Федерации, местное самоуправление обеспечивает самостоятельное решение населением вопросов местного значения, владение, пользование и распоряжение муниципальной собственностью . Такой вид управления на местах призван направлять, организовать и регулировать общественно-хозяйственную деятельность муниципального образования.
Эффективность осуществления деятельности местных органов управления во многом зависит от правильно организованных делопроизводственных процессов. Следует отметить, что документы - это основа информационной среды любой организации, будь то коммерческое предприятие или государственная структура, содержащиеся в них информации может обладать юридической силой и быть использована в профессиональной деятельности, только в случае соблюдения всех делопроизводственных операций.
Работа по документационному обеспечению муниципального управления является специфическим направлением деятельности аппарата местных органов самоуправления, которое заключается в составлении, оформлении документов, использовании и хранении. От того, насколько грамотно и правильно составлен документ, а также как организован процесс работы с ним, во многом зависит своевременность принятия необходимых решений, а значит и эффективность осуществления местного самоуправления в целом.
Заявленная проблема вызывает интерес у исследователей в изучении организации делопроизводства в местных органах самоуправления.
Такие исследователи как В.А. Брезе , О.Б. Макаревич , В.В. Борискин , А.В. Ермолаева , И.Н. Кузнецов , А.А. Раздорожный обращаются к проблемам документирования управленческой деятельности, а также к принципам построения делопроизводственной службы. Изучают нормативно - методическую базу, основные понятия и терминологию в области документационного обеспечения управления. Рассматривают порядок учета и регистрации документов, их оформление и хранение. Раскрывают способы и методы оптимизации документооборота, обеспечения конфиденциальности информации.
М.В. Кирсанова , Е.Н. Колесник анализируют документационное обеспечение управления в органах государственной власти и местного самоуправления, рассматривают правила по созданию, оформлению, хранению документов, процесс формирования дел. Уделяют внимание работе служб делопроизводства в органах власти, составлению инструкций по делопроизводству в аппарате управления, регламента работы.
Конкретные проблемы делопроизводства в органах местного самоуправления анализируют другие исследователи, такие как К.С. Дыйкинбаев, А.З. Закирова , С.Ю. Кабашов . Освещают теоретические и практические вопросы общего и специального делопроизводства в органах местного самоуправления, в том числе документирования кадровой работы муниципальной службы и организацию работы должностных лиц с обращениями граждан. Раскрывают положения современных нормативных правовых актов по оформлению служебных документов.
Ю.М. Кукарина , Л.В. Шлаузер изучают основы осуществления специального делопроизводства. Исследователь Ю.М. Кукарина в своей работе, посвященной особенностям документирования управленческой деятельности в органах местного самоуправления, учитывает специфику работы органов местного самоуправления, как целостной системы . Рассматривает законодательную базу, обеспечивающую регламентацию делопроизводства, как на федеральном, так и на местном уровне. Особая роль уделяется изучению административных регламентов, которые впоследствии оформляют процесс оказания муниципальных услуг. А также приводятся образцы бланков отдельных видов документов, таких как постановление и решение, а также определяет состав реквизитов, необходимых для придания юридической силы этим документам.
Л.В. Шлаузер в своей исследовательской работе рассматривает проблемы документационного обеспечения в органах местного самоуправления на современном этапе. Анализирует состояние документов и документационного обеспечения управления, а также его нормативно - правовую обеспеченность. На примере администрации Ребрихинского района Алтайского края описывает конкретные меры по систематизации делопроизводства, затрагивает вопросы о внедрении системы электронного документооборота в аппарате управления. А также рассматривает проблемы организации смешанного документооборота и перехода на электронный документооборот.
Следует выделить работу А.А. Бочарникова , в которой раскрывается делопроизводство дореволюционной России на примере Астраханской городской управы, рассматривается деятельность Городской управы и Городской Думы в целом. Изучаются правила оформления документов и список необходимых реквизитов, характерных для того времени. Особое внимание уделяется порядку ведения делопроизводства, компетенциям Городской Управы, рассматривается процесс регистрации документов, их последующее использование и хранение. А также акцентируется внимание на большом документообороте, который приводил к волоките и невозможности сохранять многочисленные документы.
Объектом исследования является делопроизводство в
представительных органах власти местного самоуправления. Предметом исследования является делопроизводство в Думе Города Томска.
Целью исследования изучение специфики организации делопроизводства в Думе Города Томска.
Для достижения поставленной цели необходимо решение взаимосвязанных задач:
1. изучить нормативно - правовую базу, регулирующую осуществление местного самоуправления в муниципальном образовании город Томск;
2. проанализировать локальные нормативные акты по организации делопроизводственной деятельности;
3. рассмотреть организационную структуру и кадровый состав службы делопроизводства;
4. проанализировать виды документов и порядок их оформления;
Хронологические рамки работы 2010 - 2016 г. обусловлены
утверждением новейшей редакции Регламента Думы, основные положения которого регламентируют работу по документационному обеспечению управления в Аппарате Думы, а также его функции и компетенции в целом.
В работе используются общенаучные методы исследования, а именно метод анализа, с помощью которого были выявлены основные положения по организации документационного обеспечения управления, которые впоследствии были систематизированы посредством метода синтеза. А также использовался метод сравнения для определения специфики организации делопроизводства в Думе Города Томска.
Основными источниками работы являются:
Конституция Российской Федерации определяет основные принципы организации местного самоуправления . Федеральный закон «Об общих принципах организации местного самоуправления», устанавливает общие правовые, территориальные, организационные и экономические принципы организации местного самоуправления в Российской Федерации, а также определяет государственные гарантии его осуществления . Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти отражающие правила по созданию единой методической основы ведения делопроизводства . ГОСТ 6.30 - 2003 «Унифицированная система документации,
унифицированная система организационно - распорядительной документации, требования к оформлению документов», который определяет состав реквизитов документов, устанавливает требования к оформлению бланков, включая и порядок использования Государственного Герба при их изготовлении . ГОСТ Р 7.0.8. - 2013 «Система стандартов по информации, библиотечному, издательскому делу, делопроизводство и архивное дело, термины и определения», где прописаны все термины, относящиеся в к документационному обеспечения управления, в любой организации, независимо от ее специфики . Государственная Система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), представляет собой совокупность принципов и правил, а также требований к единообразию документирования управленческой деятельности и работы с документами в целом .
Также источниками явились локальные документы:
Устав города Томска прописывает правовые основы местного самоуправления в целом, гарантии и порядок участия населения в решении вопросов местного значения . Регламент Думы Города Томска определяет порядок ее работы, а также отражает структуру и принципы деятельности . Инструкция по делопроизводству, которая регламентирует порядок ведения делопроизводственных процессов по приему, учету, подготовке, оформлению, хранению и использованию документов в Думе .
Научно-справочный аппарат и список использованных источников и литературы оформлены в соответствии с ГОСТ 7.1 - 2003
«Библиографическая запись. Библиографическое описание: Общие
требования и правила составления» , ГОСТа Р 7.0.5-2008
«Библиографическая ссылка. Общие требования и правила составления» .
Вся использованная литература и источники позволяют раскрывать содержание темы.
Местное самоуправление можно отнести к управленческим явлениям, которое призвано направлять, регулировать и организовывать общественно - хозяйственную деятельность местного населения. Органы местного самоуправления, не являясь государственной властью, осуществляют свою деятельность, имеющую властный характер, выступая одной из форм реализации власти народом. Наделение полномочиями органов местного самоуправления независимо от субъекта происходит на основе положений Конституции Российской Федерации и федеральных законов. Основными функциями местных органов самоуправления являются:
1. обеспечение участия населения муниципального образования в решении вопросов местного значения;
2. владение, распоряжение и пользование муниципальной собственностью;
3. развитие городской инфраструктуры и территории муниципального образования в целом;
4. удовлетворение потребностей населения во всех сферах жизни, будь то транспортные, торговые, культурные или коммунальные услуги и т.д.
В муниципальном образовании Дума Города Томска осуществляет представительную власть. Принимает особое участие в процессе управления развитием города. Деятельность Думы основывается на принципах гласности, свободного обсуждения, коллективного решения вопросов и регулярной отчетности перед избирателями.
На основании принципа разделения властей Дума представляет собой своеобразный мост между властью города и населением. Осуществление непосредственной работы с горожанами, изучение круга насущных проблем и вопросов ведет к реализации взаимосвязанных действий, для их ликвидации, а также созданию документов, как подтверждения легитимности и законности принятых решений. Принимаемые решения Думы Города Томска должны не только соответствовать интересам развития города, но и быть принятыми вовремя, с соблюдением всех требуемых законом процедур. Отсюда следует, что все решения должны быть оформлены в строгом соответствии с делопроизводственными правилами.
Любой управленческий процесс пронизывает информация, законность, которой признается лишь при ее закрепление на материальном носителе. Документ - это основа информационной среды любого управления. Необходимо отметить, что любое управленческое решение базируется на документированной информации по рассматриваемому вопросу или объекту.
Для правового, организационного, документационного,
информационного и материально - технического обеспечения деятельности в Думе существует Аппарат, основной задачей которого является помощь комитетами, комиссиям, рабочим группам, а также молодежному совету города по юридическому и документационному обеспечению их деятельности. В составе аппарата 7 отделов:
1. контрольно-нормативный;
2.отдел по работе с обращениями;
3. отдел пресс-службы;
4. отдел по развитию территории и городской инфраструктуры;
5. отдел по бюджету, экономике и собственности;
6. отдел бухгалтерского учета;
7. отдел по социальной политике и делам молодежи.
Каждый из них выполняет различные функции по организации, подготовке и проведению собраний, документационному обеспечению, осуществлению связей со средствами массовой информации и всестороннее освещение деятельности.
Основная работа, связанная с делопроизводственными процессами, осуществляется в каждом из отделов в соответствии с их профилем. В состав отделов входит начальник, советник - юрист и специалист в области документационного обеспечения управления. Необходимо отметить, что в Думе Города Томска нет такого отдела как канцелярия, есть лишь отдельное структурное звено - делопроизводитель, основной деятельностью которого является регистрации корреспонденции от юридических и физических лиц, а также служебных писем, созданных в Думе.
Организация делопроизводства в Думе Города Томска происходит по общепринятым нормам в строгом соответствии с нормативно - правовой базов, учитывающей специфику ее деятельности. Основными документами, регулирующими процесс делопроизводства и организации местного самоуправления в целом, являются Устав муниципального образования «Город Томск», основные положения которого регламентируют правовые основы осуществления местного самоуправления, гарантии и порядок участия населения в решение вопросов местного значения; Регламент Думы, который отражает принципы, форму и порядок осуществления деятельности, компетенции Думы в решение тех или иных вопросов, а также Инструкция по делопроизводству, которая закрепляет порядок ведения делопроизводственных процессов по приему, учету, подготовке, оформлению документов, их хранению, использованию и тиражированию в Думе Города Томска.
Организация делопроизводства в Думе Города Томска ведется на профессиональном уровне, в строгом соответствии с Инструкций по делопроизводству. Это обеспечивает грамотное и правильное создание документов, которые имеют юридическую силу, вследствие чего принятые решения Думы имеют свое законное обоснование и оформление, что в целом ведет к легитимности существующей власти и ее эффективной организации.
1. обеспечение участия населения муниципального образования в решении вопросов местного значения;
2. владение, распоряжение и пользование муниципальной собственностью;
3. развитие городской инфраструктуры и территории муниципального образования в целом;
4. удовлетворение потребностей населения во всех сферах жизни, будь то транспортные, торговые, культурные или коммунальные услуги и т.д.
В муниципальном образовании Дума Города Томска осуществляет представительную власть. Принимает особое участие в процессе управления развитием города. Деятельность Думы основывается на принципах гласности, свободного обсуждения, коллективного решения вопросов и регулярной отчетности перед избирателями.
На основании принципа разделения властей Дума представляет собой своеобразный мост между властью города и населением. Осуществление непосредственной работы с горожанами, изучение круга насущных проблем и вопросов ведет к реализации взаимосвязанных действий, для их ликвидации, а также созданию документов, как подтверждения легитимности и законности принятых решений. Принимаемые решения Думы Города Томска должны не только соответствовать интересам развития города, но и быть принятыми вовремя, с соблюдением всех требуемых законом процедур. Отсюда следует, что все решения должны быть оформлены в строгом соответствии с делопроизводственными правилами.
Любой управленческий процесс пронизывает информация, законность, которой признается лишь при ее закрепление на материальном носителе. Документ - это основа информационной среды любого управления. Необходимо отметить, что любое управленческое решение базируется на документированной информации по рассматриваемому вопросу или объекту.
Для правового, организационного, документационного,
информационного и материально - технического обеспечения деятельности в Думе существует Аппарат, основной задачей которого является помощь комитетами, комиссиям, рабочим группам, а также молодежному совету города по юридическому и документационному обеспечению их деятельности. В составе аппарата 7 отделов:
1. контрольно-нормативный;
2.отдел по работе с обращениями;
3. отдел пресс-службы;
4. отдел по развитию территории и городской инфраструктуры;
5. отдел по бюджету, экономике и собственности;
6. отдел бухгалтерского учета;
7. отдел по социальной политике и делам молодежи.
Каждый из них выполняет различные функции по организации, подготовке и проведению собраний, документационному обеспечению, осуществлению связей со средствами массовой информации и всестороннее освещение деятельности.
Основная работа, связанная с делопроизводственными процессами, осуществляется в каждом из отделов в соответствии с их профилем. В состав отделов входит начальник, советник - юрист и специалист в области документационного обеспечения управления. Необходимо отметить, что в Думе Города Томска нет такого отдела как канцелярия, есть лишь отдельное структурное звено - делопроизводитель, основной деятельностью которого является регистрации корреспонденции от юридических и физических лиц, а также служебных писем, созданных в Думе.
Организация делопроизводства в Думе Города Томска происходит по общепринятым нормам в строгом соответствии с нормативно - правовой базов, учитывающей специфику ее деятельности. Основными документами, регулирующими процесс делопроизводства и организации местного самоуправления в целом, являются Устав муниципального образования «Город Томск», основные положения которого регламентируют правовые основы осуществления местного самоуправления, гарантии и порядок участия населения в решение вопросов местного значения; Регламент Думы, который отражает принципы, форму и порядок осуществления деятельности, компетенции Думы в решение тех или иных вопросов, а также Инструкция по делопроизводству, которая закрепляет порядок ведения делопроизводственных процессов по приему, учету, подготовке, оформлению документов, их хранению, использованию и тиражированию в Думе Города Томска.
Организация делопроизводства в Думе Города Томска ведется на профессиональном уровне, в строгом соответствии с Инструкций по делопроизводству. Это обеспечивает грамотное и правильное создание документов, которые имеют юридическую силу, вследствие чего принятые решения Думы имеют свое законное обоснование и оформление, что в целом ведет к легитимности существующей власти и ее эффективной организации.
Подобные работы
- Документные ресурсы муниципальных архивов административных центров Западной Сибири и их использование (Документоведение, архивоведение, Омский государственный университет)
Дипломные работы, ВКР, документоведение. Язык работы: Русский. Цена: 2000 р. Год сдачи: 2019