ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ОБЛАСТНОМ ГОСУДАРСТВЕННОМ АВТОНОМНОМ УЧРЕЖДЕНИИ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ «БОЛЬНИЦА СКОРОЙ МЕДИЦИНСКОЙ ПОМОЩИ №2» (ОГАУЗ «БСМП№2»)
|
Аннотация 3
Введение 3
Глава 1 Характеристика нормативно-методической базы документационного обеспечения управления в Областном государственном автономном учреждении здравоохранения «Больница скорой медицинской помощи №2»
1.1 Характеристика функций сотрудников, занимающихся работой с документами 7
1.2 Нормативно-методическая база и локальные акты, регламентирующие деятельность
сотрудников, занимающихся работой с документами 9
Глава 2 Основные этапы документооборота в Областном государственном автономном учреждении здравоохранения «Больница скорой медицинской помощи №2»
2.1 Характеристика видового состава документов 13
2.2 Характеристика основных этапов документооборота 17
Глава 3 Подготовка документов для хранения в Областном государственном автономном учреждении здравоохранения «Больница скорой медицинской помощи №2» 23
Заключение 34
Список источников и литературы
Приложение А (Информационное) Инструкция по делопроизводству
ОГАУЗ «БСМП №2» 42
Приложение Б (Информационное) Номенклатура дел
ОГАУЗ «БСМП №2» на 2019 год 47
Приложение В (Информационное). Должностная инструкция секретаря-машинистки
Приложение Г (Информационное). Положение об архиве ОГАУЗ «БСМП №2»
Приложение Д (Информационное). Бланк исходящего письма ОГАУЗ «БСМП №2»
Приложение Ж (Информационное). Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
Приложение И (Информационное). Копия журнала регистрации входящей корреспонденции
Приложение К (Информационное). Копия журнала регистрации исходящей корреспонденции
Приложение Л (Информационное). График сдачи документов в архив
Приложение М (Информационное). Положение об экспертной комиссии
Приложение Н (Информационное). Обложка дела постоянного срока хранения
Введение 3
Глава 1 Характеристика нормативно-методической базы документационного обеспечения управления в Областном государственном автономном учреждении здравоохранения «Больница скорой медицинской помощи №2»
1.1 Характеристика функций сотрудников, занимающихся работой с документами 7
1.2 Нормативно-методическая база и локальные акты, регламентирующие деятельность
сотрудников, занимающихся работой с документами 9
Глава 2 Основные этапы документооборота в Областном государственном автономном учреждении здравоохранения «Больница скорой медицинской помощи №2»
2.1 Характеристика видового состава документов 13
2.2 Характеристика основных этапов документооборота 17
Глава 3 Подготовка документов для хранения в Областном государственном автономном учреждении здравоохранения «Больница скорой медицинской помощи №2» 23
Заключение 34
Список источников и литературы
Приложение А (Информационное) Инструкция по делопроизводству
ОГАУЗ «БСМП №2» 42
Приложение Б (Информационное) Номенклатура дел
ОГАУЗ «БСМП №2» на 2019 год 47
Приложение В (Информационное). Должностная инструкция секретаря-машинистки
Приложение Г (Информационное). Положение об архиве ОГАУЗ «БСМП №2»
Приложение Д (Информационное). Бланк исходящего письма ОГАУЗ «БСМП №2»
Приложение Ж (Информационное). Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
Приложение И (Информационное). Копия журнала регистрации входящей корреспонденции
Приложение К (Информационное). Копия журнала регистрации исходящей корреспонденции
Приложение Л (Информационное). График сдачи документов в архив
Приложение М (Информационное). Положение об экспертной комиссии
Приложение Н (Информационное). Обложка дела постоянного срока хранения
Неоспоримо важную роль в любой организации играет работа с документами, их оформление, исполнение и подготовка на хранение. Актуальность темы обусловлена тем, что документационное обеспечение управления - это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От правильности составления и оформления официального документа и от правильной организации работы с ним зависит оперативность и точность принятия управленческого решения. В официальных документах отражается специфика деятельности учреждения. Именно поэтому наличие, правильное оформление и ведение документов регламентируется законодательством. При проведении проверок организации, в первую очередь проверяются документы, в которых регламентирована и зафиксирована специфика деятельности учреждения.
Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении ведёт служба делопроизводства, а в небольших организациях секретари .
Основой для написания дипломной работы послужили законодательные и нормативно-методические акты, регламентирующие, а также так или иначе касающиеся сферы документационного обеспечения управления, справочная и исследовательская литература и периодические издания. В настоящее время Российским документоведением уже накоплен достаточный объем знаний, который наглядно отражен в статьях, учебных и методических пособиях, а также в материалах конференций. Использованные мной опубликованные работы представлены в основном учебными пособиями.
При написании выпускной квалификационной работы были изучены и некоторые учебные пособия М.И.Басакова , Ю.А.Панасенко , Т.В. Кузнецовой , М.В.Кирсановой , в которых подробно раскрывается информация о ведении делопроизводственных процессов, включающих в себя оформление документов, их движение и контроль за исполнением. Также в учебных пособиях отдельно выделена тематика подготовки документов для хранения в архиве, так как считается самым слабым звеном в работе службы документационного обеспечения управления в учреждениях.
Рассмотрены нормативно-методическая база, основные понятия и терминология, общие правила работы с документами, включая компьютерные технологии подготовки текстовых и табличных документов. Раскрыты способы и методы оптимизации документооборота, обеспечения конфиденциальности информации. Представлены справочные данные, необходимые для подготовки деловых документов и ведения переписки, для работы с персональным компьютером, решения других вопросов, возникающих в повседневной работе делопроизводителя.
В учебном пособии Е.П Смирновой приведены примеры заполнения основных документов по учету кадров: приказов о приеме, переводе, увольнении работников, справок по персоналу, командировочных удостоверений; также приведены примеры оформления записей в трудовых книжках и личных делах работников, примерные образцы трудовых договоров по общеотраслевым должностям руководителей, специалистов, служащих и рабочих, а также примеры типовых должностных инструкций работников. Пособия были подготовлены еще с учетом требований ГОСТ Р 6.30—2003 и Правил ведения и хранения трудовых книжек, и достаточно исчерпывающе дают ответы на основные вопросы, касающиеся организации работы с документами по персоналу.
Так же были использованы публикации в периодических изданиях - таких, как журнал «Делопроизводство», который целесообразно использовать в процессе изучения организации делопроизводства и путей его совершенствования. Разработанная тематическая группировка библиографических записей делает легко обозримым весь массив статей. При необходимости можно получить исчерпывающую информацию о степени освещенности и разработанности тех или иных тем. Интерес представляет статья Ломакиной Э.В., в которой автор рассматривает несение уголовной ответственности за нарушение порядка работы с документами . Также статьи Ягинцевой Н., в частности статья о функциях документов .
Ценно то, что эти сведения весьма полно раскрыты в обзорно-аналитических статьях составителя. Следует отметить публикации в журнале «Секретарское дело», которые послужили одним из направлений определения актуальности задач для документирования управленческой деятельности учреждения. Довольно интересная и актуальная статья Федотова А.В. о конфиденциальности в работе секретаря и специфике работы с конфиденциальными документами и информацией .
Также рассматривались и использовались статьи из отраслевых периодических изданий, таких как «Главный врач» и «Главная медицинская сестра». Статей в этих журналах, затрагивающих ведение делопроизводства в медицинских организациях не так уж много. Достаточно подробно Родионов И.В. в журнале «Главный врач» рассказывает и практически пошагово описывает все нюансы оформления документации как организационно-распорядительной, так и специфической медицинской.
Авторами журнала «Главный врач» был разработан и опубликован справочник «Организация делопроизводства в медицинских организациях», который, к сожалению, невозможно полностью просмотреть даже в электронном виде. Но исходя из той информации, которую была возможность изучить, так как она была в открытом доступе, в справочнике подробно прописаны правила оформления документов, формирования дел, а также все этапы документооборота и маршруты движения документов .
Цель работы: дать характеристику работы с документами областном государственном автономном учреждении здравоохранения «Больница скорой медицинской помощи №2» и выявить возможности ее совершенствования.
Для раскрытия цели поставлены следующие задачи:
1. Рассмотреть состав, функции и задачи специалистов, занимающихся
документационным обеспечением управления;
2. Выявить нормативную базу делопроизводства в областном государственном автономном учреждении здравоохранения «Больница скорой медицинской помощи №2»
3. Изучить состав документов, используемых в организации.
4. Проследить этапы движения документов и отметить недостатки.
5. Разработать локальные акты, необходимые для документационного обеспечения управления.
Объект исследования: организация работы с документами в медицинских учреждениях.
Предмет: организация работы с документами в областном государственном автономном учреждении здравоохранения «Больница скорой медицинской помощи №2».
Для написания работы были использованы разнообразные источники.
К числу нормативных источников, использовавшихся при написании курсовой работы относятся: Гражданский кодекс Российской Федерации , регулирующий общие принципы документационного обеспечения деятельности юридических лиц; Трудовой кодекс Российской Федерации ; Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» , определяющий отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности; Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» ; Федеральный закон "Об электронной подписи" от 06.04.2011 N 63-ФЗ.
Методическую базу исследования составили: Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях , а также государственные стандарты на документацию и работу с документами, в том числе ГОСТ Р 51141-98 , в котором закреплено современное толкование терминов и определений по делопроизводству, архивному делу; ГОСТ Р 7.0.97-2016 , устанавливающий состав и расположение на листе бумаги реквизитов, рекомендуемые требования к оформлению документов, тексту и бланкам документов; ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Требования, определяющие общие принципы управления документацией в организациях, Приказ Росархива от 11.04.2018 № 42 "Об утверждении примерного положения об архиве организации", Приказ Росархива от 11.04.2018 № 43 "Об утверждении Примерного положения об экспертной комиссии организации".
Важнейшими нормативными документами, используемыми в делопроизводстве медицинских учреждений, являются: примерная инструкция по делопроизводству в медицинских организациях , Федеральный закон "Об обязательном медицинском страховании в Российской Федерации" от 29.11.2010 N 326-ФЗ и другие.
При изучении темы исследования изучены следующие локальные документы:
- учредительные документы (Устав ОГАУЗ «БСМП№2», учредительный договор, должностные инструкции сотрудников и т.д.);
- распорядительные документы ОГАУЗ «БСМП№2» (приказы по основной деятельности и по личному составу);
- информационно-справочные документы;
- специфическая документация, образующаяся в деятельности учреждения ОГАУЗ «БСМП№2».
Подробно об этих документах речь пойдет в первой главе работы.
При написании дипломной работы были использованы такие методы исследования, как интервьюирование, а именно беседа с сотрудниками, ответственными за документационное обеспечение управления; наблюдение, изучение специфики работы этих специалистов и форм документов, анализ особенностей обработки документов в сфере деятельности медицинского учреждения; изучение нормативно-методической базы (федеральных законов, постановлений, ГОСТов, положений). Методы анализа теоретических источников применялись при анализе нормативно - методической базы делопроизводства учреждения, в основном, анализировались локальные нормативные акты учреждения, с целью выявить их соответствие всем современным требованиям и недостатки, а также предложить их доработку.
Дипломная работа состоит из введения, трех глав, заключения списка литературы и источников, а также приложений.
Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении ведёт служба делопроизводства, а в небольших организациях секретари .
Основой для написания дипломной работы послужили законодательные и нормативно-методические акты, регламентирующие, а также так или иначе касающиеся сферы документационного обеспечения управления, справочная и исследовательская литература и периодические издания. В настоящее время Российским документоведением уже накоплен достаточный объем знаний, который наглядно отражен в статьях, учебных и методических пособиях, а также в материалах конференций. Использованные мной опубликованные работы представлены в основном учебными пособиями.
При написании выпускной квалификационной работы были изучены и некоторые учебные пособия М.И.Басакова , Ю.А.Панасенко , Т.В. Кузнецовой , М.В.Кирсановой , в которых подробно раскрывается информация о ведении делопроизводственных процессов, включающих в себя оформление документов, их движение и контроль за исполнением. Также в учебных пособиях отдельно выделена тематика подготовки документов для хранения в архиве, так как считается самым слабым звеном в работе службы документационного обеспечения управления в учреждениях.
Рассмотрены нормативно-методическая база, основные понятия и терминология, общие правила работы с документами, включая компьютерные технологии подготовки текстовых и табличных документов. Раскрыты способы и методы оптимизации документооборота, обеспечения конфиденциальности информации. Представлены справочные данные, необходимые для подготовки деловых документов и ведения переписки, для работы с персональным компьютером, решения других вопросов, возникающих в повседневной работе делопроизводителя.
В учебном пособии Е.П Смирновой приведены примеры заполнения основных документов по учету кадров: приказов о приеме, переводе, увольнении работников, справок по персоналу, командировочных удостоверений; также приведены примеры оформления записей в трудовых книжках и личных делах работников, примерные образцы трудовых договоров по общеотраслевым должностям руководителей, специалистов, служащих и рабочих, а также примеры типовых должностных инструкций работников. Пособия были подготовлены еще с учетом требований ГОСТ Р 6.30—2003 и Правил ведения и хранения трудовых книжек, и достаточно исчерпывающе дают ответы на основные вопросы, касающиеся организации работы с документами по персоналу.
Так же были использованы публикации в периодических изданиях - таких, как журнал «Делопроизводство», который целесообразно использовать в процессе изучения организации делопроизводства и путей его совершенствования. Разработанная тематическая группировка библиографических записей делает легко обозримым весь массив статей. При необходимости можно получить исчерпывающую информацию о степени освещенности и разработанности тех или иных тем. Интерес представляет статья Ломакиной Э.В., в которой автор рассматривает несение уголовной ответственности за нарушение порядка работы с документами . Также статьи Ягинцевой Н., в частности статья о функциях документов .
Ценно то, что эти сведения весьма полно раскрыты в обзорно-аналитических статьях составителя. Следует отметить публикации в журнале «Секретарское дело», которые послужили одним из направлений определения актуальности задач для документирования управленческой деятельности учреждения. Довольно интересная и актуальная статья Федотова А.В. о конфиденциальности в работе секретаря и специфике работы с конфиденциальными документами и информацией .
Также рассматривались и использовались статьи из отраслевых периодических изданий, таких как «Главный врач» и «Главная медицинская сестра». Статей в этих журналах, затрагивающих ведение делопроизводства в медицинских организациях не так уж много. Достаточно подробно Родионов И.В. в журнале «Главный врач» рассказывает и практически пошагово описывает все нюансы оформления документации как организационно-распорядительной, так и специфической медицинской.
Авторами журнала «Главный врач» был разработан и опубликован справочник «Организация делопроизводства в медицинских организациях», который, к сожалению, невозможно полностью просмотреть даже в электронном виде. Но исходя из той информации, которую была возможность изучить, так как она была в открытом доступе, в справочнике подробно прописаны правила оформления документов, формирования дел, а также все этапы документооборота и маршруты движения документов .
Цель работы: дать характеристику работы с документами областном государственном автономном учреждении здравоохранения «Больница скорой медицинской помощи №2» и выявить возможности ее совершенствования.
Для раскрытия цели поставлены следующие задачи:
1. Рассмотреть состав, функции и задачи специалистов, занимающихся
документационным обеспечением управления;
2. Выявить нормативную базу делопроизводства в областном государственном автономном учреждении здравоохранения «Больница скорой медицинской помощи №2»
3. Изучить состав документов, используемых в организации.
4. Проследить этапы движения документов и отметить недостатки.
5. Разработать локальные акты, необходимые для документационного обеспечения управления.
Объект исследования: организация работы с документами в медицинских учреждениях.
Предмет: организация работы с документами в областном государственном автономном учреждении здравоохранения «Больница скорой медицинской помощи №2».
Для написания работы были использованы разнообразные источники.
К числу нормативных источников, использовавшихся при написании курсовой работы относятся: Гражданский кодекс Российской Федерации , регулирующий общие принципы документационного обеспечения деятельности юридических лиц; Трудовой кодекс Российской Федерации ; Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» , определяющий отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности; Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» ; Федеральный закон "Об электронной подписи" от 06.04.2011 N 63-ФЗ.
Методическую базу исследования составили: Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях , а также государственные стандарты на документацию и работу с документами, в том числе ГОСТ Р 51141-98 , в котором закреплено современное толкование терминов и определений по делопроизводству, архивному делу; ГОСТ Р 7.0.97-2016 , устанавливающий состав и расположение на листе бумаги реквизитов, рекомендуемые требования к оформлению документов, тексту и бланкам документов; ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Требования, определяющие общие принципы управления документацией в организациях, Приказ Росархива от 11.04.2018 № 42 "Об утверждении примерного положения об архиве организации", Приказ Росархива от 11.04.2018 № 43 "Об утверждении Примерного положения об экспертной комиссии организации".
Важнейшими нормативными документами, используемыми в делопроизводстве медицинских учреждений, являются: примерная инструкция по делопроизводству в медицинских организациях , Федеральный закон "Об обязательном медицинском страховании в Российской Федерации" от 29.11.2010 N 326-ФЗ и другие.
При изучении темы исследования изучены следующие локальные документы:
- учредительные документы (Устав ОГАУЗ «БСМП№2», учредительный договор, должностные инструкции сотрудников и т.д.);
- распорядительные документы ОГАУЗ «БСМП№2» (приказы по основной деятельности и по личному составу);
- информационно-справочные документы;
- специфическая документация, образующаяся в деятельности учреждения ОГАУЗ «БСМП№2».
Подробно об этих документах речь пойдет в первой главе работы.
При написании дипломной работы были использованы такие методы исследования, как интервьюирование, а именно беседа с сотрудниками, ответственными за документационное обеспечение управления; наблюдение, изучение специфики работы этих специалистов и форм документов, анализ особенностей обработки документов в сфере деятельности медицинского учреждения; изучение нормативно-методической базы (федеральных законов, постановлений, ГОСТов, положений). Методы анализа теоретических источников применялись при анализе нормативно - методической базы делопроизводства учреждения, в основном, анализировались локальные нормативные акты учреждения, с целью выявить их соответствие всем современным требованиям и недостатки, а также предложить их доработку.
Дипломная работа состоит из введения, трех глав, заключения списка литературы и источников, а также приложений.
Областное государственное автономное учреждение здравоохранения «Больница скорой медицинской помощи №2» ведет очень важную для общества деятельность. Ежегодно в стационаре Больницы скорой медицинской помощи №2 лечится около 8000 пациентов, более 5000 из них оперируется. Так же ведется круглосуточный амбулаторный прием в приемном отделении и травматологическом пункте, через которые за год проходит около 40000 пациентов. В больнице оказывается медицинская помощь не только детям Томска и Томской области, но также — других регионов.
В ходе написания дипломной работы были рассмотрены состав, функции и задачи специалистов, занимающихся документационным обеспечением управления, выявлена нормативно-методическая база службы документационного обеспечения управления Областного государственного автономного учреждения здравоохранения «Больница скорой медицинской помощи №2», изучен состав документов, используемых в учреждении, рассмотрены этапы движения документов.
В настоящее время в учреждении все необходимые локальные нормативно - методические документы, регламентирующие процессы ведения документационного обеспечения управления, соответствующие современным требованиям законодательства, уже были мной разработаны, так как я занимала должность делопроизводителя в областном государственном автономном учреждении здравоохранения «Больница скорой медицинской помощи №2».
На мой взгляд, в настоящее время в учреждении остро стоит проблема с нехваткой компетентных специалистов, которые будут иметь желание и возможность заниматься документационным обеспечением управления, как того требуют нормативные акты.
Также существует проблема в том, что все специалисты, занимающиеся документационным обеспечение управления находятся, в соответствии со штатным расписанием учреждения, в разных структурных подразделениях и это очень сильно усложняет корректное выполнения их трудовых функций, так как им приходится выполнять в первую очередь планы и поручения руководителя своего структурного подразделения. Должность секретаря-машинистки находится в административно-управленческом персонале, согласно штатного расписания учреждения, делопроизводитель - в отделе кадров, архивариус - в хозяйственно-обслуживающем персонале. В настоящее время руководство учреждения решать эту проблему отказывается, так как не видят в этом проблемы как таковой.
В ходе написания дипломной работы были рассмотрены состав, функции и задачи специалистов, занимающихся документационным обеспечением управления, выявлена нормативно-методическая база службы документационного обеспечения управления Областного государственного автономного учреждения здравоохранения «Больница скорой медицинской помощи №2», изучен состав документов, используемых в учреждении, рассмотрены этапы движения документов.
В настоящее время в учреждении все необходимые локальные нормативно - методические документы, регламентирующие процессы ведения документационного обеспечения управления, соответствующие современным требованиям законодательства, уже были мной разработаны, так как я занимала должность делопроизводителя в областном государственном автономном учреждении здравоохранения «Больница скорой медицинской помощи №2».
На мой взгляд, в настоящее время в учреждении остро стоит проблема с нехваткой компетентных специалистов, которые будут иметь желание и возможность заниматься документационным обеспечением управления, как того требуют нормативные акты.
Также существует проблема в том, что все специалисты, занимающиеся документационным обеспечение управления находятся, в соответствии со штатным расписанием учреждения, в разных структурных подразделениях и это очень сильно усложняет корректное выполнения их трудовых функций, так как им приходится выполнять в первую очередь планы и поручения руководителя своего структурного подразделения. Должность секретаря-машинистки находится в административно-управленческом персонале, согласно штатного расписания учреждения, делопроизводитель - в отделе кадров, архивариус - в хозяйственно-обслуживающем персонале. В настоящее время руководство учреждения решать эту проблему отказывается, так как не видят в этом проблемы как таковой.
