Организация и совершенствование делопроизводства в ООО «Лабазъ»
|
ВВЕДЕНИЕ 3
1. АНАЛИЗ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ООО «ЛАБАЗЪ» 14
1.1. Характеристика общества 14
1.2. Видовой состав и оформление документов в компании 22
1.3. Организация работы с документами в обществе 43
2. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ООО «ЛАБАЗЪ» 53
2.1. Разработка должностной инструкции документоведа 53
2.2. Разработка инструкции по делопроизводству 58
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 65
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 68
ПРИЛОЖЕНИЯ 76
1. АНАЛИЗ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ООО «ЛАБАЗЪ» 14
1.1. Характеристика общества 14
1.2. Видовой состав и оформление документов в компании 22
1.3. Организация работы с документами в обществе 43
2. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ООО «ЛАБАЗЪ» 53
2.1. Разработка должностной инструкции документоведа 53
2.2. Разработка инструкции по делопроизводству 58
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 65
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 68
ПРИЛОЖЕНИЯ 76
Актуальность темы выпускной квалификационной работы.
Документационное обеспечение управления способствует успешному управлению любым процессом, бизнесом, предприятием. В основе процесса управления лежит информация об управляемых объектах, которая чаще всего представлена в документах и, в свою очередь, является основой принятия любого решения. Документационное обеспечение управления невозможно без процесса управления, в свою очередь процесс управления может существовать только тогда, когда в нем поставлено документационное обеспечение управления, то есть, определен порядок документирования и работы с документами.
Организация документационного обеспечения управления на современном уровне требований, это единная комплексная система документационного обеспечения управления, предусматривающая единый порядок работы с документами, начиная с их создания/получения и до сдачи в архив (уничтожения). Документационное обеспечение управления является эффективным способом контроля исполнения, не сложным средством ведения общего делопроизводства и эффективным для решения различных вопросов при работе с документами.
В организациях любой формы собственности ведется работа с документами. Ведь каждый руководитель организации понимает, что документационное обеспечение является неотъемлемой частью жизнедеятельности компании. Документы составляют основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения. Содержащаяся в них информация будет обладать юридической силой и может быть использована в профессиональной деятельности только при соблюдении ряда обязательных делопроизводственных операций.
Работа с документами на предприятии неизбежно требует регламентации всего комплекса выполняемых процедур - от момента создания документов до их хранения.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы совершенствования делопроизводства в обществе. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.
Степень изученности проблемы. При написании выпускной квалификационной работы был использован широкий круг источников.
Д.Г. Абуладзе, И.Б. Выпряжкина, В.М. Маслова в своих работах освещают вопросы документационного обеспечения управления персоналом (кадрового делопроизводства). В учебнике приведены важнейшие законодательные и нормативные правовые акты, регулирующие сферу трудовых отношений, на основе которых формируются локальные нормативные кадровые документы в организации; проанализирован порядок документационного оборота кадровой службы, рассмотрены правила составления и оформления обязательных и рекомендуемых документов. В приложениях представленны типовые формы основных документов кадрового делопроизводства .
Соответствует актуальным требованиям Федерального
государственного образовательного стандарта среднего профессионального образования и профессиональным требованиям.
Учебник «Документационное обеспечение управления» под редакцией Т.А. Казакевич, Л.И. Ткалич предназначен для изучения современных теоретических и практических проблем документирования правовой, управленческой, экономической, социальной, технической, научной информации и формирования систем документации, обеспечивающих деятельность учреждений, организаций и предприятий разнообразных форм собственности. Документирование информации и управление документационным ресурсом превращается в актуальное направление деятельности, получившее название документационный сервис.
В учебном пособии Басакова М.И. рассмотрены нормативные правовые акты и организационные вопросы подготовки и оформления основных видов документов, организации документооборота и архивного хранения документов, а также практическая и этическая стороны работы секретаря и архивного работника.
В книге Андревой В.А. «Делопроизводство: организация и ведение» дается системное представление о составе управленческой документации, приводятся требования к административному (общему) делопроизводству, а также к некоторым специальным системам делопроизводства - по обращениям граждан и кадровому .
С помощью книги «Справочник по делопроизводству» под редакцией М.Ю. Рогожина каждое предприятие (организация, учреждение) в минимальные сроки и со знанием дела сможет организовать эффективное делопроизводство. Ключевые вопросы управления документацией и документирования повседневной деятельности рассматриваются в контексте Национального стандарта Р ИСО 15489-1-2007, нормативных правовых актов Правительства Российской Федерации и с учетом только что вступивших в действие Методических рекомендаций ВНИИДАД .
Содержание излагается легкодоступным языком, комплексно, с опорой на актуальную практику делопроизводства.
Издание С.Ю. Кабашова «Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях» содержит термины и определения по вопросам делопроизводства и архивного дела .
Различные аспекты, связанные с организацией хранения, комплектования, учета, использования архивных документов, создания справочно-поисковых средств к архивным документам отражены работ Л.А. Дорониной, О.С. Грозовой. В приложениях представлен справочный материал, содержащий формы и примеры оформления отдельных документов .
В своей книге Л.А. Дронина анализирует историю развития технологии обработки документов и организации документооборота в России. Отдельные главы посвящены организации работы с поступающими, отправляемыми и внутренними документами, контролю за исполнением документов, регистрации документов и организации информационно-справочной работы но документам в условиях внедрения систем электронного документооборота, технологии оперативного хранения документов и вопросам подготовки документов для передачи на архивное хранение .
В учебном пособии Грозовой О.С. «Делопроизводство» рассмотрены теоретические и методологические основы современного делопроизводства. Освещены вопросы оформления, систематизации и хранения организационно-правовых, информационно-справочных, распорядительных документов и документов по личному составу . Для более полного освоения познаний и способностей в области делопроизводства теоретические материалы дополнены практическими заданиями.
Монография А.И. Бычкова посвящена регулированию правовых последствий совершения ошибок и дефектов в юридических документах, а также допущения ошибок в процессе коммерческих отношений. Автор выделяет несколько наиболее распространенных типов юридических ошибок, каждый из которых рассматривается в соответствующей главе .
Книга О.И. Захаркиной рассказывает о деятельности отдела кадров предприятия. Приведены основные аспекты работы кадровой службы, рассмотрены вопросы надзора, а также работы по законодательству о труде .
В книге К.А. Либерман представлены часто применяемые образцы и шаблоны должностных инструкций, а также указания к составлению и оформлению должностных инструкций, основанным на государственном стандарте РФ. Настоящее издание содержит более 50 примерных текстов должностных инструкций, типовые формы документов, рекомендации .
В издании Ю.П. Орловского рассмотрены действия сотрудников отдела кадров при приёме на работу работников фирмы. На каждом этапе - приём, работа, увольнение - отношения сотрудника и фирмы регулируются трудовым законодательством, основной задачей кадровика является их грамотное сопровождение .
В сборнике Т.Н. Межуева дана характеристика и классификация документов, раскрыты требования, предъявляемые к оформлению документов .
В статье Н.В. Пластининой рассмотрены этапы работы с входящими документами .
В монографии В.В. Семенихина рассмотрены вопросы по делопроизводству, бухучету и кадровым взаимоотношениям в фирме .
При анализе степени изученности проблемы неменьшее значение имеют работы, опубликованные в периодических изданиях.
Статья Н.Н. Лукашевой посвящена некоторым актуальным вопросам по нормативному регулированию и организации делопроизводства в организации, созданию службы документационного обеспечения управления, задачам, стоящим перед этой службой, в т.ч. организации
конфиденциального делопроизводства .
В статье Е.В. Орловой рассмотрены общие положения о должностной инструкции, так и особенности должности генерального директора общества с ограниченной ответственностью .
В статье В. Александровой приведен анализ проблем внедрения электронного кадрового документооборота в работу предприятий и организаций России в 2018 году. Определены дальнейшие перспективы реализации этого направления. Даны советы по организации данной деятельности в соответствии с законодательством.
В статье Е.С. Белоус описаны особенности терминологического наименования сферы работы с документами. Уточнены значения терминов «делопроизводство», «документационное обеспечение управления»,
«управление документацией». Выявлены экстралингвистические причины изменения терминологического наименования характеризуемой сферы .
С 1 июля 2018 г. рекомендуется оформлять управленческие документы с учетом нового ГОСТа, что отражено в статье М.А. Кокуриной .
В статье С.Л. Кузнецова подробно рассматриваются изменения в ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» .
Статья Н.Н. Лукашева посвящена некоторым актуальным вопросам по нормативному регулированию и организации делопроизводства в организации, создании службы документационного обеспечения управления, задачам, стоящим перед этой службой, в т.ч. организации
конфиденциального делопроизводства .
В статье Н.В. Сенаторова раскрыты основные этапы разработки и утверждения (подписания) должностной инструкции .
Объектом выпускной квалификационной работы является документационное обеспечение управления в коммерческой организации.
Предмет выпускной квалификационной работы является организация работы с управленческими документами в ООО «Лабазъ».
Цель выпускной квалификационной работы - провести анализ документационного обеспечения управления в ООО «Лабазъ» и предложить пути совершенствования документационного обеспечения управления.
Для достижения поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:
- дать характеристику общества;
- рассмотреть видовой состав и оформление документов в компании;
- изучить организацию работы с документами в обществе;
- определить основные направления совершенствования работы с управленческими документами в обществе.
Анализ источников. Источниковую базу исследования представляют нормативно - правовые и методические акты федерального и местного значения. К ним относятся:
Конституция Российской Федерации является основным документом государства и имеет наивысшую юридическую силу на всей территории России. В статье 29 пункте 4 Конституции РФ записано, что «каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом». Это конституционное положение является фундаментом, на котором основано российское национальное законодательство о доступе к информации.
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации.
Федеральный закон «Об электронной подписи» устанавливает
порядок использования электронной подписи в документах, регулирует отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок и в других случаях.
Федеральный закон «О государственном языке в Российской Федерации» регулирует использование государственного языка в делопроизводстве.
Федеральный закон «О коммерческой тайне» регулирует отношения, связанные с установлением, изменением и прекращением режима коммерческой тайны в отношении информации, составляющей секрет производства. Положения закона распространяются на информацию, составляющую коммерческую тайну, независимо от вида носителя, на котором она зафиксирована и не распространяются на сведения, относящиеся в установленном порядке к государственной тайне.
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.
В исследовании использовался Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» , который определяет порядок создания, реорганизации, ликвидации, правовое положение акционерных обществ, права и обязанности их акционеров, а также обеспечивают защиту прав и интересов акционеров.
ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела.
Термины, установленные настоящим стандартом, рекомендуются для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу, входящих в сферу действия работ по стандартизации и (или) использующих результаты этих работ.
ГОСТ Р 7.0.97-2016. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к
оформлению документов» распространяется на организационно¬
распорядительные документы. Стандарт определяет состав реквизитов документа, правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов.
В Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» утверждены согласованные различными министерствами РФ унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты .
Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 6 мая 2015 г. №276н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» . В рамках данного профессионального стандарта были выделены четыре обобщенные трудовые функции, которым соответствует определенное наименование должности и уровень квалификации.
Для решения задач и целей научного исследования были использованы следующие методы исследования: наблюдение, анализ документации, сравнительный анализ, статистические данные.
Практическое значение выпускной квалификационной работы состоит в том, что достигнутые результаты могут быть использованы в деятельности ООО «Лабазъ».
Структура выпускной квалификационной работы состоит из: введения, двух разделов, заключения, библиографического списка, приложений.
Введение включает в себя такие элементы как: обоснованность актуальности темы; выявление степени изученности проблемы; определение предмета и объекта исследования; постановка конкретных задач и цели; определенные методы исследования; подтверждение практической
значимости темы; аргументированность структуры выпускной квалификационной работы.
Первый раздел «Анализ делопроизводства в ООО «Лабазъ» отражает направления деятельности общества, структуру предприятия, характеристику организации работы с документами.
Во втором разделе «Основные направления совершенствования делопроизводства в ООО «Лабазъ» внесены предложения по оптимизации работы с документами.
В заключении изложены основные выводы по проблеме,
рассмотренной в работе.
В приложениях представлены документы, разработанные с целью совершенствования делопроизводства: инструкция по делопроизводству, должностная инструкция документоведа.
Документационное обеспечение управления способствует успешному управлению любым процессом, бизнесом, предприятием. В основе процесса управления лежит информация об управляемых объектах, которая чаще всего представлена в документах и, в свою очередь, является основой принятия любого решения. Документационное обеспечение управления невозможно без процесса управления, в свою очередь процесс управления может существовать только тогда, когда в нем поставлено документационное обеспечение управления, то есть, определен порядок документирования и работы с документами.
Организация документационного обеспечения управления на современном уровне требований, это единная комплексная система документационного обеспечения управления, предусматривающая единый порядок работы с документами, начиная с их создания/получения и до сдачи в архив (уничтожения). Документационное обеспечение управления является эффективным способом контроля исполнения, не сложным средством ведения общего делопроизводства и эффективным для решения различных вопросов при работе с документами.
В организациях любой формы собственности ведется работа с документами. Ведь каждый руководитель организации понимает, что документационное обеспечение является неотъемлемой частью жизнедеятельности компании. Документы составляют основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения. Содержащаяся в них информация будет обладать юридической силой и может быть использована в профессиональной деятельности только при соблюдении ряда обязательных делопроизводственных операций.
Работа с документами на предприятии неизбежно требует регламентации всего комплекса выполняемых процедур - от момента создания документов до их хранения.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы совершенствования делопроизводства в обществе. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.
Степень изученности проблемы. При написании выпускной квалификационной работы был использован широкий круг источников.
Д.Г. Абуладзе, И.Б. Выпряжкина, В.М. Маслова в своих работах освещают вопросы документационного обеспечения управления персоналом (кадрового делопроизводства). В учебнике приведены важнейшие законодательные и нормативные правовые акты, регулирующие сферу трудовых отношений, на основе которых формируются локальные нормативные кадровые документы в организации; проанализирован порядок документационного оборота кадровой службы, рассмотрены правила составления и оформления обязательных и рекомендуемых документов. В приложениях представленны типовые формы основных документов кадрового делопроизводства .
Соответствует актуальным требованиям Федерального
государственного образовательного стандарта среднего профессионального образования и профессиональным требованиям.
Учебник «Документационное обеспечение управления» под редакцией Т.А. Казакевич, Л.И. Ткалич предназначен для изучения современных теоретических и практических проблем документирования правовой, управленческой, экономической, социальной, технической, научной информации и формирования систем документации, обеспечивающих деятельность учреждений, организаций и предприятий разнообразных форм собственности. Документирование информации и управление документационным ресурсом превращается в актуальное направление деятельности, получившее название документационный сервис.
В учебном пособии Басакова М.И. рассмотрены нормативные правовые акты и организационные вопросы подготовки и оформления основных видов документов, организации документооборота и архивного хранения документов, а также практическая и этическая стороны работы секретаря и архивного работника.
В книге Андревой В.А. «Делопроизводство: организация и ведение» дается системное представление о составе управленческой документации, приводятся требования к административному (общему) делопроизводству, а также к некоторым специальным системам делопроизводства - по обращениям граждан и кадровому .
С помощью книги «Справочник по делопроизводству» под редакцией М.Ю. Рогожина каждое предприятие (организация, учреждение) в минимальные сроки и со знанием дела сможет организовать эффективное делопроизводство. Ключевые вопросы управления документацией и документирования повседневной деятельности рассматриваются в контексте Национального стандарта Р ИСО 15489-1-2007, нормативных правовых актов Правительства Российской Федерации и с учетом только что вступивших в действие Методических рекомендаций ВНИИДАД .
Содержание излагается легкодоступным языком, комплексно, с опорой на актуальную практику делопроизводства.
Издание С.Ю. Кабашова «Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях» содержит термины и определения по вопросам делопроизводства и архивного дела .
Различные аспекты, связанные с организацией хранения, комплектования, учета, использования архивных документов, создания справочно-поисковых средств к архивным документам отражены работ Л.А. Дорониной, О.С. Грозовой. В приложениях представлен справочный материал, содержащий формы и примеры оформления отдельных документов .
В своей книге Л.А. Дронина анализирует историю развития технологии обработки документов и организации документооборота в России. Отдельные главы посвящены организации работы с поступающими, отправляемыми и внутренними документами, контролю за исполнением документов, регистрации документов и организации информационно-справочной работы но документам в условиях внедрения систем электронного документооборота, технологии оперативного хранения документов и вопросам подготовки документов для передачи на архивное хранение .
В учебном пособии Грозовой О.С. «Делопроизводство» рассмотрены теоретические и методологические основы современного делопроизводства. Освещены вопросы оформления, систематизации и хранения организационно-правовых, информационно-справочных, распорядительных документов и документов по личному составу . Для более полного освоения познаний и способностей в области делопроизводства теоретические материалы дополнены практическими заданиями.
Монография А.И. Бычкова посвящена регулированию правовых последствий совершения ошибок и дефектов в юридических документах, а также допущения ошибок в процессе коммерческих отношений. Автор выделяет несколько наиболее распространенных типов юридических ошибок, каждый из которых рассматривается в соответствующей главе .
Книга О.И. Захаркиной рассказывает о деятельности отдела кадров предприятия. Приведены основные аспекты работы кадровой службы, рассмотрены вопросы надзора, а также работы по законодательству о труде .
В книге К.А. Либерман представлены часто применяемые образцы и шаблоны должностных инструкций, а также указания к составлению и оформлению должностных инструкций, основанным на государственном стандарте РФ. Настоящее издание содержит более 50 примерных текстов должностных инструкций, типовые формы документов, рекомендации .
В издании Ю.П. Орловского рассмотрены действия сотрудников отдела кадров при приёме на работу работников фирмы. На каждом этапе - приём, работа, увольнение - отношения сотрудника и фирмы регулируются трудовым законодательством, основной задачей кадровика является их грамотное сопровождение .
В сборнике Т.Н. Межуева дана характеристика и классификация документов, раскрыты требования, предъявляемые к оформлению документов .
В статье Н.В. Пластининой рассмотрены этапы работы с входящими документами .
В монографии В.В. Семенихина рассмотрены вопросы по делопроизводству, бухучету и кадровым взаимоотношениям в фирме .
При анализе степени изученности проблемы неменьшее значение имеют работы, опубликованные в периодических изданиях.
Статья Н.Н. Лукашевой посвящена некоторым актуальным вопросам по нормативному регулированию и организации делопроизводства в организации, созданию службы документационного обеспечения управления, задачам, стоящим перед этой службой, в т.ч. организации
конфиденциального делопроизводства .
В статье Е.В. Орловой рассмотрены общие положения о должностной инструкции, так и особенности должности генерального директора общества с ограниченной ответственностью .
В статье В. Александровой приведен анализ проблем внедрения электронного кадрового документооборота в работу предприятий и организаций России в 2018 году. Определены дальнейшие перспективы реализации этого направления. Даны советы по организации данной деятельности в соответствии с законодательством.
В статье Е.С. Белоус описаны особенности терминологического наименования сферы работы с документами. Уточнены значения терминов «делопроизводство», «документационное обеспечение управления»,
«управление документацией». Выявлены экстралингвистические причины изменения терминологического наименования характеризуемой сферы .
С 1 июля 2018 г. рекомендуется оформлять управленческие документы с учетом нового ГОСТа, что отражено в статье М.А. Кокуриной .
В статье С.Л. Кузнецова подробно рассматриваются изменения в ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» .
Статья Н.Н. Лукашева посвящена некоторым актуальным вопросам по нормативному регулированию и организации делопроизводства в организации, создании службы документационного обеспечения управления, задачам, стоящим перед этой службой, в т.ч. организации
конфиденциального делопроизводства .
В статье Н.В. Сенаторова раскрыты основные этапы разработки и утверждения (подписания) должностной инструкции .
Объектом выпускной квалификационной работы является документационное обеспечение управления в коммерческой организации.
Предмет выпускной квалификационной работы является организация работы с управленческими документами в ООО «Лабазъ».
Цель выпускной квалификационной работы - провести анализ документационного обеспечения управления в ООО «Лабазъ» и предложить пути совершенствования документационного обеспечения управления.
Для достижения поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:
- дать характеристику общества;
- рассмотреть видовой состав и оформление документов в компании;
- изучить организацию работы с документами в обществе;
- определить основные направления совершенствования работы с управленческими документами в обществе.
Анализ источников. Источниковую базу исследования представляют нормативно - правовые и методические акты федерального и местного значения. К ним относятся:
Конституция Российской Федерации является основным документом государства и имеет наивысшую юридическую силу на всей территории России. В статье 29 пункте 4 Конституции РФ записано, что «каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом». Это конституционное положение является фундаментом, на котором основано российское национальное законодательство о доступе к информации.
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации.
Федеральный закон «Об электронной подписи» устанавливает
порядок использования электронной подписи в документах, регулирует отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок и в других случаях.
Федеральный закон «О государственном языке в Российской Федерации» регулирует использование государственного языка в делопроизводстве.
Федеральный закон «О коммерческой тайне» регулирует отношения, связанные с установлением, изменением и прекращением режима коммерческой тайны в отношении информации, составляющей секрет производства. Положения закона распространяются на информацию, составляющую коммерческую тайну, независимо от вида носителя, на котором она зафиксирована и не распространяются на сведения, относящиеся в установленном порядке к государственной тайне.
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.
В исследовании использовался Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» , который определяет порядок создания, реорганизации, ликвидации, правовое положение акционерных обществ, права и обязанности их акционеров, а также обеспечивают защиту прав и интересов акционеров.
ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела.
Термины, установленные настоящим стандартом, рекомендуются для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу, входящих в сферу действия работ по стандартизации и (или) использующих результаты этих работ.
ГОСТ Р 7.0.97-2016. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к
оформлению документов» распространяется на организационно¬
распорядительные документы. Стандарт определяет состав реквизитов документа, правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов.
В Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» утверждены согласованные различными министерствами РФ унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты .
Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 6 мая 2015 г. №276н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» . В рамках данного профессионального стандарта были выделены четыре обобщенные трудовые функции, которым соответствует определенное наименование должности и уровень квалификации.
Для решения задач и целей научного исследования были использованы следующие методы исследования: наблюдение, анализ документации, сравнительный анализ, статистические данные.
Практическое значение выпускной квалификационной работы состоит в том, что достигнутые результаты могут быть использованы в деятельности ООО «Лабазъ».
Структура выпускной квалификационной работы состоит из: введения, двух разделов, заключения, библиографического списка, приложений.
Введение включает в себя такие элементы как: обоснованность актуальности темы; выявление степени изученности проблемы; определение предмета и объекта исследования; постановка конкретных задач и цели; определенные методы исследования; подтверждение практической
значимости темы; аргументированность структуры выпускной квалификационной работы.
Первый раздел «Анализ делопроизводства в ООО «Лабазъ» отражает направления деятельности общества, структуру предприятия, характеристику организации работы с документами.
Во втором разделе «Основные направления совершенствования делопроизводства в ООО «Лабазъ» внесены предложения по оптимизации работы с документами.
В заключении изложены основные выводы по проблеме,
рассмотренной в работе.
В приложениях представлены документы, разработанные с целью совершенствования делопроизводства: инструкция по делопроизводству, должностная инструкция документоведа.
ООО «Лабазъ» создано в 2009 году с целью насыщением рынка необходимыми товарами, услугами путем наиболее эффективного использования экономического, интеллектуального, производственного и технического потенциала его участников и работников, а так же извлечение прибыли. Организационно-правовой статус предприятия - общество с ограниченной ответственностью. Общество является юридическим лицом и строит свою деятельность на основании Устава и действующего законодательства Российской Федерации.
На предприятии существует линейно-функциональная структура управления, когда руководство Обществом осуществляется не только из центра, но и непосредственно на местах: в каждом хозяйственном подразделении ООО «Лабазъ» действует тщательно подобранный управляющий персонал, координирующий работу конкретного субъекта управления в соответствии с генеральной стратегией Общества.
Ведение общего делопроизводства в ООО «Лабазъ» возложено на документоведа.
В ООО «Лабазъ» документы подразделяются на следующие виды:
- организационно-правовые документы;
- распорядительные документы;
- информационно-справочные документы.
Управленческие документы - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции ООО «Лабазъ», организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.
В ходе изучения оформления ряда управленческих документов были выявлены неточности в оформлении реквизитов (приказ, распоряжение, деловая переписка).
Весь состав управленческих документов ООО «Лабазъ»делится на три документопотока: входящий, исходящий, внутренний.
В период с 2016 по 2018 год поток входящей документации значительно увеличился, в связи с увеличением заключаемых договоров, с успешной организацией работы ООО»Лабазъ».
К исходящим документам в ООО «Лабазъ» относятся: служебные письма, электронные сообщения, акты, докладные записки, объяснительные записки, справки.
Объем исходящей документации в ООО «Лабазъ», так же как и входящей, с каждым годом увеличивался в связи с взаимодействием с другими организациями.
К внутренним документам в ООО «Лабазъ» относятся: положение о ООО «Лабазъ», положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, штатное расписание, приказы, протоколы, акты, докладные записки, объяснительные записки, справки.
В ходе изучения локально-нормативных документов было выявлено, что в организации отсутствует документ, регламентирующий
документационное обеспечение управления. В организации отсутствует инструкция по делопроизводству, которая регламентирует организацию документооборота, правила подготовки и оформления документов, организацию документов в делопроизводстве.
В итоге проведенного исследования делопроизводства в ООО «Лабазъ» были:
- разработана должностная инструкция документоведа. Это позволит дать четкое представление об иерархических связях, обеспечить стабильность каналов разрешения многих вопросов, а также будет способствовать повышению эффективности управленческого труда в Обществе.
-разработана инструкция по делопроизводству. Она является
локальным нормативным документом Общества, обеспечивающим эффективное функционирование делопроизводства в нем, и играет особенно важную роль, т.к. данным документом может руководствоваться не только лицо, на которое возложены делопроизводственные функции, но и другие специалисты, которые работают в компании, непосредственно готовят проекты документов, исполняют документы, ведут справочную и аналитическую работу по документам.
На предприятии существует линейно-функциональная структура управления, когда руководство Обществом осуществляется не только из центра, но и непосредственно на местах: в каждом хозяйственном подразделении ООО «Лабазъ» действует тщательно подобранный управляющий персонал, координирующий работу конкретного субъекта управления в соответствии с генеральной стратегией Общества.
Ведение общего делопроизводства в ООО «Лабазъ» возложено на документоведа.
В ООО «Лабазъ» документы подразделяются на следующие виды:
- организационно-правовые документы;
- распорядительные документы;
- информационно-справочные документы.
Управленческие документы - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции ООО «Лабазъ», организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.
В ходе изучения оформления ряда управленческих документов были выявлены неточности в оформлении реквизитов (приказ, распоряжение, деловая переписка).
Весь состав управленческих документов ООО «Лабазъ»делится на три документопотока: входящий, исходящий, внутренний.
В период с 2016 по 2018 год поток входящей документации значительно увеличился, в связи с увеличением заключаемых договоров, с успешной организацией работы ООО»Лабазъ».
К исходящим документам в ООО «Лабазъ» относятся: служебные письма, электронные сообщения, акты, докладные записки, объяснительные записки, справки.
Объем исходящей документации в ООО «Лабазъ», так же как и входящей, с каждым годом увеличивался в связи с взаимодействием с другими организациями.
К внутренним документам в ООО «Лабазъ» относятся: положение о ООО «Лабазъ», положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, штатное расписание, приказы, протоколы, акты, докладные записки, объяснительные записки, справки.
В ходе изучения локально-нормативных документов было выявлено, что в организации отсутствует документ, регламентирующий
документационное обеспечение управления. В организации отсутствует инструкция по делопроизводству, которая регламентирует организацию документооборота, правила подготовки и оформления документов, организацию документов в делопроизводстве.
В итоге проведенного исследования делопроизводства в ООО «Лабазъ» были:
- разработана должностная инструкция документоведа. Это позволит дать четкое представление об иерархических связях, обеспечить стабильность каналов разрешения многих вопросов, а также будет способствовать повышению эффективности управленческого труда в Обществе.
-разработана инструкция по делопроизводству. Она является
локальным нормативным документом Общества, обеспечивающим эффективное функционирование делопроизводства в нем, и играет особенно важную роль, т.к. данным документом может руководствоваться не только лицо, на которое возложены делопроизводственные функции, но и другие специалисты, которые работают в компании, непосредственно готовят проекты документов, исполняют документы, ведут справочную и аналитическую работу по документам.
