Тема: Организация и совершенствование делопроизводства в ООО «Лабазъ»

Актуальность темы выпускной квалификационной работы.
Документационное обеспечение управления способствует успешному управлению любым процессом, бизнесом, предприятием. В основе процесса управления лежит информация об управляемых объектах, которая чаще всего представлена в документах и, в свою очередь, является основой принятия любого решения. Документационное обеспечение управления невозможно без процесса управления, в свою очередь процесс управления может существовать только тогда, когда в нем поставлено документационное обеспечение управления, то есть, определен порядок документирования и работы с документами.
Организация документационного обеспечения управления на современном уровне требований, это единная комплексная система документационного обеспечения управления, предусматривающая единый порядок работы с документами, начиная с их создания/получения и до сдачи в архив (уничтожения). Документационное обеспечение управления является эффективным способом контроля исполнения, не сложным средством ведения общего делопроизводства и эффективным для решения различных вопросов при работе с документами.
В организациях любой формы собственности ведется работа с документами. Ведь каждый руководитель организации понимает, что документационное обеспечение является неотъемлемой частью жизнедеятельности компании. Документы составляют основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения. Содержащаяся в них информация будет обладать юридической силой и может быть использована в профессиональной деятельности только при соблюдении ряда обязательных делопроизводственных операций.
Работа с документами на предприятии неизбежно требует регламентации всего комплекса выполняемых процедур - от момента создания документов до их хранения.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы совершенствования делопроизводства в обществе. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.
Степень изученности проблемы. При написании выпускной квалификационной работы был использован широкий круг источников.
Д.Г. Абуладзе, И.Б. Выпряжкина, В.М. Маслова в своих работах освещают вопросы документационного обеспечения управления персоналом (кадрового делопроизводства). В учебнике приведены важнейшие законодательные и нормативные правовые акты, регулирующие сферу трудовых отношений, на основе которых формируются локальные нормативные кадровые документы в организации; проанализирован порядок документационного оборота кадровой службы, рассмотрены правила составления и оформления обязательных и рекомендуемых документов. В приложениях представленны типовые формы основных документов кадрового делопроизводства .
Соответствует актуальным требованиям Федерального
государственного образовательного стандарта среднего профессионального образования и профессиональным требованиям.
Учебник «Документационное обеспечение управления» под редакцией Т.А. Казакевич, Л.И. Ткалич предназначен для изучения современных теоретических и практических проблем документирования правовой, управленческой, экономической, социальной, технической, научной информации и формирования систем документации, обеспечивающих деятельность учреждений, организаций и предприятий разнообразных форм собственности. Документирование информации и управление документационным ресурсом превращается в актуальное направление деятельности, получившее название документационный сервис.
В учебном пособии Басакова М.И. рассмотрены нормативные правовые акты и организационные вопросы подготовки и оформления основных видов документов, организации документооборота и архивного хранения документов, а также практическая и этическая стороны работы секретаря и архивного работника.
В книге Андревой В.А. «Делопроизводство: организация и ведение» дается системное представление о составе управленческой документации, приводятся требования к административному (общему) делопроизводству, а также к некоторым специальным системам делопроизводства - по обращениям граждан и кадровому .
С помощью книги «Справочник по делопроизводству» под редакцией М.Ю. Рогожина каждое предприятие (организация, учреждение) в минимальные сроки и со знанием дела сможет организовать эффективное делопроизводство. Ключевые вопросы управления документацией и документирования повседневной деятельности рассматриваются в контексте Национального стандарта Р ИСО 15489-1-2007, нормативных правовых актов Правительства Российской Федерации и с учетом только что вступивших в действие Методических рекомендаций ВНИИДАД .
Содержание излагается легкодоступным языком, комплексно, с опорой на актуальную практику делопроизводства.
Издание С.Ю. Кабашова «Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях» содержит термины и определения по вопросам делопроизводства и архивного дела .
Различные аспекты, связанные с организацией хранения, комплектования, учета, использования архивных документов, создания справочно-поисковых средств к архивным документам отражены работ Л.А. Дорониной, О.С. Грозовой. В приложениях представлен справочный материал, содержащий формы и примеры оформления отдельных документов .
В своей книге Л.А. Дронина анализирует историю развития технологии обработки документов и организации документооборота в России. Отдельные главы посвящены организации работы с поступающими, отправляемыми и внутренними документами, контролю за исполнением документов, регистрации документов и организации информационно-справочной работы но документам в условиях внедрения систем электронного документооборота, технологии оперативного хранения документов и вопросам подготовки документов для передачи на архивное хранение .
В учебном пособии Грозовой О.С. «Делопроизводство» рассмотрены теоретические и методологические основы современного делопроизводства. Освещены вопросы оформления, систематизации и хранения организационно-правовых, информационно-справочных, распорядительных документов и документов по личному составу . Для более полного освоения познаний и способностей в области делопроизводства теоретические материалы дополнены практическими заданиями.
Монография А.И. Бычкова посвящена регулированию правовых последствий совершения ошибок и дефектов в юридических документах, а также допущения ошибок в процессе коммерческих отношений. Автор выделяет несколько наиболее распространенных типов юридических ошибок, каждый из которых рассматривается в соответствующей главе .
Книга О.И. Захаркиной рассказывает о деятельности отдела кадров предприятия. Приведены основные аспекты работы кадровой службы, рассмотрены вопросы надзора, а также работы по законодательству о труде .
В книге К.А. Либерман представлены часто применяемые образцы и шаблоны должностных инструкций, а также указания к составлению и оформлению должностных инструкций, основанным на государственном стандарте РФ. Настоящее издание содержит более 50 примерных текстов должностных инструкций, типовые формы документов, рекомендации .
В издании Ю.П. Орловского рассмотрены действия сотрудников отдела кадров при приёме на работу работников фирмы. На каждом этапе - приём, работа, увольнение - отношения сотрудника и фирмы регулируются трудовым законодательством, основной задачей кадровика является их грамотное сопровождение .
В сборнике Т.Н. Межуева дана характеристика и классификация документов, раскрыты требования, предъявляемые к оформлению документов .
В статье Н.В. Пластининой рассмотрены этапы работы с входящими документами .
В монографии В.В. Семенихина рассмотрены вопросы по делопроизводству, бухучету и кадровым взаимоотношениям в фирме .
При анализе степени изученности проблемы неменьшее значение имеют работы, опубликованные в периодических изданиях.
Статья Н.Н. Лукашевой посвящена некоторым актуальным вопросам по нормативному регулированию и организации делопроизводства в организации, созданию службы документационного обеспечения управления, задачам, стоящим перед этой службой, в т.ч. организации
конфиденциального делопроизводства .
В статье Е.В. Орловой рассмотрены общие положения о должностной инструкции, так и особенности должности генерального директора общества с ограниченной ответственностью .
В статье В. Александровой приведен анализ проблем внедрения электронного кадрового документооборота в работу предприятий и организаций России в 2018 году. Определены дальнейшие перспективы реализации этого направления. Даны советы по организации данной деятельности в соответствии с законодательством.
В статье Е.С. Белоус описаны особенности терминологического наименования сферы работы с документами. Уточнены значения терминов «делопроизводство», «документационное обеспечение управления»,
«управление документацией». Выявлены экстралингвистические причины изменения терминологического наименования характеризуемой сферы .
С 1 июля 2018 г. рекомендуется оформлять управленческие документы с учетом нового ГОСТа, что отражено в статье М.А. Кокуриной .
В статье С.Л. Кузнецова подробно рассматриваются изменения в ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» .
Статья Н.Н. Лукашева посвящена некоторым актуальным вопросам по нормативному регулированию и организации делопроизводства в организации, создании службы документационного обеспечения управления, задачам, стоящим перед этой службой, в т.ч. организации
конфиденциального делопроизводства .
В статье Н.В. Сенаторова раскрыты основные этапы разработки и утверждения (подписания) должностной инструкции .
Объектом выпускной квалификационной работы является документационное обеспечение управления в коммерческой организации.
Предмет выпускной квалификационной работы является организация работы с управленческими документами в ООО «Лабазъ».
Цель выпускной квалификационной работы - провести анализ документационного обеспечения управления в ООО «Лабазъ» и предложить пути совершенствования документационного обеспечения управления.
Для достижения поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:
- дать характеристику общества;
- рассмотреть видовой состав и оформление документов в компании;
- изучить организацию работы с документами в обществе;
- определить основные направления совершенствования работы с управленческими документами в обществе.
Анализ источников. Источниковую базу исследования представляют нормативно - правовые и методические акты федерального и местного значения. К ним относятся:
Конституция Российской Федерации является основным документом государства и имеет наивысшую юридическую силу на всей территории России. В статье 29 пункте 4 Конституции РФ записано, что «каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом». Это конституционное положение является фундаментом, на котором основано российское национальное законодательство о доступе к информации.
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации.
Федеральный закон «Об электронной подписи» устанавливает
порядок использования электронной подписи в документах, регулирует отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок и в других случаях.
Федеральный закон «О государственном языке в Российской Федерации» регулирует использование государственного языка в делопроизводстве.
Федеральный закон «О коммерческой тайне» регулирует отношения, связанные с установлением, изменением и прекращением режима коммерческой тайны в отношении информации, составляющей секрет производства. Положения закона распространяются на информацию, составляющую коммерческую тайну, независимо от вида носителя, на котором она зафиксирована и не распространяются на сведения, относящиеся в установленном порядке к государственной тайне.
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.
В исследовании использовался Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» , который определяет порядок создания, реорганизации, ликвидации, правовое положение акционерных обществ, права и обязанности их акционеров, а также обеспечивают защиту прав и интересов акционеров.
ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела.
Термины, установленные настоящим стандартом, рекомендуются для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу, входящих в сферу действия работ по стандартизации и (или) использующих результаты этих работ.
ГОСТ Р 7.0.97-2016. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к
оформлению документов» распространяется на организационно¬
распорядительные документы. Стандарт определяет состав реквизитов документа, правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов.
В Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» утверждены согласованные различными министерствами РФ унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты .
Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 6 мая 2015 г. №276н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» . В рамках данного профессионального стандарта были выделены четыре обобщенные трудовые функции, которым соответствует определенное наименование должности и уровень квалификации.
Для решения задач и целей научного исследования были использованы следующие методы исследования: наблюдение, анализ документации, сравнительный анализ, статистические данные.
Практическое значение выпускной квалификационной работы состоит в том, что достигнутые результаты могут быть использованы в деятельности ООО «Лабазъ».
Структура выпускной квалификационной работы состоит из: введения, двух разделов, заключения, библиографического списка, приложений.
Введение включает в себя такие элементы как: обоснованность актуальности темы; выявление степени изученности проблемы; определение предмета и объекта исследования; постановка конкретных задач и цели; определенные методы исследования; подтверждение практической
значимости темы; аргументированность структуры выпускной квалификационной работы.
Первый раздел «Анализ делопроизводства в ООО «Лабазъ» отражает направления деятельности общества, структуру предприятия, характеристику организации работы с документами.
Во втором разделе «Основные направления совершенствования делопроизводства в ООО «Лабазъ» внесены предложения по оптимизации работы с документами.
В заключении изложены основные выводы по проблеме,
рассмотренной в работе.
В приложениях представлены документы, разработанные с целью совершенствования делопроизводства: инструкция по делопроизводству, должностная инструкция документоведа.

Купить

ООО «Лабазъ» создано в 2009 году с целью насыщением рынка необходимыми товарами, услугами путем наиболее эффективного использования экономического, интеллектуального, производственного и технического потенциала его участников и работников, а так же извлечение прибыли. Организационно-правовой статус предприятия - общество с ограниченной ответственностью. Общество является юридическим лицом и строит свою деятельность на основании Устава и действующего законодательства Российской Федерации.
На предприятии существует линейно-функциональная структура управления, когда руководство Обществом осуществляется не только из центра, но и непосредственно на местах: в каждом хозяйственном подразделении ООО «Лабазъ» действует тщательно подобранный управляющий персонал, координирующий работу конкретного субъекта управления в соответствии с генеральной стратегией Общества.
Ведение общего делопроизводства в ООО «Лабазъ» возложено на документоведа.
В ООО «Лабазъ» документы подразделяются на следующие виды:
- организационно-правовые документы;
- распорядительные документы;
- информационно-справочные документы.
Управленческие документы - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции ООО «Лабазъ», организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.
В ходе изучения оформления ряда управленческих документов были выявлены неточности в оформлении реквизитов (приказ, распоряжение, деловая переписка).
Весь состав управленческих документов ООО «Лабазъ»делится на три документопотока: входящий, исходящий, внутренний.
В период с 2016 по 2018 год поток входящей документации значительно увеличился, в связи с увеличением заключаемых договоров, с успешной организацией работы ООО»Лабазъ».
К исходящим документам в ООО «Лабазъ» относятся: служебные письма, электронные сообщения, акты, докладные записки, объяснительные записки, справки.
Объем исходящей документации в ООО «Лабазъ», так же как и входящей, с каждым годом увеличивался в связи с взаимодействием с другими организациями.
К внутренним документам в ООО «Лабазъ» относятся: положение о ООО «Лабазъ», положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, штатное расписание, приказы, протоколы, акты, докладные записки, объяснительные записки, справки.
В ходе изучения локально-нормативных документов было выявлено, что в организации отсутствует документ, регламентирующий
документационное обеспечение управления. В организации отсутствует инструкция по делопроизводству, которая регламентирует организацию документооборота, правила подготовки и оформления документов, организацию документов в делопроизводстве.
В итоге проведенного исследования делопроизводства в ООО «Лабазъ» были:
- разработана должностная инструкция документоведа. Это позволит дать четкое представление об иерархических связях, обеспечить стабильность каналов разрешения многих вопросов, а также будет способствовать повышению эффективности управленческого труда в Обществе.
-разработана инструкция по делопроизводству. Она является
локальным нормативным документом Общества, обеспечивающим эффективное функционирование делопроизводства в нем, и играет особенно важную роль, т.к. данным документом может руководствоваться не только лицо, на которое возложены делопроизводственные функции, но и другие специалисты, которые работают в компании, непосредственно готовят проекты документов, исполняют документы, ведут справочную и аналитическую работу по документам.
Купить