ОРГАНИЗАЦИЯ И ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ С УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ В АКЦИОНЕРНОМ ОБЩЕСТВЕ «СЕВЕРСКИЙ ТРУБНЫЙ ЗАВОД»
|
АННОТАЦИЯ 4
Введение 4
1 Характеристика нормативной базы Акционерного общества «Северский трубный завод» и Управления документационного обеспечения и административного сопровождения.... 11
2 Состав, задачи и функции отдела ДОУ в Акционерном обществе «Северский трубный
завод» 20
3 Этапы документооборота в Акционерном обществе «Северский трубный завод» 30
3.1 Характеристика видового состава документов в Акционерном обществе «Северский
трубный завод» 30
3.2 Экспедиционная обработка и регистрация документов 35
3.3. Создание и контроль исполнения документов 46
3.4 Отправка документов 52
Заключение 58
Список использованных источников и литературы 61
Приложение А Приказ «О закупке, нормативов сырья и материалов» 64
Приложение Б Распоряжение «О временном переводе работника на другую работу» 66 Приложение В Протокол «Еженедельное производительное совещание» 67
Приложение Г Протокол «Совещание по очистке масло-эмульсионных стоков с ОПТР ЭНЦ» 68
Приложение Д Акт (без названия) 72
Приложение Е Акт «О ревизии в кассе завода» 73
Приложение Ж Образец письма «Об обновлении телефонного справочника» 74
Приложение И Письмо «Об оказании технической помощи» 75
Приложение К Форма журнала поступающих документов, регистрируемых в СЭДО 76 Приложение Л Форма реестра рассылки организационно-распорядительной документации по отделам 77
Приложение М Форма реестра рассылки организационно-распорядительной документации по цехам 78
Приложение Н Образец бланка письма, отправляемого в сторонние организации 79
Приложение П Форма журнала регистрации отправляемых документов 80
Приложение Р Реестр документов, отправляемых Почтой России
Введение 4
1 Характеристика нормативной базы Акционерного общества «Северский трубный завод» и Управления документационного обеспечения и административного сопровождения.... 11
2 Состав, задачи и функции отдела ДОУ в Акционерном обществе «Северский трубный
завод» 20
3 Этапы документооборота в Акционерном обществе «Северский трубный завод» 30
3.1 Характеристика видового состава документов в Акционерном обществе «Северский
трубный завод» 30
3.2 Экспедиционная обработка и регистрация документов 35
3.3. Создание и контроль исполнения документов 46
3.4 Отправка документов 52
Заключение 58
Список использованных источников и литературы 61
Приложение А Приказ «О закупке, нормативов сырья и материалов» 64
Приложение Б Распоряжение «О временном переводе работника на другую работу» 66 Приложение В Протокол «Еженедельное производительное совещание» 67
Приложение Г Протокол «Совещание по очистке масло-эмульсионных стоков с ОПТР ЭНЦ» 68
Приложение Д Акт (без названия) 72
Приложение Е Акт «О ревизии в кассе завода» 73
Приложение Ж Образец письма «Об обновлении телефонного справочника» 74
Приложение И Письмо «Об оказании технической помощи» 75
Приложение К Форма журнала поступающих документов, регистрируемых в СЭДО 76 Приложение Л Форма реестра рассылки организационно-распорядительной документации по отделам 77
Приложение М Форма реестра рассылки организационно-распорядительной документации по цехам 78
Приложение Н Образец бланка письма, отправляемого в сторонние организации 79
Приложение П Форма журнала регистрации отправляемых документов 80
Приложение Р Реестр документов, отправляемых Почтой России
Документооборот в организациях довольно сложный процесс. Своевременное получение служебной информация к сотрудникам поступает благодаря документам и отлично налаженному документообороту. От процессов составления, оформления и перемещения документов очень много зависит при управлении организацией. Составной частью современного управления компанией является высокий уровень делопроизводства и профессионализм сотрудников. Если в организации не налажена четкая работа с документами, то снижается производительность предприятия, поскольку она зависит от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, правильной постановки справочно-информационной службы, отлаженности поиска, хранения и использования документов.
В настоящее время каждое предприятие решает самостоятельно, как построить документооборот. Некоторые руководители не видят смысла создавать специальный делопроизводственный отдел, поскольку они считают это затратным с финансовой стороны. Так, в небольших организациях ведением делопроизводства может заниматься только один или два человека - секретарь и бухгалтер. Также набирают популярность аутсорсинговые услуги - предприятия передают работу с документами сторонним организациям за небольшую плату. Для компаний это очень выгодное решение, однако у сотрудников могут возникнуть проблемы с поиском или предоставлением информации. Именно поэтому до сих пор руководители организаций не могут определиться, действительно ли нужен делопроизводственный отдел и сколько там должно быть сотрудников.
В данной сфере до сих пор возникают проблемы, поскольку большая часть нормативной базы ориентирована на государственные структуры и учреждения. Организациям приходится самостоятельно составлять локальные акты, которые бы регулировали процесс документационного обеспечения управления. Также стоит отметить, что на практике у руководителей не всегда получается выстроить ту описываемую систему, которая бы быстро и слаженно работала, поскольку некоторые сотрудники не обладают необходимыми знаниями и навыками.
В выпускной квалифицированной работе проанализирован документооборот в Акционерном обществе «Северский Трубный завод» (АО «СТЗ»), где объем документов только за месяц составляет более 5000 единиц. Это коммерческое градообразующее предприятие в городе Полевской, с количеством сотрудников более 6 тысяч человек. В организации создан отдел Управление документационным обеспечением и административным сопровождением (УДО и АС), штат которого состоит из 40 сотрудников, а главной задачей является организация быстрого и качественного документооборота не только между отделами завода, но и с контрагентами.
Большинство выполняемых задач в отделе - рутинных. С одной стороны, можно сказать, что сотрудники отлично знают свои обязанности и выполняют их намного быстрее. С другой стороны, возникает проблема отсутствия развития как самого отдела, так и менеджмента предприятия в целом.
Традиционные консервативные системы, которые работают давно, не всегда позволяют обнаружить проблемы, а также требуют большего обеспечения ресурсами, в том числе и финансовыми, поскольку они не успевают и не хотят подстраиваться под новые условия современного мира. Также стоит отметить, что начальники в такой ситуации не всегда могут адекватно распределять ресурсы на ДОУ и штат своего отдела, поскольку они действуют так, как привыкли.
Для более детального исследования темы была изучена научная литература. Ее можно разделить на несколько групп.
В первую группу относятся работы, которые описывают нормативную базу в области документационного обеспечения управления как организации в целом, так и конкретно отдела документационного обеспечения. Здесь можно отметить работу С.Л. Кузнецова1. Главная особенность его исследования - это иерархичность представления нормативной базы. Он начинает с федеральных законов, а заканчивает стандартами. Также автор делает акцент на законодательных актах, которые используются только для государственных органов, а какие распространяются и на организации. У каждого документа выделяются свои особенности, преимущества и недостатки. Он делает ссылки на нормативные акты, которые были отменены и сравнивает их с действующими законами. В целом, автор помогает сформировать представление о значении законодательной базы в ДОУ.
В эту же группу можно отнести работы В.Ф. Янковой и И.А. Косов . Их исследования позволяют понять значение нормативных документов для делопроизводства коммерческих предприятий.
Описание законодательной базы для коммерческих предприятий в сфере ДОУ не является основной темой для исследования, особенно в работах за последние годы. Однако эти работы позволяют полностью сформировать представление о законодательном регулировании делопроизводства в государственных органах и в организациях.
Во вторую группу литературы вошли работы Н.М. Березиной1, С.А. Глотовой , которые помогли определить, какие задачи и функции должен выполнять отдел ДОУ, как определить загруженность сотрудников и как можно рационализировать работу сотрудников.
К третьей группе литературы относятся исследования, отображающие этапы и характеристики документооборота. Это рабты В.И. Андреева , М.П. Бобылевой , А.А. Зотов , Т.П. Пегиной . Литература помогает сформировать представление о порядке описания документационного обеспечения, а также помогает заметить проблемы в отделе и предлагает способы их решения.
Для формирования общего представления об этапах работы с входящими документами была выбрана работа Н.В. Пластининой . Автор подробно расписывает каждый шаг работы с документацией и выделяет сотрудника, который может отвечать за то или иное действие. Главная же особенность этой работы - вариативность. Наталья Вячеславовна предлагает все возможные варианты, например, если она говорит про регистрацию документов, то описывает все 3 способа, а не более современный. Также большинство этапов визуализированы, автор использовал таблицы и картинки, что позволяет сравнить документацию и определенные шаги работы с ней с описываемой в выпускной квалификационной работе организацией.
Одно из важных частей работы является определения понятия и выделения групп управленческой документации. Поэтому в четвертый блок литературы вошли исследования Е. Губернской1, Д.С. Дерхо и М.П. Бобылевой . Данные работы помогли сформировать представление, что управленческая документация сопровождает реализацию общих задач управления, так и специальных. И среди таких документов выделяют не только организационно-распорядительную и нормативную документацию, а также справочную и информационную.
В целом можно сказать, что тема хорошо изучена. Данные работы позволяют полностью сформировать представление о сфере ДОУ в организациях. Единственное, с чем можно столкнуться, некоторые работы были написаны сравнительно давно, поэтому появляется необходимость проверять нормативные акты, которые были в них указаны и изучить новую законодательную базу. Также стоит отметить достаточно небольшое количество исследований по делопроизводству в коммерческих организациях, где объем документооборота в год составлял бы около 50-100 тысяч документов.
Цель исследования - изучить организацию и технологию работы с управленческой документацией в АО «Северский трубный завод» и внести рекомендации по ее рационализации.
Задачи:
1. Описать нормативную федеральную, региональную и локальную базу организации работы с документами в Акционерного общества «Северский трубный завод».
2. Охарактеризовать структуру, задачи и функции отдела Управление документационного обеспечения и административного сопровождения в Акционерного общества «Северский трубный завод».
3. Описать состав управленческой документации в Акционерного общества «Северский трубный завод» и организацию работы с ней.
4. Выявить проблемы в отделе Управление документационного обеспечения и административного сопровождения и разработать рекомендации по их устранению.
Объект исследования - Акционерное общество «Северский трубный завод».
Предмет исследования - работа с управленческой документацией в Акционерном обществе «Северский трубный завод».
Для выполнения задач использовались следующие методы: классификация и описание - для обзора федеральных нормативных актов и локальных актов АО «СТЗ»; анализ - для детального изучения организации работы с документами в АО «СТЗ» и отделе завода УДО и АС; наблюдение - для формирования первоначальных представлений об организации документооборота в АО «СТЗ» и о работе сотрудников УДО и АС на каждом этапе работы с документами.
Среди источников можно выделить 3 группы: законодательная база, официальные сайты организаций и нормативные документы, с которыми работают сотрудники АО «СТЗ». К первой группе относятся: Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ1, который определяет правила документирования информации в электронной форме; Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» создание архива в коммерческой организации это ее право, данный акт определяет правила учета, комплектования, хранения и использования архивных документов, несмотря на то, что в организации не опираются на данный закон, все же необходимо сравнить, насколько правомерны действия сотрудников архива.
Приказ Министерства культуры «Об утверждении организации правил хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправлениях и организациях» нормативный акт является более детальными правилами и требования для ведения архивного дела в организации, также при создании инструкции по делопроизводству АО «СТЗ» сотрудники опирались на данный приказ, с его помощью можно проанализировать, насколько действительно в архиве выполняются нормы, указанные в акте.
Приказ Федерального архивного агентства «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органа, органах местного самоуправления» от 22.05.2019 № 711, который позволяет проанализировать инструкции по делопроизводству АО «СТЗ» на корректность составления.
Стандарты, такие как ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (ред. от 14.05.2018) и ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятие и принципы» помогают сформировать представление об оформлении документов, а также сравнить действующие локальные акты на противоречие федеральным.
Также стоит отметить, что для более детального изучения архивного дела в АО «СТЗ» использовался Закон Свердловской области «Об архивном деле в Свердловской области» , поскольку АО «СТЗ» является источником комплектования государственного архива Свердловской области, он должен соответствовать и региональным требованиям. Из локальных актов использовалась инструкция по делопроизводству , она в большей степени помогла провести анализ на соответствие действий сотрудников отдела УДО и АС с правилами, указанными в федерально и регионально нормативной базе, а также с ее помощью был описан процесс документооборота в АО «СТЗ».
Ко второй группе источников относится официальный сайт АО «СТЗ» , который помогает охарактеризовать организацию в целом: расписать ее деятельность, место расположения и проанализировать локальную базу: акты, представленные на сайте, наличие ссылок, дата создания, недействующие документы и др. В данном случае описать организацию удалось с помощью устава .
Третья группа - документы организации. К ним будет относится: документы АО «СТЗ», которые позволяют проанализировать качество выполнения работы сотрудников и наглядно представить итог каждого этапа работы с документами в АО «СТЗ». Их можно разделить на: организационно-правовую документацию - устав и инструкция по делопроизводству, распорядительную - приказы и распоряжения, учетные - акты, номенклатура дел, описи, информационно-справочную документацию - протоколы, письма и записки.
Работа состоит из перечня сокращений, введения, трех глав, заключения, списка использованной литературы и источников и приложений.
В настоящее время каждое предприятие решает самостоятельно, как построить документооборот. Некоторые руководители не видят смысла создавать специальный делопроизводственный отдел, поскольку они считают это затратным с финансовой стороны. Так, в небольших организациях ведением делопроизводства может заниматься только один или два человека - секретарь и бухгалтер. Также набирают популярность аутсорсинговые услуги - предприятия передают работу с документами сторонним организациям за небольшую плату. Для компаний это очень выгодное решение, однако у сотрудников могут возникнуть проблемы с поиском или предоставлением информации. Именно поэтому до сих пор руководители организаций не могут определиться, действительно ли нужен делопроизводственный отдел и сколько там должно быть сотрудников.
В данной сфере до сих пор возникают проблемы, поскольку большая часть нормативной базы ориентирована на государственные структуры и учреждения. Организациям приходится самостоятельно составлять локальные акты, которые бы регулировали процесс документационного обеспечения управления. Также стоит отметить, что на практике у руководителей не всегда получается выстроить ту описываемую систему, которая бы быстро и слаженно работала, поскольку некоторые сотрудники не обладают необходимыми знаниями и навыками.
В выпускной квалифицированной работе проанализирован документооборот в Акционерном обществе «Северский Трубный завод» (АО «СТЗ»), где объем документов только за месяц составляет более 5000 единиц. Это коммерческое градообразующее предприятие в городе Полевской, с количеством сотрудников более 6 тысяч человек. В организации создан отдел Управление документационным обеспечением и административным сопровождением (УДО и АС), штат которого состоит из 40 сотрудников, а главной задачей является организация быстрого и качественного документооборота не только между отделами завода, но и с контрагентами.
Большинство выполняемых задач в отделе - рутинных. С одной стороны, можно сказать, что сотрудники отлично знают свои обязанности и выполняют их намного быстрее. С другой стороны, возникает проблема отсутствия развития как самого отдела, так и менеджмента предприятия в целом.
Традиционные консервативные системы, которые работают давно, не всегда позволяют обнаружить проблемы, а также требуют большего обеспечения ресурсами, в том числе и финансовыми, поскольку они не успевают и не хотят подстраиваться под новые условия современного мира. Также стоит отметить, что начальники в такой ситуации не всегда могут адекватно распределять ресурсы на ДОУ и штат своего отдела, поскольку они действуют так, как привыкли.
Для более детального исследования темы была изучена научная литература. Ее можно разделить на несколько групп.
В первую группу относятся работы, которые описывают нормативную базу в области документационного обеспечения управления как организации в целом, так и конкретно отдела документационного обеспечения. Здесь можно отметить работу С.Л. Кузнецова1. Главная особенность его исследования - это иерархичность представления нормативной базы. Он начинает с федеральных законов, а заканчивает стандартами. Также автор делает акцент на законодательных актах, которые используются только для государственных органов, а какие распространяются и на организации. У каждого документа выделяются свои особенности, преимущества и недостатки. Он делает ссылки на нормативные акты, которые были отменены и сравнивает их с действующими законами. В целом, автор помогает сформировать представление о значении законодательной базы в ДОУ.
В эту же группу можно отнести работы В.Ф. Янковой и И.А. Косов . Их исследования позволяют понять значение нормативных документов для делопроизводства коммерческих предприятий.
Описание законодательной базы для коммерческих предприятий в сфере ДОУ не является основной темой для исследования, особенно в работах за последние годы. Однако эти работы позволяют полностью сформировать представление о законодательном регулировании делопроизводства в государственных органах и в организациях.
Во вторую группу литературы вошли работы Н.М. Березиной1, С.А. Глотовой , которые помогли определить, какие задачи и функции должен выполнять отдел ДОУ, как определить загруженность сотрудников и как можно рационализировать работу сотрудников.
К третьей группе литературы относятся исследования, отображающие этапы и характеристики документооборота. Это рабты В.И. Андреева , М.П. Бобылевой , А.А. Зотов , Т.П. Пегиной . Литература помогает сформировать представление о порядке описания документационного обеспечения, а также помогает заметить проблемы в отделе и предлагает способы их решения.
Для формирования общего представления об этапах работы с входящими документами была выбрана работа Н.В. Пластининой . Автор подробно расписывает каждый шаг работы с документацией и выделяет сотрудника, который может отвечать за то или иное действие. Главная же особенность этой работы - вариативность. Наталья Вячеславовна предлагает все возможные варианты, например, если она говорит про регистрацию документов, то описывает все 3 способа, а не более современный. Также большинство этапов визуализированы, автор использовал таблицы и картинки, что позволяет сравнить документацию и определенные шаги работы с ней с описываемой в выпускной квалификационной работе организацией.
Одно из важных частей работы является определения понятия и выделения групп управленческой документации. Поэтому в четвертый блок литературы вошли исследования Е. Губернской1, Д.С. Дерхо и М.П. Бобылевой . Данные работы помогли сформировать представление, что управленческая документация сопровождает реализацию общих задач управления, так и специальных. И среди таких документов выделяют не только организационно-распорядительную и нормативную документацию, а также справочную и информационную.
В целом можно сказать, что тема хорошо изучена. Данные работы позволяют полностью сформировать представление о сфере ДОУ в организациях. Единственное, с чем можно столкнуться, некоторые работы были написаны сравнительно давно, поэтому появляется необходимость проверять нормативные акты, которые были в них указаны и изучить новую законодательную базу. Также стоит отметить достаточно небольшое количество исследований по делопроизводству в коммерческих организациях, где объем документооборота в год составлял бы около 50-100 тысяч документов.
Цель исследования - изучить организацию и технологию работы с управленческой документацией в АО «Северский трубный завод» и внести рекомендации по ее рационализации.
Задачи:
1. Описать нормативную федеральную, региональную и локальную базу организации работы с документами в Акционерного общества «Северский трубный завод».
2. Охарактеризовать структуру, задачи и функции отдела Управление документационного обеспечения и административного сопровождения в Акционерного общества «Северский трубный завод».
3. Описать состав управленческой документации в Акционерного общества «Северский трубный завод» и организацию работы с ней.
4. Выявить проблемы в отделе Управление документационного обеспечения и административного сопровождения и разработать рекомендации по их устранению.
Объект исследования - Акционерное общество «Северский трубный завод».
Предмет исследования - работа с управленческой документацией в Акционерном обществе «Северский трубный завод».
Для выполнения задач использовались следующие методы: классификация и описание - для обзора федеральных нормативных актов и локальных актов АО «СТЗ»; анализ - для детального изучения организации работы с документами в АО «СТЗ» и отделе завода УДО и АС; наблюдение - для формирования первоначальных представлений об организации документооборота в АО «СТЗ» и о работе сотрудников УДО и АС на каждом этапе работы с документами.
Среди источников можно выделить 3 группы: законодательная база, официальные сайты организаций и нормативные документы, с которыми работают сотрудники АО «СТЗ». К первой группе относятся: Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ1, который определяет правила документирования информации в электронной форме; Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» создание архива в коммерческой организации это ее право, данный акт определяет правила учета, комплектования, хранения и использования архивных документов, несмотря на то, что в организации не опираются на данный закон, все же необходимо сравнить, насколько правомерны действия сотрудников архива.
Приказ Министерства культуры «Об утверждении организации правил хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправлениях и организациях» нормативный акт является более детальными правилами и требования для ведения архивного дела в организации, также при создании инструкции по делопроизводству АО «СТЗ» сотрудники опирались на данный приказ, с его помощью можно проанализировать, насколько действительно в архиве выполняются нормы, указанные в акте.
Приказ Федерального архивного агентства «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органа, органах местного самоуправления» от 22.05.2019 № 711, который позволяет проанализировать инструкции по делопроизводству АО «СТЗ» на корректность составления.
Стандарты, такие как ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (ред. от 14.05.2018) и ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятие и принципы» помогают сформировать представление об оформлении документов, а также сравнить действующие локальные акты на противоречие федеральным.
Также стоит отметить, что для более детального изучения архивного дела в АО «СТЗ» использовался Закон Свердловской области «Об архивном деле в Свердловской области» , поскольку АО «СТЗ» является источником комплектования государственного архива Свердловской области, он должен соответствовать и региональным требованиям. Из локальных актов использовалась инструкция по делопроизводству , она в большей степени помогла провести анализ на соответствие действий сотрудников отдела УДО и АС с правилами, указанными в федерально и регионально нормативной базе, а также с ее помощью был описан процесс документооборота в АО «СТЗ».
Ко второй группе источников относится официальный сайт АО «СТЗ» , который помогает охарактеризовать организацию в целом: расписать ее деятельность, место расположения и проанализировать локальную базу: акты, представленные на сайте, наличие ссылок, дата создания, недействующие документы и др. В данном случае описать организацию удалось с помощью устава .
Третья группа - документы организации. К ним будет относится: документы АО «СТЗ», которые позволяют проанализировать качество выполнения работы сотрудников и наглядно представить итог каждого этапа работы с документами в АО «СТЗ». Их можно разделить на: организационно-правовую документацию - устав и инструкция по делопроизводству, распорядительную - приказы и распоряжения, учетные - акты, номенклатура дел, описи, информационно-справочную документацию - протоколы, письма и записки.
Работа состоит из перечня сокращений, введения, трех глав, заключения, списка использованной литературы и источников и приложений.
Документооборот в коммерческой организации сложный и творческий процесс. Если все его этапы проходят правильно и быстро, то это гарантирует наибольшую эффективность предприятия. Чтобы организовать эту работу, необходимо сформировать штат профессионалов, которые смогут регулировать соблюдение правил и требований организации делопроизводства, а также быстро исправлять возникающие ошибки или изменять ситуацию в целом.
Исследование позволило определить технологию работы с управленческой документацией в Акционерном обществе «Северский трубный завод».
На предприятии разработана локальная нормативная база, которая позволяет контролировать ДОУ во всей организации. Также было выявлено, что она не противоречит федеральным и региональным актам, которыми также руководствуются сотрудники АО «СТЗ» и УДО и АС.
Среди положительных сторон можно отметить, что:
- сотрудники, которые имеют непосредственное отношение к ведению делопроизводства, ознакомлены со всеми федеральными, региональными и локальными актами;
- на заводе разработана своя инструкция по делопроизводству и стандарты организации, которые разработаны на основе федеральной и локальной нормативной базе, регулирующей сферу ДОУ;
- большинство нормативных-правовых документов находятся в системе электронного документооборота, что позволяет быстро находить нужный акт.
К слабым сторонам относится то, что:
- большинство нормативных документов предприятия доступы только для работников УДО и АС, что является недостатком, поскольку работники других структурных подразделений не знают многих требований из-за этого возникают ошибки в разработке управленческой документации в структурных подразделениях;
- отсутствуют некоторые документы в СЭДО, это затрудняет поиск данных, а также останавливает организацию от перехода на безбумажный документооборот;
- некоторые нормативные акты не разработаны в отделе УДО и АС, поскольку они не предусмотрены. У сотрудников нет должностных инструкций, что является недостатком, поскольку в трудовом договоре не прописываются должностные обязанности. Также отсутствует положение об отделе. С помощью данного документа можно бы было закрепить статус, функции, права и ответственность отдела. А также определить его взаимодействие с другими структурными подразделениями.
Но даже несмотря на отсутствие двух локальных документов в АО «СТЗ» работа отдела УДО и АС положительно сказывается на управлении организации.
Среди сильных сторон можно выделить:
- удачное расположение отдела, его техническая оснащенность, высокая скорость работы с ОРД за счет того, что все директора находятся в одном здании;
- несмотря на отсутствие у сотрудников профильного образования по специальности «Документоведение и архивоведение» они все же являются профессионалами, которые быстро и качественно выполняют свою работу;
- каждый сотрудник может заменить другого, например, курьер может замещать инспектора, а инспектор сотрудника машинного бюро.
К слабым сторонам можно отнести:
- небольшой кабинет для отдела УДО и АС - не хватает места для оперативного хранения документов;
- слишком большой штат, поскольку некоторые сотрудники в течение дня свободны.
- до сих пор вся организационно-распорядительная документация оформляется на бумажных носителях (исключениями являются ОРД по личному составу). Также в отделе распространена практика двойной регистрации, хотя сотрудники отрицают это.
Анализ ДОУ в АО «СТЗ» позволил выявить недостатки в существующей системе, а также предложить варианты по рационализации документационного управления.
1. Необходимо скорректировать штат с помощью нормирования трудового дня. Поскольку руководитель УДО и АС не обращает внимания, что сотрудники слабо загружены в течение дня, то заполнение ежедневного отчета поможет руководителю организации увидеть, насколько много свободного времени у сотрудников. Важно, чтобы начальник отдела правильно определила норму рабочего дня для каждой операции, выполняемой сотрудниками.
2. Необходимо создать документы, которые так или иначе закрепляют положения работников и самого отдела. Это позволит предотвратить конфликты в отделе и четко регламентировать действия каждого.
3. Стоит рассмотреть предложение о создании локального акта о порядке работы с документами в системе электронного документооборота или необходимо добавить раздел про электронный документооборот в инструкцию по делопроизводству.
4. Не все сотрудники доверяют СЭДО, поэтому и ведется двойная регистрация. В данном случае можно посоветовать закрепить за одним сотрудником обязанности за регистрацией и контролем исполнения документов, а также «прикрепить» к нему куратора, который бы отслеживал первое время его работу.
На основании вышесказанного можно сделать вывод, что организация документооборота в АО «СТЗ» является важным аспектом для управления предприятием в целом, а также работы каждого подразделения. На заводе есть свои проблемы в делопроизводстве, но некоторые все же не являются критическими. Их можно исправить с помощью правильного распределения обязанностей персонала, более четкой регламентации деятельности каждого сотрудника, а также создания нормативных актов по ведению делопроизводства в системе электронного документооборота. Стоит больше уделять внимания электронным документам, поскольку это позволит улучшить оперативность принимаемых решений и качественность управления организацией.
Исследование позволило определить технологию работы с управленческой документацией в Акционерном обществе «Северский трубный завод».
На предприятии разработана локальная нормативная база, которая позволяет контролировать ДОУ во всей организации. Также было выявлено, что она не противоречит федеральным и региональным актам, которыми также руководствуются сотрудники АО «СТЗ» и УДО и АС.
Среди положительных сторон можно отметить, что:
- сотрудники, которые имеют непосредственное отношение к ведению делопроизводства, ознакомлены со всеми федеральными, региональными и локальными актами;
- на заводе разработана своя инструкция по делопроизводству и стандарты организации, которые разработаны на основе федеральной и локальной нормативной базе, регулирующей сферу ДОУ;
- большинство нормативных-правовых документов находятся в системе электронного документооборота, что позволяет быстро находить нужный акт.
К слабым сторонам относится то, что:
- большинство нормативных документов предприятия доступы только для работников УДО и АС, что является недостатком, поскольку работники других структурных подразделений не знают многих требований из-за этого возникают ошибки в разработке управленческой документации в структурных подразделениях;
- отсутствуют некоторые документы в СЭДО, это затрудняет поиск данных, а также останавливает организацию от перехода на безбумажный документооборот;
- некоторые нормативные акты не разработаны в отделе УДО и АС, поскольку они не предусмотрены. У сотрудников нет должностных инструкций, что является недостатком, поскольку в трудовом договоре не прописываются должностные обязанности. Также отсутствует положение об отделе. С помощью данного документа можно бы было закрепить статус, функции, права и ответственность отдела. А также определить его взаимодействие с другими структурными подразделениями.
Но даже несмотря на отсутствие двух локальных документов в АО «СТЗ» работа отдела УДО и АС положительно сказывается на управлении организации.
Среди сильных сторон можно выделить:
- удачное расположение отдела, его техническая оснащенность, высокая скорость работы с ОРД за счет того, что все директора находятся в одном здании;
- несмотря на отсутствие у сотрудников профильного образования по специальности «Документоведение и архивоведение» они все же являются профессионалами, которые быстро и качественно выполняют свою работу;
- каждый сотрудник может заменить другого, например, курьер может замещать инспектора, а инспектор сотрудника машинного бюро.
К слабым сторонам можно отнести:
- небольшой кабинет для отдела УДО и АС - не хватает места для оперативного хранения документов;
- слишком большой штат, поскольку некоторые сотрудники в течение дня свободны.
- до сих пор вся организационно-распорядительная документация оформляется на бумажных носителях (исключениями являются ОРД по личному составу). Также в отделе распространена практика двойной регистрации, хотя сотрудники отрицают это.
Анализ ДОУ в АО «СТЗ» позволил выявить недостатки в существующей системе, а также предложить варианты по рационализации документационного управления.
1. Необходимо скорректировать штат с помощью нормирования трудового дня. Поскольку руководитель УДО и АС не обращает внимания, что сотрудники слабо загружены в течение дня, то заполнение ежедневного отчета поможет руководителю организации увидеть, насколько много свободного времени у сотрудников. Важно, чтобы начальник отдела правильно определила норму рабочего дня для каждой операции, выполняемой сотрудниками.
2. Необходимо создать документы, которые так или иначе закрепляют положения работников и самого отдела. Это позволит предотвратить конфликты в отделе и четко регламентировать действия каждого.
3. Стоит рассмотреть предложение о создании локального акта о порядке работы с документами в системе электронного документооборота или необходимо добавить раздел про электронный документооборот в инструкцию по делопроизводству.
4. Не все сотрудники доверяют СЭДО, поэтому и ведется двойная регистрация. В данном случае можно посоветовать закрепить за одним сотрудником обязанности за регистрацией и контролем исполнения документов, а также «прикрепить» к нему куратора, который бы отслеживал первое время его работу.
На основании вышесказанного можно сделать вывод, что организация документооборота в АО «СТЗ» является важным аспектом для управления предприятием в целом, а также работы каждого подразделения. На заводе есть свои проблемы в делопроизводстве, но некоторые все же не являются критическими. Их можно исправить с помощью правильного распределения обязанностей персонала, более четкой регламентации деятельности каждого сотрудника, а также создания нормативных актов по ведению делопроизводства в системе электронного документооборота. Стоит больше уделять внимания электронным документам, поскольку это позволит улучшить оперативность принимаемых решений и качественность управления организацией.
