ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ОБЩЕГО ОТДЕЛА В АО «ТОМСКАЯ ГЕНЕРАЦИЯ»
|
Аннотация 4
Введение
Глава 1 Организация работы общего отдела в АО «Томская генерация» 12
1.1 Состав, задачи отдела 12
1.2 Анализ нормативных документов отдела 17
1.3 Место секретаря в структуре управления 23
Глава 2 Этапы документооборота в АО «Томская генерация» 30
2.1 Работа с входящими, исходящими и внутренними документами 30
2.2 Контроль, исполнение и отправка документов 37
2.3 Подготовка документов к архивному хранению 40
Глава 3 Технология работы с обращениями граждан в АО «Томская генерация» 45
Заключение 52
Список использованных источников и литературы 54
Приложение А (справочное) Положение о направлении документационного сопровождения 59
Приложение Б (справочное) Должностная инструкция руководителя направления 63
Приложение В (справочное) Должностная инструкция документоведа 68
Приложение Г (справочное) Должностная инструкция делопроизводителя 73
Приложение Д (справочное) Должностная инструкция секретаря руководителя 78
Приложение Ж (справочное) Памятка секретаря 83
Приложение И (справочное) Образец карточки регистрации входящего документа 86
Приложение К (справочное) Образец карточки регистрации исходящего документа 87
Приложение Л (справочное) Образец обложки дела 88
Приложение М (справочное) Образец акта приема-передачи документов в архив 89
Приложение Н (справочное) Образец исходящего письма 90
Введение
Глава 1 Организация работы общего отдела в АО «Томская генерация» 12
1.1 Состав, задачи отдела 12
1.2 Анализ нормативных документов отдела 17
1.3 Место секретаря в структуре управления 23
Глава 2 Этапы документооборота в АО «Томская генерация» 30
2.1 Работа с входящими, исходящими и внутренними документами 30
2.2 Контроль, исполнение и отправка документов 37
2.3 Подготовка документов к архивному хранению 40
Глава 3 Технология работы с обращениями граждан в АО «Томская генерация» 45
Заключение 52
Список использованных источников и литературы 54
Приложение А (справочное) Положение о направлении документационного сопровождения 59
Приложение Б (справочное) Должностная инструкция руководителя направления 63
Приложение В (справочное) Должностная инструкция документоведа 68
Приложение Г (справочное) Должностная инструкция делопроизводителя 73
Приложение Д (справочное) Должностная инструкция секретаря руководителя 78
Приложение Ж (справочное) Памятка секретаря 83
Приложение И (справочное) Образец карточки регистрации входящего документа 86
Приложение К (справочное) Образец карточки регистрации исходящего документа 87
Приложение Л (справочное) Образец обложки дела 88
Приложение М (справочное) Образец акта приема-передачи документов в архив 89
Приложение Н (справочное) Образец исходящего письма 90
Значение роли документов в работе предприятия трудно переоценить. Большую часть служебной информации сотрудники организации получают посредством документов. От процессов составления, оформления и перемещения документов очень много зависит, при управлении организацией. Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов. Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия. С документацией связана деятельность всех работников, одни создают документы, другие обеспечивают их оформление и передачу, третьи руководствуются этими документами и на их основе принимают решения.
Необходимой составной частью современного управления является обеспечение высокого уровня делопроизводства. Если в организации не налажена четкая работа с документами, то ухудшается и управление предприятием, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов. Большое значение имеет периодичность передачи информации, должны быть определены интервалы времени, в течение которых будут поступать сведения руководителю. Информация должна своевременно попадать к руководству. Рациональное управление документами приводит к росту продуктивности работников и улучшению исполнительской дисциплины.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления. От того, насколько профессионально работает служба ДОУ, зависит успех управленческой деятельности в целом. Правильное делопроизводство должно точно фиксировать все операции учреждения. Верное составление и оформление документов в соответствии с требованиями законодательства, одна из важнейших обязанностей сотрудников службы ДОУ. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы сотрудники предприятия не отвлекались от главных производственных целей организации.
При написании бакалаврской работы были изучены труды следующих специалистов в области документоведения: профессора Т.В. Кузнецовой, В.А. Кудряева, И.К. Корнеева и других.
В учебном пособии «Делопроизводство» (Организация и технологии документационного обеспечения управления) Т.В. Кузнецовой освещены вопросы составления и оформления управленческих документов. Также рассмотрены организация делопроизводственной службы, ее структура, задачи, функции, должностной и численный состав1. Мне импонирует работа автора, так как организация службы ДОУ в работе описана подробно, а так же имеются многочисленные примеры составления и оформления документов. Т.В. Кузнецова делает акцент на соответствие управленческих документов в организации с действующим ГОСТом.
В издании В.А. Кудряева, И.К. Корнеева «Организация работы с документами» дана подробная характеристика нормативно-методической базы, регламентирующей современное отечественное делопроизводство. Рассмотрен порядок движения документов в организации, даны характеристика, анализ структуры, методы учета и сокращения документооборота организации и рассмотрены его основные этапы. Данная работа является интересной и информативной, наглядно дает понять, как развивалось отечественное делопроизводство, какими особенностями обладает. Объясняет сам процесс становления делопроизводства России с обязательным рассмотрением нормативно-методической базы.
В справочном издании М.В. Стенюкова «Справочник по делопроизводству» собраны самые важные правила и нормы по составлению документов в соответствии с существующими стандартами. Даны образцы наиболее используемых документов. Справочное пособие включает в себя руководство по составлению и правильному оформлению различных документов с учетом требований существующих стандартов. Данная работа является очень полезной для работников делопроизводственной службы, так как в ней содержатся конкретные образцы документов, наиболее часто используемых в организации. Особо отмечается важность соответствия документов существующим стандартам и образцам, поэтому справочник очень полезен на рабочем месте, как у секретаря, так и у делопроизводителя.
Также были использованы периодические публикации в журналах «Секретарское дело». В статьях С.В. Русакова «Деловое письмо: складывание традиций оформления» и Н.В. Басакина «Деловая переписка» особое внимание уделяют культуре деловой переписки с изложением основных проблем, стоящих перед составителем и адресатом служебного письма. Предложен ряд технологических этапов подготовки деловой корреспонденции, который на данный момент времени является актуальным.
Вышеуказанные работы являются очень полезными для повышения профессиональной квалификации, так как деловая переписка является важным рабочим элементом делопроизводителя.
В статье Л.А. Сысоевой «Системы электронного управления документами»1 рассматривается сущность понятия «информационное обеспечение управления». Перечисляются общие обязательные требования к программному обеспечению; приводится список основных необходимых функций, которые должна обеспечивать система электронного документооборота. Статья является на сегодняшний день актуальной, так как в настоящее время большое внимание уделяется электронному документообороту. Сысоева Л.А. показывает высокую актуальность рассматриваемого вопроса об информационном обеспечении, объясняя это значимостью электронных ресурсов.
Секретарская деятельность сегодня является объектом изучения многих специалистов. Общие вопросы деятельности секретаря достаточно подробно рассмотрены Т.В. Кузнецовой, П.В.Веселовым и мн. др. История секретарской деятельности изучена такими специалистами, как Т.В. Виноградова, А.Ю. Конькова, М.И. Додонова и др.
Вопросы использования новых технологий в секретарской деятельности рассматривались в публикациях Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкиной, О.Б. Назаренко и многих других. Г.Ю. Максимович отмечает высокую роль секретаря в организации и демонстрирует большое количество, как должностных обязанностей, так и личных качеств представителя этой профессии. Отдельной главой автор показывает, как осуществляется прием посетителей в приемной организации, делаю высокий акцент на тактичности, доброжелательности и приветливости секретаря.
По мнению Л.В. Санкиной, на должность секретаря принимается человек, обладающий высокими профессиональными качествами, так как является лицом и представителем своей организации. Мне импонирует мнение автора, так как секретарь руководителя осуществляет не только основные функции, но и является «посредником» между руководителем и другими сотрудниками, тем самым демонстрируя свои профессиональные и личные качества.
Л.В. Санкина в своей работе отмечает необходимость высокой оснащенности рабочего места каждого сотрудника, а в особенности секретаря. Объясняя это тем, что множество разнообразных функций ложится на плечи секретаря, и комфортная работа случит ключевым моментом. Я соглашусь с мнением автора, что важную роль играет техническая оснащенность на рабочем месте, в том числе наличие хорошей организационной техники.
В своих работах авторы предоставляют материалы, которые позволяют получить представление об отечественных традициях организации секретарской деятельности в дореволюционный и советский периоды. Доступно и наглядно описывают преимущества электронного документооборота и современных информационных технологий хранения, поиска и передачи информации, включая Интернет - технологии.
Организация работы с обращениями граждан описана в статьях следующих авторов: Т.Л. Пегиной, Л.В. Масловой и В.И. Андреевой . В них рассматриваются проблемы работы с обращениями граждан связанные с письменными и электронными обращениями, объясняются конкретные сроки рассмотрения обращений граждан и уточняется порядок рассмотрения повторных и анонимных обращений.
Все вышеперечисленные издания и статьи представляют огромный интерес для работников делопроизводства, так как являются своим родом справочниками для работы с документами. В данных изданиях находится хорошо сформулированная нормативно-методическая база, а так же примеры оформления всех видов документов.
Объект исследования бакалаврской работы: деятельность общего отдела и секретаря в АО «Томская генерация».
Предмет исследования: анализ организации работы с документами, в том числе и с обращениями граждан в АО «Томская генерация».
Цель исследования: изучить особенности организации работы с документами, методы и способы ее рационализации и автоматизации в АО «Томская генерация».
Задачи исследования:
- определить роль и место общего отдела в структуре организации;
- изучить структуру отдела;
- проанализировать законодательную и нормативную базу отдела;
- исследовать этапы документооборота и его особенности;
- рассмотреть особенности организации текущего хранения документов;
- изучить организацию работы с обращениями граждан.
Основными методами исследования выбраны:
- методы наблюдения и описания (были использованы для того, чтобы выяснить, как осуществляется составление, оформление документов в организации и технология работы с ними), а так же для определения содержания деятельности секретаря;
- анализ документов (был использован при изучении литературы по теме исследования и документации организации, регламентирующей деятельность сотрудников отдела).
Для написания работы автор использовал нормативно-методическую базу:
1. Государственные стандарты и нормативные методические документы:
Федеральный закон от 27.07.2006 № 149 - ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»1;
Федеральный закон от 06.04.2011 № 63 - ФЗ «Об электронной цифровой
подписи» ;
Федеральный закон от 02.05.2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» ;
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125 - ФЗ «Об архивном деле» ;
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»1;
ГОСТ Р 7.08-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» .
2. Кроме федеральных актов были использованы нормативные документы
исследуемого предприятия:
Положение о направлении документационного сопровождения ;
Инструкция по делопроизводству ;
Должностная инструкция руководителя направления ;
Должностная инструкция документоведа ;
Должностная инструкция делопроизводителя ;
Должностная инструкция секретаря руководителя .
Следует отметить, что указанная нормативно-методическая база будет более подробно рассмотрена в 1 главе, в разделе 1.2 данной работы.
Работа состоит из введения, 3 глав, заключения и списка используемых источников и литературы.
Необходимой составной частью современного управления является обеспечение высокого уровня делопроизводства. Если в организации не налажена четкая работа с документами, то ухудшается и управление предприятием, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов. Большое значение имеет периодичность передачи информации, должны быть определены интервалы времени, в течение которых будут поступать сведения руководителю. Информация должна своевременно попадать к руководству. Рациональное управление документами приводит к росту продуктивности работников и улучшению исполнительской дисциплины.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления. От того, насколько профессионально работает служба ДОУ, зависит успех управленческой деятельности в целом. Правильное делопроизводство должно точно фиксировать все операции учреждения. Верное составление и оформление документов в соответствии с требованиями законодательства, одна из важнейших обязанностей сотрудников службы ДОУ. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы сотрудники предприятия не отвлекались от главных производственных целей организации.
При написании бакалаврской работы были изучены труды следующих специалистов в области документоведения: профессора Т.В. Кузнецовой, В.А. Кудряева, И.К. Корнеева и других.
В учебном пособии «Делопроизводство» (Организация и технологии документационного обеспечения управления) Т.В. Кузнецовой освещены вопросы составления и оформления управленческих документов. Также рассмотрены организация делопроизводственной службы, ее структура, задачи, функции, должностной и численный состав1. Мне импонирует работа автора, так как организация службы ДОУ в работе описана подробно, а так же имеются многочисленные примеры составления и оформления документов. Т.В. Кузнецова делает акцент на соответствие управленческих документов в организации с действующим ГОСТом.
В издании В.А. Кудряева, И.К. Корнеева «Организация работы с документами» дана подробная характеристика нормативно-методической базы, регламентирующей современное отечественное делопроизводство. Рассмотрен порядок движения документов в организации, даны характеристика, анализ структуры, методы учета и сокращения документооборота организации и рассмотрены его основные этапы. Данная работа является интересной и информативной, наглядно дает понять, как развивалось отечественное делопроизводство, какими особенностями обладает. Объясняет сам процесс становления делопроизводства России с обязательным рассмотрением нормативно-методической базы.
В справочном издании М.В. Стенюкова «Справочник по делопроизводству» собраны самые важные правила и нормы по составлению документов в соответствии с существующими стандартами. Даны образцы наиболее используемых документов. Справочное пособие включает в себя руководство по составлению и правильному оформлению различных документов с учетом требований существующих стандартов. Данная работа является очень полезной для работников делопроизводственной службы, так как в ней содержатся конкретные образцы документов, наиболее часто используемых в организации. Особо отмечается важность соответствия документов существующим стандартам и образцам, поэтому справочник очень полезен на рабочем месте, как у секретаря, так и у делопроизводителя.
Также были использованы периодические публикации в журналах «Секретарское дело». В статьях С.В. Русакова «Деловое письмо: складывание традиций оформления» и Н.В. Басакина «Деловая переписка» особое внимание уделяют культуре деловой переписки с изложением основных проблем, стоящих перед составителем и адресатом служебного письма. Предложен ряд технологических этапов подготовки деловой корреспонденции, который на данный момент времени является актуальным.
Вышеуказанные работы являются очень полезными для повышения профессиональной квалификации, так как деловая переписка является важным рабочим элементом делопроизводителя.
В статье Л.А. Сысоевой «Системы электронного управления документами»1 рассматривается сущность понятия «информационное обеспечение управления». Перечисляются общие обязательные требования к программному обеспечению; приводится список основных необходимых функций, которые должна обеспечивать система электронного документооборота. Статья является на сегодняшний день актуальной, так как в настоящее время большое внимание уделяется электронному документообороту. Сысоева Л.А. показывает высокую актуальность рассматриваемого вопроса об информационном обеспечении, объясняя это значимостью электронных ресурсов.
Секретарская деятельность сегодня является объектом изучения многих специалистов. Общие вопросы деятельности секретаря достаточно подробно рассмотрены Т.В. Кузнецовой, П.В.Веселовым и мн. др. История секретарской деятельности изучена такими специалистами, как Т.В. Виноградова, А.Ю. Конькова, М.И. Додонова и др.
Вопросы использования новых технологий в секретарской деятельности рассматривались в публикациях Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкиной, О.Б. Назаренко и многих других. Г.Ю. Максимович отмечает высокую роль секретаря в организации и демонстрирует большое количество, как должностных обязанностей, так и личных качеств представителя этой профессии. Отдельной главой автор показывает, как осуществляется прием посетителей в приемной организации, делаю высокий акцент на тактичности, доброжелательности и приветливости секретаря.
По мнению Л.В. Санкиной, на должность секретаря принимается человек, обладающий высокими профессиональными качествами, так как является лицом и представителем своей организации. Мне импонирует мнение автора, так как секретарь руководителя осуществляет не только основные функции, но и является «посредником» между руководителем и другими сотрудниками, тем самым демонстрируя свои профессиональные и личные качества.
Л.В. Санкина в своей работе отмечает необходимость высокой оснащенности рабочего места каждого сотрудника, а в особенности секретаря. Объясняя это тем, что множество разнообразных функций ложится на плечи секретаря, и комфортная работа случит ключевым моментом. Я соглашусь с мнением автора, что важную роль играет техническая оснащенность на рабочем месте, в том числе наличие хорошей организационной техники.
В своих работах авторы предоставляют материалы, которые позволяют получить представление об отечественных традициях организации секретарской деятельности в дореволюционный и советский периоды. Доступно и наглядно описывают преимущества электронного документооборота и современных информационных технологий хранения, поиска и передачи информации, включая Интернет - технологии.
Организация работы с обращениями граждан описана в статьях следующих авторов: Т.Л. Пегиной, Л.В. Масловой и В.И. Андреевой . В них рассматриваются проблемы работы с обращениями граждан связанные с письменными и электронными обращениями, объясняются конкретные сроки рассмотрения обращений граждан и уточняется порядок рассмотрения повторных и анонимных обращений.
Все вышеперечисленные издания и статьи представляют огромный интерес для работников делопроизводства, так как являются своим родом справочниками для работы с документами. В данных изданиях находится хорошо сформулированная нормативно-методическая база, а так же примеры оформления всех видов документов.
Объект исследования бакалаврской работы: деятельность общего отдела и секретаря в АО «Томская генерация».
Предмет исследования: анализ организации работы с документами, в том числе и с обращениями граждан в АО «Томская генерация».
Цель исследования: изучить особенности организации работы с документами, методы и способы ее рационализации и автоматизации в АО «Томская генерация».
Задачи исследования:
- определить роль и место общего отдела в структуре организации;
- изучить структуру отдела;
- проанализировать законодательную и нормативную базу отдела;
- исследовать этапы документооборота и его особенности;
- рассмотреть особенности организации текущего хранения документов;
- изучить организацию работы с обращениями граждан.
Основными методами исследования выбраны:
- методы наблюдения и описания (были использованы для того, чтобы выяснить, как осуществляется составление, оформление документов в организации и технология работы с ними), а так же для определения содержания деятельности секретаря;
- анализ документов (был использован при изучении литературы по теме исследования и документации организации, регламентирующей деятельность сотрудников отдела).
Для написания работы автор использовал нормативно-методическую базу:
1. Государственные стандарты и нормативные методические документы:
Федеральный закон от 27.07.2006 № 149 - ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»1;
Федеральный закон от 06.04.2011 № 63 - ФЗ «Об электронной цифровой
подписи» ;
Федеральный закон от 02.05.2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» ;
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125 - ФЗ «Об архивном деле» ;
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»1;
ГОСТ Р 7.08-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» .
2. Кроме федеральных актов были использованы нормативные документы
исследуемого предприятия:
Положение о направлении документационного сопровождения ;
Инструкция по делопроизводству ;
Должностная инструкция руководителя направления ;
Должностная инструкция документоведа ;
Должностная инструкция делопроизводителя ;
Должностная инструкция секретаря руководителя .
Следует отметить, что указанная нормативно-методическая база будет более подробно рассмотрена в 1 главе, в разделе 1.2 данной работы.
Работа состоит из введения, 3 глав, заключения и списка используемых источников и литературы.
В настоящей работе проанализирована организация работы с документами в АО «Томская генерация». В АО «Томская генерация» направление документационного сопровождения отвечает за ведение текущего делопроизводства и подготовку документов к сдаче на архивное хранение. Правила создания и оформления документов в АО «Томская генерация» установлены Инструкцией по делопроизводству, оформление документов соответствует требованиям нормативно-методической документации.
Структура работы направления документационного сопровождения разработана таким образом, что каждый сотрудник работает четко и слаженно, выполняя свои функции. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами.
Отдел выполняет свои функции в полном соответствии с указаниями руководителя и организационными, нормативно-методическими документами. Стоит отметить высокую продуктивность и профессионализм сотрудников отдела.
Правильная организация и оборудование рабочих мест сотрудников направления документационного сопровождения АО «Томская генерация», способствует повышению качества работы. Сотрудники со знанием дела выполняют свои обязанности.
Секретарь является личным представителем руководителя, и это требует от него определенной квалификации, опыта и деловых качеств. Успех в его работе, в значительной мере зависит от профессионализма и компетентности. Секретарь АО «Томская генерация» выполняет свои обязанности со знанием дела, что определяет качество работы руководителя, и тем самым освобождает его от нерациональной траты времени.
Таким образом, деятельность секретаря АО «Томская генерация» направлена на освобождение руководителя от вспомогательных функций и эффективное принятие им управленческих решений.
Следует отметить, что нормативно-методическая база в организации четко проработана и структурирована. К документам, которые имеются в наличии, нареканий к их оформлению и использованию не обнаружено. Одним из важных нормативных документов является должностная инструкция, которая определяет функции и обязанности сотрудника. В дальнейшем при пересмотре должностной инструкции, нужно ориентироваться уже на профессиональный стандарт, где шире описаны функции и обязанности сотрудников.
Таким образом, деятельность сотрудников отдела АО «Томская генерация» направлена на исполнение своих обязанностей в рамках Инструкции по делопроизводству, должностной инструкции, а так же на совершенствование системы ДОУ в организации.
Следовательно, делопроизводство в АО «Томская генерация» ведется в соответствии с государственными нормативными актами и внутренними локальными документами и практическая организация работы с документами на предприятии заслуживает высокой оценки.
Однако, в ходе исследования был выявлен и ряд замечаний:
- отсутствие «Положения об экспертно-проверочной комиссии» (ЭПК), находится в стадии разработки;
- не утвержден состав членов ЭПК;
- отсутствие Инструкции по работе с обращениями граждан;
- отсутствие электронно-цифровой подписи (ЭЦП).
Сегодня одна из актуальных задач, это внедрение электронного документооборота. В АО «Томская генерация» система электронного документооборота уже активно действует, но все еще имеются свои недочеты. Продолжается усовершенствование самого программного обеспечения, но не совершенствуются навыки работников. По моему мнению, необходимы краткосрочные курсы для работников отдела по повышению квалификации, чтобы они могли использовать в своей работе, в полном объеме все функции автоматизированной системы управления документами.
Хотелось бы отметить, что даже в условиях системы электронного документооборота, в АО «Томская генерация» преобладает бумажный документооборот, хотя необходимо повышать количество документов электронного вида и работать с ними без использования бумажного варианта. Это будет минимизировать временные затраты на работу с документами, информация будет быстрее доходить до получателя и это будет положительно отражаться на работе всего предприятия.
Список использованных источников и литературы:
Структура работы направления документационного сопровождения разработана таким образом, что каждый сотрудник работает четко и слаженно, выполняя свои функции. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами.
Отдел выполняет свои функции в полном соответствии с указаниями руководителя и организационными, нормативно-методическими документами. Стоит отметить высокую продуктивность и профессионализм сотрудников отдела.
Правильная организация и оборудование рабочих мест сотрудников направления документационного сопровождения АО «Томская генерация», способствует повышению качества работы. Сотрудники со знанием дела выполняют свои обязанности.
Секретарь является личным представителем руководителя, и это требует от него определенной квалификации, опыта и деловых качеств. Успех в его работе, в значительной мере зависит от профессионализма и компетентности. Секретарь АО «Томская генерация» выполняет свои обязанности со знанием дела, что определяет качество работы руководителя, и тем самым освобождает его от нерациональной траты времени.
Таким образом, деятельность секретаря АО «Томская генерация» направлена на освобождение руководителя от вспомогательных функций и эффективное принятие им управленческих решений.
Следует отметить, что нормативно-методическая база в организации четко проработана и структурирована. К документам, которые имеются в наличии, нареканий к их оформлению и использованию не обнаружено. Одним из важных нормативных документов является должностная инструкция, которая определяет функции и обязанности сотрудника. В дальнейшем при пересмотре должностной инструкции, нужно ориентироваться уже на профессиональный стандарт, где шире описаны функции и обязанности сотрудников.
Таким образом, деятельность сотрудников отдела АО «Томская генерация» направлена на исполнение своих обязанностей в рамках Инструкции по делопроизводству, должностной инструкции, а так же на совершенствование системы ДОУ в организации.
Следовательно, делопроизводство в АО «Томская генерация» ведется в соответствии с государственными нормативными актами и внутренними локальными документами и практическая организация работы с документами на предприятии заслуживает высокой оценки.
Однако, в ходе исследования был выявлен и ряд замечаний:
- отсутствие «Положения об экспертно-проверочной комиссии» (ЭПК), находится в стадии разработки;
- не утвержден состав членов ЭПК;
- отсутствие Инструкции по работе с обращениями граждан;
- отсутствие электронно-цифровой подписи (ЭЦП).
Сегодня одна из актуальных задач, это внедрение электронного документооборота. В АО «Томская генерация» система электронного документооборота уже активно действует, но все еще имеются свои недочеты. Продолжается усовершенствование самого программного обеспечения, но не совершенствуются навыки работников. По моему мнению, необходимы краткосрочные курсы для работников отдела по повышению квалификации, чтобы они могли использовать в своей работе, в полном объеме все функции автоматизированной системы управления документами.
Хотелось бы отметить, что даже в условиях системы электронного документооборота, в АО «Томская генерация» преобладает бумажный документооборот, хотя необходимо повышать количество документов электронного вида и работать с ними без использования бумажного варианта. Это будет минимизировать временные затраты на работу с документами, информация будет быстрее доходить до получателя и это будет положительно отражаться на работе всего предприятия.
Список использованных источников и литературы:
Подобные работы
- Повышение квалификации и профессиональная подготовка персонала на основе организации АО «Томская генерация»
Бакалаврская работа, управление проектами. Язык работы: Русский. Цена: 5900 р. Год сдачи: 2016 - Развитие теоретических и практических положений по снижению потерь в сетях электроснабжения ПАО «Томскэнергосбыт»
Дипломные работы, ВКР, электротехника. Язык работы: Немецкий. Цена: 4900 р. Год сдачи: 2019 - Снижение потерь в сетях электроснабжения ПАО «Томскэнергосбыт»
Дипломные работы, ВКР, электротехника. Язык работы: Русский. Цена: 4920 р. Год сдачи: 2019 - УПРАВЛЕНИЕ РАСПРЕДЕЛИТЕЛЬНЫМИ СЕТЯМИ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ПОТОКОВОЙ МОДЕЛИ УСТАНОВИВШЕГОСЯ РЕЖИМА
Диссертации (РГБ), электроэнергетика. Язык работы: Русский. Цена: 4370 р. Год сдачи: 2018 - МЕТОДЫ АНАЛИЗА НИЗКОЧАСТОТНЫХ КОЛЕБАНИЙ И СИНХРОНИЗИРУЮЩЕГО ДЕЙСТВИЯ ГЕНЕРАТОРА НА БАЗЕ ВЕКТОРНЫХ ИЗМЕРЕНИЙ
Диссертации (РГБ), электроэнергетика. Язык работы: Русский. Цена: 4375 р. Год сдачи: 2016 - Экономическое обоснование проекта по развитию рекреационной зоны аэровокзала (на примере ООО «Аэропорт Емельяново»)
Бакалаврская работа, экономика. Язык работы: Русский. Цена: 4700 р. Год сдачи: 2024