Тема: Организация и совершенствование работы с управленческими документами в частном образовательном учреждении высшего образования (на примере Белгородского филиала частного образовательного учреждения высшего образования «Современная гуманитарная академия»)

Актуальность темы исследования состоит в том, что любое учреждение на протяжении всего времени своего существования оформляет различного вида документацию, что делает необходимым изучение порядка и особенностей планирования и осуществления документационного обеспечения управления в любом учреждении, в том числе и для того, чтобы довести объем информационных потоков до оптимального минимума, тем самым обеспечив высокое качество управления учреждением, максимально упростив при этом процессы сбора, обработки и передачи информации. Кроме того, на сегодня одной из важнейших сфер деятельности человека является сфера образования. Особенно - сфера высшего образования. Общество на данный момент достигло того уровня развития, когда каждый человек нуждается в оказании высококачественных услуг в области обучения, ведь для каждого человека, как для работника, важна квалифицированная подготовка, которой сложно достичь без должного уровня образования. Именно поэтому одной из основных целей высшего образования является результат образовательного процесса, то есть -
высококвалифицированный сотрудник, независимо от того, в какой сфере деятельности он занят. Так как высшее образование предполагает обработку большого объема информации, возникает необходимость в создании единой системы документационного обеспечения.
Белгородский филиал ЧОУ ВО «Современная гуманитарная академия» - образовательное учреждение, готовящее специалистов в различных областях. Делопроизводство в СГА на данный момент организовано, но в связи с рядом происходящих в данный момент изменений, возникла необходимость доработать и усовершенствовать документационное обеспечение управления.
Степень изученности данной темы на сегодняшний день недостаточно высока, так как только Л.М. Манецева , Т.С. Орлова рассматривают особенности работы с управленческими документами в образовательных учреждениях.
Многие авторы рассматривают теоретические вопросы организации делопроизводства. В исследованиях по документационному обеспечению управления таких авторов, как В.И. Андреевой , В.А. Соломиной , В.А. Кудряева , О.К. Бугровой , Т.С. Орловой , Т.В. Кузнецовой ,
И.Н. Кузнецова , Е.Ю. Жаровой , Ю.М. Аксенова , Ю.М. Михайлова , Н.А. Кротовой , содержится информация, являющаяся необходимой для специалистов, в сфере делопроизводства на основании действующих стандартов. Кроме того, при написании данной выпускной квалификационной работы были изучены труды специалистов в области делопроизводства и документационного обеспечения управления, таких как И.Ю. Байковой , А.Н. Белова , Л.А. Румыниной , С.Л. Кузнецова , В.И. Максимовича , Д.А. Романова , И.Б. Ланиной .
В работах таких авторов, как К.А. Волков , Н.Н. Кушнаренко , И.Ю. Байкова , Ю.М. Демина , О.А. Янковец , раскрываются общие правила работы с документами.
С.Л. Кузнецов в своих научных работах рассматривает правила составления и оформления различного рода документации, изучает особенности электронного документооборота и хранение документации в электронном виде, делопроизводство с использованием средств автоматизации.
Так же, необходимо отметить труды таких авторов как Т.В. Сиганова , М.Ю. Рогожин , В.В. Гавриленко , С.Л. Кузнецов , М.В. Кирсанова , Н.Н. Кушнаренко , Е.П. Смирнова , А.И. Земсков , в которых
раскрываются способы и методы оптимизации документооборота, а так же описываются технологии, применяемые при внутреннем и внешнем документообороте.
Нормативная и методическая база рассматриваются в исследованиях таких авторов, как М.В. Кирсановой, И.Н. Костенко, И.Н. Кузнецовым, Н.О. Ярконовой, М.И. Басакова, Л.М. Маневцевой . Помимо этого, в них были проанализированы такие вопросы, как терминология, применяемая в сфере делопроизводства, необходимые справочные данные, полезные для подготовки документации разного вида, и решения других вопросов, которые могут возникнуть у секретаря в его повседневной работе.
Так же, необходимо отметить роль периодических изданий, где опубликовано многочисленное количество статей, которые целесообразно использовать в процессе изучения организации делопроизводства и путей его совершенствования. К таким периодическим изданиям относятся следующие журналы: «Секретарь-референт» , «Делопроизводство» и «Секретарское дело» .
Объектом исследования является документационное обеспечение управления в образовательном учреждении высшего образования.
Предметом исследования является организация работы с управленческими документами в Белгородском филиале частного образовательного учреждения высшего образования «Современная гуманитарная академия».
Целью выпускной квалификационной работы является изучение организации работы с управленческой документацией в частном образовательном учреждении высшего образования «Современная гуманитарная академия», а также основных направлений её совершенствования.
Для достижения поставленной цели следует выполнить ряд задач:
1. Рассмотреть историю, основные деятельности направления учреждения и филиала.
2. Охарактеризовать организационную структуру и
организационно-правовой статус учреждения и филиала.
3. Проанализировать нормативные правовые акты и методические документы, регламентирующие общее делопроизводство.
4. Изучить видовой состав управленческой документации.
5. Рассмотреть организацию документооборота в учреждении.
6. Проанализировать организацию работы с управленческими документами в учреждении.
7. Определить основные направления совершенствования организации работы с документацией в филиале.
Источниковая база. Источниковую базу исследования составляют федеральные и локальные нормативно-правовые акты, регламентирующие деятельность образовательного учреждения.
Среди законодательных актов это: Конституция Российской
Федерации , Трудовой кодекс Российской Федерации , Гражданский кодекс Российской Федерации , Федеральный закон «Об информации,
информационных технологиях и защите информации» , Федеральный закон «Об образовании в Российской Федерации» , Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» .
Гражданский кодекс РФ - устанавливает требования к форме и составу документов, а так же устанавливает обязательность документирования всех процессов.
Федеральный закон РФ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» - гарантирует обеспечение регулировки отношений, возникающих при осуществлении лицами своих прав на поиск, получение, передачу, создание, распространение информации, с использованием различных информационных технологий, с условием обеспечения защиты этой информации.
Федеральный закон РФ «Об образовании в Российской Федерации» устанавливает в Российской Федерации основные принципы государственной политики в образовательной сфере, правовые, организационные и экономические основы получения образования, общие правила функционирования всей существующей системы образования в целом и осуществления образовательной деятельности в целом, правовое положение участников отношений в сфере образования, их права и обязанности.
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» регулирует отношения в сфере работы с Архивным фондом. Ее основное содержание - это организация хранения, комплектования, учета и использования документов, находящихся в Архивном фонде Российской Федерации и других архивных документов, независимо от их видов, назначения, форм собственности.
Методическую базу исследования составили следующие документы:
ГОСТ Р 7.0.9-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к
оформлению документов» - данный акт регулирует отношения,
возникающие при осуществлении права на поиск, передачу, получение, производство и распространение различных видов информации, при применении информационных технологий в различных сферах и при обеспечении защиты информации.
ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» содержит основные определения и понятия, устанавливает необходимую терминологию в сфере делопроизводства и архивного дела в Российской Федерации.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» устанавливает общие требования к документам и системам управления документами.
Типовая инструкция по делопроизводству в государственных организациях содержит основные требования к организации делопроизводства и является основой для разработки инструкций по делопроизводству в различных учреждениях.
Основными неопубликованными источниками для написания данной работы являются следующие документы СГА:
- Устав частного образовательного учреждения высшего образования «Современная гуманитарная академия» ;
- Инструкция по ведению делопроизводства в Белгородском филиале СГА ;
- Должностная инструкция делопроизводителя Белгородского филиала СГА ;
- Положение о Белгородском филиале ЧОУ ВО «СГА» ;
- Приказ об утверждении штатного расписания Белгородского филиала ЧОУ ВО «СГА» ;
- Штатное расписание Белгородского филиала ЧОУ ВО «СГА» ;
- Правила внутреннего трудового распорядка Белгородского филиала ЧОУ ВО «СГА» .
Методами исследования были выбраны: изучение документов СГА и Белгородского филиала СГА, метод наблюдения, опроса, статистический и графический методы, аналитический метод и метод сравнения.
Изучение документов позволило составить общее представление об академии и её Белгородском филиале. На основании изученных данных стало возможным сделать вывод об основных рабочих процессах академии и её филиалах, об основных видах деятельности академии, о планируемых направлениях развития академии, о состоянии делопроизводства в учреждении, об уровне его организации и необходимости совершенствования.
Метод наблюдения позволил выделить из всей массы проанализированной информации основные аспекты делопроизводства изучаемого учреждения и определить ценность полученных сведений.
Метод опроса использовался с целью изучения мнений сотрудников академии, что позволило составить более четкую картину состоянии дел, так как во многих процессах именно принятые решения и совершенные сотрудниками действия определяют исход того или иного процесса.
Статистический метод применялся при подсчете объема документооборота, количества документов, количества сотрудников, студентов, и других количественных показателей. Данный метод позволил сравнить количественные показатели и на основе этого сравнения сделать вывод об объеме документооборота и рабочем объеме ресурсов академии.
Метод сравнения позволил сравнить между собой различные количественные показатели, и на основании этого сделать вывод о значимости каждого изучаемого показателя.
Аналитический метод был необходим для изучения предоставленных объемов информации, с целью выявления необходимых данных. Подвергая анализу все полученные сведения, удалось определить наиболее важные и значимые аспекты функционирования академии и состояния ее дел.
Практическая значимость работы состоит в том, что полученные в итоге результаты исследования, при внедрении их на практике, позволят во многом доработать и усовершенствовать организацию работы с документами в Белгородском филиале ЧОУ ВО «СГА». Кроме того, это позволит упростить многие процессы работы с документацией различного вида и сократить возможные издержки на эти процессы, как временные, так и материальные.
Структура выпускной квалификационной работы состоит из введения, трех разделов, заключения, библиографического списка и приложений. Во введении обоснована актуальность изучаемого вопроса, определены объект, предмет, цель работы, задачи, которые необходимо решить в ходе исследования, выявлена практическая значимость исследования и значимость возможных результатов исследования, проанализирована литература и источниковая база по теме исследования.
Первый раздел посвящен характеристике частного образовательного учреждения высшего образования «Современная гуманитарная академия» и ее Белгородского филиала, изучению истории академии и ее филиала, основных направлений деятельности, определению структуры и организационно-правового статуса учреждения, нормативным правовым актам и методическим документам, регламентирующим общее делопроизводство. Во втором разделе рассмотрен видовой состав документации учреждения, проведен анализ применяемых в академии автоматизированных систем, их достоинств и недостатков, а также проблем, которые могут возникнуть в процессе их внедрения на практике, и рассмотрены особенности работы с документами в учреждении. В третьем разделе вносятся предложения по совершенствованию делопроизводства в Белгородском филиале ЧОУ ВО «СГА».
В заключении изложены основные выводы, полученные в результате проведенного исследования. Библиографический список содержит опубликованные и неопубликованные источники, и литературу, которые использовались при проведении исследования и написании работы. Приложения содержат копии документов исследуемого учреждения, созданных в академии и ее филиале и проекты разработанных в ходе исследования документов, необходимых для совершенствования работы с документами в СГА.
Купить

Задачи современного общества можно решить, только применяя современные средства. Информационные технологии не являются панацеей, но с их помощью возможно существенное повышение эффективности работы звеньев. Внедрение информационных технологий, как показывает практика, приводит к оптимизации организационных процедур, делая их более простыми и логичными.
Для любого учреждения одним из основных условий для достижения успеха, является хорошо спланированная и управляемая деятельность.
Практически любая операция, протекающая в учреждении, независимо от его вида деятельности, оставляет за собой след в виде документа. Со временем количество документов растет, накапливается и требует продуманного подхода их хранения, использования, обработки и обращения. В связи с этим, документооборот учреждения является важной сферой, оказывающей влияние на общее положение дел в учреждении.
Важную роль в процессе жизнедеятельности любого учреждения играют управленческие документы, которые содержат в себе основной массив информации по функционированию учреждения.
Высокоорганизованное документационное обеспечение управления необходимо для любого учреждения, независимо от сферы его деятельности. Документационное обеспечение управления в образовательном учреждении высшего образования должно отвечать достаточно высоким требованиям, так как управленческие документы в таком учреждении, это та часть документации, которая регламентирует все протекающие в учреждении процессы.
Безусловно, работу с документами упрощает автоматизация документооборота. За время своего существования компьютерные технологии прошли длительный путь развития, и сейчас уже очень трудно представить современный офис любого учреждения без специальных программ, позволяющих автоматизировать всю работу с документацией. Прогрессивное развитие, не обошедшее и процессы документооборота, показывает на практике, что на сегодняшний день базовая функциональность различных программных продуктов всех наиболее известных производителей соответствует основным требованиям российского делопроизводства и обеспечивает реализацию всех основных делопроизводственных операций. Для каждого конкретного учреждения, задачей, требующей решения, остается именно выбор нужного программного обеспечения и правильного программного продукта, ведь существует немало отрицательных моментов, связанных с интеграцией новых технологий, обучением персонала, дооснащением оборудования, мотивацией руководства на использование систем электронного документооборота, что говорит о многосторонней проблеме автоматизации и возможности дальнейших исследований данной тематики.
Основываясь на проведенном исследовании, можно с уверенностью сказать, что электронный документооборот позволяет создать в высшем учебном заведении единое информационное пространство, интегрируя в информационный узел все документальные системы. Интеграция должна осуществляется без потери качества работы с документами, без нарушений законодательной части российского делопроизводства, что может быть достигнуто при условии, что соблюдаются все нормативно-правовые аспекты, и в процессе автоматизации принимают участие компетентные специалисты.
От организации делопроизводства во многом зависит и успешность функционирования учреждения в целом, ведь документы хранят в себе информацию о всех процессах учреждения, и допущенные в них ошибки могут повлечь за собой нарушения в различных областях деятельности учреждения. Кроме того, возникшие ошибки и нарушения могут повлечь за собой административную, гражданско-правовую, уголовную или иную ответственность в соответствии с законодательством РФ, что тоже негативно скажется на функционировании учреждения.
Значительную роль в жизнедеятельности учреждения играет, в первую очередь та документация, которая создана в этом учреждении. Такая внутренняя (управленческая) документация является центральным звеном среди всей документации учреждения в целом. Как правило, на основании таких документов принимаются решения в учреждении, и регламентируется общий порядок деятельности учреждения. Соответственно, из этого следует справедливый вывод, что, чем своевременнее и правильнее будет оформлен тот или иной документ, тем правильнее и эффективнее будет принятое на его основании решение. Однако не стоит забывать о том, что допущенные при оформлении документа ошибки могут повлечь за собой нарушение рабочих процессов учреждения, поэтому контроль за составлением и исполнением документов в учреждении является одной из значительных задач и требует особого внимания.
Эффективное управление в учреждении требует наличия не просто документов, а организованной системы работы с документами. При этом, чем шире сфера и масштабы деятельности учреждения, тем более важную и самостоятельную роль играет система работы с документами.
Так как управленческая деятельность учреждения осуществляется с помощью документов, документы в данном случае являются и источником, и инструментом, и результатом этой деятельности.
На основе анализа организации работы с управленческой документацией в Белгородском филиале Частного образовательного учреждения высшего образования «Современная гуманитарная академия» можно сказать, что уровень работы в данной области организован на достаточно высоком уровне, однако на данный момент Академии уже не хватает имеющегося у нее уровня автоматизации документооборота. Сервис «1С» позволяет автоматизировать работу с внутренней документацией различного рода, однако не позволяет в полной мере организовать работу со сторонними участниками процесса, такими, например, как студенты, географически удаленными от филиала и не имеющими возможности посещать его лично, или удаленными партнерами Академии. Управленческая документация хоть и играет значительную роль, нельзя забывать и о документах других видов.
Так как Академия в последнее время находится в стадии преобразования и частично видоизменяет свои основные направления деятельности, необходимо пересмотреть и порядок работы с документацией. Так как на сегодняшний день в учреждении автоматизирован еще не весь документооборот, необходимо принять меры по решению этого вопроса, с тем, чтобы уменьшить различного рода затраты на работу с документацией в бумажном виде. В связи с этим, был проведен анализ автоматизированных систем, способных решить данную проблему БФ СГА. Было принято решение, что в работе Современной гуманитарной академии необходимо внедрить автоматизированную систему «Мегаплан», которая позволит академии сократить временные расходы и трудозатраты на работу с документацией. Кроме того, внедрение данной системы позволит наладить документооборот с удаленными пользователями, а так же усилит контроль за выполнением поставленных задач.
Кроме того, стоит обратить внимание на порядок работы делопроизводственного отдела академии для улучшения качества работы с документацией. Должность делопроизводителя совмещается в академии с должностью секретаря, соответственно, сотруднику, на которого возложены обязанности по ведению делопроизводства следует обратить внимание на правильное совмещение этих должностей, чтобы компетентно проявить себя в обеих областях.
Купить