Организация и совершенствование работы с документами в отделе Министерства внутренних дел России по Каширскому району Воронежской области
|
ВВЕДЕНИЕ 3
I. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОТДЕЛЕ МИНИСТЕРСТВА ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИИ ПО КАШИРСКОМУ РАЙОНУ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ 12
1.1. Характеристика учреждения 12
1.2. Значение группы делопроизводства и режима в документационном обеспечении деятельности отдела 16
1.3. Состав документального фонда 23
1.4. Организация работы с документами 43
II. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ РАБОТЫ
С УПРАВЛЕНЧЕСКИМИ ДОКУМЕНТАМИ В ОТДЕЛЕ МИНИСТЕРСТВА ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИИ ПО КАШИРСКОМУ РАЙОНУ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ 60
2.1. Переработка положения о группе делопроизводства и режима 60
2.2. Переработка должностной инструкции делопроизводителя 63
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 66
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 69
ПРИЛОЖЕНИЯ 77
I. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОТДЕЛЕ МИНИСТЕРСТВА ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИИ ПО КАШИРСКОМУ РАЙОНУ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ 12
1.1. Характеристика учреждения 12
1.2. Значение группы делопроизводства и режима в документационном обеспечении деятельности отдела 16
1.3. Состав документального фонда 23
1.4. Организация работы с документами 43
II. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ РАБОТЫ
С УПРАВЛЕНЧЕСКИМИ ДОКУМЕНТАМИ В ОТДЕЛЕ МИНИСТЕРСТВА ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИИ ПО КАШИРСКОМУ РАЙОНУ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ 60
2.1. Переработка положения о группе делопроизводства и режима 60
2.2. Переработка должностной инструкции делопроизводителя 63
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 66
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 69
ПРИЛОЖЕНИЯ 77
Актуальность темы исследования. Преобразования в социальной, экономической и иных сферах жизни Российской Федерации связаны с глобальными изменениями во всей системе управления государством и учреждениях. Полиция по праву считается одной из важных составных частей централизованной системы органов внутренних дел. Необходимость совершенствования методов и форм деятельности органов внутренних дел требует совершенствование организационного обеспечения управления ими. Административная реформа, проводимая в настоящее время, диктует необходимость повышения эффективности деятельности органов внутренних дел на основе научной организации управленческого труда. В настоящее время вследствие значительного увеличения объемов информационных потоков, образующихся в деятельности органов внутренних дел, вопросы составления, оформления и движения служебных документов имеет большое значение.
Управление сопряжено с оборотом документов, поскольку документ - ключевой организационно-технический инструмент управления, основное средство реализации подавляющего большинства управленческих функций. Органы внутренних дел в процессе управленческой деятельности сами создают и получают многообразные документы, причем усложнение процесса управления влияет на постоянное возрастание их количества. Совершенствование управления невозможно без рациональной организации документационного обеспечения управленческой деятельности.
Рассмотрение проблемы управления документацией в органах внутренних дел даст возможность целенаправленно и качественно формировать информационные ресурсы учреждений системы, обеспечивая их эффективное функционирование, в том числе, и в отделе Министерства внутренних дел Российской федерации по Каширскому району Воронежской области.
Степень изученности. Среди специальных работ непосредственно затрагивающих сферу организации управления органов внутренних дел следует назвать работы В.С.и В.В. Четвериковых, П.П. Сегуна, В.Ф.Сухарева.
Подготовленное в соответствии с программой курса «Основы управления в органах внутренних дел», учебное пособие раскрывает общие положения управления в органах внутренних дел, в том числе процессы организации сбора, обобщения и анализа информации, подготовки и принятия управленческих решений и организации их исполнения, рассматривает главные аспекты теории, методологии и практики организации управления в органах внутренних дел, а также вопросы совершенствованию делопроизводства в управленческой деятельности органов внутренних дел .
Условиям прохождения государственной службы в органах внутренних дел, в том числе ее документальному оформлению посвящено издание «Государственная служба в органах внутренних дел Российской Федерации: состояние и теория развития» .
Опубликованная лекция В.Ф.Сухарева по проблеме «Организационный механизм ОВД» раскрывает реализацию программно-целевого подхода в управлении и проектировании организационной структуры .
Отдельным направлениям документационного обеспечения деятельности органов внутренних дел посвящена публикация в журнале «Делопроизводство», в частности касающаяся организации работы с обращениями граждан, поступающими в отдел полиции Пензенской области .
Отечественными учеными документоведами накоплен значительный исследовательский материал, касающийся общих проблем информационно- го-документационного обеспечения управления, отраженный в учебниках, учебных и методических пособиях. Это работы Н.А. Храмцовской , Е.Н. Кожановой , А.В. Пшенко , В.Ф. Янковой , труды коллективов ученых ВНИИИДАД и МГИАИ .
Фундаментальные учебные, методические и практические работы профессора Т.В.Кузнецовой посвящены различным направлениям исследования информационно-документационного обеспечения управления, в том числе организации служб делопроизводства, современному государственному регулированию делопроизводства, особенностям языка и стиля служебных документов, информационно-справочной работе по документам, а также оформлению управленческих документов и др.
Объектом исследования является документационное обеспечение управления.
Предметом исследования - организация документационного обеспечения в подразделении органов внутренних дел.
Цель исследования - рассмотреть организацию работы с документами в отделе Министерства внутренних дел Российской федерации по Каширскому району Воронежской области и наметить пути ее совершенствования.
Для реализации поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Проанализировать организацию делопроизводства в исследуемом учреждении.
2. Определить направления совершенствования работы с управленческими документами в ОМВД России по Каширскому району Воронежской области.
Источниковая база исследования. Ключевым для исследования организации работы с документами имеют Конституция Российской Федерации , Гражданский кодекс РФ , Уголовный кодекс , Кодекс об административных правонарушениях.
Так, Гражданский кодекс устанавливает виды и разновидности документов, возникающие в ходе гражданских взаимоотношений.
Уголовный кодекс устанавливает уголовную ответственность за неправомерные действия, касающиеся защиты и охраны информации.
В Гражданском процессуальном кодексе указано, что «доказательствами по делу являются полученные в предусмотренном законом порядке сведения о фактах, на основе которых суд устанавливает наличие или отсутствие обстоятельств, обосновывающих требования и возражения сторон, а также иных обстоятельств, имеющих значение для правильного рассмотрения и разрешения дела» .
В свою очередь Арбитражный процессуальный кодекс в качестве письменного доказательства признает «содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для дела, договоры, акты, справки, деловая корреспонденция, иные документы, выполненные в форме цифровой, графической записи или иным способом, позволяющим установить достоверность документа» .
В Законе «О полиции» закреплен ее статус, установившем, что «полиция предназначена для защиты жизни, здоровья, прав и свобод граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, для противодействия преступности, охраны общественного порядка, собственности и для обеспечения общественной безопасности» .
Указ Президента Российской Федерации от 01.03.2011 года № 250 «Вопросы организации полиции» определяет круг задач подразделений, организаций и служб полиции, устанавливает порядок их создания, реорганизации и ликвидации .
В целом ряде законодательных и нормативных актах Российской Федерации затронуты общие принципы или отдельные стороны организации документационного обеспечения деятельности физических и юридических лиц.
Содержит базовые понятия информации, документов и определяет правовой режим создания, хранения, использования информации, порядок ее документирования и доступа к ней закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» .
Вопросы доступа к информации и документам ее содержащим определены в целой группе законодательных актов:
- Федеральный закон «Об оперативно-розыскной деятельности» определяет сведения, не подлежащие разглашению ;
- Закон РФ «О государственной тайне» и Указ Президента РФ «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» ;
- Указ Президента РФ о «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» .
Отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов регулирует Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Специальные федеральные законы закрепляют обязательность документирования информации и регулируют работу с документами.
Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» регламентирует работу с обращениями граждан и организаций, кроме того эту работу органов внутренних дел определяет целый ряд нормативных ведомственных актов МВД России, центральный из которых приказ «Об утверждении Инструкции об организации рассмотрения обращений граждан в системе МВД Российской Федерации .
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти призваны стать нормативной основой в организации документационного обеспечения деятельности конкретного учреждения, организации . Дополнением к ним служат «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной вла- сти» , устанавливающие процедуру и порядок документирования управленческой деятельности, организации работы с документами, механизации и автоматизации работ.
Далее следует упомянуть ряд национальных стандартов, регулирующих область делопроизводства и архивного дела:
- ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» устанавливает основные термины и определения понятий, применяемых в области делопроизводства и архивного дела ;
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», положения которого распространяются на документы на бумажных и электронных носителях ;
- ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» регламентирует процессы управления документами .
Делопроизводство в органах внутренних дел регламентируется и ведомственными нормативными актами. Правила подготовки нормативных правовых актов в центральном аппарате МВД России определяют единый порядок организации и осуществления ведомственного нормотворчества в центральном аппарате Министерства внутренних дел Российской Федерации в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации .
В целях совершенствования документирования управления, организации документооборота, технологий обработки документов и формирования документальных фондов на единой методической основе разработана инструкция по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации. Действие инструкции распространяется на подразделения центрального аппарата МВД России, подразделения, непосредственно подчиненных МВД России, органы внутренних дел Российской Федерации, учреждения и других организации, осуществляющие задачи, возложенные на органы внутренних дел .
Организация архивного хранения в органах внутренних дел регламентируется приказом МВД России «Об организации архивного хранения в системе МВД России» .
Для раскрытия темы исследования привлекались также локальные нормативные акты: положения , инструкции .
При работе над выпускной квалификационной работой использовались методы: изучение документов, наблюдение, опрос, статистический и графический метод.
Практическая значимость работы заключается в том, что результаты исследования могут быть внедрены в работу группы делопроизводства и режима ОМВД России по Каширскому району Воронежской области, а также использованы при дальнейшей разработке данной темы.
Структура работы состоит из введения, двух разделов, заключения, библиографического списка и приложения.
Во введении обосновывается актуальность темы исследования, дается анализ степени изученности проблемы и имеющейся нормативной базы, определены цель, задачи и методы исследования.
Первый раздел содержит анализ организации делопроизводства в ОМВД России по Каширскому району Воронежской области. Во втором разделе намечены пути совершенствования организации работы с документами. В заключении даны выводы по проблеме исследования.
Управление сопряжено с оборотом документов, поскольку документ - ключевой организационно-технический инструмент управления, основное средство реализации подавляющего большинства управленческих функций. Органы внутренних дел в процессе управленческой деятельности сами создают и получают многообразные документы, причем усложнение процесса управления влияет на постоянное возрастание их количества. Совершенствование управления невозможно без рациональной организации документационного обеспечения управленческой деятельности.
Рассмотрение проблемы управления документацией в органах внутренних дел даст возможность целенаправленно и качественно формировать информационные ресурсы учреждений системы, обеспечивая их эффективное функционирование, в том числе, и в отделе Министерства внутренних дел Российской федерации по Каширскому району Воронежской области.
Степень изученности. Среди специальных работ непосредственно затрагивающих сферу организации управления органов внутренних дел следует назвать работы В.С.и В.В. Четвериковых, П.П. Сегуна, В.Ф.Сухарева.
Подготовленное в соответствии с программой курса «Основы управления в органах внутренних дел», учебное пособие раскрывает общие положения управления в органах внутренних дел, в том числе процессы организации сбора, обобщения и анализа информации, подготовки и принятия управленческих решений и организации их исполнения, рассматривает главные аспекты теории, методологии и практики организации управления в органах внутренних дел, а также вопросы совершенствованию делопроизводства в управленческой деятельности органов внутренних дел .
Условиям прохождения государственной службы в органах внутренних дел, в том числе ее документальному оформлению посвящено издание «Государственная служба в органах внутренних дел Российской Федерации: состояние и теория развития» .
Опубликованная лекция В.Ф.Сухарева по проблеме «Организационный механизм ОВД» раскрывает реализацию программно-целевого подхода в управлении и проектировании организационной структуры .
Отдельным направлениям документационного обеспечения деятельности органов внутренних дел посвящена публикация в журнале «Делопроизводство», в частности касающаяся организации работы с обращениями граждан, поступающими в отдел полиции Пензенской области .
Отечественными учеными документоведами накоплен значительный исследовательский материал, касающийся общих проблем информационно- го-документационного обеспечения управления, отраженный в учебниках, учебных и методических пособиях. Это работы Н.А. Храмцовской , Е.Н. Кожановой , А.В. Пшенко , В.Ф. Янковой , труды коллективов ученых ВНИИИДАД и МГИАИ .
Фундаментальные учебные, методические и практические работы профессора Т.В.Кузнецовой посвящены различным направлениям исследования информационно-документационного обеспечения управления, в том числе организации служб делопроизводства, современному государственному регулированию делопроизводства, особенностям языка и стиля служебных документов, информационно-справочной работе по документам, а также оформлению управленческих документов и др.
Объектом исследования является документационное обеспечение управления.
Предметом исследования - организация документационного обеспечения в подразделении органов внутренних дел.
Цель исследования - рассмотреть организацию работы с документами в отделе Министерства внутренних дел Российской федерации по Каширскому району Воронежской области и наметить пути ее совершенствования.
Для реализации поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Проанализировать организацию делопроизводства в исследуемом учреждении.
2. Определить направления совершенствования работы с управленческими документами в ОМВД России по Каширскому району Воронежской области.
Источниковая база исследования. Ключевым для исследования организации работы с документами имеют Конституция Российской Федерации , Гражданский кодекс РФ , Уголовный кодекс , Кодекс об административных правонарушениях.
Так, Гражданский кодекс устанавливает виды и разновидности документов, возникающие в ходе гражданских взаимоотношений.
Уголовный кодекс устанавливает уголовную ответственность за неправомерные действия, касающиеся защиты и охраны информации.
В Гражданском процессуальном кодексе указано, что «доказательствами по делу являются полученные в предусмотренном законом порядке сведения о фактах, на основе которых суд устанавливает наличие или отсутствие обстоятельств, обосновывающих требования и возражения сторон, а также иных обстоятельств, имеющих значение для правильного рассмотрения и разрешения дела» .
В свою очередь Арбитражный процессуальный кодекс в качестве письменного доказательства признает «содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для дела, договоры, акты, справки, деловая корреспонденция, иные документы, выполненные в форме цифровой, графической записи или иным способом, позволяющим установить достоверность документа» .
В Законе «О полиции» закреплен ее статус, установившем, что «полиция предназначена для защиты жизни, здоровья, прав и свобод граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, для противодействия преступности, охраны общественного порядка, собственности и для обеспечения общественной безопасности» .
Указ Президента Российской Федерации от 01.03.2011 года № 250 «Вопросы организации полиции» определяет круг задач подразделений, организаций и служб полиции, устанавливает порядок их создания, реорганизации и ликвидации .
В целом ряде законодательных и нормативных актах Российской Федерации затронуты общие принципы или отдельные стороны организации документационного обеспечения деятельности физических и юридических лиц.
Содержит базовые понятия информации, документов и определяет правовой режим создания, хранения, использования информации, порядок ее документирования и доступа к ней закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» .
Вопросы доступа к информации и документам ее содержащим определены в целой группе законодательных актов:
- Федеральный закон «Об оперативно-розыскной деятельности» определяет сведения, не подлежащие разглашению ;
- Закон РФ «О государственной тайне» и Указ Президента РФ «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» ;
- Указ Президента РФ о «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» .
Отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов регулирует Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Специальные федеральные законы закрепляют обязательность документирования информации и регулируют работу с документами.
Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» регламентирует работу с обращениями граждан и организаций, кроме того эту работу органов внутренних дел определяет целый ряд нормативных ведомственных актов МВД России, центральный из которых приказ «Об утверждении Инструкции об организации рассмотрения обращений граждан в системе МВД Российской Федерации .
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти призваны стать нормативной основой в организации документационного обеспечения деятельности конкретного учреждения, организации . Дополнением к ним служат «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной вла- сти» , устанавливающие процедуру и порядок документирования управленческой деятельности, организации работы с документами, механизации и автоматизации работ.
Далее следует упомянуть ряд национальных стандартов, регулирующих область делопроизводства и архивного дела:
- ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» устанавливает основные термины и определения понятий, применяемых в области делопроизводства и архивного дела ;
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», положения которого распространяются на документы на бумажных и электронных носителях ;
- ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» регламентирует процессы управления документами .
Делопроизводство в органах внутренних дел регламентируется и ведомственными нормативными актами. Правила подготовки нормативных правовых актов в центральном аппарате МВД России определяют единый порядок организации и осуществления ведомственного нормотворчества в центральном аппарате Министерства внутренних дел Российской Федерации в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации .
В целях совершенствования документирования управления, организации документооборота, технологий обработки документов и формирования документальных фондов на единой методической основе разработана инструкция по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации. Действие инструкции распространяется на подразделения центрального аппарата МВД России, подразделения, непосредственно подчиненных МВД России, органы внутренних дел Российской Федерации, учреждения и других организации, осуществляющие задачи, возложенные на органы внутренних дел .
Организация архивного хранения в органах внутренних дел регламентируется приказом МВД России «Об организации архивного хранения в системе МВД России» .
Для раскрытия темы исследования привлекались также локальные нормативные акты: положения , инструкции .
При работе над выпускной квалификационной работой использовались методы: изучение документов, наблюдение, опрос, статистический и графический метод.
Практическая значимость работы заключается в том, что результаты исследования могут быть внедрены в работу группы делопроизводства и режима ОМВД России по Каширскому району Воронежской области, а также использованы при дальнейшей разработке данной темы.
Структура работы состоит из введения, двух разделов, заключения, библиографического списка и приложения.
Во введении обосновывается актуальность темы исследования, дается анализ степени изученности проблемы и имеющейся нормативной базы, определены цель, задачи и методы исследования.
Первый раздел содержит анализ организации делопроизводства в ОМВД России по Каширскому району Воронежской области. Во втором разделе намечены пути совершенствования организации работы с документами. В заключении даны выводы по проблеме исследования.
В современных условиях совершенствование систем управления, повышение эффективности и уровня организации управленческого труда во многом определяется тем, насколько рационально выстроено в учреждении делопроизводство. Исследование организации и направлений совершенствования работы с документами было проведено в отделе Министерства внутренних дел Российской Федерации по Каширскому району Воронежской области.
Проведенное исследование позволяет сделать ряд выводов:
1. Система органов внутренних дел в структуре МВД России является сложной структурой, проявляющиеся в особенностях собственной структуры, функционирование её подразделений является самым объемным и многообразным направлением деятельности.
2. Выбор организационной форма службы документационного обеспечения управления в ОМВД России по Каширскому району Воронежской области и ее штатной численности определен статусом органа внутренних дел, его штатной численностью и объемами обрабатываемых доку- ментопотоков.
3. Организация работы с документами в системе органов внутренних дел характеризуется наличием значительно количества ведомственных нормативных актов, регламентирующих весь цикл делопроизводственных и архивных операций. Именно они устанавливают управленческие действия, то есть регламентируют порядок и фиксируют определенные условия их эффективного выполнения в ОМВД России по Каширскому району Воронежской области. Локальные нормативные акты, регламентирующие вопросы организации работы с документами, представлены в ОМВД России по Каширскому району Воронежской области положением о группе делопроизводства и режима и должностными инструкциями сотрудников этой группы.
4. Специфика деятельности и требования соблюдения законности в работе органов внутренних дел обусловливают необходимость подготовки качественных документов.
5. Управление ОМВД России по Каширскому району Воронежской области сопровождается созданием значительного количества организационно-распорядительных документов, видовой состав и объем которых отражает характер и особенности деятельности. Это находит проявление в наличии специальных систем документирования, подготовке и организации работы с документами различной степени секретности, преобладании таких видов документов, как письма рапорты. Инструкции и правила регулируют основные виды (формы) оперативно-служебной деятельности и порядок ее осуществления конкретными категориями сотрудников (военнослужащих).
6. Специфика деятельности определяет способы доставки, круг создаваемых документов, особенности организации документооборота. Центральное место в исполнении документов занимает организация контроля исполнения, неукоснительное требование исполнения законов определяет наличие нескольких видов контроля и четких сроков исполнения.
7. Важным самостоятельным направление служебной деятельности ОМВД России по Каширскому району Воронежской области является работа по обращениям граждан, поскольку именно органы внутренних дел призваны обеспечить защиту конституционных прав и законных интересов граждан.
8. Архивное упорядочение документов, создаваемых и находящихся на хранении в ОМВД России по Каширскому району Воронежской области, проводится в соответствии и с соблюдением нормативных требований, изложенных в ведомственных инструкциях, и включает комплекс мероприятий по систематизации и упорядочению документов.
9. Среди направлений совершенствования работы с документами в ОМВД России по Каширскому району Воронежской области можно выделить: определение правового статуса группы делопроизводства и режима и четкой структуры, закрепление его функций и порядка функционирования, конкретизацию и разделение труда сотрудников. Кроме того, крайне важно разработать и закрепить правила выполнения различных видов работ по документационному обеспечению управления.
Проведенное исследование позволяет сделать ряд выводов:
1. Система органов внутренних дел в структуре МВД России является сложной структурой, проявляющиеся в особенностях собственной структуры, функционирование её подразделений является самым объемным и многообразным направлением деятельности.
2. Выбор организационной форма службы документационного обеспечения управления в ОМВД России по Каширскому району Воронежской области и ее штатной численности определен статусом органа внутренних дел, его штатной численностью и объемами обрабатываемых доку- ментопотоков.
3. Организация работы с документами в системе органов внутренних дел характеризуется наличием значительно количества ведомственных нормативных актов, регламентирующих весь цикл делопроизводственных и архивных операций. Именно они устанавливают управленческие действия, то есть регламентируют порядок и фиксируют определенные условия их эффективного выполнения в ОМВД России по Каширскому району Воронежской области. Локальные нормативные акты, регламентирующие вопросы организации работы с документами, представлены в ОМВД России по Каширскому району Воронежской области положением о группе делопроизводства и режима и должностными инструкциями сотрудников этой группы.
4. Специфика деятельности и требования соблюдения законности в работе органов внутренних дел обусловливают необходимость подготовки качественных документов.
5. Управление ОМВД России по Каширскому району Воронежской области сопровождается созданием значительного количества организационно-распорядительных документов, видовой состав и объем которых отражает характер и особенности деятельности. Это находит проявление в наличии специальных систем документирования, подготовке и организации работы с документами различной степени секретности, преобладании таких видов документов, как письма рапорты. Инструкции и правила регулируют основные виды (формы) оперативно-служебной деятельности и порядок ее осуществления конкретными категориями сотрудников (военнослужащих).
6. Специфика деятельности определяет способы доставки, круг создаваемых документов, особенности организации документооборота. Центральное место в исполнении документов занимает организация контроля исполнения, неукоснительное требование исполнения законов определяет наличие нескольких видов контроля и четких сроков исполнения.
7. Важным самостоятельным направление служебной деятельности ОМВД России по Каширскому району Воронежской области является работа по обращениям граждан, поскольку именно органы внутренних дел призваны обеспечить защиту конституционных прав и законных интересов граждан.
8. Архивное упорядочение документов, создаваемых и находящихся на хранении в ОМВД России по Каширскому району Воронежской области, проводится в соответствии и с соблюдением нормативных требований, изложенных в ведомственных инструкциях, и включает комплекс мероприятий по систематизации и упорядочению документов.
9. Среди направлений совершенствования работы с документами в ОМВД России по Каширскому району Воронежской области можно выделить: определение правового статуса группы делопроизводства и режима и четкой структуры, закрепление его функций и порядка функционирования, конкретизацию и разделение труда сотрудников. Кроме того, крайне важно разработать и закрепить правила выполнения различных видов работ по документационному обеспечению управления.
