Документационное обеспечение деятельности органов самоуправления (Самарский национальный исследовательский университет)
|
Работа сделана на примере Администрации Возрожденческого муниципального Хвалынского муниципального района Саратовской области.
Есть приложения.
Введение 3
Глава I. Краткая история, структура и деятельность Администрации Возрожденческого муниципального образования Хвалынского муниципального района Саратовской области 12
1.1 История создания, функции и организационная структура 12
1.2 Нормативно-правовая база делопроизводства в органах местного самоуправления 19
Глава II. Организация документирования и документооборота в Администрации Возрожденческого муниципального Хвалынского муниципального района Саратовской области 28
2.1 Порядок оформления управленческих документов 28
2.2 Организация работы с документацией 31
2.2.1 Работа с входящими документами 32
2.2.2 Работа с исходящими документами 38
2.2.3 Работа с внутренними документами 43
2.3 Технология работы с обращениями граждан 45
2.4 Электронные технологии работы с документами 48
Глава III. Направления совершенствования делопроизводства в сельской администрации54
Заключение 64
Список использованных источников и литературы 68
Приложение 80
Есть приложения.
Введение 3
Глава I. Краткая история, структура и деятельность Администрации Возрожденческого муниципального образования Хвалынского муниципального района Саратовской области 12
1.1 История создания, функции и организационная структура 12
1.2 Нормативно-правовая база делопроизводства в органах местного самоуправления 19
Глава II. Организация документирования и документооборота в Администрации Возрожденческого муниципального Хвалынского муниципального района Саратовской области 28
2.1 Порядок оформления управленческих документов 28
2.2 Организация работы с документацией 31
2.2.1 Работа с входящими документами 32
2.2.2 Работа с исходящими документами 38
2.2.3 Работа с внутренними документами 43
2.3 Технология работы с обращениями граждан 45
2.4 Электронные технологии работы с документами 48
Глава III. Направления совершенствования делопроизводства в сельской администрации54
Заключение 64
Список использованных источников и литературы 68
Приложение 80
Документационное обеспечение управления представляет собой упорядоченную систему создания, обработки, хранения и движения документов в государственных и муниципальных учреждениях. В органах местного самоуправления этот процесс имеет особое значение, так как непосредственно влияет на качество управленческих решений и эффективность решения местных вопросов.
Отмечается, что важнейший недостаток классического управления документами – отсутствие возможности централизованного отслеживания передвижения документов учреждения в режиме реального времени. Чтобы это реализовать требуются колоссальные трудозатраты как на подробное ведение журналов и картотек всех подразделений, так и на быстрое централизованное объединение всей информации. Отсутствие эффективно применяемой технологии управления оборотом документов является результатом того, что в случайно выбранный момент трудно сказать наверняка, какие документы находятся в работе, указать стадию проработанности находится интересующего вопроса, над чем именно трудятся исполнители.
Также в российских государственных и муниципальных учреждениях, в целом, в связи с постоянно меняющейся нормативной базой возникают такие проблемы: утеря документации; невозможность быстро отследить передвижение документов; невозможность в установленные законом сроки предоставить нужную информацию; дублирование документации; отсутствие своевременного контроля. Устранение обозначенных проблем даст возможность для более эффективного ведения документооборота, правильно распоряжаться информационными ресурсами учреждений и минимизирует утрату (порчу) документации, что в свою очередь положительно отразится на скорости работы с документами, а вследствие этого произойдет ускорение оказания услуг гражданам.
Отметим, что российское делопроизводство не имеет аналогов в других странах ни по детальности проработки технологии работы с документами, ни по масштабам распространения. В отличие от западных методов работы с документами, в российской практике документ ставится на контроль в момент его поступления в орган власти. Внутренние или исходящие документы попадают в поле зрения контроля сразу после утверждения. При этом отслеживается связь документов – в случае если один документ появился в результате выполнения решения, принятого по другому документу. Все это позволяет гарантированно отследить путь любого документа, поступившего в орган местного самоуправления, т. к. ни один зарегистрированный документ уже не может исчезнуть бесследно. Другой важной особенностью «российской модели» является наличие единых и детально регламентированных правил работы с управленческими документами в организациях независимо от их сферы деятельности. Вся деятельность делопроизводственных служб определена вплоть до правил заполнения регистрационных журналов, картотек и отчетных форм.
Актуальность темы исследования обусловлена тем, что в настоящее время различные информационно-коммуникационные технологии активно внедряются в деятельность организаций, в том числе государственных органов и органов местного самоуправления. Актуальность обуславливается цифровизацией оборота документов, развитием информационных технологий и современными требованиями к документационному обеспечению управления в муниципальных органах власти. Внедрение автоматизированных технологий документационного обеспечения в деятельность органов внутренних дел обеспечит рациональную организацию делопроизводства и сокращение времени на выполнения работ, что положительно повлияет на анализ и принятие управленческих решений.
Целью выпускной квалификационной работы является анализ документационного обеспечения деятельности Администрации Возрожденческого муниципального образования Хвалынского муниципального района Саратовской области.
Для достижения указанной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Рассмотреть историю создания, функции и организационную структуру Администрации Возрожденческого муниципального образования Хвалынского муниципального района Саратовской области;
2. Определить нормативно-правовую базу делопроизводства и порядок оформления управленческих документов в Администрации Возрожденческого муниципального образования Хвалынского муниципального района Саратовской области;
3. Изучить работу с входящими и исходящими документами и порядок их оформления в Администрации Возрожденческого муниципального образования Хвалынского муниципального района Саратовской области;
4. Рассмотреть работу с внутренними документами и порядок их оформления в Администрации Возрожденческого муниципального образования Хвалынского муниципального района Саратовской области;
5. Разработать направления совершенствования делопроизводства в сельской администрации.
Объектом выпускной квалификационной работы является документационное обеспечение деятельности органов местного самоуправления. Предметом – организация работы с документами администрации муниципального образования.
Проблема изучения работы с документами довольно обширно представлена в трудах различных авторов. Условно использованную литературу можно разделить на две группы. К первой из них следует отнести учебную литературу и пособия, в которых рассматриваются теоретические основы работы с документами, дан алгоритм и последовательность действий того, как правильно в организациях должны осуществлять прием документов, их обработку, регистрацию и хранение. Это работы В.И. Андреевой, А.Б. Барихина, М.И. Басакова, А.Н. Белова, А.А. Белова, М.В. Кирсановой, Т.В. Кузнецовой, Н.П. Крюковой, А.В. Пшенко и пр. Так, в работе Т.В. Кузнецовой подробно рассмотрены правила составления и оформления текста распорядительных и информационно-справочных документов, даны сведения по табуляции страницы документа, прописаны все интервалы, которые должны соблюдаться в обязательном порядке. В.И. Андреева делает особый акцент на этапы работы с документами: прием и первичная обработка, регистрация, контроль исполнения, передача документов на архивное хранение, указывает, какие процедуры работы с документами необходимо производить на каждом их них. Н.П. Крюкова в своей работе делает упор на один из этапов документооборота - регистрацию, подробно описывает каждый шаг в этом процессе, перечисляет в целом, какие бывают формы регистрации, достоинства и недостатки каждой из них. Такие авторы, как А.В. Пшенко и В.А. Спивак, останавливают особое внимание на рассмотрении нормативно-методической базы современного делопроизводства и дают исчерпывающий перечень документов, которыми нужно руководствоваться для эффективной организации документационного обеспечения управления.
Ко второй группе можно отнести статьи в периодических изданиях, которые позволяют выявить, как в других похожих по роду деятельности организациях налажена система работы с документами. Большое количество статей, посвященных документированию, документообороту и использованию документов обнаруживаются в журнале «Делопроизводство». Так, Л.Р. Фионова анализирует, как организован процесс ведения делопроизводства в Администрации сельсовета и показала в качестве примера статистические данные по потокам документов, по каким каналам связи сколько документов поступает, их видовой состав. А.В. Еромлаева рассматривает основные этапы и применяемые формы регистрации, контроль исполнения документов в законодательном органе исполнительной власти. В другой статье А.В. Ермолаева совместно с Е.О. Агарковой сообщают о системах документации, реализующие функции администрации города, подготовке муниципальных правовых актов, регистрации документов, хранении документов. Таким образом, следует отметить, что тема документационного обеспечения управления изучается и описывается специалистами на протяжении долго промежутка времени и тем не менее остается актуальной. Так, оптимизация документационного обеспечения управления на сегодняшний день считается одной из первоочередных проблем, требующих комплексного рассмотрения и решения на всех уровнях органов власти. Вместе с тем отмечается, что главы органов местного самоуправления не до конца осознают важность данного направления деятельности, а подразделениями делопроизводства и режима проблемы делопроизводства не исследуются, соответственно каких-либо мер не принимается.
Теоретической базой исследования послужили материалы учебников и учебных пособий таких авторов, как М.Б. Горный , О.С. Грозова , Л.А. Доронина , А.Н. Кокотова и др.; материалы периодических изданий «Общество» , «Державинский форум» , «Ученые записки Тамбовского отделения РоСМУ» , а также материалы конференций, раскрывающих тему исследования на практике.
При написании выпускной квалификационной работы использовались положения актуального законодательства Российской Федерации: Федеральные законы «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» , «О муниципальной службе в Российской Федерации» , «О государственной тайне» , «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» , «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и пр., устанавливающие правовые, организационные и экономические основы местной власти в стране.
Также применялись подзаконные акты: «Правила делопроизводства в в государственных органах, органах местного самоуправления» ; «Инструкция о порядке совершения нотариальных действий должностными лицами местного самоуправления» ; «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» , которые устанавливают правила и порядок работы с документами.
Методические документы: ГОСТ Р 7.0.97-2016 Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов и ГОСТ Р 7.0.8-2025. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения , которые помогают структурировать знания по делопроизводству.
Локальные нормативно-методические документы, которые представлены на официальном сайте Администрация Возрожденческого муниципального образования Хвалынского муниципального района Саратовской области . Таким образом, источниковая база, которая также охарактеризована в основной части работы, по нашему мнению, помогает достаточно раскрыть и углубить изученную тему.
Проблема данной работы состоит в необходимости совершенствования процесса документооборота в администрации муниципального образования.
Практическая значимость выпускной квалификационной работы заключается в том что, предложенные пути совершенствования документационного обеспечения управления в Администрации Возрожденческого муниципального образования Хвалынского муниципального района Саратовской области, позволят улучшить и оптимизировать работу с документами.
В данной работе были использованы следующие методы исследования: теоретические – изучение литературы, сравнение, описание; эмпирические – сбор и анализ информации посредством изучения документов Администрации Возрожденческого муниципального образования Хвалынского муниципального района Саратовской области; комплексные – определение проблем и способов их решения.
Структура выпускной квалификационной работы строится в соответствии с поставленной целью и задачами – работа состоит из введения, основной части, разделенной на три главы, заключения, списка использованных источников и литературы.
Во введении обоснована актуальность исследования, определены объект и предмет, цель и задачи, установлены методы исследования, его практическая значимость, а также структура работы.
В первой главе – «Краткая история, структура и деятельность Администрации Возрожденческого муниципального образования Хвалынского муниципального района Саратовской области» – в пункте первом дается история создания, функции и организационная структура Администрации Возрожденческого муниципального образования Хвалынского муниципального района Саратовской области. Во втором пункте первой главы рассматривается нормативно-правовая база делопроизводства в органах местного самоуправления.
Вторая глава – «Организация документирования и документооборота в Администрации Возрожденческого муниципального образования Хвалынского муниципального района Саратовской области» начинается с определения порядка оформления управленческих документов. Во втором пункте второй главы рассматривается организация с входящими документами (подпункт 2.2.1), с исходящими документами (подпункт 2.2.2), с внутренними документами (подпункт 2.2.3). В третьем пункте второй главы изучается технология работы с обращения граждан. В заключительном пункте определяются электронные технологии работы с документами, применяемые в органе местного самоуправления.
Третья глава – «Направления совершенствования делопроизводства в сельской администрации» посвящена разработке предложений по решению имеющихся проблем в делопроизводстве органов местного самоуправления с целью повышения эффективности их работы.
В заключении подведены итоги решения поставленных задач и обобщены результаты исследования.
Отмечается, что важнейший недостаток классического управления документами – отсутствие возможности централизованного отслеживания передвижения документов учреждения в режиме реального времени. Чтобы это реализовать требуются колоссальные трудозатраты как на подробное ведение журналов и картотек всех подразделений, так и на быстрое централизованное объединение всей информации. Отсутствие эффективно применяемой технологии управления оборотом документов является результатом того, что в случайно выбранный момент трудно сказать наверняка, какие документы находятся в работе, указать стадию проработанности находится интересующего вопроса, над чем именно трудятся исполнители.
Также в российских государственных и муниципальных учреждениях, в целом, в связи с постоянно меняющейся нормативной базой возникают такие проблемы: утеря документации; невозможность быстро отследить передвижение документов; невозможность в установленные законом сроки предоставить нужную информацию; дублирование документации; отсутствие своевременного контроля. Устранение обозначенных проблем даст возможность для более эффективного ведения документооборота, правильно распоряжаться информационными ресурсами учреждений и минимизирует утрату (порчу) документации, что в свою очередь положительно отразится на скорости работы с документами, а вследствие этого произойдет ускорение оказания услуг гражданам.
Отметим, что российское делопроизводство не имеет аналогов в других странах ни по детальности проработки технологии работы с документами, ни по масштабам распространения. В отличие от западных методов работы с документами, в российской практике документ ставится на контроль в момент его поступления в орган власти. Внутренние или исходящие документы попадают в поле зрения контроля сразу после утверждения. При этом отслеживается связь документов – в случае если один документ появился в результате выполнения решения, принятого по другому документу. Все это позволяет гарантированно отследить путь любого документа, поступившего в орган местного самоуправления, т. к. ни один зарегистрированный документ уже не может исчезнуть бесследно. Другой важной особенностью «российской модели» является наличие единых и детально регламентированных правил работы с управленческими документами в организациях независимо от их сферы деятельности. Вся деятельность делопроизводственных служб определена вплоть до правил заполнения регистрационных журналов, картотек и отчетных форм.
Актуальность темы исследования обусловлена тем, что в настоящее время различные информационно-коммуникационные технологии активно внедряются в деятельность организаций, в том числе государственных органов и органов местного самоуправления. Актуальность обуславливается цифровизацией оборота документов, развитием информационных технологий и современными требованиями к документационному обеспечению управления в муниципальных органах власти. Внедрение автоматизированных технологий документационного обеспечения в деятельность органов внутренних дел обеспечит рациональную организацию делопроизводства и сокращение времени на выполнения работ, что положительно повлияет на анализ и принятие управленческих решений.
Целью выпускной квалификационной работы является анализ документационного обеспечения деятельности Администрации Возрожденческого муниципального образования Хвалынского муниципального района Саратовской области.
Для достижения указанной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Рассмотреть историю создания, функции и организационную структуру Администрации Возрожденческого муниципального образования Хвалынского муниципального района Саратовской области;
2. Определить нормативно-правовую базу делопроизводства и порядок оформления управленческих документов в Администрации Возрожденческого муниципального образования Хвалынского муниципального района Саратовской области;
3. Изучить работу с входящими и исходящими документами и порядок их оформления в Администрации Возрожденческого муниципального образования Хвалынского муниципального района Саратовской области;
4. Рассмотреть работу с внутренними документами и порядок их оформления в Администрации Возрожденческого муниципального образования Хвалынского муниципального района Саратовской области;
5. Разработать направления совершенствования делопроизводства в сельской администрации.
Объектом выпускной квалификационной работы является документационное обеспечение деятельности органов местного самоуправления. Предметом – организация работы с документами администрации муниципального образования.
Проблема изучения работы с документами довольно обширно представлена в трудах различных авторов. Условно использованную литературу можно разделить на две группы. К первой из них следует отнести учебную литературу и пособия, в которых рассматриваются теоретические основы работы с документами, дан алгоритм и последовательность действий того, как правильно в организациях должны осуществлять прием документов, их обработку, регистрацию и хранение. Это работы В.И. Андреевой, А.Б. Барихина, М.И. Басакова, А.Н. Белова, А.А. Белова, М.В. Кирсановой, Т.В. Кузнецовой, Н.П. Крюковой, А.В. Пшенко и пр. Так, в работе Т.В. Кузнецовой подробно рассмотрены правила составления и оформления текста распорядительных и информационно-справочных документов, даны сведения по табуляции страницы документа, прописаны все интервалы, которые должны соблюдаться в обязательном порядке. В.И. Андреева делает особый акцент на этапы работы с документами: прием и первичная обработка, регистрация, контроль исполнения, передача документов на архивное хранение, указывает, какие процедуры работы с документами необходимо производить на каждом их них. Н.П. Крюкова в своей работе делает упор на один из этапов документооборота - регистрацию, подробно описывает каждый шаг в этом процессе, перечисляет в целом, какие бывают формы регистрации, достоинства и недостатки каждой из них. Такие авторы, как А.В. Пшенко и В.А. Спивак, останавливают особое внимание на рассмотрении нормативно-методической базы современного делопроизводства и дают исчерпывающий перечень документов, которыми нужно руководствоваться для эффективной организации документационного обеспечения управления.
Ко второй группе можно отнести статьи в периодических изданиях, которые позволяют выявить, как в других похожих по роду деятельности организациях налажена система работы с документами. Большое количество статей, посвященных документированию, документообороту и использованию документов обнаруживаются в журнале «Делопроизводство». Так, Л.Р. Фионова анализирует, как организован процесс ведения делопроизводства в Администрации сельсовета и показала в качестве примера статистические данные по потокам документов, по каким каналам связи сколько документов поступает, их видовой состав. А.В. Еромлаева рассматривает основные этапы и применяемые формы регистрации, контроль исполнения документов в законодательном органе исполнительной власти. В другой статье А.В. Ермолаева совместно с Е.О. Агарковой сообщают о системах документации, реализующие функции администрации города, подготовке муниципальных правовых актов, регистрации документов, хранении документов. Таким образом, следует отметить, что тема документационного обеспечения управления изучается и описывается специалистами на протяжении долго промежутка времени и тем не менее остается актуальной. Так, оптимизация документационного обеспечения управления на сегодняшний день считается одной из первоочередных проблем, требующих комплексного рассмотрения и решения на всех уровнях органов власти. Вместе с тем отмечается, что главы органов местного самоуправления не до конца осознают важность данного направления деятельности, а подразделениями делопроизводства и режима проблемы делопроизводства не исследуются, соответственно каких-либо мер не принимается.
Теоретической базой исследования послужили материалы учебников и учебных пособий таких авторов, как М.Б. Горный , О.С. Грозова , Л.А. Доронина , А.Н. Кокотова и др.; материалы периодических изданий «Общество» , «Державинский форум» , «Ученые записки Тамбовского отделения РоСМУ» , а также материалы конференций, раскрывающих тему исследования на практике.
При написании выпускной квалификационной работы использовались положения актуального законодательства Российской Федерации: Федеральные законы «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» , «О муниципальной службе в Российской Федерации» , «О государственной тайне» , «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» , «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и пр., устанавливающие правовые, организационные и экономические основы местной власти в стране.
Также применялись подзаконные акты: «Правила делопроизводства в в государственных органах, органах местного самоуправления» ; «Инструкция о порядке совершения нотариальных действий должностными лицами местного самоуправления» ; «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» , которые устанавливают правила и порядок работы с документами.
Методические документы: ГОСТ Р 7.0.97-2016 Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов и ГОСТ Р 7.0.8-2025. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения , которые помогают структурировать знания по делопроизводству.
Локальные нормативно-методические документы, которые представлены на официальном сайте Администрация Возрожденческого муниципального образования Хвалынского муниципального района Саратовской области . Таким образом, источниковая база, которая также охарактеризована в основной части работы, по нашему мнению, помогает достаточно раскрыть и углубить изученную тему.
Проблема данной работы состоит в необходимости совершенствования процесса документооборота в администрации муниципального образования.
Практическая значимость выпускной квалификационной работы заключается в том что, предложенные пути совершенствования документационного обеспечения управления в Администрации Возрожденческого муниципального образования Хвалынского муниципального района Саратовской области, позволят улучшить и оптимизировать работу с документами.
В данной работе были использованы следующие методы исследования: теоретические – изучение литературы, сравнение, описание; эмпирические – сбор и анализ информации посредством изучения документов Администрации Возрожденческого муниципального образования Хвалынского муниципального района Саратовской области; комплексные – определение проблем и способов их решения.
Структура выпускной квалификационной работы строится в соответствии с поставленной целью и задачами – работа состоит из введения, основной части, разделенной на три главы, заключения, списка использованных источников и литературы.
Во введении обоснована актуальность исследования, определены объект и предмет, цель и задачи, установлены методы исследования, его практическая значимость, а также структура работы.
В первой главе – «Краткая история, структура и деятельность Администрации Возрожденческого муниципального образования Хвалынского муниципального района Саратовской области» – в пункте первом дается история создания, функции и организационная структура Администрации Возрожденческого муниципального образования Хвалынского муниципального района Саратовской области. Во втором пункте первой главы рассматривается нормативно-правовая база делопроизводства в органах местного самоуправления.
Вторая глава – «Организация документирования и документооборота в Администрации Возрожденческого муниципального образования Хвалынского муниципального района Саратовской области» начинается с определения порядка оформления управленческих документов. Во втором пункте второй главы рассматривается организация с входящими документами (подпункт 2.2.1), с исходящими документами (подпункт 2.2.2), с внутренними документами (подпункт 2.2.3). В третьем пункте второй главы изучается технология работы с обращения граждан. В заключительном пункте определяются электронные технологии работы с документами, применяемые в органе местного самоуправления.
Третья глава – «Направления совершенствования делопроизводства в сельской администрации» посвящена разработке предложений по решению имеющихся проблем в делопроизводстве органов местного самоуправления с целью повышения эффективности их работы.
В заключении подведены итоги решения поставленных задач и обобщены результаты исследования.
Проведенное исследование продемонстрировало, что в Администрации Возрожденческого муниципального образования Хвалынского муниципального района Саратовской области одним из ключевых аспектов работы выступает делопроизводство. Администрация является органом местного самоуправления, осуществляющим управление и регулирование вопросов местного значения на территории Возрожденческого муниципального образования.
Администрацией руководит глава администрации на принципах единоначалия. Главой администрации является лицо, назначаемое на должность главы администрации по контракту, заключаемому по результатам конкурса на замещение указанной должности. В подчинении главы администрации находятся заместитель администрации и структурные подразделения: бухгалтерия, хозяйственная группа, работник, ответственный за военно-учетную работу. Функции делопроизводства в Администрации осуществляется главным специалистом, ответственного за ведение делопроизводства.
Основными локальными документами, регламентирующими делопроизводство в Администрации, являются Устав Администрации, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, должностная инструкция заместителя главы Администрации, инструкция по делопроизводству, номенклатура дел.
Анализ локальных нормативных документов Администрации позволил выделить некоторые недочеты в оформлении документов: так, отсутствует единообразие в оформлении заголовков, не соблюдается требование к разрядке некоторых слов, в некоторых документах не проставляется дата заверения документа.
В результате деятельности Администрации образуются следующие документопотоки:
• входящие документы, которые поступают из других организаций и учреждений (письма, акты, постановления, приказы, договоры, различные счета и др.);
• исходящие документы, которые отправляются в другие организации и учреждения (справки, договоры, отчеты, заявления, письма и др. документы);
• внутренние документы, которые создаются и используются работниками Администрации в управленческом процессе (служебные записки, докладные и объяснительные записки, протоколы, постановления, решения, распоряжения и др.).
Анализ документооборота Администрации продемонстрировал тенденцию к его росту: за 2021-2023 гг. входящий поток документ увеличился на 6%, исходящий – на 3%. При этом 46% документов Администрация получает электронным способом. Наибольшее количество входящей документации относится к вышестоящим органам власти (около 50%). Основным видом входящей документации является письмо – более 35% из всего входящего потока 2023 года.
Анализ работы с входящими, исходящими, внутренними документами Администрации показал, что основные этапы работы с документами соответствуют этапам, закрепленным в Инструкции по делопроизводству администрации и Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления.
Все документы проходят обязательную регистрацию. В Администрации используется журнальная форма регистрации. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно. Сведения в журнал вносятся заместителем главы администрации вручную. При проведении анализа журналов регистрации было обнаружено, что журнал регистрации для исходящих документов и журнал регистрации входящих документов соответствуют установленным требованиям, однако в журнале регистрации распоряжений (постановлений) отсутствуют графы: регистрационный номер документа, исполнитель, контрольный срок исполнения, фактический срок исполнения, отметка об исполнении. Проанализировав деятельность Администрации по оформлению и формированию дел, можно сделать вывод о том, что орган местного самоуправления соблюдает основные правила по оформлению и формированию дел.
На основе результата анализа делопроизводства в Администрации Возрожденческого муниципального образования Хвалынского муниципального района Саратовской области предложены рекомендации по устранению выявленных ошибок:
1. В целях совершенствования делопроизводства Администрации необходимо разработать альбом и табель унифицированных форм документов, внести изменения в инструкцию по делопроизводству в соответствии с Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления;
2. Оформлять организационные, распорядительные и информационно-справочные документы в соответствии с требованиями актуализированной инструкции по делопроизводству;
3. Переработать должностную инструкцию заместителя главы администрации, добавив в нее функции по ведению делопроизводства.
Также считаем необходимым усовершенствовать электронный документооборот в муниципальных органах власти. Необходимо, чтобы в систему были внесены типовые шаблоны по определенным видам документов. Так сотрудники смогут их заполнять за несколько минут и сразу переправлять в нужный отдел.
Помимо этого, в СЭД должен быть создан электронный архив документов. Он поможет в поиске необходимой информации по реквизитам. Здесь сотрудники снова сэкономят время, и смогут заниматься другими обязанностями.
Важно, чтобы в муниципальных органах каждый год проводили курсы по повышению квалификации. Сотрудники должны получать практические знания и умения по работе с СЭД. Если они будут обладать необходимыми компетенциями, то работнику смогут быстро и качественно обрабатывать всю информацию, что благоприятно скажется на деятельности всего муниципального органа.
Таким образом, можно сделать вывод, что система документооборота в Администрации находится на удовлетворительном уровне. Успешное функционирование любой организации в настоящее время во многом зависит от эффективности работы сотрудников с документацией. В связи с этим возникает необходимость постоянного совершенствования системы ДОУ. Отсутствие налаженной системы может привести к ошибкам в обработке документов, затруднении с поиском необходимой информации, а также с контролем исполнения документов.
Администрацией руководит глава администрации на принципах единоначалия. Главой администрации является лицо, назначаемое на должность главы администрации по контракту, заключаемому по результатам конкурса на замещение указанной должности. В подчинении главы администрации находятся заместитель администрации и структурные подразделения: бухгалтерия, хозяйственная группа, работник, ответственный за военно-учетную работу. Функции делопроизводства в Администрации осуществляется главным специалистом, ответственного за ведение делопроизводства.
Основными локальными документами, регламентирующими делопроизводство в Администрации, являются Устав Администрации, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, должностная инструкция заместителя главы Администрации, инструкция по делопроизводству, номенклатура дел.
Анализ локальных нормативных документов Администрации позволил выделить некоторые недочеты в оформлении документов: так, отсутствует единообразие в оформлении заголовков, не соблюдается требование к разрядке некоторых слов, в некоторых документах не проставляется дата заверения документа.
В результате деятельности Администрации образуются следующие документопотоки:
• входящие документы, которые поступают из других организаций и учреждений (письма, акты, постановления, приказы, договоры, различные счета и др.);
• исходящие документы, которые отправляются в другие организации и учреждения (справки, договоры, отчеты, заявления, письма и др. документы);
• внутренние документы, которые создаются и используются работниками Администрации в управленческом процессе (служебные записки, докладные и объяснительные записки, протоколы, постановления, решения, распоряжения и др.).
Анализ документооборота Администрации продемонстрировал тенденцию к его росту: за 2021-2023 гг. входящий поток документ увеличился на 6%, исходящий – на 3%. При этом 46% документов Администрация получает электронным способом. Наибольшее количество входящей документации относится к вышестоящим органам власти (около 50%). Основным видом входящей документации является письмо – более 35% из всего входящего потока 2023 года.
Анализ работы с входящими, исходящими, внутренними документами Администрации показал, что основные этапы работы с документами соответствуют этапам, закрепленным в Инструкции по делопроизводству администрации и Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления.
Все документы проходят обязательную регистрацию. В Администрации используется журнальная форма регистрации. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно. Сведения в журнал вносятся заместителем главы администрации вручную. При проведении анализа журналов регистрации было обнаружено, что журнал регистрации для исходящих документов и журнал регистрации входящих документов соответствуют установленным требованиям, однако в журнале регистрации распоряжений (постановлений) отсутствуют графы: регистрационный номер документа, исполнитель, контрольный срок исполнения, фактический срок исполнения, отметка об исполнении. Проанализировав деятельность Администрации по оформлению и формированию дел, можно сделать вывод о том, что орган местного самоуправления соблюдает основные правила по оформлению и формированию дел.
На основе результата анализа делопроизводства в Администрации Возрожденческого муниципального образования Хвалынского муниципального района Саратовской области предложены рекомендации по устранению выявленных ошибок:
1. В целях совершенствования делопроизводства Администрации необходимо разработать альбом и табель унифицированных форм документов, внести изменения в инструкцию по делопроизводству в соответствии с Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления;
2. Оформлять организационные, распорядительные и информационно-справочные документы в соответствии с требованиями актуализированной инструкции по делопроизводству;
3. Переработать должностную инструкцию заместителя главы администрации, добавив в нее функции по ведению делопроизводства.
Также считаем необходимым усовершенствовать электронный документооборот в муниципальных органах власти. Необходимо, чтобы в систему были внесены типовые шаблоны по определенным видам документов. Так сотрудники смогут их заполнять за несколько минут и сразу переправлять в нужный отдел.
Помимо этого, в СЭД должен быть создан электронный архив документов. Он поможет в поиске необходимой информации по реквизитам. Здесь сотрудники снова сэкономят время, и смогут заниматься другими обязанностями.
Важно, чтобы в муниципальных органах каждый год проводили курсы по повышению квалификации. Сотрудники должны получать практические знания и умения по работе с СЭД. Если они будут обладать необходимыми компетенциями, то работнику смогут быстро и качественно обрабатывать всю информацию, что благоприятно скажется на деятельности всего муниципального органа.
Таким образом, можно сделать вывод, что система документооборота в Администрации находится на удовлетворительном уровне. Успешное функционирование любой организации в настоящее время во многом зависит от эффективности работы сотрудников с документацией. В связи с этим возникает необходимость постоянного совершенствования системы ДОУ. Отсутствие налаженной системы может привести к ошибкам в обработке документов, затруднении с поиском необходимой информации, а также с контролем исполнения документов.