Тема: Документационное обеспечение деятельности органов самоуправления (Самарский национальный исследовательский университет)
Закажите новую по вашим требованиям
Представленный материал является образцом учебного исследования, примером структуры и содержания учебного исследования по заявленной теме. Размещён исключительно в информационных и ознакомительных целях.
Workspay.ru оказывает информационные услуги по сбору, обработке и структурированию материалов в соответствии с требованиями заказчика.
Размещение материала не означает публикацию произведения впервые и не предполагает передачу исключительных авторских прав третьим лицам.
Материал не предназначен для дословной сдачи в образовательные организации и требует самостоятельной переработки с соблюдением законодательства Российской Федерации об авторском праве и принципов академической добросовестности.
Авторские права на исходные материалы принадлежат их законным правообладателям. В случае возникновения вопросов, связанных с размещённым материалом, просим направить обращение через форму обратной связи.
📋 Содержание
Есть приложения.
Введение 3
Глава I. Краткая история, структура и деятельность Администрации Возрожденческого муниципального образования Хвалынского муниципального района Саратовской области 12
1.1 История создания, функции и организационная структура 12
1.2 Нормативно-правовая база делопроизводства в органах местного самоуправления 19
Глава II. Организация документирования и документооборота в Администрации Возрожденческого муниципального Хвалынского муниципального района Саратовской области 28
2.1 Порядок оформления управленческих документов 28
2.2 Организация работы с документацией 31
2.2.1 Работа с входящими документами 32
2.2.2 Работа с исходящими документами 38
2.2.3 Работа с внутренними документами 43
2.3 Технология работы с обращениями граждан 45
2.4 Электронные технологии работы с документами 48
Глава III. Направления совершенствования делопроизводства в сельской администрации54
Заключение 64
Список использованных источников и литературы 68
Приложение 80
📖 Введение
Отмечается, что важнейший недостаток классического управления документами – отсутствие возможности централизованного отслеживания передвижения документов учреждения в режиме реального времени. Чтобы это реализовать требуются колоссальные трудозатраты как на подробное ведение журналов и картотек всех подразделений, так и на быстрое централизованное объединение всей информации. Отсутствие эффективно применяемой технологии управления оборотом документов является результатом того, что в случайно выбранный момент трудно сказать наверняка, какие документы находятся в работе, указать стадию проработанности находится интересующего вопроса, над чем именно трудятся исполнители.
Также в российских государственных и муниципальных учреждениях, в целом, в связи с постоянно меняющейся нормативной базой возникают такие проблемы: утеря документации; невозможность быстро отследить передвижение документов; невозможность в установленные законом сроки предоставить нужную информацию; дублирование документации; отсутствие своевременного контроля. Устранение обозначенных проблем даст возможность для более эффективного ведения документооборота, правильно распоряжаться информационными ресурсами учреждений и минимизирует утрату (порчу) документации, что в свою очередь положительно отразится на скорости работы с документами, а вследствие этого произойдет ускорение оказания услуг гражданам.
Отметим, что российское делопроизводство не имеет аналогов в других странах ни по детальности проработки технологии работы с документами, ни по масштабам распространения. В отличие от западных методов работы с документами, в российской практике документ ставится на контроль в момент его поступления в орган власти. Внутренние или исходящие документы попадают в поле зрения контроля сразу после утверждения. При этом отслеживается связь документов – в случае если один документ появился в результате выполнения решения, принятого по другому документу. Все это позволяет гарантированно отследить путь любого документа, поступившего в орган местного самоуправления, т. к. ни один зарегистрированный документ уже не может исчезнуть бесследно. Другой важной особенностью «российской модели» является наличие единых и детально регламентированных правил работы с управленческими документами в организациях независимо от их сферы деятельности. Вся деятельность делопроизводственных служб определена вплоть до правил заполнения регистрационных журналов, картотек и отчетных форм.
Актуальность темы исследования обусловлена тем, что в настоящее время различные информационно-коммуникационные технологии активно внедряются в деятельность организаций, в том числе государственных органов и органов местного самоуправления. Актуальность обуславливается цифровизацией оборота документов, развитием информационных технологий и современными требованиями к документационному обеспечению управления в муниципальных органах власти. Внедрение автоматизированных технологий документационного обеспечения в деятельность органов внутренних дел обеспечит рациональную организацию делопроизводства и сокращение времени на выполнения работ, что положительно повлияет на анализ и принятие управленческих решений.
Целью выпускной квалификационной работы является анализ документационного обеспечения деятельности Администрации Возрожденческого муниципального образования Хвалынского муниципального района Саратовской области.
Для достижения указанной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Рассмотреть историю создания, функции и организационную структуру Администрации Возрожденческого муниципального образования Хвалынского муниципального района Саратовской области;
2. Определить нормативно-правовую базу делопроизводства и порядок оформления управленческих документов в Администрации Возрожденческого муниципального образования Хвалынского муниципального района Саратовской области;
3. Изучить работу с входящими и исходящими документами и порядок их оформления в Администрации Возрожденческого муниципального образования Хвалынского муниципального района Саратовской области;
4. Рассмотреть работу с внутренними документами и порядок их оформления в Администрации Возрожденческого муниципального образования Хвалынского муниципального района Саратовской области;
5. Разработать направления совершенствования делопроизводства в сельской администрации.
Объектом выпускной квалификационной работы является документационное обеспечение деятельности органов местного самоуправления. Предметом – организация работы с документами администрации муниципального образования.
Проблема изучения работы с документами довольно обширно представлена в трудах различных авторов. Условно использованную литературу можно разделить на две группы. К первой из них следует отнести учебную литературу и пособия, в которых рассматриваются теоретические основы работы с документами, дан алгоритм и последовательность действий того, как правильно в организациях должны осуществлять прием документов, их обработку, регистрацию и хранение. Это работы В.И. Андреевой, А.Б. Барихина, М.И. Басакова, А.Н. Белова, А.А. Белова, М.В. Кирсановой, Т.В. Кузнецовой, Н.П. Крюковой, А.В. Пшенко и пр. Так, в работе Т.В. Кузнецовой подробно рассмотрены правила составления и оформления текста распорядительных и информационно-справочных документов, даны сведения по табуляции страницы документа, прописаны все интервалы, которые должны соблюдаться в обязательном порядке. В.И. Андреева делает особый акцент на этапы работы с документами: прием и первичная обработка, регистрация, контроль исполнения, передача документов на архивное хранение, указывает, какие процедуры работы с документами необходимо производить на каждом их них. Н.П. Крюкова в своей работе делает упор на один из этапов документооборота - регистрацию, подробно описывает каждый шаг в этом процессе, перечисляет в целом, какие бывают формы регистрации, достоинства и недостатки каждой из них. Такие авторы, как А.В. Пшенко и В.А. Спивак, останавливают особое внимание на рассмотрении нормативно-методической базы современного делопроизводства и дают исчерпывающий перечень документов, которыми нужно руководствоваться для эффективной организации документационного обеспечения управления.
Ко второй группе можно отнести статьи в периодических изданиях, которые позволяют выявить, как в других похожих по роду деятельности организациях налажена система работы с документами. Большое количество статей, посвященных документированию, документообороту и использованию документов обнаруживаются в журнале «Делопроизводство». Так, Л.Р. Фионова анализирует, как организован процесс ведения делопроизводства в Администрации сельсовета и показала в качестве примера статистические данные по потокам документов, по каким каналам связи сколько документов поступает, их видовой состав. А.В. Еромлаева рассматривает основные этапы и применяемые формы регистрации, контроль исполнения документов в законодательном органе исполнительной власти. В другой статье А.В. Ермолаева совместно с Е.О. Агарковой сообщают о системах документации, реализующие функции администрации города, подготовке муниципальных правовых актов, регистрации документов, хранении документов. Таким образом, следует отметить, что тема документационного обеспечения управления изучается и описывается специалистами на протяжении долго промежутка времени и тем не менее остается актуальной. Так, оптимизация документационного обеспечения управления на сегодняшний день считается одной из первоочередных проблем, требующих комплексного рассмотрения и решения на всех уровнях органов власти. Вместе с тем отмечается, что главы органов местного самоуправления не до конца осознают важность данного направления деятельности, а подразделениями делопроизводства и режима проблемы делопроизводства не исследуются, соответственно каких-либо мер не принимается.
Теоретической базой исследования послужили материалы учебников и учебных пособий таких авторов, как М.Б. Горный , О.С. Грозова , Л.А. Доронина , А.Н. Кокотова и др.; материалы периодических изданий «Общество» , «Державинский форум» , «Ученые записки Тамбовского отделения РоСМУ» , а также материалы конференций, раскрывающих тему исследования на практике.
При написании выпускной квалификационной работы использовались положения актуального законодательства Российской Федерации: Федеральные законы «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» , «О муниципальной службе в Российской Федерации» , «О государственной тайне» , «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» , «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и пр., устанавливающие правовые, организационные и экономические основы местной власти в стране.
Также применялись подзаконные акты: «Правила делопроизводства в в государственных органах, органах местного самоуправления» ; «Инструкция о порядке совершения нотариальных действий должностными лицами местного самоуправления» ; «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» , которые устанавливают правила и порядок работы с документами.
Методические документы: ГОСТ Р 7.0.97-2016 Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов и ГОСТ Р 7.0.8-2025. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения , которые помогают структурировать знания по делопроизводству.
Локальные нормативно-методические документы, которые представлены на официальном сайте Администрация Возрожденческого муниципального образования Хвалынского муниципального района Саратовской области . Таким образом, источниковая база, которая также охарактеризована в основной части работы, по нашему мнению, помогает достаточно раскрыть и углубить изученную тему.
Проблема данной работы состоит в необходимости совершенствования процесса документооборота в администрации муниципального образования.
Практическая значимость выпускной квалификационной работы заключается в том что, предложенные пути совершенствования документационного обеспечения управления в Администрации Возрожденческого муниципального образования Хвалынского муниципального района Саратовской области, позволят улучшить и оптимизировать работу с документами.
В данной работе были использованы следующие методы исследования: теоретические – изучение литературы, сравнение, описание; эмпирические – сбор и анализ информации посредством изучения документов Администрации Возрожденческого муниципального образования Хвалынского муниципального района Саратовской области; комплексные – определение проблем и способов их решения.
Структура выпускной квалификационной работы строится в соответствии с поставленной целью и задачами – работа состоит из введения, основной части, разделенной на три главы, заключения, списка использованных источников и литературы.
Во введении обоснована актуальность исследования, определены объект и предмет, цель и задачи, установлены методы исследования, его практическая значимость, а также структура работы.
В первой главе – «Краткая история, структура и деятельность Администрации Возрожденческого муниципального образования Хвалынского муниципального района Саратовской области» – в пункте первом дается история создания, функции и организационная структура Администрации Возрожденческого муниципального образования Хвалынского муниципального района Саратовской области. Во втором пункте первой главы рассматривается нормативно-правовая база делопроизводства в органах местного самоуправления.
Вторая глава – «Организация документирования и документооборота в Администрации Возрожденческого муниципального образования Хвалынского муниципального района Саратовской области» начинается с определения порядка оформления управленческих документов. Во втором пункте второй главы рассматривается организация с входящими документами (подпункт 2.2.1), с исходящими документами (подпункт 2.2.2), с внутренними документами (подпункт 2.2.3). В третьем пункте второй главы изучается технология работы с обращения граждан. В заключительном пункте определяются электронные технологии работы с документами, применяемые в органе местного самоуправления.
Третья глава – «Направления совершенствования делопроизводства в сельской администрации» посвящена разработке предложений по решению имеющихся проблем в делопроизводстве органов местного самоуправления с целью повышения эффективности их работы.
В заключении подведены итоги решения поставленных задач и обобщены результаты исследования.
✅ Заключение
Администрацией руководит глава администрации на принципах единоначалия. Главой администрации является лицо, назначаемое на должность главы администрации по контракту, заключаемому по результатам конкурса на замещение указанной должности. В подчинении главы администрации находятся заместитель администрации и структурные подразделения: бухгалтерия, хозяйственная группа, работник, ответственный за военно-учетную работу. Функции делопроизводства в Администрации осуществляется главным специалистом, ответственного за ведение делопроизводства.
Основными локальными документами, регламентирующими делопроизводство в Администрации, являются Устав Администрации, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, должностная инструкция заместителя главы Администрации, инструкция по делопроизводству, номенклатура дел.
Анализ локальных нормативных документов Администрации позволил выделить некоторые недочеты в оформлении документов: так, отсутствует единообразие в оформлении заголовков, не соблюдается требование к разрядке некоторых слов, в некоторых документах не проставляется дата заверения документа.
В результате деятельности Администрации образуются следующие документопотоки:
• входящие документы, которые поступают из других организаций и учреждений (письма, акты, постановления, приказы, договоры, различные счета и др.);
• исходящие документы, которые отправляются в другие организации и учреждения (справки, договоры, отчеты, заявления, письма и др. документы);
• внутренние документы, которые создаются и используются работниками Администрации в управленческом процессе (служебные записки, докладные и объяснительные записки, протоколы, постановления, решения, распоряжения и др.).
Анализ документооборота Администрации продемонстрировал тенденцию к его росту: за 2021-2023 гг. входящий поток документ увеличился на 6%, исходящий – на 3%. При этом 46% документов Администрация получает электронным способом. Наибольшее количество входящей документации относится к вышестоящим органам власти (около 50%). Основным видом входящей документации является письмо – более 35% из всего входящего потока 2023 года.
Анализ работы с входящими, исходящими, внутренними документами Администрации показал, что основные этапы работы с документами соответствуют этапам, закрепленным в Инструкции по делопроизводству администрации и Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления.
Все документы проходят обязательную регистрацию. В Администрации используется журнальная форма регистрации. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно. Сведения в журнал вносятся заместителем главы администрации вручную. При проведении анализа журналов регистрации было обнаружено, что журнал регистрации для исходящих документов и журнал регистрации входящих документов соответствуют установленным требованиям, однако в журнале регистрации распоряжений (постановлений) отсутствуют графы: регистрационный номер документа, исполнитель, контрольный срок исполнения, фактический срок исполнения, отметка об исполнении. Проанализировав деятельность Администрации по оформлению и формированию дел, можно сделать вывод о том, что орган местного самоуправления соблюдает основные правила по оформлению и формированию дел.
На основе результата анализа делопроизводства в Администрации Возрожденческого муниципального образования Хвалынского муниципального района Саратовской области предложены рекомендации по устранению выявленных ошибок:
1. В целях совершенствования делопроизводства Администрации необходимо разработать альбом и табель унифицированных форм документов, внести изменения в инструкцию по делопроизводству в соответствии с Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления;
2. Оформлять организационные, распорядительные и информационно-справочные документы в соответствии с требованиями актуализированной инструкции по делопроизводству;
3. Переработать должностную инструкцию заместителя главы администрации, добавив в нее функции по ведению делопроизводства.
Также считаем необходимым усовершенствовать электронный документооборот в муниципальных органах власти. Необходимо, чтобы в систему были внесены типовые шаблоны по определенным видам документов. Так сотрудники смогут их заполнять за несколько минут и сразу переправлять в нужный отдел.
Помимо этого, в СЭД должен быть создан электронный архив документов. Он поможет в поиске необходимой информации по реквизитам. Здесь сотрудники снова сэкономят время, и смогут заниматься другими обязанностями.
Важно, чтобы в муниципальных органах каждый год проводили курсы по повышению квалификации. Сотрудники должны получать практические знания и умения по работе с СЭД. Если они будут обладать необходимыми компетенциями, то работнику смогут быстро и качественно обрабатывать всю информацию, что благоприятно скажется на деятельности всего муниципального органа.
Таким образом, можно сделать вывод, что система документооборота в Администрации находится на удовлетворительном уровне. Успешное функционирование любой организации в настоящее время во многом зависит от эффективности работы сотрудников с документацией. В связи с этим возникает необходимость постоянного совершенствования системы ДОУ. Отсутствие налаженной системы может привести к ошибкам в обработке документов, затруднении с поиском необходимой информации, а также с контролем исполнения документов.



