Анализ правил деловой переписки в бумажном и электроном виде (Финансово-Экономический Колледж)
|
Объект исследования - Муниципальное казенное учреждение культуры «Культурно-досуговый центр Балаганкинского муниципального образования» (Иркутская область).
Есть приложения.
ВВЕДЕНИЕ 3
1.ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ 6
1.1. Деловая переписка: определения, ее виды, значение, нормативно-правовые регулирования 6
1.2. Правила оформление деловых писем в бумажном и электронном виде. 8
1.3. Этапы работы с деловыми письмами в бумажном и электронном виде. 14
2. АНАЛИЗ ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ (НА ПРИМЕРЕ МКУК «КДЦ БАЛАГАКИНСКОГО МО» ) 22
2.1. Характеристика деятельности МКУК «КДЦ Балаганкинского МО» 22
2.2. Особенности ведения деловой переписки в МКУК «КДЦ Балаганкинского МО». 27
2.3. Проблемы ведения деловой переписки в МКУК «КДЦ Балаганкинского МО». Пути совершенствования. 33
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 40
ПРИЛОЖЕНИЕ 44
Есть приложения.
ВВЕДЕНИЕ 3
1.ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ 6
1.1. Деловая переписка: определения, ее виды, значение, нормативно-правовые регулирования 6
1.2. Правила оформление деловых писем в бумажном и электронном виде. 8
1.3. Этапы работы с деловыми письмами в бумажном и электронном виде. 14
2. АНАЛИЗ ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ (НА ПРИМЕРЕ МКУК «КДЦ БАЛАГАКИНСКОГО МО» ) 22
2.1. Характеристика деятельности МКУК «КДЦ Балаганкинского МО» 22
2.2. Особенности ведения деловой переписки в МКУК «КДЦ Балаганкинского МО». 27
2.3. Проблемы ведения деловой переписки в МКУК «КДЦ Балаганкинского МО». Пути совершенствования. 33
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 40
ПРИЛОЖЕНИЕ 44
В мире, где существует множество различных организаций, деловой контакт зачастую берёт своё начало с деловой переписки, которая имеет много правил и особенностей.
Деловая переписка является важным инструментом коммуникации, который помогает установить и поддерживать деловые отношения между компаниями и их партнерами. Написание письма является целым искусством, со своими правилами и тонкостями. Письмо на одну и ту же тему может быть написано в разных стилях и разных форматах. Для некоторых, написание письма является очень трудной задачей именно из-за формата написания.
В настоящий момент, деловая переписка более динамична, чем лет десять назад, и она очень важна в современном мире. Её нельзя заменить на телефонный разговор, или встречу, т.к. на словах идеи могут быть не очень убедительны для оппонента, и они не несут никакого юридического доказательства.
Актуальность темы нашего исследования заключается в том, что в современном динамичном мире у деловых людей отсутствует свободное время для встреч и телефонных переговоров со всеми желающими поделиться своей идеей, поэтому, поэтому написание делового письма значительно повышает шансы быть услышанным и понятым.
Таким образом, грамотная деловая переписка – залог успешных отношений, и если партнеры умеют ее вести, то перед ними открываются многие двери в мире деловых отношений.
Степень изученности темы. Рассматриваемые вопросы нашли свое отражение в работах Быковой Т.А. , которая в своём учебнике «Делопроизводство» рассматривает современные требования к оформлению документов; Дорониной Л.А. , которая в учебнике «Документационное обеспечение управления: учебник и практикум для среднего профессионального образования» подробно освещает правила оформления документов, документооборот и технологии работы с документами; также деловое письмо было рассмотрено Кирсановой М.В. и другими документоведами.
Объектом исследования настоящей работы является деловая переписка и её виды.
Предметом исследования является - оформление и этапы работы с деловым письмом.
Целью дипломной работы является анализ правил деловой переписки в электронном и бумажном виде.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- Определить значение деловой переписки для деятельности учреждения;
- проанализировать стадии подготовки деловых писем в учреждении;
- исследовать особенности переписки в электронном и бумажном виде в учреждении;
- описать характер деятельности учреждения;
- проанализировать процедуру составления и оформления различных видов писем в учреждении;
- выявить типичные ошибки в составлении и оформлении писем и пути решения в учреждении .
В работе были использованы следующие методы исследования: наблюдение, изучение документов, анализ литературы, описание, сравнение, обобщение.
Практическая значимость работы состоит в том, что в ходе исследования планируется выявить проблемы оформления делового письма в МКУК «КДЦ Балаганкинского МО» и предложить пути их решения.
Структура дипломной работы выглядит следующим образом:
1.Введение, в котором показана актуальность темы, степень изученности, объект, предмет, цель, задачи, методы исследования, практическая значимость и структура работы.
2.Теоретическая часть, где проводится исследование назначение делового письма и видов деловой переписки.
3.Практическая часть, в которой представлен анализ и выявление имеющихся проблем в оформление делового письма в МКУК «КДЦ Балаганкинского МО» и разработкой путей их решения.
4.Заключение, в котором содержатся краткие выводы.
5. Список использованной литературы и приложения.
Деловая переписка является важным инструментом коммуникации, который помогает установить и поддерживать деловые отношения между компаниями и их партнерами. Написание письма является целым искусством, со своими правилами и тонкостями. Письмо на одну и ту же тему может быть написано в разных стилях и разных форматах. Для некоторых, написание письма является очень трудной задачей именно из-за формата написания.
В настоящий момент, деловая переписка более динамична, чем лет десять назад, и она очень важна в современном мире. Её нельзя заменить на телефонный разговор, или встречу, т.к. на словах идеи могут быть не очень убедительны для оппонента, и они не несут никакого юридического доказательства.
Актуальность темы нашего исследования заключается в том, что в современном динамичном мире у деловых людей отсутствует свободное время для встреч и телефонных переговоров со всеми желающими поделиться своей идеей, поэтому, поэтому написание делового письма значительно повышает шансы быть услышанным и понятым.
Таким образом, грамотная деловая переписка – залог успешных отношений, и если партнеры умеют ее вести, то перед ними открываются многие двери в мире деловых отношений.
Степень изученности темы. Рассматриваемые вопросы нашли свое отражение в работах Быковой Т.А. , которая в своём учебнике «Делопроизводство» рассматривает современные требования к оформлению документов; Дорониной Л.А. , которая в учебнике «Документационное обеспечение управления: учебник и практикум для среднего профессионального образования» подробно освещает правила оформления документов, документооборот и технологии работы с документами; также деловое письмо было рассмотрено Кирсановой М.В. и другими документоведами.
Объектом исследования настоящей работы является деловая переписка и её виды.
Предметом исследования является - оформление и этапы работы с деловым письмом.
Целью дипломной работы является анализ правил деловой переписки в электронном и бумажном виде.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- Определить значение деловой переписки для деятельности учреждения;
- проанализировать стадии подготовки деловых писем в учреждении;
- исследовать особенности переписки в электронном и бумажном виде в учреждении;
- описать характер деятельности учреждения;
- проанализировать процедуру составления и оформления различных видов писем в учреждении;
- выявить типичные ошибки в составлении и оформлении писем и пути решения в учреждении .
В работе были использованы следующие методы исследования: наблюдение, изучение документов, анализ литературы, описание, сравнение, обобщение.
Практическая значимость работы состоит в том, что в ходе исследования планируется выявить проблемы оформления делового письма в МКУК «КДЦ Балаганкинского МО» и предложить пути их решения.
Структура дипломной работы выглядит следующим образом:
1.Введение, в котором показана актуальность темы, степень изученности, объект, предмет, цель, задачи, методы исследования, практическая значимость и структура работы.
2.Теоретическая часть, где проводится исследование назначение делового письма и видов деловой переписки.
3.Практическая часть, в которой представлен анализ и выявление имеющихся проблем в оформление делового письма в МКУК «КДЦ Балаганкинского МО» и разработкой путей их решения.
4.Заключение, в котором содержатся краткие выводы.
5. Список использованной литературы и приложения.
Целью дипломной работы являлся анализ правил деловой переписки в электронном и бумажном виде.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- Определить значение деловой переписки для деятельности учреждения;
- проанализировать стадии подготовки деловых писем в учреждении;
- исследовать особенности переписки в электронном и бумажном виде в учреждении;
- описать характер деятельности учреждения;
- проанализировать процедуру составления и оформления различных видов писем в учреждении;
- выявить наиболее распространенные ошибки при составлении деловой корреспонденции
Для достижения данной цели был определён ряд задач, обозначенных во введении.
В ходе решения первой задачи было установлено, что организационно-распорядительная документация (ОРД) представляет собой совокупность взаимоувязанных документов, функционирующих в сфере управления.
Выделяют три группы документов: организационные документы, распорядительные документы, организационно-распорядительная документация.
Для решения второй задачи проанализированы информационно-справочные документы – это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений.
Установлено, что данная группа документов не требует подготовки ответа, они направляются для ознакомления, в качестве методических рекомендаций, в рекламных целей, для приглашения на различные семинары, в целях организации обучения и т.д.
С этой группой документов ознакамливают сотрудников, непосредственно работающих в данном направлении либо всех сотрудников.
Третья задача подразумевала под собой анализ стадий подготовки деловых писем.
В том случае, если деловое письмо являлось ответом на поступившее обращение, директор определяет исполнителя и устанавливает сроки. По результатам проведенной работы подготавливается два экземпляра проекта письма, один рабочий с визами сотрудников, второй на отправку. После подписания писем заведующим, им присваивается регистрационный номер и дата, что отмечается в журнале, рабочий экземпляр подшивается в дело, а основной направляется адресату по почте.
При решении четвёртой задачи были изучены особенности составления и оформления писем. Определено, что письма печатаются на бланке организации, содержат наименование и адрес лица, которому оно предназначено.
Письмо оформляется в официально-деловом стиле, содержит описание той или иной ситуации или проблемы, в заключении излагаются выводы, вопросы, пожелания, предложения.
Пятая задача включала в себя рассмотрение сроков хранения писем. Определено, что они зависят от значимости, ценности информации, содержащейся в документах.
В основной массе срок хранения писем составляет 5 лет, 3 года для переписки по оперативным правовым вопросам и 1 год для переписки о сроках представления бухгалтерской и финансовой отчетности.
В рамках следующей задачи исследована деятельность МКУК КДЦ Балаганкинского МО
Основные виды деятельности МКУК «КДЦ Балаганкинского МО»
- формирование, учет, обеспечение безопасности и сохранности библиотечных фондов;
- предоставление пользователям информации о составе библиотечных
фондов через систему каталогов и другие формы библиотечного информирования;
- оказание консультативной помощи в поиске и выборе источников информации;
- выдачу во временное пользование любого документа библиотечного
фонда;
- сотрудничество с другими библиотеками, развитие системы межбиблиотечного абонемента;
- участие в реализации государственных и муниципальных программ развития библиотечного дела;
- компьютеризацию и информатизацию библиотечных процессов; предоставление пользователям доступа в корпоративные и глобальные информационные сети, обслуживание пользователей в режиме локального и удаленного доступа;
- мониторинг потребностей пользователей;
- внедрение современных форм обслуживания читателей (организация
центров правовой, экологической и иной информации, центров чтения, медиатек и т. д.);
- проведение культурно-просветительских и образовательных мероприятий: организация литературных вечеров, встреч, конференций, лекций, фестивалей, конкурсов и иных культурных акций, организация читательских любительских клубов и объединений по интересам;
- осуществление выставочной и издательской деятельности;
- предоставление гражданам дополнительных библиотечных и сервисных услуг;
- осуществление методического обеспечения развития структурных подразделений, предоставляющих услуги пользователям;
В следующей задаче проанализирована процедура составления и оформления различных видов писем.
Ответственным за подготовку и отправку корреспонденции является секретарь. Он регистрирует входящую документацию (при необходимости) и передает ее заведующему для наложения резолюции. Далее в соответствии с указаниями руководителя уполномоченным лицом осуществляется двух экземпляров (рабочего и адресату) писем, осуществляется их подписание, отправка адресату и подшивание второго экземпляра в дело.
В рамках следующей задачи были выявлены наиболее распространенные ошибки при составлении деловой корреспонденции и предложены к использованию в работе бланки писем. Предоставленные в приложении 1, 2, 3.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- Определить значение деловой переписки для деятельности учреждения;
- проанализировать стадии подготовки деловых писем в учреждении;
- исследовать особенности переписки в электронном и бумажном виде в учреждении;
- описать характер деятельности учреждения;
- проанализировать процедуру составления и оформления различных видов писем в учреждении;
- выявить наиболее распространенные ошибки при составлении деловой корреспонденции
Для достижения данной цели был определён ряд задач, обозначенных во введении.
В ходе решения первой задачи было установлено, что организационно-распорядительная документация (ОРД) представляет собой совокупность взаимоувязанных документов, функционирующих в сфере управления.
Выделяют три группы документов: организационные документы, распорядительные документы, организационно-распорядительная документация.
Для решения второй задачи проанализированы информационно-справочные документы – это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений.
Установлено, что данная группа документов не требует подготовки ответа, они направляются для ознакомления, в качестве методических рекомендаций, в рекламных целей, для приглашения на различные семинары, в целях организации обучения и т.д.
С этой группой документов ознакамливают сотрудников, непосредственно работающих в данном направлении либо всех сотрудников.
Третья задача подразумевала под собой анализ стадий подготовки деловых писем.
В том случае, если деловое письмо являлось ответом на поступившее обращение, директор определяет исполнителя и устанавливает сроки. По результатам проведенной работы подготавливается два экземпляра проекта письма, один рабочий с визами сотрудников, второй на отправку. После подписания писем заведующим, им присваивается регистрационный номер и дата, что отмечается в журнале, рабочий экземпляр подшивается в дело, а основной направляется адресату по почте.
При решении четвёртой задачи были изучены особенности составления и оформления писем. Определено, что письма печатаются на бланке организации, содержат наименование и адрес лица, которому оно предназначено.
Письмо оформляется в официально-деловом стиле, содержит описание той или иной ситуации или проблемы, в заключении излагаются выводы, вопросы, пожелания, предложения.
Пятая задача включала в себя рассмотрение сроков хранения писем. Определено, что они зависят от значимости, ценности информации, содержащейся в документах.
В основной массе срок хранения писем составляет 5 лет, 3 года для переписки по оперативным правовым вопросам и 1 год для переписки о сроках представления бухгалтерской и финансовой отчетности.
В рамках следующей задачи исследована деятельность МКУК КДЦ Балаганкинского МО
Основные виды деятельности МКУК «КДЦ Балаганкинского МО»
- формирование, учет, обеспечение безопасности и сохранности библиотечных фондов;
- предоставление пользователям информации о составе библиотечных
фондов через систему каталогов и другие формы библиотечного информирования;
- оказание консультативной помощи в поиске и выборе источников информации;
- выдачу во временное пользование любого документа библиотечного
фонда;
- сотрудничество с другими библиотеками, развитие системы межбиблиотечного абонемента;
- участие в реализации государственных и муниципальных программ развития библиотечного дела;
- компьютеризацию и информатизацию библиотечных процессов; предоставление пользователям доступа в корпоративные и глобальные информационные сети, обслуживание пользователей в режиме локального и удаленного доступа;
- мониторинг потребностей пользователей;
- внедрение современных форм обслуживания читателей (организация
центров правовой, экологической и иной информации, центров чтения, медиатек и т. д.);
- проведение культурно-просветительских и образовательных мероприятий: организация литературных вечеров, встреч, конференций, лекций, фестивалей, конкурсов и иных культурных акций, организация читательских любительских клубов и объединений по интересам;
- осуществление выставочной и издательской деятельности;
- предоставление гражданам дополнительных библиотечных и сервисных услуг;
- осуществление методического обеспечения развития структурных подразделений, предоставляющих услуги пользователям;
В следующей задаче проанализирована процедура составления и оформления различных видов писем.
Ответственным за подготовку и отправку корреспонденции является секретарь. Он регистрирует входящую документацию (при необходимости) и передает ее заведующему для наложения резолюции. Далее в соответствии с указаниями руководителя уполномоченным лицом осуществляется двух экземпляров (рабочего и адресату) писем, осуществляется их подписание, отправка адресату и подшивание второго экземпляра в дело.
В рамках следующей задачи были выявлены наиболее распространенные ошибки при составлении деловой корреспонденции и предложены к использованию в работе бланки писем. Предоставленные в приложении 1, 2, 3.