ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ И ОРГАНИЗАЦИОННО-ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ НАЧАЛЬНИКА ДЕПАРТАМЕНТА КАПИТАЛЬНОГО СТРОИТЕЛЬСТВА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА.ТОМСКА
|
Аннотация 4
Введение 6
Глава 1 Документационное обеспечение деятельности начальника Департамента капитального строительства Администрации г.Томска
1.1 Нормативные документы по организации делопроизводства 12
1.2 Основные операции при работе с документами 22
Глава 2 Организационно - информационное обеспечение деятельности начальника Департамента капитального строительства 36
Заключение 49
Список использованных источников и литературы 51
Приложение А (справочное) Бланк письма ДКС 57
Приложение Б (справочное) Бланк конкретного вида документа ДКС 58
Приложение В (справочное) Сводная таблица сроков исполнения документов в ДКС 59
Приложение Г (справочное) Перечень нерегистрируемых в ДКС документов 61
Приложение Д (справочное) Регистрационная карточка входящего документа от юридического лица 62
Приложение Е (справочное) Карточка личного приема начальника ДКС 63
Введение 6
Глава 1 Документационное обеспечение деятельности начальника Департамента капитального строительства Администрации г.Томска
1.1 Нормативные документы по организации делопроизводства 12
1.2 Основные операции при работе с документами 22
Глава 2 Организационно - информационное обеспечение деятельности начальника Департамента капитального строительства 36
Заключение 49
Список использованных источников и литературы 51
Приложение А (справочное) Бланк письма ДКС 57
Приложение Б (справочное) Бланк конкретного вида документа ДКС 58
Приложение В (справочное) Сводная таблица сроков исполнения документов в ДКС 59
Приложение Г (справочное) Перечень нерегистрируемых в ДКС документов 61
Приложение Д (справочное) Регистрационная карточка входящего документа от юридического лица 62
Приложение Е (справочное) Карточка личного приема начальника ДКС 63
Сегодня ни одна организация, учреждение не обходится без секретаря. Каждый руководитель нуждается в подобном специалисте (секретаре-референте, секретаре-помощнике, секретаре), берущем на себе документационное, организационное и информационное обеспечение его деятельности .
Организационное и информационное обеспечение деятельности руководителя - важнейшая функция секретаря. Опытный, высококвалифицированный секретарь должен уметь самостоятельно координировать работу сотрудников, и в этом случае можно избежать проведения дорогостоящего мероприятия, каковым является совещание. Существенную помощь оказывает секретарь руководителю в аналитических операциях, связанных с получением, обработкой, фильтрацией информации.
Конструктивные операции по подготовке и принятию решений - основа деятельности руководителя любого ранга и уровня. Но и в реализации данной функции секретарь может оказать руководителю серьезную помощь .
Необходимо отметить, что одна из главных задач секретаря - быть чутким посредником между руководителем и подчиненными. Для создания благоприятной обстановки на предприятии и деловых отношений с другими сотрудниками именно секретарь должен приложить максимум своих усилий. Одним из важных деловых контактов является взаимодействие руководитель-секретарь. Поскольку секретарь является первым помощником руководителя, он должен выполнять работу в его стиле, быть глубоко заинтересованным в его успешной и эффективной деятельности. Фактически, секретарь является личным организатором руководителя, помогает ему в планировании рабочего времени, а также в выполнении намеченных мероприятий, освобождая от выполнения вспомогательных технических операций, фильтрует потоки корреспонденции, телефонных вызовов и посетителей.
Секретарь занимается решением огромного количества вопросов на предприятии: ведет переговоры по телефону, организует личные и деловые встречи, принимает участие в совещаниях и собраниях, помогает в организации приема руководителем посетителей, планирует и готовит командировки, осуществляет поиск информации, необходимой руководителю и подготовку требуемых материалов и документов .
Если совсем недавно секретаря было принято называть «лицом фирмы», то сегодня его уже вполне можно назвать правой рукой руководителя, специалистом, в немалой степени регулирующим различные производственные процессы .
Таким образом, актуальность темы определена возрастающей ролью секретаря в структуре управления. Спрос на профессиональных секретарей устойчиво высок независимо от кризисов, экономических сложностей и колебаний валютного курса, поскольку профессия секретаря дает уникальную возможность овладеть теми знаниями и навыками, которые нужны руководителю любого уровня - умению работать с документами, способности организовать грамотную работу с посетителями, сотрудниками компании, возможность контролировать выполнение и наблюдать воплощение в жизнь решений руководства .
В данной работе секретарская деятельность представлена на примере работы секретаря начальника департамента капитального строительства администрации г. Томска.
Департамент капитального строительства администрации Города Томска (далее - ДКС) является отраслевым органом администрации Города Томска, осуществляющим управленческие функции в сфере капитального строительства на территории муниципального образования «Город Томск», а также иных вопросов. В своей деятельности департамент руководствуется Конституцией Российской Федерации, действующим законодательством Российской Федерации и Томской области, указами Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации, правовыми актами Губернатора и Администрации Томской области, Уставом Города Томска, решениями Думы Города Томска, постановлениями и распоряжениями администрации Города Томска и Положением о департаменте капитального строительства администрации г. Томска5 .
Департамент возглавляет начальник, назначенный на должность Мэром г. Томска. В состав департамента входит пять комитетов, которые возглавляют председатели. Департамент имеет три подведомственных учреждения. В ДКС начальник имеет личного секретаря, рабочее место которого расположено в приемной.
Секретарская деятельность сегодня является объектом изучения многих специалистов.
Т.В. Кузнецова, М.И. Басаков, В.В. Галахов и И.К. Корнеев, М.Ю. Рогожин, С.А. Ефимова, И.Ю. Байкова, Н.И. Большакова и другие исследователи, рассматривая общие вопросы организации секретарской работы (правовое регулирование деятельности секретаря, организация работы с документами и бездокументное обслуживание, и т.п.), дают конкретные ответы на многие вопросы теории и практики секретарской деятельности (что должен знать и уметь секретарь руководителя, основы здоровых взаимоотношений секретаря со своим профессиональным окружением, работа по организационному обеспечению деятельности руководителя и др.).
К. Ришар, П.В. Веселов, Л.В. Власов, Л.Н. Качалина - авторы изданий прошлых десятилетий, позволяют получить представление об организации секретарской работы в советский период, какие требования предъявлялись к секретарям того времени, как и какую работу они выполняли. Стоит отметить, что основы остаются неизменны. В советское время секретарские функции также подразделялись на два вида: работа с документацией и бездокументное обслуживание. Отличие, конечно, заключается в технологиях, широкое распространение автоматизированных систем сменило машинопись, средства записи звука - стенографию. Внедрение электронного документооборота, автоматизированных систем регистрации значительно облегчает труд современных секретарей, но секретарь в современных организациях, как и многие десятилетия назад, по-прежнему должен способствовать повышению эффективности процесса управления, осуществлять организационную и техническую работы.
Для рассмотрения степени изученности проблемы были проанализированы публикации в специализированных журналах «Секретарь-референт», «Справочник секретаря и офис-менеджера», «Секретарское дело», «Делопроизводство».
И.В. Топчиева , автор статьи «Организация и документирование телефонных переговоров», широко освещает процесс подготовки, приема и проведения телефонных звонков, описывает использование возможных телефонных бланков.
Л.М. Вялова в статьях «Советы секретарю по организации и ведению делопроизводства» описывает законодательные, правовые и нормативно-методические документы, которыми должен руководствоваться секретарь в процессе осуществления своей деятельности.
Таким образом, в литературе широко представлены общие сведения об особенностях работы секретаря без относительно каких-либо конкретных организаций.
Цель работы - охарактеризовать деятельность секретаря по документационному и организационно-информационному обеспечению начальника департамента капитального строительства администрации г.Томска.
Исходя из поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- рассмотреть законодательную и нормативную базу деятельности секретаря;
- показать работу секретаря по документному и бездокументному обслуживанию начальника ДКС;
- описать особенности взаимодействие по линии секретарь - начальник ДКС.
Объектом исследования стало документационное организационно-информационное обеспечение начальника департамента капитального строительства администрации г. Томска (далее - ДКС).
Предметом исследования являются обязанности секретаря начальника ДКС, законодательное и нормативное регулирование его деятельности.
Для решения поставленных задач были использованы следующие методы:
- сравнительный анализ (характеристика обязанностей секретаря начальника ДКС, изучение технологии работы с документами);
- библиографический (при изучении литературы по теме исследования, документации, регламентирующей деятельность секретаря, системы управленческой документации);
- наблюдение (для определения содержания деятельности секретаря);
- классификация (выделение групп входящих документов от юридических лиц по источникам поступления);
- измерение (количественная оценка входящих документов в ДКС);
- обобщение (выводы научного исследования).
При написании данной работы использовались различные источники, определяющие организацию работы секретаря в ДКС.
Федеральный закон РФ №59 от 02.05.2006 г. № 59-ФЗ «О порядке
рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» помогает секретарю правильно организовать работу с обращениями, определяет сроки регистрации, исполнения, условия их не исполнения и возможной переадресации. Данный закон определяет весь порядок действий специалистов, которые работают с обращениями.
Для секретаря начальника департамента основополагающим нормативным актом по организации работы с документами является локальный нормативный акт - инструкция по делопроизводству в ДКС , которая регламентирует порядок ведения делопроизводства в департаменте, от определения лиц, занимающихся этой работой, до определения документооборота, организации документов в делопроизводстве и многие другие вопросы.
Положение о ДКС определяет его структуру, задачи и компетенцию департамента. Секретарь обращается к данному документу для направления посетителей ДКС к специалистам, согласно их компетенции, для информирования звонящих о функциях ДКС.
Должностная инструкция секретаря начальника департамента организует его работу, определяет его правовое положение в учреждении.
Правовые акты федеральных органов исполнительной власти и субъектов РФ, государственные стандарты, и другие нормативно-методические документы, регламентирующие работу секретаря начальника ДКС, более подробно будут рассмотрены в первой главе.
Выпускная квалификационная работа состоит из введения, двух глав, первая из которых разделена на две под главы, заключения, списка использованных источников и литературы, и приложений.
Организационное и информационное обеспечение деятельности руководителя - важнейшая функция секретаря. Опытный, высококвалифицированный секретарь должен уметь самостоятельно координировать работу сотрудников, и в этом случае можно избежать проведения дорогостоящего мероприятия, каковым является совещание. Существенную помощь оказывает секретарь руководителю в аналитических операциях, связанных с получением, обработкой, фильтрацией информации.
Конструктивные операции по подготовке и принятию решений - основа деятельности руководителя любого ранга и уровня. Но и в реализации данной функции секретарь может оказать руководителю серьезную помощь .
Необходимо отметить, что одна из главных задач секретаря - быть чутким посредником между руководителем и подчиненными. Для создания благоприятной обстановки на предприятии и деловых отношений с другими сотрудниками именно секретарь должен приложить максимум своих усилий. Одним из важных деловых контактов является взаимодействие руководитель-секретарь. Поскольку секретарь является первым помощником руководителя, он должен выполнять работу в его стиле, быть глубоко заинтересованным в его успешной и эффективной деятельности. Фактически, секретарь является личным организатором руководителя, помогает ему в планировании рабочего времени, а также в выполнении намеченных мероприятий, освобождая от выполнения вспомогательных технических операций, фильтрует потоки корреспонденции, телефонных вызовов и посетителей.
Секретарь занимается решением огромного количества вопросов на предприятии: ведет переговоры по телефону, организует личные и деловые встречи, принимает участие в совещаниях и собраниях, помогает в организации приема руководителем посетителей, планирует и готовит командировки, осуществляет поиск информации, необходимой руководителю и подготовку требуемых материалов и документов .
Если совсем недавно секретаря было принято называть «лицом фирмы», то сегодня его уже вполне можно назвать правой рукой руководителя, специалистом, в немалой степени регулирующим различные производственные процессы .
Таким образом, актуальность темы определена возрастающей ролью секретаря в структуре управления. Спрос на профессиональных секретарей устойчиво высок независимо от кризисов, экономических сложностей и колебаний валютного курса, поскольку профессия секретаря дает уникальную возможность овладеть теми знаниями и навыками, которые нужны руководителю любого уровня - умению работать с документами, способности организовать грамотную работу с посетителями, сотрудниками компании, возможность контролировать выполнение и наблюдать воплощение в жизнь решений руководства .
В данной работе секретарская деятельность представлена на примере работы секретаря начальника департамента капитального строительства администрации г. Томска.
Департамент капитального строительства администрации Города Томска (далее - ДКС) является отраслевым органом администрации Города Томска, осуществляющим управленческие функции в сфере капитального строительства на территории муниципального образования «Город Томск», а также иных вопросов. В своей деятельности департамент руководствуется Конституцией Российской Федерации, действующим законодательством Российской Федерации и Томской области, указами Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации, правовыми актами Губернатора и Администрации Томской области, Уставом Города Томска, решениями Думы Города Томска, постановлениями и распоряжениями администрации Города Томска и Положением о департаменте капитального строительства администрации г. Томска5 .
Департамент возглавляет начальник, назначенный на должность Мэром г. Томска. В состав департамента входит пять комитетов, которые возглавляют председатели. Департамент имеет три подведомственных учреждения. В ДКС начальник имеет личного секретаря, рабочее место которого расположено в приемной.
Секретарская деятельность сегодня является объектом изучения многих специалистов.
Т.В. Кузнецова, М.И. Басаков, В.В. Галахов и И.К. Корнеев, М.Ю. Рогожин, С.А. Ефимова, И.Ю. Байкова, Н.И. Большакова и другие исследователи, рассматривая общие вопросы организации секретарской работы (правовое регулирование деятельности секретаря, организация работы с документами и бездокументное обслуживание, и т.п.), дают конкретные ответы на многие вопросы теории и практики секретарской деятельности (что должен знать и уметь секретарь руководителя, основы здоровых взаимоотношений секретаря со своим профессиональным окружением, работа по организационному обеспечению деятельности руководителя и др.).
К. Ришар, П.В. Веселов, Л.В. Власов, Л.Н. Качалина - авторы изданий прошлых десятилетий, позволяют получить представление об организации секретарской работы в советский период, какие требования предъявлялись к секретарям того времени, как и какую работу они выполняли. Стоит отметить, что основы остаются неизменны. В советское время секретарские функции также подразделялись на два вида: работа с документацией и бездокументное обслуживание. Отличие, конечно, заключается в технологиях, широкое распространение автоматизированных систем сменило машинопись, средства записи звука - стенографию. Внедрение электронного документооборота, автоматизированных систем регистрации значительно облегчает труд современных секретарей, но секретарь в современных организациях, как и многие десятилетия назад, по-прежнему должен способствовать повышению эффективности процесса управления, осуществлять организационную и техническую работы.
Для рассмотрения степени изученности проблемы были проанализированы публикации в специализированных журналах «Секретарь-референт», «Справочник секретаря и офис-менеджера», «Секретарское дело», «Делопроизводство».
И.В. Топчиева , автор статьи «Организация и документирование телефонных переговоров», широко освещает процесс подготовки, приема и проведения телефонных звонков, описывает использование возможных телефонных бланков.
Л.М. Вялова в статьях «Советы секретарю по организации и ведению делопроизводства» описывает законодательные, правовые и нормативно-методические документы, которыми должен руководствоваться секретарь в процессе осуществления своей деятельности.
Таким образом, в литературе широко представлены общие сведения об особенностях работы секретаря без относительно каких-либо конкретных организаций.
Цель работы - охарактеризовать деятельность секретаря по документационному и организационно-информационному обеспечению начальника департамента капитального строительства администрации г.Томска.
Исходя из поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- рассмотреть законодательную и нормативную базу деятельности секретаря;
- показать работу секретаря по документному и бездокументному обслуживанию начальника ДКС;
- описать особенности взаимодействие по линии секретарь - начальник ДКС.
Объектом исследования стало документационное организационно-информационное обеспечение начальника департамента капитального строительства администрации г. Томска (далее - ДКС).
Предметом исследования являются обязанности секретаря начальника ДКС, законодательное и нормативное регулирование его деятельности.
Для решения поставленных задач были использованы следующие методы:
- сравнительный анализ (характеристика обязанностей секретаря начальника ДКС, изучение технологии работы с документами);
- библиографический (при изучении литературы по теме исследования, документации, регламентирующей деятельность секретаря, системы управленческой документации);
- наблюдение (для определения содержания деятельности секретаря);
- классификация (выделение групп входящих документов от юридических лиц по источникам поступления);
- измерение (количественная оценка входящих документов в ДКС);
- обобщение (выводы научного исследования).
При написании данной работы использовались различные источники, определяющие организацию работы секретаря в ДКС.
Федеральный закон РФ №59 от 02.05.2006 г. № 59-ФЗ «О порядке
рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» помогает секретарю правильно организовать работу с обращениями, определяет сроки регистрации, исполнения, условия их не исполнения и возможной переадресации. Данный закон определяет весь порядок действий специалистов, которые работают с обращениями.
Для секретаря начальника департамента основополагающим нормативным актом по организации работы с документами является локальный нормативный акт - инструкция по делопроизводству в ДКС , которая регламентирует порядок ведения делопроизводства в департаменте, от определения лиц, занимающихся этой работой, до определения документооборота, организации документов в делопроизводстве и многие другие вопросы.
Положение о ДКС определяет его структуру, задачи и компетенцию департамента. Секретарь обращается к данному документу для направления посетителей ДКС к специалистам, согласно их компетенции, для информирования звонящих о функциях ДКС.
Должностная инструкция секретаря начальника департамента организует его работу, определяет его правовое положение в учреждении.
Правовые акты федеральных органов исполнительной власти и субъектов РФ, государственные стандарты, и другие нормативно-методические документы, регламентирующие работу секретаря начальника ДКС, более подробно будут рассмотрены в первой главе.
Выпускная квалификационная работа состоит из введения, двух глав, первая из которых разделена на две под главы, заключения, списка использованных источников и литературы, и приложений.
Особенность работы любого секретаря заключается в том, что ему приходится работать не только с документами, но и быть организатором работы руководителя учреждения. Секретарь, не принимая решений, может оказывать помощь начальнику в их принятии. Каждый начальник сам определяет основы построения его отношений, как с секретарем, так и с сотрудниками учреждения.
В департаменте капитального строительства секретарь выполняет незначительное количество функций по организационно-информационному обеспечению начальника, что связано с тем, что в штате учреждения есть специальный человек - помощница (советник) начальника ДКС, должностной обязанностью которой является, в первую очередь, оказание помощи в организации работы начальника департамента.
Тем не менее, секретарь в ДКС также исполняет обязанности по организационно-информационному обеспечению деятельности начальника ДКС, хоть и в меньшем объеме, но не менее важные для рабочего процесса и самого начальника департамента.
В департаменте капитального строительства информационное обеспечение начальника преимущественно принадлежит помощнице и председателю комитета по общим вопросам ДКС, что возможно, связано с их большей компетентностью и осведомленностью по документам учреждения, по работе служащих департамента, с большей возможностью осуществления внешних связей с другими учреждениями и пр. Часть в организационном обеспечении начальника также полностью принадлежит помощнице, это - подготовка совещаний, участие в личном приеме граждан, ведение электронного календаря начальника и оповещение начальника о предстоящих совещаниях и выездах. При этом стоит отметить, что именно секретарь организует своевременную подачу транспорта для выездов, осуществляет рассылку повесток или уведомляет по телефону участников совещаний, проводимых в департаменте. Секретарь также принимает участие в организации личного приема граждан, так как именно он производит запись граждан, желающих лично обратиться к начальнику ДКС.
Секретарь отслеживает всех посетителей начальника, осуществляя своеобразный контроль за входом в его кабинет, обеспечивает защиту начальника от ненужных, неважных телефонных звонков.
Стоит отметить, в департаменте капитального строительства преобладающей обязанностью секретаря по количеству затраченного времени, является работа с документами. Секретарь в ДКС принимает всю поступающую в департамент корреспонденцию, разделяя обязанности по работе с документами с канцелярией департамента. Секретарь в ДКС является звеном, через которое в учреждение поступают документы от юридических лиц, регистрируя которые, он направляет их далее в работу.
Таким образом, организационно-информационное обеспечение начальника в ДКС осуществляется тремя должностными лицами, которые не являются взаимозаменяемыми, но могут выполнять некоторые функции друг друга. Секретарь контролирует организационные моменты в работе начальника - подача транспорта, телефонная связь, наличие канцелярских принадлежностей и пр. Информационное обеспечение начальника преимущественно является обязанностью других лиц. В редких случаях секретарь осуществляет поиск каких-либо документов, необходимых начальнику. Также важной обязанностью секретаря является участие в делопроизводственном процессе, ведь именно через приемную поступают к начальнику ДКС все, адресованные департаменту, документы от юридических лиц.
В департаменте капитального строительства секретарь выполняет незначительное количество функций по организационно-информационному обеспечению начальника, что связано с тем, что в штате учреждения есть специальный человек - помощница (советник) начальника ДКС, должностной обязанностью которой является, в первую очередь, оказание помощи в организации работы начальника департамента.
Тем не менее, секретарь в ДКС также исполняет обязанности по организационно-информационному обеспечению деятельности начальника ДКС, хоть и в меньшем объеме, но не менее важные для рабочего процесса и самого начальника департамента.
В департаменте капитального строительства информационное обеспечение начальника преимущественно принадлежит помощнице и председателю комитета по общим вопросам ДКС, что возможно, связано с их большей компетентностью и осведомленностью по документам учреждения, по работе служащих департамента, с большей возможностью осуществления внешних связей с другими учреждениями и пр. Часть в организационном обеспечении начальника также полностью принадлежит помощнице, это - подготовка совещаний, участие в личном приеме граждан, ведение электронного календаря начальника и оповещение начальника о предстоящих совещаниях и выездах. При этом стоит отметить, что именно секретарь организует своевременную подачу транспорта для выездов, осуществляет рассылку повесток или уведомляет по телефону участников совещаний, проводимых в департаменте. Секретарь также принимает участие в организации личного приема граждан, так как именно он производит запись граждан, желающих лично обратиться к начальнику ДКС.
Секретарь отслеживает всех посетителей начальника, осуществляя своеобразный контроль за входом в его кабинет, обеспечивает защиту начальника от ненужных, неважных телефонных звонков.
Стоит отметить, в департаменте капитального строительства преобладающей обязанностью секретаря по количеству затраченного времени, является работа с документами. Секретарь в ДКС принимает всю поступающую в департамент корреспонденцию, разделяя обязанности по работе с документами с канцелярией департамента. Секретарь в ДКС является звеном, через которое в учреждение поступают документы от юридических лиц, регистрируя которые, он направляет их далее в работу.
Таким образом, организационно-информационное обеспечение начальника в ДКС осуществляется тремя должностными лицами, которые не являются взаимозаменяемыми, но могут выполнять некоторые функции друг друга. Секретарь контролирует организационные моменты в работе начальника - подача транспорта, телефонная связь, наличие канцелярских принадлежностей и пр. Информационное обеспечение начальника преимущественно является обязанностью других лиц. В редких случаях секретарь осуществляет поиск каких-либо документов, необходимых начальнику. Также важной обязанностью секретаря является участие в делопроизводственном процессе, ведь именно через приемную поступают к начальнику ДКС все, адресованные департаменту, документы от юридических лиц.