УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ В ЗАКОНОТВОРЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ДУМЫ ГОРОДА ТОМСКА
|
Введение 4
1 Организация и технология законотворческой деятельности Думы Города Томска
1.1 Нормативные и организационные основы законотворческой
деятельности Думы Города Томска 15
1.2 Технология работы с законопроектами в Думе Города Томска 29
2 Перспективы оптимизации системы управления документами в Думе Города Томска
2.1 Нормативные основы управления документами в современной
организации 40
2.2 Рекомендации по актуализации локально-нормативных актов в Думе
Города Томска 50
Заключение 56
Список использованных источников и литературы 58
Приложение А
Организационная структура управления Думы Города Томска 66
Приложение Б
Проект Регламента управления документами в процессе законотворческой деятельности Думы Города Томска 67
1 Организация и технология законотворческой деятельности Думы Города Томска
1.1 Нормативные и организационные основы законотворческой
деятельности Думы Города Томска 15
1.2 Технология работы с законопроектами в Думе Города Томска 29
2 Перспективы оптимизации системы управления документами в Думе Города Томска
2.1 Нормативные основы управления документами в современной
организации 40
2.2 Рекомендации по актуализации локально-нормативных актов в Думе
Города Томска 50
Заключение 56
Список использованных источников и литературы 58
Приложение А
Организационная структура управления Думы Города Томска 66
Приложение Б
Проект Регламента управления документами в процессе законотворческой деятельности Думы Города Томска 67
Функционирование правового государства, а именно соблюдение норм права, защита интересов жителей, обеспечение верховенства закона, невозможно представить без качественной работы трех ветвей государственной власти - законодательной, исполнительной, судебной. Легитимность их деятельности обеспечивается не только в полном соблюдении юридических основ деятельности, но и в регламентации конкретных правил и процедур работы с документацией, так как в ходе деятельности каждого из органов государственной власти создаются значительные массивы документов.
Законотворческий процесс характерен для деятельности законодательных (на территории субъекта Российской Федерации) органов государственной власти и представительных (на территории муниципальных округов) органов местного самоуправления, основной функцией которых является подготовка и принятие правовых актов. Отличительной чертой законотворческого процесса, в независимости от уровня органа власти, является строго регламентированная процедура, состоящая из определенных стадий и этапов. В условиях наличия специальной процедуры разработки правовых и законодательных актов региона, еще раз подчеркивается утверждение, что закон - особый вид нормативного документа.
Реализация стадий и этапов законотворческого процесса должна быть отражена в соответствующем комплексе локальных нормативных актов, с помощью которых подтверждается правомочность осуществления указанного процесса и появляется возможность контролировать соблюдение федерального и регионального законодательства при принятии законодательных актов. В свою очередь, структурирование соответствующих разделов регламентов деятельности органов власти, в которых содержится подробное описание процедуры реализации каждого из этапов законотворческого процесса, осуществляется на основании существующих в законодательном органе стадий разработки правового акта .
Важно отметить, что законотворческий процесс реализуется в соответствии с федеральным законодательством, а значит не предполагает возможных отклонений от определенного алгоритма действий. Регламентация процессов управления документами в законотворческой деятельности имеет прикладное значение для законодательных (представительных) органов местного самоуправления, стремящихся к совершенствованию процессов управления документами при осуществлении своих основных полномочий.
Литературу, которая была использована при подготовке работы, можно разделить на 3 группы: 1) научные исследования, освещающие методологические и теоретические проблемы управления документами в современных организациях; 2) научные исследования, связанные с изучением вопросов документационного сопровождения деятельности законодательных органов местного самоуправления, представительных органов муниципального управления и освещающие организацию системы управления документами в органах государственной власти; 3) работы специалистов, освещающие проблемы деятельности органов местного самоуправления в целом и их законотворческой деятельности в частности.
К исследованиям первой группы относятся, в частности, монографии и статьи таких авторов, как М.В. Ларин, Т.А. Селезнева, Е.С. Белоус, Л.Р. Фионова.
Например, в работе М.В. Ларина освещаются вопросы теории и практики управления документацией в современных организациях с применением методологии информационного менеджмента, взаимосвязи управления документацией с использованием информационных технологий . Т.А. Селезневой в своей работе рассматривает отдельные аспекты теории и практики управления документами в Российской Федерации, основной акцент делается на проблемах методического обеспечения проектирования и реализации системы управления . В работе Л.Р. Фионовой обоснована необходимость создания системы управления документами в любой организации, привлечение специалистов в рамках создания нормативных правовых актов . В научном исследовании Е.С. Белоус рассматриваются особенности функционирования системы управления документацией в Российской Федерации и странах Европы, а также определяются предпосылки изменения подходов к управлению документацией, описываются ключевые вопросы и принципы создания системы управления документацией в государственных органах и коммерческих организациях .
Среди исследований, связанных с изучением вопросов документационного сопровождения деятельности законодательных органов местного самоуправления, представительных органов муниципального управления и освещающих организацию системы управления документами в органах государственной власти, можно выделить несколько ключевых.
Т.В. Кузнецова своей работе, посвященной исследованию сущности, содержания и значения административных регламентов в нормативном правовом обеспечении деятельности органов исполнительной власти в Российской Федерации, акцентировала внимание на структуре административных регламентов, приоритетных задачах, на решение которых направлено их использование . Т.В. Антонова в своей работе рассматривает законодательное и нормативно-методическое регламентирование управления документами в представительных органах муниципальной власти . В исследовании А.В. Ермолаевой определены проблемы регулирования процессов управления документами в условиях смешанного документооборота и возможные пути совершенствования организации управления документами в региональных органах власти. В частности, автор считает необходимым разработку единой концепции по составу и содержанию локальных правовых актов, регламентирующих сферу управления документами с учетом специфики структуры и полномочий региональных органов исполнительной власти .
К третьей группе исследований, относится статья Л.А. Андреевой , посвященная проблемам организации законодательного процесса в представительных органах местного самоуправления, регламентации нормотворческого процесса, характеристике субъектов права законодательной инициативы, реформирования нормотворческого процесса в связи с изменениями в системе местного самоуправления. В работе коллектива авторов «Информационно-документационное обеспечение деятельности регионального парламента» , рассматриваются проблемы обеспечения эффективности информационно-документационной деятельности аппарата регионального представительного органа власти в ходе законодательной деятельности. Вопросам регламентации организационных процессов, роли и значения регламента как организационно-правового документа, его структуре и содержанию посвящены работы Е.Е. Демидова и Е.Н. Кожановой .
Проблему управления документами в процессе законотворческой деятельности Законодательной Думы Томской области освещала в своей магистерской диссертации выпускница НИ ТГУ С.А. Плютина , разработав проект Регламента управления документаций в указанном процессе. Однако, важно отметить, что применение данного проекта Регламента в процессе законотворческой деятельности Думы Города Томска не представляется возможным ввиду специфики целевого воздействия принимаемых правовых актов, особенностей системы регистрации проектов решений, процесса принятия решений в целом, иной системы электронного документооборота.
Таким образом, обзор литературы показывает, что теоретическая составляющая процесса управления документами исследована достаточно широко, однако проблема организации управления документами в законотворческой деятельности Думы Города Томска нуждается в практикоориентированных разработках.
Объектом исследования является законотворческий процесс в Думе Города Томска.
Дума Города Томска - представительный (законодательный) орган на территории муниципального образования «Город Томск», осуществляющий свою деятельность в соответствии с федеральными законами, законами Томской области и Уставом города Томска, на основе принципов свободного обсуждения, гласности, коллективного решения вопросов и регулярной отчетности перед избирателями.
Предмет исследования - управление документами в процессе законотворческой деятельности Думы Города Томска.
Целью магистерской диссертации является выявление возможностей для оптимизации управления документами в процессе законотворческой деятельности Думы Города Томска и разработка практических рекомендаций по реализации этих возможностей.
Для достижения поставленной цели определены следующие задачи:
1) охарактеризовать правовые и организационные основы законотворческой деятельности представительных органов самоуправления;
2) определить качество локальных нормативных актов Думы Города Томска на предмет соответствия задачам регламентации законотворческой деятельности, а также рекомендациям специалистов по формированию нормативной базы в сфере управления документами;
3) выявить особенности управления документами в законотворческой деятельности Думы Города Томска;
4) разработать рекомендации по совершенствованию нормативной базы Думы Города Томска в области управления документами в процессе законотворческой деятельности.
Методологическую основу исследования составляют: системный метод и метод процессного подхода, методы анализа и синтеза, структурно¬функциональный и нормативно-правовой метод, методы включенного наблюдения, моделирования, описания, классификации, обобщения, метод формулярного анализа.
Системный метод позволил рассмотреть систему управления документами, как совокупность взаимосвязанных и взаимозависимых элементов при работе с документацией в процессе законотворчества, с одной стороны, а с другой - как подсистему в общей организационной системе Думы Города Томска, которая должна быть органично включена в контекст её деятельности.
Метод процессного подхода позволил выделить основной бизнес-процесс Думы Города Томска, провести анализ процесса управления документами в законотворческой деятельности, определить возможные пути
совершенствования нормативной базы в области управления документами в рамках включения элементов процессного подхода.
С помощью метода анализа выделены основные элементы процесса управления документами в законотворческом процессе, детально изучен состав документов, образующихся на каждом из этапов принятия муниципальных правовых актов. Метод синтеза, в свою очередь, позволил сформировать референтную модель управления документами, с учетом специфики законотворческого процесса в органах местного самоуправления.
Нормативно-правовой метод позволил охарактеризовать локальную нормативную базу в сфере документационного обеспечения управления, которой руководствуются сотрудники аппарата Думы Города Томска.
Так как автор магистерской диссертации непосредственно участвовал в законотворческом процессе Думы Города Томска, в рамках исполнения должностных обязанностей ведущего специалиста организационно-правового отдела аппарата Думы Города Томска, с помощью метода включенного наблюдения детально описана технология работы Думы Города Томска с законопроектами, что позволило разработать проект Регламента управления документами, который востребован и может быть применен на практике.
Метод вербального моделирования использован при разработке проекта Регламента управления документами в процессе законотворческой деятельности Думы Города Томска для обозначения общей логики и алгоритма этой деятельности. Метод графического моделирования применен для визуализации этапов процесса управления документами и связей в нем, что нашло отражение в Приложении к Регламенту.
Систематизировать имеющиеся локальные нормативные акты позволил метод классификации. Главная цель данного метода - определение места любого объекта в системе и установление между объектами наличия некоторых связей. Классификация локальных нормативных актов позволила выявить пробелы в существующей системе управления документами.
Применение метода обобщения позволило выявить наиболее существенные проблемы в изучаемой сфере управления документами в процессе законотворческой деятельности.
Метод формулярного анализа позволил определить структуру проекта Регламента управления документами в процессе законотворческой деятельности Думы Города Томска
Источниковая база исследования представлена тремя основными группами документов: 1) нормативными актами федерального уровня; 2) нормативными актами Думы Города Томска; 3) оперативными документами, сопровождающими процесс законотворческой деятельности Думы Города Томска.
В первую группу включены нормативные правовые документы федерального уровня, регламентирующие организацию местного самоуправления на территории Российской Федерации:
Конституция Российской Федерации определяет основные принципы организации местного самоуправления. Федеральный закон от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления» , устанавливает общие правовые, территориальные, организационные и экономические принципы организации местного самоуправления в Российской Федерации, определяет государственные гарантии его осуществления. Федеральный закон от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» регулирует правоотношения, связанные с обеспечением доступа к информации о деятельности Думы Города Томска, а также принципы, способы и формы предоставления информации о ее деятельности.
Кроме того, к первой группе источников относятся и нормативно¬методические акты федерального уровня, такие как:
Приказ Росархива от 22.05.2019 № 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления» , разработанных в целях повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой основе правил создания документов, технологий работы с ними, организации текущего хранения документов и подготовки к передаче в архив органа местного самоуправления.
ГОСТ Р 7.0.97 - 2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов . Использовался в целях определения состава реквизитов документов, правилах их оформления; содержит виды бланков, их образцы и определяет правила создания документов.
ГОСТ Р 7.0.8 - 2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения . Стандарт, раскрывающий терминологию и определения основных понятий, которые используются в области архивного дела и делопроизводства.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть I . Стандарт определяет понятия и принципы, которые лежат в основе разработки, создания и вводу в систему управления документами.
Следующая группа источников представлена нормативными актами Думы Города Томска: 1) нормативные акты, определяющие структуру и полномочия Думы, органов, должностных лиц; 2) нормативные акты, регламентирующие документационное сопровождение деятельности.
Устав города Томска содержит базовые принципы, определяющие статус муниципального образования, его символы, территориальное деление, почетные звания и знаки, устанавливает правовые основы реализации местного самоуправления в городе Томске, определяет перечень вопросов, относящихся к вопросам местного значения.
Регламент Думы Города Томска закрепляет принципы и нормативные основы ее деятельности, внутреннее устройство, полномочия председателя, его заместителя, совета Думы. Регламент определяет порядок рассмотрения проектов решений и порядок проведения собраний Думы, комитетов, комиссий, iftibix мероприятий и других процедурных вопросов организации деятельности Думы.
Положение о комитетах, постоянной комиссии по Регламенту и правовым вопросам Думы Города Томска устанавливает правовой статус, задачи, функции, полномочия, порядок образования и деятельности комитетов, комиссий, предусмотренных в структуре Думы Города Томска.
Положение об аппарате Думы Города Томска позволило определить место того или иного подразделения в структуре аппарата, конкретные виды работ, выполняемых в рамках определенных процедур процесса управления документами.
Должностные инструкции сотрудников аппарата Думы Города Томска позволили установить и сопоставить, кто из сотрудников включен в тот или иной процесс.
Стандарт делопроизводства в Думе Города Томска позволил выявить единые типовые требования документирования управленческой деятельности, определить правила оформления и порядок работы с документами несекретного характера.
К третьей группе относятся проекты решений, протоколы комитетов, комиссий, собраний Думы Города Томска, сопроводительные письма, образующиеся в ходе законотворческого процесса.
Практическая значимость диссертационного исследования заключается в возможности применения результатов исследования для совершенствования нормативной базы в сфере управления документами в процессе законотворческой деятельности Думы Города Томска.
Научная новизна диссертационного исследования заключается в том, что исследования с целью оптимизации системы управления документами в процессе законотворческой деятельности в Думе Города Томска ранее не проводились.
Законотворческий процесс характерен для деятельности законодательных (на территории субъекта Российской Федерации) органов государственной власти и представительных (на территории муниципальных округов) органов местного самоуправления, основной функцией которых является подготовка и принятие правовых актов. Отличительной чертой законотворческого процесса, в независимости от уровня органа власти, является строго регламентированная процедура, состоящая из определенных стадий и этапов. В условиях наличия специальной процедуры разработки правовых и законодательных актов региона, еще раз подчеркивается утверждение, что закон - особый вид нормативного документа.
Реализация стадий и этапов законотворческого процесса должна быть отражена в соответствующем комплексе локальных нормативных актов, с помощью которых подтверждается правомочность осуществления указанного процесса и появляется возможность контролировать соблюдение федерального и регионального законодательства при принятии законодательных актов. В свою очередь, структурирование соответствующих разделов регламентов деятельности органов власти, в которых содержится подробное описание процедуры реализации каждого из этапов законотворческого процесса, осуществляется на основании существующих в законодательном органе стадий разработки правового акта .
Важно отметить, что законотворческий процесс реализуется в соответствии с федеральным законодательством, а значит не предполагает возможных отклонений от определенного алгоритма действий. Регламентация процессов управления документами в законотворческой деятельности имеет прикладное значение для законодательных (представительных) органов местного самоуправления, стремящихся к совершенствованию процессов управления документами при осуществлении своих основных полномочий.
Литературу, которая была использована при подготовке работы, можно разделить на 3 группы: 1) научные исследования, освещающие методологические и теоретические проблемы управления документами в современных организациях; 2) научные исследования, связанные с изучением вопросов документационного сопровождения деятельности законодательных органов местного самоуправления, представительных органов муниципального управления и освещающие организацию системы управления документами в органах государственной власти; 3) работы специалистов, освещающие проблемы деятельности органов местного самоуправления в целом и их законотворческой деятельности в частности.
К исследованиям первой группы относятся, в частности, монографии и статьи таких авторов, как М.В. Ларин, Т.А. Селезнева, Е.С. Белоус, Л.Р. Фионова.
Например, в работе М.В. Ларина освещаются вопросы теории и практики управления документацией в современных организациях с применением методологии информационного менеджмента, взаимосвязи управления документацией с использованием информационных технологий . Т.А. Селезневой в своей работе рассматривает отдельные аспекты теории и практики управления документами в Российской Федерации, основной акцент делается на проблемах методического обеспечения проектирования и реализации системы управления . В работе Л.Р. Фионовой обоснована необходимость создания системы управления документами в любой организации, привлечение специалистов в рамках создания нормативных правовых актов . В научном исследовании Е.С. Белоус рассматриваются особенности функционирования системы управления документацией в Российской Федерации и странах Европы, а также определяются предпосылки изменения подходов к управлению документацией, описываются ключевые вопросы и принципы создания системы управления документацией в государственных органах и коммерческих организациях .
Среди исследований, связанных с изучением вопросов документационного сопровождения деятельности законодательных органов местного самоуправления, представительных органов муниципального управления и освещающих организацию системы управления документами в органах государственной власти, можно выделить несколько ключевых.
Т.В. Кузнецова своей работе, посвященной исследованию сущности, содержания и значения административных регламентов в нормативном правовом обеспечении деятельности органов исполнительной власти в Российской Федерации, акцентировала внимание на структуре административных регламентов, приоритетных задачах, на решение которых направлено их использование . Т.В. Антонова в своей работе рассматривает законодательное и нормативно-методическое регламентирование управления документами в представительных органах муниципальной власти . В исследовании А.В. Ермолаевой определены проблемы регулирования процессов управления документами в условиях смешанного документооборота и возможные пути совершенствования организации управления документами в региональных органах власти. В частности, автор считает необходимым разработку единой концепции по составу и содержанию локальных правовых актов, регламентирующих сферу управления документами с учетом специфики структуры и полномочий региональных органов исполнительной власти .
К третьей группе исследований, относится статья Л.А. Андреевой , посвященная проблемам организации законодательного процесса в представительных органах местного самоуправления, регламентации нормотворческого процесса, характеристике субъектов права законодательной инициативы, реформирования нормотворческого процесса в связи с изменениями в системе местного самоуправления. В работе коллектива авторов «Информационно-документационное обеспечение деятельности регионального парламента» , рассматриваются проблемы обеспечения эффективности информационно-документационной деятельности аппарата регионального представительного органа власти в ходе законодательной деятельности. Вопросам регламентации организационных процессов, роли и значения регламента как организационно-правового документа, его структуре и содержанию посвящены работы Е.Е. Демидова и Е.Н. Кожановой .
Проблему управления документами в процессе законотворческой деятельности Законодательной Думы Томской области освещала в своей магистерской диссертации выпускница НИ ТГУ С.А. Плютина , разработав проект Регламента управления документаций в указанном процессе. Однако, важно отметить, что применение данного проекта Регламента в процессе законотворческой деятельности Думы Города Томска не представляется возможным ввиду специфики целевого воздействия принимаемых правовых актов, особенностей системы регистрации проектов решений, процесса принятия решений в целом, иной системы электронного документооборота.
Таким образом, обзор литературы показывает, что теоретическая составляющая процесса управления документами исследована достаточно широко, однако проблема организации управления документами в законотворческой деятельности Думы Города Томска нуждается в практикоориентированных разработках.
Объектом исследования является законотворческий процесс в Думе Города Томска.
Дума Города Томска - представительный (законодательный) орган на территории муниципального образования «Город Томск», осуществляющий свою деятельность в соответствии с федеральными законами, законами Томской области и Уставом города Томска, на основе принципов свободного обсуждения, гласности, коллективного решения вопросов и регулярной отчетности перед избирателями.
Предмет исследования - управление документами в процессе законотворческой деятельности Думы Города Томска.
Целью магистерской диссертации является выявление возможностей для оптимизации управления документами в процессе законотворческой деятельности Думы Города Томска и разработка практических рекомендаций по реализации этих возможностей.
Для достижения поставленной цели определены следующие задачи:
1) охарактеризовать правовые и организационные основы законотворческой деятельности представительных органов самоуправления;
2) определить качество локальных нормативных актов Думы Города Томска на предмет соответствия задачам регламентации законотворческой деятельности, а также рекомендациям специалистов по формированию нормативной базы в сфере управления документами;
3) выявить особенности управления документами в законотворческой деятельности Думы Города Томска;
4) разработать рекомендации по совершенствованию нормативной базы Думы Города Томска в области управления документами в процессе законотворческой деятельности.
Методологическую основу исследования составляют: системный метод и метод процессного подхода, методы анализа и синтеза, структурно¬функциональный и нормативно-правовой метод, методы включенного наблюдения, моделирования, описания, классификации, обобщения, метод формулярного анализа.
Системный метод позволил рассмотреть систему управления документами, как совокупность взаимосвязанных и взаимозависимых элементов при работе с документацией в процессе законотворчества, с одной стороны, а с другой - как подсистему в общей организационной системе Думы Города Томска, которая должна быть органично включена в контекст её деятельности.
Метод процессного подхода позволил выделить основной бизнес-процесс Думы Города Томска, провести анализ процесса управления документами в законотворческой деятельности, определить возможные пути
совершенствования нормативной базы в области управления документами в рамках включения элементов процессного подхода.
С помощью метода анализа выделены основные элементы процесса управления документами в законотворческом процессе, детально изучен состав документов, образующихся на каждом из этапов принятия муниципальных правовых актов. Метод синтеза, в свою очередь, позволил сформировать референтную модель управления документами, с учетом специфики законотворческого процесса в органах местного самоуправления.
Нормативно-правовой метод позволил охарактеризовать локальную нормативную базу в сфере документационного обеспечения управления, которой руководствуются сотрудники аппарата Думы Города Томска.
Так как автор магистерской диссертации непосредственно участвовал в законотворческом процессе Думы Города Томска, в рамках исполнения должностных обязанностей ведущего специалиста организационно-правового отдела аппарата Думы Города Томска, с помощью метода включенного наблюдения детально описана технология работы Думы Города Томска с законопроектами, что позволило разработать проект Регламента управления документами, который востребован и может быть применен на практике.
Метод вербального моделирования использован при разработке проекта Регламента управления документами в процессе законотворческой деятельности Думы Города Томска для обозначения общей логики и алгоритма этой деятельности. Метод графического моделирования применен для визуализации этапов процесса управления документами и связей в нем, что нашло отражение в Приложении к Регламенту.
Систематизировать имеющиеся локальные нормативные акты позволил метод классификации. Главная цель данного метода - определение места любого объекта в системе и установление между объектами наличия некоторых связей. Классификация локальных нормативных актов позволила выявить пробелы в существующей системе управления документами.
Применение метода обобщения позволило выявить наиболее существенные проблемы в изучаемой сфере управления документами в процессе законотворческой деятельности.
Метод формулярного анализа позволил определить структуру проекта Регламента управления документами в процессе законотворческой деятельности Думы Города Томска
Источниковая база исследования представлена тремя основными группами документов: 1) нормативными актами федерального уровня; 2) нормативными актами Думы Города Томска; 3) оперативными документами, сопровождающими процесс законотворческой деятельности Думы Города Томска.
В первую группу включены нормативные правовые документы федерального уровня, регламентирующие организацию местного самоуправления на территории Российской Федерации:
Конституция Российской Федерации определяет основные принципы организации местного самоуправления. Федеральный закон от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления» , устанавливает общие правовые, территориальные, организационные и экономические принципы организации местного самоуправления в Российской Федерации, определяет государственные гарантии его осуществления. Федеральный закон от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» регулирует правоотношения, связанные с обеспечением доступа к информации о деятельности Думы Города Томска, а также принципы, способы и формы предоставления информации о ее деятельности.
Кроме того, к первой группе источников относятся и нормативно¬методические акты федерального уровня, такие как:
Приказ Росархива от 22.05.2019 № 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления» , разработанных в целях повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой основе правил создания документов, технологий работы с ними, организации текущего хранения документов и подготовки к передаче в архив органа местного самоуправления.
ГОСТ Р 7.0.97 - 2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов . Использовался в целях определения состава реквизитов документов, правилах их оформления; содержит виды бланков, их образцы и определяет правила создания документов.
ГОСТ Р 7.0.8 - 2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения . Стандарт, раскрывающий терминологию и определения основных понятий, которые используются в области архивного дела и делопроизводства.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть I . Стандарт определяет понятия и принципы, которые лежат в основе разработки, создания и вводу в систему управления документами.
Следующая группа источников представлена нормативными актами Думы Города Томска: 1) нормативные акты, определяющие структуру и полномочия Думы, органов, должностных лиц; 2) нормативные акты, регламентирующие документационное сопровождение деятельности.
Устав города Томска содержит базовые принципы, определяющие статус муниципального образования, его символы, территориальное деление, почетные звания и знаки, устанавливает правовые основы реализации местного самоуправления в городе Томске, определяет перечень вопросов, относящихся к вопросам местного значения.
Регламент Думы Города Томска закрепляет принципы и нормативные основы ее деятельности, внутреннее устройство, полномочия председателя, его заместителя, совета Думы. Регламент определяет порядок рассмотрения проектов решений и порядок проведения собраний Думы, комитетов, комиссий, iftibix мероприятий и других процедурных вопросов организации деятельности Думы.
Положение о комитетах, постоянной комиссии по Регламенту и правовым вопросам Думы Города Томска устанавливает правовой статус, задачи, функции, полномочия, порядок образования и деятельности комитетов, комиссий, предусмотренных в структуре Думы Города Томска.
Положение об аппарате Думы Города Томска позволило определить место того или иного подразделения в структуре аппарата, конкретные виды работ, выполняемых в рамках определенных процедур процесса управления документами.
Должностные инструкции сотрудников аппарата Думы Города Томска позволили установить и сопоставить, кто из сотрудников включен в тот или иной процесс.
Стандарт делопроизводства в Думе Города Томска позволил выявить единые типовые требования документирования управленческой деятельности, определить правила оформления и порядок работы с документами несекретного характера.
К третьей группе относятся проекты решений, протоколы комитетов, комиссий, собраний Думы Города Томска, сопроводительные письма, образующиеся в ходе законотворческого процесса.
Практическая значимость диссертационного исследования заключается в возможности применения результатов исследования для совершенствования нормативной базы в сфере управления документами в процессе законотворческой деятельности Думы Города Томска.
Научная новизна диссертационного исследования заключается в том, что исследования с целью оптимизации системы управления документами в процессе законотворческой деятельности в Думе Города Томска ранее не проводились.
Законодательное и нормативно-методическое регулирование самых разных аспектов работы с документами в муниципальных органах представительной власти обеспечивается целым рядом правовых актов.
В действующее законодательство включено значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности муниципальных органов представительной власти, к оформлению тех или иных видов документов, к их содержанию и структуре текста.
Следует заметить, в настоящее время перед муниципальными органами представительной власти стоит задача по совершенствованию локальных нормативных актов, регламентирующих управление документами, так как именно такие документы более полно отражают всю специфику конкретного муниципального органа представительной власти, определяют единую политику работы с документальным фондом.
Анализ законотворческой деятельности Думы Города Томска показал, что стадии данного процесса и их документационное сопровождение выстроены правильно. Работа с документацией ведется в строгом соответствии с законодательными нормативными требованиями и внутренними нормативными документами Думы.
Исследование текущего состояния управления документацией в Думе позволило выявить ряд проблем, главная из которых - недостаточная формализация процессов управления документов в процессе законотворческой деятельности Думы, а именно: порядок взаимодействия структурных подразделений и их сотрудников при работе над проектами решений в большей степени существует по договоренности.
Имеющаяся локальная нормативная база лишь отчасти регламентирует процесс управления документами. Кроме того, работа с проектами решений не автоматизирована, в виду отсутствия современной, отвечающей требованиям системы электронного документооборота. Все вышеперечисленное сказывается
на эффективности документационного сопровождения правотворческой деятельности. В связи с изложенным существует необходимость, на локальном уровне, регламентировать работу с документацией при осуществлении основной функции Думы как представительного органа муниципального образования, деятельность которого должна быть легитимной и прозрачной, что повышает престиж муниципального образования в целом.
Следовательно, разработанный в данной выпускной квалификационной работе проект Регламента управления документами будет способствовать совершенствованию управления документами в процессе законотворческой деятельности Думы Города Томска, обеспечивать сохранность наиболее важных документов и упрощать включение сотрудников в процесс на различных этапах.
В действующее законодательство включено значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности муниципальных органов представительной власти, к оформлению тех или иных видов документов, к их содержанию и структуре текста.
Следует заметить, в настоящее время перед муниципальными органами представительной власти стоит задача по совершенствованию локальных нормативных актов, регламентирующих управление документами, так как именно такие документы более полно отражают всю специфику конкретного муниципального органа представительной власти, определяют единую политику работы с документальным фондом.
Анализ законотворческой деятельности Думы Города Томска показал, что стадии данного процесса и их документационное сопровождение выстроены правильно. Работа с документацией ведется в строгом соответствии с законодательными нормативными требованиями и внутренними нормативными документами Думы.
Исследование текущего состояния управления документацией в Думе позволило выявить ряд проблем, главная из которых - недостаточная формализация процессов управления документов в процессе законотворческой деятельности Думы, а именно: порядок взаимодействия структурных подразделений и их сотрудников при работе над проектами решений в большей степени существует по договоренности.
Имеющаяся локальная нормативная база лишь отчасти регламентирует процесс управления документами. Кроме того, работа с проектами решений не автоматизирована, в виду отсутствия современной, отвечающей требованиям системы электронного документооборота. Все вышеперечисленное сказывается
на эффективности документационного сопровождения правотворческой деятельности. В связи с изложенным существует необходимость, на локальном уровне, регламентировать работу с документацией при осуществлении основной функции Думы как представительного органа муниципального образования, деятельность которого должна быть легитимной и прозрачной, что повышает престиж муниципального образования в целом.
Следовательно, разработанный в данной выпускной квалификационной работе проект Регламента управления документами будет способствовать совершенствованию управления документами в процессе законотворческой деятельности Думы Города Томска, обеспечивать сохранность наиболее важных документов и упрощать включение сотрудников в процесс на различных этапах.
