Тема: СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ДЕПАРТАМЕНТЕ ФИНАНСОВ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ТОМСКА

В любом органе местного самоуправления работа с документами ведется в соответствии с законодательно-правовыми и нормативно-методическими актами, которые касаются вопросов документирования, документооборота и хранения документов. Но постоянно изменяющиеся условия жизни государства и общества требуют непрерывного совершенствования законодательных и нормативно-методических документов, внесения в них дополнений и изменений. Нормативно-правовую основу делопроизводства составляют: собрание законов, нормативные правовые акты и методические документы, регулирующие технологию разработки документов, их обработки, хранения и использования в настоящей деятельности органа власти, а также работу службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие моменты1.
Департамент финансов администрации Города Томска (далее - департамент финансов) является финансовым органом администрации Города Томска, обеспечивающим проведение на территории города единой бюджетной и налоговой политики и координирующим деятельность в этой сфере иных органов местного самоуправления .
Тема магистерской диссертации связана с решением проблемы по совершенствованию системы документационного обеспечения управления (далее - СДОУ) в департаменте финансов.
На сегодняшний день данная тема является актуальной при рассмотрении проблемы в сфере документационного обеспечения деятельности органов местного самоуправления, и служит предметом научных исследований. Литературу по данной теме можно разделить по предметно-вопросному принципу на 2 группы: работы, освещающие документационное обеспечение управления в органах местного самоуправления и исследования в области автоматизации документационных процессов в органах местного самоуправления.
К первой группе литературы можно отнести работы Е.А. Залипаевой1, в которых исследуется нормативная база деятельности органов местного самоуправления, регламентирующая лишь малую часть вопросов ДОУ в органах местного самоуправления.
Исследовательницей Т.А. Быковой , рассмотрены вопросы организации документационного обеспечения управления в Российской Федерации. Выделены проблемы, связанные с отсутствием национального центра по регулированию, координации, методическому руководству управлением документацией, заниженным статусом подразделений, отвечающих за управление документацией в организациях и на предприятиях страны, недостаточным государственным регулированием организации работы с документами.
Статья А.В. Кузьмина посвящена анализу развития делопроизводственных процессов в органах местного самоуправления. Рассмотрены ключевые нормативно-правовые акты, составляющие основу государственного регулирования в сфере документационного обеспечения управления. Хорошо отмечена общность и взаимосвязь параметров организации и ведения делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления .
Интересный анализ понятий в сфере документационного обеспечения управления связанных с термином «документ» провела в своей статье Л.Н. Варламова . Она сопоставила некоторые термины данные в окончательной редакции проекта стандарта ГОСТ Р 7.0.8-2013 с предыдущей его редакцией ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» и внесла свои предложения по их совершенствованию.
Исследовательница Н.А. Храмцовская3 в своей статье рассмотрела вопрос о том, какими необходимыми в современных условиях знаниями и навыками должны владеть специалисты в области управления документами.
В статье Л.Р. Фионовой1 сделаны очень интересные выводы о том, что технологии документационного обеспечения управления влияют на эффективность работы организации, отчего возрастают требования к профессиональной подготовке управленческих кадров, в том числе в сфере документационного обеспечения управления (ДОУ). По мнению Л.Р. Фионовой, чтобы правильно подобрать персонал для службы документационного обеспечения управления, руководитель должен сам владеть азами документоведения и документационного обеспечения.
Ко второй группе литературы можно отнести целый ряд работ. Исследователи Н.Г. Суровцева и М.В. Ларин в своих статьях рассматривают вопросы о том, какие именно документы должны быть отнесены к электронным, и какое определение следует дать электронному документу. По мнению авторов, теория электронного документа до настоящего времени еще не разработана в необходимом объеме.
В другой своей работе М.В. Ларин останавливается на вопросах теории и практики управления документацией в организациях с использованием методологии информационного менеджмента, вопросы истории и современного состояния делопроизводства, взаимосвязи управления документацией и информационного менеджмента, а также новые информационные технологии применительно к управлению документацией, вопросы его автоматизации и проектирования.
Исследовательница С.Р. Зарипова3 в своей работе пришла к выводу о повышении эффективности деятельности органов местного самоуправления за счет внедрения электронного документооборота.
Примечательной в рамках настоящего исследования является работа А.М. Мозгоева и М.А. Ожигова , целью изучения которой являются организационные, технические и правовые вопросы, связанные с переходом на использование электронного документооборота при организации документооборота и автоматизации делопроизводства в органах власти муниципальных образований. В данной работе авторами проведен краткий анализ текущего состояния дел в части организации делопроизводства на примере администрации города Бийска Алтайского края.
Несмотря на ряд исследований, посвященных проблемам управления документами в органах власти муниципальных образований (в том числе и в электронном виде), степень изученности СДОУ в органах местного самоуправления нельзя назвать исчерпывающей. В научных работах исследователей в основном обозначаются общие вопросы, посвященные проблематике системы электронного документооборота, но мало работ, которые описывают специфику управления документами и затрагивают актуальные вопросы автоматизации ДОУ в органах местного самоуправления.
Таким образом, магистерская диссертация представляет особый интерес для муниципальных служащих, отвечающих за разработку локальных нормативных актов по управлению документами.
Объектом исследования является СДОУ в департаменте финансов. Предметом исследования выступает организация и технологии документационного обеспечения управления в департаменте финансов.
Цель исследования заключается в выявлении возможностей оптимизации и определении потенциальных направлений в области совершенствования СДОУ в департаменте финансов.
Данная цель реализуется в рамках следующих задач:
1) охарактеризовать структуру департамента финансов и должностные обязанности муниципальных служащих отдела кадрового и архивного обеспечения правового комитета департамента финансов;
2) выявить и оценить локальные нормативные акты с точки зрения их соответствия нормативным актам федерального уровня, специфике системы ДОУ в департаменте финансов, согласованности и комплексности;
3) обосновать необходимость совершенствования СДОУ в департаменте финансов и предложить конкретные решения по ее совершенствованию.
Для проведения исследования были использованы общенаучные методы: метод системного анализа, наблюдение, описание, сравнение, моделирование, обобщение, а также специальные методы: нормативный, статистический, метод формулярного анализа.
В рамках системного анализа документационное обеспечение управления, рассматривается как единая система с подсистемами, являющаяся в то же время частью более общей системы управления. Правовой комитет является единой системой с отделом кадрового и архивного обеспечения и юридическим отделом (цели, задачи, функции и виды деятельности правового комитета) и в то же время частью более общей системы департамента.
Метод наблюдение применен при сборе материала для диссертации (включенное наблюдение за работой правового комитета).
Описание использовано при написании теоретической части диссертации (структура департамента, штатная численность, система электронного документооборота в текущем делопроизводстве, должностные обязанности сотрудников отдела кадрового и архивного обеспечения, нормативно-правовые акты, локальные нормативные акгы департамента и т.д.).
Метод сравнения применялся при рассмотрении документов департамента финансов для установления их соответствия законодательным и, нормативно-правовым актам в сфере ДОУ, а также при рассмотрении профессиональной деятельности сотрудников отдела кадрового и архивного обеспечения правового комитета на предмет ее соответствия обязанностям, зафиксированным в их должностных инструкциях. Данный метод также применен при сравнении использования в работе электронного и бумажного документооборота.
С помощью метода обобщения сформулированы выводы по всей диссертационной работе.
Метод моделирования применялся при построении оперограммы (движения документов в департаменте), гистограммы (при сравнительном анализе объема входящей, исходящей и внутренней документации за 2018-2020 г.), матрицы ответственности сотрудников правового комитета.
Нормативный метод был использован при анализе нормативных актов и сравнении их с локальными нормативными актами департамента, которыми руководствуется правовой комитет при исполнении должностных обязанностей.
Метод формулярного анализа - при рассмотрении существующих форм документов (бланков) в департаменте.
Источниковую базу исследования составляют нормативные акты федерального уровня, уровня муниципального образования и внутренние организационные документы.
К основным нормативным актам, устанавливающим права и гарантии муниципальных служащих, относится Трудовой кодекс Российской Федерации (далее - ТК РФ)1 и Федеральный закон от 02.03.2007 № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» (далее - Закон № 25-ФЗ) .
Федеральный закон от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» (далее - Закон № 131-ФЗ) устанавливает общие правовые, территориальные, организационные и экономические принципы организации местного самоуправления в Российской Федерации, определяет государственные гарантии его осуществления.
Отдельно можно отметить нормативные акты, которые регулируют отношения, связанные с обработкой персональных данных муниципальных служащих: Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» ; Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела , в соответствии с ним разработан шестой раздел, предлагаемого к внедрению в рамках исследовательской работы проекта инструкции по кадровому делопроизводству.
Не маловажными являются нормативные акты, которыми руководствуются сотрудники, ответственные за работу архива департамента финансов: Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» и др.
Государственные стандарты использовались в исследовании при разработке проекта политики по управлению документами, подлежащими передаче на хранение в архив департамента финансов, который предлагается к внедрению.
Еще одной важной частью Источниковой базы являются нормативные акты муниципального уровня , один из таки актов — это стандарт делопроизводства в администрации Города Томска (далее - инструкция по делопроизводству), который регулирует работу с документами органов администрации.
Тема исследования, предполагает обращение к организационно-правовым и распорядительным документам департамента финансов: положение о департаменте финансов; положения о комитетах департамента финансов; штатное расписание департамента финансов; должностные инструкции сотрудников отдела кадрового и архивного обеспечения; временный регламент электронного документооборота; правила внутреннего трудового распорядка; положение об архиве департамента финансов; положение об экспертной комиссии и др.
Научная новизна данной работы заключается в том, что исследование документационного обеспечения управления в департаменте финансов проводится впервые.
Практическая значимость работы заключается в разработке такого стратегического документа, как «Политика по управлению документами, подлежащими передаче на хранение в архив департамента финансов» и документа, направленного на совершенствование кадровой работы в департаменте финансов - «Инструкция по кадровому делопроизводству», которая будет устанавливать единые правила ведения кадрового делопроизводства в департаменте финансов. Разработанные локальные нормативные акты могут быть использованы в других органах местного самоуправления для того, чтобы усовершенствовать свою СДОУ.
Структура диссертации выстроена в соответствии с поставленной целью и задачами исследования. Работа состоит из введения, двух глав с подразделами, заключения, списка источников и литературы, приложений.

Купить

На сегодняшний день является актуальным вопрос о необходимости совершенствования СДОУ в органах власти муниципальных образований. Нет единого мнения относительно того, какие именно ЛНА должны создаваться в организациях. Каждый руководитель сам принимает решение о создании необходимого нормативного документа.
Департамент финансов является муниципальным органом, осуществляющим свою деятельность в соответствии с действующим законодательством и взаимодействующим с федеральными органами государственной власти, органами государственной власти Томской области, органами местного самоуправления Города Томска, иными органами и организациями. Его деятельность предусматривает создание огромного массива документов для решения управленческих вопросов.
В ходе исследования в соответствии с поставленной целью предложены пути решения выявленных проблем по совершенствованию СДОУ в департаменте финансов.
Управление документами является главной составляющей общего процесса ДОУ в финансовом органе, определяющей правила работы с документами и их хранения, обеспечивающей эффективную работу сотрудников и продуктивность деятельности департамента финансов, которая во многом зависит от качества разработанных документов, от скорости их обработки и требует определенной структурированной регламентации.
Согласно поставленным в работе задачам была рассмотрена и охарактеризована структура департамента финансов1. Были изучены положения о департаменте финансов и его структурных подразделений, установлены их полномочия, функции и задачи . Анализ структуры показал, что в департаменте финансов функции службы ДОУ выполняет отдел кадрового и архивного обеспечения, состоящий из 6 штатных единиц (в том числе одной вакантной ставки) и входящий в состав правового комитета. Сотрудники отдела выполняют разноплановый объем работы. В одном отделе ведется делопроизводство, архивная, кадровая работа, управление хозяйственной деятельностью департамента. Отдельно рассмотрены и проанализированы обязанности сотрудников отдела по данным
направлениям, а также их взаимодействие с другими структурными подразделениями департамента в области ДОУ.
На основании изложенного, сделан вывод о соответствии структуры финансового органа его выполняемой деятельности, а также об острой необходимости принятия в отдел нового сотрудника, в связи с наличием в отделе вакантной ставки главного специалиста, рационально перераспределив между всеми должностные обязанности, внеся изменения в должностные инструкции.
В ходе исследования была решена также задача по выявлению и оценке ЛНА с точки зрения соответствия их нормативным актам федерального уровня, специфике системы ДОУ в департаменте финансов, согласованности и комплексности. Проведенный анализ показал, что в организации существует целый ряд нормативных документов, регулирующих СДОУ в департаменте финансов, в том числе в кадровом и архивном делопроизводстве. Установлено, что не все нормативные акты приведены в соответствие с новым утвержденным штатным расписанием (например, не во все нормативные акты, созданные в департаменте финансов до 01.03.2021 были внесены изменения в части наименования отдела), в департаменте финансов нет единого документа, регламентирующего работу с кадровыми документами. Вместо этого утверждено много дополнительных отдельных нормативных актов, вызывающих неудобство в работе. В связи с этим, предложено устранить имеющиеся недостатки, внести соответствующие изменения в нормативные акты в части наименования отдела. В целях минимизации объема нормативных документов, регулирующих работу с кадровыми документами, разработан проект инструкции по кадровому делопроизводству1, который в дальнейшем поможет установить единые правила ведения кадрового делопроизводства в департаменте финансов, требования к порядку оформления, ведения, регистрации, хранения и учета актов, связанных с поступлением на муниципальную службу в департаменте финансов, ее прохождением, освобождением от замещаемой должности, увольнением.
Анализ работы архива выявил, что в процессе передачи комитетами документов на хранение в архив департамента постоянно возникают споры с руководителями структурных подразделений по срокам передачи на хранение в архив. Естественно, каждый руководитель структурного подразделения хочет, чтобы его документы были приняты в первую очередь, однако сам процесс передачи дел в архив департамента финансов нормативно не урегулирован. Во избежание таких разногласий в ходе исследования был разработан проект политики по управлению документами, подлежащими передаче на хранение в архив департамента финансов , ее внедрение в работу поможет обеспечить эффективную передачу структурными подразделениями департамента финансов законченных делопроизводством документов в архив департамента.
Оценка взаимодействия сотрудников отдела кадрового и архивного обеспечения с другими структурными подразделениями департамента финансов при передаче поручений исполнителю, подготовке документов руководителю и их согласовании для меньшей затраты рабочего времени показала необходимость использования системы электронного документооборота, исключив согласование документов на бумажном носителе. Иногда для того, чтобы согласовать один документ уходит целый рабочий день из-за занятости руководителей, чьи визы должны стоять на документе. В связи с этим, удобнее будет подготовить и согласовать документ в электронном виде, руководителю же можно положить на подпись проект документа на бумажном носителе, и приложить к нему лист согласования, распечатанный из СЭД. Данный порядок очень облегчит работу сотрудников отдела и увеличит их работоспособность.
Отдел кадрового и архивного обеспечения несет на себе всю основную нагрузку по работе с документами, рациональное распределение между ними должностных обязанностей, будет способствовать наработке определенных компетенций в конкретном направлении, это поможет сотрудникам поставить свою работу грамотно, в нужном направлении и распределить правильно свое рабочее время.
Предложенная автором к внедрению инструкция по кадровому делопроизводству поможет упорядочить кадровую работу и решить такие практические задачи, как подготовка и оформление необходимых документов, порядок их согласования. Разработанный проект политики по управлению документами, подлежащими передаче на храпение в архив департамента финансов, поможет регламентировать процесс подготовки, формирования и передачи документов, на хранение в архив департамента.
Порядок согласования документов с помощью СЭД, поможет сотрудникам отдела кадрового и архивного обеспечения быстрее согласовывать документы и выполнять больший объем работы, чем они выполняют в настоящее время.
Предложенные пути решения выявленных автором проблем будут способствовать совершенствованию и оптимизации деятельности сотрудников отдела кадрового и архивного обеспечения и департамента финансов в целом.

Купить