ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ООО «ЛУКОЙЛ-ЧЕРНОЗЕМЬЕНЕФТЕПРОДУКТ»
|
ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1. ХАРАКТЕРИСТИКА ООО «ЛУКОЙЛ-
ЧЕРНОЗЕМЬЕНЕФТЕПРОДУКТ» 12
§ 1. История создания и основные направления деятельности 12
§ 2. Организационная структура, функции и задачи общества 14
§ 3. Роль Группы документационного обеспечения в организации работы с документами 19
ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ООО «ЛУКОЙЛ-ЧЕРНОЗЕМЬЕНЕФТЕПРОДУКТ» 24
§ 1. Видовой состав и оформление управленческих документов 24
§ 2. Организация работы с документами 45
§ 3. Хранение документов 60
ГЛАВА 3. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ООО «ЛУКОЙЛ-
ЧЕРНОЗЕМЬЕНЕФТЕПРОДУКТ» 66
§ 1. Переработка должностной инструкции делопроизводителя 66
§ 2. Разработка инструкции по документационному обеспечению управления 72
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 79
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 81
ГЛАВА 1. ХАРАКТЕРИСТИКА ООО «ЛУКОЙЛ-
ЧЕРНОЗЕМЬЕНЕФТЕПРОДУКТ» 12
§ 1. История создания и основные направления деятельности 12
§ 2. Организационная структура, функции и задачи общества 14
§ 3. Роль Группы документационного обеспечения в организации работы с документами 19
ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ООО «ЛУКОЙЛ-ЧЕРНОЗЕМЬЕНЕФТЕПРОДУКТ» 24
§ 1. Видовой состав и оформление управленческих документов 24
§ 2. Организация работы с документами 45
§ 3. Хранение документов 60
ГЛАВА 3. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ООО «ЛУКОЙЛ-
ЧЕРНОЗЕМЬЕНЕФТЕПРОДУКТ» 66
§ 1. Переработка должностной инструкции делопроизводителя 66
§ 2. Разработка инструкции по документационному обеспечению управления 72
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 79
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 81
Актуальность темы. Функционирование любого предприятия, в том числе коммерческой организации, сопровождается созданием документов. Их оформление согласно действующим правилам повышает эффективность управленческого труда и гарантирует защиту интересов организации.
Возможность найти выход в вопросе управления документацией позволит упорядочено формировать информационные ресурсы организации, создавать условия для эффективного функционирования, а также предоставлять доступ потребителям к информационным ресурсам с незначительными затратами труда, средств и времени.
Документационное обеспечение управления - деятельность, обеспечивающая функции управления документами. Достойная организация документооборота, качественная подготовка, своевременное и грамотное исполнение принятых решений - доказательство высокой эффективности управленческой деятельности. Четкость в вопросах делопроизводства, применение необходимых умений и навыков работы с документами, осознание их роли в системе управления - ключевой признак актуальной деловой культуры и максимальной осведомленности персонала.
Выбранная тема выпускной квалификационной работы актуальна в связи с недостаточной проработкой постановки делопроизводства в негосударственных коммерческих организациях и отсутствием в законодательстве полноценного регулирования данного вопроса. Анализ документооборота в ООО «ЛУКОЙЛ-Черноземьенефтепродукт» позволит оценить состояние делопроизводственных процессов, а так же выработать рекомендации по оптимизации технологий документационного обеспечения управления.
Степень изученности проблемы. Исследование литературы показало, что вопросы, касающиеся делопроизводства организации являются актуальными. На текущий момент в нашей стране собрано обширное количество информации по проблеме организации делопроизводства, которая находит отражение в сборниках статей, учебно-методических пособиях, материалах конференций, статьями в периодической печати.
В исследованиях М.П. Бобылевой описан управленческий документооборот и переход от бумажного к электронному документообороту.
Правила организации системы управления документами и принципы документирования управленческой деятельности сформулированы в работах К.А. Волкова.
В работе А.Е. Миллера изложены порядок документирования, применение принципов создания, обработки, хранения и использования документационных ресурсов предприятия.
В исследовании М.Ю. Рогожина и М.В. Кирсановой на первый план встает вопрос изучения документирования деятельности службы документационного обеспечения управления и анализ вопросов управления.
В работе М.В. Стенюкова учтены все виды документов в коммерческой деятельности организации, правила их составления и использования, а так же этапы работы с документами.
При написании работы были использованы учебные пособия в совместных работах Т.А. Быковой, Б.Н. Герасимова, А.В, Катерюк, В.А. Спивака и др. авторов обсуждается обширный спектр вопросов: об организации труда работников документационного обеспечения управления; о составе и правилах оформления реквизитов и основных видов документов в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно - распорядительная документация. Требования к оформлению документов» и другими нормативными документами.
Правила создания на предприятии системы управления документами и принципы документирования управленческой деятельности определены в работах Л.А. Румыниной, А.С. Гринберга и др.
В исследованиях А.В. Непогоды и И.Ю. Байковой разъясняются требования государственных стандартов по оформлению документов, технология подготовки и оформления обычных и конфиденциальных документов, важнейшие детали документационного обеспечения управления в организации.
В работе А.В. Пшенко излагаются моменты использования систем управленческой документации, а тек же правила, традиции создания, обработки, хранения и использования документационных ресурсов организации.
В совместном исследовании по делопроизводству В.В. Галахова, И.К. Корнеева и др. учтена специфика ведения документов.
В работе Н.Н. Анодиной анализируются особенности составления и оформления основных видов документов, разъясняются общие требования к подготовке документов.
В работе Ю.А. Петрова большое внимание уделено нормам и правилам составления секретарем документов, востребованных в текущей работе организации. Рассмотрены технические средства, применяемые секретарем в процессе создания и обработки документов.
В исследовании Б.Г. Туренко представлены образцы оформления соответствующих видов служебной документации, раскрываются виды документов: организационные, распорядительные, информационно-
справочные; документы по личному составу; современное деловое письмо, даны рекомендации по составлению текстов управленческих документов, использование оргтехники в делопроизводстве.
При написании выпускной квалификационной работы изучались материалы, размещенные в сети Internet, содержащие информацию по истории, современному состоянию и направлениям деятельности ООО «ЛУКОЙЛ-Черноземьенефтепродукт» .
В ходе исследования использовались публикации в профессиональных журналах «Делопроизводство»16, «Делопроизводство и документооборот на предприятии», «Секретарь-референт», «Секретарское дело»,
«Кадровик», «Управление персоналом» и др.
Таким образом, несмотря на внушительные исследования,
выполненные в области делопроизводства, необходимо учесть
недостаточную проработку вопроса организации делопроизводства в негосударственных организациях.
Объектом исследования является управление документами.
Предмет исследования - документационное обеспечение управления в негосударственных организациях.
Цель исследования - рассмотреть организацию делопроизводства в ООО «ЛУКОЙЛ-Черноземьенефтепродукт» и определить основные направлений его совершенствования.
Для реализации поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- охарактеризовать ООО «ЛУКОЙЛ-Черноземьенефтепродукт»;
- рассмотреть документационное обеспечение управления;
-выявить ключевые направления совершенствования делопроизводства.
Анализ источников. При написании выпускной квалификационной работы использовались нормативно-правовые акты федерального и локального характера, которые регламентируют работу с документами. Для выполнения поставленных задач был проработан и использован обширный комплекс источников.
Трудовой кодекс Российской Федерации обозначает необходимость документирования трудовых правоотношений, в том числе о заключении, изменении и прекращении трудового договора18 19 .
Гражданский кодекс Российской Федерации обозначает требования к форме и составу документов, создаваемых при совершении актов гражданских правоотношений (глава 4, 28).
Уголовный кодекс Российской Федерации предусматривает ответственность за похищение или повреждение документов (статья 325). Применение этой статьи предполагается при исследовании и составлении должностных инструкций.
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» оговаривает отношения, образующиеся при возникновении и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации .
Федеральный закон Российской Федерации «Об архивном деле в Российской Федерации» координирует отношения в части организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации.
Федеральный закон «О персональных данных» предоставляет защиту прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных.
Государственная система документационного обеспечения управления относится к основным общегосударственным нормативно-методическим документам по организации делопроизводства. Основные положения которой обеспечивают общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами. Единые правила к документам и службам документационного обеспечения являются нормативнометодической базой для модернизации документационного обеспечения управления и увеличения его эффективности.
Для анализа многих документов применялся ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», в котором трактуются основные понятия в области делопроизводства и архивного дела.
Использование ГОСТа Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационнораспорядительная документация. Требования к оформлению документов» дает возможность проанализировать правильность оформления бланков документов.
При оценке и переработке должностных инструкций рекомендуется применять Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих и профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», которые являются основой для создания должностных инструкций, в том числе в части требований к профессиональной подготовке....
Возможность найти выход в вопросе управления документацией позволит упорядочено формировать информационные ресурсы организации, создавать условия для эффективного функционирования, а также предоставлять доступ потребителям к информационным ресурсам с незначительными затратами труда, средств и времени.
Документационное обеспечение управления - деятельность, обеспечивающая функции управления документами. Достойная организация документооборота, качественная подготовка, своевременное и грамотное исполнение принятых решений - доказательство высокой эффективности управленческой деятельности. Четкость в вопросах делопроизводства, применение необходимых умений и навыков работы с документами, осознание их роли в системе управления - ключевой признак актуальной деловой культуры и максимальной осведомленности персонала.
Выбранная тема выпускной квалификационной работы актуальна в связи с недостаточной проработкой постановки делопроизводства в негосударственных коммерческих организациях и отсутствием в законодательстве полноценного регулирования данного вопроса. Анализ документооборота в ООО «ЛУКОЙЛ-Черноземьенефтепродукт» позволит оценить состояние делопроизводственных процессов, а так же выработать рекомендации по оптимизации технологий документационного обеспечения управления.
Степень изученности проблемы. Исследование литературы показало, что вопросы, касающиеся делопроизводства организации являются актуальными. На текущий момент в нашей стране собрано обширное количество информации по проблеме организации делопроизводства, которая находит отражение в сборниках статей, учебно-методических пособиях, материалах конференций, статьями в периодической печати.
В исследованиях М.П. Бобылевой описан управленческий документооборот и переход от бумажного к электронному документообороту.
Правила организации системы управления документами и принципы документирования управленческой деятельности сформулированы в работах К.А. Волкова.
В работе А.Е. Миллера изложены порядок документирования, применение принципов создания, обработки, хранения и использования документационных ресурсов предприятия.
В исследовании М.Ю. Рогожина и М.В. Кирсановой на первый план встает вопрос изучения документирования деятельности службы документационного обеспечения управления и анализ вопросов управления.
В работе М.В. Стенюкова учтены все виды документов в коммерческой деятельности организации, правила их составления и использования, а так же этапы работы с документами.
При написании работы были использованы учебные пособия в совместных работах Т.А. Быковой, Б.Н. Герасимова, А.В, Катерюк, В.А. Спивака и др. авторов обсуждается обширный спектр вопросов: об организации труда работников документационного обеспечения управления; о составе и правилах оформления реквизитов и основных видов документов в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно - распорядительная документация. Требования к оформлению документов» и другими нормативными документами.
Правила создания на предприятии системы управления документами и принципы документирования управленческой деятельности определены в работах Л.А. Румыниной, А.С. Гринберга и др.
В исследованиях А.В. Непогоды и И.Ю. Байковой разъясняются требования государственных стандартов по оформлению документов, технология подготовки и оформления обычных и конфиденциальных документов, важнейшие детали документационного обеспечения управления в организации.
В работе А.В. Пшенко излагаются моменты использования систем управленческой документации, а тек же правила, традиции создания, обработки, хранения и использования документационных ресурсов организации.
В совместном исследовании по делопроизводству В.В. Галахова, И.К. Корнеева и др. учтена специфика ведения документов.
В работе Н.Н. Анодиной анализируются особенности составления и оформления основных видов документов, разъясняются общие требования к подготовке документов.
В работе Ю.А. Петрова большое внимание уделено нормам и правилам составления секретарем документов, востребованных в текущей работе организации. Рассмотрены технические средства, применяемые секретарем в процессе создания и обработки документов.
В исследовании Б.Г. Туренко представлены образцы оформления соответствующих видов служебной документации, раскрываются виды документов: организационные, распорядительные, информационно-
справочные; документы по личному составу; современное деловое письмо, даны рекомендации по составлению текстов управленческих документов, использование оргтехники в делопроизводстве.
При написании выпускной квалификационной работы изучались материалы, размещенные в сети Internet, содержащие информацию по истории, современному состоянию и направлениям деятельности ООО «ЛУКОЙЛ-Черноземьенефтепродукт» .
В ходе исследования использовались публикации в профессиональных журналах «Делопроизводство»16, «Делопроизводство и документооборот на предприятии», «Секретарь-референт», «Секретарское дело»,
«Кадровик», «Управление персоналом» и др.
Таким образом, несмотря на внушительные исследования,
выполненные в области делопроизводства, необходимо учесть
недостаточную проработку вопроса организации делопроизводства в негосударственных организациях.
Объектом исследования является управление документами.
Предмет исследования - документационное обеспечение управления в негосударственных организациях.
Цель исследования - рассмотреть организацию делопроизводства в ООО «ЛУКОЙЛ-Черноземьенефтепродукт» и определить основные направлений его совершенствования.
Для реализации поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- охарактеризовать ООО «ЛУКОЙЛ-Черноземьенефтепродукт»;
- рассмотреть документационное обеспечение управления;
-выявить ключевые направления совершенствования делопроизводства.
Анализ источников. При написании выпускной квалификационной работы использовались нормативно-правовые акты федерального и локального характера, которые регламентируют работу с документами. Для выполнения поставленных задач был проработан и использован обширный комплекс источников.
Трудовой кодекс Российской Федерации обозначает необходимость документирования трудовых правоотношений, в том числе о заключении, изменении и прекращении трудового договора18 19 .
Гражданский кодекс Российской Федерации обозначает требования к форме и составу документов, создаваемых при совершении актов гражданских правоотношений (глава 4, 28).
Уголовный кодекс Российской Федерации предусматривает ответственность за похищение или повреждение документов (статья 325). Применение этой статьи предполагается при исследовании и составлении должностных инструкций.
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» оговаривает отношения, образующиеся при возникновении и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации .
Федеральный закон Российской Федерации «Об архивном деле в Российской Федерации» координирует отношения в части организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации.
Федеральный закон «О персональных данных» предоставляет защиту прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных.
Государственная система документационного обеспечения управления относится к основным общегосударственным нормативно-методическим документам по организации делопроизводства. Основные положения которой обеспечивают общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами. Единые правила к документам и службам документационного обеспечения являются нормативнометодической базой для модернизации документационного обеспечения управления и увеличения его эффективности.
Для анализа многих документов применялся ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», в котором трактуются основные понятия в области делопроизводства и архивного дела.
Использование ГОСТа Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационнораспорядительная документация. Требования к оформлению документов» дает возможность проанализировать правильность оформления бланков документов.
При оценке и переработке должностных инструкций рекомендуется применять Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих и профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», которые являются основой для создания должностных инструкций, в том числе в части требований к профессиональной подготовке....
Общество с ограниченной ответственностью «ЛУКОЙЛ- Черноземьенефтепродукт» - это предприятием нефтепродуктообеспечения компании «ЛУКОЙЛ» в Центральном Федеральном Округе России. Регионами деятельности являются Белгородская, Брянская, Воронежская, Калужская, Курская, Липецкая, Орловская, Рязанская, Тамбовская и Тульская область.
ООО «ЛУКОЙЛ-Черноземьенефтепродукт» является коммерческой организацией, основной целью которого является осуществление предпринимательской деятельности для извлечения выгоды. Для достижения данной цели выполняется задача по реализации нефтепродуктов в регионах пребывания АЗС общества, сжиженного газа, а также сопутствующих товаров и услуг.
В ходе выполнения выпускной квалификационной работы было проведено исследование документационного обеспечения ООО «ЛУКОЙЛ- Черноземьенефтепродукт», с целью выявить особенности её организации и пути совершенствования, с учетом специфики деятельности.
Если в организации не налажена четкая работа с документами, то ухудшается и само управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, правильной постановки справочно-информационной службы, точной организации поиска, хранения и использования документов.
ООО «ЛУКОЙЛ-Черноземьенефтепродукт» состоит из различных подразделений, каждое из которых занимается выполнением определенного набора задач. Организационная структура является современной и многофункциональной.
В процессе исследования был подробно изучен процесс движения документов на всех этапах документооборота: от момента получения и создания документа до момента отправки на исполнение; состав видов служебных документов, порядок и особенности оформления.
Было рассмотрено бездокументное обслуживание руководителя, также было уделено внимание создания документов, их согласования, регистрации, процедуры формирования дел и передачи их на хранение. При изучении и анализе нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства, выявлены недостатки, что дало возможность разработать комплекс мер по улучшению нормативной базы работы с документами в ООО «ЛУКОЙЛ-Черноземьенефтепродукт».
В ходе исследования был проведен анализ документооборота по количественным параметрам, а именно по показателям объема прохождения документов в процессе их исполнения. При анализе документооборота ООО «ЛУКОЙЛ-Черноземьенефтепродукт» за три года, была выявлена тенденция к его росту. Стабильное увеличение объема документооборота связано с повышением авторитета организации и выходом ее на высший уровень.
На основе выявленных недостатков в практической части выпускной квалификационной работы были предложены пути совершенствования документационного обеспечения управления ООО «ЛУКОЙЛ- Черноземьенефтепродукт». А именно, переработана должностная инструкция делопроизводителя и разработана инструкция по документационному обеспечению управления.
Таким образом, решение проблемы управления документацией в ООО «ЛУКОЙЛ-Черноземьенефтепродукт» в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организации, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.
ООО «ЛУКОЙЛ-Черноземьенефтепродукт» является коммерческой организацией, основной целью которого является осуществление предпринимательской деятельности для извлечения выгоды. Для достижения данной цели выполняется задача по реализации нефтепродуктов в регионах пребывания АЗС общества, сжиженного газа, а также сопутствующих товаров и услуг.
В ходе выполнения выпускной квалификационной работы было проведено исследование документационного обеспечения ООО «ЛУКОЙЛ- Черноземьенефтепродукт», с целью выявить особенности её организации и пути совершенствования, с учетом специфики деятельности.
Если в организации не налажена четкая работа с документами, то ухудшается и само управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, правильной постановки справочно-информационной службы, точной организации поиска, хранения и использования документов.
ООО «ЛУКОЙЛ-Черноземьенефтепродукт» состоит из различных подразделений, каждое из которых занимается выполнением определенного набора задач. Организационная структура является современной и многофункциональной.
В процессе исследования был подробно изучен процесс движения документов на всех этапах документооборота: от момента получения и создания документа до момента отправки на исполнение; состав видов служебных документов, порядок и особенности оформления.
Было рассмотрено бездокументное обслуживание руководителя, также было уделено внимание создания документов, их согласования, регистрации, процедуры формирования дел и передачи их на хранение. При изучении и анализе нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства, выявлены недостатки, что дало возможность разработать комплекс мер по улучшению нормативной базы работы с документами в ООО «ЛУКОЙЛ-Черноземьенефтепродукт».
В ходе исследования был проведен анализ документооборота по количественным параметрам, а именно по показателям объема прохождения документов в процессе их исполнения. При анализе документооборота ООО «ЛУКОЙЛ-Черноземьенефтепродукт» за три года, была выявлена тенденция к его росту. Стабильное увеличение объема документооборота связано с повышением авторитета организации и выходом ее на высший уровень.
На основе выявленных недостатков в практической части выпускной квалификационной работы были предложены пути совершенствования документационного обеспечения управления ООО «ЛУКОЙЛ- Черноземьенефтепродукт». А именно, переработана должностная инструкция делопроизводителя и разработана инструкция по документационному обеспечению управления.
Таким образом, решение проблемы управления документацией в ООО «ЛУКОЙЛ-Черноземьенефтепродукт» в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организации, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.
