ВВЕДЕНИЕ 3
1. АНАЛИЗ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ООО «БУХГАЛТЕР
ПЛЮС» 12
1.1. Характеристика общества 12
1.2. Видовой состав и порядок оформления документов 19
1.3. Организация работы с документами 44
2. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ
ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В ООО «БУХГАЛТЕР ПЛЮС» 61
2.1. Переработка должностной инструкции бухгалтера 61
2.2. Разработка инструкции по делопроизводству 68
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 77
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 79
ПРИЛОЖЕНИЯ 87
Актуальность темы исследования объясняется тем, что успех Общества базируется на правильном выборе технологии работы с документами. Организация документооборота влияет на качество работы всего Общества в целом. Следовательно, успешная работа Общества зависит от того, насколько профессионально ведется документация.
Организация делопроизводства в конкретном Обществе - это определенные правила, в соответствии с которыми должно осуществляться движение документов. Также, организация и совершенствование документооборота включает в себя всю последовательность перемещений документов, все операции, которые касаются приема, передачи, составления, оформления, отправки и подшивки документов в дело. Правильно организованный документооборот в Обществе - это важнейшая составная часть делопроизводства и информационного обеспечения управления. Именно тот документооборот, который организован более четко и систематизировано, ускоряет прохождение и исполнение документов в конкретном Обществе.
Актуальность темы представленной выпускной квалификационной работы обусловлена необходимостью совершенствования работы с документами в ООО «Бухгалтер плюс», что напрямую будет способствовать повышению эффективности работы Общества в целом.
Степень изученности проблемы. Представленная выпускная квалификационная работа была подготовлена с опорой на работы специалистов сферы документационного обеспечения управления. Исследования отечественных специалистов, изложенные в различных научных работах и научно-методических пособиях, достаточно полно раскрыли проблематику делопроизводства в коммерческих организациях.
В ряде исследований были рассмотрены общие правила
документирования, представлена характеристика действующих
государственных стандартов и классификаторов, дано полное описание нормативно-методической базы в области делопроизводства. К таким исследователям относятся Л.Н. Варламова , Л.А. Ленкевич , В.А. Кудряев , Ю.М. Михайлов , М.Ю. Рогожин .
Изучению способов создания и оформления документов, их функциям и месту в управлении организацией посвящены труды таких ученых, как: А.И. Алексенцев , Ю.М. Михайлов , М.Ю. Рогожин , Н.А. Абрамова , М. Финатова .
При изучении трудов В.И. Андреевой , Г.Ю. Касьяновой , М.В. Ларина , И.Н. Кузнецова становится ясным значение документов в современном управлении.
Информация для выпускной квалификационной работы была заимствована из журналов «Делопроизводство и документооборот на
предприятии» , «Секретарь - референт» , «Делопроизводство» и
«Секретарское дело» .
Материалы работы таких авторов, как: О.Г. Усановой , З.И. Воробьевой , С.Ю. Кабашова , И.К. Корнеева , Т.А. Быковой , О.П. Сологуб , М.И. Басакова и др. были использованы при написании выпускной квалификационной работы.
Объект исследования - организация работы с документами в негосударственных организациях.
Предмет исследования - организация делопроизводства в обществах с ограниченной ответственностью.
Цель исследования - проанализировать организацию работы с управленческими документами в ООО «Бухгалтер плюс» и выявить основные направления его совершенствования.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие
задачи:
- изучить историю, основные направления деятельности, управленческую структуру Общества;
- проанализировать видовой состав управленческих документов и организацию работы с ними;
- определить основные направления совершенствования делопроизводства.
Источниковая база выпускной квалификационной работы представлена законодательными и нормативными правовыми актами Российской Федерации, на основании которых осуществляется работа с документами в организации. Также в источниковую базу исследования входят локальные акты Общества. Данные акты являются неопубликованными источниками.
Конституцией Российской Федерации руководствуются все предприятия и организации территории нашей страны. Так как Конституция Российской Федерации обладает высшей юридической силой, то на нее опираются различные правовые акты, законы и кодексы, которые созданы на территории России. Основу для существования предпринимательской деятельности составляет частная собственность.
При проведении исследования был использован Гражданский кодекс Российской Федерации . Этот документ играет важную роль в регулировании гражданско-правовых отношений. В ГК РФ прописаны также требования к учредительным документам, в частности, к уставу.
Трудовой кодекс Российской Федерации излагает правила охраны труда и повышения квалификации, а также правила приема на работу и увольнения.
Общества с ограниченной ответственностью осуществляют свою деятельность на основании федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14- ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» . Он регулирует права и обязанности участников общества, а также устанавливает правовой статус общества с ограниченной ответственностью.
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» регламентирует правила организации хранения документов, устанавливает правила комплектования, учета и использования документации, определяет порядок действий при передаче дел на хранение в архив.
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» регулирует отношения при поиске, получении, передаче, производстве и распространении информации с помощью информационных технологий, а также обеспечивает защиту данной информации.
Широкий круг источников для написания выпускной квалификационной работы составили государственные стандарты, типовые перечни документов, а также нормативно-методическая база, в которой отражены вопросы документоведения.
Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97 - 2016 «Система стандартов по информации, библиотечному делу и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» . Данный документ излагает требования к оформлению реквизитов и правила оформления документов в целом.
В исследовании документов применялся ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» . В этот государственный стандарт вошли термины и определения, используемые в системе делопроизводства.
Различные требования, которые предъявляются к документам, содержит ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» .
«Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих» разъясняет требования к квалификации и, следовательно, данный документ необходим при составлении должностных инструкций.
При переработке должностной инструкции бухгалтера использовались профессиональные стандарты: «Бухгалтер» , «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» , «Специалист по управлению персоналом» .
В Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД) раскрыта тема унифицированных систем документации . Кроме того, отражены разные формы документов, которые должны использоваться в делопроизводстве. Дается регламентация форм документов и исключение неунифицированных форм документов.
Для разработки проекта инструкции по делопроизводству была использована «Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях» .
При написании выпускной квалификационной работы также применялись нормативные акты ООО «Бухгалтер плюс».
К таким документам относятся следующие:
- Устав ООО «Бухгалтер плюс» ;
- Правила внутреннего трудового распорядка ООО «Бухгалтер плюс» ;
- Штатное расписание ООО «Бухгалтер плюс» ;
- Должностные инструкции сотрудников и другие организационно - распорядительные документы Общества.
При раскрытии темы выпускной квалификационной работы были применены следующие методы исследования: анализ документации ООО «Бухгалтер плюс», опрос, наблюдение, статистический и графический методы, а также метод сравнения.
Практическая значимость выпускной квалификационной работы состоит в том, что полученные результаты могут быть полезны в совершенствовании организации документооборота в ООО «Бухгалтер плюс».
Структура выпускной квалификационной работы состоит из введения, двух разделов, заключения, библиографического списка и приложений.
Во введении полностью раскрыта тема выпускной квалификационной работы, степень изученности. Кроме того выделен предмет и объект исследования, отражены методы исследования и список опубликованных и неопубликованных источников и литературы, которые использовались в процессе написания выпускной квалификационной работы.
В первом разделе «Анализ делопроизводства в ООО «Бухгалтер плюс» описана история создания, а также организационно - правовой статус ООО «Бухгалтер плюс». Здесь же дана характеристика структуры Общества, ее функции и задачи. Кроме того, в первом разделе представлен видовой состав документации, проведен анализ организации ведения делопроизводства и хранения дел в Обществе.
Во втором разделе «Основные направления совершенствования документационного обеспечения управленческой деятельности в ООО «Бухгалтер плюс» рассмотрен процесс разработки проекта инструкции по делопроизводству и переработки должностной инструкции бухгалтера данного Общества.
В заключении изложен анализ проделанной работы, а также подведение итогов исследования. Кроме того, в заключении представлена оценка использованных методов и эффективности предложенных направлений совершенствования общего делопроизводства в ООО «Бухгалтер плюс».
Библиографический список отражает перечень опубликованных и неопубликованных источников, а также литературы, которые были использованы в проведении исследования.
В приложениях содержатся образцы документов Общества, которые применялись в процессе написания выпускной квалификационной работы. Кроме того, представлены проекты документов, разработанные для совершенствования документационного обеспечения деятельности ООО «Бухгалтер плюс».
В представленной выпускной квалификационной работе был проведен анализ истории создания, а также основных направлений деятельности ООО «Бухгалтер плюс», изучена работа с документами в данном Обществе. В процессе работы постепенно решались поставленные в ходе исследования задачи.
Основной вид деятельности ООО «Бухгалтер плюс» - это составление деклараций для контрагентов Общества.
При решении первой задачи была изучена история создания компании, основные направления ее деятельности, управленческая структура Общества.
В ходе решения второй задачи проанализирован видовой состав управленческих документов и организация работы с ними.
В итоге было выяснено, что организацией работы с документами в ООО «Бухгалтер плюс» занимается бухгалтер. В процессе изучения видового состава документов Общества выделено три группы управленческих документов:
1. Организационно-правовые. В их состав входят следующие: устав компании, должностные инструкции всех работников, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, договора.
2. Распорядительные. К ним относятся: приказы и решения.
3. Информационно-справочные: электронное письмо, акты, справки.
В документообороте ООО «Бухгалтер плюс» выделяют три группы документопотоков:
Входящие документы включают: доверенности контрагентов, с которыми сотрудничает ООО «Бухгалтер плюс»; требования о предоставлении документов; извещения о получении электронного документа; квитанции о приеме документов; подтверждение даты отправки; электронные письма.
Исходящие документы составляют: договора (купли-продажи, дарения, аренды, найма); заявления (на загранпаспорт, на регистрацию иностранных граждан, на открытие расчетного счета); декларирование (налоговые вычеты, отчеты в ФСС, ФНС, ПФР, Росприроднадзор, Росалкогольрегулирование). Они составляются для различных организаций, с которыми сотрудничает ООО «Бухгалтер плюс».
Внутренние документы представлены приказами и актами.
Третья задача состояла в определении основных направлений совершенствования делопроизводства. В процессе анализа в некоторых документах Общества были обнаружены некоторые ошибки оформления документации. Данные документы не соответствовали требованиям действующего законодательства Российской Федерации. Разработка инструкции по делопроизводству позволит, на наш взгляд, повысить качество работы с документами.
Решение третьей задачи также включало переработку должностной инструкции бухгалтера, в должностные обязанности которого входит работа с управленческими документами. Переработанная должностная инструкция бухгалтера способствует минимизации разногласий между работником и работодателем. Кроме того, в данном документе теперь закреплены правильные должностные обязанности, требования к квалификации, права и ответственность бухгалтера компании.
1. Устав Общества с ограниченной ответственностью «Бухгалтер плюс» (утв. решением №1 от 01.03.2013г.). - п. Волоконовка, 2013. - 17 с.
2. Правила внутреннего трудового распорядка Общества с ограниченной ответственностью «Бухгалтер плюс» (утв. директором от 22.03.2017). - п. Волоконовка, 2017. - 16 с.
3. Штатное расписание ООО «Бухгалтер плюс» (утв. приказом организации № 2 от 09.01.2018). - п. Волоконовка, 2018. - 1 с.
4. Должностная инструкция бухгалтера Общества с ограниченной ответственностью «Бухгалтер плюс» (утв. директором от 22.03.2017). - п. Волоконовка, 2017. - 5 с.
5. Должностная инструкция юриста Общества с ограниченной ответственностью «Бухгалтер плюс» (утв. директором от 22.03.2017). - п. Волоконовка, 2017. - 3 с.
6. Должностная инструкция менеджера Общества с ограниченной ответственностью «Бухгалтер плюс» (утв. директором от 22.03.2017). - п. Волоконовка, 2017. - 3 с.
Опубликованные источники
7. Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 № 6-ФКЗ, от 30.12.2008 № 7-
ФКЗ, от 05.02.2014 № 2-ФКЗ, от 21.07.2014 № 11-ФКЗ). - Доступ из
справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».
8. Гражданский кодекс Российской Федерации от 30.11.1994 № 51-
ФЗ (в ред. от 03.08.2018). - Доступ из справочно-правовой системы
«КонсультантПлюс».
9. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ
(ред. от 27.12.2018). - Доступ из справочно-правовой системы
«КонсультантПлюс».
10. Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с
ограниченной ответственностью» (в ред. от 23.04.2018). - Доступ из
справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».
11. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 18.06.2017). - Доступ из справочно¬правовой системы «КонсультантПлюс».
12. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (в ред. от 19.07.2018). - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».
13. Федеральный закон от 01.06.2005 № 52-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» (в ред. от 05.05. 2014). - Доступ из справочно¬правовой системы «КонсультантПлюс».
14. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». - Введ. 01.07.2018. - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».
15. ГОСТ Р 7.0.8 - 2013 СИБИД «Система стандартов по
информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». - Введ. 01.03.2014. - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс»... 83