Тема: Организация и совершенствование делопроизводства в ООО «Бухгалтер Плюс»

Актуальность темы исследования объясняется тем, что успех Общества базируется на правильном выборе технологии работы с документами. Организация документооборота влияет на качество работы всего Общества в целом. Следовательно, успешная работа Общества зависит от того, насколько профессионально ведется документация.
Организация делопроизводства в конкретном Обществе - это определенные правила, в соответствии с которыми должно осуществляться движение документов. Также, организация и совершенствование документооборота включает в себя всю последовательность перемещений документов, все операции, которые касаются приема, передачи, составления, оформления, отправки и подшивки документов в дело. Правильно организованный документооборот в Обществе - это важнейшая составная часть делопроизводства и информационного обеспечения управления. Именно тот документооборот, который организован более четко и систематизировано, ускоряет прохождение и исполнение документов в конкретном Обществе.
Актуальность темы представленной выпускной квалификационной работы обусловлена необходимостью совершенствования работы с документами в ООО «Бухгалтер плюс», что напрямую будет способствовать повышению эффективности работы Общества в целом.
Степень изученности проблемы. Представленная выпускная квалификационная работа была подготовлена с опорой на работы специалистов сферы документационного обеспечения управления. Исследования отечественных специалистов, изложенные в различных научных работах и научно-методических пособиях, достаточно полно раскрыли проблематику делопроизводства в коммерческих организациях.
В ряде исследований были рассмотрены общие правила
документирования, представлена характеристика действующих
государственных стандартов и классификаторов, дано полное описание нормативно-методической базы в области делопроизводства. К таким исследователям относятся Л.Н. Варламова , Л.А. Ленкевич , В.А. Кудряев , Ю.М. Михайлов , М.Ю. Рогожин .
Изучению способов создания и оформления документов, их функциям и месту в управлении организацией посвящены труды таких ученых, как: А.И. Алексенцев , Ю.М. Михайлов , М.Ю. Рогожин , Н.А. Абрамова , М. Финатова .
При изучении трудов В.И. Андреевой , Г.Ю. Касьяновой , М.В. Ларина , И.Н. Кузнецова становится ясным значение документов в современном управлении.
Информация для выпускной квалификационной работы была заимствована из журналов «Делопроизводство и документооборот на
предприятии» , «Секретарь - референт» , «Делопроизводство» и
«Секретарское дело» .
Материалы работы таких авторов, как: О.Г. Усановой , З.И. Воробьевой , С.Ю. Кабашова , И.К. Корнеева , Т.А. Быковой , О.П. Сологуб , М.И. Басакова и др. были использованы при написании выпускной квалификационной работы.
Объект исследования - организация работы с документами в негосударственных организациях.
Предмет исследования - организация делопроизводства в обществах с ограниченной ответственностью.
Цель исследования - проанализировать организацию работы с управленческими документами в ООО «Бухгалтер плюс» и выявить основные направления его совершенствования.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие
задачи:
- изучить историю, основные направления деятельности, управленческую структуру Общества;
- проанализировать видовой состав управленческих документов и организацию работы с ними;
- определить основные направления совершенствования делопроизводства.
Источниковая база выпускной квалификационной работы представлена законодательными и нормативными правовыми актами Российской Федерации, на основании которых осуществляется работа с документами в организации. Также в источниковую базу исследования входят локальные акты Общества. Данные акты являются неопубликованными источниками.
Конституцией Российской Федерации руководствуются все предприятия и организации территории нашей страны. Так как Конституция Российской Федерации обладает высшей юридической силой, то на нее опираются различные правовые акты, законы и кодексы, которые созданы на территории России. Основу для существования предпринимательской деятельности составляет частная собственность.
При проведении исследования был использован Гражданский кодекс Российской Федерации . Этот документ играет важную роль в регулировании гражданско-правовых отношений. В ГК РФ прописаны также требования к учредительным документам, в частности, к уставу.
Трудовой кодекс Российской Федерации излагает правила охраны труда и повышения квалификации, а также правила приема на работу и увольнения.
Общества с ограниченной ответственностью осуществляют свою деятельность на основании федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14- ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» . Он регулирует права и обязанности участников общества, а также устанавливает правовой статус общества с ограниченной ответственностью.
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» регламентирует правила организации хранения документов, устанавливает правила комплектования, учета и использования документации, определяет порядок действий при передаче дел на хранение в архив.
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» регулирует отношения при поиске, получении, передаче, производстве и распространении информации с помощью информационных технологий, а также обеспечивает защиту данной информации.
Широкий круг источников для написания выпускной квалификационной работы составили государственные стандарты, типовые перечни документов, а также нормативно-методическая база, в которой отражены вопросы документоведения.
Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97 - 2016 «Система стандартов по информации, библиотечному делу и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» . Данный документ излагает требования к оформлению реквизитов и правила оформления документов в целом.
В исследовании документов применялся ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» . В этот государственный стандарт вошли термины и определения, используемые в системе делопроизводства.
Различные требования, которые предъявляются к документам, содержит ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» .
«Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих» разъясняет требования к квалификации и, следовательно, данный документ необходим при составлении должностных инструкций.
При переработке должностной инструкции бухгалтера использовались профессиональные стандарты: «Бухгалтер» , «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» , «Специалист по управлению персоналом» .
В Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД) раскрыта тема унифицированных систем документации . Кроме того, отражены разные формы документов, которые должны использоваться в делопроизводстве. Дается регламентация форм документов и исключение неунифицированных форм документов.
Для разработки проекта инструкции по делопроизводству была использована «Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях» .
При написании выпускной квалификационной работы также применялись нормативные акты ООО «Бухгалтер плюс».
К таким документам относятся следующие:
- Устав ООО «Бухгалтер плюс» ;
- Правила внутреннего трудового распорядка ООО «Бухгалтер плюс» ;
- Штатное расписание ООО «Бухгалтер плюс» ;
- Должностные инструкции сотрудников и другие организационно - распорядительные документы Общества.
При раскрытии темы выпускной квалификационной работы были применены следующие методы исследования: анализ документации ООО «Бухгалтер плюс», опрос, наблюдение, статистический и графический методы, а также метод сравнения.
Практическая значимость выпускной квалификационной работы состоит в том, что полученные результаты могут быть полезны в совершенствовании организации документооборота в ООО «Бухгалтер плюс».
Структура выпускной квалификационной работы состоит из введения, двух разделов, заключения, библиографического списка и приложений.
Во введении полностью раскрыта тема выпускной квалификационной работы, степень изученности. Кроме того выделен предмет и объект исследования, отражены методы исследования и список опубликованных и неопубликованных источников и литературы, которые использовались в процессе написания выпускной квалификационной работы.
В первом разделе «Анализ делопроизводства в ООО «Бухгалтер плюс» описана история создания, а также организационно - правовой статус ООО «Бухгалтер плюс». Здесь же дана характеристика структуры Общества, ее функции и задачи. Кроме того, в первом разделе представлен видовой состав документации, проведен анализ организации ведения делопроизводства и хранения дел в Обществе.
Во втором разделе «Основные направления совершенствования документационного обеспечения управленческой деятельности в ООО «Бухгалтер плюс» рассмотрен процесс разработки проекта инструкции по делопроизводству и переработки должностной инструкции бухгалтера данного Общества.
В заключении изложен анализ проделанной работы, а также подведение итогов исследования. Кроме того, в заключении представлена оценка использованных методов и эффективности предложенных направлений совершенствования общего делопроизводства в ООО «Бухгалтер плюс».
Библиографический список отражает перечень опубликованных и неопубликованных источников, а также литературы, которые были использованы в проведении исследования.
В приложениях содержатся образцы документов Общества, которые применялись в процессе написания выпускной квалификационной работы. Кроме того, представлены проекты документов, разработанные для совершенствования документационного обеспечения деятельности ООО «Бухгалтер плюс».
Купить

В представленной выпускной квалификационной работе был проведен анализ истории создания, а также основных направлений деятельности ООО «Бухгалтер плюс», изучена работа с документами в данном Обществе. В процессе работы постепенно решались поставленные в ходе исследования задачи.
Основной вид деятельности ООО «Бухгалтер плюс» - это составление деклараций для контрагентов Общества.
При решении первой задачи была изучена история создания компании, основные направления ее деятельности, управленческая структура Общества.
В ходе решения второй задачи проанализирован видовой состав управленческих документов и организация работы с ними.
В итоге было выяснено, что организацией работы с документами в ООО «Бухгалтер плюс» занимается бухгалтер. В процессе изучения видового состава документов Общества выделено три группы управленческих документов:
1. Организационно-правовые. В их состав входят следующие: устав компании, должностные инструкции всех работников, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, договора.
2. Распорядительные. К ним относятся: приказы и решения.
3. Информационно-справочные: электронное письмо, акты, справки.
В документообороте ООО «Бухгалтер плюс» выделяют три группы документопотоков:
Входящие документы включают: доверенности контрагентов, с которыми сотрудничает ООО «Бухгалтер плюс»; требования о предоставлении документов; извещения о получении электронного документа; квитанции о приеме документов; подтверждение даты отправки; электронные письма.
Исходящие документы составляют: договора (купли-продажи, дарения, аренды, найма); заявления (на загранпаспорт, на регистрацию иностранных граждан, на открытие расчетного счета); декларирование (налоговые вычеты, отчеты в ФСС, ФНС, ПФР, Росприроднадзор, Росалкогольрегулирование). Они составляются для различных организаций, с которыми сотрудничает ООО «Бухгалтер плюс».
Внутренние документы представлены приказами и актами.
Третья задача состояла в определении основных направлений совершенствования делопроизводства. В процессе анализа в некоторых документах Общества были обнаружены некоторые ошибки оформления документации. Данные документы не соответствовали требованиям действующего законодательства Российской Федерации. Разработка инструкции по делопроизводству позволит, на наш взгляд, повысить качество работы с документами.
Решение третьей задачи также включало переработку должностной инструкции бухгалтера, в должностные обязанности которого входит работа с управленческими документами. Переработанная должностная инструкция бухгалтера способствует минимизации разногласий между работником и работодателем. Кроме того, в данном документе теперь закреплены правильные должностные обязанности, требования к квалификации, права и ответственность бухгалтера компании.
Купить