ВВЕДЕНИЕ 3
1 Аналитическая часть 5
1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области 5
1.1.1 Характеристика предприятия 5
1.1.2 Краткая характеристика отдела документооборота 6
1.2 Экономическая сущность задачи 7
1.3 Обоснование необходимости и цели использования вычислительной
техники для решения задачи 8
1.4 Постановка задачи 10
1.4.1 Цель и назначение внедрения СЭД 10
1.4.2 Общая характеристика организации решения задачи на ЭВМ 11
1.5 Анализ существующих систем электронного документооборота 13
2 Проектная часть 17
2.1 Обоснование проектных решений 17
2.1.1 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению 17
2.1.2 Обоснование проектных решений по программному обеспечению 18
2.2 Информационное обеспечение задачи 26
2.2.1 Информационная модель и её описание 26
2.2.2 Описание АРМ делопроизводителя 27
3 Разработка формализованного описания деятельности МКОУ
«Студенокская СОШ» 30
3.1 Настройка системы электронного документооборота 30
3.2 SWOT-анализ внедрения системы электронного документооборота . ... 32
3.3 Обоснование эффективности 35
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 41
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАНЬЕ ИСТОЧНИКОВ 42
ПРИЛОЖЕНИЕ
В современном обществе информация - полноценный ресурс производства, главный элемент социальной и политической жизни общества. Для повышения эффективности работы любой организации нужно уделять большое внимание совершенствованию работы с документами, так как любое управленческое решение зачастую базируется на информации, которую несёт документ.
Основные функции любой средней общеобразовательной школы - учебно-воспитательная работа, хозяйственно-экономическая деятельность, разработка и принятие на основе государственных образовательных стандартов образовательных программ. При этом начальные данные для принятия решений, информация и собственно решения представляются в форме документов и объем различной работы с документами довольно велик.
Документационное обеспечение управления в школе требует создания различных видов документов, без которых невозможно решить задачи обучения. Главные задачи делопроизводства в образовательном учреждении - это уменьшение информационных потоков до оптимального минимума и обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации при помощи новейших технологий автоматизации и оптимизации процессов. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность. Поэтому, организация оптимизированной работы с документами, усовершенствование всех информационно-документационных процессов - актуальное направление управленческой деятельности.
Объект исследования выпускной квалификационной работы — процесс делопроизводства МКОУ «Студенокская СОШ».
Предмет исследования выпускной квалификационной работы — система документооборота МКОУ «Студенокская СОШ».
Целью выпускной квалификационной работы является совершенствование системы документооборота в образовательном учреждении МКОУ «Студенокская СОШ.
Задачи работы:
- провести анализ организации документооборота в МКОУ «Студенокская СОШ»;
- выбор программного продукта для электронного управления документацией;
- разработать регламент внедрения и настройки системы электронного документооборота.
Выпускная квалификационная работа состоит из введения, 3 разделов, заключения, списка литературы и приложений.
Во введении обоснована актуальность темы выпускной квалификационной работы, определены ее цель, задачи и практическая значимость.
В первом разделе рассмотрены структура и функции МКОУ «Студенокская СОШ», обзор и анализ существующего программного и технического обеспечения, проведен обзор современных аналогов информационных систем электронного документооборота.
Во втором разделе была рассмотрена информационная модель деятельности МКОУ «Студенокская СОШ» и обоснованы проектные решения по программному обеспечению.
В третьем разделе разработан регламент внедрения и настройки СЭД, был проведён SWOT-анализ, рассчитана эффективность внедрения, риски и временные издержки.
В заключении приведены основные выводы по выпускной квалификационной работе.
Объем работы 50 страниц. В работе имеется 14 рисунков и 19 таблиц.
В ходе данной работы было произведено ознакомление с деятельностью и структурой организации МКОУ «Студенокская СОШ». Была разработана IT-стратегия внедрения системы электронного документооборота школы.
Внедрение СЭД откроет следующие возможности:
- оперативный доступ к документам, быстрота в исправлении бумаг,
- эффективное управление движением документов,
- это позволяет ускорить согласование документов и принятия решений,
- исключение дубляжа документации,
- формирование архива происходит автоматически,
- снижение финансовых затрат на документооборот и делопроизводство.
Данная выпускная квалификационная работа посвящена совершенствованию документооборота в МКОУ «Студенокская СОШ». В результате было выполнено следующее:
- проведён анализ организации документооборота в МКОУ «Студенокская СОШ»;
- выбран программный продукт для электронного управления документацией;
- разработан регламент внедрения и настройки системы электронного документооборота.
Внедрение СЭД, ее настройка к особенностям работы школы позволит автоматизировать потоки входящей и исходящей документации, контроль над документами. СЭД заметно повысит исполнительскую дисциплину и сократит временные издержки за счёт автоматизации документооборота.
