ОРГАНИЗАЦИЯ И СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В МКУК «ЦЕНТРАЛЬНАЯ БИБЛИОТЕКА ИВНЯНСКОГО РАЙОНА»
|
ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1. ХАРАКТЕРИТСТИКА МУНИЦИПАЛЬНОГО КАЗЁНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ КУЛЬТУРЫ «ЦЕНТРАЛЬНАЯ БИБЛИОТЕКА ИВНЯНСКОГО РАЙОНА» 14
§1. История и основные направления деятельности библиотеки 14
§2. Нормативная правовая регламентация деятельности библиотеки 21
§3. Организационная структура, цели, задачи, система управления 31
библиотекой
ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В МУНИЦИПАЛЬНОМ КАЗЁННОМ УЧРЕЖДЕНИИ КУЛЬТУРЫ «ЦЕНТРАЛЬНАЯ БИБЛИОТЕКА ИВНЯНСКОГО РАЙОНА» 41
§ 1. Документирование основных кадровых процедур 41
§2. Организация работы с кадровыми документами 80
§3. Хранение документов по личному составу 98
ГЛАВА 3. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В МУНИЦИПАЛЬНОМ КАЗЁННОМ УЧРЕЖДЕНИИ КУЛЬТУРЫ «ЦЕНТРАЛЬНАЯ БИБЛИОТЕКА ИВНЯНСКОГО РАЙОНА» 111
§ 1. Разработка инструкции по кадровому делопроизводству 111
§2. Разработка положения о защите персональных данных работников 120
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 127
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 132
ГЛАВА 1. ХАРАКТЕРИТСТИКА МУНИЦИПАЛЬНОГО КАЗЁНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ КУЛЬТУРЫ «ЦЕНТРАЛЬНАЯ БИБЛИОТЕКА ИВНЯНСКОГО РАЙОНА» 14
§1. История и основные направления деятельности библиотеки 14
§2. Нормативная правовая регламентация деятельности библиотеки 21
§3. Организационная структура, цели, задачи, система управления 31
библиотекой
ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В МУНИЦИПАЛЬНОМ КАЗЁННОМ УЧРЕЖДЕНИИ КУЛЬТУРЫ «ЦЕНТРАЛЬНАЯ БИБЛИОТЕКА ИВНЯНСКОГО РАЙОНА» 41
§ 1. Документирование основных кадровых процедур 41
§2. Организация работы с кадровыми документами 80
§3. Хранение документов по личному составу 98
ГЛАВА 3. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В МУНИЦИПАЛЬНОМ КАЗЁННОМ УЧРЕЖДЕНИИ КУЛЬТУРЫ «ЦЕНТРАЛЬНАЯ БИБЛИОТЕКА ИВНЯНСКОГО РАЙОНА» 111
§ 1. Разработка инструкции по кадровому делопроизводству 111
§2. Разработка положения о защите персональных данных работников 120
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 127
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 132
Актуальность. Кадровое делопроизводство - для работодателей всегда актуальный вопрос, который требует хороших знаний трудового законодательства, правил ведения и оформления документов, поэтому недооценивать его нельзя.
О важности кадровой документации свидетельствует, прежде всего, то, что любой кадровый документ имеет юридическую и даже коммерческую ценность. С помощью некоторых кадровых документов, используемых в качестве важных письменных доказательств, работодатель или работник может доказать свою позицию в суде. Важность кадровой документации подтверждается, прежде всего, тем, что любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя. Например, должностная инструкция является документом, подтверждающим правомочия того или иного должностного лица на совершение юридически значимых действий, входящих в его должностные обязанности. Документируя трудовые отношения, подавляющее большинство кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. Поскольку от правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника. В целом от документирования трудовых отношений может зависеть обеспечение социальных, пенсионных и иных гарантий, предоставленных российским законодательством работникам.
В учреждении формируется комплекс персональных данных работников. Федеральный закон «О персональных данных» определяет порядок защиты персональных данных работников, в связи с этим в учреждении необходимо разработать положение о защите персональных данных работников и добавить его в состав кадровых документов. Этот локальный нормативный акт регламентирует требования по обработке, использованию и хранению персональных данных; гарантирует защиту персональных данных работников . Положение о персональных данных работников входит в состав обязательной кадровой документации, предусмотренной ТК РФ.
Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. Эти документы отражают трудовую деятельность работника и подтверждают трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. Кроме того, кадровые документы различают по их способности выступать в роли правового акта.
Кадровая работа в МКУК «ЦБ Ивнянского района» связана с людьми как самым важным фактором производственных отношений, и поэтому ошибки в кадровой работе недопустимы.
Степень изученности темы. Особенности темы выпускной квалификационной работы потребовали привлечения широкого круга источников по организации кадрового делопроизводства,
документационному обеспечению управления библиотекой и других.
Теоретической основой исследования данной работы послужили труды ведущих отечественных учёных, специалистов в области теории и практики кадрового и документационного обеспечения: В.И. Андреевой , Л.Ю. Грудцыной , Н.П. Васильченко , Т.А. Волковой , Ю.М. Дёмина , С.Ю.
Кабашова4 5 6 , М.В. Кирсановой , И.Н. Кузнецова , Н.П. Крюковой , Е.Н. Перевозчиковой , Н.Е. Папановой , Н.Ю. Панфиловой , Н.П. Рожковой , Л.А. Румыниной , В.В. Семенихина , Е.А. Лопатниковой , В.В. Митрофанова .
В своих работах учёные рассматривают вопросы организации кадрового делопроизводства, законодательного и нормативного правового регулирования кадровой деятельности учреждений и организаций. Подробно описывают требования и правила обработки и составления кадровых документов, приводят наглядные примеры регистрации документов. Например, в пособиях Н.П. Васильченко, С.Ю. Кабашова, Е.А. Лопатниковой, Н.П. Рожковой уделяется внимание правилам составления и оформления кадровых документов и организации работы с ними. Особое внимание обращено на составление и оформление таких документов, как номенклатура дел, устав, правила, положения, инструкции, приказы, протоколы.
В учебно-практическом пособии В.И. Андреевой «Делопроизводство: Практическое пособие» обобщён опыт создания и организации деятельности служб делопроизводства на основе рекомендаций, содержащихся в нормативно-методических документах федеральных органов в области архивного дела. В пособии сформулированы требования к делопроизводству, связанному с обработкой организационно-распорядительной и кадровой документации. Пособие позволит правильно наладить кадровое делопроизводство и регламентировать процессы обработки кадровых документов. Пособие содержит практические советы по ведению различных систем документации, примеры документирования кадровых процедур, образцы оформления документов, в том числе с применением унифицированных форм. Пособие подготовлено на базе действующих нормативно-методических документов в области делопроизводства и содержит комментарии к ним .
В учебном пособии М.В. Кирсановой, Ю.М. Аксёнова, В.Н. Колесни-кова «Делопроизводство на малом предприятии» подробно рассматривается процесс организации современного делопроизводства на малом предприятии. Описаны многочисленные формы и методы делопроизводства, правила составления различных видов кадровой документации, приведены примеры оформления документов и необходимый для этого справочный материал. Отдельной темой даётся ведение номенклатуры дел, подготовка документов для хранения в архиве. В пособии приводятся развернутые характеристики основных нормативов в этой области .
В учебнике Ю.М. Демина «Делопроизводство» содержатся конкретные рекомендации по подготовке более 50 видов наиболее востребованных документов. Приводится большое количество примеров и образцов оформления различных кадровых документов. Отражены вопросы оформления трудового договора, трудовой книжки, документов кадрового учета, приказов, распоряжений и многого другого.
В. В. Митрофанова М. С. Финатова в книге «Оформляем кадровые документы» даёт практические советы по построению и оптимизации кадрового делопроизводства, подробные инструкции по заполнению всех кадровых документов с учётом последних изменений трудового законодательства, комментирует требования нормативных актов о защите персональных данных . К книге прилагаются электронные образцы всех основных документов, необходимых для работы.
В учебном пособии А. С Исаева А.С. и Е. А. Хлюпиной «Правовые основы организации защиты персональных данных» изложены и проанализированы основные правовые аспекты защиты персональных данных согласно действующей международной и Российской нормативно-правовой документации. Рассмотрены понятия обработки и защиты персональных данных, ответственность и права операторов и субъектов персональных данных .
Для написания работы также использовались материалы
периодических изданий: «Делопроизводство», «Справочник кадровика», «Кадровое дело», «Секретарь-референт». Это профессиональные, практические издания, раскрывающие вопросы кадрового делопроизводства и управления персоналом.
Журнал «Справочник кадровика» содержит необходимую информацию для работы с кадровой документацией: от требований закона до реализации на практике. Это подробная информация обо всех особенностях кадрового делопроизводства, оформления трудовых отношений сотрудника и его работодателя: от оформления на работу и до передачи документов в архив.
В каждом номере журнала рассматриваются вопросы, касающиеся управления персоналом, трудовых споров, а также рекомендации, касающиеся кадрового делопроизводства. В журнале поясняются все изменения в трудовом законодательстве, а также даются советы по их практическому применению.
Так в статье «Как теперь хранить и использовать кадровые документы» В.И. Андреева, специалист в сфере документационного обеспечения, объясняет, как применять новые правила в работе с кадровыми документами в связи с тем, что с 18 июня 2017 года изменены правила хранения документов .
Е.А. Ковалева в статье «Шесть процедур, которые дорого обойдутся, если поспешите их выполнить заранее» подобрала и пояснила шесть ситуаций, когда выполнять кадровую процедуру заранее нельзя .
В публикациях журнала описываются самые сложные кадровые вопросы и пути их решения; даются рекомендации по изменению инструкции по кадровому делопроизводству по новым требованиям ГОСТа и Росархива, приводится образец инструкции. Журналы «Справочник кадровика» имеют необходимые образцы кадровых документов. В отдельной рубрике журнала, авторский коллектив периодического издания отвечает на вопросы читателей.
Рассматривались статьи Г.Н. Ланского «Экспертиза ценности документов в сфере делопроизводства: актуальные вопросы современного развития» , Е.Н. Поповой «Формирование дел в делопроизводстве. Подготовка дел к передаче в архив организации» , опубликованные в ежеквартальном журнале «Делопроизводство» и другие.
Объектом исследования выпускной квалификационной работы является организация кадрового делопроизводства в казённом учреждении.
Предметом исследования является организация работы с документами по личному составу в МКУК «ЦБИР».
Целью исследования является анализ работы кадровой документацией и выявление основных направлений совершенствования работы с кадровыми документами в МКУК «ЦБИР».
Задачи исследования:
- изучить историю учреждения;
- выявить основные направления деятельности учреждения;
- проанализировать видовой состав и оформление кадровой документации;
- рассмотреть организацию работы с документами по личному составу в учреждении;
- подготовить предложения по организации эффективной работы с кадровыми документами МКУК «ЦБИР».
Методы исследования. В ходе исследования использовались следующие методы:
- метод анализа (применялся в ходе работы с практическим материалом - кадровыми документами библиотеки);
- метод обобщения (применялся в части подготовки выводов по проведенному анализу, позволив сформулировать основные положения исследования);
- статистический метод (применялся при сборе количественных данных, помогал анализировать кадровые процедуры с опорой на количественные показатели);
- графический метод (применялся для отображения статистической информации).
В рамках практической части исследования применяется методика совокупного анализа, которая предполагает рассмотрение всей общности кадровых документов в учреждении, выявление основных параметров их оформления.
Научное значение работы определяется тем, что исследования, посвященные кадровому делопроизводству, касаются каждого учреждения, так как в законодательной базе страны постоянно происходят изменения, затрагивающие кадровое делопроизводство. Практическое значение работы определяется возможностью использования теоретического материала по организации работы с кадрами и хранению документации.
Апробация. По теме исследования опубликована статья: «Правовое регулирование рабочего времени и времени отдыха работников библиотеки» , в которых нашли отражение теоретические принципы и результаты работы.
Источниковую базу выпускной квалификационной работы составляют нормативные правовые и законодательные акты, нормативно-методические документы.
Конституция Российской Федерации , в которой закреплены права и свободы граждан.
Трудовой Кодекс Российской Федерации содержит нормы права и положения по документам сферы трудовых правоотношений.
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125 устанавливает порядок подготовки, оформления и
хранения документов.
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» обеспечивает защиту информации.
Федеральный закон «О персональных данных». Целью закона является обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну .
Федеральный закон «О библиотечном деле» регулирует общие вопросы организации библиотечного дела, взаимоотношений между государством, гражданами, предприятиями, учреждениями и организациями в области библиотечного дела в соответствии с принципами и нормами международного права .
ГОСТ Р 7.0.97-2016. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» устанавливает состав реквизитов документов, требования к их оформлению, требования к бланкам документов. Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно -распорядительной
документации: постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.
Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 , содержит правила по ведению и заполнению трудовых книжек.
Локальные нормативно-правовые акты МКУК «ЦБИР»: устав , правила внутреннего трудового распорядка , положение об оплате труда , положения о структурных подразделениях и другие.
Структура работы обусловлена логикой исследования, его целями и задачами. Работа состоит из введения, трёх глав, заключения, библиографического списка и приложений. Во введении обосновывается актуальность темы, названы объект и предмет исследования, определены цель и задачи, указаны методы исследования.
Первая глава посвящена истории и основным направлениям деятельности библиотеки, нормативной правовой базе и организационной структуре управления библиотекой.
Во второй главе рассматривается видовой состав кадровой документации, их оформление, порядок работы с документами по личному составу в учреждении.
В третьей главе определены основные направления совершенствования кадрового делопроизводства в учреждении.
В заключении подводятся итоги проведенного исследования, формулируются выводы по организации кадрового делопроизводства в МКУК «ЦБИР». В работе имеются приложения, где представлены образцы документов.
О важности кадровой документации свидетельствует, прежде всего, то, что любой кадровый документ имеет юридическую и даже коммерческую ценность. С помощью некоторых кадровых документов, используемых в качестве важных письменных доказательств, работодатель или работник может доказать свою позицию в суде. Важность кадровой документации подтверждается, прежде всего, тем, что любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя. Например, должностная инструкция является документом, подтверждающим правомочия того или иного должностного лица на совершение юридически значимых действий, входящих в его должностные обязанности. Документируя трудовые отношения, подавляющее большинство кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. Поскольку от правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника. В целом от документирования трудовых отношений может зависеть обеспечение социальных, пенсионных и иных гарантий, предоставленных российским законодательством работникам.
В учреждении формируется комплекс персональных данных работников. Федеральный закон «О персональных данных» определяет порядок защиты персональных данных работников, в связи с этим в учреждении необходимо разработать положение о защите персональных данных работников и добавить его в состав кадровых документов. Этот локальный нормативный акт регламентирует требования по обработке, использованию и хранению персональных данных; гарантирует защиту персональных данных работников . Положение о персональных данных работников входит в состав обязательной кадровой документации, предусмотренной ТК РФ.
Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. Эти документы отражают трудовую деятельность работника и подтверждают трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. Кроме того, кадровые документы различают по их способности выступать в роли правового акта.
Кадровая работа в МКУК «ЦБ Ивнянского района» связана с людьми как самым важным фактором производственных отношений, и поэтому ошибки в кадровой работе недопустимы.
Степень изученности темы. Особенности темы выпускной квалификационной работы потребовали привлечения широкого круга источников по организации кадрового делопроизводства,
документационному обеспечению управления библиотекой и других.
Теоретической основой исследования данной работы послужили труды ведущих отечественных учёных, специалистов в области теории и практики кадрового и документационного обеспечения: В.И. Андреевой , Л.Ю. Грудцыной , Н.П. Васильченко , Т.А. Волковой , Ю.М. Дёмина , С.Ю.
Кабашова4 5 6 , М.В. Кирсановой , И.Н. Кузнецова , Н.П. Крюковой , Е.Н. Перевозчиковой , Н.Е. Папановой , Н.Ю. Панфиловой , Н.П. Рожковой , Л.А. Румыниной , В.В. Семенихина , Е.А. Лопатниковой , В.В. Митрофанова .
В своих работах учёные рассматривают вопросы организации кадрового делопроизводства, законодательного и нормативного правового регулирования кадровой деятельности учреждений и организаций. Подробно описывают требования и правила обработки и составления кадровых документов, приводят наглядные примеры регистрации документов. Например, в пособиях Н.П. Васильченко, С.Ю. Кабашова, Е.А. Лопатниковой, Н.П. Рожковой уделяется внимание правилам составления и оформления кадровых документов и организации работы с ними. Особое внимание обращено на составление и оформление таких документов, как номенклатура дел, устав, правила, положения, инструкции, приказы, протоколы.
В учебно-практическом пособии В.И. Андреевой «Делопроизводство: Практическое пособие» обобщён опыт создания и организации деятельности служб делопроизводства на основе рекомендаций, содержащихся в нормативно-методических документах федеральных органов в области архивного дела. В пособии сформулированы требования к делопроизводству, связанному с обработкой организационно-распорядительной и кадровой документации. Пособие позволит правильно наладить кадровое делопроизводство и регламентировать процессы обработки кадровых документов. Пособие содержит практические советы по ведению различных систем документации, примеры документирования кадровых процедур, образцы оформления документов, в том числе с применением унифицированных форм. Пособие подготовлено на базе действующих нормативно-методических документов в области делопроизводства и содержит комментарии к ним .
В учебном пособии М.В. Кирсановой, Ю.М. Аксёнова, В.Н. Колесни-кова «Делопроизводство на малом предприятии» подробно рассматривается процесс организации современного делопроизводства на малом предприятии. Описаны многочисленные формы и методы делопроизводства, правила составления различных видов кадровой документации, приведены примеры оформления документов и необходимый для этого справочный материал. Отдельной темой даётся ведение номенклатуры дел, подготовка документов для хранения в архиве. В пособии приводятся развернутые характеристики основных нормативов в этой области .
В учебнике Ю.М. Демина «Делопроизводство» содержатся конкретные рекомендации по подготовке более 50 видов наиболее востребованных документов. Приводится большое количество примеров и образцов оформления различных кадровых документов. Отражены вопросы оформления трудового договора, трудовой книжки, документов кадрового учета, приказов, распоряжений и многого другого.
В. В. Митрофанова М. С. Финатова в книге «Оформляем кадровые документы» даёт практические советы по построению и оптимизации кадрового делопроизводства, подробные инструкции по заполнению всех кадровых документов с учётом последних изменений трудового законодательства, комментирует требования нормативных актов о защите персональных данных . К книге прилагаются электронные образцы всех основных документов, необходимых для работы.
В учебном пособии А. С Исаева А.С. и Е. А. Хлюпиной «Правовые основы организации защиты персональных данных» изложены и проанализированы основные правовые аспекты защиты персональных данных согласно действующей международной и Российской нормативно-правовой документации. Рассмотрены понятия обработки и защиты персональных данных, ответственность и права операторов и субъектов персональных данных .
Для написания работы также использовались материалы
периодических изданий: «Делопроизводство», «Справочник кадровика», «Кадровое дело», «Секретарь-референт». Это профессиональные, практические издания, раскрывающие вопросы кадрового делопроизводства и управления персоналом.
Журнал «Справочник кадровика» содержит необходимую информацию для работы с кадровой документацией: от требований закона до реализации на практике. Это подробная информация обо всех особенностях кадрового делопроизводства, оформления трудовых отношений сотрудника и его работодателя: от оформления на работу и до передачи документов в архив.
В каждом номере журнала рассматриваются вопросы, касающиеся управления персоналом, трудовых споров, а также рекомендации, касающиеся кадрового делопроизводства. В журнале поясняются все изменения в трудовом законодательстве, а также даются советы по их практическому применению.
Так в статье «Как теперь хранить и использовать кадровые документы» В.И. Андреева, специалист в сфере документационного обеспечения, объясняет, как применять новые правила в работе с кадровыми документами в связи с тем, что с 18 июня 2017 года изменены правила хранения документов .
Е.А. Ковалева в статье «Шесть процедур, которые дорого обойдутся, если поспешите их выполнить заранее» подобрала и пояснила шесть ситуаций, когда выполнять кадровую процедуру заранее нельзя .
В публикациях журнала описываются самые сложные кадровые вопросы и пути их решения; даются рекомендации по изменению инструкции по кадровому делопроизводству по новым требованиям ГОСТа и Росархива, приводится образец инструкции. Журналы «Справочник кадровика» имеют необходимые образцы кадровых документов. В отдельной рубрике журнала, авторский коллектив периодического издания отвечает на вопросы читателей.
Рассматривались статьи Г.Н. Ланского «Экспертиза ценности документов в сфере делопроизводства: актуальные вопросы современного развития» , Е.Н. Поповой «Формирование дел в делопроизводстве. Подготовка дел к передаче в архив организации» , опубликованные в ежеквартальном журнале «Делопроизводство» и другие.
Объектом исследования выпускной квалификационной работы является организация кадрового делопроизводства в казённом учреждении.
Предметом исследования является организация работы с документами по личному составу в МКУК «ЦБИР».
Целью исследования является анализ работы кадровой документацией и выявление основных направлений совершенствования работы с кадровыми документами в МКУК «ЦБИР».
Задачи исследования:
- изучить историю учреждения;
- выявить основные направления деятельности учреждения;
- проанализировать видовой состав и оформление кадровой документации;
- рассмотреть организацию работы с документами по личному составу в учреждении;
- подготовить предложения по организации эффективной работы с кадровыми документами МКУК «ЦБИР».
Методы исследования. В ходе исследования использовались следующие методы:
- метод анализа (применялся в ходе работы с практическим материалом - кадровыми документами библиотеки);
- метод обобщения (применялся в части подготовки выводов по проведенному анализу, позволив сформулировать основные положения исследования);
- статистический метод (применялся при сборе количественных данных, помогал анализировать кадровые процедуры с опорой на количественные показатели);
- графический метод (применялся для отображения статистической информации).
В рамках практической части исследования применяется методика совокупного анализа, которая предполагает рассмотрение всей общности кадровых документов в учреждении, выявление основных параметров их оформления.
Научное значение работы определяется тем, что исследования, посвященные кадровому делопроизводству, касаются каждого учреждения, так как в законодательной базе страны постоянно происходят изменения, затрагивающие кадровое делопроизводство. Практическое значение работы определяется возможностью использования теоретического материала по организации работы с кадрами и хранению документации.
Апробация. По теме исследования опубликована статья: «Правовое регулирование рабочего времени и времени отдыха работников библиотеки» , в которых нашли отражение теоретические принципы и результаты работы.
Источниковую базу выпускной квалификационной работы составляют нормативные правовые и законодательные акты, нормативно-методические документы.
Конституция Российской Федерации , в которой закреплены права и свободы граждан.
Трудовой Кодекс Российской Федерации содержит нормы права и положения по документам сферы трудовых правоотношений.
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125 устанавливает порядок подготовки, оформления и
хранения документов.
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» обеспечивает защиту информации.
Федеральный закон «О персональных данных». Целью закона является обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну .
Федеральный закон «О библиотечном деле» регулирует общие вопросы организации библиотечного дела, взаимоотношений между государством, гражданами, предприятиями, учреждениями и организациями в области библиотечного дела в соответствии с принципами и нормами международного права .
ГОСТ Р 7.0.97-2016. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» устанавливает состав реквизитов документов, требования к их оформлению, требования к бланкам документов. Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно -распорядительной
документации: постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.
Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 , содержит правила по ведению и заполнению трудовых книжек.
Локальные нормативно-правовые акты МКУК «ЦБИР»: устав , правила внутреннего трудового распорядка , положение об оплате труда , положения о структурных подразделениях и другие.
Структура работы обусловлена логикой исследования, его целями и задачами. Работа состоит из введения, трёх глав, заключения, библиографического списка и приложений. Во введении обосновывается актуальность темы, названы объект и предмет исследования, определены цель и задачи, указаны методы исследования.
Первая глава посвящена истории и основным направлениям деятельности библиотеки, нормативной правовой базе и организационной структуре управления библиотекой.
Во второй главе рассматривается видовой состав кадровой документации, их оформление, порядок работы с документами по личному составу в учреждении.
В третьей главе определены основные направления совершенствования кадрового делопроизводства в учреждении.
В заключении подводятся итоги проведенного исследования, формулируются выводы по организации кадрового делопроизводства в МКУК «ЦБИР». В работе имеются приложения, где представлены образцы документов.
Документы по личному составу являются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.
В выпускной квалификационной работе изложены общие правила составления и оформления основных документов по личному составу, рассмотрены вопросы регулирования кадровой работы локальными нормативными документами, освещены вопросы организации работы с кадровыми документами.
В ходе выполнения выпускной квалификационной работы «Организация и совершенствование кадрового делопроизводства в муниципальном казённом учреждении культуры «Центральная библиотека Ивнянского района»» была проанализирована кадровая деятельность Библиотеки. При изучении документирования кадровых процедур, были рассмотрены документы по личному составу учреждения.
Следует отметить, что в Библиотеке кадровая документация ведется в рамках действующего законодательства.
В деятельности Библиотеки создаются следующие виды кадровой документации:
- организационные документы - локальные нормативные акты (правила, положения, штатное расписание, график отпусков, должностные инструкции и др.);
- распорядительные документы (постановления, приказы
распоряжения, решения, доверенности, указания, инструкции по видам работ и др.);
- договорная документация (договор, контракт, соглашение);
- персональные документы (трудовая книжка, личная карточка работника формы № Т-2, личное дело, лицевые счета, характеристика)
- учётная кадровая документация (книги учёта, журналы регистрации, табель учёта рабочего времени).
В зависимости от конкретных задач управления в деятельности Библиотеки создаются и другие виды кадровых документов (акты, справки, докладные записки, и др.).
Сотруднику, ответственному за кадровое делопроизводство, в процессе работы приходится оформлять много однотипных документов. И все эти документы должны быть оформлены правильно и единообразно.
Оформлением и ведением кадровой документации в МКУК «ЦБИР» занимается документовед, который наделён полномочиями и обязанностями в соответствии с должностной инструкцией. Это значит, что он должен знать что, как, в какой последовательности делать, поэтому должен быть подготовлен к данному виду деятельности через обучающие семинары - практикумы, курсы повышения квалификации и др.
Проведенный анализ состояния кадровой документации позволяет сделать вывод о том, что в кадровом делопроизводстве МКУК «ЦБИР» используются преимущественно документы унифицированных форм. Это вызвано большой степенью важности кадровых документов.
В результате проведённого исследования организации кадрового делопроизводства Муниципального казённого учреждения культуры «Центральная библиотека Ивнянского района» можно выделить положительные и отрицательные моменты.
К положительным можно отнести:
- ведение кадрового делопроизводства осуществляется в соответствии с нормативными правовыми документами;
- происходит тесное сотрудничество руководителя и работников библиотеки;
- кадровая документация оформляется в сроки.
К отрицательным можно отнести:
- вероятность ошибок по причине возложения всех обязанностей по кадровому делопроизводству на одного сотрудника;
- использование устаревших методов и принципов организации работы с кадровыми документами.
При проведении анализа кадровой документации учреждения были также выявлены некоторые недочёты в оформлении кадровых документов. Это связано с тем, что с 1 июля 2018 года на смену ГОСТ Р 6.30-2003 вступил в силу национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
Выявленные недостатки позволили определить пути оптимизации деятельности Библиотеки по решению проблем в кадровом делопроизводстве.
Анализ исследованных документов МКУК «ЦБИР» показал, что для результативной работы и для документационного обеспечения деятельности библиотеки необходимо разработать инструкцию по кадровому делопроизводству, регламентирующую процесс создания и работы с кадровыми документами, а для качественной защиты персональных данных сотрудников библиотеки разработать «Положение о защите персональных данных». Это позволит усовершенствовать работу Библиотеки с кадровой документацией.
В связи с этим в третьей главе выпускной квалификационной работы для устранения вышеперечисленных недостатков предлагается проект инструкции по кадровому делопроизводству и проект положения о защите персональных данных.
Проект инструкции по кадровому делопроизводству предлагается § 1 третьей главы.
Инструкция по кадровому делопроизводству поможет решить учреждению следующие практические задачи, которые прописываются и закрепляются в Инструкции:
- утверждение шаблонов документов по личному составу,
- установление очерёдности их оформления и порядка прохождения внутри учреждения;
- определение перечня документов, необходимых для выполнения того или иного кадрового действия;
- соблюдение правил и сроков хранения временных и постоянных документов.
Инструкция по кадровому делопроизводству позволит указать алгоритм подготовки кадровых документов и их форм в соответствии с управленческими потребностями МКУК «ЦБИР», что поможет избежать многочисленных ошибок в кадровом делопроизводстве и определит пути развития и совершенствования кадрового делопроизводства в Библиотеке. К тому же при разработке инструкции учитывалась специфика учреждения.
Проект положения о защите персональных данных работников разрабатывается в целях определения порядка обработки персональных данных работников, обеспечения защиты прав и свобод работников при обработке их персональных данных, а также для установления ответственности должностных лиц, имеющих доступ к персональным данным работников, за невыполнение требований норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных. Для обеспечения такой защиты в § 2 третьей главы предлагается проект положения о защите персональных данных.
Требований к оформлению и содержанию этого документа законодательными и нормативными правовыми актами не установлено, поэтому при его разработке применялись общие правила оформления организационных документов, при этом также учитывалась специфика деятельности учреждения. Данный локальный нормативный акт регулирует вопросы получения, обработки и защиты персональных данных работников.
Положение о защите персональных данных позволит определить порядок обработки персональных данных работников Библиотеки и гарантии конфиденциальности их сведений. Использование и защита персональных данных должны осуществляться в соответствии с законодательством в целях соблюдения и защиты прав и свобод граждан.
Таким образом, закрепление особенностей оформления кадровых документов в локальном нормативном акте создаст условия к тому, что позволит сократить время на подготовку и обработку документов, а также решить проблему хранения документов.
В выпускной квалификационной работе изложены общие правила составления и оформления основных документов по личному составу, рассмотрены вопросы регулирования кадровой работы локальными нормативными документами, освещены вопросы организации работы с кадровыми документами.
В ходе выполнения выпускной квалификационной работы «Организация и совершенствование кадрового делопроизводства в муниципальном казённом учреждении культуры «Центральная библиотека Ивнянского района»» была проанализирована кадровая деятельность Библиотеки. При изучении документирования кадровых процедур, были рассмотрены документы по личному составу учреждения.
Следует отметить, что в Библиотеке кадровая документация ведется в рамках действующего законодательства.
В деятельности Библиотеки создаются следующие виды кадровой документации:
- организационные документы - локальные нормативные акты (правила, положения, штатное расписание, график отпусков, должностные инструкции и др.);
- распорядительные документы (постановления, приказы
распоряжения, решения, доверенности, указания, инструкции по видам работ и др.);
- договорная документация (договор, контракт, соглашение);
- персональные документы (трудовая книжка, личная карточка работника формы № Т-2, личное дело, лицевые счета, характеристика)
- учётная кадровая документация (книги учёта, журналы регистрации, табель учёта рабочего времени).
В зависимости от конкретных задач управления в деятельности Библиотеки создаются и другие виды кадровых документов (акты, справки, докладные записки, и др.).
Сотруднику, ответственному за кадровое делопроизводство, в процессе работы приходится оформлять много однотипных документов. И все эти документы должны быть оформлены правильно и единообразно.
Оформлением и ведением кадровой документации в МКУК «ЦБИР» занимается документовед, который наделён полномочиями и обязанностями в соответствии с должностной инструкцией. Это значит, что он должен знать что, как, в какой последовательности делать, поэтому должен быть подготовлен к данному виду деятельности через обучающие семинары - практикумы, курсы повышения квалификации и др.
Проведенный анализ состояния кадровой документации позволяет сделать вывод о том, что в кадровом делопроизводстве МКУК «ЦБИР» используются преимущественно документы унифицированных форм. Это вызвано большой степенью важности кадровых документов.
В результате проведённого исследования организации кадрового делопроизводства Муниципального казённого учреждения культуры «Центральная библиотека Ивнянского района» можно выделить положительные и отрицательные моменты.
К положительным можно отнести:
- ведение кадрового делопроизводства осуществляется в соответствии с нормативными правовыми документами;
- происходит тесное сотрудничество руководителя и работников библиотеки;
- кадровая документация оформляется в сроки.
К отрицательным можно отнести:
- вероятность ошибок по причине возложения всех обязанностей по кадровому делопроизводству на одного сотрудника;
- использование устаревших методов и принципов организации работы с кадровыми документами.
При проведении анализа кадровой документации учреждения были также выявлены некоторые недочёты в оформлении кадровых документов. Это связано с тем, что с 1 июля 2018 года на смену ГОСТ Р 6.30-2003 вступил в силу национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
Выявленные недостатки позволили определить пути оптимизации деятельности Библиотеки по решению проблем в кадровом делопроизводстве.
Анализ исследованных документов МКУК «ЦБИР» показал, что для результативной работы и для документационного обеспечения деятельности библиотеки необходимо разработать инструкцию по кадровому делопроизводству, регламентирующую процесс создания и работы с кадровыми документами, а для качественной защиты персональных данных сотрудников библиотеки разработать «Положение о защите персональных данных». Это позволит усовершенствовать работу Библиотеки с кадровой документацией.
В связи с этим в третьей главе выпускной квалификационной работы для устранения вышеперечисленных недостатков предлагается проект инструкции по кадровому делопроизводству и проект положения о защите персональных данных.
Проект инструкции по кадровому делопроизводству предлагается § 1 третьей главы.
Инструкция по кадровому делопроизводству поможет решить учреждению следующие практические задачи, которые прописываются и закрепляются в Инструкции:
- утверждение шаблонов документов по личному составу,
- установление очерёдности их оформления и порядка прохождения внутри учреждения;
- определение перечня документов, необходимых для выполнения того или иного кадрового действия;
- соблюдение правил и сроков хранения временных и постоянных документов.
Инструкция по кадровому делопроизводству позволит указать алгоритм подготовки кадровых документов и их форм в соответствии с управленческими потребностями МКУК «ЦБИР», что поможет избежать многочисленных ошибок в кадровом делопроизводстве и определит пути развития и совершенствования кадрового делопроизводства в Библиотеке. К тому же при разработке инструкции учитывалась специфика учреждения.
Проект положения о защите персональных данных работников разрабатывается в целях определения порядка обработки персональных данных работников, обеспечения защиты прав и свобод работников при обработке их персональных данных, а также для установления ответственности должностных лиц, имеющих доступ к персональным данным работников, за невыполнение требований норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных. Для обеспечения такой защиты в § 2 третьей главы предлагается проект положения о защите персональных данных.
Требований к оформлению и содержанию этого документа законодательными и нормативными правовыми актами не установлено, поэтому при его разработке применялись общие правила оформления организационных документов, при этом также учитывалась специфика деятельности учреждения. Данный локальный нормативный акт регулирует вопросы получения, обработки и защиты персональных данных работников.
Положение о защите персональных данных позволит определить порядок обработки персональных данных работников Библиотеки и гарантии конфиденциальности их сведений. Использование и защита персональных данных должны осуществляться в соответствии с законодательством в целях соблюдения и защиты прав и свобод граждан.
Таким образом, закрепление особенностей оформления кадровых документов в локальном нормативном акте создаст условия к тому, что позволит сократить время на подготовку и обработку документов, а также решить проблему хранения документов.
