Организация работы с документами в организации (Организация и технология документационного обеспечения управления, Курганский государственный университет)
Объект исследования - Страховое акционерное общество «РЕСО-Гарантия» (г. Москва).
Есть приложения.
ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………….3
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В САО “РЕСО-ГАРАНТИЯ”………5
1.1.Понятие и порядок работы с документами5
1.2. Опыт работы с документами …………8
ГЛАВА 2. ПРАКТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В САО “РЕСО-ГАРАНТИЯ”……21
2.1. Общая характеристика организации………21
2.2.Особенности работы с документами……28
ЗАКЛЮЧЕНИЕ.…..………………………………………………………………31
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ…...32
ПРИЛОЖЕНИЯ
Актуальность темы нашей работы заключается в том, что отсутствие эффективно применяемой технологии управления оборотом документов является результатом того, что в случайно выбранный момент трудно сказать наверняка, какие документы находятся в работе, указать стадию проработанности находится интересующего вопроса, над чем именно трудятся исполнители.
В настоящее время информационные технологии (ИТ) являются одним из важнейших факторов развития всех отраслей экономики, в этих условиях государству необходимо было создать электронные информационные системы для различных государственных инстанций, наладить связь между ними и потребителями государственных услуг, интегрировать государственные информационные системы для их успешного взаимодействия, а также разработать механизмы идентификации пользователей таких систем и способы шифрования и защиты информации для безопасной передачи данных. Эти новшества затронули деятельность многих коммерческих предприятий.
Со стремительным развитием страхового рынка страховые компании должны идти в ногу со временем, поэтому они как можно чаще мониторят страховой рынок и разрабатыва¬ют различные программы, которые смогут упросить и усовершенствовать процесс докумен¬тооборота в компании. В процессе страховой деятельности компании используют большое количество разнообразных программ, отвечающие за тот или другой функционал. В данной статье мы рассмотрим процесс документооборота компании от момента входа в программу до отправки документа в архив.
Теоретической и методологической основой исследования послужили работы российских ученых, посвященные вопросам развития электронного документооборота: П.В. Глущенко, М.П. Бобылевой0T, Алаудинова А.Г., Анодиной Н.Н., Белова А.А.
При этом остается немало вопросов, связанных как с теорией, так и с практикой перехода на безбумажные системы обмена документами. Не все СЭД внедряются успешно и приводят к ожидаемому результату. Одной из важнейших проблем является то, что в конечном итоге чаще всего документооборот остается смешанным – электронно-бумажным, что явно является сигналом о недостаточной проработке вопроса.
Наличие проблемы в науке, недостаточная исследованность, вызывает ее актуальность, в том числе, в управлении персоналом предприятия, и обуславливает наш выбор темы.
Цель исследования – анализ системы документооборота САО «Ресо-Гарантия».
Предмет исследования - документооборот САО «Ресо-Гарантия».
Объектом исследования выступает САО «Ресо-Гарантия».
Для реализации поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Изучить теоретические основы организации работы с документами в страховых компаниях;
2. Охарактеризовать САО «Ресо-Гарантия»;
3. Рассмотреть существующую систему организации работы с документами в САО «Ресо-Гарантия».
Методы исследования. Исследование проводилось с использованием методологии системного подхода, анализ литературы по проблеме исследования, сравнение, классификация, систематизация, анализ данных, методов логического и сравнительного анализа, экономико-статистической обработки информации.
Структура работы определена ее целью и задачами и состоит из введения, двух глав, заключения, библиографического списка и приложений.
В ходе изучения теоретических аспектов был сделан вывод, что система электронного документооборота (СЭД) представляет собой организационно-техническую систему, обеспечивающую процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также контроль над потоками документов в организации.
Было выявлено, что только достигнув взаимосвязи трех составляющих «персонал - оборудование - программное обеспечение» можно добиться качественной организации внутреннего электронного документооборота, а доступ к актуальной информации и оперативное принятие управленческих решений окупит средства, которые были потрачены на автоматизацию делопроизводственных процессов и информатизации управленческой деятельности предприятия.
Необходимо отметить, что в каждом виде бизнеса, в каждой отрасли народного хозяйства имеются особенности взаимодействия и развития, что приводит к разнообразию проектов систем документооборота.
Анализ документооборота был проведено на базе компании – «Ресо-Гарантия».
В работе был выполнен анализ оптимизации документооборота «Ресо-Гарантия». Данные позволяют сделать вывод о том, что много документов ведется на бумажных носителях, не смотря на введение в 2021 году – требований КЭДО.
Предлагаем для «Ресо-Гарантия» внедрить систему безбумажного документооборота в отделе по управлению персоналом с привлечением ЭДО.
Большое количество времени тратиться на обработку документов, внедрение информационной системы по ЭДО позволит сократить время на подготовку и обработку документов, решить проблему хранения документов, а также исключить рутинные работы.
