Введение
Глава I Обработка дел в архиве администрации 8
1.1. Основные правила работы архивов организаций 9
1.2 Экспертиза ценности документов 13
Глава II Методические аспекты обработки дел в архиве администрации г Кызыл 37
2.1. Положение об архивном отделе (муниципальном архиве)
Администрации города Кызыл 37
2.2. Организация работы с документацией архива администрации г.Кызыл 43
Глава III Рекомендации по совершенствованию организации
делопроизводства архива администрации г. Кызыл 45
3.1 Предложения по совершенствованию подготовки документов 45
3.2 Хранение документов в электронной форме 50
Заключение 54
Список использованной литературы 56
Приложение 62
Для отражения материальной и духовной жизни общества существует исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, которые образуют Архивный фонд РФ. Архивные документы представляют собой материальные носители с зафиксированной на нем информацией, которые имеют реквизиты, позволяющие их идентифицировать. [17]
Основные правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.[46]
Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ утратили силу в связи с принятием Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".
Право и обязанность создания архивов организаций для временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности, установлены Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах (1993), Положением об Архивном фонде Российской Федерации (1994) и Положением о Федеральной архивной службе России (1998), соответствующими нормативными актами субъектов Российской Федерации.
Настоящие Правила распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности.[65]
Архивы организаций, хранящие кино-, фото-, фоно- и видеодокументы (аудиовизуальные), научно-технические, картографические, телеметрические документы, руководствуются настоящими Правилами в части организации, планирования, отчетности, методической работы с управленческими документами, хранящимися в архивах; во всех остальных вопросах работа с указанными документами регламентируется соответствующими инструкциями и правилами.[7]
Правила не распространяются на документы, работа с которыми регламентируется Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 г. N 5485¬1 "О государственной тайне" и Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1995 г. N 1203 "Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне".
Государственные организации, не отнесенные к составу источников комплектования государственных архивов, а также негосударственные организации могут руководствоваться настоящими Правилами при организации и обеспечении работы своих архивов.
К Правилам приложены формы документов, обеспечивающих работу архива.
Основными задачами, стоящими перед архива администрации г. Кызыл являются:
Реализация государственной политики в сфере архивного дела на г. Кызыл
Осуществление правового регулирования архивного дела в г. Кызыл Организация комплектования, хранения, учета и использования архивных фондов и архивных документов, находящихся в собственности администрации г. Кызыл.
Ведение государственного учета документов Архивного фонда г. Кызыл
Архив администрации г. Кызыл является структурным подразделением Администрации без образования юридического лица и образуется постановлением Администрации. Отдел является уполномоченным Администрацией органом исполнительной власти местного самоуправления, обладающим собственной компетенцией и осуществляющим деятельность в области архивного дела.
Основные правила работы архивов организаций подготовлены рабочей группой Росархива и ВНИИДАД в составе: Еремченко В.А. (руководитель группы), Альбрехт Б.В., Банасюкевич В.Д., Гавлин М.Л., Киселев И.Н., Красавин А.С., Ларин М.В., Мещерина Т.А., Привалов В.Ф., Смогло И.А., Сокова А.Н., Солобай Н.М., Степанова Л.А.
Актуальность выбранной темы объясняется тем, что архивные документы, представляя материальную и духовную жизнь общества, имея историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являются одним из символов российской государственности, отражают правовые и организационные основы ее становления и развития. Архивные документы содержат сведения по политической истории страны, истории ее экономики, науки, культуры, социального развития населяющих Россию народов и народностей. [38]
Объект исследования является система организации архивной деятельности в муниципальном образовании г. Кызыл.
Предмет исследования выступает оптимизация архивного дела в архивном отделе администрации г. Кызыл.
Целью дипломной работы является исследование организации архивного дела в муниципальном образовании. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- рассмотреть архивное дело на государственном и муниципальном уровне;
- рассмотреть формирование дел и передачу их в государственные и муниципальные архивы;
- проанализировать использование документов Архивного фонда РФ, хранящихся в государственных и муниципальных архивах;
- рассмотреть осуществление архивной деятельности в муниципальном образовании г. Кызыл;
Степень изученности. Теоретической базой исследования послужили труды по делопроизводству авторов Андреевой В. И., Анисимова В. М., Богатырёва Р. Х., Епатьевой А. В. , труды по архивоведению авторов Крайской З. В., Магидова В. М., Авраменко Т. Ф., Кондакова И. А., ТельчароваА. Д.
Источниковой базой исследования послужили статистические материалы Госкомстата РФ, данные собранные автором во время преддипломной практики в архивном отделе администрации Тамбовского района, действующая нормативно-правовая база об архивном деле и Архивном фонде Российской Федерации, Постановления Правительства РФ, Приказы Росархива, Постановления Администрации г. Кызыл и иные нормативно-правовые акты РФ.
Теоретическая значимость дипломной работы заключается в том, что оно позволяет систематизировать уже имеющуюся информацию об организации архивного дела на уровне субъектов Федерации муниципального образования, а также углубить их.
Практическая значимость. Отдельные положения могут быть использованы в организации архивного дела и документооборота в муниципальных образованиях г.Кызыл
Источниковая база: Для выявления литературы были изучены библиографические пособия, выпускаемые следующими центрами:
Также велся поиск в электронном каталоге НБ ТГУ- выявлено 4 источников, и в картотеке социально-экономического отдела НБ им. А. С. Пушкина РТ - 23 источников.
Интернет-ресурсы: было выявлено 38 источников и 17 статей.
Дипломная работа состоит из введения, четырех глав, десятью подразделов и заключения.
В первой главе «Обработка дел в архиве администрации» описывается тематика дипломной работы: Основные правила работы архивов организаций, экспертиза ценности документов.
Вторая глава посвящена методическим аспектам обработки дел в архиве администрации г. Кызыл.
Следующая глава дает характеристику рекомендации по совершенствованию организации делопроизводства архива администрации г. Кызыл.
В заключение дана характеристика общего состояния изученности, темы, сделаны обобщающие выводы.
В списке литературы приведены все источники, ссылки на которые есть в тексте работы.
Приложение включает таблицы и схемы.
Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов — создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение архива.
Система хранения информации стала формироваться одновременно с формированием системы деловой письменности. Архивное дело может отмечать несколько «дней рождения» в зависимости от точки зрения конкретного историка.
С появлением первых документов появилась и задача сохранения этих документов и ларник, ответственный за сохранность документов и «скреплявший» их может считаться первым архивистом.
С появлением системы государственных учреждений - приказов система хранения документов, их учёта и использования значительно усовершенствовалась.16 июля 1712 г. - особая дата в истории архивного дела, связанная с указом о создании из дел и «приговоров» правительствующего Сената первого в государстве архива. В течении XVIII - XIX вв. росло количество исторических архивов, вёлся поиск наилучшей схемы их систематизации - архивы возникали, сливались, переподчинялись, иногда ликвидировались. Первое упоминание о сознательном сборе хранившихся документов относится к 1829 г., когда Николай 1 оставил резолюцию « Разобрать, что важно отобрать, прочее можно уничтожить». Декрет, положивший начало общегосударственной системе архивного дела в России был издан 1 июня 1918 г. , « О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР».
После распада СССР участниками Содружества независимых государств, 6 июня 1992 г. заключено Соглашение о правоприемстве в отношении бывших архивов СССР. В соответствии с принятым документом прекратило существование Главное архивное управление при Совете Министров СССР, а все центральные государственные архивы СССР вошли в систему Российских государственных архивов.
Документы предприятий, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению. Для хранения дел в крупных учреждениях, организациях, на предприятиях существуют ведомственные архивы, которые в своей работе руководствуются « Положением об архивном фонде РФ», «Основными правилами работы ведомственных архивов» , а также Типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, Типовыми положениями об экспертной комиссии, номенклатурой дел для предприятия. В небольших по структуре и штатной численности фирмах, как правило отсутствует специальное подразделение - ведомственный архив. В этом случае обязанности архивариуса совмещает секретарь-референт фирмы, отвечая за сохранность документации и своевременную сдачу её в государственный архив. Взаимодействие государственных архивов с современными коммерческими структурами предполагается осуществлять на договорной основе. В договоре закрепляются обязательства сторон : порядок, состав, сроки передачи документов на постоянное или депозитное хранение и т. д.
Предприятие может сократить срок хранения документов в своём ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение в случаях: прекращения деятельности, нестабильности деятельности,
отсутствия условий для хранения документов, желания самого предприятия.
Помощь студентам и аспирантам в выполнении работ от наших партнеров
