Помощь студентам в учебе
Организация хранения документов в отделе делопроизводства ТувГУ
|
Введение
Глава 1. Нормативно-правовое обеспечение оперативного хранения
документов
1.1. Законодательное регулирование оперативного хранения документов...
1.2. Нормативно-методическое обеспечение организации хранения
документов
Глава 2. Анализ постановки хранения документов в отделе
делопроизводства ТувГУ
2.1. Характеристика отдела делопроизводства ТувГУ
2.2. Хранения документации ТувГУ
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ.
ПРИЛОЖЕНИЕ
Глава 1. Нормативно-правовое обеспечение оперативного хранения
документов
1.1. Законодательное регулирование оперативного хранения документов...
1.2. Нормативно-методическое обеспечение организации хранения
документов
Глава 2. Анализ постановки хранения документов в отделе
делопроизводства ТувГУ
2.1. Характеристика отдела делопроизводства ТувГУ
2.2. Хранения документации ТувГУ
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ.
ПРИЛОЖЕНИЕ
Большой удельный вес в общем комплексе делопроизводственных процессов имеют действия по хранению документов. Это связано с тем, что документы предприятий, организаций, учреждений участвующих в делопроизводстве, в дальнейшем либо оставляют на длительное архивное хранение, либо хранят краткие сроки, а затем выделяют к уничтожению.
Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров.
Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организации. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.
Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На ее основе принимаются соответствующие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение «документ» как «способ доказательства».
Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности организации. Руководители предприятий несут персональную ответственность за правильное оформление, состав и сохранность документов.
Важной частью документационного обеспечения управления (ДОУ) является учет и обеспечение сохранности документов на стадии оперативного хранения в структурных подразделениях до передачи дел в архив.
Полный цикл взаимодействия человека с документальной средой включает следующие стадии:
- документирование, понимаемое в настоящее время как особый способ удостоверения;
- фиксация информации на различных носителях;
- оперативное исполнение документов в текущей деятельности граждан и организаций;
- хранение документов и сведений о них с целью последующего,возможно, неоднократного использования.
При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.
Значение и ценность образующихся в деятельности организаций документов различны. Некоторые документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение ограниченного времени, другие,отражая научно-технические достижения, государственное устройство и общественную жизнь страны, имеют историческое значение и как памятники истории и культуры должны быть сохранены максимально долго, в идеале - постоянно.
Таким образом, цель данной дипломной работы -изучить основные требования к хранению документов в отделе делопроизводства ТувГУ.
Цель работы предопределяет следующие задачи:
1. изучить нормативно-правовое обеспечение организации хранение документов;
2. проанализировать организацию хранения документов в отделе делопроизводства ТувГУ;
3. предложить пути совершенствования хранения документов.
Объектом исследования в данной выпускной квалификационной работе является отдел делопроизводства ТувГУ.
Предметом является организация оперативного хранения документов в делопроизводстве.
Можно выделить несколько групп источников, используемых в написании выпускной квалификационной работы.
Это законодательная база, например, Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» - Закон № 125-ФЗ (с изменениями на 04 октября 2014г.);
нормативно-методическая база:
• ГОСТ Р. 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», устанавливающий состав и расположение на листе бумаги реквизитов, рекомендуемые требования к оформлению документов, тексту и бланкам документов;
• ГОСТ Р. 7.0.8 - 2013 «Система стандартов по информации,библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения», в котором закреплено современное толкование терминов и определений по делопроизводству, архивному делу;
• ГОСТ 17914-72 - Обложки дел длительных сроков хранения.
Технические условия, в котором закреплено типы и размеры обложек и упаковка, маркировка, транспортирование и хранение;
Источниковая база. К числу нормативных источников,использовавшихся при написании дипломной работы относятся:Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. От 28.11.2015)«Об архивном деле в Российской Федерации», определяющий отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности; Федеральный закон «Об информации,информационных технологиях и защите информации» регулирующий отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение,передачу, производство и распространение информации, применении информационных технологий и обеспечение защиты информации.
В основе данной темы лежит ряд нормативных актов,регламентирующих деятельность организаций, хранящих документы в делопроизводстве. Основным документом в данной области являются и «Основные правила работы ведомственных архивов»,которые рассматриваются вопросы классификации документов в пределах архивного фонда, хранения и подготовки документов личного происхождения к передаче на государственное хранение и вопросы методического обеспечения, планирования работы, работы с кадрами, учета и организации труда работников ведомственных архивов.
Организационно-правовая документация организации - Устав оТувГУ,в котором закреплено общие положения, предмет, цели и виды деятельности Университета, а также организация деятельности и управления Университетом.
Инструкция по делопроизводству устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с организационно-распорядительными документами на единой правовой и методической основе в ФГБОУ ВО «Тувинский государственный университет».
Основные правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации,документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.Правила распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности.
Теоретические основы организации хранения документов в делопроизводстве были затронуты в работах таких научных деятелей, как Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. «Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления», Андреева, В.И. «Делопроизводство», Архипова,Н.Г. «Делопроизводство на компьютере», Басаков, М.И. «Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах», Болгова, Е.Н. «Отбор на государственное хранение управленческих документов», Бункина, Н.К.
Семенов, А.Н. «Основные правила работы ведомственных архивов»,Кузнецова Т.В. «Делопроизводство», Рогозина К.В. «Документационное обеспечение управления», Замыцкова О.И. «Делопроизводство для колледжей»,Охотникова А.В. «Документоведение и делопроизводство»,Горфейн Г.М. «Архивоведение», Стенюков, М.В.
Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. Здесь подробно рассматриваются теоретические вопросы, касающиеся темы,затронуты детали и частные возможные случаи. В данных источниках проанализированы современные методы и тенденции в области организации хранения документов в делопроизводстве.
Работы, имеющие полезное практическое значение, таких авторов, как:Андреева В.И., Аксенов Ю.М.,Болгова Е.Н. Данные работы имеют высокое значение для наилучшего изучения темы.
Горфейн Г.М. в своем исследовании «Архивоведение» показывает не только условия сохранности архивных документов, но и организацию документов и дел Архивного фонда Российской Федерации.
Труды Охотникова А.В. «Документоведение и делопроизводство» обращает внимание на классификацию документов, системы документаций,документную коммуникацию и документную деятельность, где рассматривается хранение документов.
Исследование «Делопроизводство» Стенюкова М.В. подробно раскрывает этапы работы с документами. Одним, из которых является этап -текущее хранение документов. Так же в данном исследовании рассматривается классификация документов по различным основаниям.
Работа Кирсановой М.В. «Современное делопроизводство» послужила информационной базой для раскрытия заявленной темы. В данных работе очень широко освещена тема обеспечения сохранности документов.
Образующаяся в рабочей организации документация отражает различные стороны деятельности трудящихся в сфере материального производства науки, культуры, общественной жизни, а также функционирования органов государственного и хозяйственного управления.
Информация, содержащаяся в данных материалах, выступает в качестве документальной памяти и представляет собой историческую ценность,документы организаций.
Структура работы.Выпускная квалификационная работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и литературы и приложений.
В введении обосновывается актуальность работы, также рассмотрены объект, предмет, цель и задачи исследования.
В первой главе рассматриваются законодательные, нормативно-методические основы организации оперативного хранения документов. В этой главе даны общие понятия «оперативное хранение документов»согласно федеральным законам Российской Федерации и ГОСТам.
Во второй главе рассматривается структура, задачи и функции отдела делопроизводства ТувГУ. В ней даны общие понятия распорядительной документации Университета. Раскрыты понятие номенклатуры дел и требования к организации хранения документов.
В заключении даются краткие выводы, которые были сделаны после проведенного исследования.
Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров.
Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организации. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.
Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На ее основе принимаются соответствующие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение «документ» как «способ доказательства».
Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности организации. Руководители предприятий несут персональную ответственность за правильное оформление, состав и сохранность документов.
Важной частью документационного обеспечения управления (ДОУ) является учет и обеспечение сохранности документов на стадии оперативного хранения в структурных подразделениях до передачи дел в архив.
Полный цикл взаимодействия человека с документальной средой включает следующие стадии:
- документирование, понимаемое в настоящее время как особый способ удостоверения;
- фиксация информации на различных носителях;
- оперативное исполнение документов в текущей деятельности граждан и организаций;
- хранение документов и сведений о них с целью последующего,возможно, неоднократного использования.
При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.
Значение и ценность образующихся в деятельности организаций документов различны. Некоторые документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение ограниченного времени, другие,отражая научно-технические достижения, государственное устройство и общественную жизнь страны, имеют историческое значение и как памятники истории и культуры должны быть сохранены максимально долго, в идеале - постоянно.
Таким образом, цель данной дипломной работы -изучить основные требования к хранению документов в отделе делопроизводства ТувГУ.
Цель работы предопределяет следующие задачи:
1. изучить нормативно-правовое обеспечение организации хранение документов;
2. проанализировать организацию хранения документов в отделе делопроизводства ТувГУ;
3. предложить пути совершенствования хранения документов.
Объектом исследования в данной выпускной квалификационной работе является отдел делопроизводства ТувГУ.
Предметом является организация оперативного хранения документов в делопроизводстве.
Можно выделить несколько групп источников, используемых в написании выпускной квалификационной работы.
Это законодательная база, например, Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» - Закон № 125-ФЗ (с изменениями на 04 октября 2014г.);
нормативно-методическая база:
• ГОСТ Р. 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», устанавливающий состав и расположение на листе бумаги реквизитов, рекомендуемые требования к оформлению документов, тексту и бланкам документов;
• ГОСТ Р. 7.0.8 - 2013 «Система стандартов по информации,библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения», в котором закреплено современное толкование терминов и определений по делопроизводству, архивному делу;
• ГОСТ 17914-72 - Обложки дел длительных сроков хранения.
Технические условия, в котором закреплено типы и размеры обложек и упаковка, маркировка, транспортирование и хранение;
Источниковая база. К числу нормативных источников,использовавшихся при написании дипломной работы относятся:Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. От 28.11.2015)«Об архивном деле в Российской Федерации», определяющий отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности; Федеральный закон «Об информации,информационных технологиях и защите информации» регулирующий отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение,передачу, производство и распространение информации, применении информационных технологий и обеспечение защиты информации.
В основе данной темы лежит ряд нормативных актов,регламентирующих деятельность организаций, хранящих документы в делопроизводстве. Основным документом в данной области являются и «Основные правила работы ведомственных архивов»,которые рассматриваются вопросы классификации документов в пределах архивного фонда, хранения и подготовки документов личного происхождения к передаче на государственное хранение и вопросы методического обеспечения, планирования работы, работы с кадрами, учета и организации труда работников ведомственных архивов.
Организационно-правовая документация организации - Устав оТувГУ,в котором закреплено общие положения, предмет, цели и виды деятельности Университета, а также организация деятельности и управления Университетом.
Инструкция по делопроизводству устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с организационно-распорядительными документами на единой правовой и методической основе в ФГБОУ ВО «Тувинский государственный университет».
Основные правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации,документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.Правила распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности.
Теоретические основы организации хранения документов в делопроизводстве были затронуты в работах таких научных деятелей, как Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. «Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления», Андреева, В.И. «Делопроизводство», Архипова,Н.Г. «Делопроизводство на компьютере», Басаков, М.И. «Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах», Болгова, Е.Н. «Отбор на государственное хранение управленческих документов», Бункина, Н.К.
Семенов, А.Н. «Основные правила работы ведомственных архивов»,Кузнецова Т.В. «Делопроизводство», Рогозина К.В. «Документационное обеспечение управления», Замыцкова О.И. «Делопроизводство для колледжей»,Охотникова А.В. «Документоведение и делопроизводство»,Горфейн Г.М. «Архивоведение», Стенюков, М.В.
Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. Здесь подробно рассматриваются теоретические вопросы, касающиеся темы,затронуты детали и частные возможные случаи. В данных источниках проанализированы современные методы и тенденции в области организации хранения документов в делопроизводстве.
Работы, имеющие полезное практическое значение, таких авторов, как:Андреева В.И., Аксенов Ю.М.,Болгова Е.Н. Данные работы имеют высокое значение для наилучшего изучения темы.
Горфейн Г.М. в своем исследовании «Архивоведение» показывает не только условия сохранности архивных документов, но и организацию документов и дел Архивного фонда Российской Федерации.
Труды Охотникова А.В. «Документоведение и делопроизводство» обращает внимание на классификацию документов, системы документаций,документную коммуникацию и документную деятельность, где рассматривается хранение документов.
Исследование «Делопроизводство» Стенюкова М.В. подробно раскрывает этапы работы с документами. Одним, из которых является этап -текущее хранение документов. Так же в данном исследовании рассматривается классификация документов по различным основаниям.
Работа Кирсановой М.В. «Современное делопроизводство» послужила информационной базой для раскрытия заявленной темы. В данных работе очень широко освещена тема обеспечения сохранности документов.
Образующаяся в рабочей организации документация отражает различные стороны деятельности трудящихся в сфере материального производства науки, культуры, общественной жизни, а также функционирования органов государственного и хозяйственного управления.
Информация, содержащаяся в данных материалах, выступает в качестве документальной памяти и представляет собой историческую ценность,документы организаций.
Структура работы.Выпускная квалификационная работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и литературы и приложений.
В введении обосновывается актуальность работы, также рассмотрены объект, предмет, цель и задачи исследования.
В первой главе рассматриваются законодательные, нормативно-методические основы организации оперативного хранения документов. В этой главе даны общие понятия «оперативное хранение документов»согласно федеральным законам Российской Федерации и ГОСТам.
Во второй главе рассматривается структура, задачи и функции отдела делопроизводства ТувГУ. В ней даны общие понятия распорядительной документации Университета. Раскрыты понятие номенклатуры дел и требования к организации хранения документов.
В заключении даются краткие выводы, которые были сделаны после проведенного исследования.
Документы нуждаются в оперативном или долговременном хранении информации. Средства для долговременного хранения документов имеют определенное сходство со средствами архивного хранения документов.
Важной частью документационного обеспечения управления (ДОУ) является учет и обеспечение сохранности документов на стадии оперативного хранения в структурных подразделениях до передачи дел в архив.
Документы, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.На корешках обложек указываются индексы по номенклатуре.
Таким образом, в заключение данной работы можно сделать следующие выводы.
Во-первых, оперативное хранение документов является тем инструментом, который определяет как срок, так и средства хранения документов.
Во-вторых, целесообразность использования традиционных средств оперативного хранения документов должны определяться объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним.
В-третьих,порядок выдачи документов во временное пользование при хранении в структурных подразделениях предотвращает несанкционированный доступ пользователей к документам.
В-четвертых, основные требования к хранению документов в организации обеспечивают технология хранения и защиты информации от преждевременных разрушений.
Важной частью документационного обеспечения управления (ДОУ) является учет и обеспечение сохранности документов на стадии оперативного хранения в структурных подразделениях до передачи дел в архив.
Документы, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.На корешках обложек указываются индексы по номенклатуре.
Таким образом, в заключение данной работы можно сделать следующие выводы.
Во-первых, оперативное хранение документов является тем инструментом, который определяет как срок, так и средства хранения документов.
Во-вторых, целесообразность использования традиционных средств оперативного хранения документов должны определяться объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним.
В-третьих,порядок выдачи документов во временное пользование при хранении в структурных подразделениях предотвращает несанкционированный доступ пользователей к документам.
В-четвертых, основные требования к хранению документов в организации обеспечивают технология хранения и защиты информации от преждевременных разрушений.
Подобные работы
- ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ФГБОУ ВПО «ТУВИНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»
Дипломные работы, ВКР, документоведение. Язык работы: Русский. Цена: 4900 р. Год сдачи: 2016 - Роль дидактического материала в развитии занятости школьника в курсе биологии в разделе «Растения»
Дипломные работы, ВКР, биология. Язык работы: Русский. Цена: 5500 р. Год сдачи: 2015 - Разработка инструкции по кадровому делопроизводству в «ТувГУ»
Дипломные работы, ВКР, документоведение. Язык работы: Русский. Цена: 5970 р. Год сдачи: 2016