Тема: МЕТОДИКА РАБОТЫ ПО ОТБОРУ И ХРАНЕНИЮ ОСОБО ЦЕННЫХ И УНИКАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ГБУ «ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ РТ»

Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 года №125 - ФЗ установлено, что постоянному хранению подлежат документы, отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации; в их составе выделяют особо ценные документы, в составе которых некоторую часть составляют уникальные документы, устанавливается особый режим учета, хранения и использования; создаются страховые копии этих документов. Особо ценным является документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно - историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства в целом.
Уникальный документ - особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации или его внешним признакам, невосполнимым при утрате с точки зрения его значения или автографичности.
В качестве характеристики понятия «непреходящее значение» выступает свойство документа не терять своего правового, культурного значения в зависимости от смены режимов, властей, политической, экономической, а под понятием невосполнимости, относимым к уникальным документам, подразумевается невозможность полноценной замены любой копией этого документа (за исключением понятия копии документа на правах подлинника), с позиций международного права, суда, достоверности и реликвийной ценности.
Не все ценные с научно - исторический и общекультурной точки зрения документы сохраняют свое постоянное непреходящее значение для общества и государства; не для всех ценных документов их автографическая и правовая невосполнимость является обязательной. Так, например, сохранившаяся копия, не имея необходимой юридической силы в качестве правового документа, вполне может сохранять свою ценность в качестве исторического источника,
Целью данной работы является изучение методики работы по отбору и хранению уникальных и особо ценных документов в ГБУ «Государственный архив РТ».
Задачи данной работы:
- дать общую характеристику понятий уникальных и особо ценных документов;
- выявить критерии определения особо ценных документов;
- раскрыть нормативно - методические основы уникальных и особо ценных документов;
- раскрыть методику работы архива по выявлению, отбору и хранению особо ценных и уникальных документов;
- раскрыть порядок организации работы ГБУ «Государственный архив РТ» по выявлению особо ценных документов;
- раскрыть порядок учета и хранения уникальных и особо ценных документов в ГБУ «Государственный архив РТ».
Объектом данной работы является уникальные и особо ценные документы.
Предметом данной работы является изучение методики и порядка организации работ по выявлению, учету и хранению уникальных и особо ценных документов на примере ГБУ «Государственный архив РТ».
Новизна работы заключается в том, что методика работы по отбору и хранению особо ценных и уникальных документов раннее не рассматривалась в качестве научного исследования.
Теоретические основы работы. При написании работы опирались на работы:
- Е.В. Алексеевой, Л.П. Афанасьевой, Е.М. Буровой, В.П. Козлова;
- А.Д. Тельчарова;
- Т.И. Бондарева и др.
Источниковедческая база. В работе были использованы следующие законодательные и нормативно - правовые акты и методические рекомендации:
- Федеральный закон «Об архивном деле в РФ» от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ (с изменениями внесенными ФЗ от 4 декабря 2006 № 202-ФЗ»;
- Регламент Государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (утв. Приказом Росархива от 11.03.1997 № 11; зарегистрирован в Минюсте РФ 09.07.1997 № 1344);
- Административный регламент по предоставлению Архивным агентством Республики Тыва Государственной услуги «Обеспечение доступа к архивным документам и организация работы пользователей в читальных залах Государственного архива и муниципальных архивах республики на основе документов АФ РТ и других архивных документов»;
- Химина, А.В. Евпатьевский Н.И. Методические рекомендации по работе с особо ценными документами в Государственных архивах Российской Федерации, Росархив, ВНИИДАД; М., 2007;
- Методическая памятка по определению уникальных документов, подлежащих включению в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Республики Тыва (одобрено ЭПМК АА РТ протокол № 9 от 08.12.2004);
- Основные правила работы архивов организаций «одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002 г.»;
- Правила организации хранения, комплектования, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии Наук (в ред. Приказа Минкультуры РФ от 16.02.2009 N 68) С. 27-28.

Купить

В настоящее время перед государственными архивами стоит актуальная задача совершенствования работы по отбору особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации в целях создания на них страхового фонда. На основании новых методических подходов к проведению этой работы в соответствии с предлагаемыми уточненными критериями определения особо ценных документов, учитывающими новое видение исторического развитие России, государственным архивам предстоит проведение объективной, глубокой и всесторонней оценки документов по их содержанию и культурно - историческому значению.
Если архив завершил выявление особо ценных документов и среди них значительную часть составляют документы, таковыми не являющиеся, то по его усмотрению возможен пересмотр состава ранее отобранных особо ценных дел для улучшения организации хранения и использования документов, на которые уже создан страховой фонд. При этом целесообразно проводить эту работу в соответствии с предлагаемыми критериями выявления в комплексе с документами бывших партийных архивов дано региона для отбора действительно особо ценных документов.
При этом фактор интенсивности использования отдельных видов документов не может кардинальным образом влиять на включение этих документов в состав особо ценных. Интенсивность использования также, как и физическое состояние документа оказывает влияние на очередность проведения отдельных видов работ с особо ценными документами, в частности, создание страхового фонда и фонда пользования, реставрация и др. В ходе выявления особо ценных документов необходимо осуществление координации архивных учреждений в рамках субъекта Российской Федерации по вопросам установления межархивной дублетности, обмена сведениями о составе документов, отнесенных к особо ценным различными архивами.
Таким образом, особо ценные и уникальные документы хранятся в отдельном хранилище или в обособленной части общего хранилища.
Как правило, оригиналы особо ценных документов не должны предоставляться пользователям, экспонироваться на выставках, выдаваться другим организациям для временного пользования. Отклонение от настоящего правило возможны лишь в особых случаях со специального разрешения директора государственного и муниципального архива, руководителей администрации Государственного органа.

Купить