Помощь студентам в учебе
Развитие в федеральных органах исполнительной власти РФ требований к документационному обеспечению управления (ДОУ)
|
Введение….………………………………………………………………...3
Глава I. Нормативно-правовое регулирование документационного обеспечения управления (ДОУ) в федеральных органах исполнительной власти РФ в период 1993-2016 гг……9
1.1. Законодательное регулирование ДОУ в период с 1993 по 2016 гг……9
1.2. Нормативно-методическое регулирование ДОУ в период с 1993 по 2016 гг….20
ГЛАВА II. Новый этап развития ДОУ в федеральных органах исполнительной власти в период 2016-2024 гг..36
2.1. Нормативно-методическое совершенствования системы управления документами...36
2.2. Этап перехода к цифровым инструментам управления документами...48
Заключение……………………………………………………………….63
Список источников и литературы……69
Глава I. Нормативно-правовое регулирование документационного обеспечения управления (ДОУ) в федеральных органах исполнительной власти РФ в период 1993-2016 гг……9
1.1. Законодательное регулирование ДОУ в период с 1993 по 2016 гг……9
1.2. Нормативно-методическое регулирование ДОУ в период с 1993 по 2016 гг….20
ГЛАВА II. Новый этап развития ДОУ в федеральных органах исполнительной власти в период 2016-2024 гг..36
2.1. Нормативно-методическое совершенствования системы управления документами...36
2.2. Этап перехода к цифровым инструментам управления документами...48
Заключение……………………………………………………………….63
Список источников и литературы……69
Актуальность темы. Решение таких государственных задач, как развитие экономики, повышение эффективности государственного управления, выполнение многих социальных программ должно основываться на оперативной и достоверной информации с привлечением информационных технологий. Этому должны способствовать единые требования по ведению работы с документами, установленные Правительством РФ для федеральных органов исполнительной власти. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В работе с документами в органах исполнительной власти любого уровня отражается эффективность административной деятельности. Однако, на наш взгляд, непосредственно вопросам регулирования делопроизводственных процессов в Российской Федерации на начальном этапе было уделено недостаточно внимания.
На ранних этапах становления и развития сферы управле¬ния в России, работа с документами относилась к вспомо¬гательным операциям. Но с постепенным увеличением объёма работы, деятельность, связанная с созданием, обработкой, хранением документов, стала обособляться в отдельную отрасль профессиональной деятельности. Исследование исторического опыта развития российского делопроизводства показывает его характерную особенность - зависимость от действующей системы управления. Политические и экономические реформы в стране неразрывно связаны с изменениями в области государственного управления и государственного делопроизводства, которое отражает и закрепляет систему управления, совершенствуется вместе с ней.
Работа с документами прошла сложный путь от зарождения простейших форм документирования деятельности первых органов государственного управления на базе традиций и обычаев до детального регламентирования, основанного на законах, постепенно превращаясь из технического элемента в важную и необходимую часть государственного управления.
Термин «документационное обеспечение управления» (ДОУ) обозначал уже не просто работу с документами, а «деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами». Это термин более высокого уровня, включенного в систему управления организации, а не только обеспечивающего конкретные действия с документами.
Хронологические рамки работы определены заданной темой работы - 1993-2024 гг.
Объектом исследования являются законодательные и нормативно-методические документы, регламентирующие ДОУ в федеральных органах исполнительной власти в РФ.
Предметом исследования – развитие требований к ДОУ в федеральных органах исполнительной власти РФ, отраженных в законодательных и нормативно-методических документах.
Цель работы – показать развитие в федеральных органах исполнительной власти РФ требований к ДОУ в указанный период.
В работе ставятся следующие основные задачи:
- отметить историческую необходимость разработки законодательных и нормативно-методических актов в РФ, содержащих вопросы делопроизводственной практики и составляющих правовую базу ДОУ в последнем десятилетии XX века;
- провести анализ законодательного регулирования ДОУ в период административных реформ с 1993 по 2016 гг.;
- изучить основные направления нормативно-методического регулирования ДОУ с 1993 по 2016 гг.;
- показать основные направления законодательного и нормативно-методического регулирования ДОУ в период 2016-2024 гг.
Степень изученности. История ДОУ в период новейшей российской государственности в полном объеме, включая 2024 год, практически не изучена, исследована фрагментарно, нет работ аналитического, системного характера за весь указанный период.
При работе над выпускной квалификационной работой был использован широкий круг источников и литературы, который можно разделить на следующие основные группы:
- законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
- распорядительные акты Президента и Правительства РФ по вопросам документации, информации и архивного дела;
- нормативные и методические документы федеральных органов исполнительной власти, регулирующие отдельные стороны работы с информацией и документацией.
Исходя из цели работы, обзор вышеперечисленных источников будет дан в самой выпускной квалификационной работе.
Большую помощь в получении информации по проблемам документационного обеспечения управления оказывают профильные периодические издания, в частности – журналы: «Делопроизводство», «Секретарь-референт», «Секретарское дело», «Отечественные архивы» и др., в которых публикуются статьи по вопросам теории и практики ДОУ.
Теоретическую базу составили работы ученых и специалистов в области документоведения. Отечественным документоведением к настоящему времени накоплен значительный объем знаний, опубликованный в научных трудах ВНИИДАД, сборниках статей, методических пособиях, материалах конференций. В частности, в ходе работы были использованы:
- сборники докладов и сообщений участников Международных научно-практических конференций «Документация в информационном обществе», посвященных актуальным проблемам государственного регулирования документационного обеспечения управления при переходе на электронные технологии, управления документацией в свете административных реформ, проблемам электронных документов и применения информационных технологий ;
- методическое пособие ВНИИДАД «Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации, в котором дан анализ законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информатизации и документации, содержатся методические материалы по разработке нормативных документов . В статьях Е.А. Залипаевой, А.В. Ермолаевой дан анализ законодательных и нормативных правовых актов РФ, которые составляют в настоящее время правовую основу документирования управленческой деятельности и организации работы с документами в органах исполнительной власти, рассматриваются подзаконные акты, анализируются применяемые формы управленческих документов .
В докладе М.В. Ларина (Материалы VI Международной конференции «Актуальные проблемы документоведения и архивоведения: вызовы времени» (пгт Гурзуф, Республика Крым, Россия, 26-28 мая 2022 г.) освещается развитие нормативно-правовой базы в Российской Федерации в современных условиях. Исходя из положений Национального проекта «Цифровая экономика Российской Федерации» и «Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017-2030 гг.», следующим этапом развития системы управления документами является этап глобального перехода к цифровым инструментам. Назрела необходимость глубокой модернизации законодательства в сфере управления документами. Необходимо ускорить подготовку полноценной нормативной правовой базы, регламентирующей создание, хранение и использование электронных документов в процессе делопроизводства и в архивах .
Новизна. Государственное делопроизводство в России складывалось длительно и постепенно. К настоящему времени в исторической науке накопился большой опыт работы с документами, развития делопроизводства, процессов документационного обеспечения административной деятельности органов исполнительной власти. В последнее время возникли новые проблемы организации ДОУ с использованием электронных документов, необходимостью выявления специфики использования электронных документов. Однако исследований аналитического, системного характера по 2024 год включительно мы не видим. Исходя из этого, в данной работе я попыталась проанализировать развитие требований к ДОУ в федеральных органах исполнительной власти РФ с 1993 по 2024 гг.
В работе я попыталась изучить влияние нормативно-правовых актов на регулирование процессов ДОУ в федеральных органах исполнительной власти в заданный период. Для эффективного решения поставленных задач были использованы общенаучные методы анализа и синтеза, методы сравнительно-исторического исследования.
Цель и задачи работы обусловили структуру. Выпускная квалификационная работа состоит из введения, двух глав и заключения, списка источников и литературы.
Во введении обоснованы актуальность выбранной темы, сформулированы объект, предмет, цель, задачи, определены научная новизна, практическая значимость.
В первой главе проводится анализ законодательных и нормативно-методических документов, касающихся документационного обеспечения управления органов государственной власти в РФ в период 1993-2016 гг.
Во второй главе раскрывается новый этап развития ДОУ в федеральных органах исполнительной власти в период 2016-2024 гг., современные процессы развития ДОУ, стратегия дальнейшей деятельности государства в области информационных технологий и развития интеллектуальных систем.
Практическая значимость. Результаты работы могут быть использованы при изучении дальнейшего развития процессов ДОУ, в ходе преподавания документоведческих дисциплин, студентами при подготовке рефератов, курсовых работ, семинарских занятий.
На ранних этапах становления и развития сферы управле¬ния в России, работа с документами относилась к вспомо¬гательным операциям. Но с постепенным увеличением объёма работы, деятельность, связанная с созданием, обработкой, хранением документов, стала обособляться в отдельную отрасль профессиональной деятельности. Исследование исторического опыта развития российского делопроизводства показывает его характерную особенность - зависимость от действующей системы управления. Политические и экономические реформы в стране неразрывно связаны с изменениями в области государственного управления и государственного делопроизводства, которое отражает и закрепляет систему управления, совершенствуется вместе с ней.
Работа с документами прошла сложный путь от зарождения простейших форм документирования деятельности первых органов государственного управления на базе традиций и обычаев до детального регламентирования, основанного на законах, постепенно превращаясь из технического элемента в важную и необходимую часть государственного управления.
Термин «документационное обеспечение управления» (ДОУ) обозначал уже не просто работу с документами, а «деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами». Это термин более высокого уровня, включенного в систему управления организации, а не только обеспечивающего конкретные действия с документами.
Хронологические рамки работы определены заданной темой работы - 1993-2024 гг.
Объектом исследования являются законодательные и нормативно-методические документы, регламентирующие ДОУ в федеральных органах исполнительной власти в РФ.
Предметом исследования – развитие требований к ДОУ в федеральных органах исполнительной власти РФ, отраженных в законодательных и нормативно-методических документах.
Цель работы – показать развитие в федеральных органах исполнительной власти РФ требований к ДОУ в указанный период.
В работе ставятся следующие основные задачи:
- отметить историческую необходимость разработки законодательных и нормативно-методических актов в РФ, содержащих вопросы делопроизводственной практики и составляющих правовую базу ДОУ в последнем десятилетии XX века;
- провести анализ законодательного регулирования ДОУ в период административных реформ с 1993 по 2016 гг.;
- изучить основные направления нормативно-методического регулирования ДОУ с 1993 по 2016 гг.;
- показать основные направления законодательного и нормативно-методического регулирования ДОУ в период 2016-2024 гг.
Степень изученности. История ДОУ в период новейшей российской государственности в полном объеме, включая 2024 год, практически не изучена, исследована фрагментарно, нет работ аналитического, системного характера за весь указанный период.
При работе над выпускной квалификационной работой был использован широкий круг источников и литературы, который можно разделить на следующие основные группы:
- законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
- распорядительные акты Президента и Правительства РФ по вопросам документации, информации и архивного дела;
- нормативные и методические документы федеральных органов исполнительной власти, регулирующие отдельные стороны работы с информацией и документацией.
Исходя из цели работы, обзор вышеперечисленных источников будет дан в самой выпускной квалификационной работе.
Большую помощь в получении информации по проблемам документационного обеспечения управления оказывают профильные периодические издания, в частности – журналы: «Делопроизводство», «Секретарь-референт», «Секретарское дело», «Отечественные архивы» и др., в которых публикуются статьи по вопросам теории и практики ДОУ.
Теоретическую базу составили работы ученых и специалистов в области документоведения. Отечественным документоведением к настоящему времени накоплен значительный объем знаний, опубликованный в научных трудах ВНИИДАД, сборниках статей, методических пособиях, материалах конференций. В частности, в ходе работы были использованы:
- сборники докладов и сообщений участников Международных научно-практических конференций «Документация в информационном обществе», посвященных актуальным проблемам государственного регулирования документационного обеспечения управления при переходе на электронные технологии, управления документацией в свете административных реформ, проблемам электронных документов и применения информационных технологий ;
- методическое пособие ВНИИДАД «Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации, в котором дан анализ законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информатизации и документации, содержатся методические материалы по разработке нормативных документов . В статьях Е.А. Залипаевой, А.В. Ермолаевой дан анализ законодательных и нормативных правовых актов РФ, которые составляют в настоящее время правовую основу документирования управленческой деятельности и организации работы с документами в органах исполнительной власти, рассматриваются подзаконные акты, анализируются применяемые формы управленческих документов .
В докладе М.В. Ларина (Материалы VI Международной конференции «Актуальные проблемы документоведения и архивоведения: вызовы времени» (пгт Гурзуф, Республика Крым, Россия, 26-28 мая 2022 г.) освещается развитие нормативно-правовой базы в Российской Федерации в современных условиях. Исходя из положений Национального проекта «Цифровая экономика Российской Федерации» и «Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017-2030 гг.», следующим этапом развития системы управления документами является этап глобального перехода к цифровым инструментам. Назрела необходимость глубокой модернизации законодательства в сфере управления документами. Необходимо ускорить подготовку полноценной нормативной правовой базы, регламентирующей создание, хранение и использование электронных документов в процессе делопроизводства и в архивах .
Новизна. Государственное делопроизводство в России складывалось длительно и постепенно. К настоящему времени в исторической науке накопился большой опыт работы с документами, развития делопроизводства, процессов документационного обеспечения административной деятельности органов исполнительной власти. В последнее время возникли новые проблемы организации ДОУ с использованием электронных документов, необходимостью выявления специфики использования электронных документов. Однако исследований аналитического, системного характера по 2024 год включительно мы не видим. Исходя из этого, в данной работе я попыталась проанализировать развитие требований к ДОУ в федеральных органах исполнительной власти РФ с 1993 по 2024 гг.
В работе я попыталась изучить влияние нормативно-правовых актов на регулирование процессов ДОУ в федеральных органах исполнительной власти в заданный период. Для эффективного решения поставленных задач были использованы общенаучные методы анализа и синтеза, методы сравнительно-исторического исследования.
Цель и задачи работы обусловили структуру. Выпускная квалификационная работа состоит из введения, двух глав и заключения, списка источников и литературы.
Во введении обоснованы актуальность выбранной темы, сформулированы объект, предмет, цель, задачи, определены научная новизна, практическая значимость.
В первой главе проводится анализ законодательных и нормативно-методических документов, касающихся документационного обеспечения управления органов государственной власти в РФ в период 1993-2016 гг.
Во второй главе раскрывается новый этап развития ДОУ в федеральных органах исполнительной власти в период 2016-2024 гг., современные процессы развития ДОУ, стратегия дальнейшей деятельности государства в области информационных технологий и развития интеллектуальных систем.
Практическая значимость. Результаты работы могут быть использованы при изучении дальнейшего развития процессов ДОУ, в ходе преподавания документоведческих дисциплин, студентами при подготовке рефератов, курсовых работ, семинарских занятий.
В настоящее время Российская Федерация выполняет ряд глобальных функций для достижения экономическо¬го, социального и культурного развития страны. Административная реформа, начавшаяся в 2003-2004 гг., направле¬на на решение задачи совершенствования процессов управления, повышения его ре¬зультативности и эффективности, с целью создания правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки, образования. По новому выстроена система государственного управления на федераль¬ном уровне, которая теперь включает в себя министерства, службы и агентства. Каждый из этих федеральных органов призван выполнить свои определенные функции.
Реформирование государственных струк¬тур всегда вызывает необходимость совершенствования и переработки накопленной нормативно-пра¬вовой и методической базы документационного обеспечения управления, которое является важнейшим средством и инструментом эффективного управления. Ни одно управленческое решение, особенно на высоком государственном уровне, не мо¬жет быть принято и реализовано без закреп¬ления в документах. Здесь необходимо отметить, что все структуры государства должны работать по единым правилам.
На современном этапе развития государства проблемы ДОУ занимают важное место в процессах становления новой системы общественных отношений на базе общих правовых норм. Сохранение в начале 1990-х гг. действия прежних нормативных документов, регулирующих делопроизводство, обеспечило преемственность форм и методов работы аппарата управления с документами в переходный период.
Однако, в дальнейшем потребовалось создание принципиально новых методологических основ документирования деятельности организаций, прежде всего, полноценного правового обеспечения.
ДОУ не может работать без соответствующей нормативно-правовой базы, т.е. комплекса правовых актов, устанавливающих нормы эффективного осуществления данного вида деятельности. В условиях вхождения России в мировое информационное пространство, одной из основных тенденций развития современного законодательства РФ в области ДОУ является принятие нормативных правовых актов, регулирующих процессы электронного документооборота и управления электронными документами.
В конце XX–начале XXI вв. была создана нормативно-правовая база, представляющая собой совокупность законов и методических документов, регламентирующих основные процессы создания, обработки, хранения и использования документов. Основой для дальнейшего нормотворчества в сфере делопроизводства на начальном этапе реформ явились нормативные документы СССР:
- была обеспечена историческая преемственность форм и методов работы аппарата управления с документами в переходный период;
- однако сложившиеся формы и методы работы с документацией в рамках традиционного делопроизводства и документационного обеспечения управления уже не отвечали требованиям современности;
-отмечалось отставание документоведческих разработок правового, нормативного и методического характера от темпов перестройки государственного управления и развития информационных технологий;
- действующие нормативные правовые акты и методические разработки регламентируют лишь часть вопросов ДОУ. Существенным недостатком является их ориентация преимущественно на федеральные структуры.
- сложившаяся в РФ к 2005 г. система органов управления документацией имела децентрализованную структуру с сильным влиянием отраслевых министерств и ведомств;
- ни один федеральный орган исполнительной власти не был наделен функциями регулирования государственного делопроизводства, ответственность за состоянием документации юридически не была закреплена ни за одним органом;
- документационная деятельность любой организации, учреждения, предприятия включала одни и те же делопроизводственные операции и процессы, при этом и проблемы в документационной деятельности различных организаций практически одинаковы;
- на уровне субъектов РФ и муниципальных образований работы по совершенствованию документационного обеспечения управления никем не координируются;
- проблемы управления документацией актуализировались стремительным развитием новых информационных технологий, ускоренной информатизацией общества, непрерывным ростом объемов документации, использованием небумажных носителей;
- в контексте проводимых административных реформ необходимо было выработать пути решения вопросов совершенствования документационного обеспечения управленческой деятельности.
- законодательно закреплено определение документа и документирования;
- установлены критерии юридической силы документов;
- определен состав документов, необходимых в той ил иной области деятельности;
- установлены единообразные правила подготовки и оформления документов;
- созданы правовые основы хранения документов;
- законодательно установлено право собственности на отдельные документы и массивы документов;
- законодательно урегулированы требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи;
- установлены требования к защите информации на разных стадиях ее создания и хранения, категории информации по уровням доступа к ней;
- регулируются процессы использования документированной информации в автоматизированных системах;
- установлены нормы административной, гражданской и уголовной ответственности за нарушение правил работы с документами.
С развитием новых информационных технологий появились электронные документы. Электронный документ методологически не выходит за рамки документоведческого понимания документа. Он имеет все признаки и существенные характеристики документа, обладает соответствующими функциями. В то же время носители информации ЭД принципиально отличаются от «бумажных» Электронные документы имеют физическую и логическую структуру, не совпадающую с прежними представлениями о документе как жесткой, неизменяемой конструкции. Существует ряд специфических особенностей электронных документов, особенно в части придания им юридической силы, обеспечения их подлинности, защиты и сохранности.
Появилась необходимость создания законодательных и нормативно-методических основ работы с ЭД. Современное состояние законодательной базы, несмотря на имеющиеся сложности и противоречия, позволяет реализовать на практике юридически значимый электронный документооборот.
Стремительное развитие новых информационных технологий, ускоренная информатизация общества, непрерывный рост объемов документации, использование «небумажных» носителей, еще более актуализирует проблему управления документацией.
Автоматизация традиционного делопроизводства позволяет решить целый ряд важнейших проблем контроля за документационной деятельностью предприятия и его подразделений. При создании современной системы автоматизации работы с документами необходимо учитывать, что создаваемая система должна обеспечивать полноценную работу с документами в электронной форме, необходимый сервис для включения документов, поступающих из различных источников и устройств, в том числе – по электронной почте, на традиционных бумажных носителях и т.д.; предоставлять дополнительную возможность хранения и обработки.
Также следует отметить, что в условиях активного перехода к электронному документообороту бумажный документооборот продолжает оставаться значимой составляющей ДОУ. В этих условиях всегда будет возникать проблема одновременного управления и бумажным, и электронным документооборотом. Главные задачи делопроизводственных структур в рамках единой системы - зафиксировать информацию в любой форме, но с учетом придания ей необходимой юридической силы и способом обеспечения ее сохранения в течение необходимого времени, обеспечить контроль за всеми формами создаваемых и получаемых документов.
Разработка нормативных документов, регламентирующих документационное обеспечение управления любой организации, должна основываться на законодательных и иных нормативных правовых актах Российской Федерации. Законодательные и нормативные правовые акты РФ, действующие в настоящее время в сфере ДОУ, пока не могут рассматриваться как комплексное регулирование норм документирования и работы с документами:
- законодательно-нормативные требования рассеяны по целому комплексу законов, Постановлений Правительства и нормативных актов министерств и ведомств.
- законодательная база в области делопроизводства и архивного дела требует дальнейшего развития и совершенствования, особенно в части электронного документирования, электронного документооборота и создания электронных архивов.
- в рамках Федеральной программы «Цифровая экономика» наблюдается определенное движение в сторону расширения нормативной базы управления документами в Российской Федерации;
- последовательной и эффективной деятельности по внедрению электронных документов мешает терминологическая несогласованность нормативных актов и, соответственно, недостаточная степень их гармонизации между собой;
- Национальная стратегия развития искусственного интеллекта на период до 2030 года определила основные направления использования технологий искусственного интеллекта.
На законодательном уровне использование ИИ не регламентировано. Это означает, что ИИ хоть и широко обсуждается, но не применяется широко. Поэтому не все организации спешат рассматривать ИИ как один из способов автоматизации управления документами. Несмотря на обширные возможности ИИ, были сформулированы проблемы, с которыми сталкиваются организации при решении его внедрить. Это проблема финансовых затрат, проблема защиты конфиденциальности данных. Современные системы предлагают организациям модули по защите данных, но ни одна система не даст стопроцентной гарантии. И одним из главных проблем является фактор ответственности. Это означает, что в случае ошибки в документе, которая порой может носить и существенный характер, неизвестно, с кого спрашивать. Таким образом, развитие информационных технологий положило начало применению ИИ в разных сферах жизни, в том числе и в управлении документами.
Реформирование государственных струк¬тур всегда вызывает необходимость совершенствования и переработки накопленной нормативно-пра¬вовой и методической базы документационного обеспечения управления, которое является важнейшим средством и инструментом эффективного управления. Ни одно управленческое решение, особенно на высоком государственном уровне, не мо¬жет быть принято и реализовано без закреп¬ления в документах. Здесь необходимо отметить, что все структуры государства должны работать по единым правилам.
На современном этапе развития государства проблемы ДОУ занимают важное место в процессах становления новой системы общественных отношений на базе общих правовых норм. Сохранение в начале 1990-х гг. действия прежних нормативных документов, регулирующих делопроизводство, обеспечило преемственность форм и методов работы аппарата управления с документами в переходный период.
Однако, в дальнейшем потребовалось создание принципиально новых методологических основ документирования деятельности организаций, прежде всего, полноценного правового обеспечения.
ДОУ не может работать без соответствующей нормативно-правовой базы, т.е. комплекса правовых актов, устанавливающих нормы эффективного осуществления данного вида деятельности. В условиях вхождения России в мировое информационное пространство, одной из основных тенденций развития современного законодательства РФ в области ДОУ является принятие нормативных правовых актов, регулирующих процессы электронного документооборота и управления электронными документами.
В конце XX–начале XXI вв. была создана нормативно-правовая база, представляющая собой совокупность законов и методических документов, регламентирующих основные процессы создания, обработки, хранения и использования документов. Основой для дальнейшего нормотворчества в сфере делопроизводства на начальном этапе реформ явились нормативные документы СССР:
- была обеспечена историческая преемственность форм и методов работы аппарата управления с документами в переходный период;
- однако сложившиеся формы и методы работы с документацией в рамках традиционного делопроизводства и документационного обеспечения управления уже не отвечали требованиям современности;
-отмечалось отставание документоведческих разработок правового, нормативного и методического характера от темпов перестройки государственного управления и развития информационных технологий;
- действующие нормативные правовые акты и методические разработки регламентируют лишь часть вопросов ДОУ. Существенным недостатком является их ориентация преимущественно на федеральные структуры.
- сложившаяся в РФ к 2005 г. система органов управления документацией имела децентрализованную структуру с сильным влиянием отраслевых министерств и ведомств;
- ни один федеральный орган исполнительной власти не был наделен функциями регулирования государственного делопроизводства, ответственность за состоянием документации юридически не была закреплена ни за одним органом;
- документационная деятельность любой организации, учреждения, предприятия включала одни и те же делопроизводственные операции и процессы, при этом и проблемы в документационной деятельности различных организаций практически одинаковы;
- на уровне субъектов РФ и муниципальных образований работы по совершенствованию документационного обеспечения управления никем не координируются;
- проблемы управления документацией актуализировались стремительным развитием новых информационных технологий, ускоренной информатизацией общества, непрерывным ростом объемов документации, использованием небумажных носителей;
- в контексте проводимых административных реформ необходимо было выработать пути решения вопросов совершенствования документационного обеспечения управленческой деятельности.
- законодательно закреплено определение документа и документирования;
- установлены критерии юридической силы документов;
- определен состав документов, необходимых в той ил иной области деятельности;
- установлены единообразные правила подготовки и оформления документов;
- созданы правовые основы хранения документов;
- законодательно установлено право собственности на отдельные документы и массивы документов;
- законодательно урегулированы требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи;
- установлены требования к защите информации на разных стадиях ее создания и хранения, категории информации по уровням доступа к ней;
- регулируются процессы использования документированной информации в автоматизированных системах;
- установлены нормы административной, гражданской и уголовной ответственности за нарушение правил работы с документами.
С развитием новых информационных технологий появились электронные документы. Электронный документ методологически не выходит за рамки документоведческого понимания документа. Он имеет все признаки и существенные характеристики документа, обладает соответствующими функциями. В то же время носители информации ЭД принципиально отличаются от «бумажных» Электронные документы имеют физическую и логическую структуру, не совпадающую с прежними представлениями о документе как жесткой, неизменяемой конструкции. Существует ряд специфических особенностей электронных документов, особенно в части придания им юридической силы, обеспечения их подлинности, защиты и сохранности.
Появилась необходимость создания законодательных и нормативно-методических основ работы с ЭД. Современное состояние законодательной базы, несмотря на имеющиеся сложности и противоречия, позволяет реализовать на практике юридически значимый электронный документооборот.
Стремительное развитие новых информационных технологий, ускоренная информатизация общества, непрерывный рост объемов документации, использование «небумажных» носителей, еще более актуализирует проблему управления документацией.
Автоматизация традиционного делопроизводства позволяет решить целый ряд важнейших проблем контроля за документационной деятельностью предприятия и его подразделений. При создании современной системы автоматизации работы с документами необходимо учитывать, что создаваемая система должна обеспечивать полноценную работу с документами в электронной форме, необходимый сервис для включения документов, поступающих из различных источников и устройств, в том числе – по электронной почте, на традиционных бумажных носителях и т.д.; предоставлять дополнительную возможность хранения и обработки.
Также следует отметить, что в условиях активного перехода к электронному документообороту бумажный документооборот продолжает оставаться значимой составляющей ДОУ. В этих условиях всегда будет возникать проблема одновременного управления и бумажным, и электронным документооборотом. Главные задачи делопроизводственных структур в рамках единой системы - зафиксировать информацию в любой форме, но с учетом придания ей необходимой юридической силы и способом обеспечения ее сохранения в течение необходимого времени, обеспечить контроль за всеми формами создаваемых и получаемых документов.
Разработка нормативных документов, регламентирующих документационное обеспечение управления любой организации, должна основываться на законодательных и иных нормативных правовых актах Российской Федерации. Законодательные и нормативные правовые акты РФ, действующие в настоящее время в сфере ДОУ, пока не могут рассматриваться как комплексное регулирование норм документирования и работы с документами:
- законодательно-нормативные требования рассеяны по целому комплексу законов, Постановлений Правительства и нормативных актов министерств и ведомств.
- законодательная база в области делопроизводства и архивного дела требует дальнейшего развития и совершенствования, особенно в части электронного документирования, электронного документооборота и создания электронных архивов.
- в рамках Федеральной программы «Цифровая экономика» наблюдается определенное движение в сторону расширения нормативной базы управления документами в Российской Федерации;
- последовательной и эффективной деятельности по внедрению электронных документов мешает терминологическая несогласованность нормативных актов и, соответственно, недостаточная степень их гармонизации между собой;
- Национальная стратегия развития искусственного интеллекта на период до 2030 года определила основные направления использования технологий искусственного интеллекта.
На законодательном уровне использование ИИ не регламентировано. Это означает, что ИИ хоть и широко обсуждается, но не применяется широко. Поэтому не все организации спешат рассматривать ИИ как один из способов автоматизации управления документами. Несмотря на обширные возможности ИИ, были сформулированы проблемы, с которыми сталкиваются организации при решении его внедрить. Это проблема финансовых затрат, проблема защиты конфиденциальности данных. Современные системы предлагают организациям модули по защите данных, но ни одна система не даст стопроцентной гарантии. И одним из главных проблем является фактор ответственности. Это означает, что в случае ошибки в документе, которая порой может носить и существенный характер, неизвестно, с кого спрашивать. Таким образом, развитие информационных технологий положило начало применению ИИ в разных сферах жизни, в том числе и в управлении документами.